A independência de trabalhar em home office traz consigo vários desafios, inclusive ser o principal responsável pela manutenção dos seus meios de produção, inclusive o mais essencial deles: a sua própria saúde e capacidade de produzir.

Já abordei as consequências deste fato diversas vezes, estimulando a criação de um fundo de reserva pessoal e alertando para a necessidade de dar atenção ao fluxo de caixa para não ser surpreendido pelas próprias finanças - futuramente quero dedicar também um artigo a elementos da contabilidade de custos, para abordar o curioso (e comum) risco de uma iniciativa empreendedora ser vítima de seu próprio sucesso devido a questões de custeio mal equacionadas, que não são percebidas antes de o volume de atividade crescer.

Montar e manter o home office custa dinheiro!

Mas agora, bem a propósito do recente artigo sobre ferramentas de gerenciamento financeiro e em sintonia com o post de ontem sobre minha experiência com home office, o educador Reinaldo Domingos, fundador do Instituto DSOP de Educação Financeira, enviou o texto abaixo, que trata exatamente dos cuidados que devem ser adotados por quem trabalha por conta própria.

Você gostaria de uma série de artigos sobre este assunto?

Parece bem concreta a possibilidade de acertarmos com o Prof. Reinaldo uma série de artigos sobre gerenciamento de finanças pessoais aqui para o Efetividade, mais ou menos nos moldes do que estamos fazendo com a Patrícia Wolff na série de artigos sobre Competências.

O que vocês acham? E que sub-temas ou focos do gerenciamento financeiro pessoal prefeririam que abordássemos primeiro, se a parceria for confirmada?

Já adianto que tenho em mãos 2 livros do Prof. Reinaldo para resenhar, e devo publicar um post sobre algum deles em breve.

Por enquanto, segue o artigo de hoje:

Profissionais autônomos devem ter cuidado especial com as finanças

por Reinaldo Domingos*

No Brasil são milhões de profissionais autônomos, atuando nas mais variadas áreas, os exemplos mais lembrados são advogados, médicos, contadores, representantes comerciais, vendedores de tecidos, dentre outros. O fato de trabalhar nesse regime tem diversas vantagens, entretanto, também possui riscos, dentre os quais destaco a falta de controle financeiro e o risco de não saber distinguir e controlar o dinheiro que pertence às atividades pessoais, do dinheiro que pertence a atividade profissional.

Isso porque, diferente dos profissionais registrados, conhecidos como CLT, esse profissional é o que presta serviços habitualmente por conta própria a uma ou a mais de uma pessoa, assumindo os riscos da sua atividade; não é subordinado, não tem patrão, não tem horário de trabalho fixo, e, portanto, não tem direito a verbas trabalhistas (décimo terceiro, férias, seguro desemprego, uma folga paga por semana etc.), e ainda deve depositar os valores para sua previdência pública.

Mas como fazer com que esse profissional coloque a vida financeira em ordem? Para facilitar o entendimento, a seguir citerei os principais pontos a serem levados em contas por esses profissionais.

Garanta o futuro já

Se você ficar sem clientes por um longo período você conseguirá sobreviver por muito tempo?

Se sim, maravilha, mas a maioria dos autônomos conseguem se manter por no máximo três meses. Como não possui seguro desemprego, é fundamental que esse profissional tenha uma reserva para caso de emergência. Todo mês deve ser aplicado um pouco mais, logo você verá que essa medida de segurança se tornará a garantia de uma aposentadoria mais segura.

13º para quê?

O brasileiro dá uma importância muito grande para o décimo terceiro salário, sendo considerado uma ‘bóia salva-vida’ da saúde financeira, é comum que as pessoas falem que tudo melhor com o 13º, esse é um grande erro e que permite um acumulo de problemas sem tratamento.

No caso do autônomo esse dinheiro extra não existe assim todos os gastos devem ser realizados consciente, e criando uma reserva para festas de fim de ano, IPVA, IPTU, matrículas, festas de aniversário, dentre outras.

Saúde é prioridade

O autônomo tem que pensar no seu plano de saúde, mas se por um lado isso pode parecer um mal negócio, eu vejo de outra forma, pois, na maioria dos casos os planos de saúde das empresas não atendem a todas as necessidades do colaborado, assim, você escolher seu plano permite que esse seja adequado as necessidades, além de haver a possibilidade de negociação.

País dos tributos

O Brasil é o país dos tributos, assim, parte do que um autônomo recebe será direcionado a pagar impostos como INSS e ISS.

Assim, é importante ter em mente que no valor de todos os serviços deverão estar inclusos esses valores, e que esse deverá ser separado para essa finalidade tão logo receba pelos serviços. É fundamental estar em dia com a Receita Federal, os riscos são muito altos.

Valorizar o trabalho

O fato de não ter patrão faz com que o autônomo seja esse, assim, os valores a serem recebido é uma decisão dele. Sabendo dos custos extras que terá por não ser CLT, é importante cobrar valores justos pelos seus serviços, aprendendo a negociar e a defender seus interesses. Ninguém fará isso pelas outras pessoas gratuitamente.

Assim é importante argumentar sobre a economia que o contratante tem pela terceirização dos serviços. Se o autônomo receber pouco, não conseguirá arcar com os valores mensais acima citados.

Relacionamento

O profissional autônomo tem como primordial o bom relacionamento com seus clientes e também todo meio que vive, acredite muitas vezes mais vale bons contatos do que dinheiro no bolso. O que o autônomo tem de mais importante é sua imagem.

Assim, por meio da educação, presteza, simpatia, carisma, você estará investindo. Toda atenção é necessária, como vestir-se apropriadamente, respeitar a atividade de cada um, entre outras. Essa é uma das chaves do sucesso deste profissional. Investir também em sua profissão é pré-requisito para ser respeitado.

Visão do crescer

Existem vários casos de profissionais que se acomodam, mas, isso não pode acontecer para os profissionais autônomos. É necessário objetivos, pensar sempre em crescer, aumentar sua carteira de clientes, não ficar dependente de um único cliente, é muito comum ver profissionais trabalhando somente para aquele cliente e quando acontece rompimento contratual a crise se instaura. Nunca concentre, procure sempre alternativas.

Contudo, cuidado, o crescimento sempre deverá ser sustentado. Isto quer dizer, dar o passo de acordo com que as pernas podem alcançar.

Home office vale a pena - posso testemunhar, pois adotei este tipo de organização do trabalho desde 2005 e cada vez me surpreendo mais com as novas possibilidades que vão surgindo de ter produtividade a sério trabalhando a partir de casa.

Não costumo falar extensivamente por aqui sobre minhas próprias experiências pessoais, afinal o Efetividade não é um blog naquele estilo "querido diário, hoje almocei frango com salada" - pelo contrário, aqui normalmente as minhas experiências pessoais ficam apenas como pano de fundo para as técnicas e situações que desejo abordar.

Mas a Camila Borges, aluna de Administração da Universidade Federal aqui de Florianópolis, exercitou seu networking para chegar a mim e, na minha impossibilidade de ir à faculdade dela na data em que haverá a aula sobre isso, me pediu que gravasse um depoimento em vídeo sobre minha experiência em home office, para apresentação em aula sobre o tema.

Como graduado em Administração, claro que simpatizei com o interesse dela em trazer para a sala de aula do curso uma experiência prática sobre a matéria que está em estudo, e que muito me interessa.

Mas não deu de gravar o vídeo, então resolvi preparar a apresentação acima (também disponível em slides e PDF) para ela levar para a aula, e escrever este artigo-testemunho que ela também poderá levar à faculdade, e que poderá eventualmente ter informações interessantes para os demais leitores. E como a aula será no dia 27, estou adiantando a publicação do post, para que não perca o objeto!

Vantagens e desvantagens

Na minha experiência pessoal, as maiores vantagens de trabalhar em home office são ter mais controle sobre o fluxo e as fontes de interrupções no trabalho, e a possibilidade de dispor o espaço de trabalho da forma como melhor se adaptar à minha produtividade pessoal, sem as restrições que ocorrem no ambiente corporativo.

Mas também incluo na minha lista pessoal:

• a independência de horários,
• a economia de tempo e custo de transporte,
• a redução do investimento necessário na montagem do seu ambiente de trabalho, e
• uma série de vantagens relacionadas à qualidade de vida.

Mas também pode haver obstáculos e desvantagens. Por exemplo (e felizmente não é meu caso), quando se trata de teletrabalho - ou seja, um funcionário cujo local de trabalho não é o escritório da empresa - um estudo recente publicado pela Network World mostra que hoje pode haver impacto no avanço da carreira, pois as melhores vagas tendem a ser dadas às pessoas que atuam presencialmente.

No caso dos profissionais liberais, independentes ou autônomos, isto pode não ser um problema, mas mesmo eles precisam lidar com as situações práticas, de separar o que é ambiente (e horário) de trabalho e o que é de convívio familiar, manter-se motivado para trabalhar mesmo sem o acompanhamento próximo de um chefe e colegas, e também o outro lado da moeda, que é saber a hora de parar e "encerrar o expediente".

Para completar, há o desafio de ser percebido como um profissional produtivo, sem o preconceito que pode ser despertado por uma pessoa que, essencialmente, fica o dia inteiro em casa.

O que eu faço no meu home office

No meu caso pessoal, a ideia de montar um escritório em casa surgiu da constatação de que eu já estava trabalhando em casa há um bom tempo, mas não havia me dado conta de que poderia ser bem mais eficiente se me organizasse para isso.

Não dá para contar isso sem um histórico, portanto explico: embora eu tenha e mantenha uma carreira no estilo "tradicional", com expediente diário e vínculo empregatício sólido (atuo como Administrador, na área de Planejamento Estratégico), desde 1996 tenho como atividade paralela a criação de conteúdo para a web - nesse ano criei e desde então mantenho o site BR-Linux, que os entusiastas de código aberto entre vocês provavelmente já visitaram.

Embora sempre tenha sido uma atividade que exerço por prazer, na virada do século este hobby acabou se tornando lucrativo, graças às receitas de publicidade e ao interesse de várias empresas de anunciar em veículos que se dirigissem ao público "tech" - incluindo meu blog ;-)

Claro que com isso a carga de trabalho aumentou, não apenas pelo interesse de escrever conteúdo em maior volume, mas também porque gerenciar uma atividade lucrativa dá trabalho: é preciso haver cadastro de clientes, contato com parceiros, controle de fluxo de caixa, os diversos documentos fiscais, etc.

Quando eu percebi, estava cada vez mais "atolado" nas minhas atividades relacionadas ao blog e, o que é pior, gastava bem mais tempo nas atividades de suporte do que nas operacionais - ou seja: o tempo que gastava procurando onde estava o telefone daquele cliente de publicidade que sumiu era um tempo que eu não podia dedicar ao meu "negócio", que era escrever e interagir com os leitores.

Minha mesa de trabalho em setembro de 2010

Eis que surgiu na minha vida o home office (e o interesse em produtividade pessoal) como solução, e em 2005 isso acabou virando o tema de mais um blog - o Efetividade, no qual falo justamente sobre os aspectos que me permitiram essa virada - e cuja aplicação me permitiu fazer com que sobre tempo, ao invés de faltar ;-)

E esse tempo de sobra, além de ser bem empregado na minha própria qualidade de vida, me permitiu um grande ganho de produtividade em relação à situação anterior, pois agora, além de manter minha atividade profissional anterior, de manter os 2 blogs já mencionados, e de continuar a realizar as atividades de apoio administrativo a tudo isso, eu ainda escrevo para uma revista impressa e 2 outros sites - nada mal para quem não conseguia tempo para manter um blog, hein?

E o mais interessante: desde 2008, comparando mês a mês os rendimentos líquidos, a minha atividade no home office frequentemente se equipara, ou mesmo supera, os proventos recebidos do meu emprego formal. Mas eu gosto de ambas as atividades, então não penso em largar uma para me dedicar exclusivamente à outra (inclusive porque elas se complementam positivamente, e não encontro dificuldade em separá-las).

Por que optei por um home office

Existem muitas razões possíveis para essa escolha, desde escapar do tempo perdido nos deslocamentos diários entre casa e escritório, até a impossibilidade de arcar imediatamente com o investimento para abrir um escritório fora de casa, passando por uma série de outras situações já suficientemente apresentadas e discutidas: fugir do patrão, passar mais tempo próximo à família, e tantas outras.

Meu home office em setembro de 2010

O meu caso não é típico: montei meu home office para desenvolver uma atividade extra, em paralelo (sem concorrência, claro) ao meu emprego formal. O ganho desejado, quando iniciei, estava entre o conceito da produtividade e o da eficiência, com várias pitadas de O&M: eu queria ter uma estrutura para reduzir o esforço das atividades produtivas e especialmente das atividades de apoio.

Para mim isso se traduziu, em 2005, em um cantinho da sala do apartamento convertido em escritório, com uma escrivaninha ampla, gaveteiro e um armário simples. Neles instalei o que até hoje se constitui no "quadrado mágico" dos meus escritórios subsequentes:

• meios de produção: basicamente o computador e seus acessórios
• comunicações: telefone com secretária eletrônica, exclusivo para as atividades profissionais
• registros: um arquivo de pastas suspensas que equivale ao meu departamento de pessoal, contabilidade, financeiro e jurídico - só falta ele aprender a fazer análises e me dar as respostas prontas, porque as informações já estão todas lá ;-)
• referências e material de apoio: minha atividade é escrever sobre assuntos tecnológicos, então tenho grande quantidade de livros, periódicos, equipamentos e outros recursos que me permitem o essencial: ter assuntos e transformá-los em material inédito e de qualidade.

Desde então muita coisa mudou, inclusive meu endereço - fiz 2 mudanças desde o primeiro home office que montei, e em cada uma delas aproveitei para melhorá-lo. Em 2007 ele ganhou um cômodo só para ele, e em 2009 foi remodelado para deixar os materiais de referência mais à mão.

A partir de 2009 também passei a morar longe do centro de Florianópolis, e aí as atividades no home office também passaram a significar grande economia de deslocamentos, e anseio pelo dia em que meu emprego formal também possa aderir aos benefícios do trabalho a partir de casa!

As armadilhas do home office

Quem trabalha na rotina usual dos deslocamentos diários e convivência difícil com equipe e chefia tende a imaginar que a rotina em home office é a solução completa que resolve todos estes problemas sem criar outros, mas não é verdade: trabalhar em home office (especialmente se esta for a sua única atividade profissional) também tem suas dificuldades, incluindo as que destaco:

• Separar trabalho e vida pessoal: quando há motivação, quem trabalha em home office pode sofrer muito mais com a síndrome do trabalho excessivo, com horas extras absurdas, abrindo mão do convívio familiar, do lazer, trabalhando nos finais de semana e entrando pela noite todos os dias. É necessário se policiar para não ser um chefe tirano de si mesmo. O ideal é ter um horário definido (com flexibilidade) para a atividade profissional, procurar respeitá-lo, e comunicá-lo tanto aos parceiros de negócios quanto aos familiares.
   

• Fazer com que os outros separem seu trabalho e sua vida pessoal: familiares e pessoas próximas podem ter dificuldade em entender que, embora você esteja em casa, você está trabalhando. Por mais que a presença deles seja bem-vinda, pode haver o momento em que ela se converte em um obstáculo ao seu foco - o desafio se renova sempre que o profissional do home office ouve dizer "ah, ele nem trabalha, só fica em casa o dia inteiro" ;-) Aqui em casa há bastante compreensão quanto a isso, mas nem todo mundo encontra as mesmas condições favoráveis.
   

• Receber parceiros e clientes: fazer uma reunião com fornecedores ou clientes acaba se tornando uma prova de fogo - por mais profissional que você seja, nem todos os lares estão aptos a receber uma reunião de trabalho sem dar a impressão oposta. A solução padrão é realizar as reuniões e contatos fora do home office. No meu caso a maioria dos clientes e parceiros estão bem distantes geograficamente, então a solução acaba sendo o contato virtual, e funciona bem - mas é necessário ter os clientes certos para isso acontecer ;-)
   

• Crianças: não é meu caso, mas a literatura está repleta de relatos sobre como é complicado trabalhar em home office quando há crianças na casa, pois naturalmente Elas querem estar presentes, querem contato e merecem nossa atenção – precisam ser levadas em conta, portanto – não só quanto ao impacto da sua presença sobre a produtividade, mas também quanto aos horários (da escola e demais atividades) e ao cuidado e atenção que elas precisam ter. convivência da família com o home office costuma ser um grande desafio.
   

• Iscas: é difícil manter a produtividade quando estamos cercados de iscas que atraem outras pessoas da casa para o ambiente do home office. Se a melhor TV da casa, um sofá confortável, um videogame, o computador que funciona melhor, a impressora na qual não falta tinta, e o melhor suprimento de material de escritório da casa estiverem reunidos no home office, é natural que este ambiente seja visto pelos demais como uma central de entretimento misturada com um almoxarifado gratuito, lan house 24h e bureau de impressão - em outras palavras, vale a pena procurar quais são as iscas que atraem outras pessoas ao seu ambiente no horário de trabalho, e colocá-las em outros locais da casa! Afinal, Home office não é home entertainment center...

A configuração básica

Um princípio básico do projeto de ambientes funcionais é que a forma deve seguir a função. No caso dos ambientes de escritório (incluindo home offices), uma boa regra básica para procurar seguir é organizar como uma cabine de avião, com os itens mais usados e mais importantes sempre próximos ao seu campo de visão, espalhando os demais radialmente, de forma a estarem sempre ao seu alcance sem precisar de maiores deslocamentos.

No meu caso, os itens essenciais de configuração são:

• Escrivaninha em L - permite ter um lado dedicado ao computador, e mais um tampo confortavelmente disponível para material de apoio, leitura ou mesmo escrita. E a minha é auto-organizante ;-)
   

• Arquivo de pastas suspensas - a quantidade de papeis que precisam ser arquivados e mantidos organizados pode variar, mas um arquivo de pastas suspensas é uma solução que serve para grande parte dos casos. Eu dependo do meu arquivo de pastas suspensas para me manter em dia (claro que também dou atenção à organização dos arquivos no computador).
   

• Gavetas para materiais de apoio - cabos, baterias, folhas em branco, canetas, CDs, periféricos diversos - se tudo o que eu uso no meu dia-a-dia ficar exposto ou não tiver um lugar certo, se transformará em fonte de distração, e também de perda de tempo quando for preciso procurar.
   

• Multifuncional - o fax já saiu de circulação, mas o scanner, impressora e copiadora da minha multifuncional continuam em uso diário, e resolvem boa parte das minhas necessidades de comunicação que não podem ser completadas on-line.
   

• Computador com mais de um monitor - para mim trabalhar com múltiplos monitores dá muito certo, mas para você pode ser desnecessário. Eu ganho muita produtividade podendo deixar 2 documentos maximizados simultaneamente - em um monitor, fica o que estou trabalhando, e no outro ficam os que estiverem sendo usados como referência. Recentemente agreguei um terceiro, de 7 polegadas, que permite deixar o comunicador instantâneo (quando ativado, claro) sempre visível, sem precisar alternar com o documento de trabalho, o que só faz sentido para quem usa este recurso como ferramenta de trabalho, claro. No meu caso, sempre que possível substituo telefonemas de trabalho por IMs.
   

• Telefone exclusivo, com secretária eletrônica e viva-voz - a realidade de um home office é que você terá que atender ligações enquanto olha para a tela do computador, e aí podem faltar mãos - a não ser que você use um headset ou o viva-voz, que é a minha alternativa preferida. A secretária eletrônica, com uma mensagem informando claramente seu horário de atendimento e facilitando a gravação de recados, é a solução para as suas ausências e para ajudar a separar a vida profissional da vida pessoal - quando acaba seu expediente, ela continua a atender e pegar recados, e a linha exclusiva permite que isso não se misture com as comunicações da família.
   

• Fone de ouvido com redução de ruídos externos - Assim não é necessário fazer ginásticas de concentração enquanto a diarista passa aspirador ou o vizinho pratica violino.
   

• Estante com materiais de referência - Periódicos, dicionários, livros técnicos, pastas diversas, etc. - ou estão à mão, ou você não os usará sempre que precisar deles, e vai acabar sem saber se o certo é escrever ascensão ou ascenção ;-)

Será que vai dar certo para você?

Espero que sim! Home office é racional, eficiente e até ecológico. Imagine quantos recursos são literalmente queimados todos os dias enquanto trabalhadores cujas atividades poderiam ser desempenhadas remotamente se deslocam para seus escritórios? E quanto eles poderiam produzir a mais se usassem a seu favor esse tempo e os recursos associados?

No meu caso o salto foi mais simples do que a maioria: não precisei deixar a minha atividade externa para adotar o home office, e acumulei os 2 (e continuo me deslocando todos os dias, portanto - mas tento ser produtivo no trânsito, no limite do possível). Mas o ganho de produtividade foi muito grande, e mais do que compensou o investimento, desde o primeiro ano.

E a palavra investimento vem a calhar no contexto: se o seu home office for para realizar uma atividade profissional, é preciso planejá-lo de acordo - afinal, o retorno que ele vai gerar precisa ser superior ao que você vai gastar (em dinheiro, esforço e desgaste) com ele.

Nada de se contentar com um cantinho! É importante pensar grande na hora de planejar o home office, mas pode ser necessário começar pequeno - mesmo que seja no cantinho. Não necessariamente você vai iniciar com a área, a mobília, iluminação, ergonomia, conforto, organização e comunicações que seriam desejáveis. Mas conforme o home office for dando o retorno desejado, reinvista nele uma parte do lucro, até ter as condições de trabalho planejadas.

Portanto, depois das primeiras semanas saboreando o fim dos deslocamentos constantes, da ditadura dos trajes de trabalho e a enorme flexibilidade de horário, vai acabar caindo a ficha de que trabalho é trabalho, e o conforto de fazê-lo a partir de casa é contrabalançado por uma série de novos desafios.

Eu venho vencendo esses desafios há alguns anos, e assim posso testemunhar que é possível. Quando você conseguir, não esqueça de reinvestir parte dos ganhos em melhores condições de trabalho, mas também em qualidade de vida, afinal não vivemos para ser eficientes - a ideia é ser mais eficiente para viver melhor!

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Dando continuidade à nossa série de artigos sobre as ferramentas de produtividade pessoal preferidas dos leitores do Efetividade.net, na semana passada perguntei a vocês quais as ferramentas que vocês usam para gerenciar suas finanças pessoais.

Finanças pessoais e orçamento doméstico são assuntos sérios e já apareceram aqui no Efetividade muitas outras vezes, incluindo temas como:

• controle do fluxo de caixa pessoal,
• planejamento para as despesas de fim de ano,
• criação de um fundo de reserva pessoal,
• orçamento doméstico,
• preparação para a declaração do Imposto de Renda,

e até uma abordagem rápida sobre como ganhar dinheiro, que naturalmente envolve controlar as finanças pessoais.

Dessa vez o conteúdo ficou por conta dos leitores, e as respostas superaram minhas expectativas: foram mais de 80, e permitiram ter uma boa visão sobre a variedade de alternativas neste campo: foram serviços on-line, softwares para Mac, Linux e Windows, aplicativos para plataformas móveis, planilhas e até papel e caneta!

A consulta da terceira rodada já está no ar (responda lá: "Com que ferramentas você gerencia suas anotações e referências?"), o resultado da primeira, sobre gerenciamento de pendências e To-Dos, já está no ar, e agora chegou o momento de relatar o resultado da segunda.

Sem mais delongas, portanto, vamos à síntese das respostas dos leitores!

A ferramenta preferida dos leitores: planilha personalizada

Embora vários leitores tenham mencionado planilhas pré-configuradas disponíveis em variados sites, de longe a ferramenta mais mencionada foi a planilha personalizada, especialmente as implementadas em 3 aplicativos específicos: Excel, BrOffice e Google Docs (mas outros aplicativos, como o GNUmeric, também foram citados).

Saber criar e manter uma planilha completa é um diferencial importante no inventário de conhecimentos de quem lida com números, e não há dúvida de que os possuidores de tal conhecimento conseguem ir bem além - ao menos no quesito personalização - do que as opções disponíveis na maioria dos aplicativos disponibilizados para este fim, embora vários deles ofereçam recursos avançados que vão bem além do que se pode implementar com facilidade em uma planilha comum.

No final das contas, quando a questão ultrapassa o aspecto das preferências e habilidades individuais, acaba sendo uma questão de escolha entre flexibilidade e comodidade, geralmente sem perdedores ;-)

Bons tempos...

Sou usuário de planilhas eletrônicas desde o final da década de 1980 (incluindo versões de 8 bits do Lotus 1-2-3, além de uma planilha que a Itautec vendia junto com seus PCs XT e até uma inacreditável planilha interativa para terminais 3270 de mainframes IBM), e assim não posso deixar de simpatizar com esta escolha do maior grupo entre os leitores participantes.

O Tiago Pasqualotto explica a razão de preferir controlar suas finanças com uma planilha:

Procurei durante algum tempo algum aplicativo que atendesse as minhas necessidades, mas sempre ficou faltando alguma coisa ou sobrando coisas demais. Então optei por criar uma planilha no google docs, que compartilho com minha esposa e podemos acessar de qualquer lugar.

A planilha é divida em 13 abas, 12 delas para cada mês do ano e a última para as previsões de gastos mensais. As planilhas mensais são divididas em 3 grandes colunas, uma de entradas (quando, o que e quanto), outra de saidas (quando, o que e quanto) e a última com o saldo do mês (entradas – saidas).
A planilha de previsões é dividida em 12 colunas, uma para cada mês do ano, em que preencho as previsões de gastos fixos (luz, telefone, faculdade, etc.), as compras parceladas feitas, gastos anuais (impostos do carro por exemplo), etc.

Essa foi a maneira mais fácil que encontrei de controlar onde gasto meu dinheiro, e também de visualizar o quanto está comprometido nos meses seguintes para planejar investimentos ou outros gastos.

O netmask também detalha a estrutura da sua planilha, implementada no OpenOffice, e comenta: "Simples, prático, e funciona. Mantenho como um arquivo no meu desktop de casa, e faço as anotações dia sim dia não, averiguando os saldos das contas nos fins de semana."

Tivemos também várias indicações de planilhas pré-estruturadas, incluindo, entre outras: a Jackeline Tavares que indica a Planilha de Orçamento Pessoal do Projeto Educar Bovespa, a Lorena Sério de Quadros que indica um modelo da Auriumsoft, o Jeferson Gevigier que disponibilizou sua própria planilha e o Marcello Meira que indica um modelo do BrOffice.

Outra solução interessante, no sentido geek da expressão, é a do Ricardo Pieralisi, que montou uma planilha do Excel com uma macro em VBA que atualiza os dados automaticamente, no momento da abertura do arquivo. a partir do registro de transações que ele armazena no Google Docs.

Ferramentas em destaque

Além das planilhas personalizadas, outras ferramentas foram mencionadas com frequência diferenciada que justifica seu tratamento em destaque. São elas:

MinhasEconomias

O MinhasEconomias é um site brasileiro que oferece o serviço de controle financeiro on-line e pode ser acessado por qualquer navegador - no seu computador ou smartphone.

Ver detalhes sobre o Minhas Economias no BaixaTudo

A Diana Arnos explica a razão de preferir esta alternativa: "Ultimamente tenho usado o Minhas Economias. É um site brasileiro e fácil de usar. Você inclui várias contas, tem suporte a transações que se repetem (ótimo pra compras parceladas), gráficos, e uma área pra fazer seu orçamento planejado. Também dá pra importar arquivos de extratos direto dos sites de banco. Fácil de mexer, muitas funcionalidades, permite planejar seu orçamento, é de graça. Requisitos para seu uso: basta ter um browser, seja no pc, seja no smartphone."

O Rafael Esteves Costa complementou com algumas informações interessantes, inclusive a possibilidade de criar categorias em até 3 níveis, a riqueza dos relatórios (incluindo gráficos) e a facilidade de gerar lembretes por e-mail.
 

Buxfer

O Buxfer também é um site com serviço de gerenciamento de finanças pessoais, mas sua origem não é brasileira e, segundo dizem, a tradução para nosso idioma ainda é deficiente, e o aplicativo está sem atualizações há vários meses. Mesmo assim ele é o preferido de vários dos leitores, o que serve como indicativo de que presta bons serviços.

Quem descreve é o Henrique: "É totalmente web, podendo ser acessado por iPhone, BlackBerry e qualquer celular. Também pode ser atualizado via twitter. Aceita importação de diversos arquivos de extrato. Tem relatórios complexos com gráficos e envio de alertas por e-mail. É possível cadastrar empréstimos e, associando a algum e-mail, o outro lado da transação recebe a mesma descrição de forma invertida. Além de um aviso por e-mail do lançamento e do respectivo pagamento, quando for efetuado. É possível cadastrar parcelamentos, realizar orçamentos, anexar arquivos às transações e deixá-las pendentes de pagamento."

O Bruno Viana complementa: "Ferramenta web bem fácil de usar e que fornece vários relatorios interessantes. Um deles lhe permite planejar gastos sobre determinada tag (lazer, por exemplo) e ficar acompanhando dia-a-dia como você está evoluindo. Assim você consegue saber quanto ainda pode gastar até o fim do mês. Também tem acesso via mobile, plugin do firefox e importa dados em formatos csv."
 

MoneyLog

No meio do caminho entre as ferramentas on-line mencionadas acima e os aplicativos locais mencionados abaixo encontramos o MoneyLog, criativa invenção do brasileiro Aurélio Marinho Jargas que funciona como um arquivo que pode ser editado de forma bastante simples em um editor de textos comum na hora de incluir as transações, mas se transforma em um sistema de gerenciamento de finanças pessoais no momento em que é aberto em um navegador - aí você pode levá-lo em um pendrive, sincronizá-lo via Dropbox e similares, ou mesmo mantê-lo em seu computador pessoal e operá-lo até mesmo quando estiver offline.

O Fernando Luizão explica sua preferência: "Muita gente gosta de ferramentas mais “parrudas”, eu prefiro ferramentas minimalistas, e nisso o Moneylog se sai muito bem, tem só o que é essencial para controlar meus gastos =). Ele é basicamente uma página HTML que exibe os dados gravados em um arquivo texto, em um formato bem simples. É bem simples de usar, e suporta “tags”, permitindo agrupar os gastos. Tem várias opções para filtragem, e permite até busca por expressões regulares. Um exemplo do Moneylog em funcionamento pode ser visto em seu site".

O Davi complementa: "Fácil de usar, no site tem um conversor de extratos da maioria dos bancos, suporta múltiplos arquivos, permitindo o gerenciamento de várias pessoas ou várias contas isoladamente, suporta tags, tem várias opções de filtro e permite busca por expressões regulares."

Alguns leitores também relataram preferir o MyMoneyLog, versão derivada criada pelo Ricardo Nishimura e com alguns recursos adicionais, mas mesma sistemática de uso.
 

GnuCash

Vários dos usuários que recomendam este software multiplataforma (tem versões para Linux, Windows, Mac e outros sistemas) alertam que ele assusta no primeiro momento, por usar um conceito de contabilidade (partidas dobradas) para os seus registros.

Ver detalhes sobre GnuCash no BaixaTudo

Mesmo assim o GnuCash foi o aplicativo mais mencionado na consulta, então a complexidade inicial deve valer a pena ;-) E quem explica o apelo dele é o Fernando Garrido: "O recurso do GnuCash de manter o histórico de transações é insuperável. Além disso, gerenciar mais de uma conta bancária, o dinheiro em caixa (vulgo “carteira”) e contas poupança, além de carteiras de ações, fica muito mais fácil com o GnuCash mesmo. Só é necessária muita disciplina para não esquecer de lançar cada movimentação (inclusive os centavos) nas contas apropriadas. Além disso, por ser multiplataforma, eu abro o banco de dados do programa direto do pen-drive que sempre carrego comigo e assim posso utilizá-lo quando estou no Ubuntu (desktop de casa), no Windows (dual-boot do desktop caseiro) e no notebook do trabalho, onde mantenho uma versão portable do software. Não tem como deixar de registrar as movimentações desse jeito…"

O Ronan complementa: "As vantagens percebidas no GnuCash: permite trabalhar com níveis de detalhamento diferentes (maior ou menor), o que facilita o aprendizado e utilização inicial e ao mesmo tempo motiva o usuário a utilizar, gradualmente, recursos mais complexos (impostos, investimentos, empréstimos, etc.). Um recurso bastante interessante é a reconciliação, permitindo verificar possíveis discrepâncias entre os valores lançados e o extrato da conta corrente, por exemplo."
 

Quicken

O Quicken tem versões para Windows e Mac e é um tradicional gerenciador de finanças pessoais, voltado primariamente para as condições dos usuários norte-americanos, mas cujo núcleo de funcionalidades pode ser aplicado em outros países - e é o escolhido por vários de nossos leitores.

O Diniz Domingues, que relata registrar suas transações financeiras há cerca de 15 anos, é fã do Quicken e explica as razões: "Há uns três anos utilizo o Quicken que realmente supriu “quase” todas as necessidades do meu gerenciamento financeiro. As principais vantagens que percebi foram: • Encontrei todos os “tipos” de contas que precisava, desde as contas correntes, dinheiro, cartão de crédito, etc, até contas mais complexas como investimentos, investimentos em ações, contas de ativos fixos…; • Calendário com agendamento de despesas e receitas futuras de fácil visualização; • Editor de preço de ações; • Posso utilizar mais de uma moeda nos registros; • Tem todos os relatórios que preciso; • Trabalha com categorias e subcategorias de despesas/receitas além de grupos por tipos de despesas/receitas; • Cola relatórios para o Excel."

Menções honrosas

Houve ainda uma série de ferramentas que não foram mencionadas por tantas pessoas, mas tiveram alguma característica que me chamou especialmente a atenção. Claro que não dá de incluir todas aqui, mas após algum trabalho de priorização fechei uma lista de 12 nomes:

• Organizze - Conta o Vando Nascimento: "Trata-se de um serviço web, gratuito e desenvolvido no Brasil. Eu uso 3 sistemas operacionais diferentes, cada um para determinada necessidade. Por isso, tenho valorizado muito ferramentas web que me dão liberdade para acessar de qualquer lugar. Com o Organizze eu consigo atender praticamente todas as minhas necessidades. Existem softwares mais completos, mas basicamente eu consigo fazer meus lançamentos, dividir por categorias, e no fim do mês gerar relatórios para meus arquivamento."
   

• Moneytrackin - Segundo o Reinaldo, "Essa ferramenta é extremamente completa e fácil para lidar com finanças e pode ser acessada de qualquer dispositivo (pc, celular, notebook, etc) com acesso à web. Algumas das muitas funcionalidades: Painel com gráficos, identificação (tag) em cada transação, nuvem e comparação de tags, importação/exportação de finanças, anexar arquivo em transação, transferências, limites mensais, transações periódicas."
   

  

• iCompta - De acordo com o Alexandre Araujo, "Ele permite importar o extrato do banco, manter “contas” para cada cartao de credito e até o vale refeição eu consigo manter nele. A interface é bem amigavel, tanto no Mac, quanto no iPhone. Ele tem uma versão gratuita e uma paga. A diferença entre os dois está nas opções de organização. Após um tempo de uso, eu optei pela versão paga e não me arrependi."
   

• Gerenciador financeiro do site do Banco do Brasil - Descreve o Sergio: "Há uns dois anos estou usando o gerenciador disponibilizado aos correntistas do Banco do Brasil. É facilmente personalizável, e não escapa nada de sua conta bancária sem registro adequado. Também permite acompanhamento de cartões de crédito, além de dinheiro em carteira bem como contas em outros bancos (nos últimos dois casos, é necessários acrescentar os dados manualmente; dados da conta no BB e Cartões do BB são atualizados automaticamente, sendo necessária somente a categorização). Só acho ruim não poder acessar esta ferramenta em Smartphones – nem no iPhone, que tem um aplicativo do BB."
   

  

• HomeBank - mencionado pelo Paulo Vital, que explica: "Em 2008 conheci o HomeBank, um software livre onde posso controlar todos os meus gastos de diversas contas diferentes. O HomeBank teve seu desenvolvimento iniciado em 1995 para computadores Amiga, e hoje com 15 anos de estrada está disponível em mais de 50 línguas e possui versões para GNU/Linux, FreeBSD, Microsoft Windows, MacOSX, e dispositivos Nokia N* baseados no Maemo. O que me atraiu mais no HomeBank foi a possibilidade de controlar mais de uma conta (por exemplo no meu caso tinha CC no Banco do Brasil e Itaú) e conseguir saber o montante total automaticamente, conseguir categorizar cada gasto ou entrada, configurar minhas previsões de gastos para cada categoria, e o melhor de tudo, poder controlar tudo através de relatórios gráficos e/ou tabelas."
   

• Livro-caixa tradicional - Relata o Emerson: "Por mais antigo que pareça com meu ‘caderninho’ tenho um controle lindo. Anoto tudo crédito em azul e débito em vermelho, saldos de conta e anotações são sempre em preto. Fim de mês geralmente dia 10 é que preciso dispensar umas horas extras para fechar o mês anterior e lançar pagamentos já agendados para mês seguinte. É simples e prático, estou satisfeito." Veja também a solução baseada em envelopes do João Gabriel.
   

• Granatum - o Tiago Prudente descreveu longamente, e extraio só um pequeno trecho: "O Granatum é uma ferramenta web gratuita. Possui uma versão do site para dispositivos móveis bastante leve, mas me parece que já estão desenvolvendo aplicativos para android e iphone. A interface é extremamente amigável e possui diversas vantagens que só encontrei em versões pagas de outras ferramentas: (...)"
   
  

• Finance Desktop - Descreve a Cris Almeida: "É um software de gerenciamento financeiro pessoal bem completo! Completo porque ele reúne toda sua vida financeira no mesmo lugar e permite que você faça cadastro, classifique, analise e planeje todo seu dinheiro, contas, aplicações e investimentos – incluindo o IR de ações."
   

• MoneyDance - Indica o Jackson Wendel: "Suporte para OFX, QFX ou arquivos QIF. Se conecta facilmente com centenas de bancos que suportam padrões OFX. Gerencia orçamentos e gastos. Planejamento de contas futuras, com cálculo de juros. Gerencia carteiras de investimentos. Gera relatórios e gráficos. Importa dados do Quicken ou do Money. Tem suporte multi idiomas, e multi locais."
   

• Serius-CF - Descreve o Anivaldo Junior: "Os lançamentos de entrada/saída são muito fáceis de fazer e o software traz pra mim uma série de relatórios e gráficos que me auxiliam na vizualização de onde estão ocorrendo os gastos. Posso divir as despesas e receitas por categorias, fazer lançamentos de parcelamentos, estipular projeções, entre outras."
   

  

• JabpLite - Segundo o Flavio Suárez, "Ele é muito simples e rápido de usar, e é grátis! E roda em qualquer celular que rode java MIDP2 (mesmo os mais modestos). No arquivo zip para download também tem versões para BlackBery, Android e para Desktop. Acho muito prático porque está sempre comigo e posso fazer os lançamentos na hora em que acontecem."
   

• Personal Finances - Descreve o Alexandre: "O Personal Finances é “direto ao ponto”, com ele é muito fácil fazer o que na minha opinião seria o principal: 1) acompanhar quanto vai sobrar a cada mês (ou outro período qualquer) e 2) saber para onde está indo o dinheiro (categorias). O único ponto negativo do software é que a ferramente de busca dele é muito ruim, de resto nada a reclamar."

Além disso tudo, surgiu nos comentários uma recomendação do NovosCFP, que não é uma ferramenta, mas sim um blog brasileiro especializado em ferramentas de controle de finanças pessoais.

Continue participando

Conto com os seus comentários sobre esta síntese para que eu possa melhor produzir as próximas da série!

Claro que não deu (nem faria sentido) para mencionar todas as ferramentas que vocês citaram. Um conjunto de casos em que lamento não dispor de melhores recursos para sintetizar as descrições é o das soluções híbridas: em alguns casos os leitores fizeram descrições primorosas de como combinam uma série de ferramentas para extrais o melhor de cada uma delas.

Mas os comentários do post em que fiz a consulta aos leitores continuam disponíveis como referência adicional, e vocês podem encontrá-las lá.

Já está no ar a consulta sobre a próxima ferramenta de nossa série (responda lá: “Com que ferramentas você gerencia suas anotações e referências?”) , e no mesmo post publiquei (na terça-feira) os leitores sorteados com brindes pela sua participação nas respostas desta etapa sobre finanças pessoais.

Continue participando, porque o resultado está superando completamente as minhas expectativas iniciais, mas agora espero que continue assim ;-)

E veja também: Gerenciamento de tarefas e pendências: as ferramentas preferidas dos leitores do Efetividade

A primavera está aí, e é hora de rever o guarda-roupa, colocando em destaque as roupas da estação quente e tirando de circulação os casacos!

Há muitas técnicas para fazer isso, mas há um detalhe especial que precisa ser destacado: arrumar o guarda-roupas para a nova estação é a grande oportunidade de fazer uma revisão, removendo excessos, roupas que não mais temos usado, e roupas que nunca usaremos.

Portanto, antes de começar, coloque ao lado do móvel 2 caixas: uma para doações e outra para consertos - e assim não recoloque no guarda-roupas o que você não usará mas ainda pode ser aproveitado por outras pessoas, nem o que precisa de algum ajuste, retirada de manchas ou outros procedimentos antes de se tornar usável por você - afinal, se você guardar do jeito que está, que outro momento melhor haverá para fazer essa triagem?

Preparação prévia

Não imagino que você vá terminar de ler este artigo e sair correndo para arrumar seu roupeiro imediatamente, mas que tal marcar na sua agenda este compromisso para algum dia desta semana, dedicando 2 horas a rever todas as prateleiras, cabideiros e gavetas?

Se for impossível reservar 2h consecutivas, use a técnica da galinha temporal para vencer o seu guarda-roupa 20 minutos de cada vez. Funciona muito bem!

E para estar preparado quando a hora chegar, coloque na sua lista de compras da semana alguns cabides extras, e já separe previamente as caixas para as roupas que não retornarão ao guarda-roupas.

Mais importante do que os aspectos práticos de preparação prévia (cabides, caixas, etc.), há também um item de atitude mental que você deve preparar a tempo: estar pronto para colocar para doação os itens que você não usa mais, independente do valor financeiro deles (para o valor sentimental você pode abrir exceções, se necessário).

Não adianta guardar para sempre uma peça cara demais que você não vai usar. Se você comprou mal, ou se ganhou um presente no tamanho errado e não trocou, aproveite para refletir sobre isso, para não repetir o comportamento - mas não se puna guardando para sempre a peça que ocupa espaço e não será usada, pois ela pode ser útil para outra pessoa!

Finalmente, quando o dia chegar, vista-se confortavelmente, com uma roupa que permita provar as peças sobre as quais você tiver dúvida se ainda servem ou não. Aí é só começar a triagem e reposicionamento.

Esvaziamento e triagem

Para melhor aproveitar o espaço, ao menos nos modelos de roupeiros mais comuns, o ideal é esvaziá-lo completamente e depois ir recolocando as peças de acordo com a expectativa de uso na nova estação.

Antes de começar a esvaziar, identifique os locais em que irá montar os estoques intermediários, dando atenção especial às seguintes categorias:

• Peças que não servem bem: Muito grandes, ou muito apertadas. Decida o que quer fazer com elas, mas não as coloque junto com as que servem. Se achar que é cedo para doá-las, coloque-as em uma pilha à parte e guarde-as em separado e de forma compacta, para não ficarem no caminho a cada vez que você for escolher o que quer usar.
   

• Peças que você precisa, mas raramente tem oportunidade de usar: separe-as para depois guardar fora do caminho, em um canto. Se elas estiverem em cabides, tente arranjar algumas capas plásticas (aquelas que as lavanderias usam para proteger peças em cabides) para preservá-las melhor. Aproveite e avalie se não está na hora de mandar lavá-las!
   

• Peças da estação passada: O calor está começando, e está na hora de rever com atenção as peças de inverno. Já separe para doar as que você tem certeza de que não irá usar no inverno seguinte, e avalie quais das que sobraram (especialmente roupas de cama) estão precisando ser lavadas antes de ser guardadas.
   

• Cama, mesa e banho: Você não tem toalhas demais? E lençóis? Se faz muito tempo que não usa alguns deles, pode ser a hora de se livrar deles.

Para as peças puídas, irremediavelmente manchadas, desbotadas, esticadas ou sem esperança de voltar a servir, não há necessidade de separar outros espaços: o lugar delas é mesmo a caixa de doações.

Reinserção organizada

Quando terminar o esvaziamento do guarda-roupa, é hora de recolocar tudo, mas agora repensando o uso do espaço, reaproveitando a área que antes estava ocupada com as peças que não mais voltarão, e colocando nos locais mais acessíveis as peças que você usa com mais frequência.

Comece por elas: coloque primeiro as peças usadas com mais freqüência, preenchendo os melhores espaços, mais visíveis e mais ao seu alcance. Depois use as sobras para armazenar as peças usadas mais raramente, e deixe por último as roupas que não voltarão a ser vistas antes do próximo inverno.

Se você for usuário de cabides e quiser facilitar a nova reorganização, que você fará no próximo outono, use o velho truque dos cabides invertidos: retire todas as peças do cabideiro, e recoloque-as todas com o cabide invertido, com o gancho apontando para o lado que você normalmente não usa. Quando você usar uma peça, ao recolocá-la no cabideiro, use a direção normal do cabide. Ao final do verão, as peças que ainda estiverem com o cabide invertido serão as que você não usou nenhuma vez, e bastará decidir o que fazer com elas: consertar ou doar.

Dando continuidade à nossa série de artigos sobre as ferramentas de produtividade pessoal preferidas dos leitores do Efetividade.net, inicia hoje nossa nova consulta, e a pergunta é simples: Com que ferramentas você gerencia suas anotações e referências?

Mesmo quem tem a felicidade de viver uma rotina com pouco ou nenhum papel continua tendo de armazenar, controlar e consultar uma infinidade de informações pouco estruturadas sobre os assuntos de seu interesse.

No meu caso, lido com páginas da web arquivadas, documentos eletrônicos ou não, links, textos, registros de aulas e reuniões, imagens, citações, anotações variadas e várias outras informações que precisam estar à mão tanto nas atividades produtivas quanto nas de apoio.

David Allen, no seu livro inicial que definiu o método GTD, se refere assim a esse tipo de material:

Eu usualmente recomendo que as pessoas armazenem seus materiais de apoio fora de vista. Se você tem um bom sistema de arquivamento de referências já funcionando e ao seu alcance, você pode descobrir que este será o seu melhor sistema para organizá-los. Mas surgirão ocasiões, entretanto, em que será mais conveniente ter os materiais fora e instantaneamente disponíveis, especialmente quando você estiver trabalhando em um projeto "quente" sobre o qual você precisa consultar referências várias vezes ao longo do dia."

No seu caso, talvez a natureza dos materiais de referência seja diferente da que ocorre comigo, mas é provável que as rotinas de coleta, organização e uso dos mesmos sejam similares.

Como se trata de uma necessidade comum, hoje é a vez de perguntar a vocês, conforme conversamos ao longo da série, quais as ferramentas que você usa para realizar este gerenciamento.

Abaixo tem instruções detalhadas sobre como melhor responder, mas o resumo é o seguinte: queremos saber quais as ferramentas de produtividade (no caso da semana corrente, especificamente as de gerenciamento de anotações e referências) que os leitores do Efetividade preferem, e para isso nada melhor do que perguntar diretamente a vocês, certo?

Os brindes da rodada anterior

Na rodada anterior, sobre ferramentas de finanças pessoais (cujo resultado, na forma de um artigo sobre as ferramentas mais legais, sai nessa quinta-feira), tivemos mais de 80 respostas, e isso me deixou muito satisfeito, a ponto de escolher brindes bem caprichados para sortear entre os participantes. A mesma ideia vale para esta nova rodada que inicia hoje, conforme detalhes mais abaixo.

Mas antes vamos anunciar os ganhadores da rodada anterior, que foram:

• Ricardo Pieralisi: Ganhou um alicate multifuncional da Famastil Taurus, em aço inox, similar aos que vários leitores disseram que levam consigo na nossa série de artigos sobre mochilas, e idêntico ao que eu tenho na escrivaninha e uso quase diariamente.
   

  

• Deborah Leão: Ganhou uma caderneta da Papelaria Cícero, pra reforçar seu ferramental de organização pessoal!

Ambos têm até sexta-feira (24 de setembro) para entrar em contato informando o endereço postal completo no Brasil para onde devo enviar o seu brinde!

Como responder sobre suas ferramentas favoritas

Estamos tentando identificar as ferramentas preferidas de vocês para vários aspectos da produtividade pessoal (no caso dessa semana, especificamente o gerenciamento de anotações e referências), e a ideia é ser inclusivo.

E ser inclusivo, neste contexto, significa que vale aplicativos para Linux, Mac, Windows, web, MSX, CP-500, smartphones diversos, truques mentais, ferramentas em papel, ferramentas de mesa, de parede, etc.

A participação de vocês deve ocorrer ao longo da próxima semana (até terça-feira, 28 de setembro), nos comentários desta notícia, e não há formato definido, mas eu gostaria que, para que a participação fique mais completa, vocês fossem específicos sobre alguns aspectos essenciais, tais como:

• o nome da ferramenta,
• onde pode ser obtida,
• a facilidade de ativação e uso,
• as vantagens percebidas
• se tem custos específicos,
• os requisitos para seu uso (por exemplo, se é para Mac, ou para celulares Blackberry, ou exclusivo para quem tem agendas Filofax).

Dica de formatação: na rodada passada o leitor Roger comentou que estava difícil encontrar as informações na lista de comentários, porque eram muitos. Portanto, sugiro que vocês coloquem títulos em seus comentários, na primeira linha deles, e entre asteriscos - por exemplo: *Eu uso pastas plásticas*, ou *Sou feliz com o Organizer Plus*.

E não precisam exagerar na padronização: usem as informações que melhor se aplicarem. Mesmo se alguém já tiver mencionado a sua ferramenta preferida, você pode acrescentar algo de válido falando sobre o seu caso de uso específico.

Peço, entretanto, que não tornem amplas demais as suas respostas. Se a sua solução é complexa, tente manter o foco na ferramenta central dela, caso contrário fica difícil a posterior compilação das soluções preferidas!

Na semana posterior (ou seja, de 29 de setembro até 6 de outubro) eu publicarei um artigo sintetizando as opções trazidas por vocês, acrescentando meus comentários e falando também sobre as ferramentas que eu uso, e também farei a chamada para as respostas sobre uma nova categoria de ferramentas de produtividade pessoal.

E para estimular a participação... brindes!

Imagino que vocês vão ter interesse em participar espontaneamente, mas para estimular ainda mais, vou colocar dois brindes condicionais:

• O primeiro brinde vai ser sorteado na data da publicação do resultado, entre os participantes completos, mas apenas se o número de participações completas for igual ou superior a 50.
• O segundo vai ser sorteado na data da publicação do resultado, entre os participantes completos, mas (para ter desafio) apenas se o número de participações completas for igual ou superior a 100.

Portanto, não esqueça de avisar aos amigos para que eles também participem, e assim aumente a chance de chegar a haver os sorteios (já que os brindes aqui do Efetividade costumam ser bem interessantes!)

Entenda-se por "participação completa" aquelas em que o autor do comentário tratar especificamente sobre as ferramentas que adota para gerenciamento de anotações e referências, e der detalhamento suficiente sobre as ferramentas que usa (veja acima uma lista das principais características que você não deveria deixar de abordar, quando aplicáveis). Vou ser flexível na hora de avaliar, mas não a ponto de ser leniente com cópias ou participações apressadas demais ;-)

Os brindes serão definidos ao longo do prazo (conforme os requisitos forem sendo alcançados, se forem!) mas pretendo manter a linha adotada nas promoções recentes: gadgets para uso em produtividade pessoal, cadernos e blocos caprichados, e similares.

Importante: comentários participando do diálogo, complementando as particiações dos demais, fazendo perguntas, etc. são muito bem-vindos também, mas não participam do sorteio e nem da contagem. Cada pessoa só participará uma vez do sorteio, mesmo que mencione múltiplas ferramentas. Casos omissos serão decididos soberanamente pela administração do site. Os Termos de Uso do site serão aplicados normalmente aos comentários da promoção.

Agora é com vocês

Estou bem curioso para saber quais as ferramentas de gestão de anotações e referências mais populares em papel, em PCs, na web e nos principais smartphones, e imagino que surgirão algumas bem criativas e inesperadas.

Comentem, detalhem, referenciem, pois agora o conteúdo virá de vocês! E lembrem-se: a pergunta é sobre as ferramentas que vocês realmente usam, e não as que vocês ouviram falar, ok?

por Patricia Wolff, autora convidada para a série "Competências"

“Trazer o sonho para a realidade não é milagre, mas simples ato de vontade para o qual é preciso criar condições” - Rosa E. A. de Bernhoeft

Garantir a competitividade tem sido a palavra de ordem de muitas empresas que estão focando sua atenção nos resultados apresentados pelos colaboradores.

As pessoas bem sucedidas nesta realidade serão aquelas com capacidade de realização, isto é, colocar a energia naquilo que está fazendo, eficiência e velocidade no trabalho.

Preparei 5 dicas que poderão ajudá-lo nesta missão, e elas serão apresentadas a seguir.

1 - Defina seu objetivo de forma simples e específica

Entenda o que de fato é importante para você, por que quer alcançar este objetivo, o que você irá ganhar e perder.

A partir da consciência destes pontos, você conseguirá direcionar melhor a sua energia/atenção para realizar aquilo que precisar ser feito. Além disso, pense também nos obstáculos que possam surgir ao longo do percurso, tanto externos (mercado, pessoas) como internos (pensamentos, emoções, crenças).

2 - Planeje o suficiente e comece a realizar

Uma vez que você estudou seu objetivo, detalhou e avaliou a melhor forma de executá-lo, não fique esperando as condições ideais para implementá-lo.

Inicie sua jornada, e crie as condições necessárias para você obter o êxito. Comece de preferência pelo que for mais fácil, pois desta forma você irá concluir este pequeno passo sem muitas dificuldades e se motivará para seguir em frente.

3 - Concentre-se em seus pontos fortes

Identifique quais são os seus pontos fortes e aplique-os em seu dia a dia.

Esta é a forma mais rápida de obter a excelência. Caso precise de ajuda para identificá-los o livro Descubra seus pontos fortes é uma boa pedida, pois na compra do livro você recebe uma senha para realizar o teste pela internet e descobrir os seus cinco talentos dominantes. Vale a pena.

4 - Coloque um ponto final na procrastinação

Deixou novamente o relatório mensal para fazer no último dia?

Depois de um alto investimento de energia você termina e promete a si mesmo que nunca mais fará isso, pois o estresse não compensa. E no mês seguinte acontece a mesma coisa ... Para você poder colocar um ponto final na procrastinação é preciso que você identifique a razão pela qual você procrastina: está sobrecarregado? sua confiança está abalada? você está entediado? está trabalhando em algo que não gosta? ou está mesmo preguiçoso?

5 - Aja como protagonista

Duas tendências básicas do ser humano: vitima ou protagonista.

Cada uma das duas representa uma lente diferente por meio das quais fornecemos explicações para as coisas que acontecem em nossas vidas. Quanto mais você se responsabilizar por resolver as situações, maior será sua capacidade de reação, e consequentemente, maior será a capacidade de realização.

Concluindo

Lembre-se que se o desafio for maior que a sua capacidade de realizar, você fracassará; se a capacidade de realizar for maior que o desafio, você terá sucesso. Portanto, quanto mais treino, maiores suas chances de fazer sempre o melhor!

Para finalizar gostaria de sugerir uma reflexão.

• Como até 90% de nosso comportamento baseiam-se em hábitos, identifique aqueles que estão atrapalhando sua capacidade de realização.
• Defina novos hábitos que você deseja desenvolver, oposto do anterior.
• Faça uma lista com 3 ações que você decide fazer para transformar o novo hábito em realidade, e com prazo.

E agora é com você! Bom trabalho!