Receber críticas faz parte da vida, e quem trabalha em equipe ou realiza alguma atividade para o público acaba sempre recebendo sua parcela delas, justas ou não.

Mas lidar com críticas é muitas vezes um desafio. Pela observação do mundo ao meu redor, acredito hoje que muitas pessoas acreditam que devem reagir vigorosamente a todas as críticas, e discutir até provar que a pessoa que criticou é que estava errada. E às vezes elas precisam mesmo, mas é necessário saber lidar com as demais críticas de forma positiva.

Por manter uma série de projetos abertos ao público em geral e com razoável grau de visibilidade (o BR-Linux, por exemplo, recebe bem mais de 1 milhão de visitas todos os meses), recebo um fluxo constante de feedback dos usuários, incluindo as críticas, afinal a presença delas é uma lei quase invariável da natureza.

Muitas vezes as críticas trazem em si oportunidades valiosas de aprendizado, e em outras elas são um genuíno meio de identificar e corrigir desconformidades no serviço prestado. Há também as críticas que nada acrescentam, ou que são dirigidas à pessoa errada, e é necessário lidar com estas também.

E é neste sentido que achei muito interessante o artigo "How to Accept Criticism with Grace and Appreciation", publicado pelo Zen Habits. Ele dá várias dicas sobre como lidar com as críticas recebidas, de uma forma positiva e elegante. Separei algumas delas e acrescentei meus próprios comentários, leia a seguir.

Como reagir a críticas de maneira construtiva

É claro que há situações em que o que você precisa fazer é realmente refutar e discutir as críticas recebidas. Mas as dicas abaixo são para os demais momentos, aqueles em que você pode e deve reagir com tolerante elegância, aceitando de forma positiva a crítica feita sem intenção de ofender.

• Segure a sua primeira reação: conte até dez, deixe passar 2h, aguarde para responder só amanhã... Sua primeira reação pode tender a ser muito mais emocional do que racional, e reduzir a chance de resolver algum eventual problema real, ou de ter algum aprendizado com a experiência. Às vezes é necessário morder a isca e entrar em um bate-boca, mas se você entrar em todos eles, pode até "ganhá-los" várias vezes, mas progredirá menos. Reagir a provocações pode ser importante, mas não é boa estratégia - quem sempre reage pode ser facilmente manipulado e conduzido.
• Não desperdice o feedback: por mais mal-educada e inapropriada que a crítica seja, ela traz em si algum feedback - sobre o seu serviço, sobre você mesmo ou até sobre a pessoa que está criticando. Identifique-o, e atue sobre ele, mesmo que você não vá responder ao autor.
• Agradeça, mesmo que sob o ponto de vista de quem fez a crítica, o ato em si seja um desperdício. A crítica é um feedback importante, e pode contribuir para a melhoria do seu desempenho, mesmo que a intenção dela seja ofender e magoar. Agradecer, e de fato levar em conta a informação recebida, pode ser uma boa resposta inicial, principalmente quando você tem certeza de que, a longo prazo, você será cada vez mais bem-sucedido na iniciativa que está sendo criticada.
• Identifique o núcleo da questão. Muitas vezes, uma crítica válida vem embalada em uma série de camadas de ofensas. Identificar e responder somente à crítica que é o centro da questão é uma forma energeticamente econômica de passar a mensagem de que o reclamante não está à altura de ofendê-lo, e de que manifestações futuras podem se concentrar no aspecto crítico da questão, dispensando as tentativas de ofender, porque elas não colam mesmo.

Na maioria das vezes, as críticas viciosas são reflexos de problemas de quem está criticando, e não de algo que a pessoa que está sendo criticada fez, ou deixou de fazer. Mas só podemos controlar a nós mesmos, e não aos outros, portanto cabe a cada um de nós saber como prefere lidar com a situação.

Qual a sua técnica?

O integrante desinteressado ou permanentemente desmotivado é um desafio comum nas organizações voluntárias e sem fins lucrativos, mas também está presente nas empresas, na sala de aula e até no seu grupo de estudos. Como lidar com ele sem removê-lo da equação?

Seria tudo mais fácil se você pudesse clicar com o botão direito na sua equipe, selecionar a opção "Incrementar motivação", e pronto. Mas a motivação é um processo, não um evento isolado. É conseqüência, e não causa. A sua ausência pode vir de problemas conjunturais, estruturais, de infra-estrutura, de processos, e até mesmo de liderança em si.

Algumas razões comuns para a perda da motivação do membro da equipe são a falta de reconhecimento, de conhecimento dos objetivos da atividade que realiza, de uma perspectiva de progressão no futuro, os processos mal estruturados, a inadequação das métricas às características da equipe, e a inépcia dos superiores hierárquicos.

E foi na prevenção deste último fator - nos casos em que o superior hierárquico reune o interesse e as condições - que o leitor Felipe Suzin se concentrou ao elaborar seu breve artigo, que publico abaixo. Obrigado, Felipe!

O desafio de liderar equipes com pessoas desinteressadas

por Felipe Suzin

"Li em um comentário de artigo anterior a solicitação de um leitor que queria um texto sobre a questão da liderança quando há pessoas desinteressadas na equipe. Como é área do meu interesse e uma das minhas principais atribuições profissionais, escrevi um pequeno artigo a respeito.

Desinteressados, mais do que simplesmente estorvos funcionais, são muitas vezes uma criação da própria organização, por intermédio de políticas equivocadas de gestão de pessoas, pressão por metas elevadas sem o correspondente incentivo, ausência de planos de carreira, etc. Estes fatores ajudam a criar um verdadeiro batalhão de problemas que um pouco de planejamento poderia evitar.

Como a maior parte destes problemas pertencem à esfera estratégica da empresa, foquei no trato direto com a equipe, que está mais ao alcance do gestor de nível médio da organização. Mas não esqueça: na próxima reunião com a diretoria, puxe os temas acima citados para a mesa de discussões.

Liderando a equipe: Para liderar com efetividade uma equipe assim, a ferramenta mais útil é o diálogo. Esta é uma ferramenta tão poderosa, que pode promover verdadeiros milagres comportamentais no seu negócio. Mais eficiente que punições, demissões, e o envolvimento emocional das “chamada aos brios”.

• A raiz do problema. Procure descobrir junto do funcionário qual a sua motivação para o desinteresse. Sim, até para não fazer nada devemos estar motivados de alguma maneira. As causas podem ser as mais diversas, mas ouvi-las e compreendê-las é um passo enorme na resolução do problema. O truque aqui é saber realmente ouvir e refletir, e não se limitar a escutar e depois fazer um discurso motivacional.
• Agir sobre as causas. Uma vez descobertas as causas, procure saná-las. Lembra das qualidades do líder? Uma delas é remover obstáculos para a equipe. Existem desde a teoria das necessidades de Maslow até a de Extratos de Elliott Jacques para explicar a motivação das pessoas, mas o básico pode ser saber que a forma mais fácil de diagnosticar é observando com atenção e dialogando francamente.
• Diga a verdade. Não adianta dourar a pílula se o desinteresse do seu subordinado esta atrapalhando o desempenho da equipe ou até mesmo o andamento do trabalho. Diga isto a ele com todas as letras, mas em uma conversa reservada. Nem sempre ele reagirá de forma negativa, desde que você o faça com respeito à sensibilidade de cada um. Você aumenta a chance de não ter problemas com isto se seguiu corretamente o primeiro passo.
• Comunique bem os objetivos. Reveja a comunicação de seus objetivos. Muitas vezes o desinteresse é resultado direto da falta de comunicação clara dos objetivos da empresa ou da equipe. Em muitos casos, além dos objetivos não estarem claros, os incentivos também não estão, ou seja, os desinteressados não fazem além do mínimo necessário porque não percebem a razão de fazer mais, e nem o incentivo para que o façam, as duas chaves para o interesse.
• Inspire a equipe. Ouça a si mesmo. Perceba o que faz com que você esteja interessado. Falar com as pessoas armado de um interesse sincero muitas vezes faz com que elas partilhem da sua motivação. Um líder muitas vezes tem um pouco desta característica inspiradora que genuinamente move os outros a segui-lo, principalmente quando eles percebem que dividindo o sacrifício com você, também partilharão da vitória no final.

Dirigentes preocupados exclusivamente com o curto prazo recorrem a instrumentos adicionais, como oferecer premiações fantásticas, estimular a competição dentro da equipe, ou simplesmente ameaçar com demissões ou perda de benefícios. Nada garante que estas soluções comuns e imediatas não sejam mais eficientes em sua organização a curto prazo, mas elas não motivam de verdade, apenas empurram o problema para a frente."

O site do D*I*Y Planner publicou um interessante artigo, de autoria de Dave Terry, explicando o seu sistema pessoal de tomar notas usando um caderno comum. Dave passou por diversas tentativas mais tecnológicas antes de se fixar no papel, e está mais do que convencido de ter feito uma boa escolha.

Eu acredito que não existe um sistema de anotações que seja perfeito para toda a população do planeta, e estou freqüentemente mudando meus próprios métodos. Hoje carrego basicamente um Moleskine Reporter e um Treo, e anoto tudo em um dos dois, sem adotar um formato fixo.

Mas formatos fixos podem ajudar a tornar mais úteis as suas anotações, como já vimos no artigo anterior "Transformando um caderno comum em uma agenda de compromissos personalizada". E é um formato fixo a grande estrela do artigo de Dave Terry, intitulado "The Advantages of Keeping an Analog Work Journal", como veremos a seguir.

Por que voltar ao papel?

No meu trabalho, é freqüente eu ouvir comentários sobre eu, que me dou tão bem com formatos digitais, andar para cima e para baixo com um "bloquinho de notas" e duas canetas coloridas. Não tenho o menor problema com anotações em formato digital (quando preciso, sou o primeiro a tirar o laptop da pasta duramte a reunião), mas gosto de tirar vantagem da portabilidade e autonomia do meu surrado Moleskine, ou de qualquer outro bloco de notas que esteja à mão.

Não sei se concordo com todos os motivos pelos quais o Dave Terry prefere usar anotações em papel, mas no mínimo são argumentos válidos para uma discussão. Ele aponta:

• tem acesso mais imediato às suas anotações em reuniões ou durante um telefonema
• pode desenhar livremente, fazer diagramas, etc. nas mesmas páginas em que coloca os demais textos
• pode escrever e desenhar em qualquer direção e posição na página
• é mais fácil compartilhar seus diagramas na equipe, na hora em que são feitos (depois ele os refaz no computador, quando precisa)
• nunca precisa recarregar
• é fácil de folhear

Como Dave Terry anota em seu caderno

A receita que ele adota, e que você pode tentar adaptar, começa por numerar todas as páginas dos cadernos que usa para suas anotações. Um carimbo numerador custa cerca de R$ 15 (ou até menos), e um numerador automático é bem mais caro que isso, mas você pode até mesmo numerar manualmente - 80 folhas não vão ocupar tanto tempo assim. Após numerar, ele pode passar a manter, no final do caderno, um índice dos principais assuntos registrados e que ele possa querer consultar. Ele indexa imediatamente, quando sabe que um assunto merece, ou deixa para rever suas anotações periodicamente, indexando as que achar necessário. Numerar as páginas também facilita a criação de referências cruzadas entre as páginas, como você faria em um arquivo de hipertexto ou em um texto indexado no computador.

Cada página do caderno inicia com uma data (ele usa um carimbo datador, que você encontra por menos de R$ 20, auto entintado, na papelaria da esquina). As pendências identificadas naquele dia são registradas com um quadrinho ao lado para poder marcar quando for completada (fãs do GTD vão preferir ter uma seção separada para as pendências, sem associá-las a datas). Registros de reuniões iniciam com o horário, assunto e pessoas presentes (às vezes desenhadas ao redor de um diagrama da mesa), e o resto da página é preenchido com anotações, diagramas e desenhos. Ele tem o hábito de marcar o horário de início e final de suas atividades diárias também.

Ao final do caderno, além do índice, Dave Terry aloca também algumas páginas para listas que são relevantes para ele, como controle do uso dos dias de folga pendentes do seu trabalho, ou contatos profissionais.

Além do caderno em si, ele usa um datador auto-entintado (já mencionado), uma boa caneta, e canetas marca-texto de várias cores, que ele associa a determinados significados: verde para datas e reuniões, roxo para idéias importantes, amarelo para conceitos-chave, laranja para o que não pode ser esquecido, azul para pendências, etc. Ele usa um caderno de arte, com folhas que não deixam a tinta "vazar" para o outro lado, e abrem 180 graus sem forçar.

Concluindo

Dave Terry usa seus cadernos no contexto do trabalho, e nunca anota nada neles que não possa ser lido por qualquer colega.

Ele já tem arquivados os cadernos referentes a 8 anos de trabalho, e notou que raramente faz uso de algum com mais de 2 anos de idade. Mesmo assim, ao folhear os antigos, percebe que os seus diagramas de anos atrás trazem rapidamente à lembrança as circunstâncias em que foram feitos - algo que qualquer conhecedor dos mecanismos da memória pode confirmar, e que nem sempre ocorre com diagramas registrados em forma digital, muito mais lapidados e limpos, mas isentos dos detalhes imperfeitos que ajudam a ativar a memória.

Leia também: Simples e efetivo - Conheça o gerenciador de tarefas e pendências criado por Gina Trapani, do Lifehacker.

Quem realiza trabalhos intelectuais ou criativos acaba se defrontando com situações em que o cérebro empaca e nada mais é produzido.

Uma grande armadilha neste tipo de situação é dar ouvidos ao canto da sereia das esponjas de criatividade: ligar a TV, abrir o comunicador instantâneo, navegar a esmo na Internet, ou jogar on-line. Se você faz isso, acabará percebendo que perdeu várias horas e mesmo assim a sua mente não voltou a operar.

Keep walking, diz a propaganda de whisky. O artigo "Take a Walk That Will Reboot Your Brain" fala sobre um truque que eu costumo usar: se o cérebro trava, eu levanto e vou dar uma volta.

Se estou no trabalho, às vezes é suficiente encontrar alguma pendência (simples!) na agenda que tenha que ser resolvida fora da minha sala - preferencialmente fora do meu andar. Conversar com outras pessoas, ver cenários diferentes e se ocupar com algum outro problema pode ser mais do que o suficiente para depois poder voltar e encarar a sua situação original por outro ângulo.

Se o stress é maior, e se você tem este tipo de liberdade, aí pode valer a pena usar o velho truque da padaria. Sair para um lanche rápido, um café fora do prédio, uma visita à banca de jornais para ver qual revista falou sobre o Efetividade esta semana ;-), qualquer coisa que dê ao cérebro a possibilidade de mover o seu problema para a área de swap por algum tempo, dando aos seus neurônios uma folga.

Quando estou em casa e trabalhando para mim mesmo, às vezes faço um pouco diferente: uso a procrastinação produtiva. Aproveito a situação de travamento mental para fazer uma pausa de 1h e ir ao supermercado comprar a lista de produtos de limpeza pendentes, devolver algum livro na biblioteca ou entregar algum pacote no correio (quando eles não estão em greve...)

Quando retorno, em geral o travamento passou, o problema voltou a ser atingível, e às vezes o subconsciente até já surgiu com alguma nova solução que antes seria impossível de perceber.

O artigo do Lifehacker dá 3 dicas para quem resolve dar uma volta para se livrar do travamento mental:

1. Não leve carga - esqueça a mochila, agenda e pasta, leve no máximo papel e caneta no bolso para anotar alguma idéia perdida.
2. Escolha um caminho diferente, em uma área conhecida.
3. Faça pausas. No banco da praça, na padaria, na livraria, na casa de uma amiga...

Cinco minutos de passeio descompromissado podem ser tudo o que você precisa, mas às vezes são um luxo inacessível. Se você puder, aproveite!

Às vezes o meu dia de trabalho vai ficando cada vez mais estressante, e eu não percebo a razão imediatamente. No momento em que a ficha cai, tudo fica claro: tenho uma pendência importante e complicada, e estou deixando a danada para o final da fila.

Pode ser um telefonema que eu preferiria não fazer, um relatório que preciso escrever com dados que não serão fáceis de obter, ou alguma tarefa chata como limpar a geladeira. A pendência já foi identificada, talvez até anotada, não poderá ser deixada para amanhã, e mesmo assim eu percebo que estou adiando.

A solução para salvar o resto do dia é simples: mover esta tarefa para o início da fila. Depois que eu faço isso, e a resolvo, estou livre, e a partir daí é como se o resto da agenda ficasse simples e acessível.

No começo do dia é mais fácil fazer isto, porque em geral é o principal momento em que você faz uma escolha consciente sobre qual a ordem que irá dar às suas atividades. Se engolir o sapo vai ser inevitável, o melhor é livrar-se desta tarefa logo de uma vez, adotando - quando possível - o posicionamento Marta Suplicy durante ela.

A literatura sobre produtividade pessoal tem conselhos conflitantes sobre isto: alguns autores recomendam iniciar pela tarefa mais importante, outros sugerem começar pela tarefa inadiável mais indesejada ou difícil, e outros ainda sugerem começar por tarefas fáceis e rápidas, para "ganhar impulso" e se motivar.

Você precisa escolher a que mais se adapta ao seu estilo, ou mesmo saber escolher o que fazer a cada caso. Isso também é Efetividade ;-)

"Parece que o Natal foi ontem e já estamos caminhando para o final de ano de novo. Essa frase, campeã das conversas vapt-vupt de elevador (ou de sinais fechados), existe desde que o mundo é mundo. A impressão de que o tempo voa persiste desde que o homem começou a pensar no sentido da vida. No início da era cristã, o filósofo Sêneca (7 a.C.-65 d.C.), na obra Sobre a Brevidade da Vida, dizia que “finalmente, constrangidos pela fatalidade, sentimos que ela [a vida] já passou por nós sem que tivéssemos percebido”. “Foge o irrecuperável tempo”, dizia o poeta latino Virgílio (70-19 a.C.)."

O parágrafo acima é de um artigo da Mariana Sgarioni, publicado na edição 57 da revista Vida Simples, sobre a sensação de que as coisas passam muito rápido, e como é possível tirar proveito destes tempos de correria

E foi neste sentido que o Osvaldo Santana Neto enviou para nós todos a contribuição abaixo:

Adquiri um ótimo livro que fala sobre a epidemia da falta de tempo. O livro se chama "Sem Tempo pra Nada" de Edward M. Hallowell (Ed. Nova Fronteira) que é muito bom. Neste livro o autor, que é psiquiatra, demonstra que a vida agitada de hoje pode levar as pessoas a desenvolverem sintomas de DDA (especialidade do autor).

O título original do livro é "Crazy Busy" e o seu texto foi citado em um artigo da revista Época Negócios do mês de Julho em um artigo que fala sobre executivos workaholic que levam o trabalho pra casa (graças aos Blackberry).

No livro existe um exercício que consiste em fazer um "orçamento" do uso de seu tempo para detectar tarefas consumidoras de tempo e que não necessariamente à satisfação do indivíduo.

Eu automatizei a planilha que vem no livro, usando o OpenOffice. Usar é bastante simples. Você dá notas de 1 a 5 nas colunas de "Fator de Esforço", "Fator de Gratificação" e "Fator Necessidade / Coisa Certa a Fazer".

A planilha calcula o "Fator de Valor" que dá uma nota que irá variar entre 1 e 125. Se esse valor ficar abaixo de 5 significa que a tarefa deve ser "eliminada" da sua rotina pois ela é uma das tarefas que te consome tempo demais sem nenhum benefício.

A planilha tem formatação condicional, logo, ela marca com as cores vermelho (crítico), amarelo (atenção!), normal e verde (faça mais disso!). As células com fundo cinza contêm fórmulas e não devem ser preenchidas manualmente.

Bom, agora eu acho que já está mais claro como ela funciona :) Obviamente o livro detalha e fundamenta cada um desses fatores, mas aí eu recomendo a leitura do mesmo :)

Obrigado, Osvaldo! Volto a recorrer ao texto da Vida Simples, que faz referência ao autor do livro acima: “Forçar o vinho a envelhecer depressa, as árvores a crescerem rápido, apressar um chute na bola, forçar o amor a vir mais cedo, o amanhã a chegar hoje. Gostamos de andar rápido e vencer a corrida. O problema é que perdemos a grande vitória da desaceleração a ser conquistada”, diz o psiquiatra americano Edward M. Hallowell. Se a idéia é aproveitar o tempo, sossegue. Você vai viver mais do que seus avós ­ a expectativa de vida do brasileiro cresceu mais de 8 anos nos últimos 23 anos. Se o homem vive mais tempo, o tempo não precisa lhe faltar.

E o livro ("Sem Tempo pra Nada, Edward Hallowell, Nova Fronteira, 2007) parece mesmo um achado. Já encomendei o meu, e quero descobrir se ele cumpre a proposta de "nos ajudar a tirar o melhor deste ritmo de vida frenético e quase insano."