Atire o primeiro cabo USB quem não se incomoda com os cabos que ficam permanentemente à disposição dos computadores, acumulando poeira, prejudicando o visual, atrapalhando a movimentação e o uso do espaço atrás das mesas em todo o mundo!

Há 5 anos publiquei, aqui mesmo no Efetividade.net, um artigo descrevendo a solução que uso para ao menos garantir que eles fiquem organizados: é um organizador de cabos feito em casa que fica pendurado atrás da mesa, discretamente preso a ela por 2 grampos-sargento como o da imagem abaixo (baratos e fáceis de encontrar em qualquer loja de ferragens).

Foi um dos artigos do site com maiores picos de acesso, graças à divulgação pelo site Lifehacker, que adoto como referência e que, assim, foi grande motivo de orgulho misturado à felicidade de ver minha ideia ser útil para um universo de leitores internacional tão grande.

Hoje ainda uso o mesmo esquema geral (e os mesmos grampos-sargento que comprei na época...), mas para aumentar a segurança (devido à condutividade) substituí a grelha metálica que servia como fixador dos cabos por uma tábua de compensado, dessas de prateleiras, que furei previamente em alguns pontos-chave para permitir a passagem de prendedores de nylon capazes de segurar firmemente o roteador, disco externo, transformadores, réguas e cabos.

Fazendo como os profissionais

Mas sempre há espaço para aperfeiçoar nossas práticas, e enquanto não chegarmos a uma realidade integralmente wireless, este tema permanecerá em pauta.

Não faltam técnicas para esconder, exibir de forma agradável ou organizar o cabeamento de informática, usando os mais variados materiais, mas um artigo recente no TechNewsWorld também divulgado pelo Lifehacker me atraiu especialmente a atenção por ser voltado ao cabeamento de ambientes inteiros, mas ter várias dicas aplicáveis à realidade de quem só quer "organizar os fios" na escrivaninha ou no rack do home theater.

Alguns dos pontos que me chamaram a atenção nesse contexto:

• Considerar fazer atualizações para tecnologias sem fio onde possível: para aplicações multimídia (especialmente imagem), os cabos continuam ganhando das soluções sem fio mais acessíveis. Mas provavelmente há alternativas sem fio para várias aplicações que você usa, incluindo a conexão à impressora, ao sistema de áudio, ao teclado e mouse, à Internet, entre computadores e muito mais.
   

  

• Se os seus computadores (ou tablets, videogames, etc.) são recentes mas seu roteador ou ponto de acesso sem fio já tem alguns anos de operação, procure se informar sobre o novo padrão "wireless N" (802.11N), que provavelmente pode oferecer bem mais desempenho e confiabilidade às conexões, é fácil de ser instalado no lugar de um aparelho preexistente, é compatível inclusive com aparelhos antigos e não custa muito caro.
• Uma forma simples de esconder cabos é fazê-los "entrar pelo cano". Com uma visita à loja de ferramentas você pode sair com eletrodutos plásticos já no tamanho certo, prontos para fixar em um local discreto e fazer os cabos passarem por eles. Mas meça antes, e evite dobrar os cabos: idealmente, uma volta de 90° já está no (ou até supera o) limite máximo da especificação de muitos cabos.

  

• Cuidado com as abraçadeiras de nylon! Os versáteis cabos tipo "zip tie" são fáceis de usar, seguros, práticos, suficientemente discretos, mas o fato de poderem ficar apertados (especialmente se o feixe de cabos se movimentar com o tempo) e serem bem finos pode danificar a instalação, além de dificultarem a eventual substituição ou retirada de um cabo. O artigo recomenda usar fita adesiva (isolante anti-chama, por favor!) e desconsiderar que ela deixa resíduos marcando o cabo se retirada. Pessoalmente prefiro tiras largas de velcro (sem apertar demais! cada cabo separadamente deve poder se mover um pouco) ou um segmento de 10cm das espirais plásticas que o comércio oferece como "organizador de fios japonês".

  

• Deixe espaço! E nas duas pontas. Poucas coisas são mais irritantes, ao reposicionar os objetos da sua mesa, do que perceber que você não pode deslocar o monitor ou a impressora porque seus cabos estão esticados na ponta mais próxima a eles, mas sobrando na outra ponta.
• Cuidado com o calor: onde passa eletricidade, geralmente algum calor é produzido, intencionalmente ou não. Considere adequadamente a ventilação e o afastamento em relação a materiais condutivos e inflamáveis, especialmente se junto aos cabos houver aparelhagem, incluindo conversores de voltagem!

Há várias outras boas dicas lá, e espero que vocês também compartilhem as suas nos comentários ou via @efetividadeblog!

Recomendo: Taming That Spaghetti of Wires Taking Over Your Home.

O Almirante David Farragut (1801-1870) realizou muitas tarefas de importância histórica por seu país, mas é mais lembrado (entre os interessados na História militar e naval, claro) por uma ordem crucial dada à sua tripulação durante uma batalha na Guerra Civil dos EUA: "Danem-se os torpedos, toda velocidade à frente!"

Na ocasião, a sua ordem significou abrir mão de uma virtude valiosa (a prudência) em prol de outra: a mobilidade. Foi uma boa escolha, na ocasião, e hoje trataremos de uma escolha similar, mas aplicada a uma situação bem menos crítica do que uma batalha naval: o excesso de pendências acumuladas.

O foco deste site, você sabe, é a Efetividade, conceito que vai além do mero completamento das tarefas e bom uso dos recursos, e considera também o alcance dos objetivos estratégicos.

A longo prazo e como objetivo de vida, a efetividade é um objetivo superior à mera produtividade ou rendimento, que é a relação entre o que se produz e o que se consome ou aplica na produção, e não considera diretamente o avanço em relação ao objetivo (ou seja: é perfeitamente possível, embora altamente indesejável, ser produtivo ao agir na direção contrária aos seus objetivos).

Mas as necessidades de curto prazo às vezes são imperiosas: como diz a expressão popular, quando a água bate próximo à cintura o sujeito precisa começar a nadar, e existem situações em que um pouco de atenção voltada exclusivamente à produtividade acaba dando condições para que no dia seguinte você volte a ter condições de pensar nos seus objetivos.

Um pouco de contexto: bastidores e motivações

Aconteceu recentemente comigo: um probleminha de saúde inesperado me deixou com mobilidade restrita por quase um mês, ao mesmo tempo em que reduzia o ânimo pras tarefas. O que era urgente ou facilmente ao alcance permaneceu resolvido, mas o restante se acumulava sem maior controle.

Na semana passada voltei às atividades normais sabendo que havia pilhas e pilhas de correspondências (eletrônicas ou não) não lidas, uma série de pendências completamente fora de ordem, muitas das quais eu ainda nem havia visto, e tudo o que era urgente estava misturado com o importante e com o completamente descartável.

Eu costumo ser mais organizado do que isso, e tenho um processo bem sólido para evitar que as coisas cheguem a este ponto, mas 4 semanas sem praticá-lo foram suficientes para me colocar de volta no patamar das pessoas desorganizadas ツ

Mas eu já havia escrito antes sobre o valor de marcar na agenda e colocar em prática um dia de alto desempenho, e foi o que eu fiz.

A parte em que eu zerei a caixa de entrada de e-mail em meras 2h de trabalho (com grande ajuda do 3FRASES) eu já narrei em um post da semana passada (com foco nas ferramentas), mas a principal parte do dia não é lidar com o e-mail, mas sim com as tarefas que surgiram deles (e de outras fontes), que eu venci (ou ao menos domei - ainda tenho pendências, mas agora sob controle) como descrito a seguir.

Triagem de emergência

Quero deixar claro: o mesmo processo que eu uso diariamente poderia resolver o meu problema – mas o overhead administrativo seria mais intenso, e quando um número grande demais de pendências urgentes estão acumuladas, é necessário pensar um pouco mais como o responsável pela triagem do pronto-socorro, e não tanto como o gestor do centro cirúrgico.

Ou seja: é necessário conseguir, tão rapidamente quanto possível, ter uma visão do quadro geral das pendências, e identificar entre todas as urgências quais são as que:

• são tão críticas a ponto de precisar de ação imediata (assim que a triagem acabar)
• são tão sérias a ponto de precisar ser movidas para o começo da fila, logo após os casos críticos
• eram urgentes mas não foram atendidas a tempo e agora exigem apenas comunicação sobre o insucesso, que pode ficar para amanhã (claro que no caso do pronto-socorro isso seria bem diferente...)
• estão na fila mas não são nada urgentes, e podem ser instruídas a marcar hora na clínica depois (ou ser deixadas para o processamento normal, no dia seguinte)

Essa forma de agir é bem diferente de uma coleta de pendências típica de métodos de produtividade pessoal como o GTD, projetada para o uso contínuo e regular: no nosso caso o foco é imediato, e permite até mesmo anátemas como deixar coisas na caixa de entrada para uma nova análise no dia seguinte, escolher a ordem em que as tarefas ordinárias de prioridade similar serão tratadas em um mesmo período, ou criar uma caixa de entrada paralela.

Há algo em comum entre as duas situações, entretanto: exceto no caso do que vai ser descartado ou que possa ser resolvido muito rapidamente (2 minutos ou menos), a prioridade inicial tem que ser completar a triagem: o impulso de "já ir resolvendo" pode fazer com que você gaste com uma tarefa menos urgente o tempo que deveria estar dedicando a uma urgência ainda não detectada e que permanece na sua pilha.

Direto para a execução

Nos métodos estruturados de produtividade pessoal (incluindo o minimalista ZTD), a triagem descrita acima seria seguida por etapas adicionais: processamento, planejamento, etc.

Mas estamos falando de um processo acelerado, para um único dia, e no qual boa parte das tarefas identificadas terão prioridade urgente, portanto faremos o que usualmente não se faz: passaremos diretamente à execução, na ordem que tiver sido definida durante a triagem (e adaptando como necessário ao longo do dia).

Para que não pagar um preço alto em termos de eficiência devido à redução no planejamento, entretanto, será necessário tomar alguns cuidados especiais, que veremos a seguir.

Tirando os obstáculos do caminho: dicas para não encalhar

Comece pelo que não fazer: um dia de alta produtividade exige tomar algumas decisões difíceis, inclusive abrindo mão de alguns confortos e distrações que são toleradas num dia produtivo normal: nesse dia você não vai dar uma olhadinha no Facebook fora dos intervalos, não vai deixar acumular pendências novas, não vai deixar a TV ligada nem o chat aberto, não vai arquivar documentos por preguiça de verificar se podem ser jogados fora, etc.

Aceite um horário especial: se você trabalha sozinho e sem interrupções, pode ser altamente produtivo para zerar uma pilha de pendências na hora que bem entender. Mas quando há outras pessoas (clientes, parceiros, equipe, família, etc.) e interrupções envolvidas, pode ser essencial – mesmo que só nesse dia – dar um jeito de trabalhar antes ou depois do horário de atividades deles.

Evite a ferramentite: não é o dia de testar uma nova ferramenta, técnicas ou sistema de produtividade pessoal. Use o que você já costuma usar, use bem, use intensamente, e deixe para pensar em adoção de outros métodos no dia seguinte, após ver em que pontos o que você já usava foi insuficiente. Mas não deixe de ter, no mínimo, uma agenda de compromissos, um bloco para anotar pendências, e um conjunto de pastas ou envelopes para guardar as referências que surgirem.

Não deixe nada para trás: as tarefas que você tiver que fazer no seu dia de alto desempenho, devem ser bem feitas, completamente concluídas, sem deixar uma rebarba para o dia seguinte ou passar algo incompleto adiante só para "ganhar tempo". Mais do que em outros momentos, é a hora de fazer certo da primeira vez, zerar o retrabalho, passar longe do desperdício de recursos, tempo e, principalmente, esforço.

Cuidado com o perfeccionismo: perfeccionismo não ajuda a produtividade em quase nenhum contexto. Vale lembrar que qualidade e perfeição não são sinônimos, a não ser que você defina a perfeição como a mera ausência de defeitos em relação à especificação. Mas normalmente perfeição é definida em outros termos e, quanto ao conceito de qualidade, eu sempre prefiro o de Juran, que a define como a adequação ao uso, conforme percebida por quem usa - e que permite grande liberdade de ação, de acordo com as expectativas dos envolvidos.

Não aceite pausas forçadas: quando estiver separando as pendências urgentes na triagem, lembre-se de separar algumas que possam ser resolvidas em menos de 10 minutos cada, e recorra a elas a cada vez que você entrar em fila, ou que algum telefonema necessário colocar você em espera, etc.

Faça só uma coisa por vez: ser realmente multitarefa e consistentemente conseguir com isso resultado superior ao de quando faz as mesmas tarefas uma de cada vez é uma habilidade rara e difícil de desenvolver. Não deixe a pressão das pendências desviar você do foco, nem esgotar seus recursos físicos e mentais: escolha bem a ordem em que as coisas precisam ser feitas, e faça-as uma por uma, até completá-las ou chegar ao limite do que pode ser feito no momento.

Diga mais NÃO: saber dizer não (quando apropriado) é muito positivo para a produtividade. Dizer “sim” quando deveria dizer “não” pode sobrecarregar você, lotar sua lista de pendências com itens que não deveriam estar lá e, o que é pior, reduz sua eficiência para fazer o que você deveria (e desejaria) estar fazendo – podendo até mesmo levá-lo a ter dificuldade de dizer “sim” a um pedido importante posterior, devido à sobrecarga existente.

Com as dicas acima você terá o ferramental necessário para dizimar as pilhas de pendências muito rapidamente. Mas cuidado: elas não são suficientes para manter a produtividade a longo prazo, e não garantem algo muito importante: o foco na sua estratégia, no avanço de longo prazo.

Portanto, aproveite para observar com atenção o que funcionou bem no seu dia de alta produtividade, e aproveitar essa informação na hora de retomar (ou adotar) um método de produtividade consistente como o ZTD.

Fazer a declaração do imposto de renda pode ser muito mais fácil se você tomar uma providência relativamente simples com antecedência, que é ter à mão todos os dados do ano passado referentes a:

• rendimentos recebidos
• ao valor de aquisição e venda de todas as transações realizadas com seus bens e direitos
• ao saldo bancário (contas-correntes, poupanças, planos de previdência privada, etc.) no fim do ano
• às despesas que podem ser debitáveis (consultas médicas, mensalidades educacionais, etc.)
• e a declaração entregue no ano anterior.

Isso ocorre porque a operação de declarar, em si, não é das mais complexas, especialmente para quem já fez alguma vez anteriormente: para a maior parte das pessoas (com poucas ou apenas uma fonte de renda, número limitado de bens e sem complexidades tributárias – rurais, do mercado financeiro ou de rendimentos internacionais, por exemplo) é uma questão de preencher poucos números nos campos certos.

Ou, de forma bem resumida e tratando do caso mais básico:

1. preenche dados pessoais e de identificação
2. preenche saldo da conta-corrente em 31/12 do ano passado e do ano retrasado (que o banco geralmente disponibiliza em um extrato especial nessa época)
3. preenche dados salariais, incluindo 13º (que o empregador geralmente entrega já calculado)
4. preenche o valor de aquisição do veículo e do imóvel, quando tem
5. opta pelo desconto simplificado
6. encerra e envia

Por outro lado, obter os dados é o que dá muita dor de cabeça para a maior parte dos brasileiros obrigados a declarar o IRPF 2012, que são os que receberam rendimentos tributáveis superiores a 23.499,15 em 2011, entre outras condições.

A parte da declaração em si não é o que veremos hoje, e eu recomendo que, caso você tenha dificuldade em completar a operação (mas já de posse dos dados mencionados acima), procure um contador o quanto antes (não faça como mais da metade dos contribuintes, que deixam para as 2 semanas finais, quando os contadores já podem estar com menos disponibilidade de atenção ao seu caso): eles estão habilitados a orientar e podem fazer boa parte do procedimento por você. Mas antes tente se informar, pois na maior parte dos casos o preenchimento e entrega da declaração está ao alcance do contribuinte diretamente.

Mas a organização dos dados para a declaração está bem dentro do escopo do Efetividade.net, e hoje trataremos dela em detalhes, como já fizemos em anos anteriores, e atendendo ao pedido de um leitor, como você vê na imagem acima ツ

Como declarar o imposto de renda sem se estressar

Vimos acima os 6 passos simples para a declaração de um caso bem comum: quem tem carro e casa próprios, apenas uma fonte de renda (o salário) e uma conta bancária, e não teve despesas debitáveis que justifiquem optar pela declaração completa.

Mas mesmo para essas pessoas o procedimento pode se complicar caso os dados estejam indisponíveis ou dispersos. E para muitas pessoas há aspectos adicionais a considerar: aluguéis pagos ou recebidos, planos de previdência privada, compra ou venda de imóveis, veículos e outros bens, recolhimento antecipado por meio de Carnê-Leão (por exemplo, em operações cambiais) etc. – cada um com seus próprios dados a obter e reunir.

A minha sugestão, que detalharei bem mais logo a seguir, é em 2 etapas:

1. Para a declaração atual, primeiro reunir todos os dados e comprovantes mencionados acima em uma mesma pasta ou envelope, antes mesmo de pensar em instalar o programa da Receita Federal ou de ir conversar com um contador – você verá que com os dados à mão, tudo ficará mais fácil.
2. Para não mais se estressar tanto no ano que vem, adotar desde já a política de reunir em um único local todos os dados referentes ao ano corrente, e assim em 2013 declarar o IRPF em menos de 1 hora, como tanta gente consegue.

Não pense que eu acho isso fácil, em especial na etapa 1, que é a de quem não se organizou no ano passado: isso pode significar ter de encontrar uma infinidade de recibos, comprovantes, contratos, extratos e mais, separar quais valem, e identificar neles os valores certos.

Uma parte pode ser bem fácil de obter: os bancos costumam disponibilizar (ou mesmo enviar pelo correio) um extrato específico com as informações para declaração do imposto de renda, com os saldos em 31/12 do ano passado e do retrasado, informações sobre planos de previdência privada, etc. E os empregadores têm obrigação de disponibilizar até o último dia de fevereiro a DIRF, ou declaração de imposto retido na fonte, que contém a maior parte dos dados sobre salários, previdência pública, 13º e outros que precisam fazer parte da sua declaração.

Mas quem tem fontes de rendas adicionais não conta com essa facilidade a seu favor em todos os casos: precisa também registrar e consolidar cada um dos seus demais rendimentos tributáveis, como prestação de serviços e tantos outros identificados na legislação e nas normas. O contribuinte também precisa eventualmente identificar uma série de informações sobre os valores que possui no banco, em investimentos diversos, e até mesmo as quantias (em moeda estrangeira ou nacional) que guarda em casa.

E até agora só falamos de bens, direitos e rendimentos (do contribuinte e de seus dependentes). Mas tem também o outro lado desta balança: os descontos, baseados em recibos de uma série de serviços de educação, saúde e contribuições a entidades de utilidade pública ou assistenciais, entre outros. Para quem não opta pelo desconto simplificado, estes recibos podem significar um pagamento menor, ou uma restituição maior.

Com todos estes dados em mãos, passa-se a uma mera tarefa de entrada de dados, seleção de algumas opções relativamente inequívocas, transmissão e emissão de recibo – o complicado é saber quais valores preencher…

E, vale destacar uma vez mais, mesmo quem opta por recorrer aos préstimos de um contador ou outro profissional que atue na preparação de declarações do imposto de renda pessoa física não escapa desta ginástica: reunir cada recibo, cada comprovante e cada extrato que traga os valores que devem ser preenchidos na declaração.

Como organizar melhor os dados para o ano que vem

Tudo que falei acima é meio óbvio, mas mesmo assim por que tanta gente continua caindo na mesma armadilha, ano após ano? A resposta é simples, decorrente da natureza imediatista que nos caracteriza como sociedade, e consequência de um calendário inconveniente. Como só sentimos na carne essa complexidade ao declarar o imposto de renda do ano anterior, sempre lá pelo mês de março ou abril, um novo ano fiscal sempre já terá começado (e 2 ou 3 meses já terão se completado), razão pela qual os registros do ano corrente já estarão começando a se dispersar.

Para completar, na época de declarar o imposto relativo ao ano passado, já teremos problemas suficientes para ainda se preocupar com os do ano que vem. E assim, prometemos solenemente a nós mesmos: no ano que vem, a partir de janeiro, tudo vai ser diferente. E no ano seguinte a história se repete.

Eu também já passei por isso, mas adoto há alguns anos um esquema bem simples para prevenir todos estes problemas. Vou apresentá-lo, e aí você se encarrega de adaptá-lo e adequá-lo à sua realidade, ok? E de preferência com a orientação de um contador ou profissional do Direito Tributário ツ

O funcionamento do esquema de organização se baseia em 3 pastas no meu arquivo de pastas suspensas, e mais uma caixa (estilo “arquivo morto”), complementados por pastas virtuais no computador para os casos em que estes documentos não chegam a mim em papel (o que no momento ainda é a exceção). São elas:

1. Pasta suspensa 1 – bens, direitos e rendimentos: aqui vai o original, ou uma cópia, ou mesmo um bilhete manuscrito meu contendo data, identificação da natureza e valor, de todos os rendimentos ou movimentações referentes a bens e direitos – compra e venda de carro e imóvel, pagamento recebido por serviço prestado, aluguel, etc. Quando recebo aqueles comunicados do banco ou de empregador contendo saldos e totais ao final de um ano fiscal, é aqui que eles são guardados também.
    

2. Pasta suspensa 2 – comprovantes de despesa para desconto: aqui vai também o original, cópia ou anotação referente a todos os pagamentos que podem ser abatidos na declaração. Pagamento de faculdade, consultas médicas, uma série de doações e contribuições, etc. Quando antecipo algum pagamento de imposto (via “Carnê Leão” – obrigatório ao receber remuneração do exterior, por exemplo), guardo aqui os comprovantes, também, pois eles precisarão ser listados na declaração.
    

3. Pasta suspensa 3 – documentos da ou para a Receita Federal: aqui fica o relatório completo da declaração do ano anterior, mais o recibo de entrega, as guias de recolhimento DARF autenticadas comprovando pagamento, CD de backup do programa e dos dados do IRPF, etc. – tudo que for enviado ou recebido da Receita, relacionado ao Imposto de Renda do ano anterior.
    

4. Caixa de arquivo morto: Armazena os documentos das pastas suspensas 1, 2 e 3 relativos a anos anteriores (cada ano em um envelope grande). A Receita Federal recomenda guardar estes registros por pelo menos 5 anos. Após fazer cada declaração, eu guardo toda a papelada em 3 maços grampeados (um para cada pasta suspensa), identifico bem, coloco em um envelopão identificado com o ano de referência e movo para o arquivo morto, de onde espero que eles nunca precisem sair.

Se a minha observação sobre bilhetes manuscritos (nas pastas 1 e 2, como em “o original, ou uma cópia, ou mesmo um bilhete manuscrito contendo data, identificação da natureza e valor (…)“) deixou você espantado, esclareço – eu só faço isso quando o comprovante existe, mas o local de armazenamento dela é em outra pasta, como a do veículo ou a de câmbio, por exemplo. Neste caso, na hora de declarar, pode ocorrer um dos 2 casos:

a) minha anotação vai ser suficiente para fazer a declaração, e se algum dia eu precisar apresentar comprovante, eu saberei onde procurar; ou

b) precisarei de dados que não constam na minha anotação, mas saberei onde procurar, e graças à presença da anotação, não corro o risco de esquecer deste registro.

E existe um período do ano em que as pastas 1 e 2 precisam ser duplicadas (ou ao menos complementadas por 2 envelopes): de janeiro a março ou abril já será necessário ter as pastas suspensas 1 e 2 relativas ao ano corrente, e as do ano anterior ainda não terão sido eliminadas, pois ainda não houve a declaração.

Isso é normal e esperado, mas é preciso resistir à tentação de colocar os papéis de 2 anos em uma mesma pasta – colocá-los é fácil, mas na hora de usar e guardar, complica tudo de novo. Resista também a mover de forma antecipada os dados do ano passado para um envelope no arquivo morto, pois os prazos legais para envio de documentos fiscais relacionados vão até o final de fevereiro, o que significa que você continuará recebendo mais papéis referentes ao ano que já se encerrou.

Comece já, porque é mais fácil do que parece

Depois que o processo já está em andamento, se torna fácil: são 3 pastas e pronto – e elas nem são muito movimentadas ao longo do ano. Mas no primeiro ano em que você adota o método – quando é necessário localizar e organizar os papéis referentes aos meses já transcorridos – é algo relativamente trabalhoso.

Não deixe para fazer isso no prazo final da declaração, comece já. Ainda estamos na primeira metade de março, não pode ser tão difícil assim encontrar 2h para uma tarefa chatíssima mas necessária e que nunca mais se repetirá.

E quando começar, comece bem, e de forma completa – não deixe nada do ano corrente para trás, ou então você não vai confiar nestas pastas quando for fazer a declaração no ano que vem.

Para completar: leia o artigo “Organize seus documentos e papéis em casa – ainda estamos no começo do ano!” para ver minhas dicas de como arquivar documentos em casa, e procure algumas sugestões adicionais em Paperless: por um 2012 com menos papel no nosso home office ツ

O Wunderkit foi lançado há poucas semanas como sucessor do Wunderlist, o aplicativo de produtividade pessoal que eu uso e recomendo.

Já mencionei o recém-chegado em um post recente e ainda farei um review completo do novo lançamento (aqui, no BR-Mac ou nos 2), mas por enquanto basta dizer que o Wunderkit expande as funcionalidades do Wunderlist em alguns caminhos interessantes, incluindo novos recursos como a separação de projetos e a integração social, ou seja, a coordenação de atividades coletivas ou em equipe.

Mas, além da questão do suporte a plataformas (o Wunderkit foi lançado para Mac e iPhone, e o Wunderlist suporta oficialmente Mac, Windows, Linux, web, iPhone, iPad e Android), uma das principais diferenças entre o Wunderlist que eu uso e seu recente sucessor Wunderkit é que este último não é integralmente gratuito como o seu predecessor: desde o seu lançamento ele podia ser usado gratuitamente, mas alguns dos novos recursos mais atrativos, como a colaboração em equipes ou grupos, ficavam disponíveis só para quem pagasse para ser usuário Pro.

Só que este esquema de preços aparentemente não teve o efeito que os desenvolvedores desejaram, e ontem tudo mudou: agora os recursos avançados existentes (incluindo a colaboração em grupos) estão disponíveis também para os usuários gratuitos.

As contas Pro continuam existindo e custando US$ 4,99, mas no momento não oferecem grande vantagem prática além do direito a suporte prioritário - segundo o anúncio da mudança, funcionalidades futuras da plataforma Wunderkit, como o armazenamento e compartilhamento de arquivos, trarão vantagens adicionais para quem for usuário Pro.

Seja qual for a razão que levou a mudar a estrutura de preços, a medida em si é positiva e vantajosa para o usuário. Caso eu migre do Wunderlist para o Wunderkit, vou lembrar do gesto e retribui-lo pagando o preço da conta Pro mesmo sem precisar dela, e tenho certeza de que outros usuários retribuirão do mesmo modo, ajudando a manter o projeto em operação.

E se isso, somado à expectativa da presença do app em uma variedade de plataformas, ajudar a tornar realidade a ideia das atividades coordenadas em grupos de estudo, em turmas de pós-graduação cheias de compromissos em horários absurdos, para gerenciar a agenda de ensaios de bandas e grupos de teatro, e tantas outras aplicações simples da gestão de produtividade pessoal, tenho certeza de que os autores do Wunderkit saberão colher outros frutos adiante ツ

Já vimos anteriormente 5 hábitos do método de produtividade pessoal ZTD, e hoje chegou a vez de agregar mais um: o que permite adequar as listas de pendências e tarefas à realidade dos contextos e projetos da sua vida. Como complemento, veremos também algumas recomendações sobre a escolha e uso de ferramentas de produtividade.

Quando eu comecei a atual série de artigos mergulhando no método de produtividade pessoal ZTD (Zen to Done), eu destaquei que ele se baseia no GTD (Getting Things Done), mais conhecido, mas busca se diferenciar por oferecer uma forma mais prática de operar, com foco na execução, na simplificação, e em minimizar a estrutura e os procedimentos necessários.

Já no primeiro artigo eu apresentei uma forma minimalista de implantar o ZTD na sua vida, baseada em apenas 4 hábitos simples (captura, processamento, planejamento e execução). Logo em seguida eu enriqueci a mistura com um quinto hábito: as revisões semanais, e revelei detalhes práticos sobre como eu uso o ZTD no meu dia-a-dia.

Mas a simplicidade quase espartana da forma como eu pratico o ZTD invariavelmente atraiu a atenção de leitores acostumados à estruturação maior oferecida pelo GTD e outros métodos de produtividade e organização mais amplos, que perguntavam: "e as outras ferramentas?", "e os contextos e projetos?", "e o um dia/talvez?", etc.

Para atendê-los, e para expandir as possibilidades do ZTD, veremos hoje os detalhes do que o livro original do ZTD apresentou como o quinto de seus 10 hábitos: a criação de um sistema simples e confiável, baseado em listas e em ferramentas disponíveis.

Um sistema simples e confiável

Já vimos anteriormente que o núcleo do ZTD são as listas de pendências (organizadas em poucas categorias, como neste exemplo: Inbox, Tarefas Mais Importantes, Outras Tarefas Pendentes, Tarefas Para Hoje).

Mas David Allen, autor do método GTD, propõe uma série de listas adicionais, incluindo uma para cada projeto de maior complexidade que você tem em andamento, e mais algumas gerais, por contexto: @Trabalho, @Escola, @Família, @Casa, @Rua, @Telefonemas, etc.

A razão de Allen é simples: com isso você pode olhar diretamente na lista de um contexto específico quando estiver nele. Ou seja: ao chegar na faculdade, você não deixará de consultar sua lista @Faculdade para ver quais as suas pendências, e ao fazê-lo não será distraído pelas tarefas que são exclusivas do contexto doméstico, por exemplo.

O autor do ZTD, Leo Babauta, defende que muitos de nós não precisam de tantas listas, e que o número de tarefas que colocamos na lista de pendências de cada dia tende a não ser tão grande a ponto de gerar distração ou confusão (especialmente se praticarmos o hábito da revisão).

Ele não é contrário à criação de listas específicas para contextos e projetos, em adição às listas previstas pelo ZTD, embora recomende que seja no menor número possível: nada de ficar tentando imaginar todos os contextos da sua vida e criar uma lista para cada um deles; ao invés disto, prefira ver nas suas listas gerais quais são os contextos e projetos que costumam ter tarefas maiores, mais frequentes ou mais complexas, e considere criar listas específicas para estes. O conjunto de contextos que consta como exemplo no guia do ZTD é: @Trabalho, @Pessoal, @Na rua, @Telefonemas, @Aguardando e @Talvez/Um dia.

Esta última lista (@Talvez/Um dia) é bem conhecida de quem já praticou o GTD, mas pode precisar ser apresentada aos demais: é uma lista de tarefas que ainda não são pendências, que você não pretende fazer em breve, nem está aguardando algo específico para botar em prática - mas quer ter anotado para pensar no assunto de vez nas revisões em quando e talvez um dia transformar em um plano real.

Como estas listas vão funcionar em relação às listas essenciais do ZTD, fica a seu critério. Você pode adequá-las ao hábito do Planejamento e colher periodicamente algumas pendências das suas listas de projetos e colocá-las na lista Tarefas Para Hoje, por exemplo, mas você também pode tratar estas listas adicionais no hábito da Execução, como fontes de consulta periódica ao longo do dia. Ou um misto das duas coisas, dependendo de como são seus contextos e projetos.

As ferramentas básicas do ZTD

Ainda como parte do hábito que cria o Sistema Simples e Confiável, o ZTD inclui a escolha do conjunto de ferramentas que serão usadas para registrar e acompanhar as informações.

As ferramentas criadas tentando implementar todos os recursos e possibilidades do GTD recebem do autor uma crítica que eu compartilho: elas são um convite à complexidade e já fizeram muita gente se perder, trocando o foco no resultado pela atenção desmedida a configurações, a registros complexos e automação do que nem precisa ser feito.

Tudo o que você precisa é de registrar listas, e uma das ferramentas recomendadas pelo autor é um bloco resistente e que caiba no bolso: justamente a ferramenta preferida dos leitores do Efetividade.

Atualmente a minha ferramenta escolhida é o Wunderlist, gratuito e que sincroniza automaticamente entre smartphone, tablet, computador (Windows/Mac/Linux) e web. O recente lançamento do seu sucessor Wunderkit talvez me faça considerar uma mudança em breve, mas ainda não senti necessidade.

O autor recomenda ainda 2 ferramentas complementares: uma agenda de compromissos (para eventos que tenham data e horário), que pode ser em papel ou um software/site, e um sistema de referência, que pode ser uma pasta no seu computador organizada do seu jeito, ou um conjunto de envelopes ou pastas para papéis – pessoalmente uso um arquivo de pastas suspensas. Ele não menciona, mas eu recomendo ter também uma ferramenta específica para guardar informações de contatos (agenda telefônica e seus sucessores tecnológicos).

O importante é a prática

Você pode ter a estrutura perfeita de listas, o arquivo mais lindo e a ferramenta mais tecnológica, e mesmo assim não ter ganho de produtividade nenhum se não fizer o essencial: usá-los.

Se você perceber que nem todas as suas pendências são registradas nas listas, ou que você não as atualiza, ou que não consulta as listas pelo menos 2 vezes por dia (e preferencialmente um pouco mais que isso), ajuste os planos ou os abandone, porque as ferramentas só funcionam se você as usar.

Por outro lado, se você tem algum amigo que já tentou anteriormente adotar um modelo de produtividade pessoal e tropeçou na desmotivação causada pelo excesso de procedimentos e pelo fascínio causado pela variedade de opções nas ferramentas mais complexas, repasse este artigo para ele, talvez a simplicidade do ZTD seja o que ele estava procurando e não sabia!

Volta às aulas é tempo daquela sensação mista, de expectativas positivas somadas a novas obrigações, horários e avaliações.

Mas ir bem nas aulas pode ser mais fácil. Olhe ao seu redor na sala de aula e você verá vários colegas que têm bom desempenho e visivelmente se esforçam menos que você - e nem estou falando dos CDFs e daquelas raras pessoas que têm tempo e disposição para se dedicar integralmente aos estudos, mas sim de quem descobriu os truques para estudar melhor com menos esforço.

Volta às aulas

Claro que o conjunto de truques é diferente para cada pessoa, de acordo com a disponibilidade, os objetivos, as condições ambientais, etc. Mas você também pode estudar com mais efetividade, e pode começar escolhendo quais das dicas abaixo podem ser aplicadas à sua vida escolar.

O Efetividade.net, como faz todos os anos, revisita as dicas para ajudar você a se dar bem nas aulas e nas provas. Veja abaixo a lista, e participe comentando ou oferecendo suas próprias dicas na área de comentários!

Aproveite

Por mais que tudo pareça difícil enquanto você está cursando, a tendência é que mais tarde você vá encarar regularmente desafios bem mais complexos do que o professor que não vai com a sua cara e o exame que tem regras com as quais você definitivamente não concorda.

Saber diferenciar o que justifica esquentar a cabeça e o que você pode deixar passar é um desafio em qualquer etapa da vida, mas ter em mente os seus objetivos pode ajudar a direcionar.

Para focalizar melhor seus esforços pode valer a pena procurar conscientizar-se de que tirar nota máxima em tudo não é garantia de futuro para boa parte das carreiras, e que talvez valha a pena encontrar um ponto de equilíbrio entre a busca das notas altas e o aproveitamento das oportunidades de coletar conhecimentos, experiências e contatos que terão valor real na vida posterior mas não contam pontos para o semestre.
 

Não confunda o seu material com o seu aprendizado

Aprender é algo que acontece dentro da sua cabeça, e não nas folhas do caderno. Um caderno que serve como ferramenta de aprendizado vale mais que um caderno com páginas bonitas. Rabisque, rasure, faça setas cruzando a página, ou o que for necessário para entender e registrar os conceitos.

Não adianta ter 20 canetas diferentes e o caderno mais completo da turma, se você não entender o que está escrito, ou se apenas copiar algo que não compreendeu e que na hora de voltar a estudar não lhe dirá nada.

E nunca esqueça: o importante não é a beleza da letra, nem quantas páginas você escreve, mas sim o quanto estas anotações conseguirão ajudá-lo na hora de rever ou estudar o conteúdo. Dizer muito em poucas palavras e conseguir entender um assunto a partir de uma anotação anterior são habilidades valiosas para toda a vida.
 

Quem anota direito na hora pode estudar bem menos depois

Experimente tomar notas à mão: escrita não é sinônimo de edição de texto, e não necessariamente as outras alternativas (confiar na apostila, gravar a voz do professor, pegar emprestado o caderno do colega, digitar em sala de aula, etc.) farão você ganhar tempo, no saldo geral - isto porque a escrita manual amplia a memorização imediata e definitiva e o entendimento, reduzindo portanto a necessidade de voltar a estudar o mesmo assunto depois.

Minha sugestão é ter sempre um bloco ou caderno para anotações livres (veja também: "Gerenciamento de anotações e referências: as ferramentas preferidas dos leitores"), acostume-se a anotar nele os conceitos interessantes (e não apenas "copiar tudo que o professor escrever no quadro"), e coloque data, título e matéria no topo de cada página. Não arranque páginas deste caderno, pois a associatividade da sequência em que as informações são anotadas também é uma ferramenta poderosa na hora de lembrar do conteúdo, mesmo inconscientemente.

Aproveite a associatividade enquanto anota, procure sempre encontrar padrões e pontos em comum entre os tópicos do seu estudo, e associe-os mentalmente a imagens claras e vívidas. Se você fizer estes relacionamentos durante a aula, fica mais fácil relembrar cada um dos tópicos, pois você pode seguir – mesmo inconscientemente – a cadeia de ligações, como ensinam nos cursos de memorização. É assim que às vezes lembramos da resposta de uma questão da prova no momento em que lemos outra pergunta, por exemplo.

Uma página de anotações pelo método Cornell

Dica extra I: o método Cornell de anotações adapta-se a qualquer caderno, e facilita a consulta posterior.

Dica extra II: Passe a limpo suas anotações! Aproveitar alguns minutos do seu tempo de estudo para escrever no mesmo dia, ou no dia seguinte, pela segunda vez (agora pode ser à mão, no computador ou onde você preferir), os mesmos conceitos anotados durante a aula, organizando-os, analisando e já sintetizando. É rápido, favorece a memorização e o entendimento, e pode reduzir ainda mais a necessidade de horas adicionais de estudo na véspera da prova.
 

"Quem sabe, faz - quem não sabe, ensina"

Faça como os profissionais: ensine para aprender. Após ter estudado, encontre algum colega que entenda menos do que você sobre o assunto da prova, e procure explicar a ele alguns dos conceitos básicos.

Organizar mentalmente o assunto, verbalizá-lo, vocalizá-lo e ouvir o feedback do colega são atividades que ajudam a solidificar os fundamentos do seu próprio conhecimento, a correlacioná-los, e até a identificar os pontos que você precisa revisar. E ainda por cima pode ajudar o colega.

Se a falta de um colega interessado tornar impossível fazer o serviço completo, há alternativas, como blogar expondo o tema, criar sua própria apostila a respeito, ou até tentar o desafio de fazer caber em 1/4 de página o resumo completo do assunto.

Você deve ter notado que a dica acima é praticamente a receita de como fazer a cola perfeita para as suas provas, mas o próprio ato de sintetizar, estruturar e expor (ainda que seja só para o papel) o conteúdo que você precisa entender fará com que o uso de uma cola se torne desnecessário.
 

Encontre o ambiente certo para estudar

Dentro das suas possibilidades, encontre um lugar com temperatura e iluminação adequadas, sem ruídos externos, sem tentações que o distraiam ou afastem do estudo, com os recursos necessários, e com espaço suficiente para espalhar seu material.

Procure estudar sempre no mesmo local - o cérebro é uma máquina associativa, e se ele associar o ambiente aos atos de estudar, de produzir e de reter informações, você só tem a ganhar.

Dê uma olhada nos nossos artigos sobre home offices para garimpar algumas dicas que se adequem às possibilidades de melhoria do seu ambiente de estudos!

Dica extra: Experimente ouvir música! Os padrões musicais ajudam a cancelar o efeito dos ruídos externos, e para algumas pessoas podem ajudar na memorização - ao associar os conceitos com a música que estava tocando na hora, o cérebro pode recuperar a informação a partir deste mesmo estímulo. Para mim sempre funcionou bem: "ah, isso aqui eu vi quando estava tocando aquela do Led Zeppelin..."

Se isso funcionar para você, saiba que não existe um estilo musical "certo": uns preferem Bach, outros preferem Chico Buarque. Para mim funciona muito bem: estudei para muitas provas da graduação ouvindo Nirvana ou com o rádio sintonizado em alguma emissora especializada em "música de sala de espera", e conseguia "puxar" conceitos na hora da prova ao tentar lembrar das músicas que tocaram enquanto eu estudava.
 

Gerencie seu tempo

O fundamental é ter e manter uma agenda. Não importa a tecnologia: pode ser um simples caderno ou bloco, uma agenda de papel, um smartphone, a lista de compromissos do seu celular, um site (como a agenda do Google), ou o que quer que funcione para você (dica: "Gerenciamento de tarefas e pendências: as ferramentas preferidas dos leitores do Efetividade").

O importante é que você não esqueça dos prazos de seus compromissos escolares importantes. Se a sua opção de agenda tiver como avisá-lo ativamente sobre os compromissos, tanto melhor - diminui a chance de esquecer de preparar um trabalho ou estudar para algum exame.

Uma forma de aumentar o tempo disponível é acostumar-se a acordar cedo mesmo quando você não é obrigado. Assim você ganha mais tempo para realizar seus compromissos escolares, e para aproveitar depois de completá-los!

Dica extra: sempre esteja presente à primeira aula de cada uma das matérias em que você se matriculou. Nela o professor geralmente apresenta o programa da disciplina, as principais datas, o método de exposição e de cobrança, etc. - costuma ser a única oportunidade de poder entender o que está por vir, e de tomar boas anotações que permitirão se planejar nos meses seguintes.

Muitas vezes na minha experiência de anotar o que o professor diz na primeira aula eu descobri, na hora de estudar para uma prova ou fazer um trabalho, que as minhas anotações iniciais da matéria permitiam saber o que seria mais cobrado e merecia ser melhor estudado ou enfatizado. Fora a vantagem de não ser pego de surpresa por um trabalho final de disciplina sobre um assunto para o qual você teria oportunidade de se preparar mas não fez porque preferiu ficar na cantina e levar uma falta...
 

Faça o que tem que ser feito

Não deixe para quando for tarde demais: a urgência de amanhã corresponde a algo que você não fez hoje quando precisava.

Quantos trabalhos não foram entregues porque foram deixados para a última noite do prazo e a impressora estava sem tinta depois do fechamewnto da última loja de suprimentos! Cada aluno pensa que é só com ele, e fica indignado ao ver que o professor pouco se comove com as circunstâncias, mas o fato é que a síndrome do estudante (nome técnico do comportamento de deixar as obrigações para a última hora) é fácil de ser percebida.

Se você adiar uma tarefa, estudo ou visita à sala do professor, vai ter de fazer do mesmo jeito e com mais pressa num momento menos conveniente e com menos alternativas, ou não vai conseguir completar o curso com o sucesso que poderia ter.

Saiba sempre quais são suas obrigações, e planeje seu cumprimento para poder fazer tudo com menos esforço. Deixar para a última hora torna o trabalho mais difícil e arriscado. "Just do it", "Keep walking" e outros slogans de produtos famosos são bons resumos para o que você precisa fazer se quiser alcançar os melhores resultados.

Mas não force: estudar apenas na véspera, ou passar a noite estudando, são maneiras ineficientes de tentar reter a informação. Você pode ir melhor na prova, estudando menos horas, se fizer força para entender os conceitos durante as aulas, e procurar memorizá-los logo após aprender, e não apenas na véspera dos prazos-limite.
 

Sem exageros

Não exagere no número de horas de estudo: o que vale não é o esforço, e sim o resultado em termos de aprendizado e avanço. Não deixe o exagero e o stress atrapalharem, nem se sinta pressionado a estudar muito: você precisa é estudar bem.

Deixar o stress ou o cansaço suspenderem um plano de estudos previamente traçado, ou acabarem com a sua capacidade de reter conhecimento, pode ter consequências sérias.

Vale muito mais a pena criar um plano de estudos conservador, adequado a você e ao seu objetivo, e eventualmente ajustá-lo conforme a situação for progredindo.

E nunca esqueça da necessidade de lazer e descompressão. Dedicar-se aos estudos sempre pode exigir abrir mão de algumas coisas, mas se você ficar todo o tempo debruçado sobre os cadernos não vai se manter motivado por muito tempo.

Programe pausas e saiba quando realizar um intervalo emergencial não-programado para evitar a sobrecarga. Na pausa, abra o MSN, cozinhe, passeie, ande de bicicleta, acesse a web, visite algum amigo, e tire os estudos da cabeça. Em compensação, evite manter atividades paralelas que prejudiquem a concentração durante o estudo: em especial, evite estudar com o Facebook, o Twitter e o MSN como companheiros, por melhor que seja a desculpa racional que você encontrar - distrações e interrupções fora do seu controle atrapalham. Estude melhor, e você terá mais tempo livre depois.
 

Foco no objetivo

As pessoas estudam por uma razão: pensando no mercado de trabalho, na sua carreira, em conseguir ser aprovado em um teste importante, conseguir uma vaga na universidade desejada, etc.

Para manter-se motivado, portanto, lembre-se sempre da razão pela qual você está estudando.

Se você não está ali por opção, não encontrará motivação para ir bem. É provável que o ambiente escolar não esteja sempre a seu favor. Mesmo assim, mantenha em mente os motivos pelos quais você está estudando, e avance na direção dos seus objetivos.

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