Home office sem papel pode não ser a meta certa

A meta de organização em um escritório doméstico muitas vezes acaba sendo definida em termos de quanto se consegue reduzir a quantidade de papel que por ele tramita ou nele é arquivado.

Embora a redução da presença do papel possa mesmo ser um bom indicador do avanço da eficiência dos processos típicos de um escritório, é importante lembrar de não confundir o indicador com o objetivo: a simples remoção de papel pode ser alcançada com a mera automatização (que quando é aplicada a processos originalmente ineficientes pode acabar perpetuando-os em vez de fazê-los evoluir), ou mesmo com a prática altamente indesejável de descartar documentos em papel que idealmente deveriam ser processados e arquivados - ou ainda fazendo como o alegre rapaz da imagem abaixo.

Um meio termo que muitas vezes é aceito como "a solução viável no momento", embora esteja longe de ser a solução que você deveria desejar, é livrar-se do papel colocando um scanner do lado da bandeja de entrada.

Simplesmente digitalizar todos os documentos que precisarão ser processados ou arquivados pode ter um ganho imediato quanto à operacionalização - é mais fácil de encaminhar e o arquivamento ocupa bem menos espaço físico, por exemplo.

Mas é uma solução bem insuficiente, se parar por aí. Para começar, o papel em si continua sendo usado e transportado, o que pode reduzir bastante o ganho ambiental com a atitude. Além disso, pelo menos duas operações a mais (a digitalização em si e o descarte apropriado do papel original) são acrescentadas à sua rotina, e nem sempre há garantia de equivalência (por exemplo, para fins judiciais ou contábeis) entre a sua cópia digitalizada e o papel original.

A dica, portanto, é definir a sua meta em termos de ganho de eficiência. Aquilo que normalmente se expressa em termos de redução de papel geralmente pode ser melhor definido como buscar reduzir os processos que precisam que documentos sejam recebidos, expedidos, encaminhados, circulem internamente ou sejam arquivados.

O desafio pode ser grande nos home offices e também nas grandes corporações. Mas o ponto em que você pode ter mais chance de agir com eficácia máxima é na origem dos documentos, como no exemplo das contas, boletos, notificações e extratos que puderem ser recebidos ou expedidos com segurança por meio eletrônico, ou mesmo integrados a um sistema de pagamento automático (débito em conta, cartões de crédito e similares), desde que você coloque em prática um processo de acompanhamento adequado, para não ser cobrado a mais nem ficar devendo sem saber (e se livrar de executar pessoalmente vários procedimentos intermediários para pagamentos, recebimentos, acompanhamentos parciais e similares)!

Além disso, reservar 2h para escrever (cartas ou e-mails) para os endereços de contato que constam em cada um dos papeis que você recebe regularmente sem solicitar e rotineiramente descarta (boletins de associações, jornais de ofertas, catálogos, etc.) solicitando a remoção do mailing pode ter sucesso em um bom número de casos (para mim funciona em uns 70% das tentativas) e reduzir não apenas o esforço de triagem mas também a sua participação neste desperdício de material e transporte.

Fora isso, trata-se de uma questão de processos internos. Reduzir a sua própria necessidade ou interesse em gerar, receber ou arquivar documentos (em papel ou não) depende de cada caso, mas gera resultados bem melhores quando está claro que o objetivo é a eficiência, e não apenas substituir cada papel por uma cópia digital (ou várias...).

E no caso das tramitações e arquivamentos de papel que sobreviverem ao facão metafórico que deve passar pelos processos, aí sim temos o caso em que o scanner, aliado a um bom processo para identificar, armazenar, proteger e pesquisar os arquivos digitalizados, pode desempenhar bem o seu papel ;-)

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