Dando continuidade à nossa série de artigos sobre as ferramentas de produtividade pessoal preferidas dos leitores do Efetividade.net, na semana passada perguntei a vocês quais as ferramentas que vocês usam para gerenciar suas finanças pessoais.

Finanças pessoais e orçamento doméstico são assuntos sérios e já apareceram aqui no Efetividade muitas outras vezes, incluindo temas como:

• controle do fluxo de caixa pessoal,
• planejamento para as despesas de fim de ano,
• criação de um fundo de reserva pessoal,
• orçamento doméstico,
• preparação para a declaração do Imposto de Renda,

e até uma abordagem rápida sobre como ganhar dinheiro, que naturalmente envolve controlar as finanças pessoais.

Dessa vez o conteúdo ficou por conta dos leitores, e as respostas superaram minhas expectativas: foram mais de 80, e permitiram ter uma boa visão sobre a variedade de alternativas neste campo: foram serviços on-line, softwares para Mac, Linux e Windows, aplicativos para plataformas móveis, planilhas e até papel e caneta!

A consulta da terceira rodada já está no ar (responda lá: "Com que ferramentas você gerencia suas anotações e referências?"), o resultado da primeira, sobre gerenciamento de pendências e To-Dos, já está no ar, e agora chegou o momento de relatar o resultado da segunda.

Sem mais delongas, portanto, vamos à síntese das respostas dos leitores!

A ferramenta preferida dos leitores: planilha personalizada

Embora vários leitores tenham mencionado planilhas pré-configuradas disponíveis em variados sites, de longe a ferramenta mais mencionada foi a planilha personalizada, especialmente as implementadas em 3 aplicativos específicos: Excel, BrOffice e Google Docs (mas outros aplicativos, como o GNUmeric, também foram citados).

Saber criar e manter uma planilha completa é um diferencial importante no inventário de conhecimentos de quem lida com números, e não há dúvida de que os possuidores de tal conhecimento conseguem ir bem além - ao menos no quesito personalização - do que as opções disponíveis na maioria dos aplicativos disponibilizados para este fim, embora vários deles ofereçam recursos avançados que vão bem além do que se pode implementar com facilidade em uma planilha comum.

No final das contas, quando a questão ultrapassa o aspecto das preferências e habilidades individuais, acaba sendo uma questão de escolha entre flexibilidade e comodidade, geralmente sem perdedores ;-)

Bons tempos...

Sou usuário de planilhas eletrônicas desde o final da década de 1980 (incluindo versões de 8 bits do Lotus 1-2-3, além de uma planilha que a Itautec vendia junto com seus PCs XT e até uma inacreditável planilha interativa para terminais 3270 de mainframes IBM), e assim não posso deixar de simpatizar com esta escolha do maior grupo entre os leitores participantes.

O Tiago Pasqualotto explica a razão de preferir controlar suas finanças com uma planilha:

Procurei durante algum tempo algum aplicativo que atendesse as minhas necessidades, mas sempre ficou faltando alguma coisa ou sobrando coisas demais. Então optei por criar uma planilha no google docs, que compartilho com minha esposa e podemos acessar de qualquer lugar.

A planilha é divida em 13 abas, 12 delas para cada mês do ano e a última para as previsões de gastos mensais. As planilhas mensais são divididas em 3 grandes colunas, uma de entradas (quando, o que e quanto), outra de saidas (quando, o que e quanto) e a última com o saldo do mês (entradas – saidas).
A planilha de previsões é dividida em 12 colunas, uma para cada mês do ano, em que preencho as previsões de gastos fixos (luz, telefone, faculdade, etc.), as compras parceladas feitas, gastos anuais (impostos do carro por exemplo), etc.

Essa foi a maneira mais fácil que encontrei de controlar onde gasto meu dinheiro, e também de visualizar o quanto está comprometido nos meses seguintes para planejar investimentos ou outros gastos.

O netmask também detalha a estrutura da sua planilha, implementada no OpenOffice, e comenta: "Simples, prático, e funciona. Mantenho como um arquivo no meu desktop de casa, e faço as anotações dia sim dia não, averiguando os saldos das contas nos fins de semana."

Tivemos também várias indicações de planilhas pré-estruturadas, incluindo, entre outras: a Jackeline Tavares que indica a Planilha de Orçamento Pessoal do Projeto Educar Bovespa, a Lorena Sério de Quadros que indica um modelo da Auriumsoft, o Jeferson Gevigier que disponibilizou sua própria planilha e o Marcello Meira que indica um modelo do BrOffice.

Outra solução interessante, no sentido geek da expressão, é a do Ricardo Pieralisi, que montou uma planilha do Excel com uma macro em VBA que atualiza os dados automaticamente, no momento da abertura do arquivo. a partir do registro de transações que ele armazena no Google Docs.

Ferramentas em destaque

Além das planilhas personalizadas, outras ferramentas foram mencionadas com frequência diferenciada que justifica seu tratamento em destaque. São elas:

MinhasEconomias

O MinhasEconomias é um site brasileiro que oferece o serviço de controle financeiro on-line e pode ser acessado por qualquer navegador - no seu computador ou smartphone.

Ver detalhes sobre o Minhas Economias no BaixaTudo

A Diana Arnos explica a razão de preferir esta alternativa: "Ultimamente tenho usado o Minhas Economias. É um site brasileiro e fácil de usar. Você inclui várias contas, tem suporte a transações que se repetem (ótimo pra compras parceladas), gráficos, e uma área pra fazer seu orçamento planejado. Também dá pra importar arquivos de extratos direto dos sites de banco. Fácil de mexer, muitas funcionalidades, permite planejar seu orçamento, é de graça. Requisitos para seu uso: basta ter um browser, seja no pc, seja no smartphone."

O Rafael Esteves Costa complementou com algumas informações interessantes, inclusive a possibilidade de criar categorias em até 3 níveis, a riqueza dos relatórios (incluindo gráficos) e a facilidade de gerar lembretes por e-mail.
 

Buxfer

O Buxfer também é um site com serviço de gerenciamento de finanças pessoais, mas sua origem não é brasileira e, segundo dizem, a tradução para nosso idioma ainda é deficiente, e o aplicativo está sem atualizações há vários meses. Mesmo assim ele é o preferido de vários dos leitores, o que serve como indicativo de que presta bons serviços.

Quem descreve é o Henrique: "É totalmente web, podendo ser acessado por iPhone, BlackBerry e qualquer celular. Também pode ser atualizado via twitter. Aceita importação de diversos arquivos de extrato. Tem relatórios complexos com gráficos e envio de alertas por e-mail. É possível cadastrar empréstimos e, associando a algum e-mail, o outro lado da transação recebe a mesma descrição de forma invertida. Além de um aviso por e-mail do lançamento e do respectivo pagamento, quando for efetuado. É possível cadastrar parcelamentos, realizar orçamentos, anexar arquivos às transações e deixá-las pendentes de pagamento."

O Bruno Viana complementa: "Ferramenta web bem fácil de usar e que fornece vários relatorios interessantes. Um deles lhe permite planejar gastos sobre determinada tag (lazer, por exemplo) e ficar acompanhando dia-a-dia como você está evoluindo. Assim você consegue saber quanto ainda pode gastar até o fim do mês. Também tem acesso via mobile, plugin do firefox e importa dados em formatos csv."
 

MoneyLog

No meio do caminho entre as ferramentas on-line mencionadas acima e os aplicativos locais mencionados abaixo encontramos o MoneyLog, criativa invenção do brasileiro Aurélio Marinho Jargas que funciona como um arquivo que pode ser editado de forma bastante simples em um editor de textos comum na hora de incluir as transações, mas se transforma em um sistema de gerenciamento de finanças pessoais no momento em que é aberto em um navegador - aí você pode levá-lo em um pendrive, sincronizá-lo via Dropbox e similares, ou mesmo mantê-lo em seu computador pessoal e operá-lo até mesmo quando estiver offline.

O Fernando Luizão explica sua preferência: "Muita gente gosta de ferramentas mais “parrudas”, eu prefiro ferramentas minimalistas, e nisso o Moneylog se sai muito bem, tem só o que é essencial para controlar meus gastos =). Ele é basicamente uma página HTML que exibe os dados gravados em um arquivo texto, em um formato bem simples. É bem simples de usar, e suporta “tags”, permitindo agrupar os gastos. Tem várias opções para filtragem, e permite até busca por expressões regulares. Um exemplo do Moneylog em funcionamento pode ser visto em seu site".

O Davi complementa: "Fácil de usar, no site tem um conversor de extratos da maioria dos bancos, suporta múltiplos arquivos, permitindo o gerenciamento de várias pessoas ou várias contas isoladamente, suporta tags, tem várias opções de filtro e permite busca por expressões regulares."

Alguns leitores também relataram preferir o MyMoneyLog, versão derivada criada pelo Ricardo Nishimura e com alguns recursos adicionais, mas mesma sistemática de uso.
 

GnuCash

Vários dos usuários que recomendam este software multiplataforma (tem versões para Linux, Windows, Mac e outros sistemas) alertam que ele assusta no primeiro momento, por usar um conceito de contabilidade (partidas dobradas) para os seus registros.

Ver detalhes sobre GnuCash no BaixaTudo

Mesmo assim o GnuCash foi o aplicativo mais mencionado na consulta, então a complexidade inicial deve valer a pena ;-) E quem explica o apelo dele é o Fernando Garrido: "O recurso do GnuCash de manter o histórico de transações é insuperável. Além disso, gerenciar mais de uma conta bancária, o dinheiro em caixa (vulgo “carteira”) e contas poupança, além de carteiras de ações, fica muito mais fácil com o GnuCash mesmo. Só é necessária muita disciplina para não esquecer de lançar cada movimentação (inclusive os centavos) nas contas apropriadas. Além disso, por ser multiplataforma, eu abro o banco de dados do programa direto do pen-drive que sempre carrego comigo e assim posso utilizá-lo quando estou no Ubuntu (desktop de casa), no Windows (dual-boot do desktop caseiro) e no notebook do trabalho, onde mantenho uma versão portable do software. Não tem como deixar de registrar as movimentações desse jeito…"

O Ronan complementa: "As vantagens percebidas no GnuCash: permite trabalhar com níveis de detalhamento diferentes (maior ou menor), o que facilita o aprendizado e utilização inicial e ao mesmo tempo motiva o usuário a utilizar, gradualmente, recursos mais complexos (impostos, investimentos, empréstimos, etc.). Um recurso bastante interessante é a reconciliação, permitindo verificar possíveis discrepâncias entre os valores lançados e o extrato da conta corrente, por exemplo."
 

Quicken

O Quicken tem versões para Windows e Mac e é um tradicional gerenciador de finanças pessoais, voltado primariamente para as condições dos usuários norte-americanos, mas cujo núcleo de funcionalidades pode ser aplicado em outros países - e é o escolhido por vários de nossos leitores.

O Diniz Domingues, que relata registrar suas transações financeiras há cerca de 15 anos, é fã do Quicken e explica as razões: "Há uns três anos utilizo o Quicken que realmente supriu “quase” todas as necessidades do meu gerenciamento financeiro. As principais vantagens que percebi foram: • Encontrei todos os “tipos” de contas que precisava, desde as contas correntes, dinheiro, cartão de crédito, etc, até contas mais complexas como investimentos, investimentos em ações, contas de ativos fixos…; • Calendário com agendamento de despesas e receitas futuras de fácil visualização; • Editor de preço de ações; • Posso utilizar mais de uma moeda nos registros; • Tem todos os relatórios que preciso; • Trabalha com categorias e subcategorias de despesas/receitas além de grupos por tipos de despesas/receitas; • Cola relatórios para o Excel."

Menções honrosas

Houve ainda uma série de ferramentas que não foram mencionadas por tantas pessoas, mas tiveram alguma característica que me chamou especialmente a atenção. Claro que não dá de incluir todas aqui, mas após algum trabalho de priorização fechei uma lista de 12 nomes:

• Organizze - Conta o Vando Nascimento: "Trata-se de um serviço web, gratuito e desenvolvido no Brasil. Eu uso 3 sistemas operacionais diferentes, cada um para determinada necessidade. Por isso, tenho valorizado muito ferramentas web que me dão liberdade para acessar de qualquer lugar. Com o Organizze eu consigo atender praticamente todas as minhas necessidades. Existem softwares mais completos, mas basicamente eu consigo fazer meus lançamentos, dividir por categorias, e no fim do mês gerar relatórios para meus arquivamento."
   

• Moneytrackin - Segundo o Reinaldo, "Essa ferramenta é extremamente completa e fácil para lidar com finanças e pode ser acessada de qualquer dispositivo (pc, celular, notebook, etc) com acesso à web. Algumas das muitas funcionalidades: Painel com gráficos, identificação (tag) em cada transação, nuvem e comparação de tags, importação/exportação de finanças, anexar arquivo em transação, transferências, limites mensais, transações periódicas."
   

  

• iCompta - De acordo com o Alexandre Araujo, "Ele permite importar o extrato do banco, manter “contas” para cada cartao de credito e até o vale refeição eu consigo manter nele. A interface é bem amigavel, tanto no Mac, quanto no iPhone. Ele tem uma versão gratuita e uma paga. A diferença entre os dois está nas opções de organização. Após um tempo de uso, eu optei pela versão paga e não me arrependi."
   

• Gerenciador financeiro do site do Banco do Brasil - Descreve o Sergio: "Há uns dois anos estou usando o gerenciador disponibilizado aos correntistas do Banco do Brasil. É facilmente personalizável, e não escapa nada de sua conta bancária sem registro adequado. Também permite acompanhamento de cartões de crédito, além de dinheiro em carteira bem como contas em outros bancos (nos últimos dois casos, é necessários acrescentar os dados manualmente; dados da conta no BB e Cartões do BB são atualizados automaticamente, sendo necessária somente a categorização). Só acho ruim não poder acessar esta ferramenta em Smartphones – nem no iPhone, que tem um aplicativo do BB."
   

  

• HomeBank - mencionado pelo Paulo Vital, que explica: "Em 2008 conheci o HomeBank, um software livre onde posso controlar todos os meus gastos de diversas contas diferentes. O HomeBank teve seu desenvolvimento iniciado em 1995 para computadores Amiga, e hoje com 15 anos de estrada está disponível em mais de 50 línguas e possui versões para GNU/Linux, FreeBSD, Microsoft Windows, MacOSX, e dispositivos Nokia N* baseados no Maemo. O que me atraiu mais no HomeBank foi a possibilidade de controlar mais de uma conta (por exemplo no meu caso tinha CC no Banco do Brasil e Itaú) e conseguir saber o montante total automaticamente, conseguir categorizar cada gasto ou entrada, configurar minhas previsões de gastos para cada categoria, e o melhor de tudo, poder controlar tudo através de relatórios gráficos e/ou tabelas."
   

• Livro-caixa tradicional - Relata o Emerson: "Por mais antigo que pareça com meu ‘caderninho’ tenho um controle lindo. Anoto tudo crédito em azul e débito em vermelho, saldos de conta e anotações são sempre em preto. Fim de mês geralmente dia 10 é que preciso dispensar umas horas extras para fechar o mês anterior e lançar pagamentos já agendados para mês seguinte. É simples e prático, estou satisfeito." Veja também a solução baseada em envelopes do João Gabriel.
   

• Granatum - o Tiago Prudente descreveu longamente, e extraio só um pequeno trecho: "O Granatum é uma ferramenta web gratuita. Possui uma versão do site para dispositivos móveis bastante leve, mas me parece que já estão desenvolvendo aplicativos para android e iphone. A interface é extremamente amigável e possui diversas vantagens que só encontrei em versões pagas de outras ferramentas: (...)"
   
  

• Finance Desktop - Descreve a Cris Almeida: "É um software de gerenciamento financeiro pessoal bem completo! Completo porque ele reúne toda sua vida financeira no mesmo lugar e permite que você faça cadastro, classifique, analise e planeje todo seu dinheiro, contas, aplicações e investimentos – incluindo o IR de ações."
   

• MoneyDance - Indica o Jackson Wendel: "Suporte para OFX, QFX ou arquivos QIF. Se conecta facilmente com centenas de bancos que suportam padrões OFX. Gerencia orçamentos e gastos. Planejamento de contas futuras, com cálculo de juros. Gerencia carteiras de investimentos. Gera relatórios e gráficos. Importa dados do Quicken ou do Money. Tem suporte multi idiomas, e multi locais."
   

• Serius-CF - Descreve o Anivaldo Junior: "Os lançamentos de entrada/saída são muito fáceis de fazer e o software traz pra mim uma série de relatórios e gráficos que me auxiliam na vizualização de onde estão ocorrendo os gastos. Posso divir as despesas e receitas por categorias, fazer lançamentos de parcelamentos, estipular projeções, entre outras."
   

  

• JabpLite - Segundo o Flavio Suárez, "Ele é muito simples e rápido de usar, e é grátis! E roda em qualquer celular que rode java MIDP2 (mesmo os mais modestos). No arquivo zip para download também tem versões para BlackBery, Android e para Desktop. Acho muito prático porque está sempre comigo e posso fazer os lançamentos na hora em que acontecem."
   

• Personal Finances - Descreve o Alexandre: "O Personal Finances é “direto ao ponto”, com ele é muito fácil fazer o que na minha opinião seria o principal: 1) acompanhar quanto vai sobrar a cada mês (ou outro período qualquer) e 2) saber para onde está indo o dinheiro (categorias). O único ponto negativo do software é que a ferramente de busca dele é muito ruim, de resto nada a reclamar."

Além disso tudo, surgiu nos comentários uma recomendação do NovosCFP, que não é uma ferramenta, mas sim um blog brasileiro especializado em ferramentas de controle de finanças pessoais.

Continue participando

Conto com os seus comentários sobre esta síntese para que eu possa melhor produzir as próximas da série!

Claro que não deu (nem faria sentido) para mencionar todas as ferramentas que vocês citaram. Um conjunto de casos em que lamento não dispor de melhores recursos para sintetizar as descrições é o das soluções híbridas: em alguns casos os leitores fizeram descrições primorosas de como combinam uma série de ferramentas para extrais o melhor de cada uma delas.

Mas os comentários do post em que fiz a consulta aos leitores continuam disponíveis como referência adicional, e vocês podem encontrá-las lá.

Já está no ar a consulta sobre a próxima ferramenta de nossa série (responda lá: “Com que ferramentas você gerencia suas anotações e referências?”) , e no mesmo post publiquei (na terça-feira) os leitores sorteados com brindes pela sua participação nas respostas desta etapa sobre finanças pessoais.

Continue participando, porque o resultado está superando completamente as minhas expectativas iniciais, mas agora espero que continue assim ;-)

E veja também: Gerenciamento de tarefas e pendências: as ferramentas preferidas dos leitores do Efetividade

A primavera está aí, e é hora de rever o guarda-roupa, colocando em destaque as roupas da estação quente e tirando de circulação os casacos!

Há muitas técnicas para fazer isso, mas há um detalhe especial que precisa ser destacado: arrumar o guarda-roupas para a nova estação é a grande oportunidade de fazer uma revisão, removendo excessos, roupas que não mais temos usado, e roupas que nunca usaremos.

Portanto, antes de começar, coloque ao lado do móvel 2 caixas: uma para doações e outra para consertos - e assim não recoloque no guarda-roupas o que você não usará mas ainda pode ser aproveitado por outras pessoas, nem o que precisa de algum ajuste, retirada de manchas ou outros procedimentos antes de se tornar usável por você - afinal, se você guardar do jeito que está, que outro momento melhor haverá para fazer essa triagem?

Preparação prévia

Não imagino que você vá terminar de ler este artigo e sair correndo para arrumar seu roupeiro imediatamente, mas que tal marcar na sua agenda este compromisso para algum dia desta semana, dedicando 2 horas a rever todas as prateleiras, cabideiros e gavetas?

Se for impossível reservar 2h consecutivas, use a técnica da galinha temporal para vencer o seu guarda-roupa 20 minutos de cada vez. Funciona muito bem!

E para estar preparado quando a hora chegar, coloque na sua lista de compras da semana alguns cabides extras, e já separe previamente as caixas para as roupas que não retornarão ao guarda-roupas.

Mais importante do que os aspectos práticos de preparação prévia (cabides, caixas, etc.), há também um item de atitude mental que você deve preparar a tempo: estar pronto para colocar para doação os itens que você não usa mais, independente do valor financeiro deles (para o valor sentimental você pode abrir exceções, se necessário).

Não adianta guardar para sempre uma peça cara demais que você não vai usar. Se você comprou mal, ou se ganhou um presente no tamanho errado e não trocou, aproveite para refletir sobre isso, para não repetir o comportamento - mas não se puna guardando para sempre a peça que ocupa espaço e não será usada, pois ela pode ser útil para outra pessoa!

Finalmente, quando o dia chegar, vista-se confortavelmente, com uma roupa que permita provar as peças sobre as quais você tiver dúvida se ainda servem ou não. Aí é só começar a triagem e reposicionamento.

Esvaziamento e triagem

Para melhor aproveitar o espaço, ao menos nos modelos de roupeiros mais comuns, o ideal é esvaziá-lo completamente e depois ir recolocando as peças de acordo com a expectativa de uso na nova estação.

Antes de começar a esvaziar, identifique os locais em que irá montar os estoques intermediários, dando atenção especial às seguintes categorias:

• Peças que não servem bem: Muito grandes, ou muito apertadas. Decida o que quer fazer com elas, mas não as coloque junto com as que servem. Se achar que é cedo para doá-las, coloque-as em uma pilha à parte e guarde-as em separado e de forma compacta, para não ficarem no caminho a cada vez que você for escolher o que quer usar.
   

• Peças que você precisa, mas raramente tem oportunidade de usar: separe-as para depois guardar fora do caminho, em um canto. Se elas estiverem em cabides, tente arranjar algumas capas plásticas (aquelas que as lavanderias usam para proteger peças em cabides) para preservá-las melhor. Aproveite e avalie se não está na hora de mandar lavá-las!
   

• Peças da estação passada: O calor está começando, e está na hora de rever com atenção as peças de inverno. Já separe para doar as que você tem certeza de que não irá usar no inverno seguinte, e avalie quais das que sobraram (especialmente roupas de cama) estão precisando ser lavadas antes de ser guardadas.
   

• Cama, mesa e banho: Você não tem toalhas demais? E lençóis? Se faz muito tempo que não usa alguns deles, pode ser a hora de se livrar deles.

Para as peças puídas, irremediavelmente manchadas, desbotadas, esticadas ou sem esperança de voltar a servir, não há necessidade de separar outros espaços: o lugar delas é mesmo a caixa de doações.

Reinserção organizada

Quando terminar o esvaziamento do guarda-roupa, é hora de recolocar tudo, mas agora repensando o uso do espaço, reaproveitando a área que antes estava ocupada com as peças que não mais voltarão, e colocando nos locais mais acessíveis as peças que você usa com mais frequência.

Comece por elas: coloque primeiro as peças usadas com mais freqüência, preenchendo os melhores espaços, mais visíveis e mais ao seu alcance. Depois use as sobras para armazenar as peças usadas mais raramente, e deixe por último as roupas que não voltarão a ser vistas antes do próximo inverno.

Se você for usuário de cabides e quiser facilitar a nova reorganização, que você fará no próximo outono, use o velho truque dos cabides invertidos: retire todas as peças do cabideiro, e recoloque-as todas com o cabide invertido, com o gancho apontando para o lado que você normalmente não usa. Quando você usar uma peça, ao recolocá-la no cabideiro, use a direção normal do cabide. Ao final do verão, as peças que ainda estiverem com o cabide invertido serão as que você não usou nenhuma vez, e bastará decidir o que fazer com elas: consertar ou doar.

Dando continuidade à nossa série de artigos sobre as ferramentas de produtividade pessoal preferidas dos leitores do Efetividade.net, inicia hoje nossa nova consulta, e a pergunta é simples: Com que ferramentas você gerencia suas anotações e referências?

Mesmo quem tem a felicidade de viver uma rotina com pouco ou nenhum papel continua tendo de armazenar, controlar e consultar uma infinidade de informações pouco estruturadas sobre os assuntos de seu interesse.

No meu caso, lido com páginas da web arquivadas, documentos eletrônicos ou não, links, textos, registros de aulas e reuniões, imagens, citações, anotações variadas e várias outras informações que precisam estar à mão tanto nas atividades produtivas quanto nas de apoio.

David Allen, no seu livro inicial que definiu o método GTD, se refere assim a esse tipo de material:

Eu usualmente recomendo que as pessoas armazenem seus materiais de apoio fora de vista. Se você tem um bom sistema de arquivamento de referências já funcionando e ao seu alcance, você pode descobrir que este será o seu melhor sistema para organizá-los. Mas surgirão ocasiões, entretanto, em que será mais conveniente ter os materiais fora e instantaneamente disponíveis, especialmente quando você estiver trabalhando em um projeto "quente" sobre o qual você precisa consultar referências várias vezes ao longo do dia."

No seu caso, talvez a natureza dos materiais de referência seja diferente da que ocorre comigo, mas é provável que as rotinas de coleta, organização e uso dos mesmos sejam similares.

Como se trata de uma necessidade comum, hoje é a vez de perguntar a vocês, conforme conversamos ao longo da série, quais as ferramentas que você usa para realizar este gerenciamento.

Abaixo tem instruções detalhadas sobre como melhor responder, mas o resumo é o seguinte: queremos saber quais as ferramentas de produtividade (no caso da semana corrente, especificamente as de gerenciamento de anotações e referências) que os leitores do Efetividade preferem, e para isso nada melhor do que perguntar diretamente a vocês, certo?

Os brindes da rodada anterior

Na rodada anterior, sobre ferramentas de finanças pessoais (cujo resultado, na forma de um artigo sobre as ferramentas mais legais, sai nessa quinta-feira), tivemos mais de 80 respostas, e isso me deixou muito satisfeito, a ponto de escolher brindes bem caprichados para sortear entre os participantes. A mesma ideia vale para esta nova rodada que inicia hoje, conforme detalhes mais abaixo.

Mas antes vamos anunciar os ganhadores da rodada anterior, que foram:

• Ricardo Pieralisi: Ganhou um alicate multifuncional da Famastil Taurus, em aço inox, similar aos que vários leitores disseram que levam consigo na nossa série de artigos sobre mochilas, e idêntico ao que eu tenho na escrivaninha e uso quase diariamente.
   

  

• Deborah Leão: Ganhou uma caderneta da Papelaria Cícero, pra reforçar seu ferramental de organização pessoal!

Ambos têm até sexta-feira (24 de setembro) para entrar em contato informando o endereço postal completo no Brasil para onde devo enviar o seu brinde!

Como responder sobre suas ferramentas favoritas

Estamos tentando identificar as ferramentas preferidas de vocês para vários aspectos da produtividade pessoal (no caso dessa semana, especificamente o gerenciamento de anotações e referências), e a ideia é ser inclusivo.

E ser inclusivo, neste contexto, significa que vale aplicativos para Linux, Mac, Windows, web, MSX, CP-500, smartphones diversos, truques mentais, ferramentas em papel, ferramentas de mesa, de parede, etc.

A participação de vocês deve ocorrer ao longo da próxima semana (até terça-feira, 28 de setembro), nos comentários desta notícia, e não há formato definido, mas eu gostaria que, para que a participação fique mais completa, vocês fossem específicos sobre alguns aspectos essenciais, tais como:

• o nome da ferramenta,
• onde pode ser obtida,
• a facilidade de ativação e uso,
• as vantagens percebidas
• se tem custos específicos,
• os requisitos para seu uso (por exemplo, se é para Mac, ou para celulares Blackberry, ou exclusivo para quem tem agendas Filofax).

Dica de formatação: na rodada passada o leitor Roger comentou que estava difícil encontrar as informações na lista de comentários, porque eram muitos. Portanto, sugiro que vocês coloquem títulos em seus comentários, na primeira linha deles, e entre asteriscos - por exemplo: *Eu uso pastas plásticas*, ou *Sou feliz com o Organizer Plus*.

E não precisam exagerar na padronização: usem as informações que melhor se aplicarem. Mesmo se alguém já tiver mencionado a sua ferramenta preferida, você pode acrescentar algo de válido falando sobre o seu caso de uso específico.

Peço, entretanto, que não tornem amplas demais as suas respostas. Se a sua solução é complexa, tente manter o foco na ferramenta central dela, caso contrário fica difícil a posterior compilação das soluções preferidas!

Na semana posterior (ou seja, de 29 de setembro até 6 de outubro) eu publicarei um artigo sintetizando as opções trazidas por vocês, acrescentando meus comentários e falando também sobre as ferramentas que eu uso, e também farei a chamada para as respostas sobre uma nova categoria de ferramentas de produtividade pessoal.

E para estimular a participação... brindes!

Imagino que vocês vão ter interesse em participar espontaneamente, mas para estimular ainda mais, vou colocar dois brindes condicionais:

• O primeiro brinde vai ser sorteado na data da publicação do resultado, entre os participantes completos, mas apenas se o número de participações completas for igual ou superior a 50.
• O segundo vai ser sorteado na data da publicação do resultado, entre os participantes completos, mas (para ter desafio) apenas se o número de participações completas for igual ou superior a 100.

Portanto, não esqueça de avisar aos amigos para que eles também participem, e assim aumente a chance de chegar a haver os sorteios (já que os brindes aqui do Efetividade costumam ser bem interessantes!)

Entenda-se por "participação completa" aquelas em que o autor do comentário tratar especificamente sobre as ferramentas que adota para gerenciamento de anotações e referências, e der detalhamento suficiente sobre as ferramentas que usa (veja acima uma lista das principais características que você não deveria deixar de abordar, quando aplicáveis). Vou ser flexível na hora de avaliar, mas não a ponto de ser leniente com cópias ou participações apressadas demais ;-)

Os brindes serão definidos ao longo do prazo (conforme os requisitos forem sendo alcançados, se forem!) mas pretendo manter a linha adotada nas promoções recentes: gadgets para uso em produtividade pessoal, cadernos e blocos caprichados, e similares.

Importante: comentários participando do diálogo, complementando as particiações dos demais, fazendo perguntas, etc. são muito bem-vindos também, mas não participam do sorteio e nem da contagem. Cada pessoa só participará uma vez do sorteio, mesmo que mencione múltiplas ferramentas. Casos omissos serão decididos soberanamente pela administração do site. Os Termos de Uso do site serão aplicados normalmente aos comentários da promoção.

Agora é com vocês

Estou bem curioso para saber quais as ferramentas de gestão de anotações e referências mais populares em papel, em PCs, na web e nos principais smartphones, e imagino que surgirão algumas bem criativas e inesperadas.

Comentem, detalhem, referenciem, pois agora o conteúdo virá de vocês! E lembrem-se: a pergunta é sobre as ferramentas que vocês realmente usam, e não as que vocês ouviram falar, ok?

por Patricia Wolff, autora convidada para a série "Competências"

“Trazer o sonho para a realidade não é milagre, mas simples ato de vontade para o qual é preciso criar condições” - Rosa E. A. de Bernhoeft

Garantir a competitividade tem sido a palavra de ordem de muitas empresas que estão focando sua atenção nos resultados apresentados pelos colaboradores.

As pessoas bem sucedidas nesta realidade serão aquelas com capacidade de realização, isto é, colocar a energia naquilo que está fazendo, eficiência e velocidade no trabalho.

Preparei 5 dicas que poderão ajudá-lo nesta missão, e elas serão apresentadas a seguir.

1 - Defina seu objetivo de forma simples e específica

Entenda o que de fato é importante para você, por que quer alcançar este objetivo, o que você irá ganhar e perder.

A partir da consciência destes pontos, você conseguirá direcionar melhor a sua energia/atenção para realizar aquilo que precisar ser feito. Além disso, pense também nos obstáculos que possam surgir ao longo do percurso, tanto externos (mercado, pessoas) como internos (pensamentos, emoções, crenças).

2 - Planeje o suficiente e comece a realizar

Uma vez que você estudou seu objetivo, detalhou e avaliou a melhor forma de executá-lo, não fique esperando as condições ideais para implementá-lo.

Inicie sua jornada, e crie as condições necessárias para você obter o êxito. Comece de preferência pelo que for mais fácil, pois desta forma você irá concluir este pequeno passo sem muitas dificuldades e se motivará para seguir em frente.

3 - Concentre-se em seus pontos fortes

Identifique quais são os seus pontos fortes e aplique-os em seu dia a dia.

Esta é a forma mais rápida de obter a excelência. Caso precise de ajuda para identificá-los o livro Descubra seus pontos fortes é uma boa pedida, pois na compra do livro você recebe uma senha para realizar o teste pela internet e descobrir os seus cinco talentos dominantes. Vale a pena.

4 - Coloque um ponto final na procrastinação

Deixou novamente o relatório mensal para fazer no último dia?

Depois de um alto investimento de energia você termina e promete a si mesmo que nunca mais fará isso, pois o estresse não compensa. E no mês seguinte acontece a mesma coisa ... Para você poder colocar um ponto final na procrastinação é preciso que você identifique a razão pela qual você procrastina: está sobrecarregado? sua confiança está abalada? você está entediado? está trabalhando em algo que não gosta? ou está mesmo preguiçoso?

5 - Aja como protagonista

Duas tendências básicas do ser humano: vitima ou protagonista.

Cada uma das duas representa uma lente diferente por meio das quais fornecemos explicações para as coisas que acontecem em nossas vidas. Quanto mais você se responsabilizar por resolver as situações, maior será sua capacidade de reação, e consequentemente, maior será a capacidade de realização.

Concluindo

Lembre-se que se o desafio for maior que a sua capacidade de realizar, você fracassará; se a capacidade de realizar for maior que o desafio, você terá sucesso. Portanto, quanto mais treino, maiores suas chances de fazer sempre o melhor!

Para finalizar gostaria de sugerir uma reflexão.

• Como até 90% de nosso comportamento baseiam-se em hábitos, identifique aqueles que estão atrapalhando sua capacidade de realização.
• Defina novos hábitos que você deseja desenvolver, oposto do anterior.
• Faça uma lista com 3 ações que você decide fazer para transformar o novo hábito em realidade, e com prazo.

E agora é com você! Bom trabalho!

Nossa série sobre as ferramentas de produtividade preferidas dos leitores está indo bem: a lista de ferramentas de pendências e to-do compilada a partir das sugestões de vocês ficou bem completa, e embora ainda estejamos no prazo (até amanhã, domingo) para que vocês respondam com que ferramentas vocês gerenciam suas finanças pessoais, já temos mais de 80 respostas para essa questão também, o que é prenúncio de que teremos mais uma bela seleção.

Como na etapa passada, a partir de segunda-feira eu vou me dedicar a:

• tabular as mais de 80 respostas que já chegaram sobre isso, bem como as que ainda chegarão
• compor e publicar um artigo falando das mais mencionadas ou mais interessantes
• se possível, mandar algumas sugestões de aplicativos pro pessoal do Baixatudo, que está patrocinando aquele quadro de Downloads Efetivos ali na barra lateral, e vai gostar de saber das escolhas de um público tão seleto ;-)

O prazo que eu tenho pra isso tudo vai até sexta-feira, mas na terça já quero abrir nova questão para vocês irem respondendo enquanto eu processo a atual, por isso hoje pergunto (e conto com a resposta de vocês nos comentários) qual setor da produtividade pessoal eu devo abordar na consulta que começará na semana que vem.

Dois temas já foram: gerenciamento de finanças pessoais (em andamento) e de pendências/tarefas (já publicado). Várias
outras etapas ainda virão, mas para esta terceira etapa ofereço 3 opções de temas:

1. Gerenciamento de anotações e referências (páginas da web arquivadas, documentos eletrônicos ou não, links, textos, notas, citações, etc.)
2. Gerenciamento de agendamentos e compromissos
3. Gerenciamento de leituras pendentes (ferramentas on-line ou não que facilitem organizar e ler convenientemente livros, textos e as páginas web que vamos encontrando pelo caminho...)

As outras categorias sobre as quais já consultei vocês também serão tratadas a seu tempo, mas agora estou apenas ajustando a escolha de qual será a imediatamente próxima, ok?

Estou satisfeitíssimo com as respostas até agora

Com mais de 80 respostas em cada uma das consultas até agora, como poderia não estar? Obrigado pela recepção calorosa, e continuem assim!

Eu optei, de propósito, por deixar as respostas em um formato livre, que dificulta bastante a tabulação automatizada e me dá bem mais trabalho para processar, compilar, ordenar e entender. Mas assim eu recebo bem mais detalhes, então o esforço acaba valendo a pena.

É lógico que, assim como ocorreu no post de pendências e tarefas, nem todos os detalhes e ferramentas serão mencionados no post sintetizando as respostas de gerenciamento financeiro pessoal, mas os comentários de vocês servirão como referência, mesmo que não sejam mencionados diretamente, ok?

Imagino que a maioria de vocês já está satisfeito só por participar, mas eu prometi sortear brindes entre quem responder as ferramentas de finanças pessoais, e claro que cumprirei.

Ainda não decidi o segundo brinde, mas o primeiro já está aqui em cima da escrivaninha: é um alicate multiuso em aço inox com 14 funções da Famastil/Taurus, similar aos que vários leitores disseram que levam consigo na nossa série de artigos sobre mochilas.

Mas hoje nossa pergunta é outra

Voltando ao tema de hoje: quero saber de vocês qual dos 3 temas enumerados acima vocês preferem que seja o próximo a ser tratado. Respondam nos comentários, e não se acanhem se quiserem fazer algum comentário adicional!

Na terça-feira vimos como se manter produtivo durante viagens a serviço, mas não poderíamos terminar a Semana da Efetividade em Viagens sem revisitar o outro lado dessa moeda, que é como reduzir o stress das viagens de avião.

Quem não se estressa com os longos deslocamentos congestionados até chegar nos aeroportos, as longas filas das companhias aéreas, longas esperas, atrasos, informações deficientes, correrias para pegar conexões, companhias aéreas que mandam desligar até os celulares que têm modo avião, desconforto a bordo e toda a variedade de obstáculos no caminho de uma viagem aérea tranquila?

Em feriadões, férias e períodos de eventos, tudo se complica mais, mas a malha aérea é frágil e a infraestrutura terrestre está no limite, então estamos permanentemente sujeitos às situações que a imprensa se acostumou a chamar de "caos aéreo".

Sair mais cedo, planejar bem os deslocamentos e outras dicas de puro bom senso também se aplicam, mas as 5 dicas a seguir buscam oferecer outras formas simples de planejar e exercitar o conforto possível nas situações adversas comuns nos vôos brasileiros.

1 - Atitude positiva

Nossos conhecimentos e habilidades nem sempre são os fatores que fazem a diferença quando estamos em uma situação completamente fora do nosso controle: as atitudes é que permitem construir a diferença entre o profundo stress e um incômodo gerenciado.

Como consumidores, sempre esperamos o atendimento com o nível de conforto que é nosso direito, e pelo qual muitas vezes estamos pagando caro. Amenidades como o check-in antecipado on-line, ou a possibilidade de fazer viagens curtas levando apenas bagagem de mão, ajudam a tornar mais prático o ato de viajar.

Mas às vezes as coisas começam a dar errado ao nosso redor e fora do nosso controle, e logo se percebe as maneiras diferentes como as pessoas lidam com a situação, e como isso se reflete no seu próprio nível de stress.

Alguns permitem que a revolta domine suas reações, e passam as horas olhando intensamente para os painéis e esbravejando contra o atraso, o assento apertado ou a falta de informações confiáveis, enquanto outros conseguem aguardar com o máximo de conforto possível (nas circunstâncias), até que a situação, usualmente fora do seu controle, seja resolvida ou superada.

Sabemos que o nível de conforto oferecido pelos aeroportos e companhias aéreas nessas horas geralmente deixa muito a desejar, faltando acomodações, informação atualizada, alimentação, comunicação e muito mais.

Mas uma atitude negativa que não melhore em nada a sua situação, nem a que ocorre ao seu redor é, na menos pior das hipóteses, um grande desperdício de energia.

A forma como lidamos com a situação pode fazer grande diferença, e reduzir o nosso próprio nível de desconforto geralmente está ao nosso alcance, se atentarmos para isso.

2 - Entretenimento pessoal

Não ter algo mais para se distrair é uma forma certeira de abrir espaço para a mente se fixar no desconforto da situação, amplificando a sensação do assento apertado, do vizinho chato da poltrona ao lado, ou da espera interminável para embarcar.

Nem sempre se pode contar com a livraria do aeroporto para suprir alguma distração nessas horas. Todos temos nossos passatempos favoritos, e muitos deles são portáteis o suficiente para ir na bagagem de mão: um bom livro, uma revista, jogos eletrônicos, palavras cruzadas, sudoku - leve suprimento suficiente para todo o trajeto!

Quem conta com o celular para oferecer jogos, músicas, vídeos ou leituras durante a viagem aérea precisa ficar atento: dependendo da companhia aérea, seu uso pode ser proibido durante todo o trajeto, mesmo que o seu aparelho disponha de um "modo avião".

Mesmo nesses casos, o uso de notebooks, tablets, videogames portáteis, media players e outros aparelhos continua permitido, então se você tiver alguma dessas alternativas, ainda poderá contar com entretenimento eletrônico individual a bordo.

Até o ano passado, além de um livro, eu costumava viajar levando um videogame PSP com vários jogos, músicas e vídeos na memória, e a bateria dele era suficiente para me manter entretido durante a viagem. Continua achando uma boa opção, e não me parece que nenhuma companhia o proíba.

Mas hoje tenho um tablet, e nas viagens recentes foi ele que me atendeu, permitindo assistir a um vídeo numa tela maior, jogar um pouco, ouvir música, ler alguns ebooks e até colocar em dia as leituras dos artigos da web que eu gravei para leitura posterior (offline, claro) com o Instapaper.

Claro que os preços dos tablets que estão hoje no mercado tornam proibitiva a aquisição para uso só com essa finalidade de entretenimento a bordo, mas se você já tiver um, é o que eu recomendo para complementar as opções de distração a bordo e nas esperas.

Quanto ao conteúdo, além dos ebooks e audiobooks que estiverem à mão, sou fã de alguns seriados da TV, e para levar em vôos prefiro converter os DVDs de alguns episódios das séries que possuo, do que converter algum filme - as interrupções em escalas, serviço de bordo, etc. tornam mais prático assistir a múltiplos conteúdos de menor duração do que um único conteúdo maior.

3 - Conexão à web em (quase) todo lugar

Vários aeroportos brasileiros dispõem de redes Wi-Fi, muitas delas oferecidas por provedores comerciais dos quais você pode contratar o serviço na hora, pagando com seu cartão de crédito por meio de seu próprio micro, a não ser que já seja cliente e disponha de uma franquia de horas. Informe-se previamente sobre as condições nos aeroportos de sua rota.

Mas em boa parte dos destinos brasileiros é possível contar também com o serviço móvel 3G das operadoras de celular, e dispor deste tipo de conexão no seu notebook pode ser a forma de conseguir ter acesso a mais informações e contatos durante longas esperas, ou uma maneira alternativa de se informar sobre o que está acontecendo, quando as companhias aéreas se negam a prestar informações completas.

A qualidade do serviço 3G varia, mas mesmo uma conexão ruim é melhor do que não ter conexão nenhuma. Mesmo que você não disponha de um modem 3G para usar no seu notebook, verifique (previamente!) a possibilidade de realizar a conexão dele por meio do seu celular (na operação conhecida como tethering), via Bluetooth ou cabo USB, e esteja preparado caso a necessidade de uso apareça, pois você não terá como pesquisar isso no Google se não conseguir se conectar ;-)

4 - Fazendo durar as baterias

Em viagens é comum acontecer de o notebook ter de funcionar ao longo de um período extenso sem possibilidade de recarga - e aí o esquema é desativar os efeitos 3D, reduzir o número de processos desnecessários em execução, desligar a rede wireless (se não estiver em uso), e ficar de olho nas oportunidades de usar uma tomada - se possível, sendo um bom companheiro, e compartilhando-as com os demais.

Quando nenhuma tomada está à mão e é necessário usar uma conexão 3G (voraz consumidora de energia), eu procuro usar os recursos de trabalho off-line disponíveis nos aplicativos - conecto, busco as informações necessárias, desconecto, opero sobre elas (por exemplo, escrevendo respostas a todos os e-mails importantes), aí reconecto, envio e recomeço o procedimento. A não ser que a etapa de processamento seja curta, manter a conexão ativa enquanto estamos operando apenas com recursos locais é um dreno desnecessário para a bateria.

No caso do celular, já demos várias dicas para aumentar a duração da bateria, mas o Lifehacker insiste em uma que não mencionamos na ocasião: deixar o celular em contato com nosso corpo (por exemplo, no bolso da calça) tem um malefício extra: o calor acelera o consumo da bateria. Uma razão a mais para deixá-lo em um local mais saudável.

Para mim, a regra de ouro é não misturar as baterias de entretenimento e as de serviço. Quando o aviso de que vai haver um longo atraso chegar, faço questão de ter bastante bateria disponível no telefone e netbook para todos os contatos, consultas e procedimentos que desejar fazer, e ficaria profundamente desapontado comigo mesmo se já as tivesse gastado assistindo a seriados e jogando Angry Birds!

5 - A bagagem de mão do viajante prevenido

Já falamos sobre check-lists de bagagem nessa Semana da Efetividade em Viagens, mas há algo a complementar: quando o viajente tem foco na preservação do conforto possível durante situações adversas em aeroportos e aviões, há alguns itens extras que não podem faltar em sua bagagem de mão:

1. Dinheiro trocado. Às vezes o produto ou serviço que você mais deseja, às 3 da manhã em um saguão lotado, depende de alguém que não terá como trocar R$ 50.
    

   

2. Muda de roupa extra: tanto pensando em situações climáticas imprevistas (como acontece todos os dias de inverno com pessoas que não sabiam que fariam conexões em São Paulo para vôos ao Nordeste) quanto na possibilidade de querer trocar de roupa em uma permanência prolongada em um saguão de aeroporto. Afinal, encarar uma espera noite adentro em um saguão de aeroporto em roupas suadas, ou tremendo de frio, amplia bastante o stress. Escolha peças versáteis e que ocupem pouco espaço.
    

3. Conexão móvel à Internet. Veja a dica acima sobre conexão à web em (quase) todo lugar.
    

   

4. Travesseiro inflável: fácil de encontrar em lojas de malas e em aeroportos, ele quase não ocupa espaço, é fácil de inflar e esvaziar, e reduz o desconforto tanto a bordo quanto nas situações extremas de espera em saguões.
    

5. Celular com bastante carga, crédito, e habilitado para funcionar no destino. Querer e não poder ligar para pedir uma providência ou avisar de uma mudança inesperada de itinerário ou horários pode ser uma grande frustração. Prevenir isso depende de parcimônia no uso da bateria e, quando possível, na presença do carregador e de uma tomada funcionando.
    

   

6. Fones de ouvido com supressão de ruídos externos. Isolar-se auditivamente do stress ao seu redor pode ser positivo, mas só deve ser feito em situações de espera em terra se houver alguém para lhe avisar se houver algum aviso ou novidade. Tampões de ouvido podem ser usados para a mesma finalidade.
    

7. Distração. Veja acima a dica sobre Entretenimento Pessoal.
    

   

8. Higiene pessoal. Escova de dentes, pente, desodorante, os remédios que você toma regularmente, analgésico, antigripal, kit das lentes de contato, lenços, pastilha para garganta, band-aid.
    

   

9. Alimentação. As lanchonetes dos aeroportos fecham! Ter barras de cereais (as mesmas que as companhias nos servem à bordo e odiamos), biscoitos, água (quando possível) pode fazer a diferença.
    

Sua vez!

Que providências você toma para reduzir o stress causado pelas viagens aéreas? Compartilhe conosco nos comentários!