Depois de o Wunderlist ter me deixado na mão, tive que escolher seu sucessor para gerenciar minhas tarefas e pendências, mas antes parei para pensar nos critérios de seleção que poderiam reduzir o número de opções a considerar – e agora os compartilho.

No início de julho o app Wunderlist perdeu uma parte dos meus dados e basicamente me mandou um "te vira" por e-mail, para o caso de eu ter uma cópia local dos dados e querer recadastrá-los no sistema deles. Não, obrigado.

No artigo “Tchau, Wunderlist: perder meus dados (e nem saber dizer quais) é abuso demais” eu contei essa história, na qual o servidor deles perdeu o sincronismo com o app dos computadores dos usuários afetados e a consequência foi que eles deixaram como válido o que o servidor tinha, e não o que o app dos usuários tinha, e avisaram pros usuários afetados se virarem.

Não quer dizer que o mesmo vá acontecer com você, mas a resposta dos desenvolvedores ao incidente para mim não serve, especialmente em um app de produtividade. E não acho que eu vá fazer falta para eles, também.

Os leitores deram dicas de dezenas de ferramentas que usam e recomendam.

No mesmo artigo, eu pedi aos leitores do Efetividade sugestões de bons apps de gerenciamento de tarefas e pendências. Além de relatos de outros usuários afetados pela mesma falha e outros que não foram, recebi várias boas sugestões, misturando clássicos e novidades: Any.do, Trello, Iqtell, Omnifocus, Remember The Milk, Things, toodledo, doit.im, Podio, Nozbe, Nitro, Asana, Todoist, e até algumas pessoas que usam o Evernote também para isso.

Cheguei a considerar voltar ao puro papel e caneta, que já me serviram muito bem no passado, e que eu já estou acostumado a usar para outras tarefas de produtividade. Mas as tecnologias de sincronização e de compartilhamento me convenceram a escolher alguma ferramenta digital, e aí – antes de parar para selecionar uma entre muitas boas opções – eu parei para pensar em critérios de seleção, que quero compartilhar com vocês.

Como escolher a melhor ferramenta

No livro "Getting Things Done", que definiu originalmente o popular método GTD de produtividade pessoal, David Allen já alertava contra a opção por ferramentas excessivamente complexas.

Quero uma ferramenta de tarefas, e não "de GTD".

Se a ferramenta é "de GTD", geralmente ela já não me serve para gerenciar tarefas e pendências, especialmente porque em vários casos tende a assumir que fará mais do que isso (gerenciar compromissos, contatos, referências, oferecer uma série de listas "default", etc.) e assim acaba tendo bem mais complexidade, opções e interações do que eu gostaria para tratar de algo tão simples como uma lista de pendências.

Eu reduzi a busca a 4 critérios, que tento generalizar a seguir:

Critério 1 – O que você espera que a ferramenta faça

Não é a ferramenta que me diz o que eu tenho que fazer hoje, ou qual deve ser minha próxima tarefa. Eu pratico o ZTD (Zen to Done), e a escolha das tarefas do dia, ou da próxima tarefa, entre as pendências identificadas na ferramenta, é um processo reflexivo, que ocorre dentro da minha mente, e não na tela de algum aparelho. A ferramenta precisa ser boa, aí sim, em me mostrar as opções, ordenadas pelo critério que eu desejar.

É necessário escolher se você quer que a ferramenta só armazene e apresente a lista, ou se ela deve ser a responsável por priorizar, alertar ou de outra forma produzir ações a partir das informações armazenadas. Também é preciso saber se você quer que a informação seja estruturada de alguma forma em especial (por exemplo, correspondendo às pastas do GTD), ou se precisa permitir que você agrupe e categorize livremente as suas informações.

Quem quer compartilhar grupos de tarefas com uma equipe de trabalho precisa de considerações adicionais aqui, mas não é o meu caso.
 

Critério 2 – Em que momentos e situações você quer usá-la

É aqui que nasce a seleção entre uma ferramenta que esteja sempre com você (o que, hoje em dia, quase sempre significa rodar no smartphone), ou que seja acessada só no escritório, ou que seja compartilhada com a família, ou com a sua equipe de trabalho, ou que possa funcionar até mesmo a bordo de um submarino ou em uma expedição à Antártida.

Questões como as plataformas em que roda ou sincroniza, se oferece alguma alternativa para disponibilizar ou receber informações de quem faz parte da sua equipe mas não tem como instalar a ferramenta, a estratégia de sincronização e de compartilhamento são consideradas neste critério.
 

Critério 3 – Quanto você topa investir nisso

Não é só dinheiro: tempo e esforço também.

☞ Não deixe de considerar o valor das informações que serão armazenadas e gerenciadas, e do ganho de produtividade que você espera obter.

Se for para uso de um grupo de trabalho, multiplique, e considere também os investimentos de gestão e de disseminação da capacidade de usar bem a ferramenta.
 

Critério 4 – Que grau de acesso você espera ter aos dados armazenados

A maior parte dos usuários se satisfaz em simplesmente acessar as informações por meio da ferramenta, e não há nada de errado com isso.

Mas usuários mais avançados podem exigir ter disponibilidade de extrair os dados para providenciar seu próprio backup, por exemplo.

Ferramentas maduras geralmente permitem também exportar os dados para que eles possam ser usados em outros aplicativos, e usuários que também são programadores podem ter interesse em poder expandir as funcionalidades por meio de uma API ou outra interface que permita manipular os dados da ferramenta a partir de seus próprios programas

A ferramenta que eu escolhi

Depois da experiência traumática com o Wunderlist, eu passei a dar atenção especial ao critério 4, e limitei minha escolha a ferramentas que tivessem uma API de acesso aos dados para que eu possa extrai-los (para manipular, para backup, etc.) e inseri-los de forma automatizada, como e quando quiser. Não por coincidência, agora o próprio Wunderlist passou a ter uma opção de exportação de seus dados em um formato aberto, aliás.

Quanto ao critério 3, eu sempre fui bem flexível. Os dados que eu armazeno e a produtividade que eu ganho com as ferramentas são bem valiosos, então não me incomodo de investir tempo, esforço e dinheiro em uma ferramenta à altura.

No critério 2, eu não sou tão exigente quanto quem precisa consultar sua ferramenta enquanto pratica mergulho ou trabalha dentro de uma mina, mas tenho a demanda nascida da prática do ZTD: captura imediata de toda pendência que surge nos meus contextos normais de atividades, mesmo que seja só um lembrete de 1 palavra (ou 1 emoji! 😃) anotada em trânsito, para depois completar. Para mim, isso se satisfaz com uma ferramenta que esteja disponível no meu smartphone e sincronize com o computador.

Finalmente, quanto ao critério 1, tem algo que eu não abro mão: a ferramenta tem que funcionar imediatamente no momento em que eu preciso dela. Nada de aguardar um instantinho para sincronizar, para baixar algo do servidor, etc. Isso significa que o aplicativo dela tem que ser nativo de cada plataforma em que eu o uso, nada de webapps ou similares.

Ainda sobre o mesmo critério, eu espero que a ferramenta não fique no meu caminho. Por exemplo, se eu quiser digitar apenas uma palavra como lembrete da tarefa, para depois complementar quando chegar no escritório, não quero ter de negociar com uma ferramenta que fique insistindo para eu definir tags, prazos, prioridades. Esses campos podem estar lá, discretamente, para os casos e momentos em que eu queira usá-los (depois, no escritório), mas não podem ser obrigatórios para que a ferramenta funcione.

A ferramenta que eu escolhi, atendendo aos critérios acima, foi o Things, que funciona no meu computador e no meu smartphone. É bem possível que ela não seja uma boa escolha para você, mas com o processo seletivo descrito acima, você poderá encontrar a ideal para a sua situação, caso ainda não tenha escolhido a sua!