O site do D*I*Y Planner publicou um interessante artigo, de autoria de Dave Terry, explicando o seu sistema pessoal de tomar notas usando um caderno comum. Dave passou por diversas tentativas mais tecnológicas antes de se fixar no papel, e está mais do que convencido de ter feito uma boa escolha.

Eu acredito que não existe um sistema de anotações que seja perfeito para toda a população do planeta, e estou freqüentemente mudando meus próprios métodos. Hoje carrego basicamente um Moleskine Reporter e um Treo, e anoto tudo em um dos dois, sem adotar um formato fixo.

Mas formatos fixos podem ajudar a tornar mais úteis as suas anotações, como já vimos no artigo anterior "Transformando um caderno comum em uma agenda de compromissos personalizada". E é um formato fixo a grande estrela do artigo de Dave Terry, intitulado "The Advantages of Keeping an Analog Work Journal", como veremos a seguir.

Por que voltar ao papel?

No meu trabalho, é freqüente eu ouvir comentários sobre eu, que me dou tão bem com formatos digitais, andar para cima e para baixo com um "bloquinho de notas" e duas canetas coloridas. Não tenho o menor problema com anotações em formato digital (quando preciso, sou o primeiro a tirar o laptop da pasta duramte a reunião), mas gosto de tirar vantagem da portabilidade e autonomia do meu surrado Moleskine, ou de qualquer outro bloco de notas que esteja à mão.

Não sei se concordo com todos os motivos pelos quais o Dave Terry prefere usar anotações em papel, mas no mínimo são argumentos válidos para uma discussão. Ele aponta:

• tem acesso mais imediato às suas anotações em reuniões ou durante um telefonema
• pode desenhar livremente, fazer diagramas, etc. nas mesmas páginas em que coloca os demais textos
• pode escrever e desenhar em qualquer direção e posição na página
• é mais fácil compartilhar seus diagramas na equipe, na hora em que são feitos (depois ele os refaz no computador, quando precisa)
• nunca precisa recarregar
• é fácil de folhear

Como Dave Terry anota em seu caderno

A receita que ele adota, e que você pode tentar adaptar, começa por numerar todas as páginas dos cadernos que usa para suas anotações. Um carimbo numerador custa cerca de R$ 15 (ou até menos), e um numerador automático é bem mais caro que isso, mas você pode até mesmo numerar manualmente - 80 folhas não vão ocupar tanto tempo assim. Após numerar, ele pode passar a manter, no final do caderno, um índice dos principais assuntos registrados e que ele possa querer consultar. Ele indexa imediatamente, quando sabe que um assunto merece, ou deixa para rever suas anotações periodicamente, indexando as que achar necessário. Numerar as páginas também facilita a criação de referências cruzadas entre as páginas, como você faria em um arquivo de hipertexto ou em um texto indexado no computador.

Cada página do caderno inicia com uma data (ele usa um carimbo datador, que você encontra por menos de R$ 20, auto entintado, na papelaria da esquina). As pendências identificadas naquele dia são registradas com um quadrinho ao lado para poder marcar quando for completada (fãs do GTD vão preferir ter uma seção separada para as pendências, sem associá-las a datas). Registros de reuniões iniciam com o horário, assunto e pessoas presentes (às vezes desenhadas ao redor de um diagrama da mesa), e o resto da página é preenchido com anotações, diagramas e desenhos. Ele tem o hábito de marcar o horário de início e final de suas atividades diárias também.

Ao final do caderno, além do índice, Dave Terry aloca também algumas páginas para listas que são relevantes para ele, como controle do uso dos dias de folga pendentes do seu trabalho, ou contatos profissionais.

Além do caderno em si, ele usa um datador auto-entintado (já mencionado), uma boa caneta, e canetas marca-texto de várias cores, que ele associa a determinados significados: verde para datas e reuniões, roxo para idéias importantes, amarelo para conceitos-chave, laranja para o que não pode ser esquecido, azul para pendências, etc. Ele usa um caderno de arte, com folhas que não deixam a tinta "vazar" para o outro lado, e abrem 180 graus sem forçar.

Concluindo

Dave Terry usa seus cadernos no contexto do trabalho, e nunca anota nada neles que não possa ser lido por qualquer colega.

Ele já tem arquivados os cadernos referentes a 8 anos de trabalho, e notou que raramente faz uso de algum com mais de 2 anos de idade. Mesmo assim, ao folhear os antigos, percebe que os seus diagramas de anos atrás trazem rapidamente à lembrança as circunstâncias em que foram feitos - algo que qualquer conhecedor dos mecanismos da memória pode confirmar, e que nem sempre ocorre com diagramas registrados em forma digital, muito mais lapidados e limpos, mas isentos dos detalhes imperfeitos que ajudam a ativar a memória.

Leia também: Simples e efetivo - Conheça o gerenciador de tarefas e pendências criado por Gina Trapani, do Lifehacker.

Quem realiza trabalhos intelectuais ou criativos acaba se defrontando com situações em que o cérebro empaca e nada mais é produzido.

Uma grande armadilha neste tipo de situação é dar ouvidos ao canto da sereia das esponjas de criatividade: ligar a TV, abrir o comunicador instantâneo, navegar a esmo na Internet, ou jogar on-line. Se você faz isso, acabará percebendo que perdeu várias horas e mesmo assim a sua mente não voltou a operar.

Keep walking, diz a propaganda de whisky. O artigo "Take a Walk That Will Reboot Your Brain" fala sobre um truque que eu costumo usar: se o cérebro trava, eu levanto e vou dar uma volta.

Se estou no trabalho, às vezes é suficiente encontrar alguma pendência (simples!) na agenda que tenha que ser resolvida fora da minha sala - preferencialmente fora do meu andar. Conversar com outras pessoas, ver cenários diferentes e se ocupar com algum outro problema pode ser mais do que o suficiente para depois poder voltar e encarar a sua situação original por outro ângulo.

Se o stress é maior, e se você tem este tipo de liberdade, aí pode valer a pena usar o velho truque da padaria. Sair para um lanche rápido, um café fora do prédio, uma visita à banca de jornais para ver qual revista falou sobre o Efetividade esta semana ;-), qualquer coisa que dê ao cérebro a possibilidade de mover o seu problema para a área de swap por algum tempo, dando aos seus neurônios uma folga.

Quando estou em casa e trabalhando para mim mesmo, às vezes faço um pouco diferente: uso a procrastinação produtiva. Aproveito a situação de travamento mental para fazer uma pausa de 1h e ir ao supermercado comprar a lista de produtos de limpeza pendentes, devolver algum livro na biblioteca ou entregar algum pacote no correio (quando eles não estão em greve...)

Quando retorno, em geral o travamento passou, o problema voltou a ser atingível, e às vezes o subconsciente até já surgiu com alguma nova solução que antes seria impossível de perceber.

O artigo do Lifehacker dá 3 dicas para quem resolve dar uma volta para se livrar do travamento mental:

1. Não leve carga - esqueça a mochila, agenda e pasta, leve no máximo papel e caneta no bolso para anotar alguma idéia perdida.
2. Escolha um caminho diferente, em uma área conhecida.
3. Faça pausas. No banco da praça, na padaria, na livraria, na casa de uma amiga...

Cinco minutos de passeio descompromissado podem ser tudo o que você precisa, mas às vezes são um luxo inacessível. Se você puder, aproveite!

Às vezes o meu dia de trabalho vai ficando cada vez mais estressante, e eu não percebo a razão imediatamente. No momento em que a ficha cai, tudo fica claro: tenho uma pendência importante e complicada, e estou deixando a danada para o final da fila.

Pode ser um telefonema que eu preferiria não fazer, um relatório que preciso escrever com dados que não serão fáceis de obter, ou alguma tarefa chata como limpar a geladeira. A pendência já foi identificada, talvez até anotada, não poderá ser deixada para amanhã, e mesmo assim eu percebo que estou adiando.

A solução para salvar o resto do dia é simples: mover esta tarefa para o início da fila. Depois que eu faço isso, e a resolvo, estou livre, e a partir daí é como se o resto da agenda ficasse simples e acessível.

No começo do dia é mais fácil fazer isto, porque em geral é o principal momento em que você faz uma escolha consciente sobre qual a ordem que irá dar às suas atividades. Se engolir o sapo vai ser inevitável, o melhor é livrar-se desta tarefa logo de uma vez, adotando - quando possível - o posicionamento Marta Suplicy durante ela.

A literatura sobre produtividade pessoal tem conselhos conflitantes sobre isto: alguns autores recomendam iniciar pela tarefa mais importante, outros sugerem começar pela tarefa inadiável mais indesejada ou difícil, e outros ainda sugerem começar por tarefas fáceis e rápidas, para "ganhar impulso" e se motivar.

Você precisa escolher a que mais se adapta ao seu estilo, ou mesmo saber escolher o que fazer a cada caso. Isso também é Efetividade ;-)

"Parece que o Natal foi ontem e já estamos caminhando para o final de ano de novo. Essa frase, campeã das conversas vapt-vupt de elevador (ou de sinais fechados), existe desde que o mundo é mundo. A impressão de que o tempo voa persiste desde que o homem começou a pensar no sentido da vida. No início da era cristã, o filósofo Sêneca (7 a.C.-65 d.C.), na obra Sobre a Brevidade da Vida, dizia que “finalmente, constrangidos pela fatalidade, sentimos que ela [a vida] já passou por nós sem que tivéssemos percebido”. “Foge o irrecuperável tempo”, dizia o poeta latino Virgílio (70-19 a.C.)."

O parágrafo acima é de um artigo da Mariana Sgarioni, publicado na edição 57 da revista Vida Simples, sobre a sensação de que as coisas passam muito rápido, e como é possível tirar proveito destes tempos de correria

E foi neste sentido que o Osvaldo Santana Neto enviou para nós todos a contribuição abaixo:

Adquiri um ótimo livro que fala sobre a epidemia da falta de tempo. O livro se chama "Sem Tempo pra Nada" de Edward M. Hallowell (Ed. Nova Fronteira) que é muito bom. Neste livro o autor, que é psiquiatra, demonstra que a vida agitada de hoje pode levar as pessoas a desenvolverem sintomas de DDA (especialidade do autor).

O título original do livro é "Crazy Busy" e o seu texto foi citado em um artigo da revista Época Negócios do mês de Julho em um artigo que fala sobre executivos workaholic que levam o trabalho pra casa (graças aos Blackberry).

No livro existe um exercício que consiste em fazer um "orçamento" do uso de seu tempo para detectar tarefas consumidoras de tempo e que não necessariamente à satisfação do indivíduo.

Eu automatizei a planilha que vem no livro, usando o OpenOffice. Usar é bastante simples. Você dá notas de 1 a 5 nas colunas de "Fator de Esforço", "Fator de Gratificação" e "Fator Necessidade / Coisa Certa a Fazer".

A planilha calcula o "Fator de Valor" que dá uma nota que irá variar entre 1 e 125. Se esse valor ficar abaixo de 5 significa que a tarefa deve ser "eliminada" da sua rotina pois ela é uma das tarefas que te consome tempo demais sem nenhum benefício.

A planilha tem formatação condicional, logo, ela marca com as cores vermelho (crítico), amarelo (atenção!), normal e verde (faça mais disso!). As células com fundo cinza contêm fórmulas e não devem ser preenchidas manualmente.

Bom, agora eu acho que já está mais claro como ela funciona :) Obviamente o livro detalha e fundamenta cada um desses fatores, mas aí eu recomendo a leitura do mesmo :)

Obrigado, Osvaldo! Volto a recorrer ao texto da Vida Simples, que faz referência ao autor do livro acima: “Forçar o vinho a envelhecer depressa, as árvores a crescerem rápido, apressar um chute na bola, forçar o amor a vir mais cedo, o amanhã a chegar hoje. Gostamos de andar rápido e vencer a corrida. O problema é que perdemos a grande vitória da desaceleração a ser conquistada”, diz o psiquiatra americano Edward M. Hallowell. Se a idéia é aproveitar o tempo, sossegue. Você vai viver mais do que seus avós ­ a expectativa de vida do brasileiro cresceu mais de 8 anos nos últimos 23 anos. Se o homem vive mais tempo, o tempo não precisa lhe faltar.

E o livro ("Sem Tempo pra Nada, Edward Hallowell, Nova Fronteira, 2007) parece mesmo um achado. Já encomendei o meu, e quero descobrir se ele cumpre a proposta de "nos ajudar a tirar o melhor deste ritmo de vida frenético e quase insano."

O gerenciamento de projetos é um assunto que está em voga, e artigos sobre o tema pipocam em todas as mídias. A ComputerWorld não foge à regra, e publicou na sua seção Management um interessante artigo propondo os 10 mandamentos do gerenciamento de projetos.

Segundo o subtítulo, estes mandamentos vão levar sua organização à terra prometida da cultura baseada em projetos. Eu não faria uma afirmação tão ampla, mas tenho certeza de que eles podem provocar algumas reflexões interessantes.

Por ser produto da ComputerWorld e ter como autor James M. Kerr, cuja carreira foi na gestão de TI, o texto tem forte inclinação para os aspectos que afetam a área de tecnologia nas organizações. Mas mesmo que não seja o seu caso, certamente você pode adaptar grande parte das propostas à sua realidade.

Aparentemente, o artigo "The Ten Commandments of Project Management" ainda não foi traduzido pela ComputerWorld brasileira. Mas abaixo você encontra uma tradução parcial, com algumas adaptações e flexões para melhor adaptar o texto à realidade brasileira.

Leia também: "Gerenciamento de Projetos: uma versão “light” para aplicar em pequenos projetos" e "Gerenciamento de projetos pessoais: Não faça suas estimativas no vácuo", aqui no Efetividade.net.

Os 10 mandamentos do gerenciamento de projetos

I - Estreitarás teus escopos. Nada é pior do que um projeto interminável. Ele pode sugar todos os recursos e esgotar até mesmo a equipe mais motivada. Para manter os projetos firmes e orientados, concentre seus maiores esforços em projetos menores, que tenham entregas ("deliverables") alcançáveis e que possam cumprir seus prazos. A longo prazo, uma série de vitórias pequenas tem mais impacto sobre a organização do que uma gigantesca orquestra sinfônica que nunca chega a tocar.

II - Não tolerarás equipes inchadas. Uma boa maneira de começar com o pé direito é garantir que a equipe do projeto terá o tamanho certo. Equipes maiores são mais difíceis de motivar e administrar, e as personalidades podem ficar no meio do caminho, atrapalhando o trabalho. Não existe um tamanho ideal para a equipe, mas uma boa regra empírica é ter uma pessoa para cada papel e um papel para cada pessoa. Se alguns integrantes tiverem que desempenhar mais de um papel, tudo bem - se você for errar o dimensionamento, erre a favor de uma equipe menor.

III - Exigirás dedicação de todas as áreas envolvidas. Se a área de TI aceitar um prazo apertado, mas parte dos documentos de projeto precisar ser aprovado pelas demais áreas da organização, e elas não estiverem comprometidas da mesma forma, o projeto acaba virando uma gincana. Se as áreas de negócio aceitam um prazo apertado, mas dependem de um aplicativo a ser desenvolvido pela área de TI, que não está comprometida da mesma forma, o projeto também acaba virando uma gincana. O gerente de projeto deve se posicionar de forma a que todas as áreas diretamente envolvidas no sucesso do projeto estejam comprometidas, e disponíveis na medida da necessidade, desde o princípio.

IV - Estabelecerás um comitê para analisar o andamento. O comitê de acompanhamento, qualquer que seja seu título oficial, é o corpo diretivo do projeto. Ao mesmo tempo em que lida com questões relacionadas às políticas e estratégias da empresa, ele pode e deve remover as lombadas e obstáculos do caminho do projeto. Um arranjo típico envolve reuniões quinzenais das áreas de gerência intermediária envolvidas no projeto, para analisar seu andamento e verificar como se envolver das formas descritas acima.

V - Não consumirás tua equipe. O 'burnout', ou esgotamento físico e mental dos membros da equipe, causado pelo stress e esforço das atividades, não é incomum. Fique atento às necessidades das pessoas e evite este efeito que reduz a efetividade da equipe - não planeje de forma que o envolvimento das pessoas vá exigir sacrifícios incomuns e continuados. Em particular, evite o efeito do envolvimento serial: o popular efeito "sempre os mesmos" - pessoas que se destacam por resolver bem os problemas que recebem, e assim acabam sendo envolvidos em mais projetos do que seria racional, gerando stress para elas, e disputa de recursos para os projetos.

VI - Buscarás apoio externo quando necessário. Adotar consultores em gerenciamento de projetos é uma forma de prevenir o esgotamento. Além de aumentar as equipes, os especialistas externos muitas vezes podem trazer valiosas novas idéias, perspectivas e energias. É essencial trazer o profissional certo no momento certo: especialistas nos aspectos técnicos e de mercado não são a mesma coisa que especialistas em gerenciamento de projetos. Considere as características do projeto e da equipe antes de definir o tipo de apoio externo necessário.

VII - Darás poder às tuas equipes. Equipes de projeto que já estejam se esforçando para cumprir seus escopos e prazos não precisam ter preocupações adicionais com questões formais como o preenchimento de formulários de registro de atividades para seus departamentos, ou participação em reuniões periódicas de seu órgão de origem. Ao invés disso, eles devem ter o poder discricionário de dedicar-se às atividades essenciais e que agregam valor ao projeto, e a estrutura deve se esforçar para adaptar-se a estas condições. Mas é importante que os membros da equipe correspondam a esta confiança, saibam claramente o que se espera deles e de que forma devem usar sua iniciativa.

VIII - Usarás ferramentas de gerenciamento de projetos. Tarefas mundanas de gerenciamento de projetos podem ser automatizadas. Procure ferramentas que ofereçam acompanhamento do andamento, gerenciamento de tarefas, gerenciamento do fluxo de trabalho e análise de recursos, e que funcionam em uma plataforma de Intranet que promova o compartilhamento e a comunicação. Mas lembre-se de que usar tecnologias que acrescentem uma camada extra de complexidade a um projeto já desafiador por si pode não ser uma boa idéia.

IX - Reconhecerás o sucesso. Todos os participantes do projeto devem ser reconhecidos de forma positiva pelo esforço que praticaram. As recompensas não precisam ser extravagantes. É fundamental que a origem real do reconhecimento - seja a Presidência, a direção da filial regional, o principal patrocinador do projeto ou o seu gerente - fique clara para todos, e que se manifeste de forma tão individual e personalizada quanto possível.

X - Não tolerarás gambiarras. Políticas sólidas de gerenciamento de projetos devem eliminar antecipadamente a tentação de recorrer a alternativas rápidas e rasteiras, que só levam a erros, desperdício, retrabalho e frustração.

Estes são os mandamentos da gestão de projetos segundo James Kerr. Que tal aproveitar para incluir nos comentários alguns mandamentos adicionais que você aprendeu em sua própria experiência ou que sejam adotados em sua organização?

Quando eu montei a lista de brindes da minha nova promoção no BR-Linux, lembrei também dos leitores do Efetividade e incluí 2 mochilas Targus (similares à que foi recentemente analisada por aqui)

Reproduzi abaixo o anúncio da promoção, e conto com a participação de todos vocês! (sim, isso inclui você.) ;-)

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