Para fechar a semana da produtividade pessoal aqui no Efetividade.net, um chamado à razão: se você não se organizar, jamais será tão produtivo quanto pode ser.

Cada um sabe onde o sapato lhe aperta, mas estes artigos anteriores podem ser bons primeiros passos para repensar a sua organização:

• Organização: Que tal reduzir o volume e a complexidade antes de começar? - Como tornar menos árdua a tarefa de livrar-se da bagunça acumulada, e de evitar que ela volte a se acumular.
• Sempre atrasado? Aprenda como fazer o relógio trabalhar a seu favor. Estar atrasado uma vez ou outra é algo que acontece a quase todos nós, mas algumas pessoas transformam o atraso em uma característica - e em uma razão pela qual seus colegas e parceiros não querem depender deles, ou atuar em conjunto. Não seja uma delas.
• 7 dicas para tomar notas de aulas, apresentações ou reuniões com efetividade - não lembra do que lhe disseram? Anote! Por melhor que seja a sua memória, existem poucos bons substitutos para anotações quando se trata de garantir que o que lemos ou ouvimos hoje poderá ser relembrado no momento da prova ou da escrita do relatório trimestral.
• Dicas simples para reuniões mais produtivas - Organize as reuniões do seu departamento, e tudo o mais se acertará. Ou quase.

Depois que você organizar seus objetos e seus horários, quem poderá lhe impedir de ser produtivo?

No que diz respeito ao trabalho, eu vivo uma vida dupla: ao mesmo tempo em que sou feliz em um emprego da "velha economia", atuando no campo profissional que escolhi, eu também exploro todos os dias os limites da "nova economia" virtual. Não sou "problogger" e nem pretendo, mas faz um bom tempo que os rendimentos mensais dos sites que eu mantenho rivalizam com o salário "oficial" todos os meses, e de vez em quando até ultrapassam.

Isso é bastante interessante sob o ponto de vista pessoal, porque são duas carreiras em paralelo funcionando bem - e sinergicamente, porque é comum trazer experiências do emprego para os sites, e vice-versa. Mas ao mesmo tempo cria um desafio permanente: como manter atualizados 2 sites, trabalhando neles apenas nas horas vagas, sem deixar a qualidade cair?

Meu escritório em casa

A resposta está tanto no campo da eficiência quanto no da efetividade. Quanto a este último, faz bastante tempo que escolho apenas as atividades que acredito que agregam mais valor ao serviço que presto ao leitor. Não participo de todas as modas dos blogs, e nem me sinto tentado a testar todo novo recurso ou serviço. Nada contra quem faz diferente, mas já que eu tenho tempo limitado, procuro utilizá-lo o melhor possível.

Já quanto à eficiência, a questão é simples: o tempo é limitado, os recursos também, portanto é necessário usá-los bem, produzindo o maior (ou melhor) resultado com o que se tem disponível. E boa parte disso se consegue investindo nas ferramentas certas e na preparação do ambiente.

Diversas das técnicas que eu adoto já foram cobertas aqui antes, e vou aproveitar a semana corrida para relembrá-las hoje, com links para os artigos originais.

Top 10: artigos sobre produtividade pessoal que eu uso no dia-a-dia

Veja as dicas e os links para os artigos do Efetividade que surgiram das minhas próprias demandas de produtividade, concentração e motivação para sobreviver (e aproveitar) na dupla jornada:

• Atenção à produtividade pessoal no trabalho em casa: Escritório em casa é o desejo de muitos, mas exige cuidados especiais para garantir a produtividade sem se transformar em uma nova fonte de stress.
• Usabilidade em casa: faça o ambiente contribuir com você: evite as armadilhas que você mesmo arma, e não deixe de aproveitar o potencial que a sua casa tem para tornar a sua vida mais fácil.
• Mantenha sua mesa organizada ao longo do dia - Manter a mesa arrumada *enquanto* trabalha pode fazer a diferença.
• Ganhe produtividade sabendo lidar com as interrupções no trabalho: A eficiência no escritório exige saber lidar com um suprimento inesgotável de distrações, mas mesmo quem trabalha em casa não está livre de uma série de obstáculos à produtividade.
• A solução para 6 problemas comuns no escritório doméstico: defina o tempo e espaço das suas atividades, planeje e organize seu espaço racionalmente, e saiba quando manter o que não é necessário para o trabalho fora desta área e deste tempo!
• Notebook: um notebook leve foi o responsável pelos meus maiores ganhos de produtividade ao longo do último ano. Os preços caíram, se você trabalha nesta área, está na hora de considerar colocar no orçamento.
• 2 monitores no seu PC: ganhe produtividade e reduza o stress - Usar um segundo monitor me permite produzir *muito* mais. Recomendo!
• Rede sem fio onde estiver: com um access point compacto, qualquer sala de reuniões ou quarto de hotel que tenha ponto de rede fica muito mais prático como escritório remoto.
• Monte o escritório doméstico ideal - Todo mundo tem seu próprio ideal sobre escritórios, mas quando ele é doméstico, você não tem quem limite nem quem oriente. Veja o que não esquecer: das cadeiras ao cartão de visitas!
• Atenção à Ergonomia - se você adquirir alguma doença causada pela sua própria atividade, nada terá valido a pena. Fique ligado no essencial!
• Mantenha o ambiente arrumado, mesmo que precise de uma ave mecânica para lembrá-lo!

Veja também a lista de ferramentas essenciais do Lifehacker para quem trabalha em escritórios virtuais.

Leia também:

• Trabalho em casa: como encontrar um emprego e escapar das armadilhas
• Trabalhar em casa: 10 dicas para aumentar sua produtividade

A agência Reuters produziu, e a revista Info publicou, um artigo sobre a pesquisa do Dr. Ravi Gajendran, da Universidade Estadual da Pensilvânia a respeito dos efeitos do trabalho a partir de casa, na modalidade teletrabalho.

Selecionei um trecho:

Trabalhar a partir de casa pode ser ótima solução para profissionais autônomos e funcionários de empresas, porque reforça o moral e a satisfação no emprego e reduz o estresse, afirmaram pesquisadores nesta semana.

Em uma análise de 46 estudos sobre pessoas que trabalham em casa, os pesquisadores constataram que trabalhar longe do escritório por meio de computadores, celulares e outros equipamentos eletrônicos pode ser mais positivo do que negativo para as pessoas e as companhias que as empregam.

"Nossos resultados demonstram que trabalhar de casa tem um efeito geral benéfico, porque o sistema oferece ao trabalhador mais controle sobre a forma pela qual realiza seu trabalho", disse o doutor Ravi Gajendran, da Universidade Estadual da Pensilvânia.

O Dr. Gajendran, juntamente com David Harrison, publicaram o resultado de seu estudo no Journal of Applied Psychology, a partir de pesquisa sobre 12.833 pessoas que trabalham fora do escritório de suas empresas.

Mais um trecho interessante:

Ainda que algumas empresas e funcionários temam que trabalhar de casa possa prejudicar perspectivas de carreira ou abalar as relações com colegas e chefes, os pesquisadores não encontraram provas que sustentassem essa interpretação. "Trabalhar a partir de casa em termos gerais não tem resultado relacional negativo, ao contrário da crença mais comum", disse Gajendran.

Mais um argumento para tentar convencer o seu chefe! ;-)

Estamos na semana da produtividade pessoal aqui no Efetividade.net, e hoje é o dia de lidarmos com um dos maiores vilões deste campo: o e-mail. Ao mesmo tempo em que pode servir como uma grande ferramenta de eficiência, o e-mail tem maneiras que só ele conhece para nos prender, arrastar e impedir que nos libertemos.

Como vencer os e-mails? O ideal é tocar cada mensagem apenas uma vez. Se o que ela pede puder ser resolvido por você em menos de 2 minutos, deve ser resolvido imediatamente. Caso contrário, você deve tomar uma decisão: delegá-la (também imediatamente) a alguém mais, colocá-la em uma lista de pendências (que você de fato consulte regularmente para resolver), ou excluí-la. Mas não a mantenha na sua caixa de entrada após ter lido - a caixa de entrada deve servir apenas para recepcionar as mensagens, e não para mantê-las indefinidamente até que se resolvam.

Sou relativamente disciplinado quanto ao e-mail, mas no momento em que escrevo, tenho mensagens de mais de 10 dias de idade que eu ainda não abri. Ao longo desta Semana da Produtividade Pessoal, quero vencê-las! Os detalhes sobre o que eu penso deste assunto você encontra nos artigos anteriores aqui do Efetividade.net:

• NÃO comece seu dia lendo o e-mail - ler e-mail é importante, mas começar por ele pode tirar a atenção do que é ainda mais importante.
• Esvaziando a sua caixa de entrada de e-mails - se a sua caixa de entrada já está em processo de falência, aqui você descobrirá como saneá-la rapidamente.
• Como enviar e-mail para receber melhores respostas - enviar bons e-mails é a base para receber as respostas que se deseja.
• 3 dicas de produtividade com o Gmail - são básicas, mas aposto que 80% dos usuários não as pratica. E elas fazem a diferença!
• Organizando sua caixa de e-mail com efetividade - a jóia da coroa: este é o método simples e completo para manter a caixa de entrada sempre em dia.

Se você conseguir dominar o seu e-mail, pode prosseguir lendo o artigo "How to Shave Ten Hours Off Your Work Week", para entender mais maneiras de deixar de gastar tempo com o que não agrega valor!

A Carla, autora de um dos textos ("Lifehacking na cozinha") vencedores da promoção de aniversário aqui do Efetividade.net, publicou hoje um novo texto que casa perfeitamente com a Semana da Produtividade Pessoal no Efetividade.net.

O título é "Cinco dicas para fazer compras com efetividade, e ela justifica: "Há quem goste de ir ao mercado. Não é o meu caso. O combo “fila-ar condicionado glacial-gente se empurrando para pegar o melhor tomate” tem pontuação 8 na escala de 1-10 das coisas-que-irritam-a-carla-profundamente. Como tudo que é necessário e a gente não gosta, é importante fazer bem (e rápido). Você não quer voltar no mercado porque esqueceu de pegar papel higiênico."

Veja as dicas dela, e aproveite para reler o artigo "Como economizar nas compras: conheça as armadilhas para seu bolso instaladas pelos supermercados e shoppings", aqui mesmo no Efetividade.net.

Dezembro começa na semana que vem. É o último mês do ano, e na prática acaba sendo mais curto do que fevereiro. Como está a sua lista de pendências?

Ninguém quer deixar atividades para o período de festas, férias ou mesmo para os dias quentes de janeiro. Mas se você não começar a agir agora mesmo, a lista vai continuar crescendo até a véspera de Natal, e aí será tarde mais!

Esta será a semana da produtividade pessoal aqui no Efetividade.net, e vamos começar com um artigo temático de fim de ano. Claro que o ideal é manter controle estrito da lista de pendências todos os dias do ano. Mas se você quer apenas um paliativo para zerar o ano, este é o momento, e aqui estão as dicas!

Como zerar sua lista de pendências

O primeiro passo é conhecer a sua lista. A não ser que você já seja um praticante do GTD (leia: GTD: 4 dicas simples para facilitar a adoção deste método de produtividade pessoal) ou de outro método de organização pessoal, provavelmente elas estão espalhadas: pilhas de documentos a analisar e despachar, tarefas pendentes que estão registradas apenas na sua memória, uma caixa de e-mails transbordando, itens perdidos nas gavetas e armários, e muito mais.

Comece fazendo uma boa coleta das suas pendências, centralizando ou registrando o que você precisa fazer ou entregar. O método GTD tem uma série de preceitos sobre como fazer isto de forma bem feita e definitiva, mas mesmo que você faça em uma "listinha" unificada, já é melhor do que ter tudo espalhado e sem um controle centralizado. Procure registrar o que precisa ser entregue ou completado, e não a tarefa correspondente, pois melhora a visualização do todo.

Depois de ter a lista completa, ou tão completa quanto possível, e unificada, tudo fica mais fácil: é só começar a *fazer* os itens da sua lista de pendências!

Para aumentar as chances de dar certo, vamos a algumas dicas:

• Reserve um horário: Agora que você já sabe o tamanho da sua lista de pendências, pode estimar em quantos dias quer esvaziá-la, e reservar na sua agenda diária o tempo para isto. Que tal agendar o horário das 8:30 às 9:30 todos os dias desta semana, e ainda deixar toda a tarde de quarta-feira livre para isso?
• Acorde mais cedo: Se for possível para você, aprenda como acordar cedo e ganhe bem mais tempo para zerar suas pendências.
• Escolha por onde começar: Algumas pessoas precisam começar pela tarefa difícil, ou acabam postergando-a para sempre. Outras precisam começar por algo simples para se motivar, e depois que pegam o ritmo, podem se dedicar ao mais difícil. Escolha a sua opção, e siga em frente.
• Mantenha o foco: Se necessário, ouça música, tranque a porta, desligue o computador, ou faça o que for preciso para que você consiga se fixar nas tarefas chatas. A meta precisa ser completar o máximo delas com o menor esforço possível, e ainda assim chegar a um resultado com a qualidade necessária.
• Se necessário, temporize: a Galinha Temporal é uma boa ferramenta para manter a motivação de completar as tarefas mesmo quando não se tem tempo para tratá-las integralmente de uma vez só.
• Seja seletivo: Depois que você começar a resolver os itens da sua lista de pendências, terá condições de reavaliá-la. É provável que você tenha incluído nela vários itens que não são verdadeiramente pendências, mas sim aspirações ou vontades. Que tal colocá-los em uma lista separada, como a de resoluções de ano novo? Mas não se engane: separar pendências e aspirações não é desculpa para procrastinar, nem para "exportar" para 2008 os problemas reais de hoje, que você deve resolver já!
• Prepare-se antes: Se amanhã é o dia que você agendou para zerar aquela prateleira de documentos acumulados, prepare-se desde hoje: reúna as pastas, envelopes, caixas e sacos de lixo de que você vai precisar, e deixe separados os eventuais materias de referência que serão necessários. na hora de começar, comece com o pé direito, ou você nunca irá terminar!

Produtividade já! Vai cansar um pouco, mas você vai entrar em 2008 muito mais tranqüilo! E para entrar no clima, leia também o artigo "15 Tips to Make Today the Day You Finish Your To-Do List".