Como enviar e-mail para receber melhores respostas

Quantos e-mails você já enviou e ficou sem receber resposta?

Muitos, sem dúvida. E não há como garantir que todos eles serão respondidos, que as respostas chegarão a tempo ou dirão aquilo que você espera. Já escrevi artigos sobre este mesmo assunto antes, mas os e-mails que eu não consigo responder, mesmo lendo do começo ao fim, porque não entendo o que o remetente deseja de mim, continuam chegando ;-)

As habilidades redacionais necessárias para escrever uma mensagem que precisa de resposta não são as mesmas que se usa para uma longa e completa narrativa ou descrição. Há algumas coisas que você pode fazer para aumentar as suas chances. Se você quiser que uma pessoa ocupada responda rápida e efetivamente a uma mensagem sua, existem algumas coisas que você pode fazer, como veremos a seguir.

Vamos a elas:

  • Use bem o campo "Assunto". Ele precisa ser um resumo do seu... assunto. Não mais que 8 palavras!
  • Escreva sobre um único tema. Se precisar de resposta sobre vários temas diferentes, mande vários e-mails ao longo do tempo (e não todos juntos)
  • Seja breve e conciso. Não prejudique o seu conteúdo, mas se a mensagem puder ser lida sem rolar a tela, já está muito bom. Se não tiver mais que 10 linhas, melhor ainda.
  • Seja objetivo. Vá direto ao ponto, e deixe muito claro qual a ação que você espera do seu destinatário. Se possível, construa a questão de tal forma que a resposta também possa ser objetiva: "Sim", "Azul", "3,14" ou "Julho".
  • Identifique-se. A não ser que você tenha certeza de que o seu destinatário sabe as respostas, diga quem você é, onde o conheceu, ou qualquer referência necessária para que ele saiba a quem está respondendo.
  • Releia antes de enviar. Atenção para ambigüidades, para subjetividades e excessos. Remova-os sem piedade.

Falando como leitor, eu recebo mais e-mail do que consigo processar, e deixo muitos sem resposta, embora me esforce para verificar o máximo possível. Obviamente, o primeiro critério para análise das mensagens que recebo é o interesse do assunto que ela trata. Mas tenho certeza de que perco muitas mensagens que me interessariam, porque os seus autores não conseguem deixar claro qual é o ponto de interesse para mim, ou mesmo o que eles desejam que eu faça. E neste caso, geralmente os dois lados saem perdendo.

Que dicas você acrescentaria à lista das técnicas que ajudam a garantir mais respostas a e-mails?

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