Organização • Produtividade pessoal • Atitude
Efetividade. Agenda em dia e caixa de entrada vazia

Uma firewall mental protegendo seu tempo e sua atenção: vídeo de Merlin Mann no Google explica como fazer

Merlin Mann é autor do site 43 Folders, que foi a minha principal inspiração inicial para criar o Efetividade.net, em uma época em que a questão de criar condições para a produtividade pessoal ocupava bastante a minha atenção.

Ocasionalmente ele dá palestras sobre temas relacionados, e em março tive a oportunidade de recomendar dois vídeos de efetividade, gravados de palestras ministradas por ele.

E mais um destes vídeos acaba de ser disponibilizado. São 35 minutos de uma palestra ministrada no Google, cujo aspecto central é o valor que damos (ou deveríamos dar) ao nosso tempo e à nossa atenção.

Conforme nossos processos mentais ficam mais importantes para o andamento e o resultado de nosso trabalho, nosso tempo e atenção tornam-se mais valiosos, e o custo de aceitar interrupções que não agregam valor cresce. E o pior: tempo e atenção são recursos individualmente finitos, e a busca por dar mais tempo e mais atenção a tudo que nos rodeia leva a um nível crescente de stress e a ansiedades que não podem ser satisfeitas, a não ser que repensemos nossa vida em níveis essenciais, reconhecendo que não temos tempo para tudo, e que precisamos dar atenção para aquilo que faz diferença positiva - não apenas para nossa atividade profissional, mas também para nossas vidas.

A apresentação dele, caprichosamente editada pelo Google, apresenta esta necessidade de renegociar (conosco mesmo e com os outros) os nossos compromissos, dando um jeito de controlar, restringir e reduzir quem tem acesso a estes recursos tão limitados e valiosos - reduzindo assim o stress e a ansiedade causada por ter de dedicar tempo e atenção a mais coisas do que é desejável.

E o mais interessante: além de apresentar alguns exemplos extremos, ele ainda indica uma série de exemplos de comportamentos que podem ajudar a atender a este objetivo. Recomendadíssimo!

Leia também: Merlin Mann on Maximizing Your Time.

E para conteúdo relacionado em português, leia:

Atenção, autores: preparem-se para a nova promoção do Efetividade.net!

Lembra da promoção de aniversário do Efetividade.net em 2007? Na ocasião, mais de 50 blogs publicaram textos sobre Efetividade e sobre Produtividade Pessoal, se inscreveram na promoção e concorreram a uma série de brindes legais.

Agora não estou fazendo aniversário, mas sempre quero estimular a publicação de material sobre o assunto, e para isso separei alguns brindes (mochila Targus, DVDs de seriados, ventilador USB e mais) com temática de verão, para dar aquele empurrãozinho ;-)

Já vá pensando no seu tema, e aguarde: quarta-feira vou publicar aqui no Efetividade as instruções da promoção. A idéia desta vez é publicar pequenos trechos dos seus artigos aqui no Efetividade, com link para o leitor procurar a versão integral no site do autor, ok?

Sugerir material

Use o formulário abaixo para indicar texto para publicação no Efetividade. Preencha todos os campos como se o seu conteúdo fosse ser copiado e colado integralmente. Eventualmente o texto poderá ser editado antes da publicação. Leia antes os Termos de uso, para saber todos os detalhes.

Bem-vindos, leitores da Época! Vejam por onde começar a conhecer o Efetividade.net ;-)

A revista Época traz esta semana em sua capa uma matéria com "os 80 blogs que você não pode perder", e o Efetividade.net está incluído na lista (que é em ordem alfabética), descrito como "um blog de soluções. Não votou nas eleições e não sabe como justificar? Quer dicas de como se portar em uma entrevista de emprego? Quer saber de bons programas para instalar no computador? Na grande mistura de assuntos, truques práticos para você ser mais produtivo." E o espírito é mesmo esse, eles souberam captar bem ;-)

Além de agradecer a redação da Época pela gentileza, aproveito para dar as boas vindas aos novos leitores que chegam aqui a partir desta indicação. Sintam-se à vontade para navegar livremente pelas matérias do blog, e para deixar seus comentários - tem até um índice temático ali na coluna da direita! Se desejar, assine também o feed RSS das notícias.

Ou comecem por esta lista de artigos selecionados que eu preparei especialmente para vocês:

  1. Trabalhar em casa: 10 dicas para aumentar sua produtividade
  2. 2 monitores no seu PC: ganhe produtividade e reduza o stress
  3. GTD: Conheça um método eficaz de organização e produtividade pessoal que pode melhorar sua motivação e seus resultados
  4. Compras de Natal: planeje como se fosse uma operação de guerra
  5. Modelo de plano de negócios: como fazer o seu com efetividade
  6. Cartão de visita: o seu está precisando de um upgrade?
  7. Sacola redutora a vácuo: “zipando” os objetos volumosos do guarda-roupa, agora no Brasil
  8. Emprego: um currículo vencedor está ao seu alcance
  9. Torne suas reuniões menos insuportáveis
  10. Entrevista de emprego: como se sair bem - parte 1: antes da entrevista
  11. Fluxo de caixa: instrumento essencial para profissionais independentes
  12. 10 dicas: Como NÃO fazer uma excelente apresentação
  13. Efetividade.net e Grazi Massafera na edição deste mês da Rolling Stone
  14. Efetividade.net - e SEO - na Folha de São Paulo novamente
  15. Ganhar dinheiro com blog: Associated Press mostra como

Se não for suficiente, saiba mais sobre o Efetividade.net.

Compras de Natal: planeje como se fosse uma operação de guerra

O Natal é uma excelente época para reflexão, para o convívio familiar, e para pensar naqueles aspectos da vida que não podem ser comprados no shopping center. Mas ele também é a temporada anual do consumo, e pouca gente escapa - ou mesmo deseja escapar - de dar presentes de Natal, e por isso acaba sendo importante encontrar maneiras de fazê-lo com efetividade.

Uma alternativa importante e sempre válida é oferecer presentes que não são comprados, como sua própria arte ou artesanato. Mas nosso foco hoje é outro: vamos aplicar um pouco de logística para lidar com a perspectiva de ter mesmo que ir ao comércio e comprar as famosas "lembrancinhas" para os familiares, colegas, funcionários e outras categorias de presenteados, revisitando um dos temas mais acessados na temporada da Natal do ano passado por aqui.

Como fazer tudo errado

Para começar, vamos ver o que evitar. E é simples: se você quiser gastar mais do que precisa e terminar insatisfeito com o que comprou, simplesmente vá ao shopping (levando duas crianças junto, de preferência) sem definir quanto pode gastar, nem pensar anteriormente em quais as pessoas que deseja presentear, e o que deseja comprar para cada uma delas. Passeie a esmo olhando as lojas até encontrar presentes que lembrem as pessoas que você gostaria de presentear, e vá comprando até se sentir satisfeito.

O que está errado com a situação acima? Tudo! Você vai gastar mais do que pode, não vai comprar o melhor presente para cada pessoa, não vai distribuir equilibradamente os recursos disponíveis, e fatalmente vai esquecer de alguém.

Agora que já vimos como errar, vamos ver como acertar!

Como racionalizar as compras de Natal

Logística muitas vezes é definida como a arte de garantir que o produto ou recurso certo esteja no lugar certo, na hora certa, a um preço razoável. E as compras de Natal podem se beneficiar muito dela, garantindo que as pessoas certas recebam o melhor presente ao seu alcance, sem atrasos e com o mínimo de esforço.

Tratar o Natal como uma operação logística e contábil NÃO é efetivo, mas é menos pior do que tratá-lo como uma data comercial descontrolada. Veja uma forma de fazer, passo por passo:

  1. Defina o orçamento: saiba quanto você pretende gastar, e até que ponto pode flexibilizar este valor. Use as dicas do nosso artigo anterior sobre fluxo de caixa para o final de ano para que os valores sejam realistas.
  2. Liste as pessoas que você deseja presentear: Do começo ao fim, pense nas pessoas que você gostaria de presentear no Natal. Se tiver dificuldade para identificá-las, procure a partir desta lista de papéis: família, companheiros de trabalho, amigos, clientes, parceiros, pessoas que o tenham presenteado recentemente e que você gostaria de retribuir, pessoas que prestem serviço regularmente a você, pessoas para as quais um presente seu possa fazer a diferença ou ser o único presente que receberão.
  3. Liste as pessoas que você se sente obrigado a presentear: dar presentes por obrigação não é a atitude ideal. Mas se você se sente obrigado, liste estas pessoas também.
  4. Una as duas listas, em ordem de prioridade: Lembre-se de que estamos falando de logística. Coloque no topo da lista consolidada as pessoas para as quais a busca do presente é mais urgente, e vá descendo, até chegar naquelas para as quais você pode presentear com atraso.
  5. Agrupe os integrantes da lista: dependendo de como for a sua lista, existe a possibilidade de agrupar seus integrantes, definindo padrões de presentes: pessoas que vão ganhar cestas de Natal, pessoas que vão ganhar um DVD musical, um livro, ou mesmo um cartão (com uma mensagem original, pessoal, e escrita por você mesmo, à mão!)
  6. Estime o custo dos presentes padronizados: Estime tudo, e some os valores ao final. Considere juntar-se a outras pessoas para dividir alguns destes presentes. E não entenda mal a expressão "presentes padronizados". Neste contexto, ela quer dizer apenas que, sob o ponto de vista logístico, os presentes terão características em comum. Por exemplo: os sobrinhos receberão brinquedos educativos, e os colegas da Seção de Contabilidade receberão DVDs de shows. Isso não quer dizer que você comprará o mesmo DVD para todos eles, mas sim que bastará ir em uma única loja, apenas uma vez, e comprar os presentes de todos eles - escolhendo o DVD adequado a cada colega.
  7. Distribua o saldo entre os presenteados restantes: as pessoas mais especiais em sua vida provavelmente não poderão ser incluídas em nenhuma categoria padronizada. Ao subtrair do orçamento disponível o total dos presentes padronizados, você saberá quanto pode gastar nos presentes delas, e distribuir este valor entre elas. Talvez conclua que precisa reestimar ou redistribuir alguns saldos - se for o caso, repita os passos acima até acertar.

  8. Defina o presente ideal para cada pessoa: mas não o faça num shopping ou loja on-line. Sente-se confortavelmente, pense e anote. A namorada gosta de ganhar biquinis, o irmão queria um tênis e o pai é apreciador de vinhos? Defina o que gostaria de presentear a cada um deles, se possível com uma alternativa extra para cada um, e anote tudo, juntamente com o valor que definiu para cada pessoa.
  9. Crie o roteiro e agenda de compras: neste ponto você já sabe o que pretende presentear a cada um. Crie um roteiro e defina os dias em que pretende visitar cada loja, procurando maximizar o número de presentes que poderá adquirir a cada deslocamento, ao mesmo tempo em que deixa tempo suficiente para escolher a variedade ideal. Considere também as rotas e estacionamentos, bem como os horários. As lojas estarão apinhadas, portanto prepare-se. Mesmo assim, não deixe de comparar preços e condições para fazer a melhor escolha.
  10. Cuidado com as armadilhas: os lojistas SABEM o quanto é chata a peregrinação de loja em loja para encontrar o preço certo do presente ideal, e oferecem grande variedade de tentações para levá-lo a comprar algo mais por impulso, ou para comprar ali mesmo o que está sendo oferecido - que não necessariamente é o que você queria. Não seja inflexível, mas não aceite ser manipulado facilmente.
  11. Considere comprar on-line: especialmente no caso de lojas de boa reputação, e só quando tiver razoável folga entre o prazo de entrega prometido e a data em que o presente precisa estar de fato nas suas mãos. O Efetividade, com ajuda dos leitores, listou mais de 200 sugestões de presentes de Natal que poderiam ser comprados on-line. Confira, e navegue também pelas suas lojas de comércio eletrônico preferidas.

E agora é a sua vez. Qual a sua dica?

Leia também: Fim de ano: Estamos na metade de novembro. Você já está preparando o fluxo de caixa?

E visite a versão 2007 deste mesmo artigo, aqui no Efetividade.

Cartão de visita: o seu está precisando de um upgrade?

O seu cartão de visitas pode ser a ferramenta essencial que vai comunicar a sua credibilidade, as informações de contato e (idealmente) evocar no portador a lembrança do contato que ele teve com você, no momento em que ele precisar de algo que você tenha oferecido.

Por esta razão, sempre carregar consigo cartões de visita de boa qualidade é essencial - nunca se sabe quando você irá encontrar um potencial cliente, fornecedor ou parceiro. E não os economize - leve seus cartões de visita em um bolso fácil de alcançar e entregue-os livremente, preferencialmente no início da conversação. Vale a pena ter também uma pilha no carro, outra em casa e, naturalmente, uma no escritório. Outra dica é incluir um cartão em todas as correspondências que você envia.

Se quiser ser especialmente lembrado, no momento da entrega anote no verso do cartão alguma informação relevante sobre o tema da conversa - as experiências demonstram que este gesto simples reduz em muito o índice de o cartão ser descartado imediatamente após a conversação, e também aumenta o recall posteriormente.

Existem muitas dicas para você levar em conta na hora de escolher seu cartão de visita. O ideal é contratar serviços profissionais tanto para o design quanto para a impressão do cartão, e fazê-lo no formato padrão (você sabia que existe até mesmo uma norma ISO para estes tamanhos?) para que ele caiba nos arquivos e fichários das pessoas a quem você entregar. Nunca deixe de lado as informações essenciais, e nem exagere nos elementos de design, a não ser que você saiba exatamente o que está fazendo.

Nosso artigo anterior "10 dicas para criar os melhores cartões de visita e usá-los com efetividade" apresenta os toques essenciais que você não pode esquecer na hora de fazer seus próximos cartões.

Mas hoje não veremos dicas, e sim idéias: cartões que são ao mesmo tempo bonitos, diferenciados e funcionais. Vamos a eles:

Começamos com a imagem acima, do cartão do Rafael Scavone, da brasileira Jungle IT, que trabalha exatamente com branding. Note o bom uso do verso, dedicado inteiramente à identidade visual da empresa. Na frente, vemos o bom uso dos contrastes entre as 3 cores, o destaque ao nome do profissional e da empresa, o sobrenome em negrito - indicando que ele prefere ser chamado assim, e a ausência de superfluos: temos a marca, nome e e-mail, telefones, URL e era isso - bastante espaço em branco ajudando a reforçar os elementos presentes.

O cartão acima também é um objeto de design gráfico profissional. O autor também faz o mesmo uso do verso exclusivamente para fixar uma identidade visual (não repetida na frente, curiosamente), mas tem uma frente um pouco mais preenchida, com campos em cores variadas, e a presença de um endereço postal, algo que no caso de profissionais on-line vem crescentemente sendo abandonado, pois é (ou ao menos deveria ser) facilmente encontrável visitando a URL, que passa a ser mencionada cada vez com mais destaque.

Compare com o exemplo acima, de um profissional que atua em um mercado não necessariamente associado à tecnologia digital: o dos profissionais marítimos. Fora o logo que sutilmente forma a letra "G" do nome do site dele, o cartão é digno de nota justamente por não trazer um endereço postal, apenas a URL - onde em tese qualquer interessado encontrará o contato físico.

Se a elegância pode muitas vezes ser encontrada nos visuais com o mínimo de elementos possíveis para expressar o seu significado, o cartão acima merece destaque: feito em material transparente, tem as informações essenciais: nome, cargo, nome da empresa, logo e contatos. Para que mais? É possível encontrar este tipo de cartão no Brasil, procurando bem ;-)

Regras não escritas podem muitas vezes ser quebradas com sucesso por quem sabe o que está fazendo, e parece ser o caso do autor do cartão acima: na frente estão apenas as informações sobre a empresa, e no verso há quase um livro: mini-currículo, endereço postal, fone, fax, e-mail e URL. Mas o resultado ficou harmonioso (ainda que chamativo), e quem sabe qual o resultado que ele pretendia obter?

Mesmo um layout bem básico pode se beneficiar de um detalhe que o torne especial. É o caso do cartão acima, que tem um layout que se aproxima do cartão de visitas padronizado que os designers-sobrinhos fazem para seus tios com aqueles formulários picotados que se compra em qualquer papelaria. Logo, nome, cargo e todas as informações de contato possíveis, na horizontal e centralizados em uma única coluna. Mas as bordas arredondadas dão um ar de distinção e acabam sendo o diferencial.

Fechando a lista, um cartão que quebra praticamente todas as regras, exceto a do formato padronizado para caber em fichários. O cartão acima, da Cubicle Ninjas, usa uma imagem forte e um nome criativo para passar uma mensagem, contando com a curiosidade de cada um que não saiba do que se trata, para ir até o site e descobrir, já que há pouquíssimas pistas: nome, telefone, e um e-mail pelo qual podemos descobrir a URL. Mas quem receber um cartão desses e não souber do que se trata, com bastante probabilidade terá a curiosidade de ir investigar o que estes ninjas andam fazendo ;-)

100% dos cartões acima podem ser vistos (junto com dezenas de outros, mas sem os meus comentários) no artigo "The 75 Hottest Business Card Designs You’ve Ever Seen!", no ever-real.

Recomendo também a leitura do meu artigo anterior "10 dicas para criar os melhores cartões de visita e usá-los com efetividade".

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