Encontrar a melhor transportadora, encaixotar, transportar e se instalar no novo endereço são a face mais visível de uma mudança, mas há muito mais a ser considerado neste processo, às vezes feliz e outras vezes traumático, de mover suas raízes para um novo local.

Várias disciplinas da Administração, incluindo a logística, organização & métodos, gestão da informação e outras podem ser aplicadas à situação para garantir que o processo seja mantido sob controle e conduza ao melhor resultado possível, sem acrescentar muito esforço e reduzindo o stress.

Já passei por muitas mudanças e estou encarando mais uma nesta semana, portanto chegou o momento de revisitar o tema com 15 dicas que sintetizam o que aprendi em minhas próprias experiências e pesquisas sobre este fascinante tema, que espero que seja útil para vocês também, afinal todo mundo sempre tem algum amigo que está prestes a se mudar e vai ficar contente em receber o link deste post ツ

Atualização: veja também o recém-lançado site blogmudanças, do @gperiard!

Parte 1 - Planejamento e Coordenação

Decisões bem tomadas, atribuições definidas com clareza e informações mantidas sob controle são a chave para o sucesso do começo ao fim da mudança de endereço.

1 - Gerenciando o processo

Uma mudança envolve muita informação: orçamentos de transportadoras e montadoras de móveis, a data em que o técnico virá desmontar os aparelhos de ar condicionado, o telefone do eletricista que vai instalar as luminárias, etc.

A dica fundamental para manter a ordem é um preceito básico da Administração: unidade de controle. Mesmo que seja um processo que envolva toda a família, deve haver um único encarregado de gerenciar todas as informações, administrar os conflitos (especialmente os de cronograma e orçamento) e coordenar a tomada de decisões relacionadas à mudança, mesmo que o processo em si seja amplo e democrático.

Adotar um método e ferramenta de organização como o ZTD e o Wunderlist, meus preferidos, pode ajudar muito a manter o controle deste mar de informação e compromissos, mas o essencial é que você escolha a ferramenta que melhor se adequar ao seu estilo: pode ser um bloco, pode ser o Evernote, ou um smartphone, etc. – desde que esteja sempre ao seu alcance, pois a demanda por registrar ou consultar as informações (telefones, horários, medidas, cores, preços, etc.) é constante.

2 - Controle de estoque

A mudança começa com uma decisão, e para ser bem conduzida tem muitos passos que devem acontecer antes que o primeiro bibelô seja embrulhado em jornal e colocado em uma caixa.

Uma das informações essenciais que precisa ser coletada antes mesmo de pensar em caixas e transportadoras é um inventário do que vai ser transportado. É uma lista simples, mas na qual você deve criar categorias que façam sentido na sua realidade: por exemplo, separando os itens mais pesados e volumosos, os mais frágeis, os que precisam de desmontagem especializada, ou tudo que for exigir procedimento especial.

Uma lista organizada e completa (idealmente complementada com fotos dos itens mais valiosos ou frágeis) ajuda na negociação com a transportadora, no controle das caixas, na recepção e organização no novo endereço, e pode até ser importante caso você precise recorrer ao seguro ou discutir com a transportadora algum dano ou sumiço.

Um caso especial é o dos itens que serão desmontados e remontados: por mais que pareça fácil, boas fotos de como ele é montado podem ser valiosíssimas na hora da montagem, e um registro de quais as peças soltas que faziam parte dele (e você guardou todas juntas e em segurança, junto a ele) pode ser essencial.

3 - A rede social das mudanças

Não guarde segredo de que vai se mudar: mudança é uma atividade marcante na vida das pessoas, e muitos dos seus amigos podem ter informações importantes sobre transportadoras, prédios, horários, formas de armazenar, técnicos de montagem e desmontagem, e tantas outras coisas.

Eles podem ter caixas e carrinhos sobrando, estantes desmontáveis para emprestar para uso nos primeiros dias enquanto você estiver vivendo em meio a caixas, e até podem dar aquela forcinha tão necessária para encaixotar e transportar toda a sua vida.

Além disso, avisar dará a eles a oportunidade de uma iniciativa própria para se despedir, reforçar contatos, encerrar assuntos pendentes, “herdar” objetos que você não vai levar, etc. Mudar-se pode também ser uma atividade traumática ou melancólica, e o contato com os amigos pode ajudar.

4 - Orçamento e cronograma são a chave

Assim que você tiver todas as informações necessárias, comece a pesquisar preços e agendar os serviços e contatos que serão necessários: transportadora, desmontagem e montagem de móveis, do condicionador de ar, TV a cabo, telefone, condomínio, imobiliária, pintura, etc.

Pegue orçamentos por escrito, anote todas as datas e horários claramente, certifique-se de que as coisas ocorrerão na ordem certa (quando o instalador da TV a cabo chegar no novo endereço, por exemplo, é necessário que lá já haja eletricidade e um aparelho de TV) e de que haverá alguém disponível no lugar certo e na hora certa em todos os casos.

E faça planos tolerantes: tentar agendar tudo de forma apertada, considerando como certo que todos os horários agendados serão cumpridos, é receita de stress desnecessário. Assuma que irá precisar de alguns dias a mais, e deixe espaço para os prestadores de serviço que quase fatalmente irão furar em algum dos compromissos.

5 - Atenção à sua própria agenda ordinária

Assim que conhecer o cronograma da sua própria mudança, comece a desmarcar, adiar ou ao menos flexibilizar os compromissos da vida normal que teria naqueles dias.

A consulta ao médico ou a reunião, se reagendadas a tempo, não causarão problemas. Mas se você deixar para lembrar disso no dia em que o caminhão de mudança estiver buzinando na frente de casa, o prejuízo será inevitável!

6 - Não suma sem querer: Divulgue bem o seu novo contato

Por mais que você se esforce, não vai conseguir comunicar a todos os possíveis interessados sobre a sua mudança. Avalie se as pessoas que possam ser procuradas como referência (sua empresa, o zelador, porteiro, síndico, vizinho) devem ser informadas sobre seus novos contatos, e combine com alguém para receber e encaminhar o que chegar pelo correio nas primeiras semanas.

Verifique se pode manter seu telefone ativo por mais um mês, usando o recurso de correio de voz da operadora – se possível, com uma mensagem gravada dizendo seu novo número de telefone, além da opção para que a pessoa deixe o recado dela.
 

Parte 2: Execução operacional

Encaixotar e desencaixotar a casa inteira dá trabalho, mas se este trabalho for racionalizado, o resultado terá mais qualidade, o esforço será menor, e ninguém vai "bater cabeça".

1 - Tenha um Centro de Distribuição

A logística moderna desenvolveu muitas técnicas para garantir que as cargas cheguem das fábricas aos varejistas com o mínimo de extravios e atrasos, e uma delas serve muito bem para quem está fazendo mudança: o CD ou Centro de Distribuição.

Ativá-lo é simples: escolha um cômodo amplo (tanto da casa que vai ser esvaziada, quanto da casa para a qual você estiver indo), providencie para que eles sejam esvaziados, e aí estabeleça que toda caixa fechada, pronta e identificada que não tiver um lugar específico para ficar, ficará lá. E cumpra a regra: se for abrir uma caixa, ela deve sair de lá antes, e só voltar caso volte a ser fechada. Isso simplifica todas as demais operações, porque impede o labirinto de caixas perdidas e semi-processadas. Se estiver pronta, estará no CD. Se estiver fora do CD, é porque tem alguém mexendo nela.

2 - Adote uma sequência e registre tudo

Lembra das cenas de equipes de mecânicos da Fórmula 1, em que cada um deles se afasta do carro e levanta as mãos quando termina a sua tarefa, para que o chefe da manutenção saiba quando todos terminaram e possa liberar o piloto para seguir em frente?

Uma mudança organizada pode usar uma técnica parecida, em que os cômodos da casa fazem o papel dos pilotos, e vão sendo marcados (no topo e nas laterais) conforme a operação de esvaziamento deles fica pronta. Idealmente você deve também numerá-los (ou fazer como os orientais e adotar códigos coloridos) e marcar o número deles em letras grandes em cada uma das caixas que saírem de lá, juntamente com uma anotação breve sobre o seu conteúdo. As mesmas anotações devem constar no seu registro central de informações, ou no mínimo você deve tirar uma foto delas com o celular, para permitir a consulta posterior sem ter de olhar as caixas uma por uma.

Como o desencaixotamento raramente ocorre no primeiro dia em que você chega ao novo endereço, isso permitirá localizar mais rapidamente algum item do qual você venha a precisar com urgência.

3 - O espaço livre nas caixas é um vilão

Se você fechar as caixas deixando muito espaço livre no alto delas, vai perceber posteriormente a dificuldade de empilhá-las, pois ocorrerá amassamento e consequente desequilíbrio.

Use este espaço livre para distribuir material leve e volumoso, como edredons, ou então corte cuidadosamente o excesso, deixando espaço para dobrar e fechar uma aba construída a partir das laterais preservadas.

4 - Livros e documentos pesam mais do que parecem

Não coloque todos eles em uma grande caixa, é possível que você depois tenha dificuldade em carregá-la, e ela pode não suportar o peso.

Use caixas médias, e encha-as só até a metade com papéis e livros, reservando a outra metade para itens de grande volume e pouco peso, como almofadas e edredons.

5 - Comece cedo, mas não queime etapas

Não há nenhum problema em começar a encaixotar utensílios bem antes da data da mudança, mas cuidado com o retrabalho: faça isso apenas com os itens dos quais tem certeza de que não irá precisar antes de chegar ao novo endereço.

E não mantenha caixas abertas: quando for encaixotar algo, preencha uma caixa inteira por vez, feche-a, etiquete-a, registre-a e mova para o Centro de Distribuição da casa. Caixas abertas são um convite ao descontrole e dão a perigosa impressão de que o trabalho está mais avançado do que realmente está.

6 - A caixa de manutenção

Ao menos uma das caixas da mudança deve fugir à regra de ser específica de um cômodo: ele será fechada por último, contendo todas as ferramentas usadas para montagens e desmontagens, extensões de tomadas, produtos de limpeza pesada, uma lanterna, um rádio ou aparelho de som se for o caso, pilhas e tudo o mais que pode ser necessário já no primeiro momento em que você chegar ao novo endereço.

Não esqueça do óbvio: toalhas de mão e rosto, panos de prato, papel higiênico, sabonete, detergente, ferramentas, uma lanterna, agenda telefônica, carregadores, talheres mínimos, ração dos animais de estimação, lâmpadas, estojo de primeiros socorros, etc.

Identifique-a claramente, coloque-a por último no caminhão e providencie para que seja a primeira a sair e ser aberta, pois ela terá os itens necessários para começar a processar todas as demais!

7 - Bagagem de mão: a sacola de conforto individual

Cada morador deve ter uma caixa ou maleta, reservada desde alguns dias antes da mudança, para colocar roupas suficientes para 2 dias, os remédios que toma regularmente, seus itens de higiene pessoal básica, um livro ou algo que use para desestressar, carregadores e outros itens de que possa precisar antes de abrir todo o restante das caixas, ao chegar no destino.

Todos os adultos devem ser responsáveis por montar seus próprios kits, e as crianças devem fazê-lo com supervisão. Isso vai facilitar a vida de todos, e reduzir a necessidade de abrir caixas antes da hora de guardar seu conteúdo com eficiência. Preferencialmente, essas mochilas devem ser levadas junto com os seus proprietários, e não no caminhão de mudança.

8 - A mudança da geladeira e do freezer começa dias antes

Transportar alimentos resfriados ou congelados é arriscado, complicado e chato. Assim que souber que vai se mudar, dê uma olhada no que tem na sua geladeira ou freezer, e comece a consumir o que desejar, e puder, para não ter de levar.

Doe ou distribua o que não for consumir, a não ser que faça questão de levar consigo. Dá bem mais trabalho do que parece (e pode ser um risco à segurança alimentar e ao sabor dos alimentos) transportar consigo seus congelados, exceto se for em distâncias bem curtas!

Lembre-se também de consultar o manual da sua geladeira ou freezer, porque às vezes eles precisam ser desligados algum tempo antes do transporte, para evitar problemas com os fluidos de refrigeração.

9 - Animais de estimação são cargas muito especiais

Ter uma medalhinha com o seu telefone na coleira do seu gato pode não servir para nada se ele se perder durante a mudança e você não for mais usar aquele número.

Pense bem em como acomodar os seus companheiros bichos durante a mudança, como transportá-los em segurança e com conforto, e como assegurar que eles estejam bem identificados caso se extraviem, especialmente em trânsito e nos primeiros dias no novo endereço.

O excesso de tarefas na sua lista de pendências está prejudicando a sua motivação?

Terminar o dia sem concluir a lista de tarefas com frequência é um problema comum, e como em boa parte das situações relacionadas à produtividade pessoal, a solução passa muito mais por gerenciar sua atitude do que gerenciar seu tempo.

Na prática é fácil de perceber que uma maneira segura de garantir que uma tarefa importante não será feita a tempo é colocá-la na mesma pilha com outras menos relevantes, cuja execução seja mais desagradável, ou que já estejam atrasadas.

Isso acontece porque nossa avaliação subjetiva sobre cada uma das tarefas acaba sendo influenciada pela nossa opinião sobre o conjunto inteiro da pilha, e acabamos encontrando desculpas para tratar primeiro de alguma outra coisa, evitando assim se aproximar daquela pilha em que há as tarefas "chatas".

É por isso que às vezes uma solução para voltar à trilha da produtividade acaba passando pela contra-intuitiva decisão de cortar algumas tarefas da lista bem antes do final do período – até reajustar adequadamente a capacidade de estimar o que pode ser feito em um dia ou em uma semana.

Cortar tarefas para produzir mais: como funciona

Métodos de produtividade pessoal vistos como "práticos" por seus usuários (como o ZTD, meu preferido, ou mesmo a popular Técnica Pomodoro) mantêm mais de uma lista de pendências: uma contendo de fato todas as tarefas que estão pendentes, e outra apenas com as que foram selecionadas para execução no período.

E o efeito negativo descrito acima, nestes casos, ocorre quando você começa a todos os dias (ou todas as semanas) colocar na lista de execução mais tarefas do que consegue cumprir, e a terminar a maioria dos dias com pendências que não foram completadas.

Essa tendência a colocar mais tarefas do que consegue fazer na prática é fácil de explicar, porque nasce do desejo de conseguir aumentar a produtividade. Mas quando ocorre com frequência, pode indicam também que você está errando a forma como faz a estimativa do que consegue executar ao longo de um dia.

Como um dos elementos motivadores de adotar um método de produtividade pessoal é a sensação de dever cumprido quando se consegue concluir a lista de tarefas, este erro quando frequente pode lhe negar uma vantagem importante, e até ameaçar a continuidade do seu compromisso com os métodos e ferramentas que tiver adotado.

A dica, portanto, é fazer o que o Lifehacker sugeriu: se você vem passando por isso, pegue agora mesmo a sua lista de tarefas pendentes para hoje ou para esta semana, estude as prioridades e corte algumas das pendências (ou seja, devolva-as para a lista das que precisam ser realizadas, mas ainda não estão selecionadas nem têm data).

Faça isso regularmente até ajustar sua expectativa na sintonia necessária para, diariamente, chegar mais perto de encerrar a última tarefa nos minutos finais do horário de trabalho, e assim colher os frutos de produtividade com este forte apoio motivacional.

E se você cortar demais e assim terminar muito cedo? Não se preocupe: aproveite o tempo para adiantar a sua próxima revisão das tarefas e assim ter melhores condições de selecionar a próxima lista de execução!

Se ainda assim ficar cedo demais, resista à tentação de "se aproveitar" do seu erro de avaliação anterior, pois aí o efeito acaba sendo oposto – vá adiantando alguma tarefa que você deixaria para o dia seguinte, e deixe para se recompensar quando você já tiver ajustado o seu processo de avaliação de tempos e tarefas ツ

Arrumar a mala para viagens é sempre um desafio, mas com um pouco de planejamento e o aprendizado que nasce das experiências compartilhadas por viajantes do mundo todo, pode ficar bem mais fácil!

Preparei 10 dicas efetivas para arrumar sua próxima mala para que fique mais leve e sobre espaço para trazer as lembranças na volta ツ

Na semana passada tive oportunidade de ajudar (pelo @efetividadeblog) uma mãe a arrumar as malas de uma viagem de 10 dias para a família inteira, e o fiz em menos de 140 caracteres ツ A dica que transmiti a ela (sobre o que fazer em viagens acima de 1 semana) está incluída na lista a seguir!

Como arrumar malas

Dividir para conquistar. Se for viajar acompanhado, prefira ter malas separadas por pessoa, mas divida um pequeno conjunto (bem escolhido) de roupas de cada viajante entre as malas dos demais. Assim, se uma das malas se extraviar ou atrasar, ninguém vai ficar completamente desguarnecido. Se for viajar sozinho, adapte a dica: tente levar uma muda das roupas essenciais na sua bagagem de mão.

Limite de prazo. O viajante previdente leva roupas suficientes para uma semana ou para a duração da viagem mais 2 dias, o que for mais curto. Nas viagens de mais de uma semana, geralmente vale a pena planejar usar os serviços das lavanderias do seu caminho. Além disso, se você escolher bem, várias peças de roupa podem ser lavadas no banheiro do hotel e secam no quarto – procure no supermercado ou em uma loja de conveniência por um detergente líquido para lavagem de roupas, e leve consigo um cordão resistente e alguns prendedores.

Identifique e preserve. Pode haver malas iguais à sua em cada esteira de aeroporto e saguão de hotel. Para casos de extravio ou confusão, identifique-a de forma clara e evidente, por dentro e por fora, com seu telefone, pessoa de contato em casa, nome do hotel em que vai se hospedar no próximo destino e período. Coloque um item de cor vibrante (por exemplo, uma fita ou adesivo) preso nas alças para chamar a atenção na hora em que alguém esteja prestes a pegá-la por engano na esteira.

Nada de sapato novo na bagagem! Quem viaja sempre pode ter de caminhar mais do que planejou, e vai valorizar um sapato confortável, já amaciado. E vale a pena levar meias extras, para não ter de terminar um dia com meias molhadas após uma chuva inesperada!

Casacos divididos. Se for para um lugar um pouco mais frio, não leve o casaco mais pesado do seu guarda-roupa. No lugar dele, leve 2 casacos, um mais fino e outro um pouco mais pesado, que você possa usar separadamente (escolhendo o melhor para a temperatura de cada dia) ou em conjunto quando o frio realmente "pegar".

Registre o recheio. Faça uma lista e tire uma foto do conteúdo da mala, para facilitar a conferência na hora de arrumá-la para a volta, para ajudar a compor o álbum da viagem (se for turismo) e para ajudar a documentar a reclamação em caso de extravio. E se você guardá-las, a lista e a foto podem ajudar na hora de arrumar a mala da sua próxima viagem!

Não despache o que não deve. Aparelhos eletrônicos e objetos sensíveis devem ir todos na bagagem de mão, exceto se o regulamento não permitir. Mas verifique antes as normas aplicáveis a todos os trechos dos vôos, porque se você tentar embarcar com algum item restrito, o responsável pela inspeção geralmente dá 2 opções: abandonar o objeto irregular, ou sair da fila e ir até o balcão da companhia para despachar.

Planeje para o transporte. Atenção para o peso da bagagem, para a segurança dos fechos dela, e para a possibilidade de abrir e fechar a mala a qualquer momento sem traumas. Você vai carregá-la para cima e para baixo (sem recorrer a rodinhas, no caso das escadas e das calçadas menos regulares), e terá que lidar com o problema caso o zíper arrebente ou trave, ou se algum órgão de fiscalização resolver abri-la na sua presença.

Não exagere na lotação da mala. As companhias aéreas podem cobrar o sobrepeso, o zíper pode não aguentar, e você terá que fazer muito mais força. Se for essencial levar tudo o que você separou, mas não está cabendo na mala com facilidade, não use truques – repense o conteúdo (solução ideal), pegue uma mala maior, ou uma segunda mala.

A pequena checklist de malas de viagem do Efetividade.net: não esqueça de verificar se você vai precisar de: pilhas e carregadores para tudo o que for eletrônico, câmeras, cartões de memória, cabos, um baralho, um livro bom e leve, bloco e caneta, cartões de visitas, telefone celular, lanterna, canivete, informações sobre câmbio, hotel, passagens e aluguel de carro, documentos e cópias, dinheiro, ferro de passar e secador de cabelo (se você não vive sem), pente, escova de dentes, barbeador, desodorante, óculos escuros, capa de chuva ou guarda-chuva compactos, chaves, relógio com despertador, transformadores, adaptadores de tomadas, extensões, ferramentas, roupas de dormir, roupas para compromissos profissionais, roupas de baixo, roupas de lazer, roupas de frio, roupas de praia, calçados.

Dica extra: para fazer caber, arrume a mala como os profissionais!

Acordar cedo é uma necessidade comum e incômoda para muitos, e muitos artigos já foram escritos sobre como acordar cedo, geralmente tratando de aspectos de disciplina, a preparação na noite anterior, a hora certa de ir dormir, o que comer, etc.

São aspectos importantes e certamente falaremos deles no futuro, mas hoje vamos nos dedicar a um ponto extremamente importante que pode facilitar conseguir acordar cedo regularmente com bem menos sofrimento: aprender a obedecer o despertador.

Vamos assumir: é como se tivéssemos 2 personalidades, sendo que uma delas decididamente programa o despertador na noite anterior para o horário em que sabe que precisa acordar, e outra é aquela que ouve o despertador tocar e fica imaginando mil desculpas para apertar o botão Soneca indefinidas vezes, ou mesmo para adiar o compromisso da manhã e ficar na cama "só mais um pouquinho".

Existem tratamentos e tecnologias que tentam ajudar, mas um truque simples, como em quase todas as questões que envolvem disciplina para mudar um mau hábito, é reduzir o poder que esta segunda personalidade dorminhoca tem, condicionando o comportamento que deve ser executado quando o despertador toca pela manhã.

Acordar cedo: como fazer

Poucos de nós pensam claramente nos primeiros minutos após acordar, e assim nessa hora a tendência é atender aos instintos e desejos mais básicos: o conforto da cama, a necessidade de dormir.

Cabe, portanto, um condicionamento. Deixe o despertador a pelo menos 2m da cama e treine algumas vezes, quando bem acordado, e ao longo de alguns dias, programar o despertador para tocar em 3 ou 5 minutos, aí deitar na cama e procurar relaxar, levantando assim que o despertador tocar, e repetindo o processo mais algumas vezes, para começar a fixar o comportamento.

Nestes mesmos dias. quando for programar o despertador "de verdade", preferencialmente sempre para o mesmo horário (ao menos no primeiro mês, enquanto o hábito se forma), coloque-o para despertar no prazo final, e não em um horário anterior que permita apertar o botão soneca algumas vezes. No momento este botão é um inimigo do seu hábito.

Durante suas práticas, pratique também a sua primeira ação pós-desligamento do despertador. É importante que esta primeira ação ocorra fora do quarto e sem necessidade de decisão consciente. É a mesma todo dia, e afasta você da cama sem precisar pensar.

Esta primeira ação do dia deve ocorrer em um ambiente iluminado (mesmo que por luz artificial), e imediatamente conduzir a uma rotina fixa do tipo fazer um breve alongamento, a higiene matinal, botar para tocar músicas "de acordar", ligar o noticiário, tomar o café, vestir a roupa que já ficou preparada no dia anterior, olhar a agenda, o e-mail, etc. e enquanto você estiver formando o hábito deve ser efetuada sempre na mesma ordem, sem ter de decidir a cada dia.

Após um breve período de prática (que deve ocorrer tanto no seu horário real de despertar, quanto em "exercícios" quando você estiver acordado), o toque do despertador logo será associado a levantar da cama, sair do quarto e a uma primeira ação que conduz a uma série de outras, que você executará mesmo naquele estado de semi-consciência que caracteriza os minutos iniciais do dia de muitos de nós.

Para boa parte das pessoas, o hábito de acordar em um horário fixo, depois de firmado, também torna mais fácil pegar no sono na noite seguinte e o seu corpo o conduzirá ao horário certo de ir dormir, embora você deva ter cuidados especiais durante o período de adaptação, e consultar um profissional ou seu médico de confiança sempre que tiver dúvidas sobre sono e saúde!

Depois do hábito formado, você pode devolver o despertador à mesa de cabeceira e até mesmo variar o horário diário de acordar, sabendo que o toque no horário programado será o suficiente para fazer você levantar e colocar seu dia em movimento, bem antes de a primeira decisão consciente relevante do dia vir a ser necessária!

Planejar a forma como o home office é posicionado e distribuído pode ser tão importante para a produtividade quanto escolher os equipamentos adequados

A organização pessoal se apoia em métodos e disciplina, mas depende também de uma estrutura física que a suporte. No caso de quem pode trabalhar em casa, este terceiro componente é especialmente importante, porque geralmente são pessoas que operam sem uma equipe presente, o que torna a eficiência do ambiente ainda mais crucial.

Claro que há espaço para adaptação dependendo do ambiente e do estilo – por exemplo, algumas pessoas preferem deixar o máximo de ferramentas à mão e à mostra, outras preferem deixar o ambiente mais clean.

E às vezes a escolha pode ser profundamente influenciada pelos gostos pessoais, pois a mesa de trabalho pode estar adornada por um belo livro raramente aberto, enquanto uma ferramenta de uso diário é feia e desajeitada, e você acaba preferindo "escondê-la" na primeira gaveta e tirá-la de lá todo dia.

Organizando como uma cabine de avião

A dica geral, que se aplica à maioria dos casos em que o home office está em um ambiente único mas deixa espaço para gostos e adaptações pessoais, já é uma velha conhecida: organizar o ambiente e a mesa de trabalho como se fosse a cabine do piloto de um avião.

Cockpit de um Airbus A340 em procedimento de pouso

No cockpit do piloto, apesar do (apenas aparente) excesso de instrumentos, tudo está organizado de acordo com a prioridade e o uso, ou seja:

1. Cada item está ali por uma razão clara e objetiva
2. O usuário sabe onde está cada um deles
3. Itens com funcionalidade semelhante estão agrupados
4. Os itens mais usados ou mais importantes estão mais próximos do foco
5. Todos os demais itens podem ser alcançados sem dificuldade

A regra 5 é especialmente importante, porque trata de um erro comum: o Efetividade está no ar há cerca de 6 anos, e muitas vezes já repeti aqui o exemplo que observo na prática sobre o material de escritório: mesmo que você os use pouco, se o arquivo ou a lixeira estiverem a uma distância que exija levantar da escrivaninha para depositar algo, você acabará fazendo pilhas de papeis nas gavetas e sobre a mesa.

Ao organizar o escritório como uma cabine de avião, você começa identificando os itens mais importantes e mais usados, e posicionando-os no ponto focal de sua atenção. Ali será o centro de tudo, e os demais itens vão sendo posicionados ao redor, considerando uma escala de proximidade de acordo com a importância e frequência de uso.

Só o que é raramente usado pode ficar "escondido" em um armário difícil de alcançar ou exigindo levantar, e mesmo estes itens precisam ter um lugar certo, pois em um ambiente eficiente é inadmissível ter de sair procurando onde está um instrumento de trabalho no momento em que ele se fizer necessário.

Móveis de escritório para home office

Certos móveis para escritório são melhor adaptados a maximizar o aproveitamento, tais como mesas com tampo em “L”, gaveteiros embutidos, prateleiras suspensas sobre a mesa, e as cadeiras com rodinhas, que ampliam a sua noção intuitiva sobre o tamanho da área que está "ao alcance".

No meu caso pessoal, que é o de alguém cujo trabalho se concentra em escrever, o home office está instalado ao redor do computador de mesa. Próximos a ele estão a multifuncional e os materiais de escrita (papel e caneta são instrumentos importantes na minha rotina), bem como a bússola sem utilidade objetiva mas que me lembra constantemente de que devo seguir um caminho. Ao redor (mas ao alcance das mãos) estão a lixeira e o triturador, de um lado, e o gaveteiro/arquivo de pastas suspensas, do outro lado.

Com o tempo, acabei agregando um segundo gaveteiro baixo e pouco profundo, mas do comprimento da mesa, que fica recuado e exatamente sob o seu tampo, onde posso manter à mão os objetos que uso com menos frequência, como os que estão aguardando que eu escreva sobre eles aqui no Efetividade, ou as reservas de material de expediente.

Minha cadeira tem rodinhas e o chão permite deslizar facilmente, mas com os anos de experiência e consequente redução dos itens supérfluos, as necessidades de sair da área imediata da mesa foram se reduzindo, como costuma acontecer, e o restante do espaço do ambiente acabou virando muito mais uma biblioteca do que uma extensão do escritório.

Como organizar seu escritório em casa

Os 4 passos a seguir só precisam ser feitos uma vez, e permitem que você siga uma sequência básica para organizar o home office seguindo o princípio da cabine do piloto.

1. Preparar a área: pense criativamente em como posicionar sua mesa de trabalho e outros elementos da mobília de modo a ficar no centro da sua área de trabalho, e aproveite para avaliar criticamente o que está sobre as superfícies e nas prateleiras e gavetas "nobres": o que não for importante ou usado com frequência deve ser retirado desde já e movido em direção à periferia do seu círculo.
2. Reservar espaços para manter vazios: Durante as operações de trabalho, você precisa ter espaço para colocar os objetos que estiverem em uso. Reserve-os antes de começar a distribuir os objetos, para não ter de redistribuir depois ou, pior, ter de abrir espaço todos os dias!
    

   A bússola na minha mesa está lá como um lembrete para seguir sempre em uma direção

3. Classificar todos os objetos: aqui ocorrem as decisões de posicionamento, e algumas delas são difíceis. Nem todas são objetivas: não tenho uma justificativa prática para a bússola que mantenho sobre minha mesa, por exemplo. Mas é importante que as justificativas objetivas predominem sobre as subjetivas ao menos na maioria dos casos. Lembre-se de que a frequência de uso é um critério importante, assim como a relevância do objeto: um item trivial como o spray de limpar óculos pode merecer lugar de destaque, por exemplo.
4. Pensar também nas distrações: Se você tem um home office sem objetos de distração, parabéns, afinal sabemos que Escritório em Casa não é Central de Entretenimento! Mas se as distrações estiverem presentes, apesar do risco de desviar o foco e atrair outros habitantes da casa para amplificar este seu efeito, ao menos posicione-as estrategicamente. Por exemplo, se vai ter uma TV no ambiente, não a posicione de tal forma que para olhar para ela você precise perder completamente o contato visual com a superfície de sua mesa.

Com as 4 dicas acima você conseguirá organizar o escritório (tradicional ou home office) para mais eficiência, e sem grande esforço. Basta usar a racionalidade, lembrar sempre da metáfora da cabine do piloto e não exagerar, afinal o seu escritório deve ser eficiente mas também deve refletir a sua personalidade e jeito de ser!

A capucha é um desses produtos cuja utilidade é óbvia, mas que se não estivermos atentos podemos passar a vida inteira sem saber que existem.

Trata-se de uma capa de chuva descartável, que vem dobrada em uma embalagem plástica minúscula (10 x 13 x 1cm, equivalente a 2 celulares lado a lado) e flexível, e que você pode levar no bolso do casaco ou dentro de qualquer mochila ou bolsa, discretamente, até a hora em que for precisar dela.

Quando viajo a serviço a lugares em que chove de repente, como Brasília ou Joinville, nem sempre dá de ter um guarda-chuva comigo, mas uma capucha vai no bolso e já me tirou de diversas situações em que um banho de chuva não era uma opção, e um táxi não estava ao alcance.

Também levo uma no carro, porque as estatísticas demonstram que a chance de chuva se multiplica na hora de ter de parar na beira da estrada para trocar um pneu ou aguardar um guincho.

Não é uma capa perfeita: ela é de "tamanho único", e fica meio apertada em mim. E o material é bem fino, não seria a escolha para desempenhar atividade física ou para usar durante o dia inteiro.

Mas pode ser a alternativa para o caso de a atividade física precisar ser interrompida devido a um aguaceiro, por exemplo, ou para se precaver durante um evento ao ar livre. Em uma viagem recente, uma pessoa da minha família usou até para se proteger da umidade (mas não do frio, claro) de uma nevada inesperada.

Vale destacar: produtos descartáveis de plástico não são ecológicos. Sempre que um guarda-chuva ou uma capa reaproveitável forem opções possíveis, prefira-os. E nos casos em que a capucha for a opção, lembre-se de descartá-la responsavelmente.

Trata-se de um produto discreto e por isso pode ser difícil de encontrar até mesmo nas lojas que as tenham em estoque, mas eu já às vi à venda nas lojas Multicoisas, por exemplo, e vi no site do fabricante que eles enviam para todo o Brasil. Também vi numa loja que fica a 50m do meu escritório, mas precisei procurar bem, e o próprio vendedor não sabia do que eu estava falando ツ

Eu uso e recomendo!