Na primeira parte deste artigo, vimos que quem mantém em funcionamento a produtividade pessoal pelo GTD é o Processamento, responsável por analisar cada item da sua Caixa de Entrada (real ou metafórica) e decidir o que, afinal, precisa ser feito em seguida com ele.

Já vimos que, segundo David Allen no livro A Arte de Fazer Acontecer (“Getting Things Done”, origem do acrônimo GTD), o processamento é realizado continuamente, buscando manter vazia a Caixa de Entrada e sempre atualizadas a sua agenda e sua lista de tarefas.

Vimos também que, embora nem todo item da sua caixa de entrada exija algum registro, os que exigem precisam ser classificados de acordo com a natureza da próxima ação que será desempenhada a respeito deles.

Dando continuidade, hoje iniciaremos vendo mais detalhes sobre o conceito de Próxima Ação, cuja importância é crucial para o GTD e para muitos outros sistemas de produtividade pessoal.

O que interessa é a próxima ação

Embora eu tenha me referido ao processamento como uma triagem, ele é um pouco mais do que isso – além de decidir onde colocar (física ou metaforicamente) cada e-mail, cada papel da sua mesa, etc., você também precisa identificar qual a próxima ação associada a ele (no caso dos que precisam de uma próxima ação, claro – os da lixeira e os do arquivo dispensam isso).

A próxima ação precisa ser bastante concreta, pois é ela que determina o resultado do processamento: a opção por tratar na hora (delegando ou resolvendo algo que irá tomar menos de 2 minutos), por registrar um compromisso na agenda, uma pendência na lista de tarefas, arquivar uma referência ou jogar no lixo, por exemplo.

Durante o processamento, portanto, concentre-se em decidir com clareza a próxima ação de cada item na sua caixa de entrada.

Por exemplo, “Trocar de carro” não é uma boa descrição, pois sabemos que esta ação tem alto nível de abstração ou é na verdade um objetivo que demanda várias ações encadeadas.  O próximo passo, na verdade, será “Escolher o modelo do próximo carro”, “Pesquisar preços e condições nas concessionárias” ou outra ação mais imediata e palpável – e nada impede que você também já registre as demais que a seguirão (quem sabe elas não ganham uma lista à parte, na forma de um projeto pessoal?), desde que fique bem claro qual é a próxima.

Vale mencionar, como o método GTD destaca, que frequentemente é só na hora de identificar qual ação será requerida que você perceberá que ela deve ser delegada a alguém. Note que delegar não é livrar-se de uma pendência: você continua responsável pelo resultado, embora não caiba a você o próximo passo da execução. Delegue com responsabilidade, descreva claramente o que cabe a quem receber a delegação, e lembre-se de verificar o andamento, caso o retorno não ocorra!

As 3 regras de um processamento bem feito

Agora que você já entendeu que “Processar”, no GTD, está mais para “classificar” do que para “resolver tudo definitivamente” (embora dê soluções definitivas para boa parte do que chega à sua caixa de entrada), já está preparado para entender que lidar com o que chega ao seu conhecimento exige algum desapego, e a disposição para combater uma grande inimiga da eficiência: a tentação de “deixar pra olhar isso melhor depois”.

Vamos, portanto, às 3 leis universais do processamento da caixa de entrada:

1. Comece sempre pelo item inicial
2. Processe um item de cada vez, pela ordem
3. Nunca devolva nada para a caixa de entrada

Caixas de entrada bem administradas não se acumulam por muito tempo e sempre são processadas na íntegra, então não há vantagem (exceto a motivacional, possivelmente) em parar para pensar e escolher por onde começar: comece pelo item inicial da lista, pelo topo da pilha, ou pelo que estiver mais visível. Se for possível escolher o ponto de início, geralmente é vantajoso iniciar pelos itens mais recentes.

Depois de terminar de processar cada item, siga para o próximo em uma mesma sequência, sem ter 2 itens da caixa de entrada em análise ao mesmo tempo e sem apego a itens favoritos ou mais agradáveis – a hora do apego é depois do processamento, e você terá mais tempo livre para isso se terminar rapidamente de esvaziar sua caixa de entrada. Na hora de processar, dê sempre toda a sua atenção ao item que estiver analisando no momento.

E devolver algo para a caixa de entrada, depois de ter analisado, é um erro duplo: conduz ao acúmulo (e retrabalho consequente), além de deixar de reconhecer que a razão que levou você a querer deixar para analisar depois é também uma pendência que precisa ser processada – ou “incubada”, na descrição de David Allen. Registre a ação associada a esta pendência no local apropriado, para lidar com ela como se fosse qualquer outra pendência, e prossiga no processamento!

David Allen menciona uma exceção para as regras acima: questões de personalidade que exijam a atenção a múltiplos temas ao mesmo tempo – ele chama isso de “a exceção multitarefa”, e propõe 2 limites: não passar de 3 itens por vez, nem de uma média de 2 minutos por item para a análise. Talvez seja o caso do público que trata TDAH e outras situações similares, e que tem estado ativo nos comentários ultimamente - gostaria de saber a opinião deles!

Lave, enxague, repita

Em linhas gerais, este é o funcionamento da fase de processamento, que tem que ser executada em um longo esforço logo após a coleta inicial que você faz ao iniciar sua adoção do GTD, e depois vira uma rotina diária simples.

E é mesmo uma rotina simples: em momentos predefinidos do seu dia, ou quando necessário, você interrompe as demais tarefas e esvazia o que tiver chegado na caixa de entrada, dedicando 2 minutos ou menos a cada item, separando:

• os que exigem ação sua (que vão para a agenda ou a lista de tarefas, por exemplo)
• e os que não exigem (que podem ir para um arquivo de referências ou para o lixo, por exemplo).

Mantendo sua caixa de entrada sempre vazia, e sabendo que seus itens foram adequadamente processados, você tem a segurança de que sua lista de tarefas e a sua agenda de compromissos incluem tudo que você precisa fazer, que tudo o que chega a você mas não exige ação não irá mais atrapalhar, e assim pode se dedicar com mais clareza, objetividade e certeza ao que interessa: cumprir os compromissos e resolver as pendências.

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Este artigo de Augusto Campos é integrante da série do Efetividade.net sobre o método GTD de produtividade pessoal, baseado no livro A Arte de Fazer Acontecer, de David Allen. Adotado como referência em produtividade pessoal, o GTD prevê uma série de requisitos e procedimentos para aumentar a capacidade de produção pessoal sem ampliar o stress, baseado em uma premissa simples:  criar uma base de organização mental e do ambiente para poder deixar o trabalho fluir sem necessidade de intervenção consciente no gerenciamento da seqüência de tarefas.