Organização • Produtividade pessoal • Atitude
Efetividade. Agenda em dia e caixa de entrada vazia

Do leitor: Gerente de projetos - não há santo milagreiro

O texto a seguir foi indicado por Wilson de Freitas:

Com o enfoque na gestão de projetos e o aumento da importância dos projetos nas empresas surge a santa figura do gerente de projetos.

É fato que é cada vez maior a pressão exercida sobre a administração da empresa para a obtenção de resultados mais eficientes a custos reduzidos. Com o aumento das exigências de prazos curtos, qualidade e satisfação do cliente, não se imaginava que esta pressão fosse transferida para o gerente de projetos.

Este fenômeno pode ser observado através da constatação da situação dos gerentes de projetos nas empresas. Situações como a constante busca por uma metodologia que resolva o problema de projetos fracassados, reestrutura das áreas de PMO e PSO e até casos extremos de demissões e substituição dos gerentes de projetos durante o andamento do projeto.

Não se pode negar que em alguns casos o desprepara profissional dos gerentes, falta de comprometimento e até mesmo a experiência do gerente para o projeto em questão estejam falhas e equivocadas, mas não há santo milagreiro que resolva sem uma visão adequada, comprometida e participativa da empresa e os envolvido no projeto.

Tenho observado que em muitos casos as empresas esquecem que um projeto é a união de vários outros subprojetos, ferramentas de gestão, metodologias, outras empresas, terceiros e outros gestores de projetos. Todo este conjunto de recursos materiais, intelectuais e humanos devem compor um grande gerenciamento de projetos e o sucesso ou fracasso de um refletirá no resultado do todo. Não é mais aceitável que a administração moderna exija resultados de alta performance sem o envolvimento orgânico no projeto. É preciso que a companhia saiba que projetos de sucesso dependem de todos os envolvidos e não exclusivamente do gestor do projeto.

Exemplo visto em algumas empresas que, posto os prazos, determinam o orçamento do projeto sem trabalhar com fatores de risco, experiências anteriores e imprevisibilidades. Em artigos futuros iremos abordar o tema de orçamentação nos dos projeto.

Um bom gerente de projetos continua a ser a recomendação principal para o sucesso de um projeto, mas os projetos estão cada vez mais complexos, inter-relacionados e os clientes mais exigentes. Para se ter bons resultados são necessárias outras estratégias como novas ferramentas de gestão e controle dos projetos, capacitação profissional, gestão de risco efetiva, orçamentação adequada.

Moral da história: a gestão pura do projeto pelo gerente de projetos já não consegue garantir sozinha, (1) o sucesso do projeto e a (2) satisfação dos envolvidos.

(Nota: Texto inspirado no artigo “Não há santo milagreiro” de Francisco Gracioso publicado na revista Época Negócios de Julho de 2008.)

A indicação veio acompanhada deste link de referência: http://pm4up.blogspot.com

O Efetividade.net registra seus agradecimentos a Wilson de Freitas pelo envio deste material. Se você também deseja indicar material para divulgação no site, use o link "Sugerir material". E, claro, fique à vontade para debater o tema na área de comentários abaixo!

Leia também:

Do leitor: Planejar as próximas férias? Acabei de chegar!?

O texto a seguir foi indicado por Graziele Morelli:

Acabei de chegar de férias! Já é hora de pensar nas próximas férias?!

Talvez pareça exagero, mas organizar as férias com um ano de antecedência tem me rendido uma bela economia – financeira e de tempo.

Em janeiro de 2008 reuni a família e decidimos as férias de 2009. Foi perfeito, tivemos tempo de fazer tudo com muita autonomia, fugindo dos pacotes e permanecendo os dias necessários ao nosso descanso.

Aproveitamos as milhas adquiridas no cartão de crédito para o transporte aéreo. Escolhemos hospedagens que já conhecíamos ou tínhamos referencias e pagamos 50% do valor antecipado, consultando claro o CNPJ da empresa.

Calculamos e comparamos valores de transfer, optando por uma empresa que fez o transporte, ou alugando um carro. Compramos todos os passeios na localidade, podendo assim negociar valores e prestigiando os comerciantes locais. Além é claro de ter a vantagem de consultar a previsão do tempo, evitando transtornos de última hora com uma chuva inesperada, um mar agitado demais ou até mesmo uma indisposição gástrica que atingiu parte da família.

Trabalhando na área de turismo há mais de 10 anos, valorizo o trabalho dos agentes de viagem, mas aqueles que montam a nossa viagem e não os que se prestam a vender pacotes prontos e fechados.

Ficamos 12 dias fora, e caso quiséssemos montar o pacote dentro das necessidades da família os valores ficaram em torno de 30% a mais, sem contar que a falta de possibilidade de comprar o transporte aéreo com a milhagem.

Para 2010 já estamos planejando: primeiro calcular quanto teremos de milhas, segundo o destino, terceiro o número de dias disponíveis, e passar o ano pesquisando quais as possibilidades de entretenimento locais, sem esquecer claro, da economia mensal destinada as próximas férias.

O Efetividade.net registra seus agradecimentos a Graziele Morelli pelo envio deste material. Se você também deseja indicar material para divulgação no site, use o link "Sugerir material". E, claro, fique à vontade para debater o tema na área de comentários abaixo!

Do leitor - 43 Fichas: alternativa para organização pessoal

Indicação de José de Paula E. Junior (coredump):

Faz um tempo que eu leio sobre a ‘metodologia’ GTD para gerenciar as coisas a se fazer na vida. O Lifehacker é um grande adepto e o Efetividade.net do Augusto Campos é um poço de win sobre o assunto, praticamente um espelho do 43 Folders que também é fantástico. O GTD é descrito no livro homônimo de David Allen e descreve formas interessantes e bem pensadas de aumentar a produtividade e melhorar o controle do tempo, das coisas a se fazer e de projetos em geral. O livro foi traduzido e pode ser encontrado no Brasil com o nome A Arte de Fazer Acontecer.

Uma das coisas que ele descreve no livro é um sistema de organização/arquivamento chamado tickler file ou mais famoso como 43 Folders (43 Pastas). É um sistema engenhoso, mas quando eu pensei bastante achei que ia gastar espaço demais, então criei um sistema parecido usando um fichário de pinho 5×8 e divisórias numeradas de 1 a 31 e com os 12 meses do ano:

No link abaixo, publiquei um texto descrevendo como eu adaptei a idéia do 43 Folders para usar um fichário menor e mais compacto.

Referência: http://core.eti.br/2008/11/30/43-fichas/

O Efetividade.net registra seus agradecimentos a José de Paula E. Junior (coredump) pelo envio deste material.

Concurso: 12 dicas testadas e aprovadas para passar

Quem passou há menos de 3 meses em um concurso público federal em que havia mais de 400 candidatos por vaga certamente pode ter alguma dica a compartilhar, certo?

Concurso é uma palavra não sai da moda em momentos de crise econômica, e a febre de artigos sobre concursos públicos na imprensa nacional reflete este interesse do público. Quando eu escrevi o artigo "Concurso: plano realista para se preparar - e passar", comentei que além de ter uma experiência pessoal bastante positiva com concursos públicos (e que reflito nos meus artigos), tenho também contato próximo com bastante gente aprovada em concorridos concursos recentes, e que reconheço nelas algumas características em comum.

E o mais interessante: várias delas compartilham a minha opinião de que as características que elas têm em comum não correspondem a uma vontade (ou capacidade) insana de estudar todas as apostilas do mundo. Estudar certo é apenas um requisito essencial, mas o que diferencia estes candidatos aprovados com que eu convivo parece ser a capacidade de se manter motivado, de fazer escolhas racionais e de incluir a preparação para concursos na sua vida normal, deixando de fazer com que seja algo que interfere ou atrapalha.

As minhas opiniões sobre o assunto já se refletiram em vários artigos que eu escrevi (veja os links ao final deste texto), mas ao ler um destes meus artigos, uma destas pessoas com quem eu convivo (e cujo anonimato vai ser preservado, a pedido) e que recentemente passou em um concurso público federal para um cargo para o qual havia mais de 400 candidatos por vaga me procurou sugerindo compartilhar com os leitores o posicionamento que ela adotou.

Claro que eu aceitei a oportunidade de compartilhar estas dicas com vocês, e topei a oferta. Em troca de um cachê milionário, sugeri que ela adotasse o popular formato "12 dicas", refletindo a experiência pessoal dela, que aí cada interessado pode decidir se são aplicáveis ou não à sua vida pessoal.

Portanto, segue o texto dela, na íntegra!

12 dicas de uma aprovada em concurso público


1. Acredite! Ok, você mal começou a ler e já deu de cara com um clichê. Mas é verdade, não tem como se dedicar e manter motivado até o final se você achar que não vai conseguir. Eu costumava pensar: alguém sempre vai passar!

2. Desencane da concorrência! Segundo clichê, tudo bem. Mas imagine que você está suuuper empolgado, saiu o edital, já começou a ir atrás do material e de repente divulgam a relação: 600 candidatos/vaga (ou 100, ou 20, que seja). Não desanime, o que está ao seu alcance para estar à frente deles é VOCÊ se preparar - e a situação deles, coletivamente, não é diferente.

3. Não economize mais do que o necessário. Pense em material de estudo como investimento. Não se endivide, mas também não seja mesquinho. Vale bem mais a pena comprar um livro bom e caro do que comprar outro desatualizado ou que não serve pra nada. E não são só os livros: assine sites especializados. Eu usei o da Folha Dirigida pra download de provas (fiz a menor assinatura, super baratinho e baixei milhões de provas) e para as matérias jurídicas usava também a biblioteca de questões do Portal ClubJus que tem um filtro ótimo que delimita bem o assunto. Na época era gratuito, depois creio que passou a ser cobrado. Mas admito que comprei várias coisas inúteis, como um curso online de raciocício lógico que chegou a me dar vergonha alheia pela quantidade de erros. Nem sempre a gente acerta...

4. Peça ajuda a quem sabe. Leve o edital para um conhecido da área indicar a bibliografia. Para as matérias jurídicas, eu cansei de comprar livros que estavam totalmente fora do propósito até que uma prima advogada me indicou e até emprestou os livros certos.

5. Foco no conteúdo! O tempo muitas vezes é escasso. Se o assunto for interessante, a tentação de divagar fica grande. É como pesquisar na Wikipédia: você entra em um assunto, clica num link, depois em outro e daqui a pouco nem lembra mais onde começou e o que queria saber. A minha dica é ficar sempre com o conteúdo programático em mãos. Eu prendi o meu num desses calendários triangulares de mesa, pra não perder no meio da papelada e ia grifando com um marca-texto os assuntos já estudados.

6. Não se deixe desanimar pelos outros. Tem gente que vai insistir pra você sair bem naquele dia que o estudo está rendendo, outros vão dizer que concurso é uma questão de cartas marcadas (eu não acredito que seja tão fácil de a entidade fraudar com sucesso, pelo menos na maioria dos casos, mas tudo bem). Enfim, tem coisas que é melhor deixar entrar por um ouvido e sair pelo outro.

7. Lazer e equilíbrio. Claro que você vai abrir mão de algumas coisas, mas se ficar trancado em casa não vai se manter motivado por muito tempo. Como eu trabalhava período integral, precisava usar as noites e final de semana para estudar. Desisti de algumas viagens, mas sempre arranjava tempo pra uma cervejinha com os amigos. Tem que ser encontrado o equilíbrio.

8. Respeite-se! Há dias que não adianta, a matéria não entra de jeito nenhum: dê um tempo, caminhe, tome um banho, cozinhe, tome uma cerveja, converse no MSN. Se não tiver jeito, tire o dia de folga e recomece amanhã. Só não pode virar hábito.

9. Plano B. Chegou um momento em que eu estava saturada, me distraía o tempo todo com TV, Internet, comida... Só motivação pura não bastava, aí passei a ir estudar na biblioteca de uma faculdade. E tinha que ser numa bem longe, porque se ia na mais perto de casa me dava muita vontade de fugir pro meu quarto.

10. Exercícios, exercícios! O mais megaimportante: EXERCÍCIOS, MUITOS EXERCÍCIOS, EXERCÍCIOS EXCESSIVOS. Não importa se você estuda lendo, fazendo tabela, resumo, desenho, organograma, o importante é resolver muitos exercícios mesmo. Resolver, e não ficar lendo a pergunta e a resposta certa. Tenho certeza que foi esse exagero que me fez ser aprovada: lia um assunto, daí resolvia umas 100 questões sobre aquilo. Cansava? Ok, só mais 20... Fazendo isso você passa a entender o raciocínio das perguntas, o que a banca costuma avaliar de cada assunto. A formulação muda, mas o conteúdo é semelhante. Além disso, você ainda percebe as suas próprias dúvidas e as corrige.

11. Reprovou em 2? Em 3? Não desista! No último ano fiz 7 concursos e muitas vezes bati na trave, daí pensava: "É, alguém se preparou mais que eu..." Ou ia super bem na prova e caia lá pra trás na classificação por causa de alguma prova de títulos. Não vou mentir, isso me deixava furiosa e às vezes depois de uma decepção dessas ou de uma prova muito difícil, eu me permitia uma semana de folga, ou até mais. Mas logo recomeçava, mesmo que num ritmo mais lento.

12. Tenha um objetivo Minha aprovação mais recente foi para um cargo pelo qual eu tenho fascinação, então não foi difícil: conseguia até me imaginar exercendo. Mas a motivação pode ser qualquer uma: quer ser PF para lutar contra o crime, ser fiscal para combater contrabando ou a galera que sonega enquanto a gente se mata de pagar impostos? O importante é ter foco, e nem sempre precisa ser no contra-cheque e na estabilidade.

Leia também:

Promoção de Verão II do Efetividade: indicações aprovadas e os 26 autores sorteados

Logo depois da Promoção de Verão do Efetividade realizada em dezembro, o autor Christian Barbosa, que muitos de vocês possivelmente conhecem pelos seus livros de produtividade pessoal, ou pelo blog Mais Tempo, entrou em contato e me fez uma oferta generosa: 20 exemplares de livros seus, para mais uma rodada de sorteios entre os participantes.

Para ser mais efetivo, eu fui além: prorroguei a promoção, abrindo oportunidade para que mais pessoas enviassem material e pudessem assim participar.

Além dos 10 exemplares do livro A Tríade do Tempo e mais 10 do Você, dona do seu tempo, todos oferecidos pelo Christian, eu agreguei ainda 6 livros extras, oferecidos pela Ediouro.

Já publiquei ontem a lista de todo mundo que teve seu material aceito na promoção (boa parte do material enviado será publicada aqui no Efetividade ao longo das próximas semanas), e as regras e demais informações constam no anúncio original da promoção;

Portanto, sem mais delongas vamos aos agradecimentos. Obrigado, Christian, pelos brindes e pelo incentivo à continuidade desta promoção que fomenta a disponibilização de tanto conteúdo interessante! Obrigado, Ediouro, pelos providenciais brindes adicionais! Obrigado e parabéns a todos os participantes - e já vão pensando nas idéias dos próximos artigos, porque haverá mais promoções neste gênero!

E, claro, falta a lista dos sorteados. Ainda hoje eu vou enviar e-mail para o endereço que cada um deles cadastrou, dando instruções sobre como deverão me enviar seus endereços postais, e assim receber em casa seus brindes. Eis a lista dos nomes deles:

  • (A tríade do tempo) Frank Toogood
  • (A tríade do tempo) Sérgio Durand
  • (A tríade do tempo) Wilson de Freitas
  • (A tríade do tempo) Eduardo Francisco dos Santos
  • (A tríade do tempo) Mauricio Teixeira
  • (A tríade do tempo) Daniel Ribeiro
  • (A tríade do tempo) Julio Cesar Fausto
  • (A tríade do tempo) Thiago Bomfim
  • (A tríade do tempo) Daniel Quadros
  • (A tríade do tempo) Victor Rodrigues
  • (Você dona do seu tempo) Graziele Morelli
  • (Você dona do seu tempo) Clotilde Tavares
  • (Você dona do seu tempo) Luana Oliveira
  • (Você dona do seu tempo) Nanny Costa
  • (Você dona do seu tempo) Talissa Lopes de Barros Conceição
  • (Você dona do seu tempo) Livia Gabos
  • (Você dona do seu tempo) Mirian Sanches Mendes
  • (Você dona do seu tempo) Lígia Gabriela Buchfink
  • (Você dona do seu tempo) Nilda Neves
  • (Você dona do seu tempo) Silvania de Paula Souza dos Santos
  • (Os 4 Segredos do Sucesso) Marco A Darvas
  • (As regras da vitória) Luis Augusto Vulcanis
  • (Como ficar rico utilizando o princípio estrela) Paulo Marcondes
  • (Como ficar rico utilizando o princípio estrela) Célia Britinho
  • (Pequenas empresas, grandes realizações) Rodrigo Carvalho Silva
  • (Pense grande nos negócios e na vida) Rita Lucina

Parabéns a todos!

Promoção de verão: 120 inscritos - 96 estão concorrendo

Lembra da Nova edição da Promoção de Verão 2008/2009 do Efetividade, em que você indica um artigo e concorre a 10 exemplares do livro A Tríade do Tempo e mais 10 do Você, dona do seu tempo, disponibilizados pelo próprio autor, Christian Barbosa?

O prazo para participação nela expirou anteontem, e ontem passei algumas horas agradáveis lendo todos os textos enviados, fazendo a seleção e até mesmo já agendando alguns deles para publicação futura aqui no Efetividade.

E o resultado está sendo interessante: mais de 120 autores se inscreveram, e após a minha leitura atenta, 96 deles tiveram seu material aprovado de acordo com os termos da promoção, o que significa que estão concorrendo aos brindes (os ganhadores serão divulgados no dia 15) e que possivelmente o material inscrito por eles será divulgado aqui no Efetividade ao longo dos prṍximos meses.

E o formulário para sugestão de material continua à disposição, ok?

Veja a lista dos 96 participantes que estão concorrendo ao sorteio do dia 15:

Se houver alguma dúvida, ou se o seu nome não estiver presente e você acredita que se trata de um equívoco, entre em contato!

Artigos recentes: