As apresentações baseadas em slides são uma das maldições do mundo moderno - não conseguimos escapar delas. Muitas vezes elas são relevantes e as assistimos por opção, mas levante o mouse quem nunca se viu preso em uma apresentação que não lhe dizia respeito, mas que não lhe dava a opção de sair para um cafezinho.

O Potential Blog preparou uma lista de atividades que podem ocupar o seu tempo de forma produtiva nestas ocasiões, sem desrespeitar o palestrante nem os demais membros do público. O foco do Potential Blog são os estudantes, mas a lista que ele preparou pode ser útil também no ambiente corporativo - embora a melhor opção seja sempre tentar evitar estas ocasiões.

Além dos itens reproduzidos abaixo, a que outras atividades você se dedica durante apresentações que não são relevantes para você? Compartilhe suas dicas nos comentários!

Lembre-se: o respeito ao palestrante e aos demais colegas deve vir em primeiro lugar. Não fique abrindo e fechando pastas, nem ostensivamente ignorando a apresentação. Seja discreto e mantenha sua visão periférica e audição bem atentas: a palestra pode ficar subitamente interessante!

• Adiante alguma tarefa: traga consigo material para anotações, juntamente com as referências necessárias e que possam ser consultadas discretamente, e faça a sua agenda andar! Se você é adepto da metodologia GTD ou outra similar, sempre terá algumas tarefas pendentes reservadas justamente para estes momentos ;-)
• Aproveite para planejar: ainda que você não seja adepto de metodologias formais de planejamento, aproveite estes momentos de ócio forçado para registrar listas de atividades, de compras, pendências, relatórios, etc. Tudo o que você precisa é um pedaço de papel e uma caneta!
• Leia: se você tiver algum material de leitura interessante e que não seja ostensivamente fora do tema, aproveite! Podem ser apostilas, livros, publicações técnicas, especialmente se forem relacionadas ao tema sendo apresentado. Se você tiver um palm, tenha sempre gravados nele alguns textos para estas horas - o que pode ser mais discreto? Mas fuja de revistas "comuns" e jornais, a não ser que você queira ofender não apenas o palestrante, como as pessoas que estão prestando atenção na apresentação.
• Prepare-se para suas próprias apresentações: Reveja os itens que irá mencionar, identifique as características do ambiente e do público, aproveite o tempo livre para estar mais preparado quando chegar a sua vez.
• Use a tecnologia a seu favor: Se você estiver com um notebook ou palm nas mãos, não preciso explicar as múltiplas maneiras como você pode usá-los para ser produtivo ou se entreter durante uma apresentação desnecessária mas obrigatória.

Veja as dicas do Potential Blog em Things To Do in Boring Lectures.

Por melhor que seja a sua memória, existem poucos bons substitutos para anotações quando se trata de garantir que o que lemos ou ouvimos hoje poderá ser relembrado no momento da prova ou da escrita do relatório trimestral.

Cada pessoa tem seus próprios hábitos e demandas, mas algumas técnicas sempre podem ser usadas para melhorar a efetividade das suas anotações. Escolha entra as dicas abaixo as que melhor lhe servirem, e compartilhe as suas próprias nos comentários!

• Escolha bem seu material: existem quase infinitas variações de papel e caneta, para não falar nos lápis! Folhas soltas, fichas, cadernos com ou sem espiral, agendas. Canetas de várias cores, pontas finas, esferográficas, tinteiro, ponta porosa. Lápis, lapiseiras e muito mais. Lembre-se de escolher uma combinação que permita conforto e que facilite a posterior leitura. Eu uso um Moleskine Reporter como o da imagem ao lado, uma esferográfica azul e uma boa lapiseira. Quando estou na minha mesa, sempre tenho à mão canetas de outras cores para destaques e títulos, mas vivo bem sem elas.
• Seja legível: não precisa ter letra "de moça", mas é essencial poder ser lido sem esforço, particularmente se estiver anotando números. Se daqui a 3 meses não for possível distinguir o 1 do 7, algo está errado.
• Use estilos: Não é só no processador de texto que se usa negritos, sublinhados e cores. Eles ajudam a localizar o essencial, destacam informações básicas, conceitos, títulos. Mas não exagere, senão o efeito se perde.
• Dê estrutura ao seu texto: às vezes é complicado fazer isto quando não se pode corrigir erros com facilidade, mas o uso de margens variáveis, espaço vertical em branco, molduras, linhas, numeração, símbolos e outros elementos tipográficos pode ser adaptado à escrita manual, dispensa a troca de canetas ou cores, e facilita em muito o entendimento.
• Adote convenções pessoais: marque sempre da mesma maneira os seus comentários, observações e outros trechos não relacionados diretamente ao que estava sendo dito na reunião ou aula. Algumas pessoas usam outras cores, outras escrevem na margem da folha, outras colocam entre colchetes ou mesmo no rodapé. Escolha um estilo e fique com ele!
• Use títulos e subtítulos:Toda página deve ter assunto e data, no topo ou na margem externa. Subtítulos bem destacados no texto também ajudam a encontrar a página certa.
• Ilustre e faça gráficos: Estética e precisão até são importantes, mas em uma anotação o essencial é registrar a idéia com clareza. Se não tiver uma régua, escala ou talento para desenho, oa menos esquematize o suficiente para entender depois e refazer no computador ;-)

Para saber mais, leia também o artigo 5 Ways to make lecture notes more readable

“Mitch Kapor fez fortuna com o Lotus 1-2-3, a mais famosa planilha eletrônica dos anos 80, mas sua criação favorita é um obscuro aplicativo de gestão de informações pessoais chamado Lotus Agenda. Diferente da maioria das aplicações de agenda, que exigem que o usuário digite os dados em uma data ou categoria em particular, o Agenda pode classificar notas 'perdidas' e colocá-las em seus próprios lugares.

Em modo texto e sem suporte por quase uma década, o Agenda é um fóssil da era DOS, embora ainda tenha fãs e usuários. Agora Kapor e desenvolvedores de código aberto têm esperanças ambiciosas de que um novo aplicativo chamado Chandler (em homenagem ao escritor de mistério Raymond Chandler), provisoriamente previsto para lançamento no próximo ano, vá ter a utilidade do Agenda sem os seus problemas.

'A idéia central do Agenda é ser capaz de capturar informações bastante livremente, e agregando estrutura e classificações conforme você avança', diz Kapor. 'Isto é a base. Mas havia uma grande curva de aprendizagem para usar o Agenda, o que é uma das razões para ele ter sido mais um sucesso de crítica do que de público.'

A versão atual 0.6 do Chandler é uma agenda que está no estágio que os desenvolvedores chamam de 'experimentalmente usável', com uma longa lista de bugs conhecidos. Mas no futuro a ferramenta irá integrar agenda, gerenciamento de contatos, e-mail, anotações, gestão de tarefas e mensagens instantâneas - tudo com a visão livre herdada do Lotus Agenda.”

A popularidade de sistemas de gerenciamento de informações pessoais deriva em parte da percepção de que as ferramentas são úteis para maximizar a produtividade pessoal -- um tópico que por si só suporta uma indústria de livros de auto-ajuda, plaestrantes e treinamento para executivos.

Em destaque entre eles está David Allen, cujo livro de 2001 'Getting Things Done: The art of stress-free productivity' consistentemente consta entre os 10 mais vendidos livros de negócios na Amazon. Boa parte dos conselhos de Allen se concentra em aliviar a carga mental ao mover informações das listas mentais para uma fonte externa confiável.

O Chandler incorpora algumas das idéias de Allen. Um princípio é que novas idéias devem ser armazenadas externamente quando surgem, mesmo se ainda não tiver sido decidido o que fazer com elas.

Veja o texto completo em Wired News: Mitch Kapor Thaws Fossilware Fave.

É sempre agradável para mim fazer convergir os tópicos do BR-Linux e do Efetividade.net ;-)

Todos os dias eu recebo de 8 a 15 sugestões de notícias enviadas pelos leitores lá do BR-Linux, e publico a maioria delas por lá. Fico feliz quando se trata de um texto cujo autor já o publicou também no seu próprio blog, porque representa ainda mais disseminação da informação. E fico particularmente satisfeito quando se trata de uma notícia bem redigida, capaz de informar o leitor e estimular o interesse pelos assuntos sendo narrados - e até de levar o texto a ser reproduzido em outros sites e blogs, aumentando ainda mais seu potencial de transmitir a mensagem.

Por isso, considerando que é de meu interesse publicar lá no BR-Linux notícias interessantes enviadas pelos leitores, mas também que todo mundo sai ganhando com mais notícias e textos de qualidade publicadas nos blogs pelo Brasil afora, resolvi reeditar meu antigo guia de indicação de notícias - ou de como escrever de maneira interessante no seu blog sobre um texto já publicado em outro lugar.

As 5 dicas abaixo não servem de nada se você não tiver um conteúdo interessante sobre o qual escrever, mas podem ser uma boa ajuda para torná-lo ainda mais interessante ;-)

1. Sempre reproduza um trecho - demarcado: Se você estiver fazendo referência a um artigo, copie (colocando entre aspas) um trecho interessante do artigo original. Escolha bem o trecho copiado, não se limite a sempre copiar apenas a introdução do artigo. Não copie o artigo inteiro, mas tente captar uma parte que desperte o interesse dos demais leitores.
2. Acrescente sua própria descrição Antes da cópia do trecho, acrescente uma descrição que explique por que o artigo é interessante, ou o que lhe chamou a atenção. Fuja da fórmula "Estava navegando no site XYZ e encontrei este artigo que resolvi compartilhar com os leitores", e tente expor a razão de você ter resolvido compartilhar com os leitores, aponte contrastes, similaridades, referências, curiosidades.
3. Cuidado com o excesso de criatividade: Ao escrever a descrição da notícia, cuidado com o nível de linguagem e o estilo. Não torne sua notícia algo difícil de entender.
4. Não abrevie, não use gírias, não copie citações sem traduzir nem deixe de acentuar: Leitores de blogs não são conhecidos pelo alto índice de atenção e foco. Vá direto ao ponto e seja o mais claro possível.
5. Não publique material sem links, se não for necessário Se você está anunciando um projeto ou evento que não tem website, a notícia poderá ser publicada da mesma forma. Mas seria muito melhor - para você e para os leitores - se houvesse um link que os interessados pudessem colocar em seus bookmarks, enviar para colegas interessados, ou de outra forma referenciar para no futuro visitar novamente em busca de novidades. E se o assunto que você está mencionando possui uma página na web, não deixe de mencioná-la em destaque, pois isto facilita enormemente o trabalho de pesquisa dos leitores. E se você está publicando um anúncio ou press-release extenso, a inclusão de um link para o local onde está publicado oficialmente permite garantir que os leitores terão acesso à íntegra do seu texto mesmo se lerem apenas um resumo publicado por outro site.

Nota: a inspiração deste texto - e parte das dicas - veio de um guia similar publicado pelo BoingBoing. Por esta razão, este post está disponível sob a mesma licença de lá. Sinta-se à vontade para reproduzi-lo, se desejar.

Se você tiver mais dicas, ou questões sobre as minhas 5, informe nos comentários!

O desafio de se manter atualizado sobre seus próprios compromissos, tarefas e pendências pode ser acompanhado de várias formas e com várias ferramentas. Atualmente uso o software Agendus, no Palm, e eventualmente recorro a um bloco de anotações - mas já passei por diversas outras alternativas, incluindo o hipster PDA e as agendas tradicionais em papel.

Embora eu goste da idéia de uma agenda em papel, nunca encontrei uma que refletisse exatamente as minhas necessidades. Por isso achei interessante a proposta de Mike Rohde de criar uma agenda de papel a partir de um caderno comum - ou, no caso dele, de um caderno Moleskine, de excelente qualidade. Veja abaixo as dicas do Mike, e links para imagens que valem mais que mil palavras ;-)

Leia também: Onde e como comprar cadernos, blocos e agendas Moleskine no Brasil.

Mike pegou um caderno Moleskine, pautado e em tamanho pequeno, e dividiu cada par de páginas em 6 áreas, correspondentes aos dias da semana (o sábado e o domingo dividem a mesma área, com um traço vertical). Datar cada campo deve ter dado bastante trabalho, e marcar o mês e a semana no topo de cada página deve ter dado trabalho, mas considerando os outros itens abaixo, acho que valeu a pena.

Logo após as páginas de Dezembro, ele separou (com post-it flags, como as do nosso artigo anterior) meia dúzia de grupos de páginas para marcar "next-actions" de seus projetos pessoais (sim, ele também adota a metodologia GTD, da David Allen).

Para completar, ele adotou um esquema modificado dos símbolos de Bill Westerman para indicar o status das tarefas - completadas, delegadas, pendentes, etc. Naturalmente, cada um pode escolher seu próprio conjunto de símbolos, e pode usá-lo em qualquer tipo de agenda em papel ;-)

O Mike relata que está gostando de trabalhar com o planejamento da semana inteira visível de uma vez só, em tamanho suficiente, e em papel - onde ele pode facilmente anexar um post-it ou prender um cartão de visitas com um clipe. O fato de ter escolhido um caderno Moleskine também ajuda, pois ele tem capa rígida, encadernação que permite abertura total (180 graus), um elástico que o mantém fechado com segurança, marcador de páginas e um envelope para guardar papéis soltos na contracapa.

O que você usa como agenda?

Esta semana tive acesso a um "Universal Wireless Keyboard" original da PalmOne para testar e usar com meu LifeDrive. Estou testando desde ontem, e minha impressão preliminar é de que vale a pena - embora talvez eu pense isto justamente por ser um usuário do LifeDrive, que em si já é volumoso e pesado demais para ser transportado no bolso da camisa...

O teclado dobrado

Não que o teclado seja excessivamente volumoso ou pesado - pelo contrário, quando dobrado ele é pouco maior que o LifeDrive, e bem mais leve que ele. Mas isto já é o suficiente para sacrificar a discrição e praticidade dos Palms mais leves, como os das linhas Tungsten e Zire. Mas faz pouca diferença para quem está acostumado ao peso-pesado LifeDrive ;-)

Teclado com LifeDrive na horizontal

Quanto ao uso, é muito simples e bem projetado. Como o CD que acompanhava o produto não era recente, tive que fazer o download de um driver (um único arquivo PRC) no site da Palm, e transferi-lo para o LifeDrive. Ele forçou um reboot, e imediatamente após o reboot do Palm eu coloquei as 2 pilhas AAA no teclado e pude iniciar imediatamente o seu uso, sem maiores configurações.

Veja abaixo a análise e acrescente seus comentários!

Leia também: Palm TX chega ao Brasil para superar o LifeDrive.

O teclado é bastante fácil de usar, e além de escrever, tem suporte a diversas funções do equipamento - embora algumas continuem precisando do Stylus para clicar em determinados botões. O posicionamento das teclas de setas é um pouco estranho, e a barra de espaços dividida em duas teclas dificulta um pouco a digitação nos primeiros minutos, mas é fácil se acostumar.

Eu esperava ter dificuldades com a acentuação, mas não tive nenhuma: todos os caracteres do nosso idioma são suportados de maneira simples, embora exijam combinações com a tecla Alt Gr. Ao menos não é necessário decorar nada, pois as funções de acentuação estão identificadas nas teclas.

Não serve como substituto para um teclado de micro, mas se você freqüentemente precisa digitar textos um pouco mais longos no seu Palm, e o faz em ambientes que comportem um teclado, pode valer a pena investigar.

Para exemplificar, este post foi integralmente digitado na ferramenta Memos, do Palm, em poucos minutos. Se eu estivesse usando o Stylus, provavelmente ainda estaria no segundo parágrafo!