Em um post de 2007 que continua muito visitado até hoje, vimos que é possível aplicar os princípios do Planejamento Estratégico à vida pessoal, conduzindo de forma mais segura à plena realização do que se deseja alcançar, por identificar de forma objetiva a sua missão pessoal e o que seria a visão de sucesso.

Um dos requisitos para um bom planejamento estratégico é a análise do ambiente, incluindo a questão das ameaças. Infelizmente, entretanto, a pressão do aqui e agora  dificulta uma visão objetiva sobre o que realmente importa a longo prazo – nos preocupamos em identificar ameaças operacionais (desemprego, acidentes, doenças) e as realmente estratégicas, que impedem a realização plena a longo prazo, ficam ocultas.

Perguntando a quem já contabilizou

Bronnie Ware trabalhou por vários anos com Cuidados Paliativos, definidos pela Organização Mundial de Saúde em 2002 como uma abordagem ou tratamento que melhora a qualidade de vida de pacientes e familiares diante de doenças que ameacem a continuidade da vida.

Nas palavras dela, bem mais cruas, talvez fique mais fácil de entender: “Meus pacientes eram aqueles que haviam voltado para casa para morrer”.

Não tenho dúvida de que o desgaste emocional de lidar profissionalmente com pessoas em estágio terminal de suas doenças, que sabem que o fim da vida é iminente, deve ser avassalador.

Mas além do exercício da compaixão, Bronnie também colheu outra oportunidade em sua profissão: a de ouvir o que essas pessoas tinham a dizer após aceitarem sua condição, fazerem as pazes com a realidade, identificarem o que realmente importa na hora do balanço final, e compartilharem como vêem a vida após estarem despidos de quase tudo o que atrai e desvia a nossa atenção no dia-a-dia.

O saldo fica mais visível no balanço final

Sempre podemos aprender com a experiência alheia, e Bronnie sem dúvida aprendeu. Uma das questões que lhe chamaram a atenção foi a dos arrependimentos, pois o “maior arrependimento” da vida de seus pacientes frequentemente era mencionado ao longo dos seus cuidados.

Na análise dela, há um conjunto de 5 arrependimentos que se repetiram com grande frequência.

Conhecê-los pode oferecer uma perspectiva adicional sobre a direção na qual sua vida está sendo conduzida, portanto reproduzo e comento abaixo a lista, ao mesmo tempo em que recomendo visitar também o post original da Bronnie para conhecer os comentários que ela também acrescentou.

Os 5 arrependimentos mais comuns

Queria ter tido a coragem de ser fiel a mim mesmo, e não às expectativas dos outros. Este é o arrependimento mais frequente: sonhos e aspirações ficaram “para depois”, enquanto a pessoa se curvava ao que percebia como sendo o que os outros esperavam dela.

Só que, quando o tempo se esgota, percebe-se que o “para depois” na verdade significava “para trás”, pois nunca mais chegará. Gerenciar as expectativas dos outros é importante, mas também é importante saber quais são as suas próprias, e não deixar um conjunto sobrepor completamente o outro.

Queria não ter trabalhado tanto. A ética do trabalho conduz a muitas oportunidades de felicidade, mas em alguns casos é abordada de forma disfuncional.

O fruto do trabalho é essencial para a maior parte das realidades, mas quando o trabalho em si se transforma em meta ou em fuga, as interações e atividades que ele parece estar substituindo podem ser fonte de grande arrependimento mais tarde, ao perceber que não substituiu nada, e o que foi perdido não pode ser recuperado.
 

Queria ter tido coragem de expressar meus sentimentos. Suprimir seus próprios sentimentos para “manter a paz” com o vizinho ou a família limita o potencial de felicidade e tem efeitos negativos para quem pratica e também para as pessoas que, na intenção de quem praticou, estariam sendo “poupadas” de ouvir o que ele tinha a dizer.

Dizer o que se sente conduz a 2 oportunidades de vitória: resolver o problema que o incomoda, ou remover os contatos que não o satisfazem. Guardar silenciosamente o que se sente mantém o problema e o mau contato.

Gostaria de ter mantido contato com meus amigos. As pressões e urgências do dia-a-dia muitas vezes não deixam espaço para o que é importante, incluindo as amizades.

É relativamente fácil fazer um novo amigo, mas geralmente é impossível fazer um velho amigo a curto prazo – e são os velhos amigos que realmente contam, no saldo geral.

Gostaria de ter me permitido ser mais feliz. Pode parecer piegas, mas geralmente se observa que não ser feliz pode ser uma escolha.

Manter-se conscientemente em padrões e hábitos infelizes vistos como confortáveis e seguros é comum, e impede a acumulação de um saldo de vida muito importante: o de sorrisos genuínos.

Agir agora para não se arrepender depois

As experiências relatadas por Bronnie Ware são com pessoas que já tinham chegado ao ponto em que era tarde demais para consertar os efeitos de suas escolhas.

Dificilmente poderemos contar com a certeza de chegar ao final da vida sem arrependimentos, mas para os 5 exemplos acima, que são bastante comuns, certamente podemos tomar uma atitude preventiva.

E se você olhar bem, perceberá que há até mesmo interconexões entre alguns deles.

Então que tal colocar agora na sua agenda dos próximos meses vários lembretes para entrar em contato com amigos que não vê há tempos, ou mesmo promover um encontro entre vários deles? Colocar na agenda permitirá que os compromissos de trabalho não sobreponham esses reencontros!

Pense também em algo que gostaria de ter dito a alguém próximo e não disse, e dê um jeito de corrigir a situação, ainda que isso vá ferir as expectativa deles.

A felicidade é difusa, mas a realização pessoal depende da sensação de ter cumprido sua própria missão, e isso está ao alcance de quem planeja. Comece planejando pequenas ações, você verá que é assim que os hábitos se formam!

Quando eu ainda era graduando em Administração, em meados da década de 1990, os jornais e as revistas impressas ainda eram a maneira básica de acompanhar o que estava acontecendo no cenário da profissão.

Na época, a leitura periódica da EXAME (primeiro na biblioteca da faculdade, depois como assinante) servia não apenas como fonte de informação, mas também como indicador de progresso no curso: era interessante perceber quando eu começava a entender de fato as matérias sobre macroeconomia, ou sobre governança, por exemplo.

Eu lia tudo isso, mas o que eu gostava mesmo (e continuo gostando) eram das matérias sobre empreendedorismo, pequenas empresas, e produtividade pessoal.

Assim, não é pequeno meu orgulho ao perceber que agora – em outra época, em que há anos não assino a EXAME mas leio seu site regularmente – virei fonte da mesma publicação, para falar sobre um assunto que desde aquela época me interessava: a produtividade pessoal ao trabalhar em home offices.

A matéria “6 dicas para trabalhar melhor em casa” com dicas minhas sobre como administrar um negócio em casa sem comprometer o atendimento ao cliente e a vida pessoal, foi ao ar na semana passada, e começa assim:

Ter uma rotina mais flexível e equilibrar melhor vida pessoal e profissional é o sonho de muitos empreendedores que abrem um negócio em casa. Mas se algumas regras de comportamento e convivência não forem estabelecidas e respeitadas, o trabalho em home office pode virar um verdadeiro pesadelo.

Confira a seguir as dicas de Augusto Campos, administrador, especialista em gerenciamento de projetos e autor do blog de produtividade pessoal Efetividade, para trabalhar melhor em casa.

As dicas da matéria não surpreenderão a quem acompanha a tag Homeoffice aqui no Efetividade, mas eu me esforcei para reunir em um texto curto as que fossem mais essenciais para quem ainda está pensando em experimentar esta forma de trabalho, então é possível que seja do seu interesse ;-)

Fãs da chamada Técnica Pomodoro, cada vez mais em voga, há muito se baseiam em um princípio que reconhecem como sólido: o de que inserir pequenas pausas regulares ao longo da execução das atividades ajuda a manter o foco, a produtividade e a motivação.

Claro que há limites, e não necessariamente o mesmo esquema que serve para quem trabalha em uma pequena equipe funcionará para quem trabalha atendendo público externo, ou para quem depende de inspiração criativa, ou para quem trabalha se deslocando, por exemplo.

Onde aplicável, entretanto, a ideia da Técnica Pomodoro é simples: listar no começo do dia quais as tarefas pendentes, e aí usar um timer de cozinha para marcar intervalos de 25 minutos (dedicados integralmente a apenas uma das tarefas pendentes), seguidos de intervalos de 5 minutos (para pausa livre). A cada quarta repetição, expandir uma vez a pausa para 15 minutos.

Os depoimentos dos usuários da técnica geralmente informam que assim conseguem manter a atenção a uma tarefa de cada vez, sem perder de vista o conjunto de pendências do dia, e deixando as interrupções e tentações para as pequenas pausas, que acabam servindo para dar novo impulso de motivação e concentração para a próxima fatia de trabalho, sucessivamente.

Não sou particularmente fã da técnica mas para mim é evidente que ela funciona para bastante gente, e sempre a recomendo (veja seu site oficial) como uma primeira tentativa para quem estiver encontrando dificuldades para resolver suas tarefas diárias por problemas de foco ou da tendência a tentar fazer várias coisas de cada vez.

Mas estou sempre atento e sintonizado para dicas relacionadas à produtividade pessoal, pois elas chegam de todas as direções. E foi assim, folheando casualmente uma edição da revista T3 (sobre gadgets e eletrônica de consumo) que encontrei uma nota de rodapé que muito me interessou: 5 dicas de produtividade de autoria de Rob Yeung, um psicólogo que atua com temas como carreira, liderança e a identificação dos diferenciais nas carreiras das pessoas excepcionalmente bem-sucedidas.

Ele não fala sobre a Técnica Pomodoro, mas nas 5 dicas percebi que há uma complementaridade interessante, um casamento de ideias que pode tornar ainda mais produtivos os seus ciclos de trabalho com pausas regulares.

São elas:

1. Evitar longos períodos de trabalho sem pausa. O limite máximo sugerido é de 90 minutos.

2. Aprenda com seus ancestrais das cavernas: faça refeições menores, e saiba aproximar trabalho e lazer.

3. Dê caminhadas de 10 minutos quando puder, para acelerar o ânimo e restaurar o pico de produtividade.

4. Já está estressado? Interrompa o processo completando uma tarefa simples. O pequeno sucesso pode ser suficiente para estimular (do jeito bom) as áreas do cérebro que lidam com o stress.

5. Não recuse todas as oportunidades de conversar com seus companheiros de trabalho - não passando dos limites, conversar regularmente pode ser bom para a produtividade e para a carreira.

Posts com dicas para viagens são uma constante aqui no Efetividade, por duas razões principais:

a) a busca do máximo retorno e do mínimo stress, típicos da produtividade pessoal, são colocados à prova todo o tempo durante os deslocamentos em geral - a trabalho ou a passeio! Aviões atrasam, estacionamentos de aeroportos lotam, estradas não são sinalizadas, etc.

b) quando estamos em deslocamento, geralmente não podemos contar integralmente com os recursos que estariam à nossa disposição em nosso local de origem, e assim a aplicação do planejamento pode significar a diferença entre um grande desastre turístico e um mero contratempo quando você estiver longe.

É por isso que tratamos do tema em artigos tão diversos quanto os 4 a seguir:

• Arrume as malas como os profissionais
• 5 dicas para evitar o stress das viagens aéreas
• 5 dicas para manter a produtividade em viagens a trabalho
• Arrume as malas sem stress com uma lista de bagagens permanente

E hoje voltamos ao tema, após o ensejo dado por um artigo publicado pela CNN: 80 coisas que gostaríamos de ter sabido antes de começar a viajar, que podem servir para quem vai passar o fim de semana na Argentina, para quem programou uma quinzena na Europa e para quem está de mudança para a Austrália, e todos os pontos intermediários.

Em paralelo, publiquei também o post "iPhone: uma seleção de apps para viagens internacionais" no BR-Mac, e recomendo a quem vai viajar com smartphone ;-)

15 dicas para viagens ao exterior

O texto da CNN traz dicas simples, de puro bom senso e baseadas na experiência de quem já teve oportunidade de colocá-las em prática. Naturalmente não vou reproduzir as 80 aqui, mas a seguir comento algumas que mais me chamaram a atenção.

Backup. Não se fie na memória, nem no smartphone. Itinerários, horários, reservas, confirmações, endereços e tantas outras informações podem ser perfeitamente arquivadas no smartphone ou no tablet mas, quando a conectividade falha ou a oportunidade de recarga da bateria não se apresenta (para não falar na possibilidade de furto...), você pode se ver em maus lençois. Leve o smartphone sim, e use sempre que a segurança e as circunstâncias permitirem, mas tenha na bagagem uma cópia em papel, junto com cópias de suas identificações, fotos de todas as malas e seus conteúdos (de preferência mostrando também a passagem, para demonstrar que são recentes) e informações de emergência!

Plano B. Nunca tenha o seu passaporte, todo o seu dinheiro e todos os documentos de crédito em uma mesma mala ou pochete. Nem coloque todos eles no compartimento de bagagem de mão.

Porta-voz. Comunique-se a intervalos regulares com alguém de confiança que possa servir de contato com seus amigos e familiares, e mantenha sempre alguém informado do seu próximo passo ou de alguma eventual mudança de planos.

Calma. O stress se acumula, as dificuldades de comunicação são um horror, mas paciência e educação não são itens opcionais da sua bagagem.

Finanças. Registre seus gastos. Não precisa ser nada complexo: uma caderneta e caneta servem bem. Resista ao canto da sereia de ir gastando e deixar pra descobrir o tamanho do rombo quando chegar a fatura do cartão na volta.

Cartão. Gaste algum tempo (bem antes de viajar!) para saber quais as suas possibilidades de pagamento e saques com seu cartão de crédito no exterior. Identifique as melhores alternativas, procure saber a cobertura, e compare vantagens, custos e riscos com a alternativa de levar papel-moeda com você.

Pro táxi. Dê um jeito de desembarcar em cada país sabendo a taxa de câmbio de lá e tendo consigo dinheiro trocado na moeda local, ao menos para as primeiras despesas após o desembarque.

Comida. A regra da sua cidade vale em quase todos os lugares: para passear e conhecer, vá a bares e restaurantes; para se alimentar, comprar no supermercado e trazer para comer onde você estiver hospedado pode valer a pena.

Informações. Puxar assunto com outros viajantes, com o atendente do hotel e com o gerente do bar pode dar as informações que os sites e guias não publicam, mas exige uma boa aplicação de senso crítico e cautela. Mas isso não é razão para deixar de ter um guia ou, no mínimo, um mapa.

Menu. Aprenda de antemão como pedir alguns pratos previamente selecionados da culinária disponível no local da sua viagem, e as bebidas que você consome - bem como a reconhecê-los no cardápio, e entender seu preço. E sempre leve consigo algum lanche seguro e água engarrafada, não só para as eventuais situações imprevistas, mas também para poder resistir à tentação de entrar no primeiro restaurante que aparecer porque a fome está maior que a vontade de escolher bem.

Segurança. Em veículos, lembre-se de verificar se as portas e janelas do banco de trás também estão fechadas, e leve as bolsas e sacolas no chão, e não visíveis no seu colo.

Bateria. Carregue até o fim todos os aparelhos eletrônicos, a cada parada e sempre que puder. Deixe para se preocupar com a otimização dos ciclos de carga das baterias quando você voltar, pois você não tem como garantir que haverá tomadas e tempo disponíveis quando a carga estiver realmente acabando. E leve adaptadores para todos os tipos de tomada que for encontrar, não espere que eles estejam disponíveis no local...

Bagagem. Leve na mala prendedores de cabos e algumas sacolas do tipo ziplock. Os primeiros servem para manter juntos os itens que tendem a desaparecer na mala (carregadores, etc.), e as segundas para guardar separadamente tudo que pode quebrar, esparramar ou vazar na sua mala. E considere as regras internacionais, bem como as orientações das companhias, na hora de definir o que levar e como embalar!

Capa. Leve uma canga, ou uma toalhona de microfibra (daquelas fininhas, que quando amassadas quase desaparecem). Serve para muita coisa - proteção do sol e vento, local para sentar, praia e até para se secar após uma chuva inesperada.

Carrossel. Se você vai viajar com mais pessoas da família, uma dica simples pode reduzir o dano causado pelo extravio de uma mala: cada pessoa usa 80% de sua mala para as suas próprias coisas, e reserva 20% do espaço para um "kit básico" de outra pessoa da família. Assim, se (apenas) uma mala do grupo se extraviar, ninguém ficará completamente desprovido até que a situação se resolva. E identifique todas as malas com nome e contato, para facilitar o retorno em caso de extravio.

As outras dicas você encontra em "80 things we wish we knew before we started traveling - CNN.com".

Leia também também o post "iPhone: uma seleção de apps para viagens internacionais" no BR-Mac ;-)

Um elemento crítico para o sucesso de um blog é a capacidade dos seus leitores influenciarem o desenvolvimento dos assuntos abordados.

Eles podem fazê-lo pelo feedback passivo, que o autor detecta e procura interpretar a partir de estatísticas e monitoramento, ou – idealmente – pelo feedback ativo, entrando em contato, deixando um comentário, twittando, comentando em seus próprios blogs e de outras formas expondo o que gostam e o que não gostam nos blogs que acompanham.

Aqui no Efetividade sou agraciado por uma grande riqueza de dados de feedback passivo, que me permitem procurar entender como melhor atender ao público, mas eventualmente também acontecem picos de feedback ativo, que eu naturalmente aprecio muito mais ;-)

Foi o caso com o recente post “GTD: Organização Pessoal começa com um inventário completo”. Eu pedi que os leitores se manifestassem sobre o interesse na continuidade no assunto, e recebi uma calorosa resposta, com detalhes e tópicos que não imaginava receber.

A conclusão é bem clara: o post em questão irá se transformar no início de uma série que tratará sobre GTD e métodos complementares.

Mas as manifestações lá registradas merecem muito mais do que serem apenas lidas por mim, portanto preparei a seguir uma coletânea (com comentários meus) sobre as manifestações que trataram da demanda por organização pessoal,  a comparação entre GTD e ZTD, ferramentas e outros temas.

A demanda sempre presente

O Umberto Lima descreveu o problema comum que a ausência de um procedimento definido para completar a organização pode gerar:

Já tentei fazer esse método algumas vezes, mas o problema que no final eu desanimava e guardava a caixa com tudo que juntei. Espalhei várias caixas pela casa. Gostaria da continuação do artigo principalmente para passar dessa fase!

E a Nivanda Pereira complementou mostrando que tratar de técnicas de organização é sempre oportuno:

Essa matéria veio ao encontro do meu momento atual de vida. Hoje fui em uma loja que vende caixas de organização e comprei várias e falei com um amigo sobre a necessidade de fazer um inventário sobre tudo o que temos. Realmente esse site é item obrigatório todos os dias.

E a abordagem do Efetividade.net sobre o GTD parece mesmo agradar. Vários comentários apontam para isso, mas o do Turismo&Paradigma (Gustavo MB) trouxe 2 elementos a mais que quero comentar:

Há mais ou menos 06 meses comprei esse livro, por indicação sua, e amei, literalmente. Seus resumos são mais didáticos do que qualquer livro. Estamos aguardando um livro seu. Continue pensando em como aplicar as práticas de organização com as pessoas com transtorno de déficit de atenção.

Um livro meu não está nos planos imediatos, especialmente porque o que me encanta é escrever para vocês interativamente, podendo usar seu feedback imediato para planejar cada “próximo capítulo”.

Já a questão do Déficit de Atenção é algo a que tenho dado maior atenção mas, embora já tenha experimentado convidar autores nos 2 extremos da situação (pacientes e médicos) para serem autores ou co-autores de posts especificamente a respeito, até agora não tive sucesso. Mas alguma hora isso vai sair, e não tenho pressa, porque acredito que os posts hoje existentes também têm aplicabilidade aos desafios adicionais que as pessoas com esta condição encaram todos os dias!

GTD e ZTD

O Ricardo comentou demonstrando a atração que o GTD exerce sobre quem sente que precisa passar para uma fase mais gerenciada da sua organização pessoal:

Sempre que leio algo relacionado ao GTD, fico com aquela sensação de “como eu nunca pensei nisso antes?” Comprarei o livro e usarei não só para trabalho, como para rotinas domésticas e faculdade.

Mas há alternativas como o ZTD, que considero filosoficamente superior (veja os detalhes em “ZTD: Produtividade Zen”), embora ache as descrições de procedimentos do GTD melhores para quem está tentando pela primeira vez gerenciar sua organização pessoal. O Daniel Bolgheroni evidencia sua opinião sobre a diferença:

A vida não precisa de sistemas, softwares, métodos, técnicas e outras peculiaridades para se tornar efetiva. Métodos mais simples são muito mais eficazes para gerenciar uma inerente “vida moderna”.

Uma alternativa a esse método foi desenvolvido por Leo Babauta, do blog zenhabits. http://zenhabits.net/simple-work/

Sou um tanto avesso a qualquer tipo de processo de organização somente para se viver, porém, para as pessoas que tendem a procrastinar, esse método ajuda.

Ele não foi o único. Vejamos o que diz o Agulha3al:

Oi meu caro amigo!! Nunca fui fã do GTD… O sistema que funciona comigo muito bem já foi apresentado aqui, é o ZTD!

Claro que, quanto à operacionalização, os métodos possuem muito mais partes em comum do que diferenças profundas, percepção bastante presente no comentário do Alexandre Bagetti:

Eu aplico o método para tudo: e-mails, correspondências, papeis em casa, etc… O assunto pode até estar fora de moda, mas se forem ver qualquer novo método de organização passa pelas mesmas fases, só que outros nomes.

Ferramentas

O Samuel foi além, pedindo para continuarmos a série sobre o GTD mas tratarmos também sobre o ZTD, e aproveitou para pedir uma dica de ferramenta:

O problema é que acabo ficando com as informações descasadas. Normalmente não consigo sincronizar as informações.

Já ia me esquecendo, peço e suplico para continue com a série sobre GTD. Se depois continuar com o ZTD será mais interessante ainda.

Gostaria de uma dica Augusto, você recomenda deixar tudo em um sistema só? Se sim, qual seria, Evernote ou papel e caneta?

Recomendo deixar tudo em um sistema só, Samuel, mas isso não quer dizer usar uma ferramenta só. Use cada ferramenta nos casos em que ela lhe atender melhor, desde que você não tenha ambiguidades, situações em que depois não saberá se determinado item está na ferramenta X ou na ferramenta Y, ou em que a ferramenta adotada não esteja ao seu alcance na hora da necessidade!

Ele não foi o único a tratar de ferramentas: o Denis Feriance também entrou no assunto, sugerindo abordar os wallpapers que auxiliam na adoção do GTD, como os que foram abordados há algum tempo em um post da Bia Kunze. Como temos a honra de tê-la como leitora também, quem sabe ela não aparece nos comentários e nos conta se continua usando, e qual sua impressão após algum tempo de uso?

Outros

Vários outros leitores compartilharam experiências e interesses relacionados ao GTD e à continuidade da série. Agradeço a todos, foram lidos com atenção e serão levados em conta na continuidade da série. É impossível fazer uma síntese de todos mas, para representá-los, vou usar o comentário do Vando, que indicou o testemunho de um fotógrafo que ele admira, mostrando sua aplicação do GTD.

Você pode ler todos os comentários dos leitores no post GTD: Organização Pessoal começa com um inventário completo, que dará início a uma série de outros textos sobre métodos de organização pessoal.

O método GTD, descrito pelo autor David Allen em 2002 e desde então adotado como referência em produtividade pessoal por um contingente cada vez maior de pessoas em todo o mundo, prevê uma série de requisitos e procedimentos para aumentar a capacidade de produção pessoal sem ampliar o stress.

As ideias de David Allen (publicadas no Brasil no livro “A Arte de Fazer Acontecer”) são descritas na forma de tópicos simples e fáceis de botar em prática, baseando-se em uma premissa que qualquer um compreende sem esforço: nossa capacidade de produzir é diretamente proporcional à nossa capacidade de deixar o trabalho fluir sem necessidade de intervenção consciente no gerenciamento da seqüência de tarefas.

É preciso, portanto criar uma base de organização mental e do ambiente para poder atingir o patamar desejado de produtividade com menos stress, liberando o nosso potencial criativo.

Começando pela coleta

As etapas do método GTD são interligadas e pouco efeito produzirão se forem executadas apenas de forma parcial.

Mas, ainda que você não pretenda implantar o GTD na sua vida, a primeira das suas fases pode ser útil até mesmo para quem só esteja precisando de uma boa sacudida nas suas próprias práticas de produtividade.

Trata-se da fase de coleta, momento em que a pessoa reúne e ordena, de maneira racional, um inventário de tudo aquilo que está incompleto o u pendente no seu escritório, homeoffice ou mesmo na sua vida (uma abordagem ambiciosa mas lucrativa).  É a hora de esvaziar as gavetas, prateleiras, pastas e caixas de entrada de e-mail, guardando separadamente o que está associado a alguma pendência ou necessidade de ação, e o que não exige mais nenhuma movimentação mas você precisa manter como referência ou ferramenta mesmo assim – e descartando ou reciclando o restante.

Em especial, a coleta precisa cuidar também de um detalhe difícil de ser percebido: a lista de pendências que você guarda apenas na sua cabeça. Como a coleta busca também ser um mecanismo de redução de stress futuro, ela precisa se encarregar de deixar espaço no seu cérebro pra cuidar melhor do que você estiver fazendo a cada momento, sem ter de ficar se dedicando a malabarismos para não esquecer de que tem que passar na padaria na volta, ou que o aniversário da tia é na semana que vem, ou do número do modelo do cartucho de tinta que acabou.

Dicas para uma boa coleta

A primeira coleta é importantíssima para o sucesso do GTD (ou de boa parte dos processos de organização), e é algo que merece algumas horas de espaço livre na sua agenda, pois idealmente você primeiro vai “esvaziar todas as gavetas” (real e metaforicamente), e só depois começar a processar o conteúdo, todo de uma vez.

Para conhecer o procedimento completo, recomendo dar uma olhada no livro A Arte de Fazer Acontecer (ou outra obra que descreva o GTD), mas as dicas a seguir (todas vindas do método GTD) podem ser suficientes para aumentar a chance de uma boa coleta inicial:

Não priorize ANTES de coletar: é importante ter uma visão completa da “tralha” que você hoje acumula, e à luz dela os critérios de priorização podem mudar para melhor. Resista à tentação de não abrir determinadas pastas, ou de “já ir separando” parta do seu material – primeiro faça uma grande pilha (na prática, uma grande Caixa de Entrada), e só depois comece a processar. Os itens que não devem ser movidos, basicamente, são os suprimentos, materiais de referência, itens de decoração e equipamentos – e apenas se já estiverem no seu lugar correto e definitivo.

Anotações fazem parte da coleta: enquanto você vai processando seus documentos e materiais, vai lembrar de detalhes sobre a natureza da pendência associada a eles. Já as registre por escrito, em forma completa, se possível de uma forma que possa ser anexada ao documento original (Post-It, clips...) – e assim a “coleta mental” também ocorrerá.

Consistência requer esforço: é possível que você já tenha uma parte das suas informações bem organizadas, e o restante esteja precisando ser processado. Pare para pensar qual foi a razão de o sistema de organização que você havia adotado não ter “dado conta” de todo seu material – dependendo da resposta, você pode concluir por 2 boas alternativas: organizar o material restante, integrando-o à sua ordem anterior, ou desfazer também a ordem anterior, juntando seu conteúdo à bagunça existente para reprocessamento e criação a uma nova ordem que possa cuidar do conjunto completo.

Comece pelo tampo da sua mesa: quanto papel há no tampo da sua mesa ou bancada? Correspondências, contas, anotações, recados, cartões de visita, contratos, recibos... Por que estão ali? Remova tudo e empilhe para processamento posterior.

Siga pelas gavetas, armários e prateleiras: após esvaziar o tampo da mesa, prossiga pelo seu ambiente de trabalho. Dê atenção especial às “pilhas de papeis”, aquelas entidades disformes e misteriosas que, quando se formam em alguma gaveta ou prateleira, viram quase indestrutíveis, às vezes resistindo até mesmo a incêndios e mudanças. Nos armários, veja também os itens que você guardou sem saber por que: equipamentos quebrados, suprimentos para produtos que você não tem mais, etc.

Atenção às agendas e aos quadros de avisos: É possível que na sua agenda haja mais coisas além do que deveria estar lá: recibos, faturas, cartões de visita, prospectos... Nos quadros de avisos talvez haja anotações de compromissos, ou outros papeis que deveriam estar arquivados mas estão lá fixados há meses, inpedindo que você use o quadro adequadamente. Remova, coloque na caixa de entrada para processar.

Esvazie sua mente: no momento de uma coleta inicial, você precisa coletar também as pendências da sua mente, como já vimos. A maneira recomendada pelo GTD é ir anotando em uma folha separada cada item, pendência, compromisso ou similar que você lembrar, e ir colocando as folhas na mesma caixa de entrada em que estão os demais papeis que você coletou, para serem processadas da mesma maneira!

Após coletar tudo...

Depois de uma coleta inicial bem executada, provavelmente você estará com pilhas enormes de itens pendentes, formando uma caixa de entrada repletíssima – que, conceitualmente, incluirá também todos os e-mails que estiverem no seu computador, todas as pendências do seu smartphone, agenda, etc.

Agora, naturalmente, vem a próxima fase crítica: o processamento, que vai definir, para cada item, o que fazer: resolver imediatamente, adiar, delegar, descartar, arquivar, etc.

Cada método de produtividade sugere uma maneira diferente de fazer este processamento, e o GTD não é exceção.

Mas nosso tema de hoje era apenas a coleta ;-) Se houver interesse de vocês (manifestem nos comentários), podemos voltar ao tema em breve para tratar do processamento da caixa de entrada inicial à luz do GTD!

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Este artigo de Augusto Campos é integrante da série do Efetividade.net sobre o método GTD de produtividade pessoal, baseado no livro A Arte de Fazer Acontecer, de David Allen. Adotado como referência em produtividade pessoal, o GTD prevê uma série de requisitos e procedimentos para aumentar a capacidade de produção pessoal sem ampliar o stress, baseado em uma premissa simples:  criar uma base de organização mental e do ambiente para poder deixar o trabalho fluir sem necessidade de intervenção consciente no gerenciamento da seqüência de tarefas.