Desenvolver a produtividade pessoal, no sentido que adotamos aqui no Efetividade.net, é uma questão de adotar boas práticas e transformá-las em hábitos, gerando mais resultado a partir do seu esforço e conduzindo-o na busca pelos seus objetivos.

Mas fazer uma prática se transformar em hábito é algo muito mais simples de descrever do que de realizar.

Se você já tentou aumentar a sua produtividade pessoal mas empacou assim que o fascínio pelas novas ferramentas acabou, saiba que não está sozinho: assim como em muitas outras mudanças de hábitos (dieta, sedentarismo, tempo para a família, etc.) a lista de pessoas que desistem antes de ver surgir o resultado prático que poderia motivá-las é enorme.

Invertendo a abordagem: 1 Dia de Alto Desempenho

Proponho, portanto,como alternativa para quem até hoje ainda não conseguiu firmar o hábito da elevação da produtividade pessoal, uma experiência diferente: realizar um Dia de Alto Desempenho.

A ideia é simples: não tentar aplicar imediatamente algum dos métodos consagrados, com seus passos preparatórios e necessidade de absorção de ferramentas. Haverá tempo para isso depois, e a idéia do Dia de Alto Desempenho é apenas permitir que você colha alguns frutos baseados nos fundamentos destas técnicas, para que depois (após realizar alguns Dias) surja a necessária motivação para escolher uma técnica completa e adequada.

Marque o seu Dia de Alto Desempenho na sua própria agenda, silenciosamente, e ajuste a sua rotina ao longo daquele dia de acordo com as dicas a seguir, ou do subconjunto delas que melhor se adequar às suas necessidades.
 

O que fazer no seu Dia de Alto Desempenho

Não confunda produção com eficácia. Não são sinônimos. Pelo contrário: aceitar se ocupar com as tarefas erradas pode ser o equivalente a aceitar tomar o proverbial ônibus grátis na direção errada. Pare para pensar se as tarefas com as quais você se ocupa contribuem para o valor que você precisa gerar, ou se produzem algo que não interessa ao que você precisaria fazer - se parte da sua rotina for mera ocupação, sem contribuir para os seus resultados, reformule-a, começando por este seu dia de alto desempenho.

 
Mantenha o foco nas tarefas de mais impacto. Existem tarefas mais visíveis, mais agradáveis, mais urgentes, e tantas outras - mas você geralmente tem como olhar na sua lista de pendências e identificar as que vão gerar maior valor para a sua vida, ou para a satisfação do seu cliente. Quando você quiser ter um dia de alto desempenho, preste atenção especialmente nessas (se os requisitos para completá-las já estiverem satisfeitos, claro), e deixe as de apoio e as complementares para amanhã.
 

Crie uma lista de "desafazares". Listar os afazeres do dia é uma técnica corriqueira mas, se você quer ter um dia de alto desempenho, pode fazer o inverso: listar tudo o que NÃO vai fazer hoje. Não vai dar uma olhadinha no Twitter fora dos intervalos, não vai deixar acumular pendências novas, não vai deixar a TV ligada, não vai arquivar documentos por preguiça de verificar se podem ser jogados fora, etc. - essa lista de desafazeres dos dias de alto desempenho deve ser guardada com atenção, porque serve como indicativo de hábitos que você deveria combater nos demais dias também!

 
Comece mais cedo OU termine mais tarde. Se você trabalha em um ambiente com mais pessoas, e houver flexibilidade de horário, procure garantir pelo menos 45 minutos de silêncio ou de redução de interrupções no seu dia de alto desempenho, jogando o horário de início ou do final das suas atividades para fora da faixa praticada pelos demais colegas.

 
Pare para melhorar uma tarefa repetitiva que você poderia fazer mais rapidamente hoje e sempre. Sabe aquele conflito emocional entre satisfação e revolta quando você descobre que existia uma maneira mais fácil de realizar algo que você é obrigado a fazer todos os dias? Provavelmente existem várias destas situações ao seu redor esperando pela sua descoberta - um atalho novo no aplicativo, um formulário que deixou de ser obrigatório, um recurso novo na papelaria... Perca 20 minutos pesquisando hoje, e aumente seu desempenho permanentemente!
 

Se a tarefa parece infindável, defina uma fatia de tempo para ela. Aquela tarefa que você nunca começa porque não consegue dividi-la em partes menores e parece que nunca vai dar para terminá-la inteira no tempo disponível precisa ser feita mesmo assim - ou então deve ser removida da sua lista de pendências. Não importa que não vai dar para terminar hoje: aloque 30 minutos (e não muito mais do que isso) para realizar uma fatia dela hoje mesmo, e vá fazendo isso mais vezes ao longo dos próximos dias, até ela ser reduzida a um tamanho que possa ser completado de uma vez só!

 
Cuidado com a ferramentite. Quando se fala em produtividade pessoal, o que vem à cabeça de muitos leitores é a escolha de alguma nova ferramenta para experimentar. Na prática, as ferramentas necessárias para a produtividade são bem simples: um bloco, uma agenda diária e um arquivo de pastas suspensas (ou os equivalentes digitais mais simples possíveis deles) geralmente são mais do que suficientes, e a diferença entre o sucesso e o fracasso na busca da produtividade acaba vindo da persistência, da motivação e do comprometimento - e não do mais novo recurso do Evernote... Ferramentas são importantes, mas não devem ser a preocupação central.

Que tal hoje?

O ideal é definir um dia inteiro para ser de alto desempenho, e neste sentido a sugestão é que no final das suas atividades de hoje você procure reunir as condições para amanhã bater todos os recordes na busca pelos seus objetivos.

Mas isso não quer dizer que você não pode colocar em prática alguma das ideias acima desde já, para ir aquecendo os motores. Que tal começar pelo item que mais lhe chamou a atenção na lista acima, e procurar segui-lo até o final do dia, para ver como os resultados o afetarão?

--
Na segunda parte deste artigo, já publicada, você encontra as dicas restantes para você criar a programação do seu primeiro Dia de Alto Desempenho e pensar nos próximos!