ZTD minimalista: mais efetividade com revisões semanais

Agora que já vimos como ter mais produtividade pessoal usando um modelo minimalista baseado em apenas 4 hábitos essenciais, chegou a hora de entender como enriquecer a mistura praticando ativamente um quinto hábito: a revisão semanal.

Nos 2 artigos anteriores eu apresentei a vocês um modelo minimalista de produtividade pessoal baseado no ZTD, e descrevi como eu mesmo coloco esta produtividade em prática com ajuda do Wunderlist (que tem versões para Mac, Windows, Linux, iPad, iPhone, Android e web).

O modelo em si é um subconjunto do método ZTD, mais amplo – e para ficar mais simples, se baseia em apenas 4 dos 10 hábitos que o compõem. São eles:

  1. CAPTURA permanente: registrar livremente todas as ideias, pendências, tarefas, compromissos e contatos que surgem.
  2. PROCESSAMENTO regular: esvaziar todas as caixas de entrada tomando decisões rapidamente, resolvendo imediatamente o que for rápido, e transformando o restante do conteúdo em itens prontos para serem executados quando chegar a hora – e tirando do caminho o que serve apenas para guardar como referência ou mesmo descartar.
  3. PLANEJAMENTO diário e semanal: antes do início de cada período, identificar o conjunto de poucas tarefas mais importantes que precisam ser vencidas nele, e as tarefas adicionais que aproveitarão o tempo, os recursos e a atenção que sobrarem.
  4. EXECUÇÃO constante: fazer uma tarefa de cada vez, sem deixar que a gestão tire muito tempo ou atenção da realização.

Estes 4 hábitos são suficientes para boa parte das demandas comuns de organização e produtividade pessoal, e os detalhes sobre eles você encontra no artigo anterior.

Expandindo o modelo

A suficiência dos 4 hábitos acima se baseia em uma presunção (confirmada por mim na prática) de que os outros 6 hábitos do ZTD (como ter um lugar para cada coisa, ou estabelecer rotinas eficientes) acabam sendo realizados, no grau necessário, conforme você aperfeiçoa estes 4 que são básicos.

Mas a minha prática do ZTD mínimo me fez perceber a importância de agregar à receita básica mais um hábito, o 7o da lista “oficial”: a Revisão.

Ao longo de cada semana, o processo diário de Planejamento (que eu faço em 2 partes: no final de cada expediente, e antes de começar o próximo) é suficiente para manter em andamento o plano semanal registrado na última meia-hora de trabalho da sexta-feira anterior – afinal, tudo está fresco na memória, e ao planejar o dia seguinte as informações do dia que passou são automaticamente consideradas.

Mas quando chega a sexta-feira e é hora de planejar a semana seguinte, as lembranças já não estão mais tão frescas, e o aproveitamento delas pode já não ser tão automático – e é neste ponto que começa a ganhar valor o hábito da Revisão semanal, realizado imediatamente antes ou em conjunto com o Planejamento da semana seguinte.

E não é só pra isso que ele serve: como em todo ciclo que considera o aperfeiçoamento dos processos (genericamente conhecidos como "PDCA", caracterizados pela sequência planejar-executar-revisar-ajustar ou plan-do-check-act), a Revisão no ZTD também tem o papel de avaliar o que foi feito de certo e de errado, de que forma os sucessos da semana contribuíram para seus objetivos pessoais, e assim ajustar as semanas seguintes de acordo com as conclusões, de olho em manter o foco também considerando períodos mais longos.

Revisão semanal: como fazer

Como em tudo o que se refere ao ZTD, a chave do sucesso é encontrar qual o grau de intensidade de revisão semanal que você precisa. Para isso, veremos a seguir os passos gerais a considerar.
 

1. Rever as anotações

O hábito da Coleta conduz a uma série de anotações feitas em um local único, que na hora do Processamento se convertem em entradas na sua lista de tarefas e pendências, na agenda de compromissos, na lista de contatos, ou mesmo em referências.

Essas informações em estado bruto já foram processadas ao longo da semana e não precisam ser reprocessadas, mas na hora do fechamento semanal pode valer a pena percorrê-las rapidamente, pela possibilidade de identificar algo que se perdeu entre o registro inicial e o resultado do processamento, e também para colocar o contexto da semana como um todo na sua mente antes dos passos seguintes.
 

2. Rever a agenda de compromissos

Por mais que confiemos nas ferramentas que armazenam as datas e horários dos compromissos, sempre há possibilidade de algo que tenha passado em branco ou sido insuficientemente resolvido.

Além disso, rever de uma vez só o conjunto dos compromissos da semana pode ajudar a perceber o que funcionou bem e deve ser repetido, o que funcionou mal e precisa ser ajustado na próxima vez (por exemplo: um compromisso que usou bem mais do que o tempo que havia sido destinado a ele),  e até a identificar alguma nova tarefa ou pendência decorrente de como foi o tratamento da agenda.
 

3. Rever as listas de tarefas e pendências

Talvez você trabalhe apenas com uma lista, ou talvez você use o modelo mais amplo típico do GTD (com listas para vários contextos, listas adicionais para projetos, uma lista de “algum dia/talvez” e mais).

Não importa: a revisão semanal é o momento de dar uma olhada em todas, com atenção especial às que tiveram andamento na semana que passou, e em verificar se não há itens precisando de ajustes.
 

4. Avaliar a semana considerando seus objetivos pessoais

O método ZTD completo sugere que você tenha clareza de que em algum momento vai precisar definir objetivamente seus objetivos de vida, e considera que você trabalha sempre sabendo 01 objetivo de longo prazo para o qual todos os seus esforços são orientados.

Assim, quando se trabalha com Revisão, a fase semanal de Planejamento permite definir metas a alcançar na semana seguinte avançando em direção a este objetivo de longo prazo, e a Revisão seguinte irá avaliar quanto elas foram cumpridas, ajustando assim o Planejamento da semana seguinte (que será feito imediatamente após) para ser mais ambicioso ou mais comedido na hora de definir as novas metas.

Uma nota sobre objetivos pessoais

Talvez a estratégia acima, baseada em apenas um objetivo de longo prazo, seja insuficiente para você – e neste caso você deve manter seus múltiplos objetivos existentes, pois podem ser muito mais ricos do que este modelo simplificado do ZTD.

O modelo simplificado, baseado em um único objetivo desafiador e alcançável, tem uma razão de ser: embora definir múltiplos objetivos de longo prazo não seja complexo, transformá-los em ações ao longo do extenso período necessário à sua concretização pode ser, e assim o autor do ZTD sugere cuidar de apenas um.

Mas eu vejo uma razão a mais para esta singularidade: percebo que muitas pessoas embarcam na busca da produtividade pessoal sem definir claramente o seu objetivo com isso, achando que “produzir mais” é o que lhes satisfará - e se desapontam ao perceber que se transformar em um eficientíssimo triturador de tarefas não basta.

Assim, ter 01 objetivo de longo prazo é muito melhor do que não definir claramente nenhum. Quanto antes você identificar para que deseja produzir mais (ou se produzir mais é realmente o que você precisa), migrando da busca da eficiência para a da efetividade, melhor proveito você tirará da experiência.

O que é ZTD mesmo?

ZTD (Zen to Done) é um método de produtividade pessoal proposto em 2007 como alternativa (e derivado) ao popular GTD (Getting Things Done), e se diferencia deste por buscar deslocar o foco completamente ao aqui e agora, à tarefa em execução, e não tão atento ao planejamento ou a ferramentas de gestão.

A “pátria” do ZTD é o blog Zen Habits, cujo autor disponibiliza um e-book descrevendo detalhadamente o método (em inglês), incluindo como implementar os 10 hábitos, como organizá-los em um sistema simples, e como simplificar o que você precisa fazer.

No nosso post que apresenta o ZTD você encontra link para uma versão em português, e em outro post recente você encontra uma maneira simplificada de começar a colocar o ZTD em prática.

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