Quantos e-mails você já enviou e ficou sem receber resposta?

Muitos, sem dúvida. E não há como garantir que todos eles serão respondidos, que as respostas chegarão a tempo ou dirão aquilo que você espera. Já escrevi artigos sobre este mesmo assunto antes, mas os e-mails que eu não consigo responder, mesmo lendo do começo ao fim, porque não entendo o que o remetente deseja de mim, continuam chegando ;-)

As habilidades redacionais necessárias para escrever uma mensagem que precisa de resposta não são as mesmas que se usa para uma longa e completa narrativa ou descrição. Há algumas coisas que você pode fazer para aumentar as suas chances. Se você quiser que uma pessoa ocupada responda rápida e efetivamente a uma mensagem sua, existem algumas coisas que você pode fazer, como veremos a seguir.

Vamos a elas:

• Use bem o campo "Assunto". Ele precisa ser um resumo do seu... assunto. Não mais que 8 palavras!
• Escreva sobre um único tema. Se precisar de resposta sobre vários temas diferentes, mande vários e-mails ao longo do tempo (e não todos juntos)
• Seja breve e conciso. Não prejudique o seu conteúdo, mas se a mensagem puder ser lida sem rolar a tela, já está muito bom. Se não tiver mais que 10 linhas, melhor ainda.
• Seja objetivo. Vá direto ao ponto, e deixe muito claro qual a ação que você espera do seu destinatário. Se possível, construa a questão de tal forma que a resposta também possa ser objetiva: "Sim", "Azul", "3,14" ou "Julho".
• Identifique-se. A não ser que você tenha certeza de que o seu destinatário sabe as respostas, diga quem você é, onde o conheceu, ou qualquer referência necessária para que ele saiba a quem está respondendo.
• Releia antes de enviar. Atenção para ambigüidades, para subjetividades e excessos. Remova-os sem piedade.

Falando como leitor, eu recebo mais e-mail do que consigo processar, e deixo muitos sem resposta, embora me esforce para verificar o máximo possível. Obviamente, o primeiro critério para análise das mensagens que recebo é o interesse do assunto que ela trata. Mas tenho certeza de que perco muitas mensagens que me interessariam, porque os seus autores não conseguem deixar claro qual é o ponto de interesse para mim, ou mesmo o que eles desejam que eu faça. E neste caso, geralmente os dois lados saem perdendo.

Que dicas você acrescentaria à lista das técnicas que ajudam a garantir mais respostas a e-mails?

Estimar prazos, custos e outras variáveis de projetos pode ser uma atividade complicada, mesmo em projetos pessoais.

Sua ocupações exigem que você faça estimativas freqüentemente? Consultores e gerentes de projetos responderiam que sim, sem pestanejar, mas até quem precisa planejar um churrasco de fim de semana ou a festa de final de ano tem que fazer estimativas. Para saber que local reservar, é preciso estimar quantas pessoas confirmarão presença. Para comprar a comida e a bebida, é preciso ter uma razoável idéia de quantas delas de fato estarão presentes, e quanto cada uma consumirá - assim como para definir o seu preço ao oferecer seus serviços, é necessário ter uma razoável idéia de quanto tempo vai precisar dedicar, e quantos recursos irá gastar.

Lembra dos pontos imateriais e cargas ideais da suas aulas de física no ensino médio? Eles se movem sem atrito, sem peso, sem enfrentar qualquer uma das dificuldades da vida real. E muita gente faz suas estimativas assim, colocando todas as variáveis de forma isolada e no vácuo, ou no máximo nas CNTP. Quem já precisou fazer um plano de negócios ou um planejamento estratégico como parte de um trabalho escolar sabe bem do que estou falando.

Mas fora dos bancos escolares você precisa ir muito além, e este é o tema de nosso artigo de hoje.

Estimando para o sucesso

Como contraste à situação puramente escolar, o pessoal da área de projetos (especialmente a turma do PMI) dedica grande atenção à questão das estimativas, e de como aumentar a chance de que elas sejam concretizadas. Uma das questões centrais neste aspecto é a da restrição tripla (tradicionalmente entendida como tempo X escopo X custo, mas modernamente incluindo em seu contexto também a qualidade), que Ricardo Vargas, autor de vários livros que são referência no Brasil em Gerenciamento de Projetos, recentemente abordou em seu podcast de 5 minutos, sob o título "Opções de Recuperação de Projetos Problemáticos".

Em linhas gerais, a tese da restrição tripla diz que para alterar uma das variáveis que a compõem, você desloca as outras também. Ou seja: se precisar completar o projeto antes do tempo estimado, possivelmente ele irá custar mais, ou fazer menos coisas. Se precisar ampliar o escopo (ou seja: fazer mais do que o planejado originalmente), é provável que levará mais tempo, ou custará mais caro, e assim por diante.

Assim, estimar corretamente é uma necessidade constante, e diretamente associada aos resultados obtidos por diversos profissionais. E neste sentido, o artigo "Web Worker 101: Estimating Basics" é um achado, porque traz uma série de dicas práticas para quem precisa realizar estimativas, no contexto do trabalho individual de um profissional da web.

O texto não é aderente às práticas do PMBOK, mas também não é incompatível: trata-se de um contexto diferente. Se você tem interesse em se informar de forma mais detalhada e completa sobre estimativas em projetos, recomendo a leitura dos capítulos sobre estimativas de recursos e de prazos (que fazem parte do Gerenciamento de Tempo) e estimativas de custos (Gerenciamento de Custo) no material do PMI.

Selecionei algumas das dicas, que reproduzo abaixo juntamente com meus comentários, na expectativa de que você spossam adaptar aos seus próprios contextos e eventualmente complementar com exemplos e sugestões adicionais.

• Dividir para conquistar: Não tente fazer estimativas de prazos ou custos para o projeto como um todo. Quebre-o em partes menores, e estime separadamente. As partes precisam ser pequenas o suficiente para que você consiga imaginar de forma detalhada como lidará com cada uma delas, quanto tempo vai levar e que recursos vai empregar.
• Não some os pedaços: Depois de estimar os detalhes sobre cada uma das partes da tarefa, você não deve simplesmente somá-los e achar que tem a estimativa completa, porque a tendência é que você tenha errado vários dos valores. Existem diversas formas de correção baseada em cenários otimistas, pessimistas e prováveis (se você faz isso profissionalmente, deve buscar se informar sobre PERT/CPM), mas na ausência deles o autor do artigo sugere que você multiplique seus totais por 2,5, corrigindo este fator de acordo com sua própria experiência.
• Não faça contas de chegada: Se o seu cliente só quer gastar R$ 4.000,00, e você estimou que o trabalho custa 7.000,00, não refaça as contas buscando reduzir os números - no máximo, reveja os processos e recomece o processo de estimativa considerando os novos dados. Caso contrário, você vai errar as estimativas, e o resultado final certamente incluirá tanto você quanto o cliente insatisfeitos.
• Não estime sem saber do que está falando: entenda o que o cliente quer, antes de começar a fazer as contas.
• Acompanhe e corrija: não basta estimar: você precisa depois acompanhar se acertou. E quando errar, precisa entender a razão, até mesmo para melhorar a qualidade das suas estimativas futuras.

Você sabe lidar com elogios? Veja alguns erros comuns, e como agir para receber cumprimentos de forma agradável

Como um complemento ao artigo anterior sobre como lidar com críticas, vamos tratar hoje de um assunto ainda mais complexo para muita gente: como receber bem um elogio ou cumprimento.

Antes de mais nada, veja se você consegue visualizar os seguintes erros - praticamente uma sabotagem do ato de elogiar, muitas vezes praticada por puro reflexo, sem envolvimento racional - sendo cometidos por alguém próximo, ao receber um elogio:

• "Eu não mereço", "Quem sou eu?" ou "Que exagero, não é pra tanto"
• Assumir que a pessoa não quer de fato dizer o que disse
• Responder fazendo uma lista de seus próprios pontos fracos
• Desviar 100% do mérito para outras pessoas
• Dizer que foi apenas sorte
• Tentar pescar mais elogios

Para que recusar um elogio? Se a pessoa optou por cumprimentá-lo, aceite, é bom para ambas as partes. O artigo How to take a cumpliment, publicado no Lifehack.org, lista os erros acima, e dá algumas dicas sobre como receber elogios com graça e elegância. Selecionei algumas delas, e comento abaixo.

Eis o que você deve fazer:

• Aceite o elogio. Mesmo que tenha havido sorte ou o apoio de outros, você esteve envolvido, e é visto pela outra pessoa como sendo merecedor do comentário.
• Seja grato. O elogio é como um presente. Você não recusaria ou devolveria um presente de um amigo. Receba-o, e trate-o da mesma forma.
• Não seja pessimista. Ao menos neste momento ;-) Se você recebeu elogios pelo andamento do projeto X, não responda dizendo que a longo prazo você acredita que ele falhará. pode ser um bom momento para esclarecer quais são os próximos desafios do projeto, mas não para dar a entender que quem elogiou está mal informado.
• Reconheça sua parcela de contribuição. Não há problema em mencionar que outros são também dignos de elogio pela mesma razão, pois também fizeram parte do projeto. De fato, não esqueça de fazê-lo! Mas não diga que eles merecem *todo* o crédito.
• Retribua. Torne visível que você aprecia o ato. Se você conseguir, ofereça de volta um cumprimento a quem o elogiou, desde que não pareça falso, ou forçado.

Aceitar cumprimentos não é arrogante e nem egocêntrico, mas depender deles para viver pode ser. Saiba lidar com eles de forma equilibrada, e não esqueça de também fazer elogios a quem merece - eles tornam a vida muito mais agradável!

A maioria dos computadores domésticos é um gerador de ruído constante, e todo usuário tende a querer saber como tornar mais silencioso o seu micro.

A situação tende a piorar em diversas circunstâncias cada vez mais comuns:

• Você trabalha junto ao computador o dia todo
• O PC fica ligado a noite toda fazendo downloads
• O PC fica no quarto do usuário, ou no ambiente de lazer familiar
• Atendendo às (corretas) recomendações usuais, o ambiente em que está o computador não tem carpê, cortinas e outros acessórios que ajudariam a absorver os ruídos
• Há vários computadores no mesmo ambiente

Hoje é possível comprar computadores desktop projetados para reduzir ao mínimo os seus ruídos, e há todo um mercado de coolers, fontes, gabinetes e outros componentes de alta qualidade cuja principal vantagem competitiva é operar de forma mais silenciosa ou menos audível. Muitos destes componentes só podem ser encontrados no exterior (às vezes é fácil encomendá-los via eBay), e outros estão disponíveis em lojas especializadas no Brasil, especialmente as que trabalham com casemod.

Mas algumas dicas permitem reduzir o barulho do seu computador sem comprar nada, e naturalmente é melhor começar por elas. Veja abaixo as principais causas de ruídos no seu computador, e como torná-lo mais silencioso.

Como reduzir o ruído do computador

Fonte de alimentação: esta costuma ser uma das duas principais fonte de ruídos em computadores desktop. As fontes comuns incluem seu próprio cooler (ventilador, ou fan) interno, e ele gera vários tipos de ruído. O mais audível geralmente é o do funcionamento do seu próprio mecanismo, especialmente nos casos em que o cooler usa rolamentos de esferas (ball bearings). Mas o ruído do deslocamento de ar também é bastante audível, especialmente nos modelos mais econômicos, com pás de hélices mais simples, que facilitam que o ar oscile em freqüências audíveis. Dependendo de como a fonte for posicionada, entretanto, até a hélice mais bem planejada pode gerar ruído audível, se ela estiver empurrando o ar diretamente sobre outros componentes da CPU que possam vibrar.

A fonte da foto acima é uma SilentMaxx ATX de 400W, 'fanless' (sem ventilador). Ela é vendida como sendo 100% silenciosa (0 decibéis), mas nem todas as fontes 'fanless' são assim: os componentes eletrônicos de fontes e transformadores em geral produzem algum ruído, embora tenda a ser inaudível. Existem também fontes "quietas" (20db ou menos) mesmo usando ventiladores. É difícil encontrar fontes 'fanless' em lojas brasileiras, mas você pode procurar por fontes mais silenciosas (dica: se o silêncio é a sua prioridade, procure pelas que trazem 'sleeve bearing' em seu rótulo, pois elas não terão rolamentos de esferas), e tomar alguns cuidados básicos, como verificar se ela está bem fixada, em que direção está soprando o ar, e se não há obstáculos no caminho deste deslocamento, gerando ruído adicional. Se você não tiver problemas com superaquecimento, é melhor escolher uma fonte que sopre o ar para dentro do gabinete, e não para fora, pois assim o ruído terá uma camada extra de isolamento - ao mesmo tempo em que a temperatura interna do equipamento aumentará.

Cooler do processador: Junto com a fonte de alimentação, costuma ser uma das duas principais fonte de ruídos em computadores desktop. Até não muito tempo atrás, os processadores costumavam ser resfriados por um radiador de metal acompanhado por um pequeno ventilador de velocidade constante, mas hoje há grande variação, inclusive com o surgimento de acessórios que incluem botões para ligar/desligar/controlar a velocidade do cooler da CPU, do controle automatizado deste cooler pelo sistema operacional ou mesmo por aplicativos.

O superaquecimento do processador é um problema comum, entretanto, e atrapalha mesmo quando não chega a queimar o equipamento: quando todos os sistemas de segurança estão funcionando bem, o seu PC irá desligar automaticamente ao perceber que a CPU ultrapassou a temperatura limite, sem dar tempo para gravar nada, e às vezes sem nenhum aviso prévio. Por isso, quando se trata de reduzir o ruído do cooler do processador, a melhor saída pode ser substituir o cooler por um modelo que gere menos ruído, mesmo quando em funcionamento permanente. Ao contrário das fontes fanless, os coolers de CPU "quietos" são menos difíceis de encontrar em lojas brasileiras. O modelo exibido na foto é um Zalman CNPS7000 P4, com dissipador de cobre montado ao redor do ventilador suspenso, operando em modo silencioso a 20 decibéis. Visite uma loja de componentes ou de casemod, mas saiba os detalhes do seu processador e placa-mãe, para não comprar um modelo incompatível. Leve em consideração também as dimensões do cooler, pois ele pode não caber - especialmente considerando o posicionamento de outras placas ou da fonte de alimentação.

Disco rígido: o HD provavelmente é responsável por uma parcela considerável do ruído emitido pelo seu PC. Alguns são mais silenciosos do que os outros, mas em geral há várias maneiras de lidar com isto. A primeira delas (e melhor, porque pode aumentar a durabilidade e diminuir o consumo) é ativar os recursos de economia de energia na sua BIOS ou no sistema operacional, especialmente a opção que faz o HD parar de girar após X minutos de inatividade - ela faz alguma diferença no desempenho, mas reduz a quase 0 o ruído gerado pelo HD quando o computador está ligado mas não em uso. Outra que em geral faz diferença é resistir à tentação de usar menos parafusos. Prenda seu HD ao gabinete usando 4 ou mais parafusos, bem apertados, e reduza assim o ruído gerado diretamente pela vibração da unidade em contato com seu suporte.

Outra alternativa é procurar em lojas especializadas por uma gaveta ('case' ou 'enclosure') interna silenciadora de HD, como a da foto. Ela ocupa uma das baias de 5 1/4 do seu gabinete, e tem isolamento acústico para amortecer o ruído gerado pelo seu disco rígido barulhento quando estiver em uso. Mas preste atenção no superaquecimento, especialmente em drives de maior velocidade de rotação!

Ventiladores do gabinete: É cada vez mais comum os gabinetes trazerem espaço para instalação de ventiladores (fans, coolers) adicionais: frontal, lateral, superior, posterior, etc. Às vezes é mesmo necessário, especialmente em climas quentes ou quando se usa componentes de alto desempenho: processadores e memórias mais rápidos, discos rígidos de alta rotação e placas de vídeo avançadas dissipam cada vez mais calor.

Se o seu gabinete tem ventilação extra, considere o seguinte: ventiladores maiores deslocam mais ar, girando a velocidades menores, com menos ruído. Por isso, um ventilador de 120mm em geral é preferível a um de 92mm ou 80mm. É fácil encontrar ventiladores maiores e mais silenciosos em lojas de componentes. Dê preferência aos que tenham a expressão 'sleeve bearing', e não 'ball bearing' (rolamento de esfera) na embalagem. Ao fixar o ventilador no gabinete, aperte bem os parafusos, e se possível use uma arruela de borracha ou outra forma de amortecer e absorver as vibrações. Outra opção, para quem gosta de casemod, é usar um controle de ventilação, como o da foto acima - o Fan Control Akasa 5¼" All-In-One com LCD, à venda no Brasil via LinuxMall. Com ele, é possível reduzir ou mesmo desligar os coolers quando eles não estiverem sendo necessários.

Organização do gabinete: gabinetes compactos geram mais necessidade de arrefecimento, e portanto mais ruído. O ideal é ter espaço livre no interior do equipamento, e entra os componentes. Se puder, deixe um slot livre entre cada placa, e divida igualmente os HDs entre as baias disponíveis. Fixe os cabos, e não os coloque imediatamente no fluxo de ar dos coolers.

Um gabinete de metal mais "pesado", como costumam ser os dos servidores "de griffe", costuma ter mais isolamento térmico e acústico. Gabinetes leves de alumínio dissipam melhor o calor, mas também ressoam mais e transmitem mais vibrações para o ambiente. Não cometa o erro comum de deixar seu gabinete aberto para ter mais ventilação, a não ser que você tenha de fato um ventilador apontado para ele: o fluxo de ar interno do seu gabinete é planejado para operação fechada, e se você abrir a tampa, o ar simplesmente não circulará. Aperte bem todos os parafusos, e coloque amortecedores nos pontos em que há contato direto de metal com metal. Eu costumo usar "espuma de polietileno para vedação" - uma fita adesiva barata para vedar janelas e portas, à venda em qualquer loja de materiais de construção - ao longo da superfície de contato do gabinete com a tampa, para reduzir o ruído causado pela vibração do conjunto. Produtos como a manta de espuma Paxmate podem absorver algumas vibrações, mas tendem a não ser uma solução completa: é melhor reduzir o ruído do que tentar absorvê-lo.

Não esqueça do óbvio: Se todos os parafusos estiverem bem apertados e todos os contatos entre peças estiverem amortecidos, ainda assim o gabinete como um todo vai vibrar, e transmitir vibração por contato para todas as superfícies em que estiver apoiado ou encostado. Faça com que ele não esteja encostado em nada exceto a sua base, e coloque alguma cobertura flexível (por exemplo, um mousepad velho) sob os seus apoios, para absorver uma parte desta vibração.

Provavelmente algum dos ventiladores internos do seu gabinete estará soprando para fora. Não deixe a saída deste ar ser obstruída, não a aproxime demais da parede ou do fundo do seu móvel, e não coloque cabos no seu caminho: além de gerar mais ruído, estes obstáculos reduzem a eficiência térmica do conjunto.

Dê atenção também à questão dos ruídos dos periféricos: caixas de som comuns costumam produzir ruído constante quando ligadas e sem uso - você já deve ter notado o fim deste ruído quando as desliga. Monitores CRT em funcionamento também causam ruído audível. Seu no-break também pode fazer ruído, assim como os HDs externos e vários outros componentes. Aplique uma boa dose de bom senso a todos eles, e reduza ao mesmo tempo o consumo e o ruído ;-)

O Rodrigo Stulzer, amigo de longa data e por muito tempo companheiro próximo na luta pelo avanço do código aberto no Brasil, publicou em seu blog Empirical Empire uma entrevista comigo, contando os bastidores do Efetividade.net. Obrigado, Rodrigo!

O bate-papo ocorreu por uma série de e-mails ao longo do final de semana, e está publicado na íntegra. Se você tem interesse em saber o que está por trás do Efetividade, e do BR-Linux, olha lá!

Aproveitando: nos próximos dias o Efetividade deve passar por mudanças na infra-estrutura. Não se assuste se acessar e estiver tudo meio estranho, estamos em obras para melhor servi-lo ;-)

O número de blogs e sites participando da minha promoção no BR-Linux para divulgar a lista de compatibilidade Linux já ultrapassou o limite de 200 (na verdade, está batendo nos 250), o que automaticamente eleva a US$ 270 a doação que o BR-Linux fará à Wikipedia e ao Wordpress. Qual dos 2 projetos receberá a maior parcela é o tema de uma votação aberta entre os participantes; no final de semana, fiz uma contagem rápida dos votos e verifiquei que a Wikipedia naquele momento contava com 54% do total. A promoção vai até as 23h59min de 12 de outubro de 2007, então ainda dá tempo de este placar se alterar bastante!

Agradeço a todos os blogs que estão ajudando a divulgar!

Ajude a divulgar a lista brasileira de equipamentos e serviços compatíveis com Linux, e concorra a MP4 e MP3 players, mochilas Targus, períodos de VoIP grátis e até a ventiladores USB - além de contribuir automaticamente para doações para a Wikipedia e o Wordpress! O BR-Linux coletou mais de 12.000 registros de compatibilidade de equipamentos e serviços (webcams, scanners, notebooks, ...) na sua Pesquisa Nacional de Compatibilidade 2007, e agora convida a comunidade a ajudar a divulgar o resultado. Veja as regras da promoção no BR-Linux e ajude a divulgar - quanto mais divulgação, maior será a doação do BR-Linux à Wikipedia e ao Wordpress.