Como manter a casa organizada mesmo quando não se tem tempo para nada.

Nas últimas 3 semanas tive um acúmulo de atividades incomum na minha rotina. As aulas da pós-graduação, que normalmente ocorrem em finais de semana alternados, desta vez foram realizados em 2 finais de semana consecutivos. No final de semana que sobrou, acabei precisando fazer uma breve viagem. As atividades do trabalho se expandiram um pouco, e em mais da metade dos dias úteis acabaram se expandindo e invadindo as 4 horas diárias que normalmente reservo para as minhas obrigações extra-emprego.

Claro que não deixei a peteca cair. Graças ao esforço de priorização, a maior parte das minhas atividades importantes continuou sendo realizada, e deu até tempo de ler um livro e estudar para a prova de Análise Financeira. Mas leitores atentos chegaram a me escrever perguntando por que na semana retrasada o Efetividade teve tão poucos posts ;-)

Mas a priorização implica em escolhas, e algumas atividades precisam ficar de fora. No que diz respeito à administração doméstica, foram mantidas as atividades básicas relacionadas a suprimentos (manter a geladeira e a despensa abastecidas), aos compromissos financeiros (receber e pagar as contas) e à higiene (todas as limpezas com propósitos sanitários, e não estéticos). Os demais aspectos da organização doméstica ficaram em segundo plano, e assim acumularam-se as correspondências não lidas, objetos não guardados, roupas fora do guarda-roupas e os demais sinais mais típicos do estereótipo de uma república de estudantes do que do apartamento de uma pessoa organizada.

E foi assim, após 3 semanas, que acabei sendo conduzido a uma necessidade de fazer algo a respeito, mesmo sem dispor de tempo suficiente para fazer uma organização completa - ao menos não de uma só vez. Mas a chave está neste último comentário, como veremos a seguir.

Entra em cena a Galinha Temporal

Começar uma tarefa sabendo que não será possível terminá-la imediatamente pode ser um fator de desmotivação muito forte, e isso vinha atrapalhando qualquer esforço para fazer uma organização aos poucos. Até que a ficha caiu: eu não estava conseguindo começar a tarefa exatamente por um problema de motivação, que certamente poderia ser resolvido usando as técnicas usuais.

Gostaria de dizer que foi mais complicado do que isso, para ajudar a justificar 3 semanas de bagunça, mas preciso dizer a verdade: a análise foi simples e chegou à conclusão óbvia, bastando mudar o enfoque sobre o problema. Ao invés de deixar a pouca disponibilidade de tempo ser um fator de desmotivação, bastava usá-la como um desafio: quanta bagunça eu conseguiria organizar, em intervalos de 20 minutos? E foi aí que entrou em cena a Galinha Temporal.

A Galinha Temporal

A Galinha Temporal é um destes timers de cozinha que podem ser comprados em qualquer loja de utensílios, mas a que eu comprei certamente teve sua embalagem (em português) desenhada por algum chinês que não sabe nosso idioma, pois traduziu "Chicken Timer" como "Galinha Temporal". Mas até que ficou um nome charmoso, certo?

O projeto em si foi uma inversão do problema de motivação existente, em 2 passos:

1. Anotei todas as pendências acumuladas de organização doméstica (guardar roupas, engraxar sapatos, consertar o ventilador, limpar a geladeira, reunir o material da pós que estava espalhado pela casa, ler e arquivar a correspondência, guardar tudo o que estava por cima das mesas e prateleiras, ler ou arquivar as revistas pendentes, embalar e endereçar os brindes de uma recente promoção do BR-Linux, organizar a escrivaninha, etc, etc, etc.) em um papel que pudesse ser colocado de forma visível, e no qual pudesse marcar todas as tarefas que fossem sendo completadas.
2. Estabelecer um prazo de 20 minutos, não prorrogáveis, para cada sessão de organização, e um limite de 2 sessões por dia.

Assim, a cada sessão, eu iniciava programando a Galinha Temporal para me dar exatos 20 minutos. A TV ficava desligada, aplicações on-line que pudessem me interromper eram fechadas, e eu organizava durante 20 minutos. Comecei pela sala, depois escritório, cozinha, área de serviço, e fui prosseguindo, 20 minutos de cada vez.

E é impressionante como o enfoque de motivação muda tudo. No segundo dia já não havia bagunça visível na casa - e todos sabemos que a presença de bagunça visível atrai mais bagunça. No sábado terminei toda a lista original de tarefas, e estou pensando em aproveitar o método para realizar outras atividades que venho adiando há tempo.

Durante todo o processo, usei uma dica que há algum tempo a Lu comentou por aqui: mantive 3 caixas, sendo uma para objetos que iria doar, outra para o que deveria ir para o lixo, e a terceira para guardar coisas que não poderia colocar imediatamente no lugar. Isso ajuda a manter a atenção na tarefa que estamos fazendo no momento, acumulando as pendências para resolver depois (em outra sessão de 20 minutos!)

Minha casa não é nenhum exemplo de organização doméstica (não sou nenhum Seinfeld, obcecado por limpeza e arrumação), mas a bagunça reduz a produtividade, e assim a gente começa a gastar mais tempo para cumprir as obrigações, e sobra menos tempo para fazer aquilo que se gosta. E se a Galinha Temporal pode ajudar a evitar isso, ela será sempre bem-vinda!

Seja em um discurso ou na roda de amigos, falar mais do que o necessário para transmitir sua idéia pode ser um tiro no pé. Veja por que, e como lidar com isso.

Uma das frases que em algum momento já estiveram afixadas em algum mural de escritório em que eu tenha trabalhado não tem uma origem muito nobre: vem de uma coluna de conselhos de um jornal. Mas pelo menos não é de uma coluna qualquer, mas sim da "Dear Abby", uma das mais lidas colunas de jornais em todo o mundo, escrita por Abigail Van Buren (pseudônimo de duas autoras da mesma família).

A frase é a seguinte: “The less you talk, the more you’re listened to.” Ou, em bom português: "quanto menos você fala, mais você é ouvido". Ou pelo corolário, freqüentemente citado pelo meu professor de matemática da quinta série, comparando seus alunos a veículos de tração animal: "A carroça, quanto mais vazia, mais barulho faz".

Você conhece alguém que goste de ouvir longos discursos? Quantas pessoas você conhece que falam demais, e assim acabam sendo menos ouvidas? Veja a seguir por que você não deseja ser uma delas.

As vantagens de falar menos palavras - e transmitir a mesma mensagem

O artigo "5 Reasons Why You Should Simplify What You Say, and How to Do It" explica as razões práticas para manter seu foco nas pessoas que estão lhe ouvindo, e não em si mesmo, e assim ser mais breve.

A mais importante delas, na minha opinião, é a clareza. E é óbvio: se você falar o suficiente, sem supérfluos, haverá menos espaço para confundir quem estiver lhe ouvindo. Seu discurso ou posição não serão diluídos pelo excesso de palavras.

Há outra que é vital: redução do fator chatice. Se você se esforça por não falar mais do que o necessário para transmitir sua mensagem, a tendência é que a comunicação se torne mais clara, com carga emocional concentrada, e com mais chance de que as pessoas ouçam até o final sem "perder a sintonia" porque já adivinharam onde você quer chegar.

Tem também o outro lado: o processo de falar de forma simples pode ser menos satisfatório para o ego. Mas as pessoas voltadas para si mesmas, que se sentem especiais por sempre citar 5 autores e analisar 4 tópicos acadêmicos (desde o aspecto filosófico até o tecnológico) sobre qualquer assunto sobre o qual estejam falando, podem acabar descobrindo que é ainda mais agradável para o ego perceber que os outros entenderam a sua mensagem e não a rejeitaram pelo excesso de pedantismo - uma sensação muitas vezes desconhecida pelos falastrões mais chatos ;-)

Portanto, fica a dica: fale menos, e seja mais ouvido!

Você já ouviu falar na lei que afirma que as tarefas se expandem para ocupar todo o tempo disponível?

Parte considerável das disciplinas do gerenciamento de projetos está relacionada ao planejamento e controle do uso de recursos caros e escassos, tais como tempo e pessoas. Os profissionais da área hoje dedicam bastante atenção e estudo às práticas do PMI (sintetizadas no PMBOK e em outras publicações do instituto), às metodologias do PRINCE2 e a outras técnicas em voga.

Mas a questão do gerenciamento de recursos escassos é um dos aspectos essenciais da Administração, e muito já se escreveu sobre ela. A maioria das obras tem aquele tom acadêmico que estamos acostumados a esperar de livros acadêmicos, mas de vez em quando surge uma alternativa à sisudez, às vezes sem a mesma profundidade e embasamento, mas certamente facilitando a motivação para a leitura e para a reflexão, como veremos a seguir.

Nem sempre é preciso ser sisudo para provocar reflexões sérias

Foi assim com o Princípio de Dilbert, que na década de 1990 fez muita gente pensar sobre gestão de pessoas, e que é em si uma especialização do Princípio de Peter, surgido em um livro da década de 1960, de autoria de Dr. Laurence J. Peter. Você já deve ter ouvido falar neste princípio, que afirma: "Em uma hierarquia, todo empregado tende a ser promovido até atingir seu nível de incompetência" - e de fato isso acontece em muitas empresas, por exemplo naquelas que adotam a prática de identificar excelentes técnicos ou vendedores e os promovem a cargos de gerência, para os quais às vezes não estão preparados. Às vezes funciona bem, e em outras vezes tende a ser profundamente disfuncional, a ponto de os empregados tentarem reduzir seu desempenho para evitar a transferência forçada para outra carreira.

E assim é também com a Lei de Parkinson, proposta originalmente por um ensaio de Cyril Northcote Parkinson, publicado pela The Economist em 1955. Ela é definida assim: "o trabalho se expande até preencher o tempo disponível". E a experiência prática pode levar a dezenas de exemplos de tarefas que poderiam ser feitas em 2 horas, mas como havia 8 horas disponíveis, ela se expandiu, ganhou novos níveis de complexidade, precisou de mais ferramentas, mais equipe, e eventualmente deixou de ser entregue no prazo justamente como conseqüência destes acréscimos.

Infelizmente esta lei não é reversível: nem sempre um trabalho poderá ser completado de forma mais rápida só porque menos tempo foi atribuído a ele. O foco original de Parkinson era o crescimento das burocracias (não apenas as governamentais), algo que na época (muitos anos antes de os anos 90 chegarem com a reengenharia e a ênfase na terceirização) ocorria de forma constante e independente da demanda pelos serviços da corporação - efeito que ele explicava por intermédio de sua lei.

As pessoas que conhecem e combatem a Lei de Parkinson são aquelas que todo mundo quer ter em sua equipe, pois resolvem rapidamente os problemas - o que faz com que elas tenham cada vez mais problemas para resolver, e em geral acabam tendo de enfrentar os efeitos do Princípio de Peter!

Em gerenciamento de projetos (ou mesmo em projetos pessoais), uma conseqüência negativa da Lei de Parkinson (e da procrastinação) é que raramente uma tarefa ficará pronta antes da sua data planejada. Claro que isso não precisa ser assim, e na verdade o ideal é que o prazo de cada atividade seja estabelecido e cumprido de forma exata (caso contrário, há uma tendência a desperdício de custos e de potencial humano alocado ao projeto), mas a prevenção contra o Princípio de Peter (via mecanismos de motivação ou mesmo via controles do uso do tempo e recursos) deve ser levada em conta!

Mais Parkinson

Tive a sorte de ter professores de graduação inspirados, o que me levou a ler o livro de C. Northcote Parkinson ainda a tempo de aproveitar suas dicas até mesmo na própria faculdade - acabando com a tendência de estudar mais para as provas só porque tinha mais tempo disponível, ou ampliar o escopo de uma pesquisa como conseqüência de ela ter ficado pronta antes da hora.

Não sei dizer onde você pode encontrar o livro (o exemplar que eu li talvez ainda esteja na biblioteca da ESAG, em Florianópolis), mas eu recomendo a leitura, até mesmo para conhecer as outras leis propostas por Parkinson, tais como:

• O trabalho se expande até preencher o tempo disponível
• Os gastos se expandem até alcançar o faturamento
• Expansão significa complexidade, e complexidade significa declínio (esta tem base nas leis da termodinâmica)
• O número de pessoas em qualquer grupo de trabalho tende a aumentar, independente da quantidade de trabalho a ser feito.
• O adiamento é a pior forma de negação

E existe ainda a lei da Senhora Parkinson, que deixo como fechamento do artigo para inspirar os gerentes de projeto na audiência: "O calor produzido pela pressão se expande até preencher toda a mente disponível, da qual ele pode ser transferido apenas para uma mente mais fresca".

O iDigitalPhoto publicou uma verdadeira coleção de aulas rápidas de fotografia (digital ou não), com foco em melhorar a qualidade das fotos que nós, amadores, tiramos em quantidades cada vez maiores, conforme vai ficando mais fácil e rápido armazená-las e compartilhá-las com os amigos e familiares.

Os temas mencionados, sempre de forma breve e direta, incluem:

• Iluminação: como aproveitar melhor o posicionamento do sol
• Cores: a coloração dos diferentes tipos de iluminação, e seus ajustes
• Uso do flash: flash X iluminação natural X tipo de foto X outros ajustes
• Escolha do melhor horário: e como ajustar a câmera a eles
• Composição: uso de ângulos e do espaço, alinhamento do horizonte, etc.
• Enquadramento: como usar o ambiente para emoldurar naturalmente o tema da foto
• Zoom: zoom X foco X sensibilidade
• Perspectiva, Foco e Proporções
• Faces e Fotos de crianças
• Posicionamento do fotógrafo
• Temporização
• e até a atitude do fotógrafo!

Tem vários outros temas, e dicas adicionais sobre cada um deles - eu selecionei acima apenas uma amostra! Veja o artigo original em Improve Your Photos 60 Seconds at a Time.

Stephen King é conhecido pelos seus mais de 50 best sellers de horror e fantasia, é autor de mais de 200 obras e recebeu o prêmio da National Book Foundation dos EUA pela sua contribuição para as letras americanas, embora nem sempre tenha tido a crítica a seu favor.

Aprender com as dicas de escritores bem-sucedidos é uma aspiração comum, e já publicamos antes neste espaço o que pudemos aprender com autores do passado recente, como as 5 dicas de George Orwell para escrever bem, e as 5 dicas de Ernest Hemingway para escrever textos com efetividade. E também já fomos mais longe, investigando o que todo blogueiro pode aprender com René Descartes.

Nesta semana temos a oportunidade de aprender com um autor atual, pois o Positivity Blog publicou as 7 dicas de Stephen King, a partir da leitura de seu livro "On Writing, misto de autobiografia e guia para escritores.

Não vou apresentar todas as 7 - recomendo a leitura do livro, ou do artigo do Positivity - mas não posso deixar passar a oportunidade de colocar em debate algumas delas, abaixo. E você está convidado a discuti-las nos comentários.

Stephen King ensina a escrever melhor

• Vá direto ao ponto - ou pelo menos chegue logo ao ponto. Não desperdice o tempo do leitor com longas introduções e prolegômenos. Não gagueje.
• Escreva um rascunho e deixe decantar - depois de escrever o rascunho, guarde por algum tempo, aguarde maturar, e só então revise e prossiga. Isto lhe permitirá ver o texto sob outra perspectiva, diferente daquela sob a qual você o escreveu, e assim facilita aplicar os cortes e edições que você talvez nem perceberia que precisava fazer.
• Corte seu texto - King fala em cortar 10% do total - foi um conselho que ele recebeu em uma carta de rejeição de um texto seu, no início da carreira, e que seguiu desde então. Remova palavras, frases e capítulos supérfluos.
• Leia muito - precisa explicar? Para escrever bem, é preciso ler bem. Aumentar sua quilometragem, aprender fatos e estilos novos, saber melhor o que fazer (e o que não fazer). Não é difícil, e vale a pena.
• Escreva muito - o aperfeiçoamento vem com a prática, assim como nos esportes. Escreva, e depois escreva mais, e assim você vai melhorar cada vez mais.

Desde 24 de outubro o Google parece estar rebaixando em até 4 pontos o PageRank de uma série de sites destacados, e especula-se (e em certa medida confirma-se) que o ponto em comum entre eles são questões sobre a forma como incluem links em suas páginas.

O PageRank (o nome é uma referência a Larry Page, um de seus criadores e fundador do Google) é o método matemático que o Google emprega para atribuir o grau de relevância relativa de cada uma das páginas incluídas em seu índice.

Aumentar o PageRank é um desejo comum de autores de sites e blogs, porque (ao menos aparentemente, uma vez que há outros fatores ocultos até mesmo no âmbito dos resultados de pesquisa do Google) o Google PageRank é provavelmente o indicador externo mais relevante para o número de novos visitantes - e conseqüentemente para o faturamento, quando o site tem anunciantes (ou Adsense) ou faz vendas. Para entender melhor como funciona, leia o artigo "PageRank: entenda o que é, para que serve, e por que existem tão poucos blogs nacionais com PR maior que 5", aqui no Efetividade.

A novidade é que desde 24 de outubro parece estar havendo uma alteração arbitrária no valor exibido pelo Google para o PageRank de diversos sites conhecidos. Alguns sites (Engadget, JohnChow, Forbes, Problogger...) perderam 2 pontos, outros (SEO Roundtable, Quickonline Tips, ...) perderam 3, e houve até caso (Statcounter) de perda de 4 pontos. No Brasil há pelo menos 1 caso registrado até o momento de perda de 2 pontos, mas não se sabe se a onda ainda vai chegar por aqui com mais força.

Percebe-se que a mudança é mesmo manual e ainda está em curso - por exemplo, um site afetado aparece com o seu PageRank usual quando acessado usando a sua URL com o prefixo "www." (que ele não adota), e com PageRank mais baixo quando acessado sem o prefixo, da forma como seu autor configurou.

A alteração não prejudicou o tráfego nos sites afetados. Segundo consta, a mudança é apenas no PageRank exibido, e não nos resultados das pesquisas no Google - o que parece dar mais sentido à teoria de que a intenção do Google é dificultar o mercado de venda ou troca de links feito com intenção de interferir no posicionamento em sites de busca (já que o indicador básico do valor neste comércio costuma ser o PageRank), ou punir os sites que se envolveram neste tipo de comércio, ao reduzir o valor de mercado dos seus links e o valor do PageRank que eles transferem por intermédio destes mesmos links. Mas há diversas outras teorias a respeito também, e desde o dia 24 já surgiram dezenas de posts dissecando cada uma delas.

Gostaria de destacar um deles. Em "Official: Selling Paid Links Can Hurt Your PageRank Or Rankings On Google", Danny Sullivan afirma o que os outros apenas sugerem. Ele diz que entrou em contato com o Google (que até o momento não se pronunciou oficialmente) e obteve a confirmação de que as reduções são mesmo relacionadas à venda de links, que ocorrem após verificação manual, e que podem haver ações adicionais, como exclusão dos resultados de busca do Google, se os sites mantiverem a prática. Ele também apresenta informações sobre os motivos de a estratégia adotada ter sido essa, e não várias outras que são sugeridas pelo público.

É claro que os sites podem fazer o que quiserem - o Google não manda na Internet. Mas se os sites têm interesse em se posicionar bem nos resultados do Google, é sempre interessante alinhar-se às políticas deles, lendo no mínimo o essencial: as Webmaster Guidelines.

Estamos ainda aguardando esclarecimentos oficiais, ou mais detalhes pelos canais oficiosos, mas creio que já há informação suficiente para os potenciais afetados pensarem em suas estratégias!

Vale mencionar que no serviço Google Webmaster Tools há formulários tanto para informar sobre a prática de links pagos (leia-se: delatar) quanto para solicitar reconsideração de penalidades aplicadas a seu site.

Leia também:

• PageRank: entenda o que é, para que serve, e por que existem tão poucos blogs nacionais com PR maior que 5
• Parcerias com blogs: “Tio, me dá um link?”
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