GTD, você sabe, é o método de produtividade pessoal descrito inicialmente no livro “Getting Things Done”, de 2002 – cuja edição mais recente no Brasil saiu com o título de “A Arte de Fazer Acontecer” e é um guia básico para a visão de David Allen sobre como dar mais efetividade e foco à sua rotina.

O GTD, sobre o qual já tratamos muitas vezes aqui no Efetividade.net, é definido na forma de 5 estágios ou fases, incluindo as 3 abaixo, cuja distinção é bem clara e cuja compreensão é essencial para entender a natureza da grande armadilha na implementação do GTD:

Coleta: corresponde a identificar e registrar (em uma lista, em uma caixa de entrada, em um aplicativo, etc.) tudo que exige nossa atenção, que deveria estar em uma situação diferente daquela em que no momento se encontra, e que você sente que cabe a você provocar a mudança.

Processamento: é aquela fase geralmente registrada em fluxogramas do GTD, em que você analisa a informação coletada e verifica se pode ou não gerar ação, se pode ser delegada, se é material de referência, se precisa ser registrada para uma revisão futura, etc.

Execução: é o momento em que as tarefas que em algum momento foram coletadas e processadas são completadas. Você escolhe uma das ações da sua lista (de acordo com seu contexto, com o tempo disponível, etc.) e FAZ - é o ponto culminante do método, portanto.

(os outros 2 estágios são organizar e revisar)

Os mesmos 5 estágios do GTD servem para uma variada gama de atividades, sejam individuais ou em grupo, auxiliados por sistemas informatizados ou mesmo anotados em um bloco que você leva no bolso.

Claro que a complexidade da execução de cada passo (e das ferramentas que exige) varia de acordo com a natureza da situação, mas os mesmos 5 servem para assumir o controle das coisas se você estiver organizando a sua cozinha, tentando colocar em ordem a rotina doméstica ou do escritório, ou planejando um evento, por exemplo.

Mas há uma armadilha prática no caminho de quem quer adotar estes passos em sua vida, e para ilustrá-la, David Allen usa como exemplo a sua forma pessoal de fazer anotações de reuniões: para ele, o importante enquanto se está anotando é registrar tudo o que se percebe, sem decidir naquele momento o que é importante ou não, ou as implicações de cada informação - até porque não se sabe o que vai surgir na mesma reunião minutos depois modificando a importância do que já foi dito antes.

Assim, ainda no exemplo das anotações de reunião, o foco do primeiro momento é garantir a existência de registro de tudo que pode vir a ser importante, para ter material completo e confiável para analisar depois. Em um segundo momento, quando não mais se estiver operando no "modo anotação", é que precisa ocorrer a análise, separando o que é significativo: o que vai exigir alguma ação, o que precisa ser guardado como referência, o que é lixo, etc.

Sumarizando a situação das reuniões, Allen conta que em geral descarta entre 80% e 90% das anotações que faz, mas enquanto está anotando, ainda não sabe quais das anotações serão as 10% que vão sobreviver à análise posterior - e muitas vezes não são aqueles que durante a reunião lhe pareciam os mais importantes.

Este exemplo ilustra o problema e o grande desafio a vencer também na implantação do GTD, quando se começa a praticar as fases de coleta, processamento e execução: as consequências negativas de se permitir sucumbir à tentação permanente para já ir categorizando e priorizando as informações enquanto a coleta está acontecendo.

Segundo Allen, comprimir estas 2 etapas em uma prática só parece dar certo durante algum tempo, parece ser mais eficiente, mas é o que faz as informações de reuniões se perderem, e - por extensão - as implementações de métodos de produtividade implodirem e terminarem em desistência para tanta gente.

Ele destaca: coleta, processamento e execução precisam ser fases nitidamente separadas, embora não haja problema em alternar de uma para outra livremente, conforme o fluxo do dia - desde que você não deixe coisas pendentes sem coletar, que você fatalmente esquecerá mas ficará com aquela sensação chata e improdutiva de que tem alguma coisa que está ficando para trás, mas você não consegue mais definir o que é.

Repetindo para fixar: a grande dica para quem está pensando em adotar o GTD é que a fase da coleta precisa ser mantida distinta do processamento e da execução, assim como capturar informações durante uma reunião é diferente de analisá-las e de colocar em prática as ações identificadas - tentar fazer tudo ao mesmo tempo pode fazer informações importantes se perderem, porque as outras pessoas da reunião não param de expor e ajustar as coisas enquanto você se fixa em já ir colocando em prática algo que ouviu.

Lembre-se, portanto, de sempre começar pela simples captura. Identifique as coisas que dependem de você e que não estão no piloto automático. Anote-as, reúna-as, coloque todas juntas para só depois pensar em importâncias e significados, e ter certeza de que, enquanto está executando, não há um item mais urgente ou mais importante na sua caixa de entrada que você deixou de perceber porque quis queimar etapas achando que estaria ganhando tempo!