Organizar uma recepção de casamento, uma formatura, bodas de ouro, aniversário de 15 anos, festa infantil e outros eventos similares é o tipo de atividade que, mesmo quando desempenhada com grande prazer, não é fácil para ninguém planejar sem apoio especializado.

E apoio não falta: são organizadores, foto e filmagem, banda, assessorias, cerimoniais, decoradores, buffets, fotógrafos, DJs, brindes, pulseiras, estúdios, salões e tantas outras especialidades relacionadas.

Mas como selecioná-los e compará-los? Quando não se tem uma indicação, só resta uma pesquisa na web ou nas páginas amarelas, e a romaria de contatos que se segue.

Faz tempo que não tenho necessidade de organizar um evento assim, mas provavelmente terei que fazê-lo em breve (aguardo suas dicas nos comentários!), razão pela qual já comecei a catalogar alternativas e por isto, desde o final de novembro venho guardando na gaveta de pautas uma dica de site (recomendado por quem o usou) para facilitar essa pesquisa de profissionais: o Eventao, que tem cerca de 5.000 profissionais cadastrados e facilita, com sua opção "Orçamentos Inteligentes", obter os orçamentos entre estes cadastrados.

Entrei em contato (ainda em novembro) com o Andre Pereira, responsável pelo site, que resumiu para mim:

O Eventao, um portal atualmente com 4595 (em 23/11/2010) profissionais de eventos de todo o Brasil, além de facilitar a sua vida separando os profissionais por cidade e serviços oferecidos, também desenvolveu uma ferramenta onde você consegue relacionar todos os serviços que está buscando solicitar um orçamento de uma vez só. Você informa o tipo de evento, quando será, os serviços que está buscando e o resto do trabalho fica com o Eventao. Os sistema varre os quase 5 mil profissionais do site atrás dos que trabalham com os serviços que você está buscando, na sua cidade.

Ou seja, se a dificuldade era encontrar os profissionais, agora você encontra vários! E com o "Orçamento Inteligente", além de poupar tempo, também poupa dinheiro, já que tem acesso a vários orçamentos para poder comparar a qualidade e os custos de diversos profissional, ao invés de se ater a 2 ou 3 deles.

O Eventao foi concebido em 10/2007 e, desde que a ferramenta de orçamentos foi disponibilizada ao público em 02/2010, já foram 6567 (até 23/11/2010) solicitações de orçamentos. Ou seja, aproximadamente 650 orçamentos por mês, desde o lançamento.

A proposta é interessante, e o modelo de negócios escolhido pelo site também me parece bastante inteligente: são os profissionais cadastrados que pagam para ter acesso aos detalhes de cada pedido de orçamento, após ver apenas uma descrição superficial (local, data...) - assim os usuários correm menos risco de receber propostas genéricas de profissionais que não atendem sua região, ou não estarão disponíveis na data escolhida.

Como geralmente este tipo de serviço é prestado em uma área geográfica bem restrita, você irá notar que a quantidade de profissionais varia bastante de uma cidade para outra. As regiões melhor supridas são Sudeste, Sul e Centro-Oeste, mas o site tem profissionais cadastrados em todas as demais regiões também, e isso se reflete no mapa de usuários do sistema, exibido na imagem acima.

Fica registrada, portanto, a sugestão, acompanhada do convite para que os usuários compartilhem suas dicas nos comentários!

No post de ontem sobre produtividade pessoal zen com o ZTD, comentei que alterno entre ZTD e GTD de acordo com a demanda: vivo o ZTD, mas adoto o GTD quando a intensidade das entregas esperadas aumenta muito.

E é o caso das últimas semanas: colocar no ar um novo blog como o BR-Mac.org exige uma série de atividades, contatos, procedimentos e entregas. E tudo isso sem parar meus demais projetos, naturalmente - formando assim um prato cheio para o GTD e sua filosofia baseada em dizer para as tarefas: "o que vier eu traço".

Seja com GTD ou com ZTD, entretanto, há uma necessidade comum: uma ferramenta para registrar e controlar a lista de tarefas e pendências de cada período.

Até recentemente eu usava papel e caneta pra isso - aderindo exatamente às ferramentas preferidas pela maioria dos leitores do Efetividade para esta tarefa.

Mas nas semanas preliminares ao lançamento do BR-Mac eu acabei tendo contato mais próximo com uma ferramenta digital para essa tarefa (e que também consta entre as preferidas dos leitores): o Things.

Programas de gerenciamento de tarefas são bastante similares entre si, mas o Things (na versão para Mac) tem um diferencial interessante para quem, como eu, é informado da maioria das suas tarefas via e-mails ou páginas da web:

É uma combinação de teclas de captura que cria uma nova tarefa contendo link para o e-mail ou URL que estiverem abertos, já copiando para a sua descrição o trecho do texto que estiver selecionado. É só editar um título, associar a algum dos meus projetos e preencher um prazo (se for o caso) e dar Enter, e sou devolvido para o aplicativo em que estava antes, com o mínimo de interrupção.

Além disso, a sua interface caprichada no Mac, espartana no iPhone e a integração facilitada entre os 2 (e também com a versão para iPad), via Wi-Fi, são o que eu preciso para manter as tarefas em dia quando as coisas se agitam ;-)

Escrevi detalhadamente sobre o Things no artigo "Produtividade: GTD no Mac e no iPhone com o Things", cuja leitura recomendo ;-)

ZTD, ou Zen to Done, é um método alternativo ao popular GTD que busca deslocar o foco completamente ao aqui e agora, à tarefa em execução, e não tão atento ao planejamento ou a um sistema.

Não é propriamente um concorrente do GTD - como alternativa, o ZTD dá atenção às mesmas mudanças de hábitos básicas que são essenciais ao sucesso no GTD, mas busca uma forma mais prática de operá-los, com foco na execução, na simplificação, e em minimizar a estrutura necessária.

Pessoalmente eu alterno entre períodos curtos de GTD (especialmente quando estou com excesso de projetos ou passando por uma fase de tarefas complexas) e longos intervalos de ZTD (quando está tudo operando ordinariamente e o overhead do GTD pode ser dispensado).

Minha experiência com metodologias de produtividade pessoal me apresentou ao GTD anos antes da disponibilidade do ZTD, razão pela qual não pude tirar proveito de uma de suas principais vantagens: a implementação progressiva, desenvolvendo um novo hábito de cada vez, ao contrário da "maneira GTD" que migra para um novo método e vários novos hábitos de uma vez só.

Foco no que importa

Mas a diferença essencial que eu percebo entre os 2 métodos é que o GTD é evidentemente direcionado a ser uma metodologia para nos transformar em verdadeiras máquinas de produzir, um triturador de pendências especializado em priorizar e realizar toda tarefa que aparece no nosso caminho.

Já o ZTD inclui uma visão estratégica que dá atenção à questão de perceber aquilo que é menos importante e nem deveria permanecer na nossa lista de pendências, para sobrar tempo e recursos para o que realmente importa.

Entre os 10 hábitos que o ZTD reforça, me agradam especialmente as revisões feitas no início de cada período (dia e semana), que têm por objetivo encontrar as tarefas mais importantes (de uma até no máximo 3) daquele período, cujo completamento indicará o sucesso do dia, ainda que sobrem itens menores na lista.

Outro aspecto interessante é o foco na execução atenta, que pode facilmente ser combinado a ferramentas como a técnica Pomodoro: o ZTD incentiva a concentração total na tarefa escolhida para ser executada, removendo distrações, interrupções e qualquer incentivo a multitarefas durante a execução.

Como em qualquer escala na busca do Zen, ao seguir a lista progressiva de 10 hábitos estaremos avançando também na escala da iluminação - neste caso, a iluminação de nossas atividades. Assim, chegar ao décimo degrau - que é o que se dedica a um critério de escolha genuína daquilo que realmente queremos fazer em nossas vidas - significa atingir algo que os mestres da produtividade sabem muito bem: que quem trabalha fazendo uma atividade pela qual tem paixão não se cansa, e nem precisa ser conduzido na execução.

O e-book ZTD - em português!

A "pátria" do ZTD é o blog Zen Habits, cujo autor disponibiliza um e-book descrevendo detalhadamente o método (em inglês), incluindo como implementar os 10 hábitos, como organizá-los em um sistema simples, e como simplificar o que você precisa fazer.

O e-book do ZTD custa US$ 9,50 e eu recomendo muito a leitura!

Mas além de ser comercializado pelo autor Leo Babauta, o e-book do ZTD também foi disponibilizado por ele sob uma licença livre, o que permite sua cópia e tradução por iniciativa da própria comunidade de leitores.

Uma das versões para o nosso idioma disponíveis gratuitamente (e legalmente!) é a tradução feita pelo Lucas Teixeira, que pode ser lida pela web.

Portanto, se você está pensando em uma maneira alternativa de se aproximar do ideal da produtividade pessoal, recomendo comprar o e-book do Zen Habits e ler também a versão traduzida pelo Lucas.

E depois comente conosco sobre o que achou desse outro jeito de pensar em produtividade!

GTD é um método eficaz de organização e produtividade pessoal que promete uma fórmula anti-stress para estabelecer prioridades e entregar soluções no prazo, atuando simultaneamente na questão da motivação para manter o sistema operando e na produção dos resultados corretos.

E o cumprimento dessa promessa para tantas pessoas que adotaram o método pode ser aferido pela contínua exposição e destaque que o método GTD vêm recebendo desde 2001, ano da publicação original do livro que descreve o método, cujo funcionamento básico o autor David Allen resume assim:

“É uma combinação das melhores práticas. Tire tudo de sua cabeça. Tome decisões sobre cada coisa no momento em que toma conhecimento dela, sem esperar elas explodirem. Organize lembretes de seus projetos e das próximas ações em cada um deles em categorias apropriadas. Mantenha seu sistema atualizado, completo e analisado com uma freqüência suficiente para ter confiança em suas escolhas intuitivas sobre o que você está fazendo (ou deixando de fazer) a cada momento.”

Claro que o livro do GTD (cuja versão traduzida está disponível sob o título "A arte de fazer acontecer") apresenta o método com detalhamento bem profundo, apresentando e explicando como funcionam os processos de coleta, revisão, execução, além de conceitos como referências, tarefas, compromissos e os modelos de tomadas de decisão que conduzem a alternativas bem definidas como agir, arquivar, delegar ou descartar. É uma leitura agradável, recomendo com ênfase!

Na minha opinião, o conceito central do método GTD de produtividade pessoal é tirar da sua cabeça a necessidade de lembrar e priorizar todas as suas tarefas, obrigações, projetos, referências e contextos, substituindo essa necessidade constante de lembrar e priorizar por uma base de armazenamento mais confiável (pastas, envelopes, listas ou um software) e por um processo que garanta a atualização e a consulta a essa base sempre que chega a hora de escolher as próximas tarefas, garantindo também que os prazos sejam atendidos.

Ou, nas palavras do autor David Allen, a chave do GTD é conseguir garantir que você “mantenha o foco nos resultados positivos e continuamente execute a próxima ação na atividade mais importante.”

Para isso, a base do método é composta por ideias simples e fáceis de colocar em prática, inclusive por não dependerem de nenhum suporte tecnológico específico - é perfeitamente possível adotar o GTD com base em papel, caneta e algumas pastas ou envelopes, por exemplo, embora existam inúmeros sites e softwares de apoio a este processo.

Colocando em prática

O Efetividade tem grande variedade de artigos sobre o método na categoria "GTD" de posts, e recomendo que você coloque a leitura de alguns deles na sua lista de pendências ;-)

Implementar o GTD na sua vida pode ser visto como um ato de fé, ou uma conversão: o retorno só é maximizado se você adotar tão completamente quanto estiver ao seu alcance, e de uma vez só, para as diversas áreas da sua vida em que a produtividade importante: trabalho, faculdade, organização doméstica, etc. Implantações parciais aumentam o risco de insucesso por exigir esforço adicional para equilibrar contextos, mas é possível adotar algumas técnicas para facilitar esta transição.

Assim, se você já leu o livro ou se já tem uma ideia geral sobre o funcionamento do GTD e está pensando em experimentar aplicá-lo à sua produtividade pessoal, seguem 4 dicas que podem ajudá-lo a começar, baseadas nas recomendações de Kelly Forrester, que trabalha com David Allen, autor do método - o que certamente a qualifica para sugerir procedimentos ;-)

Comece com ferramentas conhecidas

Não torne tudo mais difícil ao se obrigar a se adaptar a ferramentas pouco familiares.

Se você se dá bem com listas em papel, comece com listas em papel. Se já está bem adaptado a um site ou a um programa, use-o. Se anda com um notebook ou smartphone em todo lugar, pode experimentar também.

Mas não espalhe as informações em múltiplas ferramentas – o método GTD tem como um de seus fundamentos a unificação das caixas de entradas e listas de pendências.

Preencha seu sistema da forma mais completa possível

...e revise regularmente: A idéia é que você possa se acostumar com a sensação de que não precisa manter uma lista de pendências paralela sempre na sua cabeça.

Não sabote a si mesmo: deixe suas listas, fichas ou agendas sempre tão completas quanto possível, atualize o status de cada tarefa ao terminar, e revise todas as listas regularmente, nos prazos e períodos que vier a definir.

Leve seu sistema com você

Se sua agenda ou lista não podem ser levados e consultados em qualquer lugar, você deveria repensar o conjunto de ferramentas adotado - quando você estiver em um local e a informação desejada estiver inacessível em outro, seu método perderá todo o valor imediato.

Afinal, se você estiver na loja de ferramentas e perceber que não sabe a bitola dos cabos que faltaram, e que eles estão caprichosamente anotados em uma agenda ou software lá no escritório, você estará criando o reforço negativo que deveria evitar, e não conseguirá se convencer de que vale a pena tirar da memória as informações que registra nas fichas.

Permita-se criar o hábito

Não desista no terceiro dia! É razoável aguardar ao menos 4 semanas para transformar a intenção em hábito, e reforçá-lo pela coleta das primeiras melhorias percebidas com a adoção do GTD - tanto na redução do nível de stress pelo overhead gerencial quanto na produtividade alcançada!

Ainda nesta semana

Teremos um post sobre um método alternativo ao GTD para o gerenciamento da produtividade pessoal, e outro apresentando as ferramentas digitais que tenho usado para coletar e manter armazenadas as minhas listas de tarefas e pendências. Aguardem, e comentem sobre suas próprias impressões sobre o GTD e similares!

A edição deste mês da revista Pequenas Empresas & Grandes Negócios dedicou sua capa ao gerenciamento do tempo, e a matéria correspondente (com alentadas 17 páginas) procura expor as receitas de alguns empreendedores reconhecidamente eficazes para conseguir ter tempo para tudo que é importante.

Ao longo da matéria, há quadros para que autores relacionados ao tema exponham sua visão sobre o tema, e nesse rol eu fui incluído (e o Efetividade foi mencionado na chamada).

A breve entrevista tratou de 3 temas interessantes, e a reproduzo acima na íntegra, recomendando que busquem ler a matéria inteira, porque as dicas práticas dos empreendedores estão bem interessantes!

A primeira dica é: não faça isso. O ideal é estudar enquanto aprende. Deixar para estudar na véspera da prova é um desperdício de esforço de memorização, porque torna mais difícil absorver o conhecimento necessário, e praticamente garante que você não lembrará dos conceitos depois da prova, quando vier a precisar deles na prática, ou em outra matéria futura.

Mas se você fez isso mesmo assim, e a prova vai ser amanhã, você não estudou nada, e daqui a 2h você tem um compromisso inadiável, existe uma solução para tentar não ir mal.

É provável que seu resultado não vá ser sensacional, mas a essa altura o melhor é tentar ao menos garantir que ele também não seja péssimo!

Explorando os limites da memorização

A obra "The Magical Number Seven, Plus or Minus Two: Some Limits on our Capacity for Processing Information" é descrita como um clássico da psicologia cognitiva, e se dedica a identificar e lidar com nossos limites mentais de armazenar e processar informações.

A partir deste texto foi derivada uma técnica rápida de preparação emergencial para testes e provas, que também pode ser empregada com sucesso na preparação para uma reunião ou apresentação.

O conceito é tão bom que eu freqüentemente recorro à mesma técnica na hora de preparar um artigo ou apresentação sobre um assunto do qual eu disponha de bom material de consulta, porque aí o resultado do que eu escrever tende a respeitar os limites de aprendizado e memorização imediata dos leitores.

Eu prefiro usar fichas 3x5 ao invés de folhas de papel comum (a frente da ficha vai para o passo 2, e o verso vai para o passo 4), porque são mais fáceis de manusear e arquivar.

A técnica não usa recursos especiais de memorização - aqueles que de vez em quando a gente vê na TV, de pessoas capazes de memorizar longas listas de itens, mas sim focaliza nossa capacidade de obter e reter informação naturalmente, respeitando os limites usuais da maioria das pessoas.

Atenção: A preparação emergencial não substitui os métodos de estudos tradicionais, mas se você precisar recorrer a ela, ela pode ser uma solução até mesmo no caso de você ter apenas 15 minutos para se preparar - mas é mais eficaz se você puder dispor integralmente de 2 horas.

É necessário ter acesso ao material de estudo, e ao menos uma visão geral do conteúdo que precisa ser dominado.

Como estudar para amanhã

A técnica rápida de preparação emergencial, proposta pelo Study Guides and Strategies, se baseia na construção da memorização a partir de uma visão geral do conteúdo (que você precisa ter previamente), respeitando os limites usuais de absorção da sua mente.

São 10 passos, sendo que os de número 6, 7 e 8 são opcionais, apenas para o caso de haver tempo.

Note que a ordem dos passo abaixo, embora repetitiva, é importante para o resultado. Vamos à seqüência:

1. Folheie superficialmente o material de consulta e identifique os 5 conceitos ou tópicos principais que fazem parte do tema da sua prova. Pegue uma folha de papel para cada um destes conceitos, e anote o título deles no topo de cada folha, usando apenas palavras-chave.
2. Com suas próprias palavras, sem voltar a consultar ou conferir neste momento, escreva uma explicação, conceito ou definição para cada um dos 5 tópicos, logo abaixo do título das folhas. Escreva mesmo que vá errar - corrigir um erro escrito (nos passos seguintes) ajuda muito na memorização.
3. Volte ao material de consulta e confira todas as suas anotações do passo 2.
4. Edite ou refaça o texto que você escreveu no passo 2, agora considerando o que você acabou de ler no material de consulta, mas sem copiar diretamente.
5. Coloque as 5 páginas em ordem de importância, de acordo com a sua opinião, e numere-as de 1 a 5.
6. Repita os passos 1 a 4 para 2 tópicos adicionais, se você perceber que ainda há tempo.
7. Insira os 2 tópicos acima na ordem que você definiu no passo 5, e refaça a numeração.
8. Siga os passos acima para mais 1 ou 2 tópicos, se você tiver tempo.
9. Mesmo que ainda haja tempo, não ultrapasse um total de 9 conceitos.
10. Reveja suas anotações mais uma vez ainda na véspera (se possível resolvendo alguns exercícios), e outra vez pouco antes do teste.

Lembre-se: este método não dá resultados tão bons como os estudos tradicionais, que procuram absorver em profundidade todo o conteúdo da prova.

Mas em emergências escolares, quando seu tempo para estudar é limitado, é melhor do que nada. E você tem que torcer para o seu professor incluir na prova justamente os temas que você avaliou como mais relevantes ;-) Boa sorte!