Como não abusar da lista “um dia/talvez” do seu métodos de produtividade.

Diferente da procrastinação, que deixa para depois algo que sabemos que precisa ser feito, o uso das listas de tarefas incertas (no estilo “Um dia/talvez” do método GTD) é reservado a tarefas que hoje não são necessárias ou possíveis, mas que desde já identificamos que podem vir a ser necessárias ou convenientes em algum momento futuro, e por isso devem ser monitoradas (com baixa intensidade de atenção) desde já.

A lista um dia/talvez reúne tarefas que podem ou não ser feitas no futuro, mas certamente não devem ser feitas agora.

Olhar para essa lista nas revisões e planejamentos periódicos permite identificar quando se concretizaram as condições para mover alguma dessas tarefas para as listas de execução, mas também serve como um lembrete constante para acumularmos informação de referência que contribua para elas, e até para manter ativa a atenção que permitirá reconhecer quando as condições para realizar alguma delas estão começando a aparecer, ou podem ser provocadas.

O problema, como sempre, nasce do abuso – e, neste caso, o abuso consiste em colocar no acumulador de tarefas incertas algumas ações ou pendências sobre as quais já há certeza sobre sua necessidade e prioridade – ou seja, tentando trapacear no jogo da execução, ao colocar na lista incerta um dos seguintes tipos de tarefa:

1. Itens de segurança. seja uma precaução usual contra riscos em geral, ou uma reação a um problema de segurança percebido, o lugar dela não é numa lista incerta, e sim na lista de encaminhamentos imediatos, ou na de compromissos de uma determinada data (por exemplo, na data da renovação do seguro da casa).
2. Oportunidades que vão passar. se o período no qual será possível tirar proveito da tarefa já for conhecido, ela não é mais incerta, e a próxima tarefa a ser registrada em alguma das suas listas de atividades é analisar se você vai ou não tirar proveito dessa oportunidade. Aceite que você não quer/pode decidir isso neste momento, e registre essa análise para uma data conveniente e que permita esse proveito, caso a decisão venha a ser positiva. Se a rejeição a registrar isso continuar muito forte, leia o item 5.
3. Condições que precisam ser monitoradas. Mesmo que a tarefa seja incerta, ela pode depender de uma condição que precisa ser ativamente observada, e assim não pode ser deixada em uma lista que só vai ser vista a cada 15 ou 30 dias.

   Como as multas e juros, deixar para depois algo relacionado a uma situação que vai se agravar não evita a providência inicial, e gera várias outras, piores.

4. Tarefas que geram mais trabalho ou custo se não forem feitas. Na maioria das vezes, deixar uma situação ir se deteriorando não evita a providência que você deseja adiar indefinidamente, e gera a demanda por providências adicionais, mais custosas (incluindo juros e multas, se a tarefa em questão for financeira), mais trabalhosas e menos controláveis. Colocar algo assim na lista incerta é uma custosa ilusão.
5. Tarefas que você não vai fazer. As listas de pendências são suas, não são para inpressionar os outros. Colocar nelas tarefas que você já decidiu não fazer, ou que sabe que dependem de condições que você não pretende alcançar, é gerar mais trabalho e frustração. Aceite que a resposta para elas é não, e corte-as desde já.
6. Resultados que você prometeu. Seja qual for a natureza de um compromisso assumido, ele não cabe em uma lista incerta. Reveja o item acima: se você não quer cumprir o compromisso, não deveria tê-lo assumido. Agora que assumiu, defina quando vai cumpri-lo, e aloque o esforço para essa data.

Removendo as tarefas da lista acima e as que têm prazo ou prioridade já conhecidos, restarão para a lista incerta as várias outras categorias interessantes que cabem bem nela: tarefas cuja execução ou planejamento dependem de algum recurso geralmente indisponível e fora do seu controle, ou de ter disponível um período de tempo que raramente teremos, ou de alguma condição rara, etc.