O leitor Caio Azevedo compartilha as suas dicas de automatização do pagamento de contas e suas conclusões sobre quais comprovantes já podem ser arquivados puramente na forma digital.

No artigo de sexta-feira sobre a volta do serviço Reboleto ("Reboleto: a volta da ferramenta para gerar novo código de pagamento para boletos atrasados"), o leitor Caio Azevedo fez um comentário tão pertinente sobre a forma como ele gerencia os seus boletos e pagamentos (com base em dicas aqui do Efetividade, inclusive), que eu o convidei a expandir a ideia por meio de um breve artigo.

O resultado é o que segue, nas palavras do próprio autor/leitor e comentarista. Obrigado, Caio!

Administrando as finanças pessoais com efetividade

por Caio Azevedo, autor convidado.

Escrevo em resposta ao seu comentário no artigo publicado em seu site, com o título "Reboleto: a volta da ferramenta para gerar novo código de pagamento para boletos atrasados", sugerindo que eu descrevesse com mais detalhes o que faço para gerenciar o pagamento de contas e arquivamento de comprovantes.

Atualmente eu faço monitoramento do orçamento doméstico com uma planilha do Excel, que vem se mostrando uma ferramenta bastante eficiente, principalmente pela simplicidade que se pode implementar na montagem e no uso da planilha eletrônica.

Os registros de despesas e receitas são feitos com muita frequência, normalmente a cada 2 dias; o que me permite acompanhar a evolução de cada tipo de despesa e o saldo esperado para o fim do mês. Permite também que eu e minha esposa nos comuniquemos a fim de ajustar e reajustar as nossas decisões a respeito do destino do nosso dinheiro.

Para que todo esse sistema funcione a contento sem nos deixar tempo demais engajados na tarefa de controlar o orçamento, e permitir que vivamos calmamente, focando no que é realmente importante, o máximo de automatização é muito bem vindo.

Pagando contas

Considero que gerenciar o dinheiro está se tornando pra mim uma tarefa cada vez mais corriqueira, sem grandes preocupações, e eu acho que é isso que garante a continuidade efetiva do gerenciamento.

É nesse contexto que se insere a tarefa de pagar contas. Odeio atrasar o pagamento, porque odeio pagar multa, juros e enfrentar fila de banco. Tudo que faço é pelo internet banking.

As empresas que oferecem convênio de débito automático me dão a oportunidade de aderir prontamente ao serviço. Aquelas que não o oferecem me fazem pedir o boleto por e-mail ou acessando o site.

Se a empresa oferecer um bom desconto, como é o caso da pós-graduação lato-sensu à distância que minha esposa está cursando (oferece desconto de R$ 23,00 pelo pagamento antecipado de uma mensalidade de R$ 270,00 - o boleto vence dia 5, e o desconto é dado até o dia 4), eu agendo o pagamento para não perder o desconto. A cada agendamento eu insiro uma tarefa com data para o dia do pagamento a fim de que eu me lembre de obter o comprovante pelo internet banking.

Arquivando os recibos

E como eu arquivo os comprovantes? Em pdf, no Dropbox. Nada mais perfeito pra mim. Os arquivos são agrupados todos numa pasta só. A organização fica por conta do padrão do nome dos arquivos, assim: TIPO DE CONTA venc.aa.mm.dd.pdf. Exemplo: LUZ venc. 2013.06.05.pdf. Automaticamente as contas ficam agrupadas por tipo, em ordem crescente de data de vencimento.

Cada conta possui 2 arquivos de mesmo nome: um para o boleto e outro para o comprovante de pagamento; este fica acrescido da palavra "comprovante" antes do ".pdf".

A importância do backup

Não considero o Dropbox um backup suficiente, por isso utilizo uma ferramenta adicional: SyncBack. É um aplicativo muito eficiente para sincronizar pastas. Uso-o para manter atualizada uma cópia do Dropbox num pendrive que foi adquirido apenas para servir de backup em casa, ou seja, manter este pendrive em casa evita a descontinuidade do processo de atualização diária dos arquivos.

Por ser advogado, sei da necessidade de se manter um arquivo confiável, principalmente em relação às informações dos meus clientes. Isso me permite dizer que não é necessário manter em papel o original de quase nenhum documento. A manutenção somente da cópia dos documentos é suficiente pois no judiciário a cópia simples é o que basta.

No caso dos tributos de pessoa física também não conheço qualquer um que seja necessário guardar em papel. Caso as cobranças venham somente pelo correio, basta escaneá-las e mantê-las por 5 anos, igual a qualquer tipo de conta.

No caso do IPTU, IPVA, taxa de incêndio e taxa de lixo, a partir do momento que o imóvel ou o automóvel passar para o nome do novo proprietário, pode-se dar a ele todos os comprovantes guardados ou simplesmente jogá-los fora, inclusive os comprovantes dos pagamentos feitos dias antes da venda.

Única exceção que conheço vai para o financiamento habitacional, principalmente os de longo prazo: é bom manter o arquivo até o final do financiamento. Se o financiamento for de 25 anos, por exemplo, arquivar somente em formato digital pode ser perigoso. É muito dinheiro e muito tempo em jogo.

Augusto, acho que consegui fazer um apanhado sem sair muito do tema principal e sem me alongar demais. É um prazer contribuir.