Como usar seu app de tarefas para alcançar o foco nos resultados, via revisões diárias e semanais.

Eu pratico produtividade pessoal para gerar o resultado desejado sem precisar de esforços desnecessários, e para sobrar energia e foco para tudo que me interessa. Quem vê funcionar se interessa, muitas vezes chama para alguma apresentação (30 a 60 min de conversa, menos ou mais formal), após a qual sempre noto 2 conclusões comuns:

1. todo mundo entende que o funcionamento básico diário¹ é baseado em apenas 4 hábitos simples, e que um 5º hábito adicional – a revisão: diária, semanal e mensal – ajuda a garantir que a pessoa está indo na direção certa, e não apenas sendo eficiente ao executar tarefas arbitrariamente escolhidas.
2. quase todo mundo quer encaixar isso em algum método ou ferramenta que já utiliza, e me pergunta: "tá, mas como coloco isso no aplicativo Tal?"

Normalmente eu sugiro experimentar praticar os hábitos sem condicionar a ferramentas ou a outros métodos, e aí adequar uns a outros conforme o caminho melhor indicar. Na prática, é o que eu vejo funcionar melhor, já que a maioria dos interessados não tem tanto tempo e energia disponíveis para fazer essas adequações via análise teórica ou simulação, por exemplo.

Mas a ideia de encaixar essa rotina em ferramentas já existentes é positiva: ajuda a criar os hábitos e também permite contar com o apoio da familiaridade com a tecnologia durante essa transição (ou mesmo após completá-la).

Criei, portanto, 2 listas genéricas de tarefas contendo as atividades essenciais dos hábitos de revisão (incluindo cantinhos dos hábitos de planejamento e processamento, e contribuindo também para o sucesso dos outros 2: coleta e execução)

A primeira delas contém as tarefas básicas de revisão a serem executadas todos os dias, nos 15 minutos finais do expediente, e que incluem o completamento do plano básico de atividades para o dia seguinte:

Não se preocupe: o texto completo dela você encontra ao final deste artigo, pronto para copiar e colar em seu aplicativo preferido.

A outra lista é a revisão semanal, para execução ao final da revisão diária no último expediente de cada semana:

Ela é um pouco mais ampla e profunda, porque expande o foco, saindo da mera verificação de completamento e alcançando a reflexão sobre o atingimento dos objetivos, as interações realizadas, etc.

Procurei fazê-las genéricas, para que possam se encaixar mais facilmente nas práticas de cada leitor.

Sugiro usar o recurso de atividades repetitivas da sua ferramenta preferida de tarefas e/ou de pendências para ser lembrado das tarefas da lista da esquerda 1h antes do final de cada expediente (mas você só precisará de 15 minutos para executá-las). Nas sexta-feiras você deve ser lembrado também das atividades da lista da direita (com prática, você as completará em 20 minutos a meia hora).

Na prática: dicas para revisar melhor

Note que as listas são relativamente longas, mas a execução é rápida (alvo: 10 a 15 minutos diários no total, mais meia hora na revisão semanal, que é mais analítica), porque os dados já estarão todos consolidados nas suas ferramentas específicas preferidas, durante a execução do seu dia².

O sucesso no hábito da revisão ajuda a ajustar as práticas de execução para maior observação do foco e da melhoria.

Nas primeiras vezes, é provável que esses dados ainda não estejam consolidados quando você começa a revisar. Você notará que o sucesso das revisões provocará automaticamente esse ajuste, e nas próximas você começará a organizar e registrar na execução de forma a viabilizar a análise posterior.

Fique atento: a última tarefa de cada uma das duas listas ocorre continuamente ao longo da execução da respectiva lista. Essas duas tarefas especiais são as que movem tarefas para as listas essenciais da fase de execução: @semana e @hoje. A primeira é criada na revisão semanal e inclui todas as tarefas selecionadas para execução na semana seguinte, e a segunda é criada no planejamento diário, e contém todas as tarefas selecionadas para execução no dia seguinte (idealmente a maior parte delas vem, a cada dia, diretamente da lista @semana). Enquanto você revê os demais conteúdos, é natural ir identificando e já preenchendo (ou movendo) tarefas nas respectivas listas.

Para facilitar, segue uma versão textual e comentada das 2 listas, para que você possa copiar e colar no seu aplicativo preferido.

1 - Lista semanal para o final da sexta-feira:

• Zerar o que está apenas em papel (ou fora das caixas de entrada) e ainda não foi processado, arquivado ou descartado
• Revisar a agenda de compromissos (calendário) da semana anterior e da próxima
• Revisar todas as listas de pendências e projetos que não são acompanhados diariamente (por exemplo, @ferias, @futuro, @talvez ou projetos de longo prazo que estão inativos)
• Verificar se o que ainda sobrou na lista @semana deve ser mantido lá, ou removido
• Repassar criticamente a lista de tarefas que foram concluídas ao longo desta semana
• Analisar como foi o andamento dos resultados-foco desta semana
  • Agradecer e parabenizar os envolvidos nas melhorias mais significativas
  • Identificar as causas do que não teve o andamento desejado
• Atualizar registros subjetivos de andamento dos projetos sobre os quais há contas a prestar
• Definir as resultados-foco da próxima semana
• Mover para a lista @semana as tarefas que serão executadas na semana seguinte

2 - Lista diária para o final do expediente:

• Revisar o que está nas caixas de entrada (pode criar subtarefas para cada uma das caixas: a de e-mail, a de arquivos deixados no desktop ou pastas de download, a de sua ferramenta de tarefas em equipe, a de tarefas iniciadas anteriormente mas não concluídas, etc.)³
• Revisar as listas de tarefas que estão aguardando alguma condição externa (Muitas vezes chamadas de @aguardando, @delegadas, etc.).
• Revisar a agenda de compromissos (calendário)
• Revisar a lista @semana
• Revisar a lista de resultados-foco desta semana (selecionados na revisão semanal anterior)
• Mover para a lista @hoje as tarefas que serão executadas amanhã