Muito do que se escreve nos livros e métodos de produtividade pessoal se baseia em um mesmo pequeno conjunto de ferramentas e técnicas simples e fáceis de usar: lista de tarefas atualizada, base de informações completa, ambiente de trabalho organizado, e bom uso dos instrumentos de trabalho.

O alvo apresentado por seus autores às vezes vai além do que desejamos, sendo frequentemente comparado a um grau avançado de iluminação Zen, em que a técnica faz o dia de trabalho fluir, com tudo se encadeando ao seu redor, as demandas encontrando as ferramentas necessárias no momento certo, e cada movimento produzindo um resultado valioso.

Mas nem sempre queremos ir tão longe, e às vezes bastam poucos primeiros passos bem feitos para pegar o impulso necessário ao ganho de produtividade desejado para fazer com que as tarefas que você já desempenha hoje passem a ficar prontas mais rapidamente e com menos esforço, liberando assim mais tempo para produzir mais, para fazer outra coisa que seja do seu interesse, ou mesmo para investir no desenvolvimento e qualidade de vida da sua família.

Colocar essa ideia em prática não envolve mágica nem teorias complicadas, e as 4 ferramentas ou técnicas a seguir podem ajudar a compor o seu próprio método de produtividade pessoal descomplicada!

Lista de pendências

Uma lista com todas as suas tarefas pendentes é a ferramenta essencial de boa parte dos métodos de produtividade pessoal, e não é sem motivo: ter a visão de tudo o que está pendente (geralmente excluindo os itens que têm data e horário certo, que residem em uma Agenda de Compromissos) é o que permite priorizar e escolher tarefas, saber quando acelerar ou não, e quando é hora de começar a rejeitar e selecionar melhor novas atividades!

Pode ser um bloco de papel, um software que veio instalado no seu celular, um site ou um app como o Wunderlist: cada usuário tem sua preferência, e não há problema em testar várias, desde que algum dia se chegue a uma conclusão e se adote algo definitivamente ツ

Existem várias formas de criá-las e priorizá-las: mantendo uma lista unificada, removendo para uma lista à parte as tarefas escolhidas para aquele dia (como no ZTD), dividindo o dia em fatias e atribuindo cada uma delas a uma tarefa da lista (como no Pomodoro), e mais, e cada uma delas atende a um perfil de uso.

Eu diria que há algo em comum entre todas: a ênfase em ir marcando o completamento de cada tarefa ao longo do dia, não apenas porque oferece oportunidade de colocar o restante do dia em perspectiva, mas também porque é um grande motivador a produzir mais.

Base de conhecimento

Quem não registra o que aprendeu geralmente acaba condenado a precisar pesquisar tudo de novo, e isso inclui não apenas o que lemos ou estudamos, mas também o conhecimento adquirido ao resolver um problema ou completar uma nova tarefa.

Mesmo quem tem excelente memória está exposto a chegar ao seu limite, e tem a ganhar pela adoção de um conjunto de ferramentas que permita registrar suas informações e acessá-las quando a demanda chega.

Este é outro aspecto em que o uso do papel é possível (com vantagem para os arquivos de pastas suspensas), mas ferramentas digitais como o Evernote, o Instapaper e uma infinidade de apps de anotações e referências podem ser bem empregadas.

Em sentido mais amplo, podemos considerá-las também como Base de Informações, e incluir na mesma categoria ferramentas especializadas, como as de Contatos por exemplo.

Organização do ambiente

Definir a organização ideal do ambiente considerando o seu método de trabalho é essencial, e mantê-lo organizado ao longo de cada dia de atividade é o desafio. Se você precisa "arrumar a bagunça" regularmente, pode ser um indicativo de que a organização atual não é adequada, e induz ao acúmulo e à perda e não ao armazenamento e à disponibilidade dos seus objetos de trabalho.

A vovó já dizia: ’um lugar para cada coisa, e cada coisa em seu lugar". Mas quando o foco é a eficiência, é preciso ir além e escolher "o lugar ideal" para cada objeto, não apenas para que ele esteja à mão no momento do uso, mas também para que não atrapalhe o uso de outros objetos, que é a razão mais comum de ele acabar sendo movido ou ficando inacessível.

Arrumar o ambiente de trabalho como se projeta uma cabine de avião, começando pelo que tem uso mais frequente e crítico (e por isso deve ficar nos locais mais privilegiados) é uma das respostas mais comuns, mas há mais elementos a considerar além da mesa de trabalho, do arquivo de documentos, dos armários e gavetas para referências e ferramentas, e dos instrumentos de produção e comunicação: é necessário pensar na iluminação, conforto térmico, postura, local para receber clientes/parceiros e mais.

Domínio das ferramentas

Muito tempo pode ser perdido todos os dias por não saber ou não se acostumar a usar melhor as ferramentas que estão à disposição.

Isso vale para o computador nosso de cada dia, no qual podemos ganhar tempo aprendendo os atalhos de teclado, as formas de integrar dados entre aplicativos, de gerar relatórios com as informações melhor agrupadas sem esforço adicional, de organizar os arquivos no disco de forma a facilitar a localização e uso posteriores, etc.

Mas também vale para quase tudo o que fazemos no trabalho: técnicas para reuniões mais rápidas (e produtivas), ou mesmo para suprimir as reuniões; maneiras de aproveitar o tempo que seria perdido em engarrafamentos, ou mesmo de reduzir os deslocamentos; ou até a redução do arquivamento de papeis e o uso eficiente do telefone e do e-mail, entre tantas outras ferramentas com as quais passamos os nossos dias.

Em um sentido mais amplo, vale também para nossos processos mentais e fluxos de trabalho: identificar os estímulos que ajustam os processos de criação, os momentos do dia em que a comunicação flui melhor, o que motiva e o que faz empacar.

Tudo junto e misturado

A eficiência como um objetivo pode ser limitante e até escravizante, pois na experiência individual é muito difícil encontrar processos perfeitamente otimizados, que não possam ficar um pouco mais rápidos ou usar um pouco menos de algum recurso para produzir o seu resultado – e a partir de um certo limite, o custo para continuar a ganhar eficiência pode ficar acima do benefício que esta eficiência adicional trará.

Mas a eficiência como um meio de atingir um fim que lhe interesse (seja produzir mais no mesmo período e assim ganhar mais, seja terminar mais cedo o que já produz hoje e assim ter mais tempo para o lazer, e as várias outras combinações) pode ser um grande fator de incentivo ao desempenho.

É nesse sentido que as ferramentas e técnicas mencionadas acima permitem, quando combinadas e ajustadas ao seu uso e às suas condições, aproveitar melhor o tempo dedicado às atividades que interessam a você, seja para produzir mais ou para ter a liberdade de escolher fazer outra coisa.

Incorporá-las à sua rotina exige algum esforço até a criação do hábito, mas o resultado alcançado é o que continuará motivando o seu uso, desde que você dê o primeiro passo e consiga completar a fase de adaptação a uma vida em que você sabe o que precisa ser feito, onde estão as informações e outros recursos necessários a respeito, e domina o uso das ferramentas e técnicas que permitem fazer o seu trabalho mais rapidamente, melhor e com menos esforço ツ