Sua escrivaninha parece ser um grande atrator de bugigangas, papéis e objetos menos ou mais úteis, mas que deveriam estar em outro lugar? Não se envergonhe, você não está sozinho - manter a mesa organizada e em boas condições de trabalho é um desafio constante para a maioria dos profissionais.

Após mudar de apartamento, vivi algumas semanas sem armários nem gavetas, e assim a minha mesa de trabalho se transformou num pesadelo dominado pelo caos e pela confusão. Mas quando a mobília chegou e pude arrumar tudo do meu jeito, coloquei no ar um sistema auto-organizante que vem mantendo tudo no lugar com sucesso, e não poderia deixar de compartilhar isso com vocês.

Mais ou menos dentro dos preceitos do famoso GTD, eu me arrisco a fazer uma afirmação genérica: a melhor maneira de manter a escrivaninha organizada é ser mais fácil deixá-la assim do que permitir que a bagunça se instale.

Infelizmente, considerando o quanto é fácil permitir que a bagunça se instale, este é um desafio difícil no escritório doméstico. Mas não insolúvel, como veremos nos 3 passos a seguir.

Identifique os itens que insistem em ficar na sua mesa

Toda mesa tem uma série de itens que, como sogras e cunhados, chegam sem convite nem prazo para sair. Na minha mesa, isso acontecia com as canecas e copos, os cabos USB e acessórios diversos do computador. Bastava terminar de arrumar a mesa, aguardar 2h, e lá estava algum cabo, ou um copo de água vazio, ou um hub usb, se instalando em algum dos cantos, de onde não sairia até a próxima arrumação.

A solução? Reconhecer que estes itens devem ter lugar na sua mesa. Coloquei um azulejo decorado para servir de aparador de copos sem marcar o tampo da mesa, um fixador para os cabos (que agora ficam lá permanentemente, com todos os conectores necessários), um hub USB e uma caixinha para outros acessórios. Eu os uso na mesa mesmo, quase diariamente. Querer que o lugar deles seja outro é lutar contra a natureza humana e contra a eficiência. A existência de um lugar certo para o copo ainda ajudou a reduzir a chance de os copos se acumularem sobre a mesa.

Arrume o escritório como um cockpit de avião

Os comandos e o painel de controle dos aviões são organizados de maneira muito bem calculada, colocando nos pontos facilmente visíveis e alcançáveis os itens mais importantes e frequentemente utilizados, e colocando acima, para os lados, abaixo e até mesmo fora de vista o que é usado raramente ou não precisa ser acompanhado.

Cockpit de um B-52

Se a sua mesa tem mais enfeites do que utilidades, ou se o lugar certo dos itens que você mais usa é uma gaveta ou um armário, enquanto em cima da mesa fica o arquivo de cartões de visita e o porta-clips que você só usa a cada lua cheia, alguma coisa está muito errada. Repense e rearranje. E se algum item útil não possa ser guardado sobre a mesa por estar muito feio ou gasto, está na hora de trocá-lo!

Não esqueça da ergonomia e segurança

Mesmo se o seu orçamento para montar o escritório doméstico for limitado, estabeleça (e cumpra) um plano para dotar-se de condições confortáveis de trabalho tão cedo quanto possível.

E não pare nas medidas dos móveis e do computador. Seu ambiente é iluminado? Arejado? A temperatura é aceitável? Como está o isolamento acústico? Um painel colorido, uma cortina, uma janela aberta, uma luminária, um espelho grande na parede, um quadro, um relógio na parede, um circulador ou um quadro de avisos (mesmo que seja para você mesmo) podem lhe fazer avançar vários pontos no conforto ambiental.

Trabalhar em uma cadeira dura e fixa, numa sala escura sem janelas, com uma mesa que não foi feita para receber um teclado e um mouse, e com o computador, a impressora, o fax e o ventilador ligados em uma única tomada reduz sua produtividade, sua segurança e sua motivação.

Como dizia Bruce Lee...

Como diria Bruce Lee (ou seu pupilo David Allen), o escritório auto-organizante precisa ser como a água, que absorve o que quer que joguemos dentro dela, sem agitar-se mais que o necessário, nem alterar sua forma ou estrutura básica.

Com um pouco de esforço e planejamento, podemos chegar lá!

Algumas reuniões são evitáveis - ou mesmo substituíveis por outras formas de comunicação e integração. Mas não podemos escapar inteiramente delas, portanto vale a pena relembrar algumas providências simples para aumentar a efetividade das suas reuniões.

Infelizmente os erros na preparação de reuniões são comuns demais. Eu queria ganhar R$ 3,14 para cada vez que fui convidado (ou convocado) para alguma reunião em que o responsável:

• Não definiu ou divulgou o tema e os tópicos da pauta.
• Não marcou com antecedência, ou não avisou a tempo todos que deveriam participar.
• Não definiu claramente a duração (às vezes nem mesmo o horário certo de início...).
• Convocou as equipes inteiras, para não ter de analisar quem precisaria participar.
• Não providenciou ou distribuiu atas ou registros do que foi tratado e decidido.

Reconhece estas situações? Pois você não está sozinho! Foi por isso que, por sugestão do leitor Leandro Jekimim, reuni uma coleção das melhores dicas sobre reuniões já publicadas aqui no Efetividade, a começar pelo artigo essencial, com dicas simples para reuniões mais produtivas, que trata justamente de como evitar os erros mencionados acima, e ainda sugere (mais detalhadamente), que você:

• Defina um secretário encarregado do relógio e do registro. Se ninguém quiser este papel, você pode instituir um rodízio!
• Tenha uma política clara e explicitada sobre telefonemas, computadores e smartphones durante a reunião.
• Pule as discussões operacionais paralelas que possam ser melhor discutidas diretamente entre os envolvidos.
• Desestimule a polarização e os monólogos.
• Gere decisões efetivas, incluindo o próximo passo de cada tema, o responsável por ele e seu prazo.
• Deixe a discussão de temas fora da pauta apenas para o final, após encerrar a pauta divulgada previamente.

O mesmo artigo ainda apresenta um esqueleto de uma boa pauta e de uma boa ata executiva, mas o tema das atas é importante a ponto de receber atenção especial em mais 2 artigos:

• Modelo de ata - Como secretariar reuniões com efetividade
• Ata de reunião: registros são importantes, mesmo quando informais

Havendo ou não ata, é provável que você se interesse por tomar notas sumarizando os pontos da reunião que o afetam diretamente. Cada pessoa tem seu estilo, mas algumas dicas podem tornar mais fácil a posterior recuperação das informações anotadas, e sua conversão em ação efetiva. Vamos a elas:

• Como tomar notas com efetividade
• 7 dicas para tomar notas de aulas, apresentações ou reuniões com efetividade

Para mim, a principal razão de uma reunião tirar seus participantes do sério é não começar nem terminar na hora agendada. A pontualidade é importante, especialmente quando envolve a produtividade de tantas pessoas, todas elas tão importantes para um assunto de interesse comum, a ponto de serem chamadas para a reunião. Portanto, este tema também merece atenção:

• Planejamento e condução: 10 dicas para começar e terminar reuniões na hora marcada
• Sempre atrasado? Aprenda como fazer o relógio trabalhar a seu favor.
• 5 razões para começar a chegar mais cedo nos seus compromissos

Mas não adianta cumprir religiosamente os horários se eles tiverem sido mal escolhidos, por isso o artigo "Agenda: como marcar compromissos e reuniões com efetividade" explica algumas providências simples que facilitam a escolha do melhor agendamento.

Você já viu alguém entusiasmado demais com sua presença na reunião, ou com o que acredita ser o seu papel no grande esquema do universo, fazer papel de bobo em uma reunião, ou desrespeitar os outros sem nem mesmo perceber? Eu já, várias vezes, e por isso escrevi estes 2 artigos:

• Quer ser mais ouvido? Experimente falar menos!
• Falar bem em público: Como transmitir a idéia certa sobre você em apresentações e reuniões

Para terminar, não poderia ser outro o link: "Fim de jogo: efetividade no encerramento de reuniões".

E boa reunião para você!

O blogueiro e vizinho Rodrigo Lóssio, cuja palestra sobre blogs profissionais e corporativos eu assisti recentemente, avisa que vai ministrar um curso de extensão sobre blogs, na Univali de Floripa.

Serão cinco encontros de 4 horas cada, terças e quintas à noite, a partir do dia 21 de Outubro. O Rodrigo publicou a lista dos módulos, para os eventuais interessados.

Pessoalmente, no que diz respeito ao aprendizado sobre blogs, prefiro o ethos punk do lema "faça você mesmo", porque conformidade não combina com blogs que eu gosto de ler. Mas não disputo que é possível aprender em aulas e depois desenvolver seu próprio estilo, como tantos músicos e artistas plásticos comprovam todos os dias.

Portanto, aos interessados, recomendo uma olhada à proposta do Rodrigo, mas sugiro uma cautela importante, mantendo a comparação acima, mas agora de forma mais metafórica: certifique-se de que ao final do curso você vá ser um compositor, e não um bom leitor e anotador de partituras!

Para saber mais sobre o curso do Rodrigo, dê uma olhada neste post recente dele falando sobre o programa de TV que o entrevistou sobre o curso. Ele até menciona o Efetividade como exemplo de blog bem-sucedido (obrigado!)

A edição do Tick Tack Podcast que foi ao ar neste final de semana trouxe uma longa entrevista comigo, falando sobre a origem e objetivos do BR-Linux.org e do Efetividade.net. Os entrevistadores (Marcelo, Fran e Rodrigo) me bombardearam com perguntas inteligentes e que não foram previamente combinadas, portanto foram sendo respondidas de improviso.

Falamos sobre o que diferencia um bom blog, sobre como começar, como manter, sobre Poeira Cósmica, sobre Verdade Absoluta, e até sobre a ocasião em que fui convidado para ir trabalhar com Linux na Conectiva, entre muitos outros assuntos.

Se você quiser saber um pouco mais sobre os bastidores dos sites, e não se importar com o meu sotaque sulista, ouça: TickTack beta #7 - Augusto Campos, do BR-Linux e Efetividade.net.

Para acabar com diversas lendas urbanas sobre o que fazer (ou não fazer) quando se deixa de cumprir a obrigação legal do voto, fui ao TRE de Santa Catarina perguntar quais os procedimentos.

A resposta foi bastante completa, inclui até um modelo do pedido de justificativa, e reproduzo na íntegra:

Procedimentos para justificar a ausência no dia da votação

Após o dia da votação (5 de outubro), o eleitor tem o prazo de até 60 dias (até o dia 4 de dezembro) para formalizar a justificativa de ausência à eleição, encaminhando requerimento de justificativa eleitoral ao juiz da zona eleitoral em que for inscrito.

Esse requerimento pode ser entregue em qualquer cartório ou posto de atendimento eleitoral, ou, na impossibilidade, encaminhado, por via postal, ao cartório da zona eleitoral onde é inscrito o requerente.

Onde houver segundo turno, o eleitor que não puder comparecer terá também 60 dias (até 26 de dezembro) para justificar a ausência.

O requerimento de justificativa deverá ser preenchido e instruído com o comprovante do impedimento à votação, como, por exemplo, cópia de atestado médico, passaporte, entre outros. O acolhimento ou não das alegações apresentadas ficará a critério do juiz da zona eleitoral em que o eleitor estiver inscrito. Se a justificativa for indeferida, o eleitor estará sujeito à penalidade de multa.

Eleitor que estava fora do Brasil no dia da eleição

O eleitor que estiver em país estrangeiro nos dias das votações deverá também justificar o não-comparecimento à urnas. Ele, entretanto, tem o prazo de 30 dias após a data do retorno ao Brasil para fazer a justificativa junto ao cartório eleitoral, bastando estar de posse de seu título e alguma prova material de que estava no exterior, como passaporte, passagem, etc.

Se deixar de votar em três eleições consecutivas e não justificar, o eleitor terá seu título cancelado.

Se o eleitor não votou no primeiro turno, pode votar no segundo?

Sim. O eleitor que não votou no primeiro turno, mas que possa votar no segundo, deve fazê-lo, mesmo que não tenha ainda feito a justificativa, uma vez que ele tem, por direito, até 60 dias para justificar. Assim como aquele que votou no primeiro, mas que, por algum motivo, não pode comparecer às urnas em eventual segundo turno tem o direito de justificar a ausência.

Se o eleitor deixou de votar no primeiro e no segundo turno da eleição, terá dois prazos para justificar suas ausências. Um de sessenta dias, contado da data de realização do primeiro turno e outro, com a mesma duração, com início a partir do dia em que ocorrer o segundo turno.

Regularização da situação eleitoral

O eleitor que não justificar a ausência à eleição ou que tiver sua justificativa indeferida deverá comparecer perante qualquer cartório eleitoral para regularizar sua inscrição, a partir de 10 de novembro de 2008.

Por mais que você se esforce, acaba sempre aparecendo torto e fazendo careta nas fotos do churrasco da turma ou do fim de ano em família?

Algumas pessoas são naturalmente fotogênicas, enquanto outras acabam sempre virando uma atração à parte nos álbuns da família e dos amigos, por sempre aparecer - sem querer - fazendo careta, despenteado, ou todo torto.

Se você está neste último grupo, o roteiro abaixo tem 5 dicas que você pode seguir para conseguir aparecer melhor nas fotos casuais de agora em diante.

1 - Arrume-se e dê uma olhada no espelho!

Se você sabe que vão tirar fotos, lembre-se disso na hora de se vestir. Além de escolher uma roupa bonita, evite as que saem mal em fotos (como listas horizontais, listas finas em geral, quadriculados, padronagens berrantes, excesso de brilho, etc.). A não ser que você seja um gênio das cores e da fotografia, opte por cores neutras e que combinem naturalmente com sua pele, cabelo e acessórios. Na hora em que as fotos forem começar, dê uma rápida olhada no espelho: corrija os cabelos despenteados, verifique se não tem nada nos seus dentes, limpe bem os óculos, e evite assim os problemas mais embaraçosos que você já viu em tantas fotos ao longo da vida!

2 - Cuidado com o brilho próprio

Quando falamos da personalidade, ter brilho próprio sempre é bom. Mas na hora de fotografar, o brilho da sua face só atrapalha. Se sua pele for muito oleosa ou se você estiver suado, recorra a uma toalha de papel ou mesmo a uma toalha levemente umedecida. Ou ao pano limpo que estiver à mão, em último caso.

3 - Postura de vencedor

Se você aparece naturalmente relaxado e bem posicionado nas fotos, continue usando a posição que já adota naturalmente. Mas se você é uma daquelas pessoas que sempre parece rígida demais, torta ou jogada nas fotos, existem duas posturas fáceis de adotar em fotos tiradas em pé. A primeira delas é ficar de frente para a câmera, colocar um dos pés à frente do outro (com o peso concentrado em um deles), braços naturalmente caídos ao longo do corpo, ombros naturalmente relaxados, e inclinar-se um pouco (pouco!) para trás - você vai se sentir estranho, mas fica legal na imagem.

A outra é posicionar o corpo em um leve ângulo em relação à câmera (não exagere - 60 graus já é demais), e aí virar a cintura e o pescoço para encarar o alto da testa do fotógrafo (ou a lente, se você preferir sair igual a todo mundo) exibindo 3/4 do rosto, sem mover os pés.

Pratique ambas com uma câmera digital, e nunca mais pareça o Tropeço (da família Addams, lembra?) nas fotos.

4 - Encarando a lente da verdade - sem sorriso amarelo

Nada de pescoço de ganso nem de cara torta! Na postura em ângulo (ver item acima), aproveite para esticar o pescoço e depois inclinar a cabeça de volta para baixo apenas parcialmente. Isso ajuda a evitar que você pareça ter queixo duplo (especialmente se a câmera estiver pouco acima da altura dos seus olhos), e corrige o achatamento da face. Aproveite e escolha qual o seu melhor ângulo, eventualmente escondendo algum aspecto que você prefira não mostrar em destaque! Se desejar isso muito arduamente, você pode praticar ângulos diversos sozinho com uma câmera digital (coloque-a na altura certa!), até aprender quais ângulos prefere usar em público.

Pescoço esticado, rosto ligeiramente inclinado, e nada de queixo duplo

Evite expressões congeladas e sorrisos forçados - eles pioram qualquer foto casual, e não mostram quem você realmente é. A meta é sorrir com os olhos e a face inteira, e não apenas com os lábios. Pense em alguma coisa engraçada ou alegre, e se fotos deixam você nervoso, tente não se concentrar nelas. Se a foto for posada e não for em grupo (e assim você tiver certeza de que o fotógrafo está prestando atenção em você e não vai tirar a foto com seus olhos fechados), feche os olhos e inspire. Após alguns segundos, expire, abra os olhos e sorria. Assim o sorriso não parece um modelo prét-a-porter comprado em liquidação, nem aquelas máscaras de gesso em forma de sorriso deformado! Uma dica extra, se você não gosta da forma como seu sorriso aparece nas fotos porque parece mostrar um pedação das gengivas ou excesso de dentes, é praticar para sorrir só parcialmente, sem deformar a expressão.

5 - Locação, horário e equipamento

Tudo isso depende bem mais do fotógrafo do que de você, se as fotos forem casuais. Mas se você puder influenciar, escolha sempre o amanhecer e o pôr-do-sol para as fotos ao ar livre. Se precisar ser fotografado ao ar livre no meio do dia, faça-o à sombra, a não ser que o fotógrafo saiba muito bem o que está fazendo! Escolha sempre um fundo regular (padrões confusos ou muito detalhados costumam atrapalhar bastante) ou neutro, e evite o flash, a não ser que esteja sendo controlado por alguém que domine o equipamento.

Relaxe!

Como tudo que é humano, essas dicas podem variar, e alguns profissionais podem sugerir fazer exatamente o oposto. A chave é experimentar, praticar, e - na hora da verdade - relaxar. As melhores fotos casuais mostram quem você é, e não uma pose ou postura forçada.

Recomendo estes artigos adicionais: Ten Ways To Look Fabulous in Pictures, How to Be Photogenic, 5 Ways to Look Better in Pictures.

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