O título deste artigo parece uma contradição? Na minha opinião, pessoas que não sabem como dizer "não" a um pedido que não pretendem atender causam muitos problemas a si mesmas e aos outros, devido a não ter desenvolvido esta capacidade - que muitas vezes é realmente complicada.

Dizer "sim" quando deveria dizer "não" pode sobrecarregar você, lotar sua lista de pendências com itens que não deveriam estar lá e, o que é pior, reduz sua eficiência para fazer o que você deveria (e desejaria) estar fazendo - podendo até mesmo levá-lo a ter dificuldade de dizer "sim" a um pedido posterior, devido à sobrecarga existente.

Além disso, a sobrecarga causada pelo seu bloqueio ao "não" pode prejudicar as próprias pessoas a quem você disse "sim" indevidamente, quando a sobrecarga faz com que você, quase inevitavelmente, atrase ou deixe de entregar o que prometeu a elas sabendo que teria dificuldade em atender. E esse prejuízo causa frustração e rejeição, de ambas as partes, além de fazer com que você deixe de ser levado a sério.

...mas também saiba dizer "sim"

Dependendo da sua posição ou papel, pode ser difícil dizer não, especialmente se não houver uma justificativa externa. Mas quem diz "sim" nas horas certas tende a ter resultados de produtividade que ajudam a justificar os frequentes "nãos".

Ser assertivo, afirmando clara, objetiva e categoricamente suas posições, é uma característica mais valorizada em uma equipe quando o seu portador não a confunde com ser agressivo nem com ser "do contra". É necessário levar em conta as circunstâncias e as posições dos demais envolvidos, e ter a habilidade de se expressar na hora certa, e usando a forma mais apropriada - especialmente na hora de dizer não.

Reinaldo Polito explica como fazer

Quando você se depara com uma situação com a qual não concorda, ou recebe um pedido que não deve (ou não pode) atender, pode ter de encarar a tentação de dizer imediatamente tudo o que pensa sobre a situação, suas causas, a paersonalidade e o comportamento das pessoas envolvidas. Isso não é assertividade: é grosseria, e geralmente não melhora a situação geral.

Reinaldo Polito, que há anos é um autor muito procurado no que diz respeito a comunicação e expressão, dá algumas dicas sobre como se portar na hora de intervir ou dizer não. Reproduzo:

• "Durante a conversa você deveria falar de maneira firme, sem hesitações, para deixar claro que o assunto é importante. Entretanto, repito, sem agressividade."
• "Nessas circunstâncias é muito importante, embora seja difícil, não demonstrar nervosismo ou descontrole emocional."
• "Fale sem desviar os olhos do interlocutor. Evite esfregar nervosamente as mãos. Não grite nem segure a voz na garganta."
• "Escolha o lugar certo. Esse tipo de conversa não pode ocorrer diante de outras pessoas, nem em lugares inadequados como corredores ou elevadores. Muito menos por telefone. (...) Procure falar também em um horário com pouca ou nenhuma chance de interrupção."
• "Não dê uma de coitadinho. Nada de chororô. Se quiser ser respeitado e ouvido seja firme, olhe na direção do interlocutor sem fugir com os olhos, fale "para fora", não fique esfregando as mãos ou cruzando e descruzando as pernas nervosamente. Mostre que você tem razão."

No ambiente profissional

Dependendo do seu papel ou de suas obrigações e responsabilidades, há tarefas ou pedidos corretos que você não pode simplesmente recusar. Mas quando você pode, seja direto e concreto. Nada de "veja bem" ou "te respondo amanhã" - não é não, e - a não ser que a solicitação seja fútil - quem está lhe pedindo precisa saber que vai ter de partir para outra alternativa.

Sempre ajuda se você puder expor rapidamente a razão do não - mas sem "coitadismo", nem desculpas (como já vimos no artigo "Liderança e motivação: quer ser levado mais a sério?"). Também evite a justificativa com base em posição hierárquica ou de poder, ou fugir de apresentar uma posição clara. Assuma claramente que está dizendo "não", exponha suas prioridades e obrigações e, se possível, apresente alternativas ou oportunidades.

Em especial, mantenha a sua posição, a não ser que haja uma mudança de circunstância. Não diga "não" só para dar um susto ou para se enganar - se disser que não pode fazer algo, realmente não faça. Se disser que vai fazer, faça, no prazo e na qualidade esperados. Mantenha sua palavra para ser levado a sério.

Um caso à parte é o do assédio moral, em que dizer "não" pode ser insuficiente. O assédio moral geralmente acontece devido a abuso do poder pela autoridade, e pode provocar um cenário de discriminação dentro da organização, eventualmente culminando no fim da relação de trabalho e emprego. Se for o seu caso, saiba dizer não, mas procure também outras formas de lidar com a situação, sem abrir mão da ética profissional!

Dizendo "não" em projetos

No artigo anterior "As muitas formas de dizer “não” em um projeto", já tratei sobre 5 maneiras de dizer "não" durante o andamento de um projeto.

Claro que elas devem ser reservadas apenas para quando não se pode dizer "sim", e sempre sabendo dos riscos que podem gerar ;-)

No andamento de um projeto, dizer "não" é uma arte e um talento que o responsável estratégico ou tático por projetos precisa desenvolver e cultivar, para o bem de sua equipe e mesmo de seus resultados. E saber só usar nos momentos corretos, para poder dizer “sim” ao que de fato é estratégico e crítico.

Saiba lidar com as conseqüências

Toda ação gera reação, e os relacionamentos humanos (inclusive os profissionais) usualmente são vias de mão dupla. Quando você disser "não" e seu interlocutor esperava um "sim", deve saber que isso pode trazer consequências no futuro.

Dizer "não" pode ser um caminho para esclarecer e assumir sua posição, e para afastar diversos incômodos da vida, mas ao mesmo tempo deixará outras pessoas magoadas ou brabas. Trata-se, como quase tudo na vida, de uma oportunidade de escolha, e de um ponto de equilíbrio difícil de atingir.

Mas pode valer a pena tentar, sem se isolar em nenhum dos extremos da escala. Experimente dizer "não" para ser mais positivo!