Um dos pontos do método GTD em que David Allen abandona completamente o enfoque tático de dizer apenas o que fazer, e vai ao nível operacional, descrevendo detalhadamente como fazer, é na questão da organização e indexação de objetos e documentos. Seja para criar os "olhos" que identificam as pastas suspensas, ou para identificar prateleiras, ou caixas, ou envelopes de documentos, você precisa de uma solução que possa criar etiquetas adesivas uniformes, bonitas, facilmente legíveis e que não descolem.

E David Allen sustenta (e me convence) que a solução mais efetiva é um rotulador eletrônico. As etiquetas geradas por eles grudam de verdade, a escrita é clara e permanente, a padronização é evidente, e você imprime quando quiser, quanto quiser (ao contrário das etiquetas de computador, em que é difícil imprimir folhas incompletas sem desperdício).

Assim como é fácil entender que uma lixeira posicionada mais longe do que o arquivo faz com que a gente arquive papéis que poderiam perfeitamente ir para o lixo, pode-se perceber facilmente que a disponibilidade de imprimir uma bela etiqueta a qualquer momento, sem ter de trocar o papel da impressora, sem ter de aguardar para imprimir várias etiquetas juntas, e sabendo que ela não vai desgrudar, ajuda a criar e manter o hábito de etiquetar gavetas, caixas, envelopes, pastas, cadernos, albuns, disjuntores, remédios, CDs, telefones e todos os demais locais de armazenamento de documentos, ferramentas, peças e outros itens que daqui a 3 meses você, ou outra pessoa qualquer, não lembrarão onde deixaram.

Etiquetas de rotulador X Etiquetas manuscritas

E como diz a Gina Trapani, do Lifehacker, "A tool that's easy and fun to use is a tool you will use." Ou, em português, uma ferramenta que é fácil e divertida de usar é uma ferramenta que você usará. Deve ser por isso que as pessoas continuam desejando e comprando blocos Moleskine e canetas especiais, quando é perfeitamente possível escrever poesias e tratados com um toco de lápis no papel de embrulho da padaria ;-)

Eu comprei meu rotulador eletrônico há pouco mais de 1 ano, e após um frenesi etiquetador que durou cerca de 1 mês, agora não se passa uma semana em que eu não etiquete pelo menos uns 5 itens. Definitivamente valeu a pena.

Escolhendo meu rotulador eletrônico

Os rotuladores mais populares são da Brother e Dymo. Após pesquisar um pouco, eu comprei um Dymo Letratag MT azul, e ele vem sendo meu fiel aliado há mais de 12 meses, sempre ao meu alcance na gaveta do escritório.

Ele tem o design bastante ergonômico, sendo bastante fácil de digitar com os 2 polegares. O teclado tipo ABC tem vários modos adicionais de símbolos, caracteres acentuados e muito mais opções de impressão (molduras e estilos variados, impressão vertical, etc.) do que eu um dia vou precisar, e poder visualizar a etiqueta no display LCD, mandando imprimir só quando fica pronto (e revisado), é um grande conforto.

Ele imprime em vários tamanhos de letra (minúsculo, pequeno, médio e enorme), tem opção de imprimir em 2 linhas, e como usa impressão térmica, não precisa de cartuchos de tintas, fitas ou outros suprimentos - basta ter sempre à mão os cartuchos de etiquetas colantes de 12mm de largura compatíveis com o formato Letratag, que na verdade são compostos por uma longa fita autoadesiva, já que cada etiqueta impressa pode ter comprimento diferente das anteriores - o rotulador tem um botão que se encarrega de cortá-las ao final da impressão silenciosa.

Para mim, cada cartucho dura uns 3 meses, e eu alterno a impressão entre os cartuchos de etiquetas transparentes e os de papel com fundo branco, mais econômicos. Mas tenho também um (que uso pouco) que é de etiquetas modelo Permanent, plásticas com fundo branco, com maior aderência e grande tolerância a umidade e variação de temperatura (de -30 ate + 150graus), para rotular equipamentos eletrônicos e cabos expostos ao tempo. Talvez você se interesse também pelas etiquetas que aderem em tecido, para identificação ou personalização de roupas.

Um cartucho LetraTag com etiquetas de poliéster verde

O Dymo Letratag MT usa 6 pilhas tamanho AA. Quando comprei o meu, comprei também 6 pilhas alcalinas daquelas feitas especialmente para câmeras digitais (mas que ninguém usa em câmeras, porque as recarregáveis são muito melhores), e não tive que trocar nenhuma vez desde então.

Eu comprei o meu LetraTag no Submarino, mas já vi ele à venda em diversas boas papelarias - pesquise antes de comprar o seu. Para mim valeu cada centavo, mesmo não sendo barato. E várias pessoas que já me viram usando compraram os seus, então acho que não sou o único a gostar de ferramentas que ajudam a organizar o dia-a-dia ;-)

Saiba mais:

• GTD: Conheça um método eficaz de organização e produtividade pessoal que pode melhorar sua motivação e seus resultados
• Site oficial do LetraTag
• LetraTag no Submarino