Simplificar é remover o que não é necessário e ter mais capacidade de se dedicar ao essencial – serve para a arte, mas também serve para a sua lista de tarefas.

O ZTD, método de produtividade pessoal que eu uso, é uma série de 10 hábitos, dos quais 4 são essenciais e os outros (como o das revisões periódicas) podem ou não ser agregados conforme você avança na capacidade de se organizar.

Um dos hábitos avançados do ZTD é o da simplificação, que consiste em reduzir o número de atividades que precisamos controlar ou, idealmente, que precisamos realizar para atingir nossos objetivos.

Leonardo da Vinci definiu bem: a simplicidade é a sofisticação definitiva.

A mesma visão de simplificação "zen" do ZTD está presente em filosofias orientais. Confúcio disse que a vida é simples, mas insistimos em torná-la complicada. Até Bruce Lee se posicionou a respeito, deixando a seus seguidores a citação “Não é o acréscimo diário, mas o decréscimo diário. Remova o que não for essencial”.

Se você já domina os 4 hábitos básicos do ZTD, ou de algum outro método de produtividade pessoal (todos eles tendem a se aproximar desta lista: capturar, processar, planejar e executar), pode estar na hora de dar o passo adicional de usar a seu favor a eficiência adquirida, simplificando a sua rotina.

Definir o que é essencial depende de cada um, mas o número de pessoas que eu conheço que estão estressadas por tentar fazer muitas coisas ao mesmo tempo só aumenta, e frequentemente a produtividade que elas ganham acaba servindo apenas para que elas façam ainda mais coisas.

Para o autor do ZTD, simplificar significa “reduzir suas metas e tarefas ao essencial”.

A simplificação da produtividade é alcançada, no início, revisando periodicamente as listas de atividades e projetos, realizando ações que removam delas o que não é essencial – ganhando assim espaço para dar atenção àquelas que são mais importantes: as que constituem a base para o valor que você gera, ou as que o aproximam dos seus objetivos.

Conforme você simplificar por meio de revisões e perceber o quanto isso contribui para o alcance dos seus objetivos, vai perceber que isso o tornará mais capaz de filtrar compromissos antes mesmo de aceitá-los como itens da sua lista, assim como reduzir o fluxo de informações que passam por você sem agregar algum valor real – multiplicando assim o ganho em termos de tempo e atenção disponíveis!