Estar presente é o essencial, mas chegar cedo pode fazer toda a diferença.

Uma de minhas frases favoritas é de autoria de Aaron Sorkin, criador do seriado de TV The West Wing: "As decisões são tomadas por aqueles que comparecem". Woody Allen já havia cunhado uma frase parecida: "Comparecer corresponde a 80% do sucesso". E quando você chega atrasado ou tarde, este percentual tende a diminuir, ao mesmo tempo em que aumenta a probabilidade de sucesso de quem chegou antes de você.

Claro que esta regra vale bem menos para aquelas pessoas que são cruciais para a tomada de decisões, que sabem desde o princípio que a reunião não começará, ou não realizará decisões importantes, enquanto elas não chegarem. Mas ninguém desempenha papéis cruciais em todas as dimensões da sua vida, e mesmo nestes casos há vantagem em chegar cedo.

Veja abaixo algumas das razões.

Vale a pena chegar cedo

As 5 razões abaixo foram selecionadas originalmente por Mike St. Pierre no artigo "6 Reasons Why it Makes Sense to Arrive Early", e têm foco no ambiente corporativo. Mas vale a pena refletir e adaptar as mesmas dicas a outros cenários da sua vida, incluindo o social, o familiar e o comunitário.

Quem chega cedo escolhe o melhor lugar: Não importa se você gosta de sentar na frente ou no fundo do auditório, ou se prefere um lugar à mesa perto do diretor ou na extremidade oposta: se os lugares não forem previamente marcados, quem chega mais cedo escolhe onde quer sentar, e quem chega atrasado tende a ficar nas "cadeiras do torcicolo", tendo que se contorcer para conseguir ver a tela da apresentação...

Quando você chega cedo, tem tempo de arrumar seu material: Às vezes dá trabalho colocar-se em condições de máxima produtividade em uma reunião ou apresentação. Chegando cedo, você pode abrir e fechar sua pasta quantas vezes quiser sem se preocupar com o barulho do velcro, abrir o notebook sem medo de que ele vá fazer um barulhão durante a inicialização antes de você ter tempo de colocá-lo no modo silencioso, procurar à vontade até encontrar o papel onde você anotou os pontos que gostaria de ver respondidos pelo palestrante, etc. Chegando depois que a reunião começou, tudo isso fica mais complicado - inclusive porque atrapalha todo mundo ao seu redor.

O "efeito chefe pontual": Se o principal participante ou envolvido na reunião, sob o seu ponto de vista, chega pontualmente, chegar a tempo passa a ser mais do que uma cortesia: é uma obrigação. E fazer o contrário pode ser mais do que um desrespeito.

Quem chega cedo pode rever a programação e participa das discussões preliminares: Você vai ter tempo de fazer uma revisão mental dos temas que você gostaria de ver debatidos e das perguntas que quer ver respondidas, preparando-se para tomar parte ativa na discussão e inclusive modelar a direção que ela irá tomar, se for o caso. Além disso, você poderá ser uma daquela meia dúzia de pessoas para a qual o apresentador fará perguntas que o ajudarão a adaptar sua programação ao público de sua organização.

Chegar cedo é correto: Além de gerar vantagens óbvias no contexto do compromisso ao qual você chegou cedo, esta é uma atitude que ajuda a formar a sua imagem. Administrar a sua agenda de forma a ter tempo para chegar 3 minutos (ou 5, ou 15, ou quantos forem relevantes para a sua programação) mais cedo aos compromissos é um desafio, mas tomar as decisões certas nesta área pode ser um grande redutor de stress.

Ninguém quer ser neurótico quanto a chegar atrasado, ou obsessivo com o relógio. Mas lidar bem com os compromissos e horários é uma característica das pessoas eficientes - e aproveitar bem o tempo que se ganha ao chegar cedo nos compromissos é um sinal de Efetividade.

Que tal melhorar a qualidade do sinal da sua rede sem fio em casa ou no escritório gastando menos de R$ 20?

Tudo que você precisa é uma folha de papel comum, um pedaço de cartolina (pode ser também o papelão da tampa de alguma caixa ou embalagem), tesoura, cola e um pedaço de folha de alumínio - dessas que a sua mãe usa para dourar assados nas festas de fim de ano.

O vídeo acima (~6 minutos de duração) descreve e demonstra a solução, chamada de Ez-12 ou Windsurfer. Basicamente você precisa colar a folha de alumínio sobre a cartolina ou papelão, recortar usando o modelo do FreeAntennas.com, e encaixar os chanfros nos furos.

Simplesmente dobrar e curvar a folha de alumínio já serviria para aumentar o sinal, mas usar o modelo garante que a forma de parábola será mantida, e que a antena do seu access point ficará exatamente no ponto focal ideal para maior direcionamento.

Os caras do vídeo relatam que um micro que ficava distante do seu ponto de acesso e recebia sinal de apenas 82% passou a receber 100% imediatamente, assim que foi colocada uma antena Windsurfer no ponto de acesso Linksys.

Vale lembrar que a vantagem do efeito é direcional, e que tem recíproca: o sinal na direção oposta fica bastante reduzido.

Lidar com a diretoria de uma organização pode ser um desafio até mesmo para os próprios diretores. E não importa o tamanho da diretoria: o mesmo vale para a de uma multinacional e para a de um grupo de colecionadores de ferromodelismo.

Pensando nisso, Guy Kawasaki - investidor de risco, um dos primeiros responsáveis pelo marketing do Macintosh e o inventor da regra dos 10-20-30 em apresentações - incluiu em um de seus livros um mini-capítulo com o sugestivo título que também dá nome a este post: "A arte de gerenciar uma diretoria".

O livro em questão está disponível no Brasil com o título de "A Arte do Começo: o Guia Definitivo para Iniciar o Seu Projeto", que eu estou lendo avidamente e encontrando inúmeras ocasiões para colocar em ação seus conselhos práticos e nascidos da experiência. Se você quiser conhecer melhor as idéias do Guy, pode começar por este vídeo + apresentação sobre inovação, cortesia do Zentation.

Não vou transcrever todas as dicas do Kawasaki sobre como lidar melhor com as diretorias da vida - se quiser, procure o livro! - mas vou procurar resumir abaixo o que ele diz sobre como interagir com uma diretoria já estabelecida.

Como gerenciar sua diretoria

Indo direto ao ponto:

1. Preserve as árvores: nada de mandar relatórios impressos de 200 páginas para cada diretor. Eles não serão lidos. Mande um resumo executivo com no máximo 5 páginas, com referência a onde encontrar ou como solicitar as informações detalhadas caso eles tenham interesse.
2. Forneça indicadores úteis: não basta enviar os documentos contábeis, por mais que todos os diretores saibam realizar análise de balanços. Extraia os dados relevantes, sintetize, projete, compare, qualifique. Forneça informações subjetivas ou obtidas de outras fontes, que possam ser relevantes para a análise.
3. Envie versões maduras dos relatórios a tempo: Isto quer dizer pelo menos 2 dias antes de uma reunião em que o conteúdo deles vá ser debatido. A reunião melhor aproveitada é aquela em que se gasta muito mais tempo discutindo os dados do que assistindo a uma apresentação sobre eles; permita que todos tenham a chance de se inteirar previamente.
4. Nunca surpreenda uma diretoria inteira (a não ser que a notícia seja muito boa). A melhor hora de dar más notícias inesperadas nunca é quando estão todos reunidos. Sempre que possível, apresente este tipo de situação a cada diretor separadamente, ou prepare-os de antemão para o tema, para que ao chegar na reunião haja um nível suficiente de racionalidade e foco na solução, e não a natural reação emocional contra o problema (no fenômeno que o Guy Kawasaki chama de "bando de hienas enfurecidas").
5. Obtenha feedback com antecedência, sempre que possível. É um complemento da dica acima: se você sabe que precisará tratar de um tema complexo ou espinhoso em uma reunião de diretoria, procure conversar com os diretores sobre o assunto com antecedência. Além de permitir que eles se preparem, dependendo do feedback que você receber, poderá lapidar a forma como irá abordar a questão durante a reunião.

Como dizia um antigo colega de trabalho meu, e hoje diretor de empresa, diretor também é gente! Usar o bom senso e a racionalidade na hora de lidar com este ser muitas vezes intimidador e difícil de compreender pode torná-lo cada vez menos uma esfinge e mais um integrante do seu dia-a-dia - e isto também é Efetividade.

Para escrever de forma persuasiva, um dos requisitos é deixar o texto amadurecer e não publicá-lo sem antes realizar uma boa revisão.

Rory Marinich escreveu uma seqüência de 9 dicas para maior efetividade na revisão dos seus textos, e eu selecionei entre elas as 5 que julguei mais importantes:

1. Coloque em papel: Além de ser mais fácil ler no papel, uma revisão completa, do início ao fim do texto, acaba sendo mais fácil de fazer se você não estiver lendo na própria tela do editor de texto, onde a tentação de interromper a leitura para fazer uma modificação imediata qualquer é muito grande, e arruína o contexto que você precisa formar em sua mente. Imprima em papel rascunho e modo econômico, e use uma caneta para destacar os trechos que precisam de correção.
2. Vá do começo ao fim: Comece na primeira linha e vá até o final, colocando cada palavra em seu contexto. Resista à tentação de pular trechos em que você acha que não há erros - em geral é justamente ali que eles se escondem!
3. Não apague versões intermediárias: vá salvando seu documento sempre com novos nomes, ou numeração de versões - assim você sempre poderá mudar de idéia e voltar atrás, buscando novamente um trecho que havia suprimido.
4. Não se apegue ao material: às vezes você não conseguirá salvar justamente aquele trecho que deu mais trabalho em pesquisar, ou mais prazer em compor. Conforme-se, não fique tentando dar um jeito de forçar a permanência de uma parte que não se encaixa. Guarde em um outro arquivo e tente usar em um trabalho futuro, ou mesmo compor um novo trabalho a partir deste trecho.
5. Se necessário, reescreva. Se um capítulo está muito abaixo do seu nível de qualidade, ou se o artigo ficou sem pé nem cabeça, às vezes vale mais a pena reescrevê-lo do zero do que tentar consertar. Novamente: conforme-se e faça o que tem que ser feito.

As dicas completas de Rory podem ser encontradas no artigo "Nine Tips to Productive Revision".

Se você se interessa pelo tema, leia também:

• Convencendo o leitor: Como escrever de forma persuasiva
• Escrever artigos e textos: como começar
• Como começar um texto ou apresentação com mais efetividade
• 5 dicas de George Orwell para escrever bem
• As 5 dicas de Ernest Hemingway para escrever textos com efetividade
• 5 passos para redigir notícias que atraem mais atenção para seu blog

Sou um fanático por novidades, e de vez em quando escrevo artigos sobre os materiais que chegam aqui, para testes ou mesmo para meu uso. Tenho uma caderneta com anotações de produtos (inovadores ou não) que passaram por aqui e sobre os quais preciso escrever algum dia, mas o tempo vai passando e a oportunidade não chega.

Por esta razão, resolvi esvaziar um pouco a fila e publicar em capítulos um listão de produtos, a maioria deles bastante trivial, que eu acredito que você não deva deixar de conhecer e considerar se vale a pena tê-los em sua casa ou escritório também.

Vou escrever mais artigos neste estilo, afinal o de hoje só tem 10 itens, e minha caderneta inclui notas sobre pelo menos mais 36 produtos - e todos eles estão aqui ao redor ou passaram pelas minhas mãos. Se você quiser recomendar ou sugerir produtos adicionais, use os comentários para isso! E o celular-canivete acima não existe de verdade, ok?

Vamos à lista de hoje, que inaugura a nova série irregular do Efetividade.net - e tenta ser interessante mesmo falando em dicionários e adaptadores de tomadas ;-)

Produtos que fazem a diferença - parte 1

Os produtos abaixo possuem diferenciais claros, ou acabam sendo eles próprios um diferencial no meu trabalho. Entenda a razão e veja se eles podem ser úteis no seu dia-a-dia também.

Adesivos 3M Command: Command é um revolucionário adesivo, mais uma invenção da 3M para fixação de objetos. Ele suporta um peso considerável e permite, quando desejado, removê-lo sem deixar nunhum resíduo ou danificar a superfície. Excelente para fixar ganchos e pequenos objetos em paredes de apartamentos alugados, que você não tenha permissão de furar. Eu uso há pelo menos 6 anos, especialmente para prender ganchos para fixação de cabos, mas também para fixar cabides e outras peças. O site oficial mostra a grande variedade desta linha que está disponível no exterior. No Brasil, não é difícil encontrar os modelos mais básicos em grandes supermercados e em lojas de utilidades. Na Kalunga eles variam entre 9 e 12 reais.

Pino adaptador Daneva: Você já deve ter reparado que cada aparelho elétrico tem um tipo de tomada diferente - e a ABNT está querendo criar mais um. Com este pino adaptador, você não vai mais ter problema para usar qualquer tomada brasileira com os padrões de plugue mais comuns por aqui, seja de pino redondo ou o de pino chato ("americano"), com ou sem terceiro pino para aterramento. Ele vem ainda com duas saídas para tomadas, para poder colocar na tomada do hotel ao mesmo tempo o seu notebook e o carregador do celular ;-) Já experimentei com muitos adaptadores de tomadas ("benjamins", tomadas "T", etc.), mas este é o de melhor qualidade que encontrei. É fácil de achar em lojas de utilidades, barato (cerca de R$ 5) e durável.

Um bom dicionário de nosso idioma: Escrever é a atividade responsável por parte considerável do meu rendimento, e considero muito importante usar corretamente as palavras. Como sou usuário do UOL, uso freqüentemente o Houaiss On-line, mas quando quero realmente caprichar, coloco sobre a mesa o Aurélio, em papel, e folheio com calma. Funciona muito bem, e aumenta o vocabulário aos poucos ;-)

Livros da série Hacks: A série Hacks, da editora O'Reilly, usa o sentido original da palavra hacker: pessoas inovadoras, curiosas, dispostas a criar suas próprias ferramentas e encontrar novos usos para recursos já existentes. A série trata de temas variadíssimos, com livros dando excelentes dicas sobre o uso de sites (Google Hacks, Yahoo Hacks, eBay Hacks, Google Maps Hacks, Flickr Hacks e outros), de softwares (Ubuntu, Visual Studio, Access, Skype, Greasemonkey, OS X Panther, Knoppix, Firefox, ...), de linguagens, formatos e tecnologias (PDF, Ajax, Flash, Perl, PHP, SQL, XML, Podcasting, Retro Gaming, ...), de plataformas (Blackberry, Car PC, Home Theater, Nokia Smarthone, Palm & Treo, PSP, iPod, ...). Mas os meus preferidos são os que fogem parcial ou completamente à área de TI: Astronomy Hacks, Digital Photography Hacks, Mind Hacks, Mind Performance Hacks, Online Investing Hacks, Statistics Hacks... Se você lê em inglês, recomendo! Aqui na estante tem 5 exemplares (Google, PHP, PSP, Greasemonkey e Mind Hacks), e 2 outros estão emprestados para amigos. No Submarino você encontra por cerca de R$ 70,00, com prazos de entrega variados - mas é possível encontrar também em outras livrarias on-line ou não.

Osram Dot-It: uma luminária adesiva do tamanho de um iô-iô da Coca-Cola, que pode ser colada e descolada da parede diversas vezes, com 3 leds brancos FORTES, alimentada por 3 pilhas palito. Ilumina de verdade, e você encontra em supermercados e em lojas de utilidades. Eu uso uma delas como luz de leitura há mais de um ano, tendo trocado as pilhas apenas uma vez, instalei outra em uma escadaria, a cerca de 45cm de altura, para evitar acidentes com convidados em festas (devido à penumbra, era comum tropeçarem nos degraus), e outra atrás de um micro doméstico, em um móvel difícil de alcançar, para facilitar todas as tarefas de colocar ou remover cabos, ou mesmo aquela rápida retirada de placas feita sem tirar o PC do lugar. A que eu instalei como luz de leitura serve também como iluminação de emergência quando falta energia: como ela funciona com pilhas e eu sempre sei exatamente onde ela está (afinal, está fixada na cabeceira da cama), nunca mais tenho dificuldade em iniciar o processo de iluminar a casa nestas situações tristemente comuns por aqui. Parece ser uma boa alternativa para camping também, e para ter dentro do carro, junto com uma embalagem fechada de pilhas, no compartimento das ferramentas de troca de pneus. Custa cerca de R$ 30,00.

Uma boa calculadora de mesa: Este é um dos poucos itens que merece ficar sempre em cima da mesa, a não ser que você seja uma daquelas raras pessoas que faz contas de cabeça suficientemente bem para não precisar. Mas não a sua caríssima calculadora científica ou financeira - essa é melhor não deixar dando sopa, mesmo. Uma boa calculadora de mesa tem teclas largas, números grandes e visor inclinado. Na minha opinião, o ganho de produtividade por não interromper o raciocínio para sair procurando a calculadora na gaveta, ou não ter que perder o foco do programa que estou usando para abrir a calculadora no micro vale cada centavo. Eu uso um modelo da Elgin que custa cerca de R$ 40,00, mas você encontra mais baratas.

Stylus com esferográfica para Palm: Eu ganhei um de presente, e tenho usado todos os dias desde então. Custa caro demais no Brasil (um conjunto com 3 para o Tungsten e LifeDrive sai por cerca de R$ 80), mas vale cada centavo, se você sempre leva o Palm consigo (eu levo, faz tempo que troquei o celular por um Treo). E outros usuários de Palm sempre se surpreendem quando eu preciso assinar alguma coisa e calmamente desatarracho a ponta do Stylus e começo a escrever com a esferográfica azul de boa qualidade. Tenho certeza que depois eles discretamente inspecionam as deles para ver se funcionam como caneta também ;-) Se você tem mais amigos com o mesmo modelo de Palm, pode "rachar" com eles o pack com 3 Stylus. E se não tiver, pode considerar também uma caneta para Palm, embora a utilidade dela seja diferente.

Alicates, chaves de parafuso, tesoura e estilete no porta-lápis: Se você é como eu, não passa 2 dias consecutivos sem ter que procurar pelas ferramentas mais básicas para lidar com alguma pequena questão pendente. Desde que passei em uma loja de 1,99 e comprei 2 mini-alicates daqueles voltados para artesanato - um universal e o outro de corte - e os coloquei junto com uma boa chave Philips no tamanho certo para os parafusos do PC, uma boa tesoura e um estilete caprichado no porta-lápis da minha mesa, passei a raramente ter de ir buscar a caixa de ferramentas: a maioria dos serviços não-programados pode ser feita usando as ferramentas simples que estão à mão.

Caneta Faber Castell Grip Plus Ball - Esta não é uma caneta barata, ainda mais considerando que a marca Faber Castell é mais conhecida aqui no Brasil pelo seu material a preços econômicos, para uso escolar. Mas vale os R$ 25,00 que eu paguei por ela, e é a minha caneta preferida quando estou na minha mesa - escrevo bastante, e o material faz diferença. A tinta tem um tom escuro bem característico, seca imediatamente e a caneta desliza com bastante conforto, além de ser bastante ergonômica. Eu não levaria uma caneta destas para a pós ou para uma reunião - onde seria fácil perder e não recuperar mais - mas é uma boa caneta para ter na minha mesa.

Multi-ferramenta Leatherman K502X - O Leatherman K502X é um canivete que tomou esteróides. Esta multi-ferramenta é pequena o suficiente para ser levada no porta-luvas ou na mochila, e além de ter uma lâmina de 7,8cm capaz de furar e cortar com facilidade a maioria dos materiais que você possa legalmente desejar, tem também uma chave intercambiável com a maioria das ponteiras que você pode precisar no dia-a-dia. Por não incluir um alicate, o K502X é bem menor que os produtos mais conhecidos da Leatherman. O Surge, por exemplo, é 50% maior e 50% mais pesado que o K502X. Ele é basicamente um bom canivete (com uma lâmina que não tenta ser discreta) que inclui como adicionais a ferramenta múltipla, um abridor de latas, um clip para prender no bolso e um gancho (carabiner) retrátil que também serve como abridor de garrafas. Já escrevi uma análise sobre ele, leia em Leatherman K502X: uma ferramenta de bolso que você pode usar de verdade.

A declaração de isento 2007 começa nesta segunda-feira (3 de setembro). A Receita Federal estima que 64 milhões de pessoas devam apresentar o documento.

A declaração de isento foi criada em 1998 e tem a finalidade de manter atualizado o cadastro de todos os contribuintes inscritos no CPF, podendo, assim, verificar eventuais pendências nos cadastros e excluir ou suspender registros irregulares.

Preparei um breve guia com as informações essenciais para a declaração de isento. Os detalhes você encontra abaixo, mas veja um resumo generalizando: o prazo começa nesta segunda-feira, 3 de setembro; se você tem CPF e não é obrigado a declarar o Imposto de Renda, deve acessar o site da Receita Federal antes do fim de novembro para preencher e entregar sua declaração de isento, para que seu cadastro seja mantido regularizado, caso contrário estará sujeito a uma série de limitações, como não poder abrir conta em bancos, tirar passaporte ou receber financiamento habitacional oficial.

Declaração de isento: saiba como agir

Quem precisa fazer a declaração de isento? Todos os contribuintes que têm inscrição no CPF (Cadastro de Pessoas Físicas), sejam eles residentes no Brasil ou no exterior, e que receberam, em 2006, rendimentos tributáveis cuja soma foi menor ou igual a R$ 14.992,32, desde que não estivessem obrigados por outras razões (por exemplo: ter feito aplicações na bolsa de valores ou possuem bens em valor supoerior a R$ 80.000) a realizar a declaração de imposto de renda, no início do ano.

Quem está livre da obrigação da declaração de isento? São 3 casos básicos: quem se inscreveu no CPF em 2007; os cônjuges (ou companheiros) e os dependentes, cujos números de CPF já tenham sido informados na declaração do imposto de renda do seu cônjuge ou responsável legal em 2007; e as pessoa física que, mesmo desobrigadas, entregaram a declaração do imposto de renda este ano.

Quais são os documentos necessários para a declaração de isento? É necessário informar os números do CPF, documento de identidade e título de eleitor (se tiver).

Onde entregar a declaração de isento? A declaração pode ser entregue gratuitamente pelo site da Receita Federal. Também é possível fazer a declaração em lotéricas, agências do Banco do Brasil, do Banco Popular do Brasil e da Caixa Aqui com taxa de R$ 1,00, e nos Correios, pagando R$ 2,40.

Qual o prazo da declaração de isento? De 3 de setembro a 30 de novembro de 2007.

O que acontece com quem perder o prazo da declaração de isento? Após 30 de novembro, a regularização do CPF pode ser feita nas agências dos Correios, Banco do Brasil ou Caixa Econômica Federal, ao custo de R$ 5,50.

O que acontece com quem não fizer a declaração de isento nem regularizar o CPF depois? Se a pessoa não faz a declaração de isento no prazo nem o regulariza dentro de um ano, o CPF fica pendente de regularização. Após dois anos consecutivos sem que o CPF seja regularizado, o cadastro é suspenso até que a pessoa faça a regularização.

Quais os problemas de ter o CPF suspenso? A pessoa que estiver com o CPF suspenso não pode abrir conta corrente ou conta poupança em bancos, não pode tomar empréstimos, participar de concursos públicos, tirar passaporte, receber aposentadoria oficial, assinar financiamento habitacional oficial ou receber prêmio de loteria.