Nosso artigo de ontem foi dedicado a quem está procurando sair das dívidas, mas não é porque você está com saldo positivo que deve deixar de pensar na questão do gerenciamento financeiro pessoal.

Mesmo que você viva a feliz situação de quem tem saldo positivo todo mês, deixar de gerenciar suas finanças conduz a desperdícios que reduzem o benefício que estes recursos podem gerar (a você, à sua família e até mesmo à sociedade) e ao mesmo tempo podem acabar sendo lamentados em um eventual momento futuro de necessidade imprevista.

Esses imprevistos futuros são o centro do nosso foco de hoje, ao propor a criação de um Fundo de Reserva pessoal, administrado por você mesmo, para garantir a disponibilidade quando necessário.

Fundo de Reserva é uma quantia mantida sempre em separado do caixa e do restante do patrimônio, sempre disponível para cobrir despesas extraordinárias, emergenciais ou imprevisíveis.

É um conceito comum em condomínios, associações e sociedades, mas toda pessoa ou família pode ter um fundo de reserva. Para formá-lo é necessário poupar mensalmente (e em separado! não vale colocar junto com o dinheiro que está sendo economizado para alguma aquisição ou projeto...) uma parcela previamente fixada do orçamento, e fixar critérios no que diz respeito ao seu uso e manutenção.

Será que é a hora certa de começar um Fundo de Reserva?

Deixar de iniciar uma medida preventiva só porque haveria alguma outra coisa a fazer com o mesmo dinheiro é um argumento difícil de sustentar. Na verdade o momento ideal já passou; se você ainda não tem sua reserva formada, já está atrasado, e precisa começar o quanto antes ;-)

Do ponto de vista de finanças, manter um Fundo de Reserva, ou Fundo de Emergência, seja ele pessoal ou familiar, é uma providência relativamente cara, pois manter a liquidez (ou seja, a disponibilidade imediata do dinheiro) significa renunciar às aplicações com maior rendimento.

Só que o valor de poder contar com reservas aparece claramente não apenas nas emergências: dispor delas prontamente acessíveis acrescenta muita tranquilidade e facilita decisões que seriam muito mais sofridas se você estivesse, como tantas pessoas, sempre a não mais do que um contracheque de distância de ficar sem opções.

Especialmente ao considerar questões como ética no trabalho e as questões relacionadas ao assédio moral, é fácil perceber que dispor de uma reserva pessoal aumenta a condição de o funcionário recusar-se a fazer algo que o prejudique, pois pode encarar melhor a possibilidade de a opção pela ética acabar prejudicando a sua continuidade na posição atual.

BNunca é demais lembrar: medidas preventivas são difíceis a qualquer tempo, e só são efetivamente apreciadas na hora de fazer uso delas.

Começando o seu Fundo de Reserva

Manter um fundo de reserva é relativamente simples, mas começá-lo envolve decisões complicadas - tanto no aspecto motivacional, quanto no da efetiva implementação.

Em especial, é necessário antes saber diferenciar o que é consumo, o que é investimento e o que é um efetivo Fundo de Reserva. A idéia essencial de um Fundo de Reserva é que ele esteja disponível para uso imediato, e por isso precisa ser mantido em alguma aplicação com alta liquidez e baixo risco, o que geralmente conduz também ao baixo rendimento. Ter um imóvel, outro bem ou qualquer investimento que não possa ser convertido em dinheiro rapidamente não constituem bons fundos de reserva, embora possam ser opções de investimento.

Por outro lado, possuir o imóvel onde se mora, um carro ou outro bem que esteja em uso em geral se classifica muito mais como consumo do que como investimento (embora dê alguma segurança), e fica longe de ser um Fundo de Reserva, a não ser que seu uso seja completamente supérfluo (e você possa abrir mão de um dia para outro), e a liquidez dele no mercado seja alta e permanente, ou seja, sempre haja gente disposta a comprá-lo de você imediatamente pagando à vista - o que é raro, especialmente em crises.

Mas guardar dinheiro em casa (alternativa de altíssima liquidez teórica) geralmente é inseguro e obriga a abrir mão até mesmo das baixas taxas de remuneração que as instituições oferecem a quem quer guardar dinheiro mantendo a liquidez.

Portanto, após decidir implantar o fundo, você precisa tomar 3 decisões importantes:

Decisão 1: Onde aplicar seu Fundo de Reserva pessoal

A primeira decisão importante é onde você irá colocar esse dinheiro, equilibrando o interesse em segurança, em manter a atualização monetária, e em liquidez.

Para um exemplo: Fundos de Reserva de condomínios usualmente são aplicados em cadernetas de poupança e similares de instituições consideradas sólidas, abrindo mão de rendimentos superiores em prol da segurança e disponibilidade imediata.

Decisão 2 - Qual será o valor final do Fundo de Reserva

Ou seja: a segunda decisão é definir quanto se deseja vir a ter no Fundo de Reserva, quando ele estiver completo.

Devido ao aspecto motivacional, o ideal é definir um plano escalonado, com uma meta para 6 meses, outra para 1 ano, e outra para o final do segundo ano, por exemplo.

Naturalmente as metas devem considerar a sua capacidade de gerar poupança, seja pela ampliação da receita pessoal (geralmente mais difícil), pela redução de despesas (menos difícil) ou pelo redirecionamento do que seria aplicado em outros investimentos (mais fácil).

Um possível plano de metas pode ser: em 6 meses ter o suficiente para pagar um mês de suas despesas integrais, ao final do ano ter o equivalente a um mês e meio de seus rendimentos integrais reais, e ao final do segundo ano ter capacidade de quitar todos os seus débitos (aluguéis, prestações, financiamentos, mensalidades, etc.) pendentes por 2 meses, e ainda ficar com um saldo disponível equivalente a 2 meses de rendimentos integrais e livres - o que daria um bom fundo de reserva para manter abertas suas opções após a maioria das emergências.

A literatura especializada muitas vezes define como valor final um total exagerado, equivalente a 6 a 8 meses de seu rendimento mensal. Eu discordo: se você tem condições de poupar tanto dinheiro, guarde no fundo de reserva no máximo o equivalente a 3 meses das suas despesas (e não do rendimento!), e coloque o restante em aplicações de maior rendimento (mas sem imobilizar completamente).

Afinal, numa eventual necessidade, após o primeiro mês vivendo do seu fundo de reserva você já terá reformulado suas despesas para os meses seguintes, e terá também condições de tornar líquidos os outros investimentos de maior rentabilidade em que aplicou estes recursos adicionais, ao invés de mantê-los sempre no fundo.

E note que as medidas podem ser tomada simultaneamente em 2 sentidos: ao mesmo tempo em que se amplia a poupança, pode-se buscar reduzir conscientemente o número de compras parceladas e financiamentos que se inicia, por exemplo.

Decisão 3: Quanto poupar por mês

Potencialmente esta é a decisão que tem maior impacto sobre a motivação, e a que envolve mais disciplina: quanto poupar por mês.

Só você pode avaliar do que abrir mão, quanto desviar de outras aplicações, ou se é possível ampliar a renda mensal. O valor escolhido deve corresponder ao plano de metas, naturalmente.

Considerando a disciplina e a motivação, caso a fonte do fundo de reserva seja a redução de despesas supérfluas, pode fazer sentido realizar os depósitos semanalmente, em quantias menores, mesmo que os seus rendimentos sejam mensais. Você verá o bolo crescer, e cada depósito individual vai doer menos no bolso.

Se você tiver problemas de disciplina, muitos bancos oferecem planos de transferência automática mensal para uma série de planos de capitalização (que em geral não são ótimos investimentos), e aí a mordida será automatizada: todo mês, após o salário pingar lá no fundo da conta corrente, uma parcela vai para a reserva.

Mas faça com que esta conta de destino seja exclusiva para o fundo de reserva - misturar todos os fundos em um saldo comum não é bom para a disciplina, e nem para a motivação.

Depois de decidido, coloque em prática!

Nenhum plano vale nada se não for colocado em prática e mantido.

Se você decidir, faça os sacrifícios necessários e busque constantemente as metas definidas. Ao final do prazo, você terá alcançado o valor desejado e, o que é melhor, poderá ter desenvolvido uma rotina de poupança que poderá ser canalizada a outros investimentos mais rentáveis, ou à aquisição de bens que sejam de seu interesse.

Em especial, saiba também quando chega a hora do movimento contrário: o fundo de reserva está lá para emergências, e não necessariamente apenas para algum momento em que você se veja privado de suas fontes de receita. Uma manutenção inesperada (e emergencial) no carro ou na casa podem ser bons motivos para fazer uso dele.

Mas se vier a usar os recursos do fundo numa situação assim, saiba refazer seu planejamento e colocar em operação um novo plano de metas para recompô-lo e voltar a usufruir da paz de espírito que ele pode prover!

Com gastos extras no fim do ano e com as férias, quem não gerenciar muito bem as despesas vai perceber que há mais contas para pagar do que dinheiro disponível.

E isso é mais comum do que se imagina: 6 em cada 10 famílias brasileiras ouvidas em pesquisa da Confederação Nacional do Comércio têm dívidas. Para piorar, 8% dos entrevistados fecharam janeiro sem ter condições de pagar suas dívidas do mês e já começaram o ano com contas atrasadas.

E agora, o que fazer? Entrar no cheque especial e pagar juros ou pedir um empréstimo?

Nada disso, pelo contrário. A solução é traçar um planejamento de gestão financeira para 2011, incluindo as dívidas já adquiridas e as futuras contas já identificadas, e só então procurar qual a melhor forma de lidar com a situação definida.

Para isso, colocar no papel o seu fluxo de caixa pessoal ou familiar para os próximos meses pode ajudar muito, e é o passo essencial.

Quase uma penitência, mas necessário

Dá trabalho montar um fluxo de caixa pessoal quando se está em débito, e pode ser extremamente custoso, inclusive do ponto de vista psicológico, reunir todas as pendências financeiras, incluindo as prestações e contas de cada cartão de crédito, colocá-las em um calendário anual juntamente com os recebimentos previstos, e calcular o saldo que vai sobrar (ou faltar...) para cada mês. Já acompanhei e apoiei pessoas enquanto faziam essas contas, e sempre foram horas sombrias.

Mas é o passo crucial, e sem ele todo o restante pode ser colocado a perder, inclusive por deixar de perceber a real gravidade da situação e a possível necessidade de recorrer a medidas mais extremas que as usuais.

Outros passos comuns, como já vimos em "Dívidas? Saia delas com Efetividade", são:

• Eliminar completamente o uso do cheque especial, negociando com o banco uma das várias alternativas com menos juros para substituir os saldos negativos que você já tiver nessa que é uma das formas mais caras de crédito.
   

  

• Suspender o cartão de crédito enquanto estiver com débitos nele (e, se possível, abandoná-lo de vez). Esse retângulo de plástico é prático, é cômodo, mas também é caro e conduz ao descontrole. Cuidado especialmente com as compras a prazo no cartão, que às vezes formam uma bola de neve difícil de escapar, por permitir que você se endivide bem além da sua capacidade de gerar os recursos para pagar em um mês futuro - e, se você não estiver atento, só perceberá quando começarem a chegar as faturas inchadas, alguns meses após a compra.
   

• Reduzir gastos: dependendo de sua situação, isso pode significar cortar os supérfluos (mantendo boa parte do estilo de vida) ou mesmo cortar tudo que não for obrigatório (potencialmente afetando temporariamente a qualidade de vida). Comprar só o que precisa usar, economizar energia, escapar das armadilhas do supermercado, suspender revistas, TV a cabo, Internet rápida. Nenhum gasto é pequeno demais para ser considerado digno de corte - o que importa é o saldo geral. Se possível, desfazer-se do que puder ser convertido em dinheiro a curto prazo (na forma de redução de despesas imediatas, como passar adiante um consórcio ou suspender uma obra, ou de conversão de patrimônio em caixa, como na venda de um terreno - algo que geralmente só faz sentido financeiro em situações extremas).
   

• Resumindo: procurar formas de economizar, fazendo o dinheiro render mais para poder tapar os buracos no orçamento e ter condições de recuperar a saúde financeira e mental - afinal não são poucos os casos de comportamento depressivo surgidos da pressão do débito.

Ferramentas podem ajudar

Para orientar e auxiliar as famílias no gerenciamento, a internet pode ser uma excelente opção. A verdade é que para gerenciar é preciso medir, e para essa finalidade, há poucos meses, os leitores do Efetividade.net revelaram quais suas ferramentas preferidas de gerenciamento financeiro pessoal - pode ser um bom local para você iniciar suas pesquisas.

Outra solução que chegou recentemente ao meu conhecimento (mas não testei!) é a ferramenta Your Life, que avalia, gratuitamente, a vida financeira e orienta sobre o que deve ser feito para atingir os objetivos traçados. Além das dicas de ações e atitudes, o programa sugere cursos, livros e exercícios práticos.

A razão de eu mencionar o Your Life de forma específica é que o conteúdo utilizado no seu módulo Finanças foi criado em parceria com Gustavo Cerbasi, um dos meus 2 autores brasileiros preferidos sobre o tema das finanças pessoais (o outro é o Conrado Navarro).

Mas fique ligado: a assinatura do Your Life completo tem custo, então avalie bem o retorno, como em qualquer desembolso que você venha a fazer motivado pela busca de sair das dívidas.

Fechando as dicas para vencer ou evitar as dívidas neste ano que ainda está começando, recomendo o artigo "Tendência ao consumismo? Um fluxograma para ajudar a frear o impulso da compra", com várias dicas que podem ajudar você a domar seus débitos e reduzir a tinta vermelha usada para imprimir seus extratos ;-)

Mensagens SMS indesejadas trazendo avisos comerciais ou promocionais enviadas pela operadora de telefonia celular e seus parceiros (que, para abreviar, chamaremos neste artigo de "Spams SMS") são um problema que assola muitos de nós: verdadeiros torpedos apontados para a nossa paciência, principalmente quando chegam ruidosamente na manhã de domingo ou em outro horário impróprio em que tiram você do sono ou da concentração.

A solução ideal para este problema quase surreal causado pela empresa que contratamos para nos prover comodidade (e pelos seus parceiros ou clientes de divulgação) seria simplesmente pedir para a operadora parar de enviar spam SMS, e ela atender de forma rápida e definitiva.

Entre os casos que conheço, entretanto, o sucesso dessa solução é raro, o pedido via SMS não funciona, e muitas vezes o pedido por telefonema envolve tolerar longas esperas no atendimento (é incrível como a ligação tende a cair depois dos primeiros 40 minutos!), invocar o nome da Anatel ou do Procon, ou mesmo receber atendimentos parciais, que duram pouco, ou que excluem os spams SMS da operadora e não os dos parceiros dela, ou vice-versa.

Clientes de algumas operadoras ou regiões são mais respeitados por elas e não recebem esse tipo de marketing invasivo.

Mas se você está entre os infelizes do caso oposto, e não aguenta mais pedir para a operadora parar de mandar avisos sobre

• leilões de centavos,
• sorteios de carros e videogames,
• promoções de assinaturas de revistas,
• de pacotes de mensagens SMS ou ringtones,
• etc., etc., etc.

este artigo traz uma dica simples para você sofrer menos.

Bloqueando o spam de torpedos SMS

A minha operadora me manda todos os exemplos acima, e mais. Minhas tentativas decancelar via SMS ou telefonar para ela e pedir gentilmente para parar nunca se completaram, e a situação quase chegou ao ponto de justificar abrir mão de outras vantagens do meu plano e migrar para outra prestadora.

Mas há alguns meses saiu uma versão nova do sistema operacional do meu celular que permitiu uma solução parcial suficiente para esses spams SMS nunca mais me acordarem nem interromperem minha linha de raciocínio.

E é uma solução bem simples, que (no caso do meu aparelho, que é um iPhone) não exige instalar nada: basta cadastrar, no aplicativo de Contatos, todos os números estranhos que a operadora e seus parceiros usam para enviar suas mensagens indesejados - preferencialmente todos eles como telefones de um mesmo contato.

Depois, usando o recurso de toques de SMS personalizados (nos contatos do iPhone o nome do campo é "som mensag.", que aparece na tela "Editar" de cada contato), defina para este contato o toque mais discreto e baixo que você conseguir encontrar, ou (no caso do iPhone), use a opção "Nenhum".

E pronto: a partir deste momento, os spams SMS só vão chegar ao seu conhecimento quando você olhar para a tela, pois eles serão recebidos silenciosamente. A exceção é quando a operadora inventa outros números, algo que no meu caso não acontece com muita frequência mas sempre é seguido por novo cadastramento no contato correspondente.

Bônus extra

Pode ser que você tenha outros contatos que mereçam um toque à parte: por exemplo, eu recebo algumas mensagens de atualização do meu home banking, e avisos quando alguém perdeu uma ligação para mim - quero ter o aviso sonoro delas, mas de forma diferenciada das mensagens "de verdade", enviadas por humanos, e um toque discreto (e não silencioso) resolve isso.

O mesmo truque simples serve também para telefonemas indesejados: vá além de definir um toque personalizado (como o tema de Psicose ou de Tubarão, sempre favoritos nessas horas) para as ligações dos chatos: silencie-os desativando de vez seus toques.

E na sua plataforma?

O procedimento acima é para iPhone, mas imagino que outras plataformas de celulares antigos e modernos, como Symbian e Android, tenham recursos similares, ou até mesmo apps de 'listas negras' implementadas de forma mais completa em aplicativos de terceiros, indo além do simples ato de silenciar a chegada das mensagens (algo que a mim não agrada tanto, mas sempre há quem prefira poder remover completamente as mensagens sem nem olhar para elas).

Não tenho como testar o funcionamento nestes sistemas no momento, e já adiei a publicação dessa dica tão simples por tempo demais, portanto conto com as dicas e informações de vocês - que certamente serão melhores do que as minhas memórias dos meus tempos pré-históricos com Symbian ou qualquer coisa que eu possa pesquisar on-line sobre o Android - nos comentários para complementar!

Arrumar a casa pode ficar bem mais simples quando você identificar o principal obstáculo que fica entre você e a organização.

Assim como na propaganda daquele iogurte estranho que diz resolver problemas de prisão de ventre, o acúmulo também é um grande inimigo da organização doméstica, de empresas, home offices e até do interior dos nossos carros.

Felizmente não é de um material tão desagradável: o acúmulo que atrapalha a ordem e limpeza destes locais é o de itens desnecessários, inservíveis ou que por qualquer razão não estão no local em que deveriam estar.

Assim como as cracas que, ao se multiplicar na parte submersa dos cascos, prejudicam a velocidade dos navios, a presença destes acúmulos nos nossos ambientes reduz nossa eficiência ao trabalhar, estudar ou mesmo conviver.

Embora a solução para isso não seja tão simples quanto tomar aquele iogurte da propaganda, também não é nada difícil remover o acúmulo dos nossos ambientes, e você pode resolver isso hoje mesmo, de maneira definitiva, seguindo estes passos:

1 - Reconheça o acúmulo do seu ambiente

Objetos inservíveis têm muitas faces. Alguns exemplos simples podem ser

• revistas de notícias e jornais já lidos,
• cabos e conectores para aparelhos que você não usa mais,
• a apostila que você já desistiu de estudar mas não quer admitir,
• suprimentos que você mantém à mão "para o caso de..." mas este caso nunca acontece,
• aquelas roupas que não são usadas há 3 invernos,
• o talão de estacionamento do ano retrasado que continua atrás do pára-sol do carro,
• moedas que deveriam estar circulando mas estão ocupando espaço num pote,
• as ferramentas que deveriam ter sido devolvidas pra área de serviço mas acabaram pernoitando e se instalando na gaveta do quarto,
• aquele tempero que você provou, detestou e mesmo assim guardou o pote,
• etc., etc., etc.

Reconhecer que há acúmulo geralmente conduz à imediata constatação de que na verdade há muito acúmulo, e à conclusão de que removê-lo tornará muito mais simples manter seu ambiente organizado, e deixará este ambiente muito mais agradável e espaçoso.

2 - Identifique os 4 destinos

Nem todo acúmulo é inservível. Parte do que você encontrar só precisará ser guardado de volta no lugar de onde foi retirado. Para outra parte você precisará encontrar lugares adequados, melhores do que os atuais. Estes são os 2 casos em que é relativamente simples encontrar destinos.

Um destino mais trabalhoso, mas que costuma ser o mais recompensador, é encontrar pessoas (ou entidades) para as quais aquilo que para você é um trambolho acumulador de pó e ocupante de espaço nobre será de grande utilidade, ou até mesmo um luxo.

Às vezes é possível vender, em muitas outras é preferível doar - e mesmo itens total ou parcialmente danificados podem encontrar alguém disposto a colocar em prática aquele conserto que você vem adiando há anos.

Recentemente doei, para pessoas diferentes, uma impressora com alguns anos de uso, um videogame de uma geração passada, e um monitor CRT - todos os 3 ocupavam um espaço enorme na minha casa (incluindo um serpentário de cabos e acessórios!), e não eram usados há mais de 1 ano, e agora estão nas mãos de pessoas para as quais ainda terão anos de uso pela frente.

E, ao menos quando se trata de coisas que até recentemente estavam ocupando espaço nobre na casa, geralmente o quarto destino é o mais doloroso: a lata de lixo reciclável. Pode doer o ato de jogar fora algo que estava guardado, mas se não serve para ninguém, reciclar é bem melhor do que manter indefinidamente.

3 - Zere o seu saldo negativo

Com o acúmulo reconhecido e os 4 destinos identificados, é hora de atacar a sua casa, um cômodo por vez (incluindo o carro!).

Normalmente a estratégia de vitórias parciais não é boa para arrumações domésticas, mas esta é uma exceção: uma boa caça aos acúmulos mais visíveis em cada ambiente da casa, sem gastar mais do que 15 minutos em cada cômodo, vai dar uma cara nova a tudo, e potencialmente estimular a que você repita a dose nos dias seguintes, mais detidamente em cada ambiente, até zerar o acúmulo completamente.

Antes de começar cada rodada (seja a da casa inteira, ou a detalhada em cada cômodo), separe 3 caixas e escreva em cada uma delas: GUARDAR, DOAR e RECICLAR. Leve-as consigo e assim poderá se concentrar na tarefa de remover o acúmulo propriamente, deixando as ações posteriores (guardar, doar, reciclar) só para o final do período.

A ideia do período curto (15 minutos) é para ajudar a manter o foco, pois não é nada difícil se distrair com o conteúdo acumulado em gavetas e prateleiras.

Ter um timer ou despertador à mão e programá-lo para tocar pode ajudar muito: recomendo o método organizacional da Galinha Temporal (similar à conhecida técnica Pomodoro) para que você mantenha o ritmo e a motivação até zerar o acúmulo da casa.

4 - Impeça novos acúmulos

Tire da pilha de leituras a revista de notícias e o jornal assim que tiverem sido lidos. Desenvolva o hábito de jogar imediatamente no cesto de reciclagem todos os papeis cuja utilidade não seja bem clara. Não mantenha no guarda-roupas as roupas que não têm perspectiva de voltar a servir, ou que estão com um defeito que você já sabe que nunca vai consertar.

De modo geral, acostume-se a não ver mais o ato de "guardar" como se fosse um substituto light para "adiar a hora de jogar fora", e nem confunda mais "guardar" com "colocar onde ninguém vê para parecer tudo organizado".

Este passo também inclui repensar as estruturas de armazenamento da sua casa. Alguns organizadores de gavetas e bancadas, umas prateleiras discretas e caixas bem planejadas podem mudar a realidade dos ambientes.

5 - Inclua na sua rotina

Mesmo que você atinja a perfeição na hora de impedir novos acúmulos, eles ainda ocorrerão: é da natureza humana mudar de opinião sobre os objetos ao seu redor, e o que hoje é bonito e prático amanhã será aquele objeto que fica no seu caminho.

Se você não lembrar disso, em breve precisará recomeçar desde o passo 1. Mas se incluir na sua agenda semanal meia hora para uma revisão geral dos seus ambientes, ou passar a dar atenção específica a isso enquanto trata de outras tarefas de organização doméstica, vai dar para adiar o novo ciclo completo por mais algum tempo ;-)

Em muitos casos não há como escapar das tragédias climáticas que estão em nosso caminho.

Mas nos casos em que há atitudes possíveis que podem prevenir ou minorar as consequências negativas deste tipo de evento, deixar de aplicá-las por desconhecê-las, ou mesmo por achar que esse tipo de coisa não aocontece com você, é no mínimo um desperdício.

O interesse crescente neste tema me levou, há 2 anos, a começar a buscar bibliografia. Não sei quantos artigos e sites li, mas aqui na estante é fácil contar 14 livros sobre a gestão pessoal e familiar de desastres que adquiri desde então - todos eles publicados no exterior, em países onde catástrofes naturais e não-naturais são ainda mais frequentes e intensas que as daqui, e frequentemente causam menos vítimas e danos mesmo assim.

A pequena enchente que aconteceu no meu bairro no final de semana passado (até um jacaré da reserva próxima apareceu na minha rua...) forneceu a inspiração que faltava e também o tempo livre para finalmente começar a colocar em prática a ideia de escrever um livro a respeito, que já está com 8 capítulos (sobre a preparação, provisões, refúgio em casa, deslocamentos, proteção de valores, go-bags e mais) e será lançado on-line em breve (provavelmente publicado por mim mesmo).

Da teoria à prática

Aplicar as áreas da minha formação acadêmica (sou graduado em Administração e pós-graduado em gerenciamento de projetos) à prevenção das consequências das tragédias climáticas cada vez mais frequentes é uma ideia que venho acalentando desde as enchentes do verão de 2009 em Santa Catarina, marcadas por uma série de trágicos deslizamentos em todo o meu estado natal, e cujas consequências são sentidas até hoje por inúmeras famílias.

Já estive próximo a várias destas situações, e felizmente elas nunca se converteram em tragédias pessoais para mim. Mas devo destacar: meu enfoque sobre o tema não é o mesmo que deve vir à sua cabeça quando se fala em "prevenção de desastres naturais".

Em especial, não é nada relacionado a desocupação de encostas ou replantio da mata ciliar ao longo dos cursos d'água (também excelentes ideias!), mas sim às providências que podem ser tomadas no âmbito familiar e até mesmo pessoal para evitar que você, sua família e as pessoas próximas "virem estatística" de desabrigados ou desalojados, e também para que cada enchente ou ciclone extratropical possa passar pela sua vida apenas como um grande aborrecimento e oportunidade de ajudar os necessitados, e não como uma catástrofe familiar irrecuperável.

A ideia é manter os conceitos e técnicas da Administração nos bastidores, onde mal são percebidos conscientemente - mais ou menos como já faço aqui no Efetividade - e evitar ao máximo fugir da compatibilidade plena com as recomendações oficiais dos órgãos brasileiros de Defesa Civil, onde couber, nem adentrar no território perigoso da paranóia de tentar juntar em um mesmo assunto a preparação para as enchentes nossas de cada verão e as fantasias apocalípticas e desastres incomuns, como vulcões, terremotos, dinossauros clonados, terrorismo nuclear ou uma epidemia de zumbis.

Como espero contar com o apoio de vocês para a divulgação necessária para que esta obra de prevenção chegue às pessoas que têm interesse em se precaver, resolvi compartilhar com vocês um preview: a versão de trabalho do capítulo do sub-tema que mais me agradou escrever, pois nele as questões científicas e técnicas da gestão ficam muito próximas da superfície do assunto, embora não cheguem a ser protagonistas da narrativa.

Conto com seus comentários, sugestões e - por que não? - dicas para o livro, nos comentários.

Darei notícias sobre o andamento da obra aqui e no twitter @efetividadeblog. Fiquem agora com o capítulo 6 na sua versão inicial (atualmente ele já foi convertido em 2 capítulos complementares, com um pouco mais de detalhes práticos):

6 - Contatos, encontros e planos de fuga

Depois que um evento climático já está em andamento, pode ser tarde demais para coordenar a reação dos familiares.

A família pode estar separada, com uma parte em casa e outra espalhada pelo trabalho e escola, isolada por engarrafamentos, por estradas inundadas, pontes caídas, etc.

Não há como evitar grande stress nessa situação, mas o efeito é bastante pior quando não há o alívio de um contato para saber a situação dos demais, ou para avisar que não vai dar de chegar, mas está tudo bem.

Dependendo do grau da tempestade, se houver grande destruição da infra-estrutura e necessidade de partes da família se deslocarem para abrigos isoladamente, podem transcorrer dias até que o contato entre os familiares seja reestabelecido - algo que no tempo de nossos avós era usual, mas que gera pânico a uma geração acostumada a contato permanente e instantâneo.

Em uma situação de emergência que tenha início quando os membros da família não estão juntos, é importante que todos tenham a tranquilidade necessária para poder dar prioridade a cuidar da sua segurança e dos que estão consigo, sabendo que há um plano para garantir seu contato posterior - exceto quando há na família uma pessoa incapaz de prover seu próprio cuidado (uma criança, uma pessoa doente, etc.), caso em que deve ser claro para todos quem é o responsável por acudi-la em cada situação.

É importante, portanto, ter um plano de comunicação estabelecido com a família, e que não dependa de todos manterem acesso a seus celulares e à Internet - basta que um aparelho se molhe ou que uma bateria acabe, e aquele SMS tão importante poderá ser lido apenas na semana que vem.

3 pontos de contato

Uma tática simples (desde que combinada a tempo com todos os envolvidos) é definir 3 pontos de contato e 1 ponto de encontro.

Todos os familiares precisam decorar o telefone dos 3 contatos (a agenda do celular ou em papel pode estar indisponível...) e estes contatos devem ser escolhidos assim:

1. Um amigo ou parente morador da mesma região, que não seja vizinho mas cuja casa seja acessível a pé, e ao qual todos procurarão avisar onde estão e como podem ser encontrados, ao evacuar a casa ou ao visitá-la e perceber que não está acessível ou não há ninguém nela;
    

2. Um amigo ou parente morador da mesma cidade, ao qual todos também telefonarão para avisar quando estiverem abrigados fora de casa ou não conseguirem acesso a ela, explicando como podem ser encontrados;
    

3. Um amigo ou parente morador de uma cidade distante o suficiente para não ser atingido pelas mesmas condições climáticas que as da sua cidade, que servirá como estepe caso os outros 2 também sejam atingidos pelo mesmo problema (por exemplo, ficando sem telefone ou inacessíveis).

É importante combinar de antemão (ou seja: meses antes de haver previsão da tragédia) estes contatos, para evitar desencontros e porque as comunicações durante e após situações de desastre ambiental ficam difíceis, escassas e pouco confiáveis, razão pela qual pode ser impossível executar algum procedimento do tipo "ligar para todos os familiares, amigos e locais de trabalho, e visitar todos os vizinhos".

Estes mesmos contatos devem concordar previamente em fazer este papel (talvez sua família possa fazer o papel correspondente para eles), podem ter uma lista de outros familiares seus para avisar que tudo está bem com você, e também devem constar naquelas etiquetas do tipo "Em caso de emergência, avisar..." que se encontram em muitos documentos e valises.

Casos especiais: Crianças pequenas precisam saber desde cedo recitar o nome e número de telefone de algum responsável, bem como seu nome completo, permitindo assim o registro, a identificação e a comunicação em caso de separação acidental. Os animais de estimação também se beneficiam de uma coleira firme com medalha de identificação que traga um telefone de contato.

Ponto de encontro e cartão de fuga

Complementando, a comunicação por celular (voz, SMS e dados) costuma operar bem até mesmo quando a eletricidade já foi cortada, mas em emergências logo fica sobrecarregada, e sai do ar quando acabam as baterias e combustível dos geradores que alimentam os equipamentos da operadora. Portanto, se você vai tentar se comunicar pelo celular, faça-o o quanto antes e combine um meio alternativo de contato, pois o celular fica indisponível subitamente, de forma desigual entre as regiões, e pode demorar bastante para voltar.

Já o ponto de encontro tem uma função complementar (é útil quando há colapso completo de comunicações) e é muito mais simples de definir: deve ser um local razoavelmente abrigado e seguro (inclusive quanto a inundações), próximo, acessível e público (como a bilheteria de um terminal de ônibus, ou a entrada principal de um supermercado), no qual os familiares se esforçarão para comparecer, em horários previamente combinados (por exemplo: 4 horários no primeiro dia, 2 por dia nos próximos 2 dias, 1 por dia a partir daí) enquanto houver familiares ausentes, para poder se encontrar caso tenham se abrigado em locais diferentes e perdido o contato.

Além disso, sempre que possível, ao abandonar a casa da família ou o local de trabalho, é importante deixar pregado à porta (ou onde for possível, desde que visível) um bilhete dizendo quando isso ocorreu, para onde você foi, e como pode ser encontrado.

Como complemento ao plano de comunicações, a identificação de abrigos alternativos (como as casas de familiares), roteiros de fuga - a pé ou de carro - e planos de retorno do local de trabalho ou da escola para casa são boas ideias e evitam dúvidas sobre se é melhor aguardar ser buscado ou se colocar em movimento o quanto antes, ou se é melhor ir para o centro ou para a periferia, mesmo que seja impossível se comunicar.

Todas estas informações (pontos de contato, pontos de encontro e planos de fuga) idealmente devem ser impressos em cartões, plastificados e levados na carteira de todos os familiares, juntamente com os tipos sanguíneos, informações de alergias e medicamentos, e o telefone da Defesa Civil (199), das ambulâncias do SAMU (192), e dos Bombeiros (193).

Um erro lamentável e comum na condução de projetos e empreendimentos em geral ocorre quando o líder rejeita soluções simples e completas com um questionamento triste: "ah, mas assim qualquer um faz", que às vezes também surge de maneira alternativa e ainda mais lamentável "ah, mas assim fica fácil demais".

Subitamente a equipe se vê tendo de não apenas ganhar a corrida, mas também dar um salto mortal na linha de chegada, após ter largado de ré e usando chinelos de dedo - porque o líder acha que se limitar a correr mais rápido "qualquer um faz".

Quando este líder estiver lhe ouvindo, lembre-se que as atuais disciplinas de Gerenciamento de Projetos podem ser suficientes para apoiar você na tarefa de convencê-lo do contrário: essencialmente, um plano viável que vá gerar o que foi combinado atendendo os requisitos de custo, prazo, qualidade e escopo é um bom plano, e quanto mais simples e eficiente ele for, melhor: significa menos risco, menos gargalos e conflitos, menos chance de errar nas comunicações, etc.

Mas se você precisar de um argumento a mais, pode recorrer a um clássico da Estratégia (e da Administração, por que não?), A Arte da Guerra, escrito no século 4 a.C. pelo general chinês Sun Tzu e que você deveria ler (e reler regularmente, se atuar na tomada de decisões com impacto estratégico). Segundo ele:

O que os antigos chamavam de um general inteligente era aquele que não somente vencia, mas que primava por vencer com facilidade.

Parece óbvio, não? Mas há um obstáculo que muitas vezes fica no caminho de uma vitória sem desperdício de esforços.

O ego do líder não pode ser obstáculo

Quando os fatores de eficiência, competitividade e diferenciação estratégica ficam em segundo plano e os critérios para definição das ações passam a depender primariamente do desejo do gestor por brilhar, ou por superar seus pares, muitas vezes o processo corporativo deixa de ser objetivo e passa a ser um tipo de gincana no qual a equipe compete por prêmios para o líder.

Quando isso acontece, os planos simples e eficientes podem começar a ser vistos como insuficientes ("isso aí qualquer um faz"), porque o líder deixa de perceber a questão crucial que Sun Tzu já havia percebido, e que se reflete nos critérios de planejamento tático e operacional desde então: as vitórias pela inteligência parecem mais fáceis, do ponto de vista de quem observa.

Mas elas parecem fáceis porque em geral são a consequência de bem mais planejamento e preparação realizados antes da batalha (ou de o cliente chegar a fazer seu pedido) - esforços que o observador casual não percebe, ou não associa à vitória que observou. E isso não serve quando o objetivo número 1 do gestor é brilhar.

Cuidado com o gold plating!

Gold plating é o ato de colocar em um produto ou serviço características adicionais que o cliente não pediu e não são necessárias para atender o que foi combinado.

Uma tradução literal seria "banhar a ouro". É uma iniciativa do prestador de serviço ou criador do produto que busca uma maneira "fácil" (do jeito errado) de tentar agradar seu cliente ou se diferenciar da concorrência.

O jeito certo, naturalmente, seria colocar essas características adicionais na especificação oficial, se possível como opcional, para que o cliente possa escolher se tem interesse ou não - fazendo sua própria análise dos impactos possíveis sobre riscos, prazos, custos, qualidade, etc.

E o gold plating é o refúgio mais frequente dos gestores que deixam seu ego ficar no caminho das decisões: incontáveis horas extras, atritos de equipe, retrabalhos e riscos nascem justamente de um gestor que quer "deixar sua marca" em um aspecto secundário e não solicitado (nem planejado...) do que lhe cabia gerenciar.

Ou seja: se o cliente não queria nada mais complexo, ele não chegou a você esperando que você complique ou coloque em risco o combinado em troca de algo a mais que ele não pediu.

O certo... é fazer do jeito certo

Já tive minha cota de madrugadas e finais de semana de stress trabalhando de forma imprevista porque algum gestor mudou as especificações (porque "assim está fácil demais") para acrescentar seu toque pessoal ao que o cliente queria e assim não apenas prejudicou o projeto, como ainda colocou em risco desnecessário todas as entregas.

Hoje tenho condições de argumentar que quando se conhece o objetivo da organização, uma “vitória fácil” que a deixe mais perto de sua missão, ou que libere mais cedo os recursos para continuar a realizar sua visão, é algo desejável e reflete positivamente sobre a imagem do gestor que consegue isso - bem mais do que se ele incluir uma camada extra de açúcar ao redor de seus produtos.

Um pouco mais difícil seria ter condições de dizer claramente a um líder organizacional que abrir mão de um plano vitorioso pela preocupação de que vai parecer, ao observador externo, uma vitória fácil demais pode ser sintoma de insegurança, ou de fogueira das vaidades, colocando seu próprio ego acima dos objetivos da organização.

Mas eventualmente fazer essa mensagem ser percebida ou intuída por ele pode ser o único jeito de evitar que ele continue a gastar uma série de recursos que seriam desnecessários, para atender a alvos secundários (mas vistosos), que acabam ficando (sob o ponto de vista do gestor) mais importantes do que o objetivo original.

Ser a pessoa a quem cabe passar essas mensagens a um gestor acaba colocando você em um papel de liderança também, com todos os os riscos associados. Mas se você perceber que este papel cabe a você, aqui está mais um trecho de A Arte da Guerra que você pode encaixar na sua reflexão:

Se não for do interesse da Instituição, não aja. Se não tiver condições de vencer, não recorra ao conflito armado. Se não estiver em perigo, não desencadeie as hostilidades.

Afinal, continuar optando intencionalmente pelos caminhos difíceis é uma maneira segura de desperdiçar recursos e esforço, e acaba levando a derrota, ou no mínimo a uma sequência de vitórias de Pirro que terão o efeito oposto ao pretendido pelo seu gestor - e toda a equipe pagará o preço!