Para ter um escritório pessoal em que as coisas não somem, no mínimo, você precisa de gavetas e de uma boa estrutura de arquivamento organizado de documentos e papéis em geral.

Um arquivo de pastas suspensas econômico, com estrutura em plástico ou aramado, custa menos de R$ 50 nas papelarias, e continua sendo útil por anos e anos a fio. Se você for caprichar, custa um pouco mais; uma das gavetas na minha escrivaninha é do tamanho certo e tem os trilhos para as pastas suspensas, e assim eu as tenho sempre ao alcance das mão.

Uma boa estrutura inicial é considerar uma pasta para cada um dos projetos em que você estiver envolvido, e mais algumas pastas extras para arquivamento das suas categorias de materiais de referência. Você vai identificar com facilidade as pastas extras que necessitar, como a de contas pagas, a de notas fiscais e termos de garantia de equipamentos, a dos seguros e documentos do carro, e assim por diante. Cada pessoa tem seu modelo particular de arquivamento, mas o essencial é que ele seja adequadamente transposto para o conjunto de pastas.

E se você está pensando em começar um arquivo pessoal, o artigo "Organize Yourself- Create Your Own Personal Personnel File" tem uma lista interessante dos documentos não relacionados a projetos correntes (portanto, menos óbvios) que você pode querer armazenar junto, seja em originais ou em cópias, no seu arquivo de consulta permanente. Aí só vai ficar faltando escolher as categorias para compor as pastas ;-)

Alguns exemplos:

• Seus contratos de trabalho: o contrato de trabalho com o empregador atual, com empregadores anteriores, com seus clientes, ajustes, termos aditivos, e tudo o mais que define o conjunto dos seus direitos e obrigações ajustado entre as partes.
• Cópias de todos os documentos pessoais que você assina no trabalho: Muitos documentos que você assina no trabalho podem se estender ao seu interesse pessoal: termos de confidencialidade, responsabilidade sobre patrimônio, uso de carros, notebooks, celular corporativo e mais. Quando devolver este tipo de recurso, exija um recibo também por escrito, e guarde em seu arquivo pessoal. Se for obrigado a comprovar despesas pessoais (por exemplo, em viagens a serviço), guarde consigo cópias das notas fiscais, anotando nelas mesmas as viagens a que se referem.
• Documentos fiscais: não só os emitidos pela Receita! Guarde bem todos os que possam fazer diferença em sua declaração de imposto de renda. Recibos de doações, consultas médicas, serviços que você prestou, e tudo o mais. Guarde também os documentos emitidos pela Receita, é claro: sua declaração, comprovante de entrega, recibos dos pagamentos, etc.
• Tudo relacionado aos seus planos de previdência, seguro e saúde: seja a oficial ou eventuais planos particulares complementares. Contratos, apólices, atualizações, contatos, e toda a papelada que eles entregam, seja assinada ou não.
• Comprovantes de obrigações legais: Já falamos acima sobre os documentos fiscais, mas eles não são os únicos que você precisa guardar praticamente pela vida toda. Comprovantes de votação, de alistamento militar, carteira de trabalho... até mesmo a sua certidão de nascimento entra nesta categoria.
• Histórico acadêmico: diplomas, certificados, histórico escolar, comprovantes de matrícula e freqüência, e tudo o mais que um futuro curso ou empregador pode querer de você. Inclua aqui também os seus artigos publicados, certificados de cursos complementares, seminários e outros eventos.
• Histórico profissional: um bom registro de suas atividades profissionais, datas de início e final de empregos, razão da saída (lembre-se de que este é um arquivo pessoal, e não para consulta por terceiros), cartas de referência antigas, advertências, concursos em que você tenha sido aprovado, certificados, prêmios que tenha recebido profissionalmente, e tudo que possa servir para compor uma retrospectiva de sua carreira, ou um currículo completo.
• Menções na imprensa: esta é sempre uma pasta interessante.

Lendo o arquivo em inglês, publicado pelo Thejobbored, fica claro que há uma preocupação (talvez em segundo plano) em sempre dispor de documentação e evidência caso algum dia seja necessário enfrentar seu empregador, ou um cliente, ou a companhia de seguros, ou um banco, possivelmente em um tribunal. Raramente esta é uma boa perspectiva, mas dispor de arquivos completos e organizados nesta hora é sempre uma razão de preocupação a menos, acredite.

Outras áreas da sua vida podem merecer pastas específicas: o carro, os imóveis, animais de estimação, contratos de câmbio, contratos bancários e de crédito, e tudo o mais. Não há receitas prontas, você precisa encontrar seu próprio caminho. Ainda bem que um pacote de 20 pastas suspensas a mais é bem barato ;-)

Leia o artigo: Organize Yourself- Create Your Own Personal Personnel File. E se o assunto lhe interessa, aproveite para saber um pouco mais sobre GTD, um método eficaz de organização e produtividade pessoal que pode melhorar sua motivação e seus resultados.