Um currículo feito com capricho, completo (sem exageros!) e descrevendo com objetividade as suas características que devem ser avaliadas na seleção para alguma vaga é instrumento essencial na busca por um emprego, e pode abrir ou fechar as portas para uma entrevista.

Nosso recém-atualizado modelo de curriculo é versátil, vem sendo usado com sucesso por leitores há 5 anos e até foi usado para ilustrar uma matéria sobre o assunto na revista Veja.

Já tratei do tema muitas vezes e, nos comentários dos artigos anteriores sobre o assunto, um conjunto de perguntas sempre retorna: devo mencionar a idade? Anexar foto? Incluir pretensão salarial? – e quem pergunta geralmente tem a preocupação de que as menções em questão irão reduzir suas chances na pré-seleção.

E tenho resposta, só que ela não é conclusiva: "depende". Não é porque foi solicitado que você é obrigado a atender, e em determinadas situações, enviar um currículo "incompleto" em relação ao pedido (desde que com outros pontos fortes que contrabalancem esta opção) pode ser uma opção a avaliar.

Lembre-se sempre de que o currículo é um instrumento que você deve construir a seu favor, e não contra você. Em alguns pontos, a decisão de incluir ou não alguma informação equivale a uma aposta: será que o selecionador vai usar isso como critério de corte e me remover da seleção antes mesmo de ver meus pontos fortes? E se eu deixar de incluir, será que o que eu tenho a mais para apresentar chegará a ser lido?

A seleção por critérios como:

• idade,
• estado civil,
• sexo,
• "risco" de gravidez,
• "boa aparência"

e outros similares, quando não associada a alguma razão objetiva, pode ser questionável ética e juridicamente, e até do ponto de vista do atendimento ao real interesse de quem seleciona.

Mas, certo ou errado, ela acontece e, quando você suspeita de que a informação pode ser usada contra você na pré-seleção, você não deve mentir (ou enviar uma foto de outra pessoa!), mas uma alternativa a considerar é não mencionar este ponto (e aí correr o risco de ser rejeitado por "currículo incompleto", caso a informação tenha sido solicitada – mas nem sempre ela é!).

Não dá para saber antecipadamente qual será o real critério de pré-seleção e corte que conduzirá à escolha de quem será entrevistado, mas você pode avaliar sua real situação e escolher qual risco encarar: o da menção ou o do currículo "incompleto". Ou seja, buscar optar pela alternativa com mais chance de ganhar o possível acesso a uma entrevista para buscar demonstrar que você tem mais a oferecer do que algum critério preconceituoso poderia (injustamente) "indicar".

A questão da pretensão salarial é similar: mesmo quando não pede, a empresa aprecia receber e pode usar bem na avaliação, mas muitas vezes também pode simplesmente fazer um pré-corte de todos os candidatos que declararem que querem receber acima ou abaixo de determinado valor, sem dar a eles alguma oportunidade de negociar. Ao mesmo tempo, deixar de fora a informação gera o risco de descarte pela mesma razão.

Para resumir: se o empregador pede currículo "com foto" ou "com pretensão salarial", você pode parar para pensar em como você se encaixa no critério de seleção que ele vai aplicar a esses currículos, e concluir sobre o que aumenta a sua chance de chegar a uma entrevista bem-sucedida: atender como solicitado, ou arriscar-se a enviar um currículo "incompleto".

Ou ainda, se suspeitar de algo errado, concluir que prefere não concorrer para trabalhar com esse empregador.

Mas se ele não pede essas informações especificamente, não se sinta compelido: informe só se achar que vai contar a seu favor.

Um detalhe: importante se for enviar a foto, certifique-se de que ela seja de boa qualidade, caso contrário estará praticamente garantindo que ela não poderá cumprir sua função, além de possivelmente estar prejudicando a si próprio quanto ao uso que o selecionador fará!

Leia também: Como fazer seu currículo: modelos originais de curriculum vitae e dicas de preenchimento.

Durante essa semana levantei material para um artigo que pretendo publicar na semana que vem, sobre como seguir adiante com produtividade quando precisamos superar aquela impressão de que estamos tendo um mau dia, ou que acordamos com o pé esquerdo.

Os detalhes vocês verão em um post novo na semana que vem, mas por enquanto quero compartilhar com vocês apenas um pequeno acontecimento ocorrido no final da manhã de um dia particularmente difícil, tão simbólico que até fotografei:

Cadê a maçaneta?

É isso mesmo: depois de vencer uma verdadeira maratona (com obstáculos!), cheguei para tentar almoçar em poucos minutos disponíveis, estacionei no subsolo de um edifício comercial e... a porta que me permitiria sair da garagem estava sem sua maçaneta.

Não havia alguém do outro lado da porta para abrir para mim, e minha primeira reação foi achar que precisaria voltar ao carro e estacionar na rua (acabando com o tempo de que eu dispunha para um lanche já apressado), mas acabei tendo uma solução melhor à mão, na forma de uma Leatherman Skeletool CX: uma multiferramenta diet">multiferramenta com alicate que estava na minha pasta e permitiu a abertura, superando a prova.

Ficou a lição para aquele mau dia: ele precisaria de um pouco mais de esforço se quisesse me tirar dos trilhos. Mas este foi o momento, por meio de uma coisa tão pequena e trivial, em que ele chegou mais perto de conseguir. E na semana que vem trataremos de como lidar com a situação quando ele consegue!

Hoje pela manhã, quando dei uma primeira olhada nas redes sociais, fui saudado pelo testemunho positivo de um leitor no Twitter:

A dica a que o tweet do Felipe (dirigido a mim no @efetividadeblog) se refere é aquela que escrevi em novembro explicando na prática como eu uso o ZTD e o Wunderlist para ter mais produtividade pessoal.

Depois de manter um blog sobre produtividade pessoal ao longo de 6 anos, às vezes fico com a sensação de que as mensagens que eu tinha para passar já estão se esgotando, mas a série sobre o método ZTD que iniciei no final do ano passado me permitiu rever e refinar alguns conceitos de formas diferentes, e o post em que eu descrevo o que faço na minha própria prática deste método de produtividade Zen deve ter sido o que eu mais gostei de publicar aqui ao longo de uns 2 anos.

Portanto, aproveito o impulso dado pelo tweet do Felipe (que se soma a várias outras manifestações similares que recebo com alguma frequência, felizmente) para convidá-los a revisitar a série sobre o ZTD, em especial os artigos que tratam dos aspectos essenciais do tema (outros ainda virão), que agora listo:

• ZTD: um jeito Zen (e minimalista) de buscar a produtividade pessoal: a apresentação de uma forma reduzida de praticar o método, proposta originalmente por seu próprio autor e adotando apenas 4 de seus 10 métodos: captura permanente, processamento diário, planejamento e foco na execução.
• Na prática: como eu uso o ZTD e o Wunderlist para ter mais produtividade pessoal: é o detalhamento de uma forma pessoal de usar os 4 hábitos essenciais, com o apoio de uma ferramenta que funciona no iPhone, Android, iPad, Mac, e computadores com Linux e Windows.
• ZTD minimalista: mais efetividade com revisões semanais – Apresenta um quinto hábito, que expande o Planejamento no sentido de oferecer análise de médio e longo prazos.
• Produtividade pessoal: defina melhor suas ações e metas – para lembrar de fazer constar nas listas de pendências a ação concreta que você precisa desempenhar (com todos os detalhes necessários), e não o resultado que você espera ver alcançado, ou outro efeito abstrato similar.
• Produtividade pessoal: Expandindo o ZTD com contextos e projetos – apresenta um sexto hábito que acrescenta às listas de pendências do ZTD um conjunto extra, relacionado aos diversos projetos e contextos da sua vida (casa, escola, trabalho, férias, na rua, on-line, etc.)

Este tipo de feedback positivo como o do Felipe (que felizmente não é raro) me ajuda bastante a definir os rumos atuais de conteúdos novos deste blog para o qual grande parte da minha mensagem já foi escrita. Portanto, comentem e twittem sempre que tiverem algo a me dizer ツ

O que é ZTD mesmo?

ZTD (Zen to Done) é um método de produtividade pessoal proposto em 2007 como alternativa (e derivado) ao popular GTD (Getting Things Done), e se diferencia deste por buscar deslocar o foco completamente ao aqui e agora, à tarefa em execução, e não tão atento ao planejamento ou a ferramentas de gestão.

A “pátria” do ZTD é o blog Zen Habits, cujo autor disponibiliza um e-book descrevendo detalhadamente o método (em inglês), incluindo como implementar os 10 hábitos, como organizá-los em um sistema simples, e como simplificar o que você precisa fazer.

No nosso post que apresenta o ZTD você encontra link para uma versão em português, e em outro post recente você encontra uma maneira simplificada de começar a colocar o ZTD em prática.

Todos nós estamos sujeitos a interrupções, e nossa rotina de produtividade seria bem mais simples se não fossem esses pequenos detalhes chamados clientes, parceiros, chefes e equipe, todos querendo nossa atenção de forma desordenada e contínua.

Para completar, nós mesmos nos colocamos em situação de recebermos ainda mais interrupções, quando deixamos o programa de e-mail sempre aberto e programado para sinalizar a chegada de qualquer mensagem, quando mantemos o Twitter e o Facebook abertos em uma aba do navegador, o MSN e o Gtalk sempre visíveis, e temos não apenas o telefone fixo mas também 1 ou 2 celulares sempre próximos.

Aviso: as ilustrações deste post não devem ser interpretadas de forma literal! ツ

Tudo isso faz parte da vida, e descobrir o que deve ou não estar presente como potencial de gerar interrupções na rotina varia caso a caso – no artigo anterior "Monotarefa ou multitarefa: preciso escolher só um?" eu trato de forma mais direta as questões envolvidas nesta escolha.

Mas hoje o foco é diferente: como as interrupções são inevitáveis e sempre causam algum incômodo, veremos como tratá-las para que o seu impacto negativo em relação à produtividade e à concentração seja menor.

Como estamos em um blog e em 2012, imagino que a expressão "like a boss" já tenha sido absorvida pelos leitores, pois vem associada a um meme humorístico que circula há um bom tempo pela Internet. Se não for o seu caso, explico: ela pode ser entendida como "com autoridade e finesse" – e uma pitada de bom humor.

Aceitando a realidade

O foco e a concentração são condições cada vez mais raras e, por isso mesmo, cada vez mais valorizadas, a ponto de tratarmos as interrupções como se fossem acidentes ou agressões.

Cobramos de nós mesmos uma "solução" para elas, e nos ressentimos de quem as ocasiona, às vezes a ponto de deixar de perceber que as interrupções provocadas por cologas, fornecedores, parceiros e clientes são parte integrante e valiosa das nossas rotinas.

Reduzir interrupções indesejadas é importante, mas algumas são necessárias e precisam de uma estratégia diferente, que leve à absorção, ao controle e a uma reação adequada (que permita tratá-las sem deixar de voltar ao que você estava fazendo), pois a verdade é que elas não irão embora antes de você se aposentar ou mudar de ramo.

O foco sugerido é que você corte as interrupções que não geram valor (direto ou indireto) para você, mas que trate adequadamente todas as demais em uma perspectiva de ganho mútuo: canalizando, afunilando, concentrando e de outras formas ganhando eficiência que gere resultados melhores para ambas as partes.

Registrar, delegar, priorizar e... resolver

Ao tratar do minimalista método ZTD de produtividade pessoal em um post anterior, eu apresentei os 4 hábitos essenciais da organização, sendo que o primeiro deles é a captura permanente das pendências.

Se você está pronto para compreender e registrar as pendências (mesmo que seja em um caderninho) a qualquer momento, e tem em funcionamento um processo bem ajustado (como o do artigo mencionado acima) que faz com que diariamente elas sejam analisadas, priorizadas e colocadas em execução, as interrupções podem ser tratadas bem mais rapidamente: você as entende, registra e – se não for uma emergência, algo que possa ser resolvido em menos de 2 minutos ou imediatamente encaminhado para outra pessoa – deixa para pensar nelas mais tarde, podendo voltar ao que estava fazendo.

E caso se comprove que era mesmo uma emergência, a coisa certa a fazer é deixar que a interrupção tome controle do seu tempo, e depois anotar na lista de pendências a necessidade de planejar para que esta situação não se repita.

O judô da comunicação eficiente

O elemento central que permite colocar em prática a ideia acima, de registrar rapidamente a nova informação e retornar à atividade anterior antes de perder o foco completamente, é a comunicação eficiente.

Como um hábil praticante de judô, você precisa aperfeiçoar a técnica de usar a seu favor o impulso do seu oponente (tomando aqui esta palavra em um sentido bem amplo...) de falar com você imediatamente, e não em um momento que seria mais conveniente para você: já que é assim, conduza-o a falar logo, e a falar tudo o que precisa ser dito.

Pratique formas de levar a conversação diretamente ao ponto e de, sem ser descortês, encerrá-la no momento em que todas as informações relevantes já tiverem sido transmitidas entre as partes.

Mas não confunda uma comunicação eficiente com uma conversa apressada. Nossas dicas para ser um bom ouvinte se aplicam, em especial a segunda delas: permita-se prestar atenção.

Limitar os canais

Já comentamos sobre a questão de ser uma escolha pessoal manter ou não a porta aberta, os celulares ligados, e-mail com notificação audível, Twitter, Facebook e MSN abertos, a agenda disponível para reuniões súbitas, etc.

Há vantagens, desvantagens, resultados positivos e custos em todas essas ferramentas, e não existe uma regra geral que permita dizer qual a combinação certa delas para 100% das pessoas.

Mas uma solução intermediária é lembrar que a sua disponibilidade nem sempre precisa ser durante o dia inteiro. Que tal ter um período ou um ciclo diário para algumas delas?

Por exemplo: fechar os programas de comunicação instantânea no final da manhã e no início da tarde, abrir o e-mail só a cada 45 minutos, colocar o celular no silencioso sempre que estiver realizando determinada tarefa, deixar acumular os telefonemas para o meio da tarde de cada dia, etc.

Comece aos poucos, e quem sabe você descobrirá mais sobre as prioridades e dependências em relação aos canais que hoje lhe parecem essenciais!

Ajuste os ponteiros

Se você adotar uma atitude passiva e individual quanto às interrupções, acabará abrindo mão de contar com o apoio de outros colegas e parceiros que provavelmente se ressentem de ser interrompidos por você tanto quanto você detesta quando eles o chamam bem na hora da concentração.

Uma alternativa é tratar da questão coletivamente, negociando e informando claramente demandas, disponibilidades, horários, canais preferidos, etc. – ao menos com quem for possível.

Na prática, clientes e gestores sempre podem acabar se sentindo justificados ao interrompê-lo por qualquer razão e em qualquer momento, mas há possibilidade de uma solução equilibrada quanto aos demais grupos, ao menos para os casos mais comuns do dia-a-dia.

Mas prepare-se: é um equilíbrio delicado e difícil de manter, que exige tolerância, flexibilidade, ajustes constantes e boa vontade de todas as partes, senão só vai agravar a situação, somando conflitos como causas de interrupções adicionais no futuro.

Caso contrário, as interrupções podem ser extintas de uma forma indesejada: pela ausência de resposta, seus clientes, parceiros e fornecedores podem preferir levar os negócios deles a quem ofereça um equilíbrio mais favorável entre acessibilidade e resultado oferecido!

Atire o primeiro cabo USB quem não se incomoda com os cabos que ficam permanentemente à disposição dos computadores, acumulando poeira, prejudicando o visual, atrapalhando a movimentação e o uso do espaço atrás das mesas em todo o mundo!

Há 5 anos publiquei, aqui mesmo no Efetividade.net, um artigo descrevendo a solução que uso para ao menos garantir que eles fiquem organizados: é um organizador de cabos feito em casa que fica pendurado atrás da mesa, discretamente preso a ela por 2 grampos-sargento como o da imagem abaixo (baratos e fáceis de encontrar em qualquer loja de ferragens).

Foi um dos artigos do site com maiores picos de acesso, graças à divulgação pelo site Lifehacker, que adoto como referência e que, assim, foi grande motivo de orgulho misturado à felicidade de ver minha ideia ser útil para um universo de leitores internacional tão grande.

Hoje ainda uso o mesmo esquema geral (e os mesmos grampos-sargento que comprei na época...), mas para aumentar a segurança (devido à condutividade) substituí a grelha metálica que servia como fixador dos cabos por uma tábua de compensado, dessas de prateleiras, que furei previamente em alguns pontos-chave para permitir a passagem de prendedores de nylon capazes de segurar firmemente o roteador, disco externo, transformadores, réguas e cabos.

Fazendo como os profissionais

Mas sempre há espaço para aperfeiçoar nossas práticas, e enquanto não chegarmos a uma realidade integralmente wireless, este tema permanecerá em pauta.

Não faltam técnicas para esconder, exibir de forma agradável ou organizar o cabeamento de informática, usando os mais variados materiais, mas um artigo recente no TechNewsWorld também divulgado pelo Lifehacker me atraiu especialmente a atenção por ser voltado ao cabeamento de ambientes inteiros, mas ter várias dicas aplicáveis à realidade de quem só quer "organizar os fios" na escrivaninha ou no rack do home theater.

Alguns dos pontos que me chamaram a atenção nesse contexto:

• Considerar fazer atualizações para tecnologias sem fio onde possível: para aplicações multimídia (especialmente imagem), os cabos continuam ganhando das soluções sem fio mais acessíveis. Mas provavelmente há alternativas sem fio para várias aplicações que você usa, incluindo a conexão à impressora, ao sistema de áudio, ao teclado e mouse, à Internet, entre computadores e muito mais.
   

  

• Se os seus computadores (ou tablets, videogames, etc.) são recentes mas seu roteador ou ponto de acesso sem fio já tem alguns anos de operação, procure se informar sobre o novo padrão "wireless N" (802.11N), que provavelmente pode oferecer bem mais desempenho e confiabilidade às conexões, é fácil de ser instalado no lugar de um aparelho preexistente, é compatível inclusive com aparelhos antigos e não custa muito caro.
• Uma forma simples de esconder cabos é fazê-los "entrar pelo cano". Com uma visita à loja de ferramentas você pode sair com eletrodutos plásticos já no tamanho certo, prontos para fixar em um local discreto e fazer os cabos passarem por eles. Mas meça antes, e evite dobrar os cabos: idealmente, uma volta de 90° já está no (ou até supera o) limite máximo da especificação de muitos cabos.

  

• Cuidado com as abraçadeiras de nylon! Os versáteis cabos tipo "zip tie" são fáceis de usar, seguros, práticos, suficientemente discretos, mas o fato de poderem ficar apertados (especialmente se o feixe de cabos se movimentar com o tempo) e serem bem finos pode danificar a instalação, além de dificultarem a eventual substituição ou retirada de um cabo. O artigo recomenda usar fita adesiva (isolante anti-chama, por favor!) e desconsiderar que ela deixa resíduos marcando o cabo se retirada. Pessoalmente prefiro tiras largas de velcro (sem apertar demais! cada cabo separadamente deve poder se mover um pouco) ou um segmento de 10cm das espirais plásticas que o comércio oferece como "organizador de fios japonês".

  

• Deixe espaço! E nas duas pontas. Poucas coisas são mais irritantes, ao reposicionar os objetos da sua mesa, do que perceber que você não pode deslocar o monitor ou a impressora porque seus cabos estão esticados na ponta mais próxima a eles, mas sobrando na outra ponta.
• Cuidado com o calor: onde passa eletricidade, geralmente algum calor é produzido, intencionalmente ou não. Considere adequadamente a ventilação e o afastamento em relação a materiais condutivos e inflamáveis, especialmente se junto aos cabos houver aparelhagem, incluindo conversores de voltagem!

Há várias outras boas dicas lá, e espero que vocês também compartilhem as suas nos comentários ou via @efetividadeblog!

Recomendo: Taming That Spaghetti of Wires Taking Over Your Home.

O Almirante David Farragut (1801-1870) realizou muitas tarefas de importância histórica por seu país, mas é mais lembrado (entre os interessados na História militar e naval, claro) por uma ordem crucial dada à sua tripulação durante uma batalha na Guerra Civil dos EUA: "Danem-se os torpedos, toda velocidade à frente!"

Na ocasião, a sua ordem significou abrir mão de uma virtude valiosa (a prudência) em prol de outra: a mobilidade. Foi uma boa escolha, na ocasião, e hoje trataremos de uma escolha similar, mas aplicada a uma situação bem menos crítica do que uma batalha naval: o excesso de pendências acumuladas.

O foco deste site, você sabe, é a Efetividade, conceito que vai além do mero completamento das tarefas e bom uso dos recursos, e considera também o alcance dos objetivos estratégicos.

A longo prazo e como objetivo de vida, a efetividade é um objetivo superior à mera produtividade ou rendimento, que é a relação entre o que se produz e o que se consome ou aplica na produção, e não considera diretamente o avanço em relação ao objetivo (ou seja: é perfeitamente possível, embora altamente indesejável, ser produtivo ao agir na direção contrária aos seus objetivos).

Mas as necessidades de curto prazo às vezes são imperiosas: como diz a expressão popular, quando a água bate próximo à cintura o sujeito precisa começar a nadar, e existem situações em que um pouco de atenção voltada exclusivamente à produtividade acaba dando condições para que no dia seguinte você volte a ter condições de pensar nos seus objetivos.

Um pouco de contexto: bastidores e motivações

Aconteceu recentemente comigo: um probleminha de saúde inesperado me deixou com mobilidade restrita por quase um mês, ao mesmo tempo em que reduzia o ânimo pras tarefas. O que era urgente ou facilmente ao alcance permaneceu resolvido, mas o restante se acumulava sem maior controle.

Na semana passada voltei às atividades normais sabendo que havia pilhas e pilhas de correspondências (eletrônicas ou não) não lidas, uma série de pendências completamente fora de ordem, muitas das quais eu ainda nem havia visto, e tudo o que era urgente estava misturado com o importante e com o completamente descartável.

Eu costumo ser mais organizado do que isso, e tenho um processo bem sólido para evitar que as coisas cheguem a este ponto, mas 4 semanas sem praticá-lo foram suficientes para me colocar de volta no patamar das pessoas desorganizadas ツ

Mas eu já havia escrito antes sobre o valor de marcar na agenda e colocar em prática um dia de alto desempenho, e foi o que eu fiz.

A parte em que eu zerei a caixa de entrada de e-mail em meras 2h de trabalho (com grande ajuda do 3FRASES) eu já narrei em um post da semana passada (com foco nas ferramentas), mas a principal parte do dia não é lidar com o e-mail, mas sim com as tarefas que surgiram deles (e de outras fontes), que eu venci (ou ao menos domei - ainda tenho pendências, mas agora sob controle) como descrito a seguir.

Triagem de emergência

Quero deixar claro: o mesmo processo que eu uso diariamente poderia resolver o meu problema – mas o overhead administrativo seria mais intenso, e quando um número grande demais de pendências urgentes estão acumuladas, é necessário pensar um pouco mais como o responsável pela triagem do pronto-socorro, e não tanto como o gestor do centro cirúrgico.

Ou seja: é necessário conseguir, tão rapidamente quanto possível, ter uma visão do quadro geral das pendências, e identificar entre todas as urgências quais são as que:

• são tão críticas a ponto de precisar de ação imediata (assim que a triagem acabar)
• são tão sérias a ponto de precisar ser movidas para o começo da fila, logo após os casos críticos
• eram urgentes mas não foram atendidas a tempo e agora exigem apenas comunicação sobre o insucesso, que pode ficar para amanhã (claro que no caso do pronto-socorro isso seria bem diferente...)
• estão na fila mas não são nada urgentes, e podem ser instruídas a marcar hora na clínica depois (ou ser deixadas para o processamento normal, no dia seguinte)

Essa forma de agir é bem diferente de uma coleta de pendências típica de métodos de produtividade pessoal como o GTD, projetada para o uso contínuo e regular: no nosso caso o foco é imediato, e permite até mesmo anátemas como deixar coisas na caixa de entrada para uma nova análise no dia seguinte, escolher a ordem em que as tarefas ordinárias de prioridade similar serão tratadas em um mesmo período, ou criar uma caixa de entrada paralela.

Há algo em comum entre as duas situações, entretanto: exceto no caso do que vai ser descartado ou que possa ser resolvido muito rapidamente (2 minutos ou menos), a prioridade inicial tem que ser completar a triagem: o impulso de "já ir resolvendo" pode fazer com que você gaste com uma tarefa menos urgente o tempo que deveria estar dedicando a uma urgência ainda não detectada e que permanece na sua pilha.

Direto para a execução

Nos métodos estruturados de produtividade pessoal (incluindo o minimalista ZTD), a triagem descrita acima seria seguida por etapas adicionais: processamento, planejamento, etc.

Mas estamos falando de um processo acelerado, para um único dia, e no qual boa parte das tarefas identificadas terão prioridade urgente, portanto faremos o que usualmente não se faz: passaremos diretamente à execução, na ordem que tiver sido definida durante a triagem (e adaptando como necessário ao longo do dia).

Para que não pagar um preço alto em termos de eficiência devido à redução no planejamento, entretanto, será necessário tomar alguns cuidados especiais, que veremos a seguir.

Tirando os obstáculos do caminho: dicas para não encalhar

Comece pelo que não fazer: um dia de alta produtividade exige tomar algumas decisões difíceis, inclusive abrindo mão de alguns confortos e distrações que são toleradas num dia produtivo normal: nesse dia você não vai dar uma olhadinha no Facebook fora dos intervalos, não vai deixar acumular pendências novas, não vai deixar a TV ligada nem o chat aberto, não vai arquivar documentos por preguiça de verificar se podem ser jogados fora, etc.

Aceite um horário especial: se você trabalha sozinho e sem interrupções, pode ser altamente produtivo para zerar uma pilha de pendências na hora que bem entender. Mas quando há outras pessoas (clientes, parceiros, equipe, família, etc.) e interrupções envolvidas, pode ser essencial – mesmo que só nesse dia – dar um jeito de trabalhar antes ou depois do horário de atividades deles.

Evite a ferramentite: não é o dia de testar uma nova ferramenta, técnicas ou sistema de produtividade pessoal. Use o que você já costuma usar, use bem, use intensamente, e deixe para pensar em adoção de outros métodos no dia seguinte, após ver em que pontos o que você já usava foi insuficiente. Mas não deixe de ter, no mínimo, uma agenda de compromissos, um bloco para anotar pendências, e um conjunto de pastas ou envelopes para guardar as referências que surgirem.

Não deixe nada para trás: as tarefas que você tiver que fazer no seu dia de alto desempenho, devem ser bem feitas, completamente concluídas, sem deixar uma rebarba para o dia seguinte ou passar algo incompleto adiante só para "ganhar tempo". Mais do que em outros momentos, é a hora de fazer certo da primeira vez, zerar o retrabalho, passar longe do desperdício de recursos, tempo e, principalmente, esforço.

Cuidado com o perfeccionismo: perfeccionismo não ajuda a produtividade em quase nenhum contexto. Vale lembrar que qualidade e perfeição não são sinônimos, a não ser que você defina a perfeição como a mera ausência de defeitos em relação à especificação. Mas normalmente perfeição é definida em outros termos e, quanto ao conceito de qualidade, eu sempre prefiro o de Juran, que a define como a adequação ao uso, conforme percebida por quem usa - e que permite grande liberdade de ação, de acordo com as expectativas dos envolvidos.

Não aceite pausas forçadas: quando estiver separando as pendências urgentes na triagem, lembre-se de separar algumas que possam ser resolvidas em menos de 10 minutos cada, e recorra a elas a cada vez que você entrar em fila, ou que algum telefonema necessário colocar você em espera, etc.

Faça só uma coisa por vez: ser realmente multitarefa e consistentemente conseguir com isso resultado superior ao de quando faz as mesmas tarefas uma de cada vez é uma habilidade rara e difícil de desenvolver. Não deixe a pressão das pendências desviar você do foco, nem esgotar seus recursos físicos e mentais: escolha bem a ordem em que as coisas precisam ser feitas, e faça-as uma por uma, até completá-las ou chegar ao limite do que pode ser feito no momento.

Diga mais NÃO: saber dizer não (quando apropriado) é muito positivo para a produtividade. Dizer “sim” quando deveria dizer “não” pode sobrecarregar você, lotar sua lista de pendências com itens que não deveriam estar lá e, o que é pior, reduz sua eficiência para fazer o que você deveria (e desejaria) estar fazendo – podendo até mesmo levá-lo a ter dificuldade de dizer “sim” a um pedido importante posterior, devido à sobrecarga existente.

Com as dicas acima você terá o ferramental necessário para dizimar as pilhas de pendências muito rapidamente. Mas cuidado: elas não são suficientes para manter a produtividade a longo prazo, e não garantem algo muito importante: o foco na sua estratégia, no avanço de longo prazo.

Portanto, aproveite para observar com atenção o que funcionou bem no seu dia de alta produtividade, e aproveitar essa informação na hora de retomar (ou adotar) um método de produtividade consistente como o ZTD.