Você já ouviu falar em declarar falência de e-mail? O conceito pode parecer estranho, mas a expressão em inglês e-mail bankruptcy tem até sua própria entrada no Urban Dictionary, que a define como apagar todos os e-mails pendentes e começar de novo com uma caixa de entrada vazia, em resposta a uma situação em que o e-mail saiu de controle.

Aparentemente quem cunhou a expressão foi Lawrence Lessig, defensor da flexibilização dos direitos autorais e fundador da Creative Commons. Em 2004, batalhando contra uma caixa de e-mails pendentes de até 2 anos de idade, ele acabou desistindo, coletou os endereços de todos os remetentes das mensagens que ele não chegou a ler ou responder, e mandou uma mensagem coletiva a todos eles, explicando que estava apagando tudo, pedindo desculpas, e pedindo que assuntos realmente importantes fossem reenviados.

Ultimamente tenho batalhado muito com a minha caixa de entrada de e-mails pessoais, a ponto de já ter criado uma categoria adicional na minha classificação, chamada "Quem sabe, um dia". Não estou próximo da falência de e-mails, até porque já faz algum tempo que concluí que não tenho condições de ler ou responder a todas as mensagens que recebo, mas o peso desta tarefa está ficando mais pesado a cada dia que passa.

Em homenagem a este problema que aflige a muitos de nós, aqui estão os 3 princípios para evitar a falência de e-mails, cortesia do Lifehack.org:

1. Você não precisa responder a todos os e-mails - se você recebe mais do que 50 e-mails dirigidos diretamente a você todos os dias, provavelmente não há como reagir a todos e manter-se produtivo, a não ser que o seu trabalho seja responder a e-mails. Saiba categorizar e filtrar, e se possível automatize. O que nos leva ao princípio 2:
2. Priorize - se você sabe que não irá atuar sobre todos os e-mails que receber, rapidamente concluirá que precisará definir quais são os e-mails prioritários, que precisam ser respondidos com atenção, os intermediários, que precisam ser lidos para definir o que fazer, e os que podem simplesmente ser ignorados sem ler.
3. Você não pode cuidar do e-mail o dia inteiro - a não ser que o seu trabalho seja exatamente este. Defina os horários do dia em que você verifica e-mail, e os horários em que não encostará na caixa de entrada. Agende, e se limite. Não deixe o e-mail tomar conta de todos os seus horários.

Estes princípios, e mais algumas dicas extras, estão no artigo "How to Avoid Email Bankruptcy: 5 Rules That Work".

Leia também:

• Produtividade pessoal: Vencendo seu e-mail
• Ganhe produtividade sabendo lidar com as interrupções no trabalho
• 3 dicas de produtividade com o Gmail
• NÃO comece seu dia lendo o e-mail
• Esvaziando a sua caixa de entrada de e-mails
• Organizando sua caixa de e-mail com efetividade

Talvez vários de vocês tenham passado por aqui nos últimos dias (especialmente quarta e quinta-feira) e se deparado com mensagens de erro (o famigerado "500 Internal Server Error") ou com a página de manutenção ilustrada pelo simpático encanador abaixo. Eram os últimos dias do Efetividade.net em um provedor de hospedagem compartilhada, e as coisas não iam muito bem, a ponto de eu ter tentado de várias maneiras "emagrecer" o conteúdo do site.

Em semanas recentes o tráfego do site tem aumentado sobremaneira, e o modelo de hospedagem compartilhada tem seus limites. Sei que não esgotei o que o Dreamhost tinha para me oferecer em termos de planos mais avançados, mas mesmo considerando que o foco daqui é a efetividade, precisei levar em conta a eficiência, ou mais especificamente a razão custo/benefício - e neste sentido, passar para um dos planos intermediários do MediaTemple fez mais sentido.

Para quem está considerando alternativas de hospedagem, destaco que o Dreamhost me atendeu muito bem até cerca de 25.000 visitantes diários, e um plano especial deles (o DreamhostPS) me atendeu bem até cerca de 45.000 - aí subitamente comecei a ter problemas graves de disponibilidade devido a falta de memória, especialmente na quarta e na quinta-feira. Estes números são os meus, e podem variar, é claro - dependem do perfil da sua aplicação.

E a migração para o MediaTemple foi tranquilíssima: paguei às 20h, e às 22h já estava tudo rodando no novo servidor. Mudei o endereço do domínio, desativei os plugins, exportei e importei os dados do Wordpress do Efetividade usando as instruções do próprio site oficial do Wordpress, aguardei um pouco pela propagação do novo IP no DNS, reativei os plugins, e pronto: tudo no ar (embora talvez ainda haja algum erro escondido por aí, e tenho certeza de que alguns servidores DNS pelo mundo ainda estão com o meu IP antigo).

Portanto... estamos no ar novamente, com recursos sobrando, e espero que o encanador demore a ser a estrela da capa do site!

Quem começa a morar sozinho ou acaba encarando uma situação em que precisará cozinhar tende a cometer uma série de erros, como em qualquer outro processo de aprendizado. Mas alguns destes erros são tão comuns que podem ser evitados mesmo sem ter de cometê-los pessoalmente.

Como cozinheiro sou um excelente Administrador, embora me vire no essencial. E já não cometo os 4 erros abaixo:

1. Deixar de ler a receita inteira antes de começar: mesmo receitas feitas para execução por iniciantes às vezes têm armadilhas, apresentando os passos fora da ordem em que precisam ser executados. Leia tudo antes, entenda quais ações precisam ser realizadas (e em que ordem), prepare o ferramental adequado e verifique se você tem todos os insumos. Se não tiver, corrija no mercadinho da esquina ANTES de começar!
2. Encher demais a panela: qualquer formando em engenharia mecânica pode lhe explicar as leis da termodinâmica envolvidas neste processo de várias maneiras que você não vai entender, mas uma panela ou frigideira excessivamente cheia torna desiguais e menos eficientes as transferências de calor, e atrapalha em muito o resultado final. Cozinhe em lotes, ou arranje uma segunda panela e promova o paralelismo. Planeje bem os tempos, mas deixe um forno pré-aquecido em temperatura baixa (200 graus) para manter aquecidas as porções que ficarem prontas antes das demais.
3. Deixar de aquecer a panela: ao assar ou fritar, e em outras técnicas culinárias avançadas demais para mencionar por aqui, é importante que a panela esteja quente o suficiente para vedar a superfície da carne, peixe, ave ou vegetal que você estiver processando, assim que você encostá-los na superfície - caso contrário, todos os fluidos escaparão, e o prato ficará seco ou sem sabor. Aqueça antes, tomando precauções necessárias para evitar um incêndio ou outro acidente doméstico.
4. Usar uma panela pequena demais: quando você coloca os ingredientes (que estão à temperatura ambiente) em uma panela previamente aquecida, com óleo ou água, a temperatura dela baixa imediatamente, e não há o que fazer a respeito exceto garantir que ela tenha calor suficiente para reduzir os danos da queda de temperatura. Para isso, você precisa ter uma quantidade suficiente de água ou óleo aquecidos, e portanto... uma panela com tamanho suficiente.

Estas 4 dicas, e mais algumas, estão no artigo "Common cooking mistakes". Sugestão do chef: compartilhe conosco, via comentários, as dicas que você demorou para aprender quando começou a precisar cozinhar!

Leia também:

• Qual a sua melhor alternativa ao disque-pizza?
• A dieta de quem trabalha em casa
• Receitas rápidas para cozinhar com Efetividade
• Emagrecer: Como perder peso de verdade

Da outra vez que escrevi sobre carteiras, no artigo de 2007, também comecei lembrando da carteira do George Costanza, do seriado Seinfeld. Se você não assistia, eu vou contar: ele guardava nela, entre outras coisas, recibos, cupons, cédulas de outros países e todas as suas receitas de medicamentos. Mesmo assim, ele insistia em levá-la sempre no bolso de trás. Até que um dia ela explodiu.

Organizar a carteira não é tão difícil, mas mantê-la organizada a longo prazo é. Pulando rapidamente as dicas do artigo anterior (usar uma carteira menor, arquivar em local apropriado as coisas que não precisam andar com você, jogar fora o que não precisa ser guardado, ter um porta-retratos ;-) ), vamos a mais algumas dicas rápidas:

• Leve só as identificações necessárias: a sua carteira de motorista provavelmente serve para legalmente identificar você na maioria das situações, e tem fé pública - portanto serve para comprovar também seu RG e CPF, se eles constarem nela. Leve consigo outros documentos de identidade (como o RG, carteira de conselho profissional, etc.) só se for precisar deles! Porte outros documentos, como o certificado de licenciamento de veículo, nos casos em que houver exigência legal. Portar a carteira do seu plano de saúde também pode valer a pena.
• Tenha um arquivo pessoal seguro, organizado e de fácil acesso: muitos documentos e cartões são usados apenas raramente, e em situações previsíveis. Deixe no arquivo, e longe da sua carteira, a sua certidão de nascimento, carteira de trabalho, certificado de reservista, CPF, título de eleitor, comprovantes de votação, certidões diversas, certificados de conclusão de cursos, um segundo cartão de crédito, folhas de cheque excedentes, etc.
• Tenha um porta-cartões fora da carteira: e deixe nele aquela coleção de cartões de desconto e fidelidade que as empresas nas quais você faz compras usualmente querem que você carregue. Eu levo comigo o cartão do supermercado no qual faço a maioria das compras, e deixo na mochila, ou no carro, os demais. Se forem perdidos ou extraviados, o prejuízo é mínimo ou inexistente, e assim eu consigo localizá-los sempre que pretendo usá-los, sem ocupar espaço na carteira.
• Não leve um bloco de cheques inteiro: essa vale até mesmo como segurança. Deixe o bloco na gaveta, e leve consigo apenas uma ou duas folhas, juntamente com o respectivo canhoto. Atualize diariamente, e use as folhas seqüencialmente, pois assim você terá chance de saber quais folhas bloquear em caso de perda ou roubo.
• Não leve vários cartões de crédito ou de banco: Se possível, leve apenas um, ou reduza o número ao mínimo. Além de favorecer a consolidação das suas operações financeiras, assim você reduz o volume e aumenta sua segurança.
• Tenha uma segunda carteira em casa: se você tem medo de que os cartões e documentos excedentes possam se extraviar, arranje uma segunda carteira e mantenha tudo nela, em um local seguro da sua casa.
• Faça um bom backup: tire uma foto, ou copie em um multifuncional (não faça isso fora de casa) de todos os documentos e cartões que você leva na carteira, com nitidez suficiente para ler tudo o que aparece tanto na frente como no verso. Se um dia você perder sua carteira, ou ela for roubada, você saberá rapidamente os telefones das operadoras de cartão, do seu banco, e os números de tudo que você precisará bloquear.

Assim você pode ganhar tanto espaço, que talvez até passe a caber um Swisscard Lite na sua carteira. E agora é a vez de vocês: quais as suas dicas para manter a carteira bem administrada?

Leia também:

• Escritório doméstico: como arquivar documentos pessoais
• Como emagrecer sua carteira

Segundo esta matéria do New York Times traduzida pelo Terra e indicada ao Efetividade.net pelo marrcandré, há já um conjunto de casos de blogueiros profissionais que andaram pagando o preço pelo sedentarismo e pelas atividades sem horário nem controle.

É claro que os blogueiros poderiam trabalhar em outro lugar, e eles professam amor pela ação ininterrupta e pela possível oportunidade de criar um veículo mundial de mídia sem grande investimento financeiro. Ao mesmo tempo, alguns começam a se perguntar se alguma coisa saiu muito errado no conceito. Nos últimos meses, dois dentre eles morreram subitamente.

No mês passado, em Forth Lauderdale, Flórida, foi realizado o sepultamento de Russell Shaw, um blogueiro prolífico que tratava de assuntos tecnológicos e morreu aos 60 anos de ataque cardíaco. Em dezembro, outro blogueiro especializado em tecnologia, Marc Orchant, morreu de enfarte coronário fulminante aos 50 anos. Um terceiro, Om Malik, 41, sobreviveu a um ataque cardíaco em dezembro.

Outros blogueiros se queixam de ganho ou perda de peso, distúrbios do sono, exaustão e outros males nascidos do desgaste constante de produzir para um ciclo de informação e notícias que nunca pára, como o da Internet.

Eu não diria que são os populares "ossos do ofício", até porque conheço bom número de pessoas que ganha um bom dinheiro com blogs e têm boa qualidade de vida nestes aspectos. Mas é um sinal de alerta e um lembrete para todos nós, incluindo os não-profissionais, como eu: a tentação do sedentarismo é grande, mas o preço também é alto.

A matéria traz um testemunho interessante:

A pressão atinge até mesmo aqueles que trabalham por conta própria - e são bem remunerados por isso.

"Não morri ainda", disse Michael Arrington, fundador e co-editor do TechCrunch, um popular blog de tecnologia. O site gerou milhões de dólares em receita publicitária, mas o custo foi ponderável: Arrington diz que ganhou mais de 13 quilos nos últimos três anos, sofre de distúrbios graves do sono e transformou sua casa em escritório para ele e outros quatro funcionários. "Em determinado momento, terei um colapso nervoso e serei internado em um hospital, ou algo assim vai acontecer".

"Esse ritmo não é sustentável", disse.

Mas a natureza dos estímulos também é apresentada na mesma matéria:

Não se sabe quanta gente escreve blogs remunerados, mas o número certamente atinge a casa dos milhares ou talvez dezenas de milhares.

O surgimento dessa categoria de trabalhador da informação segue em paralelo com o desenvolvimento da economia online. Porque a Internet se tornou uma importante mídia editorial, a publicidade agora se transferiu para a rede com toda a força.

(...) Os blogueiros de alguns dos maiores sites dizem que os escritores podem ganhar US$ 30 mil (cerca de R$ 50 mil) ao ano, inicialmente, e que alguns deles atingem os US$ 70 mil (R$ 115 mil). Alguns dos mais incansáveis ultrapassam a marca de US$ 100 mil, e alguns empresários do setor criaram pequenos impérios na Internet que geram centenas de milhares de dólares ao mês. Outros escritores que estão tentando fazer carreira com blogs dizem que conseguem faturar apenas por volta de US$ 1 mil mensais (R$ 1,7 mil).

Eu conheço pessoalmente um brasileiro que mantém 2 blogs nas horas vagas e tem rendimentos mensais (em reais) com eles na casa dos 5 dígitos, consistentemente. Mas isso não vale nada na hora de um enfarte, um derrame ou uma trombose, por isso fica a dica: saia do computador, pratique um esporte, se alimente bem, durma um número de horas suficiente, e se relacione pessoalmente com pessoas de que você genuinamente goste!

Leia também:

• Emagrecer: Como perder peso de verdade, parte 1 - aprenda a gostar dos exercícios
• Como perder peso jogando videogame - com o Nintendo Wii
• A dieta de quem trabalha em casa
• Ergonomia: Tendinite nunca mais - dicas para sua mesa de trabalho, parte 1
• Como dormir melhor sem esforço - 10 dicas para o sono

Marcar compromissos e reuniões de forma efetiva envolve um conjunto de técnicas simples, mas nem tão evidentes. Para quantas reuniões você já foi chamado sem saber o assunto, a pauta, quem mais estaria presente? Quantas vezes uma reunião na qual você exerceria papel importante foi marcada para uma data na qual você estava indisponível?

E quantas vezes você mesmo marcou uma reunião sem considerar as questões acima com relação aos demais participantes?

Para evitar este tipo de erro e garantir que as reuniões agendadas por você mesmo *não* sejam vistas como uma inconveniência, o Efetividade.net reuniu esta série de dicas de agendamento de reuniões. Fique à vontade se quiser imprimir e "esquecer" na mesa do seu chefe, da secretária dele, ou mesmo pregar no mural perto do bebedouro! Este não é um talento que você possa incluir com facilidade no seu currículo, mas pode sempre ser um diferencial na carreira, ou pelo menos na vida funcional ;-)

Dicas para agendamento efetivo de compromissos

• Tenha certeza de precisar de uma reunião: quantas reuniões são marcadas de forma desnecessária ou redundante? Quanto mais formalizados os processos, mais oportunidade há para surgir a demanda por reuniões sem um objetivo real - a entrega de um documento que não será discutido nesta mesma oportunidade, a obtenção da assinatura formal em um documento já previamente aprovado, etc. Use bem as rotinas de gabinete e protocolo, e deixe as reuniões apenas para os momentos em que de fato for haver interação que interfira na tomada de decisões, ou trabalho realizado em conjunto.
• Chame só quem precisa comparecer: quem não tem informações relevantes, não será diretamente afetado, e não tem o poder de decisão apropriado, geralmente não precisa comparecer. Chamar a equipe completa, para garantir que todos sejam informados ou se sintam comprometidos, evidencia problemas de comunicação que precisam ser resolvidos de outra forma. E se o seu chefe se sente deixado de lado se não for avisado de todas as reuniões, procure desenvolver o talento de convencê-lo de que determinadas reuniões estão abaixo do nível de importância dele - a não ser que a presença dele de fato acrescente algo ao resultado da reunião.
• Defina e divulgue a pauta: ter uma pauta conhecida por todos ajuda a reunião em si a ser produtiva, mas também é muito importante para o agendamento. Sabendo exatamente qual a lista de temas programados, cada participante terá melhores condições de tomar suas decisões relativas ao agendamento, priorização, etc. - além de poder se preparar e levar os documentos e dados necessários.
• Ofereça uma série de alternativas de datas e horários: quem nunca passou por uma longa série de e-mails entre 4 participantes de uma mesma reunião futura, tentando achar a data perfeita para todos? "Terça eu não posso", "De tarde não vai dar", etc. Isto acontece porque a pessoa que iniciou a marcação da reunião foi específica demais (propôs um único horário e data) ou genérica ao extremo (propôs que seja em qualquer dia da semana que vem, por exemplo). Uma boa alternativa é propor uma série de 3 a 5 datas e horários, para que cada participante diga qual prefere, e em quais não pode. Assim, após receber uma resposta de cada um, a pessoa responsável por marcar a reunião pode tomar a decisão certa, e comunicar a todos. Existem diversos softwares e sites que automatizam o processo, mas quando a reunião é de poucas pessoas, isto pode ser feito facilmente por e-mail.
• Reduza o tempo de deslocamento: Se a reunião vai exigir que parte dos participantes se desloque, leve isso em conta. Marque o compromisso para um horário que seja compatível com o tempo de deslocamento, e se possível faça-o em um local que seja conveniente para a maioria dos participantes. Sou integrante de uma associação que marca seus encontros semanais para uma cidade em que nenhum dos associados reside, baseada no critério de que é o ponto mais próximo do meio do caminho para todos. Me parece uma decisão próxima da estupidez: assim o que se garante é que absolutamente todos tenham que se deslocar, em geral por horas, de forma a compartilhar a inconveniência entre todos, e assim todos terem tratamento igual. A maneira racional seria realizar as reuniões ordinariamente no local em que a maioria dos associados estejam (mesmo que não seja o local em que eu mesmo me encontre), e ocasionalmente (e de forma proporcional) realizá-las nos demais locais. Quando o tempo de deslocamento for pequeno ou os participantes estiverem geograficamente dispersos, aí sim faz sentido agendar para um local no meio do caminho e que seja conveniente para todos.
• Deixe espaço antes e depois do evento: Se o evento é às 10h e vai durar 45 min, eu prefiro agendar das 9h40 às 11h (sem contar deslocamento), sempre que possível. Parece um uso ineficiente do tempo, mas assumir desde o princípio que vou precisar de 20 minutos para me preparar e de 15 minutos para as notas e contatos pós-reunião na verdade ajusta a agenda à realidade, e impede que estas atividades (que na prática sempre ocorrem) atrapalhem outros agendamentos.
• Não misture os compromissos pessoais e os profissionais: ou ao menos evite tanto quanto puder. Quando o agendamento não dá certo - e de vez em quando não vai dar, por mais efetivo que você seja - e uma reunião se prolonga, é relativamente fácil avisar e explicar isto para as pessoas com quem você teria outros compromissos de trabalho ou da mesma natureza. Mas se o próximo compromisso fosse com os filhos, a esposa ou uma consulta no médico, tudo fica mais complicado. Deixe espaços maiores entre compromissos de natureza diferente!
• Mantenha os guardiões da sua agenda sempre atualizados: Se mais pessoas cuidam da sua agenda, além de você, é importante que elas sempre saibam a tempo das modificações que você mesmo promoveu, ou dos compromissos que agendou pessoalmente. Agendas compartilhadas ou públicas (como o Google Calendar, especialmente se você usá-lo em seu smartphone) podem ser uma boa opção neste caso, mas não substituem a sua própria disciplina. E a pena para não atualizar todo mundo que tem controle sobre a sua agenda é de vez em quando perceber que precisaria estar em 2 lugares ao mesmo tempo, ou que duas pessoas igualmente importantes estão do lado de fora da sua sala, aguardando para tratar de assuntos que lhe interessam, no mesmo horário.

As dicas acima, e várias outras, podem ser vistas em mais detalhes (e com explicações bem diferentes!) no artigo 10 Tips For Improving Your Appointment Setting Skills. Conto com vocês para oferecerem suas próprias dicas de agendamento, nos comentários!

Leia também:

• Reunião mais produtiva: como preparar, executar e encerrar com efetividade
• Fim de jogo: efetividade no encerramento de reuniões
• Ata de reunião: registros são importantes, mesmo quando informais
• Modelo de ata - Como secretariar reuniões com efetividade
• Planejamento e condução: 10 dicas para começar e terminar reuniões na hora marcada
• Dicas simples para reuniões mais produtivas

Aproveite e leia também o texto "Por que não gostamos de reuniões", do Pedro Pimentel.