ZTD é um método de produtividade pessoal baseado no GTD, mas que oferece uma alternativa de execução mais simples.

Ele dá atenção às mesmas mudanças de hábitos básicas que são essenciais ao sucesso no GTD, mas busca uma forma mais prática de operá-los, com foco na execução, na simplificação, e em minimizar a estrutura necessária.

Em outras palavras, é um enfoque de produtividade que busca um ponto de equilíbrio favorável entre a complexidade do método (e de suas ferramentas) e o objetivo alcançado.

Contrastando com o GTD

O método de produtividade pessoal que eu comento com mais frequência aqui no Efetividade é o GTD (Getting Things Done), porque é o que eu reconheço como resposta ao que o público me questiona: foco na eficiência, em cumprir todas as tarefas que surgem, em processos claramente definidos e estruturados, e com uma série de ferramentas interessantes que ajudam a atrair o interesse e manter a atenção durante as semanas em que a pessoa está incorporando o método à sua vida.

Eu já passei pelo GTD, continuo achando prático e bastante adequado, mas conforme os hábitos da produtividade pessoal vão se arraigando, acredito que o praticante tem oportunidade de escolher um caminho diferente: trocar a eficiência pela efetividade, deixar de lado a ideia de conseguir cumprir todas as tarefas que surgem e passar a pensar mais em prioridades e relevâncias.

Neste sentido, o método ZTD pode ser uma resposta superior. Só que, como tudo que envolve a iluminação do Zen, sua busca envolve trilhar um caminho, e não apenas conhecê-lo. Assim, passar pela prática do GTD para aperfeiçoar suas habilidades de organização pode ser um bom acesso à simplicidade do ZTD, para quando você estiver disposto a abrir mão da estrutura voltada ao planejamento e à manutenção de um sistema e de suas ferramentas, e se considerar pronto a manter a produtividade com o foco na tarefa em execução, no aqui e agora.

4 hábitos para o ZTD minimalista

O ZTD é definido na forma de 10 hábitos, mas seu autor propõe também uma forma minimalista de entendê-lo, baseada em ferramentas simples (um bloco, uma lista de pendências/tarefas, uma agenda de compromissos) e em apenas 4 hábitos, que veremos a seguir.
 

1. Capturar

Tenha sempre consigo uma caderneta (ou a ferramenta de anotações que lhe atender, mas sempre a mesma, e quanto mais simples, melhor) e anote livremente todas as tarefas, ideias, projetos e outras informações que lhe surgirem.

Assim como no GTD, o objetivo é ter um local confiável para consultar e acompanhar, e poder deixar a sua mente focalizada no presente, e não nas pendências.

Não gaste tempo encontrando o local certo para anotar: anote no próximo espaço livre da caderneta. Ao retornar à sua base, trate a caderneta como uma caixa de entrada qualquer: faça uma revisão e transfira as anotações para a sua lista de pendências, agenda de compromissos ou de contatos, conforme o caso.
 

2. Processar

Processar não é sinônimo de executar: é identificar o que precisa ser feito com cada item que chega, esvaziando as caixas de entrada a cada vez.

Tome decisões rapidamente sobre os itens nas suas caixas de entrada, não os deixe para depois. Deixar as coisas se acumularem é procrastinar decisões necessárias.

Processe suas caixas de entrada (e-mail, bandejas de documentos, correio de voz, SMS, bloco de anotações) ao menos uma vez por dia, e mais se necessário.

Ao processar, faça-o na ordem em que os itens estão (de cima para baixo), tomando uma decisão sobre cada item, como no GTD:

• fazer imediatamente (se demorar menos de 2 minutos),
• descartar,
• delegar,
• arquivar ou
• inserir na sua lista de pendências ou agenda de compromissos.

3. Planejar

Defina as tarefas mais importantes para cada semana e dia.

A cada semana, com base em suas anotações, pendências e compromissos anotados, prepare a lista das Tarefas Mais Importantes (MITs - Most Important Tasks) que você deverá vencer, e a cada dia faça uma lista de 1 a 3 delas, e certifique-se de completá-las naquele dia.

Trate das Tarefas Mais Importantes no início do dia para tirá-las do caminho, e assim garanta que outras tarefas menos importantes que surgem não o impeçam de dedicar-se ao que foi escolhido para o dia.

Este será todo o seu planejamento: 3 tarefas mais importantes, e o conhecimento da lista de outras que estão pendentes. Você provavelmente não precisa mais do que isto em seu planejamento pessoal.
 

4. Executar (foco)

Este é um dos hábitos mais importantes, assim como em qualquer sistema de produtividade: é o ponto em que saímos do planejamento e vamos ao "fazejamento" - no caso do ZTD, tratando de uma tarefa de cada vez, e evitando as distrações.

Ao executar, selecione uma das suas pendências escolhidas para o dia (dando preferência às Tarefas Mais Importantes) e concentre-se nela, excluindo todo o restante. Tire da sua atenção o e-mail, comunicador instantâneo, redes sociais, outras coisas que estejam na sua mesa, etc.

Use um temporizador se desejar (usando a Técnica Pomodoro ou a da Galinha Temporal), ou simplesmente se concentre na tarefa por tanto tempo quanto possível.

Não se distraia. Se for interrompido, anote a solicitação ou a nova tarefa na sua caderneta (hábito 1) e prossiga na tarefa original. Não tente ser multitarefa.

O que ficou de fora

Para ser minimalista, esta implementação do ZTD naturalmente deixa de fora alguns hábitos que fazem parte do "ZTD integral". A prática do modelo resumido pode servir bem para conhecer o método, mas é provável que você logo deseje incorporar algum dos que faltaram - ou vários, ou todos ツ

São eles:

• Manter um sistema de listas simples
• Organizar tudo
• Revisões semanais
• Simplificar as tarefas e projetos
• Definir rotinas pessoais
• Encontrar sua paixão

Para saber mais sobre os 4 hábitos mencionados e os 6 que ficaram de fora desta implementação minimalista, nosso post anterior sobre o ZTD tem detalhes e o link para o livro que define o método, bem como para uma tradução para o português que pode ser lida gratuitamente.

Existe também uma versão em audiobook (em inglês) para você se tornar mais produtivo mesmo quando está preso no engarrafamento, fazendo exercício, limpando a casa ou em qualquer outra situação em que possa ouvir o livro ツ

E a sede oficial do ZTD na Internet é o blog Zen Habits, mantido por seu autor, Leo Babauta.