Organizar bem a mesa de trabalho e o espaço ao redor dela no escritório é um dos nós da produtividade pessoal, ao mesmo tempo em que denota vários aspectos da personalidade de quem a planejou: há quem goste de deixar todas as ferramentas à vista, outros as reunem em pequenos grupos funcionais engavetados, há os que escolhem o que expor com com base na estética, e assim por diante.

É difícil oferecer uma solução pronta que sirva para todos, mas sempre há possibilidade de oferecer dicas gerais que servem tanto ao pessoal que gosta de armários e gavetas, quanto para o pessoal adepto de manter tudo exposto, e para todas as situações intermediárias.

E nossa dica de hoje é bem dessa categoria, além de ter outro ponto positivo: se baseia em uma imagem bastante fácil de visualizar: a de um cockpit de avião.

Note a quantidade de instrumentos e comandos

A foto acima é da cabine de um 737-800, tirada durante os preparativos para o pouso. Salta aos meus olhos a quantidade de instrumentos, mostradores, botões e comandos em geral, mas há algumas outras características que quero destacar:

1. Cada elemento está ali por uma razão clara e conhecida
2. O piloto sabe onde está cada um deles
3. Eles estão agrupados por funcionalidade
4. Os mais essenciais ficam próximos ao foco de atenção do piloto, mas...
5. ...mesmo os menos essenciais estão permanentemente ao alcance

Tudo a seu alcance

David Allen, criador do já clássico método GTD de organização pessoal, já preconizava, com base em um exemplo bem prático: se você colocar o arquivo e a lixeira a uma distância que exija levantar-se da mesa para usá-los, já era: os papéis vão se acumular em pilhas sobre a mesa e, depois, na gaveta mais próxima.

Uma mesa em formato de bumerangue, com os instrumentos e controles distribuídos radialmente

A organização da cabine do avião, em oposição ao exemplo negativo acima, é muito mais adequada: tudo ao seu alcance, e os elementos mais próximos ao seu foco central (que para alguns é a tela do computador, e para outros geralmente é o tampo livre da mesa) são aqueles instrumentos cujo monitoramento é mais crucial, ou aquelas ferramentas e comandos mais frequentemente empregadas. Fora deste núcleo, os demais instrumentos e ferramentas são dispostos radialmente, com os mais usados ficando permanentemente acessíveis, e os demais em gavetas e armários ao seu alcance.

Alguns itens de mobiliário são melhor adaptados a maximizar o aproveitamento deste tipo de situação, tais como mesas com tampo em "L", gaveteiros embutidos, prateleiras suspensas sobre a mesa, e as cadeiras com rodinhas, capazes de ampliar bastante a sua noção intuitiva sobre o que está ao seu alcance sem se levantar - especialmente se o piso permitir deslizar bem.

Quando projetei meu home office atual, que já é o terceiro (após várias mudanças...), aproveitei para desenhar uma mesa em L menor do que as habituais, e um gaveteiro que não fica sob o tampo, como seria o usual - ele fica ao lado, e tem um tampo rebaixado onde cabe perfeitamente o meu arquivo de pastas suspensas e o triturador, pouco abaixo do nível da mesa, facilitando arquivamento e pesquisa (no arquivo) e uso e limpeza (do triturador). O piso permite que a cadeira deslize bem, e há bom número de prateleiras suspensas e gavetas ao meu alcance na estante.

Como fazer

A receita depende muito de suas preferências, e até mesmo dos compromissos que você está disposto a fazer - por exemplo, se você usa diariamente uma ferramenta feiosa e que ocupa um bom espaço na sua mesa, estará disposto a parar de guardá-la na gaveta todos os dias, e passar a fazê-la ocupar o lugar da mesa onde hoje está um charmoso livro ilustrado que você quase nunca abre? Talvez não, e não há problema quanto a isso, desde que seja uma escolha consciente.

Mas a idéia geral, para você começar a ir planejando agora e colocar em prática no final do expediente de hoje, ou no começo do de amanhã, é a seguinte:

1. Abrir espaço: lance um bom olhar crítico sobre a superfície da sua mesa e o conteúdo das gavetas e prateleiras próximas, localizando o que você usa ou consulta raramente, e já removendo ou deslocando para algum lugar menos nobre. Aproveite para planejar maneiras criativas de criar mais espaço, trazendo uma mesinha de apoio, instalando uma prateleira aérea, ou mesmo reposicionando elementos existentes.
    

   O foco no meu escritório: um monitor com o editor de texto, outro com o site aberto, dois blocos, caneta, calculadora e telefone
    

2. Classificar e posicionar os elementos principais: Entre os elementos que você usa com frequência, encontre os que precisam ficar mais próximos ao seu foco de atenção (no meu caso, mais próximos ao monitor), seja por necessidade de observá-los ou de tê-los ao alcance. No meu caso, o monitor é o grande astro, mas o telefone, o bloco de folhas soltas e a calculadora também desempenham papéis importantes, por isso ficam em destaque. Os demais elementos da mesa (caneteiros, grampeador, carimbos, spray para óculos, pastilhas, a bússola que me lembra diariamente da importância de seguir um rumo, o porta-controles-remotos, etc.) são usados com alguma frequência, mas são secundários e por isso ficam afastados.
    

3. Garantir o espaço livre: É difícil a rotina de trabalho que não precise de algum espaço livre para o objeto ou documento que está sendo examinado ou mesmo criado no momento. Se a cada vez que você quer abrir um livro ou escrever em um formulário na sua mesa for preciso arranjar espaço deslocando o que estiver lá, algo está errado e precisa ser consertado!
    

   Na lateral, o gaveteiro que sustenta o meu arquivo e o triturador. Ao alto dá de ver a multifuncional.
    

4. Classificar e posicionar os elementos periféricos: Se são importantes na sua rotina, não é por serem volumosos e menos usados que eles devem ficar longe. Nas fotos do meu escritório você pode ver a bandeja de entrada e a multifuncional localizadas em uma prateleira suspensa ao meu alcance, e o arquivo de pastas suspensas e o triturador de papel em uma mesa lateral de apoio, ao alcance de um giro da cadeira.
    

5. Definir acumuladores: Mesas de trabalho têm um magnetismo astral que as faz atrair moedas, elásticos, carteiras, recibos, cabos USB, folhetos, chaves e uma infinidade de outros itens que, mesmo tendo outro lugar reservado para si, gravitam em direção ao centro do espaço disponível mais próximo. Gina Trapani, a legendária fundadora do site Lifehacker, usa outra metáfora de aviação para sugerir como lidar com este fenômeno: estabelecer uma pista de pouso, onde todos estes objetos aterrisarão sem ficar no caminho da sua produtividade. O problema básico destes acumuladores é que eles tendem a encher, porque vários dos objetos chegam a eles e nunca mais saem. É preciso estabelecer também uma rotina para esvaziá-los regularmente.
    

6. Posicionar as distrações: distrações no ambiente de trabalho não são desejáveis (afinal Escritório em Casa não é Central de Entretenimento!), mas esta é uma área em que frequentemente há concessões a fazer: se você optou por aceitar a presença de um sofá em que outros habitantes da casa parem para um café e 2 dedos de prosa, ou mesmo da TV que lhe atualiza das notícias enquanto você trabalha, ao menos minimize o impacto deles: não os posicione de tal forma que para dar uma olhadinha na tela de TV, você precise ficar totalmente de costas para o trabalho, por exemplo. Fique atento também às distrações menos desejadas...

Com estes 6 passos você irá longe! E não se preocupe: é normal ir adaptando o modelo com o passar do tempo, e não há pontos extras para quem prefere ser radical - a não ser que os recursos e tempo disponível sejam infinitos, o melhor é pensar grande e começar pequeno!