Para arrumar um cômodo rapidamente, você pode usar seu método usual de trabalho, mas sugiro ficar sempre atento a uma regra especial: permanecer no ambiente até terminar, evitando ao máximo saídas e interrupções.

Sair para ir levar um objeto em outro lugar ou buscar alguma ferramenta é um convite à distração e a encontrar outras coisas para fazer. A própria mudança de contexto, especialmente quando repetida, tende a ser inimiga da produtividade. Tudo bem fazer pausas programadas, mas não deixe que cada objeto que surge faça você parar a organização de um cômodo para se deslocar a outro.

Para facilitar, antes de começar já leve para o ambiente (ou deixe ao lado da porta dele) tudo que vai precisar: lixeira, espanador, etiquetas, caixas, envelopes, ferramentas ou o que for, e arrume espaço para empilhar o que depois deve ser descartado ou levado para outros locais.

Enquanto organiza, os objetos que estiverem no ambiente mas vão ser levados a outro lugar devem ir sendo acumulados em caixas ou pilhas nos cantos no próprio ambiente (ou do lado de fora da porta), e o passo final da organização daquele ambiente será levar cada uma das pilhas ao seu destino, acomodando seus itens lá em definitivo ou provisoriamente, caso depois pretenda organizar estes outros ambientes também.

Assim o trabalho rende mais, fica pronto antes e com menos esforço, aplicando alguns princípios simples de produtividade. Pronto. A dica era essa. Mas vamos além com algumas sugestões extras ;-)

Aplicando o GTD e o ZTD à arrumação da sala e do escritório

Para uma organização geral, não se esqueça da dica que vem da forma como o método de produtividade GTD trata o processamento inicial: não trate separadamente os acumuladores (gavetas, prateleiras, caixas, etc.) que contêm itens que precisam ser organizados, senão você limitará o seu resultado. Trate tudo como uma pilha só, e organize os conteúdos de acordo com seu uso, importância ou o critério que fizer sentido para você.

Da sabedoria popular, refletida também no Hábito 6 ("Organizar") do método ZTD, vem a máxima: um lugar para cada coisa, cada coisa em seu lugar. Do mesmo hábito no ZTD encontramos mais 4 sugestões fáceis de seguir para manter organizado o que você já arrumou:

1. É importante pensar no lugar certo para cada coisa. Não largue no primeiro espaço disponível: pense na importância do objeto, em quantas vezes será necessário, na importância de localizá-lo rapidamente quando for usar, e coloque-o adequadamente, se necessário deslocando outro item.
2. Para os papeis e documentos, você precisa de um sistema unificado. Seja um arquivo de pastas suspensas, um conjunto de envelopes, um método baseado em digitalização, ou o que fizer mais sentido para você - mas tem que servir para tudo que você acha importante guardar e um dia vai precisar encontrar.
3. Livre-se já! Desapegue e jogue fora (ou recicle, ou doe, ou venda, etc.) tudo que você não conseguir encontrar uma utilidade ou razão para usar. Não mantenha nem ponha de volta no lugar. Para os itens em que houver dúvida, reserve uma caixa que você irá fechar com fita adesiva e marcar a data. Se não precisar abri-la em um prazo razoável (3 meses?), livre-se de tudo!
4. Preserve as maiores superfícies planas. O tampo da mesa, dos balcões e outras áreas similares são o local a ser mantido livre para o trabalho do dia-a-dia, não são espaço de armazenamento nem para exibição de coleções de enfeites.

E se os seus cômodos já estiverem arrumados, pode ainda haver espaço para uma dica extra: reavalie periodicamente. Os objetos estão próximos de onde são usados com mais frequência? Algum objeto some de vez em quando porque é usado em mais de um lugar e seria melhor ter mais de um dele? Alguns itens somem porque estão guardados misturados entre si?

Com essas dicas, uma arrumação pode ser feita de forma mais prática e duradoura, e o hábito de praticá-las pode dar à organização do seu ambiente aquele atributo sempre desejado: ser definitiva.

O ano já começou, e para as suas resoluções produzirem frutos práticos, elas precisam sair um pouco do campo dos desejos e intenções, e passar a estar também no dos planos e realizações.

De modo geral, não sou fã do conceito de Resolução de Ano Novo, porque muitas vezes elas adiam (para depois da virada, para depois das férias, para depois do carnaval, etc.) o que você diz que quer fazer, e ainda servem como desculpa para excessos de final de ano, afinal você "já resolveu" que no ano que vem isso vai mudar.

Para completar, a maioria delas é definida só como resultado, sem a ação associada: temos o "vou emagrecer 6kg" mas não o "vou fazer exercícios 4x por semana e comer menos na janta", encontramos o "vou aprender um novo idioma" mas não o "vou estudá-lo 2x por semana e já me matriculei no curso".

E quando o ano começa em feriadão, geralmente na primeira semana de janeiro já dá de ver as pessoas adiando, "deixando pra semana que vem" aquilo que, na prática, desejam mas não começarão.

Mesmo assim, se você é fã das resoluções de ano novo como fator motivador mesmo sabendo que todos os seus hábitos, seus conhecimentos e suas obrigações continuaram valendo quando estourou o último dos foguetes na madrugada de primeiro de janeiro, que tal tentar fazer diferente em 2013?

Resoluções para resolver resolvem

Não é necessário ser nenhum gênio do gerenciamento de projetos para aumentar as chances de a sua resolução de ano novo dar certo.

O essencial é dar um passo além: além de resolver, é preciso agir, e os primeiros passos são essenciais.

Se você quer fazer suas resoluções funcionarem, aqui vão algumas sugestões:

1. Selecione menos objetivos: fora do plano dos desejos, não é muito razoável imaginar que você conseguirá mudar vários pontos da sua vida de uma vez só, em um único ano, e o excesso ajuda a dar uma desculpa para descumprir. Se você definiu muitos alvos, corte alguns deles agora, e leve os outros mais a sério - se possível, como já vimos nas matérias sobre o ZTD, defina um único objetivo de mudança de vida para este ano, e esforce-se para alcançá-lo a cada dia!
    

2. Junto com o seu objetivo defina suas metas: os objetivos de ano novo já compartilham entre si uma característica de meta: têm prazo definido por natureza, pois serão executados "no ano que vem" (que já começou). Então aproveite e defina o seu único objetivo já na forma de uma meta desafiadora, alcançável e mensurável. Alguns exemplos (que deixam de mencionar o horizonte temporal por razão óbvia): fazer 1h de exercício 3x por semana, estudar violão 4h por semana em casa, economizar 8% do salário todos os meses para comprar um carro, ou o que quer que seja. Mas defina com clareza!
    

3. Crie o plano de ação associado: meta e plano de ação nascem juntos, e neste caso simplificado o plano pode tomar a forma de uma lista simples de atividades que conduzirão ao objetivo desejado: se a meta é perder 6kg e não recuperá-los, as ações podem incluir itens como parar de tomar refrigerante em casa, tomar café da manhã reforçado e jantar menos, caminhar 60min 4 vezes por semana, parar de fazer "refeições" em lanchonetes, etc.
    

4. Não tenha medo de ser gradual: mudanças radicais também podem ser atingidas em passos pequenos. Se puder, defina seu plano de ação pensando grande, mas começando pequeno - nenhum sedentário começa a correr fazendo 12km por dia. Associe metas trimestrais escalonadas, ou já preveja a periodicidade em que irá revê-las.
    

5. Acompanhe a execução de olho no calendário: você pode definir em qual mês irá realizar determinadas atividades do seu plano. Por exemplo: se o objetivo é aprender inglês básico para poder viajar no final do ano que vem, e se março chegar e você ainda não tiver se matriculado em um curso, já vai dar para saber que a coisa não está indo bem. Se a intenção é perder peso, você pode quantificar metas (realistas!) para cada mês. Mas não quantifique apenas o efeito (a perda de peso), e sim os processos (número de horas de caminhada semanais, redução de refrigerantes, etc.)

A esta altura você já deveria ter começado a colocar em prática, pois a primeira semana do ano já está acabando! Após definir seu plano, registre-o detalhadamente (será um contrato de você consigo mesmo...) e comece imediatamente a segui-lo. Esperar o fim das férias ou o carnaval, dando a si mesmo algumas semanas para agir ao contrário do que você planeja para o futuro, é simplesmente uma forma de se enganar.

E, independentemente de como você trata seus objetivos de vida, desejo que tenha um feliz e efetivo 2013!

Saiu a aguardada versão 2.0 do Wunderlist, o app de gerenciamento de lista de tarefas e pendências que eu uso e recomendo.

Após o insucesso na experiência ao lançar o app Wunderkit, os desenvolvedores resolveram voltar à prancheta e renovar o Wunderlist, seu grande sucesso, e hoje concretizaram o plano, na forma do lançamento do Wunderlist 2.0.

As novidades enriquecem ainda mais o Wunderlist, sem abrir mão da sua facilidade de uso e leveza. Entre elas, destaco:

• Agora é possível definir tarefas repetitivas (por exemplo, atividades mensais)
• As tarefas agora podem ter subtarefas, como pequenos projetos
• Você pode solicitar que o Wunderlist notifique (push, e-mail ou no app) quando chegar o prazo definido para realizar determinadas tarefas.
• É possível compartilhar tarefas no seu grupo de trabalho, e o Wunderlist estabelece os contatos inicialmente por e-mail ou pelo Facebook.
• O app ficou mais rápido, pois foi desenvolvido nativamente para cada plataforma suportada.

A nova versão também continua valorizando a integração entre as plataformas, sincronizando os seus dados entre os vários dispositivos que você usa no dia-a-dia, seja Mac, iOS, Android, Windows ou via web.

Tem outras novidades também, e o vídeo acima as sumariza. No momento, com o frenesi do lançamento, o acesso aos serviços do app parece estar indisponível, portanto o vídeo terá que servir por algum tempo até que possamos ver mais ツ

Futuramente escreverei sobre meu uso das novidades quando atualizar meu artigo explicando como uso o Wunderlist como ferramenta central da produtividade com o método ZTD, mas primeiro preciso me acostumar às novidades. Até lá!

Homeoffice é o local e a prática de desempenhar em casa atividades profissionais típicas de escritório, assunto que já foi tema de diversas matérias aqui no Efetividade, e que agora tive oportunidade de contribuir para que chegasse à capa da Revista Brasileira de Administração.

A Revista Brasileira de Administração é a publicação impressa do Conselho Federal de Administração, abordando temas variados sob o ângulo das necessidades do administrador e do empreendedor, e como circula entre profissionais registrados nos Conselhos Regionais de Administração, estudantes de Administração e para mais de 2.000 mil bibliotecas que oferecem cursos de graduação em Administração, é um grande instrumento de divulgação das práticas e tendências na Administração brasileira.

Assim, como Administrador foi com orgulho que vi meus artigos no Efetividade servirem como ponte para um convite a contribuir na matéria de 3 páginas que a edição corrente da RBA (número 90, páginas 17 a 19) dedicou ao tema home office, destacando já na capa as vantagens que os profissionais buscam ao aderir a ele: flexibilidade de horário, escapar do trânsito, ganho de eficiência ao reduzir deslocamentos e mais.

No Brasil, de acordo com a Sociedade Brasileira de Teletrabalho e Teleatividade (Sobratt), o número dos trabalhadores em home office já é de 4,5 milhões, com crescimento médio de 20% ao ano, impulsionado pela evolução da comunicação e a queda nos preços dos serviços online. E não é só aqui: segundo a pesquisa da Ipsos Global Public Affairs, um em cada cinco trabalhadores mundiais, espe- cialmente na América Latina, Oriente Médio e Ásia, trabalha em casa frequentemente. Nos Estados Unidos o número de teletrabalhadores chega a 8% da força de trabalho.

Dicas para homeoffice

Na matéria da RBA, perguntado sobre a definição das atividades em home office, respondi: "pode ser um negócio cuja sede é o próprio ambiente doméstico, mas também é frequente que seja usado para teletrabalho ou mesmo nos modernos modelos que substituem a relação trabalhista tradicional. Essencialmente é um ambiente separado dos demais cômodos da casa, equipado para permitir o desempenho de atividade profissional – e esta precisa passar a ser acompanhada
da disciplina necessária para ser autogerenciável".

Os benefícios do home office são a parte que vemos por primeiro, mas em contrapartida (quando é teletrabalho) o profissional passa a estar fisicamente separado do seu chefe e da equipe. Além disso, eventualmente pode ter a inconveniência de receber parceiros, clientes e fornecedores na sua casa. Para completar, a necessidade de gerenciar as interrupções características do escritório é substituída pelas interrupções tipicas do ambiente doméstico e familiar, do encanador ao cachorro que precisa ser levado para passear.

O home office organizado segue os mesmos princípios de um escritório tradicional: atenção à iluminação, acústica e temperatura, posicionamento de móveis e utensílios, uma linha telefônica separada para não misturar comunicações domésticas com as profissionais, e também para não acabar ficando involuntariamente em um plantão telefônico 24h.

É importante atenção também ao que NÃO ter, especialmente quando se trata de um ambiente familiar: o ambiente do home office não pode ser a central de entretenimento da casa, senão – além do prejuízo à sua própria concentração – fica bem mais difícil para os demais moradores resistir ao desejo de compartilhar o ambiente no horário do seu "expediente".

Trabalhar em casa não significa liberdade para ser menos profissional: você não deve ser um chefe tirano de si mesmo, mas também não pode relaxar demais. É importante ter metas de produção, atenção à qualidade e, no mínimo, um horário no qual seus clientes e parceiros possam ter expectativa de encontrá-lo.

Fora isso, os desafios de um home office são similares ao de qualquer negócio, com a diferença de que o seu envolvimento pessoal é muito mais amplo, direto, concreto e imediato. A matéria da RBA dá as dicas, e recomendo a leitura!

O Evernote é uma das ferramentas de maior destaque para a organização pessoal e armazenamento de informações, e o livro Organizando a Vida com o Evernote mostra a razão - e ensina na prática como fazer.

Vladimir Campos tem autoridade para escrever sobre o tema: além de usar o Evernote desde 2008, ele foi nomeado embaixador do Evernote no Brasil, o que demonstra a posição de destaque que ocupa no ecossistema da ferramenta.

Não é exagero dizer que os registros da vida dele estão todos na ferramenta: o controle das contas da casa, os contatos e compromissos profissionais, e até a imagem da página de jornal com a lista dos aprovados do seu vestibular, da ápoca em que isso ainda se consultava em jornais.

É isso mesmo: ele digitalizou todos os papeis da sua vida e, à exceção do que precisa ser preservado como original em papel, agora tudo reside em blocos do Evernote, organizados, referenciados e acessíveis no seu computador, tablet e smartphone.

Recentemente o Lifehacker perguntou, no título de um artigo 'por que se fala tanto sobre o Evernote? eu deveria usá-lo?', e na resposta dividiu o mundo em 2 grupos: os que amam o Evernote e os que não (ou ao menos não entendem por que tanta gente ama o Evernote).

O fato é que realmente muitos usuários têm uma relação quase afetiva com essa ferramenta na qual registram tantos detalhes da sua vida, e um exemplo pode ser encontrado nas respostas dos leitores do Efetividade quando perguntei a eles qual a sua ferramenta preferida para anotações e referências.

Mas o Vladimir vai muito além das anotações e referências: para ele o Evernote também é o suporte do gerenciamento de tarefas, de contatos, de finanças pessoais, de planejamento, de apoio a viagens, e muito mais.

No livro Organizando a vida com o Evernote ele conta em detalhes e com exemplos detalhados como faz isso, incluindo a lista de ferramentas auxiliares ao redor do Evernote: como ele digitaliza o que está em papel (ele até indicou um artigo meu sobre o Scandrop), como ele envia lembretes ao Evernote via Twitter ou e-mail, e até como ele compartilha conteúdo do Evernote com quem não é usuário da ferramenta, entre muitas outras dicas práticas nascidas da experiência.

E isso é apenas a Parte 2 do livro. Na Parte 1 ele apresenta longamente os recursos do próprio Evernote, com foco nos novos usuários mas com diversos detalhes que eu, que uso a ferramenta há alguns anos (só para anotações e referências) não conhecia.

O livro Organizando a Vida com o Evernote, de Vladimir Campos, tem 173 páginas em português, foi lançado em dezembro de 2012, e está disponível em formato digital na iBookstore (para iPad e iPhone) e na Amazon (para o Kindle). Recomendo!

Nota: este artigo foi publicado simultaneamente no BR-Mac e no Efetividade.

Será que a presença cada vez maior da tecnologia pessoal está tornando as reuniões melhores ou piores?

Smartphones, tablets e até os notebooks podem ser ferramentas muito importantes para quem está fazendo uma apresentação ou secretariando uma reunião, e muitos de nós já estão acostumados a usá-los para tomar notas, consultar dados ou mesmo permanecer acessível ao mundo exterior durante um evento.

A pergunta que me surgiu após ler um artigo a respeito no final de semana é: vale a pena? Será que os usos mencionados acima não são também uma forma de negar o elemento mais básico devido aos demais participantes, que é a nossa atenção?

A informação que consultamos durante a reunião não é aquela que já traríamos preparada quando ainda não podíamos contar com a Internet no nosso bolso?

E quando os usos ultrapassam os mencionados e viram de fato uma mera distração?

Eu sempre questionei a adequação dos tablets como instrumento de anotação pelos participantes (note que não estou falando dos organizadores, ou do apresentador, ou de alunos em uma sala de aula unidirecional) de uma reunião, justamente por acreditar que a anotação em papel cumpre melhor este objetivo.

Ao registrar uma reunião em um editor de textos, frequentemente vamos além da mera anotação e passamos a editar/redigir em paralelo, o que naturalmente tira a atenção do que deveríamos estar fazendo em primeiro lugar, que é absorver a informação e interagir com ela.

Curiosamente, David Allen, o criador do GTD, concorda comigo – ou vice-versa ツ – quanto a isso. Para ele, o importante ao tomar notas é registrar, e não produzir um texto. O processo de produção posterior de um texto (que para ele frequentemente corta 80% do que foi anotado) é uma parte importante da reflexão e análise sobre o que foi discutido, e a mera anotação não atrapalha a participação.

O posicionamento do artigo Tech Is Making Meetings Worse, It’s Time For Digital Hat Racks, publicado neste final de semana pelo TechCrunch, também é compatível com a ideia, ao propor um cabide para gadgets que fique na porta de entrada da reunião e garanta um encontro mais curto e com mais atenção para todos os presentes.

Não sou a favor de exageros, e é preciso encontrar em cada situação o limite do bom uso da tecnologia.

Mas também já cansei de ver apresentações cujo índice de pessoas ao redor checando seus e-mails ou conversando pelo WhatsApp do celular é maior do que o de interessados, o que para mim indica baixíssima efetividade e produtividade.

Em 2013 vou me esforçar por colocar em prática, onde eu puder influenciar, uma política pelo uso consciente da tecnologia durante reuniões, e convido-os a fazer o mesmo - especialmente se forem às mesmas reuniões que eu ツ

E já que estamos no assunto, veja também nosso modelo de ata de reunião, para quando o registro precisar ser um pouco mais formal!