Sou fã do ResultsOn - Negócios Inteligentes e não recuso oportunidades para contribuir material para lá. A matéria mais recente com algum apoio meu é a "Home ou Office", do Alexandre Finelli, e tem até foto minha com meu notebook-caveirão ;-)

Por lá eu dou algumas dicas essenciais sobre a produtividade (sem overdose de stress) para quem está começando com seu próprio home office, e mesmo para quem já iniciou e agora está tentando atingir velocidade de cruzeiro.

Com o home office você pode fugir do trânsito e produzir mais

Como nessa época de temperatura extrema, trânsito caótico e tempestades frequentes muita gente coloca em consideração, ou mesmo passa a desejar um escritório doméstico, eu recomendo especialmente a leitura do artigo no ResultsOn, inclusive porque também há dicas de outras fontes nacionais sobre o assunto.

Mas quando eu participo de alguma iniciativa deste tipo, os leitores do Efetividade.net saem ganhando, porque meu método de me preparar para este tipo de entrevista envolve redigir previamente uma coleção de dicas sintetizando o que penso sobre o tema em pauta, e estas eu posso compartilhar com vocês, depois que o artigo em questão tiver sido publicado - e é o caso!

Vamos, portanto, à lista de hoje com 10 dicas para seu escritório doméstico!

Home office: 10 dicas para produtividade com menos stress

1. Tenha um horário de expediente: você não tem mais chefe no seu pé, nem relógio-ponto, mas os clientes esperam falar com você em horários "normais", e alguma regularidade também é necessária para estimular a produção. Seja tolerante e flexível, mas respeite um horário-núcleo.
    

2. Não exagere nas horas extras e compensatórias: trabalhar no ambiente doméstico pode fazer parecer fácil prolongar o expediente, ou mesmo (o que é bem pior) passar 2 ou 3 dias procrastinando e depois querer "compensar" em um longo expediente. Além de prejudicar a sua produtividade a médio e longo prazo, passar tempo demais no escritório prejudica as outras facetas da sua vida (familiar, social, lazer, etc.), e a irregularidade de horários dificulta a relação com clientes e parceiros.
    

   

3. Tenha um telefone exclusivo para o home office: além de diminuir o inconveniente de misturar as ligações familiares e as profissionais, você ainda passa a poder desligar a campainha do aparelho quando o expediente acabar, e diminui a expectativa (dos clientes e sua) de que, por trabalhar em casa, você precisa estar em plantão 24h, 7 dias por semana. Além disso, em períodos de afastamento seu (mas não dos demais familiares) torna-se possível programar um siga-me para o local em que você estiver.
    

4. Use uma secretária eletrônica: a utilidade principal é a óbvia - quando seu telefone profissional estiver com a campainha desligada, os clientes e parceiros poderão deixar mensagens, e ainda serão informados do que você quiser deixar gravado, como o horário de expediente, um contato para emergências, etc. As empresas telefônicas oferecem secretárias eletrônicas virtuais, mas eu sou fã dos telefones sem fio (se possível, com headset acoplado, porque trabalhar sozinho exige manter as mãos livres!) com secretária eletrônica própria, porque dá mais controle e mais facilidade de operação.
    

   

5. Considere as crianças no plano: O maior dos obstáculos à produtividade em home offices costuma ser a presença de crianças no mesmo ambiente, e a complexidade aumenta para as crianças menores. Elas querem estar presentes, querem contato e merecem nossa atenção - precisam ser levadas em conta, portanto - não só quanto ao impacto da sua presença sobre a produtividade, mas também quanto aos horários (da escola e demais atividades) e ao cuidado e atenção que elas precisam ter. (...)
    

6. Separe "home" e "office": (...) Mas o convívio familiar, mesmo com adultos, também é uma ameaça constante (mesmo que bem-vinda) à produtividade. O ideal é que todos concordem que no ambiente do home office, durante o horário de expediente definido, só se deve entrar ou passar em caso de extrema necessidade. Um ambiente exclusivo, se possível com porta, é o ideal. Mas não se prive: monte seus horários de forma a poder aproveitar bem o convívio doméstico.
    

7. Não tenha "iscas" no home office: a natural presença de recursos de informática e material de expediente no home office já é atrativo suficiente para que o público interno gravite em busca de um grampeador, da tesoura, ou de imprimir só duas pagininhas. Isso é natural e muitas vezes bem-vindo (sem exageros), mas se o mesmo ambiente também tiver a melhor TV da casa, um sofá agradável, o videogame e... a sua companhia, fica difícil manter a exclusividade.
    

   

8. Não tente trabalhar na sua central de entretenimento doméstico: a dica acima tem um complemento importante: o sofá, o videogame e a melhor TV da casa, se instalados no seu home office, acabam sendo uma tentação e uma distração para você também. Em casa é possível haver alguma flexibilidade, mas o ideal é que a separação entre trabalho, lazer, e convívio familiar seja mais clara.
    

9. Nao se contente com um cantinho: na hora de começar, é compreensível que o home office seja um cantinho contando apenas com o mínimo necessário. Mas quando ele começar a dar retorno, reinvista uma parte na sua produtividade! Considere iluminação, ergonomia, conforto, organização, comunicações, e tudo o mais que, quando presente, facilita a sua vida.
    

10. Não seja um chefe tirano: quando chegam a ser chefes de si mesmas, muitas pessoas acabam esquecendo tudo o que aprenderam, e tratam mal a si mesmas: voluntariamente definem horários e rotinas de trabalho que não consideram a qualidade do convívio familiar, do sono, da alimentação, do aproveitamento do tempo, e tudo o mais que as fazia sonhar com a oportunidade de um dia trabalhar em casa. Adaptar-se às circunstâncias é normal, mas exagerar nas auto-cobranças sem uma razão objetiva nem sempre compensa!
     

Como os leitores mais "da casa" devem ter notado, as dicas acima são breves sínteses de vários artigos anteriores do Efetividade sobre a mesma temática. Para ver a lista deles e lê-los na íntegra, basta separar algum tempo na agenda para visitar a lista de artigos sobre Home Office (e relacionados) aqui do Efetividade!

E, como sempre, fique à vontade para compartilhar sua opinião e dicas nos comentários!

A questão das competências ("gestão de competências", "gestão por competências", etc.) está cada vez mais presente nas decisões das áreas de Gestão de Pessoas (e "departamentos de pessoal", "diretorias de RH" e assemelhados), o que acaba nos afetando a quase todos - mesmo quando não somos gestores de pessoas, nem mesmo funcionários no sentido tradicional da palavra: o conceito é útil até para quem se auto-gerencia.

Competências incompatíveis

Competência, nesse contexto, é entendida como uma soma dos conhecimentos, habilidades e atitudes de um profissional. Alguns exemplos comuns:

• abertura a mudanças,
• assertividade,
• empatia,
• gerenciamento de tempo,
• trabalho em equipe, etc.

E, especialmente quando há uma escolha consciente das organizações no sentido de gerenciar competências, pode ser bastante vantajoso para você saber estimar suas próprias competências, deixar que os potenciais interessados percebam em você as competências certas, e poder avaliar quais as competências esperadas em cada situação ou oportunidade profissional.

Por isso, e também por eu estar longe de ser especialmente habilitado em Gestão de Pessoas, convidei no ano passado uma consultora especializada na área para compartilhar conosco uma série de artigos a respeito, descrevendo os conceitos e detalhando algumas das competências mais procuradas.

O primeiro artigo da Patrícia Wolff (que atua como coach executivo e de equipe, conferencista em Desenvolvimento Humano e é diretora da Quantas Consulting) já está aqui comigo, e sai na semana que vem. Vai ser introdutório (contextualização, conceitos básicos, etc.).

Logo depois do primeiro artigo, quando já tiver havido o nivelamento, vou colocar no ar uma enquete para vocês ajudarem a priorizar, em uma lista de cerca de 40 competências comumente mencionadas, quais as que gostariam de ver tratadas de forma mais detalhada nos artigos posteriores, com descrição, dicas para desenvolvê-la, para identificá-la, para exibi-la, etc. - isso também deve ocorrer na próxima semana.

Quero aproveitar a oportunidade para agradecer a disposição da Patrícia em compartilhar conosco essas informações. Para saber mais sobre o trabalho dela, recomendo uma visita ao site da Quantas Consulting. Não deixem de olhar a seção de recomendações de livros, enquanto estiverem por lá!

Espero que o interesse de vocês a respeito seja manifestado claramente nos comentários e outros feedbacks! E se vocês tiverem alguma idéia a mais para essa série, aproveitem para sugerir também.

2010 já está encaminhado: o primeiro mês do ano está perto de acabar. Como já fiz em anos anteriores, reduzi o número de posts por aqui (e vou voltar ao normal gradualmente) porque as estatísticas do servidor indicam que este é o melhor mês do ano para eu tirar férias, já que o número de leitores cai de forma espantosa (e normaliza, subitamente, na semana após o carnaval).

Aproveitei o tempo extra à minha disposição para fazer bastante atos de efetividade para a minha qualidade de vida: ir à praia, praticar com a guitarra, jogar videogame, conviver em família, e muito mais. E também tive oportunidade de dedicar algumas horas a mais a um de meus passatempos favoritos: a leitura, tão necessária para eu ter o que usar para temperar o que escrevo para vocês no restante do ano...

Como acredito que muitos de vocês também estejam com tempo livre, vou aproveitar para compartilhar com vocês minhas impressões sobre o que eu li desde a última semana de dezembro, na expectativa de que vocês retribuam a gentileza sugerindo também algumas leituras para nós todos nos ocuparmos nas horas livres - especialmente as que vão de agora até o carnaval, quando o ano realmente começa ;-)

Primeiro os nem tão bons

Divulgar uma opinião negativa sobre um livro pode ser uma descortesia com o autor ou a editora, mas beneficia os potenciais outros leitores que se baseiem pelos mesmos critérios (e claro que todos são livres para discordar da opinião alheia).

Mas devo ser claro: não recomendo a ninguém a leitura de "O que acontece quando morremos", de Sam Parnia (editora Larousse). A premissa é bem interessante: um médico que estudou as declarações de quem teve experiências de quase morte (especialmente em casos de parada cardíaca) sobre o que encontrou no elusivo "outro lado", e encontrou pontos em comum nas marrativas, além de evidências de memórias semelhantes registradas na literatura e outras artes desde a antiguidade.

Quando eu vi este livro na livraria do aeroporto, achei que era bem o que me prenderia a atenção. E prendeu mesmo: a narrativa é ágil, os detalhes necessários estão presentes, e ele evita completamente as armadilhas potenciais de misturar sua pesquisa científica com temas religiosos ou espirituais.

Mas tem um problema grave: o livro acaba de repente, e sem concluir nada. Os métodos de pesquisa e teste, tão cuidadosamente descritos, não chegam a ser empregados em sua totalidade. No último capítulo, descobrimos que a pesquisa ainda está em andamento e as partes mais suculentas, previstas e aperitivadas nos capítulos iniciais, não chegam a ser expostas ao leitor. Fuja, ou aguarde a próxima edição.

Não tão chato, mas longe de me empolgar, mesmo eu sendo um apreciador da história recente do Brasil, foi o "Olho por olho - os livros secretos da ditadura", de Lucas Figueiredo (Record). Ele conta a história do (nem tão) secreto livro "Orvil", preparado pelos militares como uma resposta ao "Brasil: Nunca Mais", que por sua vez detalhava os porões da tortura e violência contra os à época inimigos do regime.

O livro começa bem, contando de forma até mesmo empolgante a história da confecção do "Brasil: Nunca Mais". Mas quando chega a hora de falar sobre a reação na forma do "Orvil", a empolgação some, sendo substituída por atenção a pequenos detalhes importantes que mereceriam um livro adicional só para si (confirmando ou negando afirmações anteriores dos protagonistas da revolução e contra-revolução), mas meio que se diluem, como se fossem grandes atores atuando em papéis secundários em uma história menos interessante, que é a da descoberta e leitura do tal Orvil (que hoje é bem menos do que secreto...)

Mas também tem os bons livros

Ganhei de presente de uma amiga nossa, no Natal, o oportuno "Comédias brasileiras de verão", do Luís Fernando Veríssimo (Objetiva). LFV na série "Comédias" para mim é sempre mais do mesmo, mas é um mais do mesmo que me agrada. São crônicas e histórias curtas, menos ou mais engraçadas, menos ou mais provocativas, mas sempre com alto potencial de entretenimento.

Pena que é tão curto. A leitura é leve, apropriada à leitura na beira do mar ou balançando na rede após o almoço. E tem personagens que mereceriam livros à parte, como a faxineira que resolvia todos os problemas de um casal, até que chegou o momento em que ela começou a assassinar quem causava dissabores a eles - deixando-os em um dilema: ir à polícia imediatamente, ou antes dar tempo de ela completar mais algumas execuções? Recomendo.

Já "Z - a cidade perdida", de David Grann (Companhia das Letras) não padece do mesmo mal de acabar rápido demais: é um alentado volume de 410 páginas, com a narrativa de um jornalista que resolveu, em pleno século XXI, investigar o fim do explorador Coronel Fawcett, que desapareceu na primeira metade do século XX enquanto procurava, nas florestas brasileiras, uma cidade lendária que ele acreditava existir por aqueles lados.

Como filho da década de 1970, ainda lembro que as expedições do Coronel Fawcett eram tema relativamente frequente na TV, em especial no Fantástico. O homem fez diversas expedições por aqui, e na última desapareceu sem deixar vestígios. Mas como se trata de algo relativamente recente, havia suficiente número de registros, e até uma índia anciã que testemunhou a passagem do Coronel em sua última expedição, e estava viva para contar.

Curiosamente, a conclusão do livro está em sintonia com descobertas arqueológicas recentes dando conta de que sim, a lendária civilização pode ter existido, e a moderna tecnologia (juntamnente com o trabalho incansável de arqueólogos como o que foi entrevistado ao final do livro, na região em que Fawcett foi visto pela última vez) vem permitindo descobrir vestígios arqueológicos dela, mesmo considerando o quanto os materiais de construção disponíveis na floresta à época eram suscetíveis à degradação pela própria floresta, bastando algumas décadas sem manutenção para virtualmente desaparecerem (diferente, portanto, das construções em pedra dos primos dos Andes e da América Central).

Outro fato curioso é como o autor tantas vezes se aproximou de dizer que havia algum interesse ulterior entre o jovem filho de Fawcett e o seu amigo de infância que foi o terceiro integrante da expedição final da qual ninguém voltou vivo.

Para completar a série, trago o livro que terminei hoje, e que aborda um tema que me é caro: "The Unthinkable: Who survives when disaster strikes, and why", de Amanda Ripley (Crown). Ele me agradou porque é bem diferente de outros livros sobre desastres, que ficam repetindo fórmulas de sobrevivência ("treine! faça uma horta! armazene água! aprenda primeiros socorros! etc! etc!").

(atualizado: o leitor Rudimar complementou nos comentários que este livro já saiu também no Brasil, com o título de Impensável: como e por que as pessoas sobrevivem a desastres, pela editora Globo. Não sei nada sobre a qualidade da tradução, entretanto.)

O esquema dele é um pouco mais parecido com o do livro sobre a cidade perdida: uma jornalista (com apoio da revista Time) sai em busca de relatos de sobreviventes de grandes desastres (11 de setembro, quedas de aviões, incêndios, naufrágios) para descobrir o que há em comum entre eles.

Assim como no caso do primeiro livro que mencionei, que evita a armadilha da mistura com temas religiosos, este evita a armadilha da mistura com auto-ajuda - a autora não tenta lhe dizer o que você deve fazer para estar mais apto a sobreviver em desastres, apenas pesquisa e relata o que aconteceu com estes sobreviventes.

Como ela teve oportunidade de tratar com cientistas que estudam este tema, há também um bom pano de fundo teórico, lidando com nossos comportamentos em relação ao risco, as razões pelas quais algumas pessoas reagem rapidamente e outras ficam paradas, e o que os profissionais das crises (forças especiais, bombeiros, projetistas de segurança, etc.) mais frequentemente encontram como obstáculo comportamental à sobrevivência.

A narrativa é ágil e a leitura é leve, mesmo se tratando de um tema tão amplo. E mesmo não sendo um livro de entretenimento, ele prende a atenção e apresenta um fecho adequado. Recomendo a quem tem interesse de conhecer um pouco mais sobre este lado menos mapeado do comportamento humano.

Agora é a vez de vocês

Compartilhei minha opinião sobre os 5 livros que li nas últimas 4 semanas, e agora tenho uma expectativa: que vocês também comentem algumas leituras recentes, para orientar as minhas próximas.

E boa leitura!

O novo padrão de tomadas brasileiro (muito bem explicado aqui) criou a tomada-jabuticaba que, assim como dizem da popular fruta, só existe no Brasil.

Apesar das garantias do INMETRO (que na sua FAQ afirma que "Com a ampla divulgação do padrão brasileiro, [esta mudança] vai acontecer de forma tranqüila como a esperada") de que "essa mudança vai ocorrer de forma muito tranqüila, sem causar nenhum transtorno para os consumidores, para a indústria eletroeletrônica ou da construção civil", bastante gente está pagando o preço na fase de transição.

Tomada e plug com o terceiro pino

O caso que parece mais problemático é o dos novos plugues com terceiro pino para aterramento, que oficialmente exigem uma tomada do novo modelo, mesmo que o local não conte com instalação aterrada. Como já aconteceu com mais de um amigo meu, agora quem compra uma geladeira, um microondas ou outro aparelho similar chega em casa e provavelmente descobrirá que não tem uma tomada para ligá-lo, precisando recorrer a um eletricista ou técnico habilitado para fazer a conversão.

A idéia de aumentar o incentivo ao aterramento elétrico é positiva, mas fica em aberto descobrir se a mudança do padrão de tomadas é uma forma eficaz de fazê-lo. No momento, o que parece a muitos clientes é que os fabricantes estão lhes dizendo: "EU já cumpri a norma, agora você que se vire pra arranjar uma tomada".

Adaptadores para as novas tomadas: a lenda

No ano passado, antes de a nova norma proibir a fabricação de aparelhos com as tomadas antigas, vários veículos de imprensa divulgaram que não seria permitida a fabricação e venda de adaptadores para usar os novos plugs nas tomadas antigas.

Mas aparentemente não é bem assim: até mesmo a FAQ do INMETRO esclarece que "o Inmetro ciente da utilização de adaptadores, elaborou o Regulamento de Avaliação da Conformidade - RAC, que tornará compulsória a certificação desses produtos". Ou seja: proibido não é, mas tem que obter o carimbo do Inmetro antes de colocar no mercado.

Adaptador de tomada para aparelhos novos com 3 pinos

Isso explica a existência no comércio - embora nada fácil de encontrar hoje (eu vi um no site do Ponto Frio) - de adaptadores como o da foto acima, que permitem colocar os aparelhos novos (com a nova tomada de 3 pinos) nas tomadas aterradas antigas, ou mesmo (com o uso não-recomendado de um segundo adaptador) em uma tomada antiga de 2 furos.

O caso dos notebooks

Quando se fala em geladeiras, microondas e outros eletrodomésticos, a idéia de revisar a instalação elétrica residencial, certificar-se da existência de aterramento de qualidade, e trocar a tomada da cozinha pode até fazer bastante sentido, nestas circunstâncias adversas de transição.

Mas o caso dos notebooks, que já começam a chegar ao mercado com o plug de 3 pinos da nova tomada (atendendo ao cronograma da norma) é diferente: eles são transitórios por natureza, e precisam funcionar desde hoje na tomada do aeroporto, da sala de espera, do escritório do cliente, em todos os cômodos da casa, no escritório, na biblioteca da universidade, no home office, etc.

É razoável imaginar que, cedo ou tarde, todos estes lugares irão se adaptar à nova norma NBR 14136. Mas para quem precisa de mobilidade hoje, e tem em suas mãos um notebook com a nova tomada, esta razoável expectativa simplesmente não é suficiente.

Muitos profissionais móveis já andam com um kit de adaptadores (tomada chata, tomada com terra, sem terra, etc.) para funcionar onde for necessário. A diferença no momento é que não está fácil encontrar no mercado os adaptadores necessários para garantir a compatibilidade do novo plug em relação às tomadas legadas.

Como eu fiz o meu adaptador para as novas tomadas brasileiras

De posse de um reluzente netbook com um adaptador AC cujo conector do cabo de força tem um formato proprietário, e cujo plug exigia uma nova tomada de 3 pinos, eu fiz 3 coisas:

1) lamentei que o novo padrão brasileiro não tinha compatibilidade reversa e que a transição tenha que ser às minhas custas desse jeito;
2) procurei em lojas de material elétrico da região um adaptador "oficial", sem sucesso;
3) decidi colocar logo as mãos à obra enquanto uma solução definitiva e aprovada não chegava ao meu alcance.

Para mim o problema é bem simples: meu netbook precisa funcionar nas tomadas que estiverem à disposição, sejam elas com pinos redondos ou chatos, do novo modelo ou do velho, aterradas ou não. Quem dera todos os locais contassem com aterramento de boa qualidade e tomadas adequadas, mas infelizmente a realidade é outra...

Meu adaptador caseiro

A norma tem uma justificativa importante: evitar que as pessoas levem choques e tornar mais segura a operação dos equipamentos. Não recomendo que você construa seu próprio adaptador, pois o risco de causar dano a pessoas, aos equipamentos e até mesmo às instalações elétricas é bastante real. O único procedimento seguro e correto para quem deseja levar consigo um adaptador desses é aguardar que haja no comércio adaptadores de boa qualidade, certificados pelo INMETRO.

Mas no meu caso, tendo tido treinamento de eletricidade na adolescência, dispondo dos materiais adequados, e estando revoltado com esta transição às minhas custas, acabei seguindo um caminho diferente, que você não deve imitar: produzi meu próprio adaptador para uso interno.

E apesar de ser algo tão fora da norma da ABNT, não foi nada difícil. Bastou reunir:

1. Um conector fêmea, 3 pinos, do novo modelo, comprado no supermercado da esquina
2. Um plug macho de 2 pinos (modelo novo ou antigo, tanto faz - os de 2 pinos são compatíveis, exceto no caso de não caberem no encaixe de uma tomada nova), comprado no supermercado da esquina
3. 10 cm de fio elétrico paralelo apropriado à tensão, potência e uso pretendido
4. Uma chave philips para abrir o conector e o plug
5. Um estilete para desencapar 6,2mm de cada uma das extremidades do fio paralelo.
   
6. Um multímetro para testar tudo no final.

A instalação das tomadas em si não é diferente das dos modelos antigos, e qualquer profissional habilitado e ciente dos riscos envolvidos sabe fazer. O cuidado necessário em preservar o isolamento, prender bem todas as extremidades e caprichar na fixação também é o usual, e é necessário estar consciente que agir assim abre mão de todos os benefícios que o aterramento poderia trazer.

Meu adaptador pronto para o uso

Para mim a montagem em si (incluindo o teste com multímetro) demorou menos de 5 minutos, e desde então o meu adaptador está permanentemente plugado na extremidade do cabo da fonte de alimentação do netbook, funcionando em todo lugar que eu o leve.

Mas você não deve me imitar

O exposto acima é uma descrição do que eu fiz, e não um guia do que você deve fazer. Fuja das gambiarras!

O manuseio da eletricidade é perigoso para você, para os outros e para os equipamentos

O único curso de ação seguro e recomendado, na ausência da possibilidade de procurar um profissional habilitado para revisar as instalações elétricas dos locais em que você usa seu aparelho, é adquirir um adaptador certificado pelo INMETRO.

E é o que eu também farei, assim que conseguir encontrar um - por um preço não-exorbitante - no comércio local!

Organizar os arquivos e pastas no computador vai ficando mais complexo à medida em que os discos rígidos aumentam de capacidade, guardamos digitalmente cada vez mais coisas, por cada vez mais tempo, e usando essencialmente a mesma infra-estrutura de organização que era usada para os pequeninos disquetes dos PCs da década de 1980 - embora com alguma evolução, como os bem-vindos nomes de mais de 8 caracteres para os arquivos.

Um disco rígido de 5MB em 1956

Eu já trabalhei com isso, vi muita gente não conseguir localizar seus arquivos (mesmo quando adotavam técnicas estritas de organização), e acabei desenvolvendo minha própria estratégia de organização, que hoje compartilho com vocês.

Este é semi-automático

Em termos de precisão, minha abordagem está mais para rifle automático do que para bisturi. Mas vem funcionando bem, e eu venho migrando essa minha estrutura de pastas de micro em micro já há alguns anos, juntamente com os scripts que cuidam dela para mim. E é isso que compartilharei hoje com vocês, contando com suas manifestações e complementos nos comentários.

Meu histórico: um profissional dos arquivos perdidos

Durante anos eu trabalhei como administrador de rede e sistemas, e uma das tarefas mais chatas que ocorriam regularmente era a necessidade de ajudar algum usuário a localizar o arquivo que ele tinha perdido.

Em chamas!

Esse tipo de contratempo dos usuários (geralmente resolvido após algum esforço) acontecia em basicamente 2 cenários:

a) o usuário era meticulosamente organizado, adotava nomes de arquivo padronizados (tipo "oficio-004-2010.doc") criava sua própria estrutura de pastas e subpastas, em vários níveis, divididas cronologicamente, por projeto, em ordem alfabética do assunto, etc. e subitamente percebia que o arquivo que ele *tinha certeza* de ter gravado não estava mais na "pasta certa", ou

b) o usuário não se esforçava por classificar seus arquivos, centenas deles eram gravados em uma mesma pasta, sempre com o nome default que o editor de texto ou planilha sugeria, e subitamente ele percebia que não estava conseguindo encontrar o arquivo que ele *tinha certeza* de ter gravado, mas não sabia o nome.

Com o tempo percebi um padrão: a solução SEMPRE era mais fácil nos casos em que os nomes de arquivos eram escolhidos de forma manual, e meticulosamente. Portanto, se você se satisfizer com a dica à qual eu atribuo 80% da minha efetividade em localizar rapidamente os arquivos que preciso usar, pode parar de ler por aqui mesmo, e lembrar de sempre adotar nomes de arquivos que apresentem palavras-chave sobre o seu conteúdo: esqueça o "oficio-004-2010", e adote o "of-004-10-solicita-contrato-consultor", ou qualquer outro padrão que permita uma rápida busca por palavra chave a partir do nome do arquivo, sem ter de ficar clicando para abrir cada um dos numerozinhos que aparecem na sua pasta.

A organização em pastas

Aquele cenário (a), acima, do usuário meticuloso que cria uma intrincada estrutura de pastas e subpastas, me parece bastante comum, e quase invariavelmente esbarra em uma mesma limitação: divisões por temas e subtemas fazem com que muitas vezes um mesmo arquivo se encaixasse muito bem em mais de uma categoria, e aí o usuário precisa fazer escolhas na hora de gravar, e não necessariamente vai lembrar disso na hora de procurar.

E em um sistema assim compartimentalizado, na hora em que se percebe que o arquivo não está na pasta em que achávamos que ele estaria, muitas vezes é necessária uma busca um pouco mais trabalhosa, navegando pela estrutura de pastas e subpastas e inspecionando cada uma delas.

A coisa piora quando os nomes de arquivos são pouco descritivos (e o usuário precisa ficar abrindo para olhar o conteúdo), e fracassa de vez quando, ao não encontrar o arquivo na pasta em que procurou inicialmente, o usuário acredita que ele foi removido, sem lembrar que algumas semanas atrás havia motivo para guardá-lo em uma outra pasta.

Excesso de pastas me atrapalha bastante

Existem diversos artifícios para lidar com isso, desde o simples (mas trabalhoso de manter) hábito de manter atalhos ou links para os documentos em todas as pastas que eles poderiam caber, até o uso de aplicativos e utilitários para fazer indexação, busca semântica e agregar metadados aos arquivos.

Eu já tentei vários deles, principalmente pelas camadas adicionais de complexidade que eles agregam aos procedimentos de restauração dos dados após uma reinstalação de sistema operacional, pela dificuldade de interoperar em ambientes em que arquivos são enviados e compartilhados entre múltiplos usuários, etc. Se eles funcionam para você, vá fundo (especialmente se no seu sistema for possível atribuir "tags" aos arquivos) - mas para mim, a minha forma simplificada satisfaz mais ;-)

A *minha* organização geral em pastas

Um dos princípios do GTD que eu assumo no meu dia-a-dia é de que os métodos de arquivamento devem estar sempre à mão, sem serem obstrusivos nem inacessíveis - se o gaveteiro fica do outro lado da sala, a tendência a deixar papéis empilhados em cima da mesa aumenta. E este é o princípio que apliquei ao meu método de classificar os arquivos no PC.

Como eu tenho já arraigado o hábito de dar nomes BEM descritivos aos meus arquivos, para mim é vantajoso concentrar os arquivos em poucas pastas, pois os próprios recursos nativos do sistema operacional me facilitam a busca visual pelos nomes dos arquivos, além de oferecer recursos comuns como ordenação por nome, por data, por tipo, etc. - e, quando necessário, basta pressionar poucas teclas para listar todos os arquivos que tenham em seu nome a palavra-chave que eu estiver procurando.

Assim sendo, eu adotei uma pasta geral (vamos chamá-la de "/Arquivos") abaixo da qual existem 4 subpastas genéricas: /Arquivos/textos, /Arquivos/imagens, /Arquivos/compactados e /Arquivos/media. As 3 primeiras não têm subpastas, mas a última ainda se divide em /Arquivos/media/audio e /Arquivos/media/video.

Meu robô script guarda tudo nas pastas certas para mim

Como a organização é com base no formato, e não no conteúdo, eu simplesmente vou gravando todos os meus novos arquivos diretamente no /Arquivos, sem me preocupar em colocar nada no lugar certo. De manhã cedo, todos os dias, um pequeno script roda no meu computador, procura no /Arquivos tudo o que estiver gravado lá há mais de 3 dias sem alteração, e se encarrega de mover para a pasta certa.

Assim, as funções de "documentos recentes" do editor de texto e da planilha continuam funcionando bem (pois documentos mexidos há menos de 3 dias nunca são movidos), e tudo que eu já concluí ou parei de usar de forma imediata vai "sozinho" para a pasta apropriada, onde eu encontrarei (pelo nome ou pela data) sempre que precisar.

Uma vantagem extra é que no caso de eu reabrir um documento que já havia sido "arquivado" pelo script, e aí voltar a gravar uma versão editada dele no /Arquivos, no momento do rearquivamento automático (após 3 dias), o script preservará automaticamente a versão anterior também, renumerando-a, como se fosse uma versão simplificada de um sistema individual de controle de versões que faz o mais essencial: permite retroceder a versões antigas, que sempre permanecem fáceis de localizar.

O script: meu script é relativamente cru, e funciona bem para mim (em Linux). Provavelmente funcionará também, com pouca ou nenhuma adaptação, pro pessoal do Mac OS X e do Unix em geral - o conteúdo do script está aqui, façam bom uso ou adaptem/evoluam, mas saibam que não ofereço garantia, nem suporte! Pro povo do Windows não posso oferecer nenhum script pronto, mas quem sabe algum leitor empreendedor não programa um igual em BAT e nos manda o link?

Sempre há exceções

Regras de organização pessoal precisam distinguir bem entre o que é o comportamento geral e quais as exceções necessárias, e para a minha organização de arquivos não é diferente: algumas situações não se adequam bem ao tratamento automatizado, e destaco as 3 principais para mim:

A primeira delas é a das fotos digitais. A facilidade com que as tiramos, e o grande volume de armazenamento hoje disponível, permitem que acumulemos muitas delas, e os softwares e técnicas para dar nomes distintivos a cada uma delas me cansam rapidamente. Já tentei muita coisa, mas hoje para mim o que funciona bem é ter uma pasta "/Arquivos/Fotos" e dentro dela criar subpastas para cada um dos eventos ou temas fotografados. Na hora de copiar para o PC as fotos da festa de natal da família, já crio a subpasta "natal2009" e gravo direto lá, onde eu as encontrarei facilmente quando quiser, e os sistemas de organização de fotos (como o Picasa, por exemplo) também saberão encontrá-la.

A grande vilã

A segunda são os arquivos que abro periodicamente. A cada mês preciso fazer encaminhamentos fiscais e contábeis, partindo sempre de um mesmo conjunto de modelos de documento, e gerando novos arquivos que precisarão ser consultados nos meses seguintes e no momento da declaração do IRPF. Eles poderiam se beneficiar do script que mantém automaticamente o versionamento, mas a praticidade de tê-los separados tem facilitado o processo de confecção e análise, por isso eles ganham uma pasta à parte.

A terceira são os projetos de mais longa duração em que me envolvo: cursar a especialização, por exemplo, ou ministrar algum treinamento. Essas atividades geram grandes coleções de arquivos que servirão como referência para miom por meses a fio, e ganham também suas pastas específicas. Quando o evento acaba, copio tudo para o /Arquivos, e em 3 dias estará tudo arquivadinho do jeito padrão.

As suas exceções podem ser bem diferentes das minhas. Adapte-se a elas! Pode fazer sentido, por exemplo,

Backup e coleta de lixo

A maioria dos arquivos que eu mesmo produzo são em formatos que ocupam pouco espaço no disco, e assim podem ficar armazenados permanentemente, sem maiores problemas.

As exceções, como os eventuais arquivos de áudio, vídeo e imagens, são avaliadas em conjunto ao final de cada ano. Se acho que ainda vou precisar delas, mantenho onde estão. Quando desconfio que elas nunca mais serão necessárias, eu as copio para alguma mídia de backup barata (no momento a minha preferida são os DVDs) e arquivo externamente, porque nunca se sabe o dia de amanhã - e se elas não voltarem a ser restauradas até o prazo de validade dos backups caseiros em DVD, é porque realmente podem expirar em paz.

Haja DVD!

O backup anual complementar em DVD também é um costume que mantenho há muitos anos. Chega dezembro, e eu insiro um DVD virgem de boa qualidade no drive, copio o que tiver de mais importante dos meus arquivos, e guardo bem longe, em um local seguro.

Para os backups diários, ultimamente tenho feito algo mais simples: um script automatizado sincroniza diariamente a pasta /Arquivos (e suas subpastas) com um HD externo permanentemente conectado, e semanalmente eu conecto um segundo HD externo para fazer uma cópia completa adicional.

Anteriormente eu me esforçava para separar conteúdos "mais importantes" que merecessem o backup diário, mas hoje adotei um novo posicionamento que assume (exageradamente) que se está arquivado, é importante e precisa de backup - e investi em ter os 2 HDs com capacidade suficiente pra isso.

Como complemento, parte considerável dos meus arquivos também é copiada periodicamente (e automaticamente) para o serviço de backup do meu provedor de hospedagem, o que já me foi útil diversas vezes.

Mas não sei se devo recomendar que você adote uma técnica de backup similar à minha. Eu recorro ao script de backup feito em casa porque sou da velha guarda e preservo velhos hábitos. Se eu fosse implementar uma estratégia de backup do desktop para mais alguém hoje, provavelmente escolheria alguma ferramenta similar ao Time Machine, do Mac OS X.

Compartilhamento entre múltiplos computadores

Compartilhar arquivos entre múltiplos computadores que não estão permanentemente conectados entre si é um problema difícil para o qual existem muitas soluções prontas. E conforme se popularizam os notebooks e netbooks, o problema também fica mais comum.

Mais uma vez, o fato de eu ser da velha guarda (com anos de experiência administrando arquivos alheios) me faz desconfiar bastante das ferramentas prontas, pois elas acrescentam dependências e muitas vezes falham em momentos cruciais.

Por isso, também aqui adoto uma estratégia simplificada (e que envolve abrir mão de facilidades que as ferramentas prontas oferecem): não importa a situação: a versão que vale sempre é a que está gravada no PC do meu escritório, o qual eu me esforço para tornar sempre acessível, via Internet (e com segurança) para quando estou fora (com o netbook, por exemplo) e preciso de algo.

Quando estou fora e faço alterações em arquivos cuja versão original reside no PC do escritório, uso os recursos da Internet para enviar a nova versão imediatamente para ele de volta, ou mando um e-mail para mim mesmo com a nova versão, caso seja impossível.

Sendo o meu próprio BOFH, sempre colocando em prática esta regra bastante estrita, eu me poupo dos problemas das falhas de sincronização e compartilhamento que são tão comuns. Mas só funciona porque eu conscientemente abro mão de algumas das suas vantagens.

Estratégias alternativas, baseadas em serviços on-line, em mídias removíveis ou em aplicativos de sincronização, são abundantes. O fato de eu não gostar delas não é razão para que você não as adote, mas quero frisar que considero que perco menos ao abrir mão de algumas de suas vantagens do que já perdi anteriormente ao adotá-las e ficar exposto, em momentos indesejados, às suas limitações.

As soluções dos leitores

Em 2008 eu consultei os leitores sobre o que eles faziam para organizar seus arquivos.

Na época recebi pouco mais de 50 respostas, e destaco a seguir links para algumas delas:

• O Felipe Fernandes Horn é designer e detalhou o seu processo, que não usa nenhuma ferramenta especial, para estruturar pastas de seus arquivos.
• O Andreyev Dias de Melo usa diversas ferramentas on-line para estas tarefas, e também detalhou sua estrutura de pastas.
• O Marcelo de Freitas Andrade e o Gustavo contaram sobre seu uso de uma pasta "old", técnica comum e que tende a ser "write-only" - na hora de algum dia procurar algo, não se tem muita certeza de onde estará.
• O Márcio explicou como usa o pendrive para apoiar as incursões com o notebook.
• O Eudes Cruz explicou como usa tags nos nomes de arquivos.
• O Leonardo Marques e o Fabrício Soares compartilharam sua confiança em ferramentas que organizam tudo pra eles no Mac.
• O Roberto Pose deu dicas de ferramentas para organização e backup no Windows.
• O Jeferson de Souza descreveu sua estrutura de pastas e também a ferramenta de sincronização e backup que adota.
• O Leonardo Fontenelle fez uma descrição detalhada da sua estrutura de pastas e das ferramentas que usa.
• O Alberto J. Azevedo contou como adapta as convenções de diretórios do Unix para facilitar a classificação de seus arquivos.

E vários outros leitores deram também suas dicas, na época. Agora você está convidado a fazer o mesmo, compartilhando aqui nos comentários a sua forma de organizar arquivos no PC!

Feliz 2010!

Hoje é o último dia do ano, e vamos fechar com uma edição completamente ordinária da nossa Rapidinha Efetiva, já que a Retrospectiva 2009 já saiu no Natal! ;-)

E se as suas ainda não estão em prática, não termine o dia sem ler "Resoluções de ano novo podem funcionar – pergunte-me como ;-)"!

Como proteger aparelhos eletrônicos durante apagões

Apagões localizados ou GRANDES variações na qualidade da energia elétrica são comuns durante a temporada de verão, especialmente em cidades que recebem grande influxo de turistas, como é o caso da minha querida Floripa.

Aqui em Jurerê a invasão de veranistas já trouxe consigo alguns blackouts, brownouts e episódios da chamada "meia fase" ou tensão insuficiente, danificando aparelhos elétricos e eletrônicos de muitos moradores. Mas claro que isso não acontece só aqui, e na prática poucos lugares no Brasil podem se considerar a salvo de interrupções ou oscilações graves do fornecimento de energia elétrica.

Embora algumas pessoas até tolerem a via crucis necessária para fazer a operadora de energia pagar o prejuízo com equipamentos danificados, o melhor mesmo é evitar o prejuízo, prevenindo os danos.

Estabilizador Isolador Microsol

Os méritos relativos de filtros de linha, estabilizadores e no-breaks são sempre discutidos, mas quando eles são de boa qualidade (e adequados à carga existente, e instalados em uma rede elétrica aterrada e de boa qualidade), acredito que é melhor tê-los do que não tê-los. Mas pode ser difícil encontrar algum de boa qualidade: há poucos meses o Inmetro reprovou 11 marcas de filtro de linha, e a avaliação da Pro Teste sobre estabilizadores, há um pouco mais de tempo, também chegou a resultado similar.

Mas mesmo quando temos uma instalação de boa qualidade e uma proteção adequada instalada, muitas vezes o que acontece com os frenéticos elétrons da fiação da casa, durante ou imediatamente após o apagão, vai muito além do que estes aparelhos de proteção poderiam suportar - e aí temos de nos dar por felizes quando o que queima é só o estabilizador ou um fusível, porque às vezes a carga tem tempo de chegar até os aparelhos que deveriam estar protegidos, antes de ser cortada.

Por isso, esta matéria do Conta Corrente sobre como proteger os aparelhos em apagões é leitura mais do que recomendada neste início de verão. Não por trazer grandes novidades, mas por lembrar de alguns cuidados óbvios, como tirar da tomada tudo o que puder ser tirado durante os apagões ou anomalias, e só recolocar depois da estabilização.

Na condição de quem já viu mais de uma vez estabilizadores queimarem e filtros de linha permitirem que aparelhos queimassem no momento de um retorno após um blackout, há bastante tempo adoto a política de considerar estes aparelhos apenas como facilitadores para a tolerância a oscilações pequenas. Quando dá de prever a possibilidade de um tranco maior, o melhor isolamento para mim é o ato de retirar da tomada os aparelhos ;-)

Passarelas para os gatos

Quem tem felinos em casa já deve ter visto alguma vez (na TV, na web, em revistas ou na casa de algum amigo mais empreendedor) as passarelas para gatos que substituem, com várias vantagens (especialmente onde há pouco espaço) os escaladores/arranhadores que são mais fáceis de encontrar em lojas de produtos para animais de estimação.

E este projeto do Moderncat tem uma característica especial: ele usa componentes fáceis de encontrar (prateleirinhas, retalhos de carpê) e facilita a adequação às paredes que estiverem sobrando no apartamento.

Se você for fazer, ajuste-se à segurança do felino (vale fixar bem o cestinho ou almofada que ficar lá no alto), e dos demais moradores, que não deverão dar topadas ou testadas nos degraus nem mesmo no escuro.

Aqui em casa um projeto similar (integrado a uma prateleira já existente) já entrou nos planos para 2010, com apoio do veterinário. Oportunidades para usar a furadeira e a parafusadeira sempre são bem-vindas!

Efetividade no IPhone

A idéia de oferecer automaticamente conteúdos diferentes para cada navegador, identificando a plataforma do usuário com base nos parâmetros que o servidor web identifica durante a conexão, sempre me pareceu bastante inefetiva, pois cria uma série de novos problemas para quem administra o site (eu) e, por tratar como iguais todos os usuários dos navegadores "beneficiados" pelo tratamento diferenciado, acaba desagradando aos que têm alguma necessidade diferente, ou que não se incomodam de ver o site do jeito normal em seu navegador minúsculo.

De qualquer modo, aparentemente os usuários do IPhone cada vez mais esperam receber automaticamente versões adaptadas dos sites quando os acessam, quase como se fosse um feed RSS artificialmente empobrecido para tirar o texto e as figuras - só sobram os títulos, as tags e a frase inicial, e aí eles clicam nos posts que querem ver, e recebem uma versão também empobrecida dos mesmos, mas aí com o texto integral.

Resisti bastante a isso, até mesmo quando uma jornalista me criticou por não oferecer esta opção, durante uma entrevista. Mas continuam me pedindo, então o site começa 2010 oferecendo aos usuários do IPhone (e Palm Pre, Androids em geral, alguns Blackberrys, alguns Nokias, iPod Touch, e assemelhados) uma visualização default modificada, para ficar com a carinha que eles tanto me pediram:

Por enquanto está em teste (bem com calma, porque não sou usuário do iPhone), e vou acompanhar o que vocês me disserem a respeito, certo?