Produtividade pessoal: dê um reboot no seu cérebro com uma caminhada

Quem realiza trabalhos intelectuais ou criativos acaba se defrontando com situações em que o cérebro empaca e nada mais é produzido.

Uma grande armadilha neste tipo de situação é dar ouvidos ao canto da sereia das esponjas de criatividade: ligar a TV, abrir o comunicador instantâneo, navegar a esmo na Internet, ou jogar on-line. Se você faz isso, acabará percebendo que perdeu várias horas e mesmo assim a sua mente não voltou a operar.

Keep walking, diz a propaganda de whisky. O artigo "Take a Walk That Will Reboot Your Brain" fala sobre um truque que eu costumo usar: se o cérebro trava, eu levanto e vou dar uma volta.

Se estou no trabalho, às vezes é suficiente encontrar alguma pendência (simples!) na agenda que tenha que ser resolvida fora da minha sala - preferencialmente fora do meu andar. Conversar com outras pessoas, ver cenários diferentes e se ocupar com algum outro problema pode ser mais do que o suficiente para depois poder voltar e encarar a sua situação original por outro ângulo.

Se o stress é maior, e se você tem este tipo de liberdade, aí pode valer a pena usar o velho truque da padaria. Sair para um lanche rápido, um café fora do prédio, uma visita à banca de jornais para ver qual revista falou sobre o Efetividade esta semana ;-), qualquer coisa que dê ao cérebro a possibilidade de mover o seu problema para a área de swap por algum tempo, dando aos seus neurônios uma folga.

Quando estou em casa e trabalhando para mim mesmo, às vezes faço um pouco diferente: uso a procrastinação produtiva. Aproveito a situação de travamento mental para fazer uma pausa de 1h e ir ao supermercado comprar a lista de produtos de limpeza pendentes, devolver algum livro na biblioteca ou entregar algum pacote no correio (quando eles não estão em greve...)

Quando retorno, em geral o travamento passou, o problema voltou a ser atingível, e às vezes o subconsciente até já surgiu com alguma nova solução que antes seria impossível de perceber.

O artigo do Lifehacker dá 3 dicas para quem resolve dar uma volta para se livrar do travamento mental:

  1. Não leve carga - esqueça a mochila, agenda e pasta, leve no máximo papel e caneta no bolso para anotar alguma idéia perdida.
  2. Escolha um caminho diferente, em uma área conhecida.
  3. Faça pausas. No banco da praça, na padaria, na livraria, na casa de uma amiga...

Cinco minutos de passeio descompromissado podem ser tudo o que você precisa, mas às vezes são um luxo inacessível. Se você puder, aproveite!

Você começa o dia pela tarefa mais difícil?

Às vezes o meu dia de trabalho vai ficando cada vez mais estressante, e eu não percebo a razão imediatamente. No momento em que a ficha cai, tudo fica claro: tenho uma pendência importante e complicada, e estou deixando a danada para o final da fila.

Pode ser um telefonema que eu preferiria não fazer, um relatório que preciso escrever com dados que não serão fáceis de obter, ou alguma tarefa chata como limpar a geladeira. A pendência já foi identificada, talvez até anotada, não poderá ser deixada para amanhã, e mesmo assim eu percebo que estou adiando.

A solução para salvar o resto do dia é simples: mover esta tarefa para o início da fila. Depois que eu faço isso, e a resolvo, estou livre, e a partir daí é como se o resto da agenda ficasse simples e acessível.

No começo do dia é mais fácil fazer isto, porque em geral é o principal momento em que você faz uma escolha consciente sobre qual a ordem que irá dar às suas atividades. Se engolir o sapo vai ser inevitável, o melhor é livrar-se desta tarefa logo de uma vez, adotando - quando possível - o posicionamento Marta Suplicy durante ela.

A literatura sobre produtividade pessoal tem conselhos conflitantes sobre isto: alguns autores recomendam iniciar pela tarefa mais importante, outros sugerem começar pela tarefa inadiável mais indesejada ou difícil, e outros ainda sugerem começar por tarefas fáceis e rápidas, para "ganhar impulso" e se motivar.

Você precisa escolher a que mais se adapta ao seu estilo, ou mesmo saber escolher o que fazer a cada caso. Isso também é Efetividade ;-)

Sem tempo pra nada? Uma planilha para avaliar como você usa seu tempo

"Parece que o Natal foi ontem e já estamos caminhando para o final de ano de novo. Essa frase, campeã das conversas vapt-vupt de elevador (ou de sinais fechados), existe desde que o mundo é mundo. A impressão de que o tempo voa persiste desde que o homem começou a pensar no sentido da vida. No início da era cristã, o filósofo Sêneca (7 a.C.-65 d.C.), na obra Sobre a Brevidade da Vida, dizia que “finalmente, constrangidos pela fatalidade, sentimos que ela [a vida] já passou por nós sem que tivéssemos percebido”. “Foge o irrecuperável tempo”, dizia o poeta latino Virgílio (70-19 a.C.)."

O parágrafo acima é de um artigo da Mariana Sgarioni, publicado na edição 57 da revista Vida Simples, sobre a sensação de que as coisas passam muito rápido, e como é possível tirar proveito destes tempos de correria

E foi neste sentido que o Osvaldo Santana Neto enviou para nós todos a contribuição abaixo:

Adquiri um ótimo livro que fala sobre a epidemia da falta de tempo. O livro se chama "Sem Tempo pra Nada" de Edward M. Hallowell (Ed. Nova Fronteira) que é muito bom. Neste livro o autor, que é psiquiatra, demonstra que a vida agitada de hoje pode levar as pessoas a desenvolverem sintomas de DDA (especialidade do autor).

O título original do livro é "Crazy Busy" e o seu texto foi citado em um artigo da revista Época Negócios do mês de Julho em um artigo que fala sobre executivos workaholic que levam o trabalho pra casa (graças aos Blackberry).

No livro existe um exercício que consiste em fazer um "orçamento" do uso de seu tempo para detectar tarefas consumidoras de tempo e que não necessariamente à satisfação do indivíduo.

Eu automatizei a planilha que vem no livro, usando o OpenOffice. Usar é bastante simples. Você dá notas de 1 a 5 nas colunas de "Fator de Esforço", "Fator de Gratificação" e "Fator Necessidade / Coisa Certa a Fazer".

A planilha calcula o "Fator de Valor" que dá uma nota que irá variar entre 1 e 125. Se esse valor ficar abaixo de 5 significa que a tarefa deve ser "eliminada" da sua rotina pois ela é uma das tarefas que te consome tempo demais sem nenhum benefício.

A planilha tem formatação condicional, logo, ela marca com as cores vermelho (crítico), amarelo (atenção!), normal e verde (faça mais disso!). As células com fundo cinza contêm fórmulas e não devem ser preenchidas manualmente.

Bom, agora eu acho que já está mais claro como ela funciona :) Obviamente o livro detalha e fundamenta cada um desses fatores, mas aí eu recomendo a leitura do mesmo :)

Obrigado, Osvaldo! Volto a recorrer ao texto da Vida Simples, que faz referência ao autor do livro acima: “Forçar o vinho a envelhecer depressa, as árvores a crescerem rápido, apressar um chute na bola, forçar o amor a vir mais cedo, o amanhã a chegar hoje. Gostamos de andar rápido e vencer a corrida. O problema é que perdemos a grande vitória da desaceleração a ser conquistada”, diz o psiquiatra americano Edward M. Hallowell. Se a idéia é aproveitar o tempo, sossegue. Você vai viver mais do que seus avós ­ a expectativa de vida do brasileiro cresceu mais de 8 anos nos últimos 23 anos. Se o homem vive mais tempo, o tempo não precisa lhe faltar.

E o livro ("Sem Tempo pra Nada, Edward Hallowell, Nova Fronteira, 2007) parece mesmo um achado. Já encomendei o meu, e quero descobrir se ele cumpre a proposta de "nos ajudar a tirar o melhor deste ritmo de vida frenético e quase insano."

Gerenciamento de Projetos: Os 10 mandamentos

O gerenciamento de projetos é um assunto que está em voga, e artigos sobre o tema pipocam em todas as mídias. A ComputerWorld não foge à regra, e publicou na sua seção Management um interessante artigo propondo os 10 mandamentos do gerenciamento de projetos.

Segundo o subtítulo, estes mandamentos vão levar sua organização à terra prometida da cultura baseada em projetos. Eu não faria uma afirmação tão ampla, mas tenho certeza de que eles podem provocar algumas reflexões interessantes.

Por ser produto da ComputerWorld e ter como autor James M. Kerr, cuja carreira foi na gestão de TI, o texto tem forte inclinação para os aspectos que afetam a área de tecnologia nas organizações. Mas mesmo que não seja o seu caso, certamente você pode adaptar grande parte das propostas à sua realidade.

Aparentemente, o artigo "The Ten Commandments of Project Management" ainda não foi traduzido pela ComputerWorld brasileira. Mas abaixo você encontra uma tradução parcial, com algumas adaptações e flexões para melhor adaptar o texto à realidade brasileira.

Leia também: "Gerenciamento de Projetos: uma versão “light” para aplicar em pequenos projetos" e "Gerenciamento de projetos pessoais: Não faça suas estimativas no vácuo", aqui no Efetividade.net.

Os 10 mandamentos do gerenciamento de projetos

I - Estreitarás teus escopos. Nada é pior do que um projeto interminável. Ele pode sugar todos os recursos e esgotar até mesmo a equipe mais motivada. Para manter os projetos firmes e orientados, concentre seus maiores esforços em projetos menores, que tenham entregas ("deliverables") alcançáveis e que possam cumprir seus prazos. A longo prazo, uma série de vitórias pequenas tem mais impacto sobre a organização do que uma gigantesca orquestra sinfônica que nunca chega a tocar.

II - Não tolerarás equipes inchadas. Uma boa maneira de começar com o pé direito é garantir que a equipe do projeto terá o tamanho certo. Equipes maiores são mais difíceis de motivar e administrar, e as personalidades podem ficar no meio do caminho, atrapalhando o trabalho. Não existe um tamanho ideal para a equipe, mas uma boa regra empírica é ter uma pessoa para cada papel e um papel para cada pessoa. Se alguns integrantes tiverem que desempenhar mais de um papel, tudo bem - se você for errar o dimensionamento, erre a favor de uma equipe menor.

III - Exigirás dedicação de todas as áreas envolvidas. Se a área de TI aceitar um prazo apertado, mas parte dos documentos de projeto precisar ser aprovado pelas demais áreas da organização, e elas não estiverem comprometidas da mesma forma, o projeto acaba virando uma gincana. Se as áreas de negócio aceitam um prazo apertado, mas dependem de um aplicativo a ser desenvolvido pela área de TI, que não está comprometida da mesma forma, o projeto também acaba virando uma gincana. O gerente de projeto deve se posicionar de forma a que todas as áreas diretamente envolvidas no sucesso do projeto estejam comprometidas, e disponíveis na medida da necessidade, desde o princípio.

IV - Estabelecerás um comitê para analisar o andamento. O comitê de acompanhamento, qualquer que seja seu título oficial, é o corpo diretivo do projeto. Ao mesmo tempo em que lida com questões relacionadas às políticas e estratégias da empresa, ele pode e deve remover as lombadas e obstáculos do caminho do projeto. Um arranjo típico envolve reuniões quinzenais das áreas de gerência intermediária envolvidas no projeto, para analisar seu andamento e verificar como se envolver das formas descritas acima.

V - Não consumirás tua equipe. O 'burnout', ou esgotamento físico e mental dos membros da equipe, causado pelo stress e esforço das atividades, não é incomum. Fique atento às necessidades das pessoas e evite este efeito que reduz a efetividade da equipe - não planeje de forma que o envolvimento das pessoas vá exigir sacrifícios incomuns e continuados. Em particular, evite o efeito do envolvimento serial: o popular efeito "sempre os mesmos" - pessoas que se destacam por resolver bem os problemas que recebem, e assim acabam sendo envolvidos em mais projetos do que seria racional, gerando stress para elas, e disputa de recursos para os projetos.

VI - Buscarás apoio externo quando necessário. Adotar consultores em gerenciamento de projetos é uma forma de prevenir o esgotamento. Além de aumentar as equipes, os especialistas externos muitas vezes podem trazer valiosas novas idéias, perspectivas e energias. É essencial trazer o profissional certo no momento certo: especialistas nos aspectos técnicos e de mercado não são a mesma coisa que especialistas em gerenciamento de projetos. Considere as características do projeto e da equipe antes de definir o tipo de apoio externo necessário.

VII - Darás poder às tuas equipes. Equipes de projeto que já estejam se esforçando para cumprir seus escopos e prazos não precisam ter preocupações adicionais com questões formais como o preenchimento de formulários de registro de atividades para seus departamentos, ou participação em reuniões periódicas de seu órgão de origem. Ao invés disso, eles devem ter o poder discricionário de dedicar-se às atividades essenciais e que agregam valor ao projeto, e a estrutura deve se esforçar para adaptar-se a estas condições. Mas é importante que os membros da equipe correspondam a esta confiança, saibam claramente o que se espera deles e de que forma devem usar sua iniciativa.

VIII - Usarás ferramentas de gerenciamento de projetos. Tarefas mundanas de gerenciamento de projetos podem ser automatizadas. Procure ferramentas que ofereçam acompanhamento do andamento, gerenciamento de tarefas, gerenciamento do fluxo de trabalho e análise de recursos, e que funcionam em uma plataforma de Intranet que promova o compartilhamento e a comunicação. Mas lembre-se de que usar tecnologias que acrescentem uma camada extra de complexidade a um projeto já desafiador por si pode não ser uma boa idéia.

IX - Reconhecerás o sucesso. Todos os participantes do projeto devem ser reconhecidos de forma positiva pelo esforço que praticaram. As recompensas não precisam ser extravagantes. É fundamental que a origem real do reconhecimento - seja a Presidência, a direção da filial regional, o principal patrocinador do projeto ou o seu gerente - fique clara para todos, e que se manifeste de forma tão individual e personalizada quanto possível.

X - Não tolerarás gambiarras. Políticas sólidas de gerenciamento de projetos devem eliminar antecipadamente a tentação de recorrer a alternativas rápidas e rasteiras, que só levam a erros, desperdício, retrabalho e frustração.

Estes são os mandamentos da gestão de projetos segundo James Kerr. Que tal aproveitar para incluir nos comentários alguns mandamentos adicionais que você aprendeu em sua própria experiência ou que sejam adotados em sua organização?

Concorra a mochilas Targus e MP4 players - e outros brindes - e faça aumentar a doação do BR-Linux para o Wordpress e a Wikipedia ;-)

Quando eu montei a lista de brindes da minha nova promoção no BR-Linux, lembrei também dos leitores do Efetividade e incluí 2 mochilas Targus (similares à que foi recentemente analisada por aqui)

Reproduzi abaixo o anúncio da promoção, e conto com a participação de todos vocês! (sim, isso inclui você.) ;-)

Ajude a divulgar a lista brasileira de equipamentos e serviços compatíveis com Linux

...e concorra a MP4 e MP3 players, mochilas Targus, períodos de VoIP grátis e até a ventiladores USB - além de contribuir automaticamente para doações para a Wikipedia e o Wordpress! O BR-Linux coletou mais de 12.000 registros de compatibilidade de equipamentos e serviços (webcams, scanners, notebooks, ...) na sua Pesquisa Nacional de Compatibilidade 2007, e agora convida a comunidade a ajudar a divulgar o resultado. Veja as regras da promoção no BR-Linux e ajude a divulgar - quanto mais divulgação, maior será a doação do BR-Linux à Wikipedia e ao Wordpress.

Vamos lá, faça sua parte para ajudar a divulgar uma boa causa!

Como liderar: saber os conceitos não é o suficiente.

Liderança é um termo para o qual cabem muitas definições, em geral envolvendo dinâmicas do funcionamento de grupos e a capacidade de influenciar comportamentos. Muitos dos conceitos também envolvem os mecanismos e os resultados obtidos pelo líder ou pelo grupo, e raramente podem ser transmitidos e transformados em ação por intermédio de um simples curso ou estudo: o líder se desenvolve, a liderança não pode ser simplesmente adquirida.

Um dos conceitos de liderança que mais me agrada pessoalmente diz respeito a organizações militares de ação não convencional (estilo "Commandos", Green Berets, SEALs ou Marine Raiders), que - ao contrário do que é usual em organizações militares altamente verticalizadas - dependem de forma intensiva, e em todas as suas operações, da capacidade de iniciativa individual e não previamente mapeada de todos os integrantes da equipe, contando com seu alinhamento à missão e à estratégia definida.

O conceito é relativamente complexo, mas foi simplificado ao ser transposto para obras de ficção militar, e passou a tomar a forma da seguinte proposta para uma liderança efetiva em situações que exigem grande capacidade de adaptação ao ambiente externo: "Prepare uma boa equipe, dê a ela as condições necessárias, explique onde precisamos chegar... e saia do caminho".

Administradores que são verdadeiramente líderes, e não apenas chefes, têm algumas características em comum:

  • Usam muito mais a capacidade de influência do que o poder de comando.
  • Sabem ouvir cada integrante da equipe e fazer uso das informações que recebem.
  • Não micro-gerenciam a execução das tarefas, nem criam dependências desnecessárias (no estilo "quero carimbar todos os documentos que você for enviar").
  • Confiam na equipe e procuram fazer com que a equipe confie nele.
  • Valorizam opiniões e perspectivas de outros.
  • Comunicam claramente à equipe e ao público interno quais os objetivos e metas

Nenhuma novidade até aqui, certo? Todos sabem diferenciar um líder de um chefe, quando se trata de analisar as características de relacionamento interpessoal. Mas existem outras características dos líderes que podem ser muito mais difíceis de desenvolver, e que você não pode deixar de valorizar se deseja se aperfeiçoar: as relacionadas à tomada de decisões. Veremos a seguir os detalhes sobre as principais delas.

Liderança e a tomada de decisões

Líderes tomam decisões. Parece óbvio, mas quantas vezes você já teve que lidar com uma pessoa que está em posição de liderança, mas não é capaz de decidir nada? Ele adia, exige pareceres, faz consultas, e na prática decide apenas aquilo que alguma norma manda ele fazer, ou que ele tem condições de colocar a culpa em alguém, se der errado, ou pegar os créditos para si, se der certo.

Em organizações é comum que as pessoas prefiram não tomar decisões, se não forem obrigadas. Elas preferem rotinas, mecanismos, regras e processos com resultados conhecidos. É há uma razão para isso: processos conhecidos e decisões mecânicas reduzem mesmo o stress e conduzem a resultados conhecidos, de forma mecânica e burocrática (no bom sentido weberiano). Entretanto, nem sempre as condições necessárias ao uso dos processos conhecidos estão disponíveis, e aí as decisões precisam ser tomadas. Dizem que o poder é de quem o exerce, mas a responsabilidade de decidir também é de quem lidera, e assim as mudanças disruptivas e urgentes precisam ser tratadas por *alguém*.

Neste contexto, portanto, a liderança é a característica da pessoa que no calor dos acontecimentos aceita a carga adicional de tomar decisões, muitas vezes tendo de escolher entre diversas opções ruins e sem dispor de todas as informações necessárias.

Líderes assumem suas responsabilidades. Decidir seria bem mais fácil, se nos casos de falha pudéssemos sempre colocar a culpa nos outros. Quem nunca teve um chefe que, antes de tomar qualquer decisão, exigia manifestações por escrito sobre absolutamente tudo, e depois guardava verdadeiros dossiês, para ter em quem colocar a culpa caso o projeto não fosse bem-sucedido? E que ao se manifestar sobre qualquer assunto, primeiro citava todas as normas e regulamentos que determinavam que ele agisse exatamente da forma como agiu?

Isto não é assumir a responsabilidade de liderar. Não pode nem mesmo ser chamado de liderar: o chefe acaba virando um despachante, um feitor, capataz de sua equipe - um nível hierárquico desnecessário e um risco permanente para a organização e para as pessoas cujos resultados dependem dele.

Líderes promovem a ação. Muita gente tem opiniões fortes sobre como resolver absolutamente qualquer problema, e mesmo assim os problemas delas continuam sem solução. Neste contexto, liderança significa também saber ir além, e de fato *fazer algo*.

Líderes eficazes garantem que suas equipes resolverão os problemas, e líderes efetivos asseguram que ao resolver os problemas, o ambiente mudará de forma favorável aos seus objetivos. Se você quer ser um líder, precisa saber transformar suas metas em ações, aqui e agora, e em seguida tomar estas ações, ou inspirar a sua equipe a fazê-lo.

Líderes valorizam as suas equipes. Eles investem na formação de boas equipes, na obtenção dos recursos necessários, e na criação do clima organizacional adequado. Eles não têm medo de que algum dos integrantes de suas equipes possam tomar seu lugar: pelo contrário, eles estão constantemente formando 1 ou 2 substitutos, porque sabem que um verdadeiro líder sempre têm grandes chances de ser movido para desafios maiores em suas organizações. Eles dizem pouco "Eu" e muito "Nós", e valorizam os pontos fortes de seus liderados.

Um bom líder consegue incutir em cada membro da equipe a idéia de que as metas pelas quais eles estão trabalhando são deles mesmos, e não de alguma entidade abstrata e sem face. O verdadeiro líder confia na capacidade de decisão de sua equipe, e trabalha constantemente para ter condições de apenas definir a missão e as diretrizes, saindo então do caminho e deixando a equipe trabalhar.

E para completar: Líderes não acreditam cegamente em fórmulas prontas. Claro que isto não é uma licença para constantemente reinventar as bases de tudo: é preciso ter bom senso e uma perspectiva racional. Mas os mecanismos funcionais e práticas tradicionais têm seu lugar, e o líder precisa saber reconhecer a eventual necessidade de se desviar do caminho já trilhado.

E é deste ponto que surgem as perguntas para os comentários deste artigo: que características adicionais você identifica nas figuras que considera verdadeiros líderes? E quais traços você acredita que eles deveriam trabalhar mais?

Sugestões de leitura adicional

O assunto "Liderança" é praticamente inesgotável. Já escrevi anteriormente aqui no Efetividade.net sobre o livro “Este barco também é seu”, um bom case de liderança e gestão participativa.

Outro artigo interessante é o "Lead, Follow, and Get Out of the Way", que trata de temas bastante próximos aos que foram abordados neste artigo que você está lendo.

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