Gerenciamento de anotações e referências: as ferramentas preferidas dos leitores

Dando continuidade à nossa série de artigos sobre as ferramentas de produtividade pessoal preferidas dos leitores do Efetividade.net, na semana passada perguntei quais as ferramentas que vocês usam para gerenciar suas anotações e referências.

Referências e anotações são fundamentais em qualquer método de produtividade pessoal, e precisam de ferramentas de coleta, organização e consulta que sejam adequadas às rotinas de cada um.

Como vimos no post que lançou o questionamento sobre estas ferramentas, o método GTD dedica bastante atenção ao gerenciamento dos materiais de referência.

Mas soluções alternativas não faltam, e vocês apresentaram muitas delas, cujos destaques analisaremos detalhadamente a seguir.

Destaque: Papel e caneta

Cadernos, fichas e folhas de papel em formatos diversos foram os mais citados, com destaque para os blocos Moleskine e seus variados (e ótimos) substitutos brasileiros. O Nicolas Varzacacou resumiu: "Em algumas atividades específicas a tecnologia fica de lado, e ainda utilizo uma molesquine, papel, caneta, borracha. Quando quero rabiscar um projeto novo, fazer um brainstorm, nada substituiu essa interação para mim."

O Luiz Alcides complementou com terminologia técnica: "Cadernos são fundamentais para anotações no “gemba” (termo japonês para “onde as coisas acontecem”), seja no chão-de-fábrica, reuniões, etc. Sempre acompanhado da velha e guerreira lapiseira Pentel P205."

O Rodrigo usa técnicas avançadas: "Anoto referências, bibliografias, idéias, registros de reuniões e afins, tudo em fichas pautadas 4×6. Geralmente elas ficam guardadas em uma caixinha de papelão dentro da gaveta, com divisórias por tema ou tipo de anotação. Se preciso de algumas anotações para uma reunião ou algo assim, elas cabem perfeitamente naquele “bolsinho” do moleskine, que é minha agenda de compromissos e ações e está sempre comigo. E viva o papel e caneta!"

Às vezes o bloco é complemento ou backup, como explicou a Raquel: "Tenho também um Moleskine, mas uso ele mais para carregar referências para serem consultadas em trânsito. Por exemplo, quando viajo levo comigo os lugares para visitar, restaurantes que gostaria de ir, etc."

Ou, como contou a Lilian Hatori Colella, "Para prevenir momentos em que o 3g não funciona, o wi-fi não está disponível ou o celular sem bateria, tenho como uma reserva um moleskine que serve para anotações de pequenas idéias ( que muitas vezes posteriormente são passadas para o google), frases ou coisas mais curtas e que não tenham grande importância ou urgência."

Destaque: Evernote

Quase tão mencionado como as alternativas em papel, o Evernote brilhou nos relatos de diversos leitores do Efetividade, assim como aconteceu na pesquisa sobre ferramentas de controle de pendências - o que até é natural, pois a consolidação de ferramentas é desejável, quando elas se adequam bem a múltiplas tarefas.

A garota sem fio Bia Kunze advoga o uso do Evernote como ferramenta unificada, em um relato interessante:

Evernote é o caminho, a verdade e a vida… E só Evernote. Assino a conta Premium, e olhem, vale cada “penny”.

Não adianta ter vários lugares diferentes para tomar notas e manter material de referência. Tomar notas é importante, mas mais importante ainda é achá-la depois. Quando quero localizar algo, não admito levar mais que 5 segundos. Senão, é sinal que não está devidamente organizado.

Mesmo quando preciso tomar uma nota rápida com papel e caneta, já em seguida fotografo a anotação e jogo no Evernote. Também uso um app chamado JotNot, no iPhone, que é um perfeito scanner de mão — e se integra ao Evernote, lógico.

No escritório tenho um multifucional Lexmark que funciona na nuvem e se integra com Evernote. Meu inbox fica ali junto. Escaneio tudo direto pro Evernote, sem precisar do computador. Hoje, estou bem próxima do zero papel. E as pastas suspensas, bem levinhas e fininhas…

Meu celular, meu multifuncional e minha conta do Evernote são meus melhores companheiros de trabalho.

  Ver detalhes sobre o Evernote no BaixaTudo

Já a Raquel usa a versão gratuita, e aponta uma dificuldade comum que antecede a seleção de uma ferramenta digital: "O Evernote todo mundo já conhece… Eu uso a versão free e nele guardo tudo o que é referência digital: artigos, página web, etc. Tenho um plano de guardar tudo, tudo. Mas antes preciso criar um esquema para digitalizar o que tenho em papel. Como não sou nada organizada, preciso que tudo seja muito simples e fácil porque se eu precisar fazer alguma ação antes de armazenar a chance de as coisas ficarem jogadas pela casa é grande."

O Eric Hayashi descreveu a solução híbrida que funciona para ele: "Ultimamente tenho utilizado o Evernote para gerenciar os meus milhões de papéis e anotações que faço durante o dia.
Uso papel e caneta para anotar informações do dia, depois passo tudo para o Evernote e vou trabalhando com ele."

Dhian Picinin deu mais detalhes sobre o tipo de referência que guarda no Evernote, e o diferencial da ferramenta: "A grande vantagem do Evernote é ser multiplataforma. Uso ele no Windows e Android e tudo fica sincronizado. Tenho o programa instalado no trabalho em casa e no notebook. Organiza informações gerais pessoais e do trabalho, assim como escaneio contas pagas, cartões de visita. Isso porque a ferramenta de busca do Evernote é excelente."

Caso especial: Pastas (suspensas, sanfonadas, etc.)

Embora sejam um caso especial do uso de papéis para gerenciar anotações e referências, as pastas merecem a distinção de uma menção em separado, pois representam uma forma completamente diferente de estruturar e acessar as informações. Em uma descrição bem simples o Luiz Alcides apresenta a ferramenta: "Para armazenar documentos, contratos, exames médicos, notas fiscais, etc, uso um sistema simples de pastas suspensas numa caixa plástica. Muito fácil de achar."

Alessandro Ramos: "Utilizo um sistema de pastas coloridas com identificação, aplicada com papel contact, isto tudo para organizar os materiais da faculdade e projetos que faço para a mesma. Para documentos pessoais e médicos,utilizo 3 pastas arquivo, com várias divisórias que facilitam muito na hora de procurar algum documento."

E a Clotilde Tavares foi muito além do cumprimento do dever na hora de descrever a sua solução baseada em pastas, e escreveu um post detalhado em seu próprio blog apresentando como faz. Ela também resumiu aqui no Efetividade: "Uso um sistema de pastas suspensas e pastas no computador, coisa simples, mas que dá conta da enorme quantidade de material que tenho. São grupos de pastas naquelas maletinhas que cabem dez, espalhadas pelo apartamento. No post tem as fotos."

A Raquel descreve o uso de pastas sanfonadas e um modelo de transações acumuladas para lidar com o arquivamento permanente: "Em casa, mandei instalar uma prateleira perto do teto, no escritório. Lá guardo pastas sanfonadas com coisas que não precisam de acesso constante, tipo contas pagas, exames médicos, manual de carro, moto, eletrônicos, NF de produtos e serviços, enfim, toda a papelada que fazem parte do nosso dia-a-dia. Tudo que chega vai para uma caixa que fica bem a mão. Uma vez por mês (ou quando a caixa fica cheia) eu separo e coloco nas pastas sanfonadas."

E o Frederico Alves explica as razões de sua opção pelo arquivo mágico OZ: "Em casa e para documentos em papel, utilizo como arquivo o sistema da OZ chamado Arquivo Mágico. Na verdade, trata-se de um kit feito para facilitar a tarefa de arquivamento. O sistema básico consiste em índices, etiquetas e divisores pré-impressos com diversas categorias e orientações a respeito do que deve ser colocado em cada categoria. É possível também comprar pastas no próprio site. A grande vantagem é que depois de retirar da embalagem, o sistema já pode ser imediatamente utilizado. Não há necessidade de perder tempo decidindo onde cada coisa vai ficar. As categorias pré-impressas abrangem praticamente todas as nossas necessidades, e com as orientações incluídas fica fácil saber onde colocar cada documento, facilitando igualmente a recuperação da informação. Antes, quando tinha um documento para arquivar, como uma conta, acabava deixando solto pois não havia lugar certo para colocar. Agora não. Chegou um documento do condomínio? tem uma pasta. E os documentos referentes ao plano de saúde? também tem."
 

Menções honrosas

Google Apps

O J. F. Mitre sintetiza o que vários outros leitores também afirmaram: "Google Docs, Google Tasks, Gmail. Além da perfeita integração com a Agenda, permite múltiplos níveis de anotações. Gmail, anotações rápidas em e-mails recebidos. Lembretes para que eu não esqueça de fazer algo, etc. O Google Docs é para anotações permanentes. Aquelas dicas que necessitam de edição, complementação, aquele texto engraçado, etc e tal. Detalhe que somente justifica fazer isso se não acreditar que a página vai estar no ar daqui a alguns anos ou se tiver um comentário. Do contrário, bastaria guardar o link no lugar certo com um ligeiro comentário, seja no firefox ou no delicious ou em qualquer outro gerenciador de bookmarks eficiente. Se o Gmail é a caixa de entrada, o Google Tasks é que organiza isso em ação. Serve para o “ToDo” depois da anotação e serve para integrar perfeitamente com o Calendar."
 

Dropbox

Embora a finalidade da ferramenta seja a sincronização de arquivos entre computadores, me surpreendi com o número de leitores que mencionou o Dropbox como ferramenta de gerenciamento de anotações e referências.

  Ver detalhes sobre o Dropbox no BaixaTudo

O MuriloVBonfim explica como: "Depois que começou essa série de artigos aqui no Efetividade, comecei a centralizar mais minhas referências em papel, scanneando e salvando no notebook. Algumas dessas pastas sincronizo com o DropBox para ficar disponível em qualquer lugar do universo." E o Idney complementa: "Mantenho alguns arquivos de texto que vou adicionando / retirando informações das quais preciso, mantendo 03 máquinas sincronizadas."
 

Awesome Note

É uma interessante ferramenta para o IPhone que combina o gerenciamento de anotações com o de tarefas e pendências, e ainda sincroniza com o Google Docs e o Evernote.

O Alberto J. Azevedo descreve: "para anotações e referências uso o Awesome Note sincronizando com Evernote no Iphone, para lembretes, lista de compras, e até senhas as vezes pois ele tem um recurso de proteção de pastas de notas."
 

Live Notes

Esta ferramenta para o iPad parece próxima dos sonhos de quem faz anotações sobre aulas ou apresentações.

Descreve o Nicolas Varzacacou: "Ainda não consegui testar 100% as possibilidades desse software, mas estou encantado com as possibilidades de uso do mesmo. é possível anotar uma aula/reunião no iPad usando o teclado, desenhando com os dedos, colocando símbolos que você escolhe a cor, dando highlight com um marca texto. Além de fazer tudo isso gravando o som original, você pode escutar tudo depois vendo suas anotaçoes aparecerem na tela. Encantador."
 

Mendeley

Quem descreve é o Gil Kruppa: "Como eu trabalho com uma imensa quantidade de artigos científicos (tenho mais de 7000), não poderia deixar de mencionar uma das melhores ferramentas: o Mendeley Desktop. É um programa free, que existe tanto para Windows como para Mac. Com ele, você pode organizar os artigos científicos em PDF por coleções que podem ficar disponíveis “na nuvem” quando você está sem seu computador.
 

OneNote

O Fernando Garrido descreveu detalhadamente o seu uso dessa ferramenta do MS Office, e separo um trecho: "pelo fato de pertencer ao pacote Office (na versão mais completa) sua integração com os demais aplicativos é perfeita; possui seções diferenciadas para atividades pessoais e atividades profissionais fácil e rapidamente acessíveis e alternáveis na mesma tela; possui o recurso de proteção de seções e/ou subseções por senhas, podendo assim ser utilizado para anotações que envolvam informações sigilosas."
 

Notational Velocity

O Armando Neto descreve telegraficamente: "open source, disponível só pra Mac. Pode ser sincronizado com dropbox ou via Simplenote. Vantagens: é orientada para o uso do teclado, guarda tudo em TXT (podendo criptografar)"

  Ver detalhes sobre Notational Velocity no BaixaTudo

 

Wikis pessoais

O TiddlyWiki foi indicado pelo Michel Ribeiro, e o Wiki on a Stick pelo apimente.br. Ambos parecem ser alternativas interessantes para quem está acostumado a usar arquivos TXT estruturados ou organizados, como o Rafael.
 

Painéis e murais

Para anotações transitórias (lembretes, recados, ...) pode ser uma solução interessante, especialmente se estiver posicionado estrategicamente. O Alessandro descreve: "Eu utilizo um quadro branco de 2m x 1m,ao lado da minha cama,ele foi dividido em 3 partes com fita isolante preta, 2 partes grandes para escrever alguma tese ou teoria que tenho que lembrar para as aulas,e a terceira parte é pequena,para anotação de recados."
 

Outras ferramentas

As respostas dos leitores ao meu questionamento sobre quais as suas ferramentas preferidas para gerenciar anotações e referências incluem menções a uma série de outras ferramentas interessantes.

Visite a lista de respostas para encontrar menções e comentários a: BasKet, EfficientDiary, HitList, Notes (Android), Notecase, Neotriad, Notemania, OpenOffice, Post its, Simplenote e Tomboy, entre outros!

Continue participando

Conto com os seus comentários sobre esta síntese para que eu possa melhor produzir as próximas da série!

Claro que não deu (nem faria sentido) para mencionar todas as ferramentas que vocês citaram. Um conjunto de casos em que lamento não dispor de melhores recursos para sintetizar as descrições é o das soluções híbridas: em alguns casos os leitores fizeram descrições primorosas de como combinam uma série de ferramentas para extrair o melhor de cada uma delas.

Mas os comentários do post em que fiz a consulta aos leitores continuam disponíveis como referência adicional, e vocês podem encontrá-las lá.

Já está no ar a consulta sobre a próxima ferramenta de nossa série - responda lá: “Com que ferramentas você gerencia suas leituras pendentes?”)

Continue participando, porque o resultado está superando completamente as minhas expectativas iniciais, mas agora espero que continue assim ;-)

E veja também ">os outros posts da série sobre ferramentas de produtividade pessoal!

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