Manter os horários marcados nem sempre é possível, mas você pode e deve transformar isto em uma meta da sua equipe com estas 10 técnicas simples.

Quando uma reunião atrasa para começar, as pessoas que chegaram na hora estão perdendo seu tempo. E se ela se prolonga além do horário marcado, todos os presentes ficam prejudicados em seus outros compromissos.

As dicas a seguir podem ajudar você a aumentar a produtividade da sua equipe, no que diz respeito a reuniões internas. Aplique as que puder, e comente sobre as que não são possíveis na sua organização, ou sobre alguma dica adicional que você tenha empregado com sucesso.

1. Só realize reuniões relevantes: nada de "cumprir tabela", nem de chamar a equipe inteira para um assunto que poderia ser resolvido em um grupo de 3 pessoas, com as decisões comunicadas posteriormente. Se o assunto for relevante, as pessoas se sentirão motivadas a estar presentes na hora certa e pelo tempo necessário.
2. Sempre agende a reunião com antecedência, marcando horário de início e término: para quem já tem este hábito, parece óbvio. Mas quem nunca foi chamado para uma reunião em cima da hora, ou não teve de sair de uma reunião porque foi chamado em outra reunião que não foi agendada previamente? Urgências são urgências, mas deixar de planejar e acertar as datas e horários é um desrespeito pelo tempo alheio e pela produtividade do grupo.
3. Peça ao secretário do grupo para controlar o relógio e anunciar os horários-chave: Scott Berkun, autor do livro The Art of Project Management, sugere que devem ser anunciados 3 momentos-chave para os participantes da reunião: quando ela completa seus primeiros 20 (ou 15) minutos, para que as pessoas percebam que já chega de introduções e preliminares; quando falta 15 minutos para o horário previsto para seu término, para que as discussões finais (ou de fechamento) se iniciem; e quando faltam 5 minutos para o término, para que se inicie a revisão do que foi decidido, próximos passos e quem é o responsável por o que. Se tiver como, combine com o secretário para tentar fazer a reunião terminar formalmente 5 minutos antes do previsto.
4. Procure não chamar "figurões" para reuniões operacionais: Se você convidar o vice-presidente ou o representante regional, a reunião passa a ser um Evento, sua data e horário estarão sujeitos a alterações devido à conveniência do convidado VIP, e a reunião só começará quando ele chegar e fizer a sua abertura. Não misture as coisas, reuniões da equipe devem ser diretas, simples e sem a presença da realeza.
5. Faça sua parte como o responsável pela reunião:
   • Prepare a pauta/temário e divulgue-a já no momento em que fizer o agendamento.
   • Coloque a pauta em um flip chart ou quadro na sala de reuniões, e vá marcando os pontos discutidos e a conclusão sobre eles (o que será feito, por quem e quando).
   • Use sua autoridade para impedir que algum dos participantes monopolize o tempo ou desvie a atenção de alguns dos participantes formando um subgrupo.
   • Use sua autoridade para fazer com que questões secundárias ou externas à pauta sejam resolvidas fora da reunião. Ofereça-se para agendar nova reunião sobre estes temas, se for o caso.
   • Faça com que a sala de reuniões esteja disponível e pronta no horário agendado.
   • Chegue no horário certo, e respeite o horário de término!

Saiba mais:

- Dicas simples para reuniões mais produtivas
- 7 dicas para tomar notas de aulas, apresentações ou reuniões com efetividade
- How to start meetings on time (the honest version) (fonte de várias das dicas acima)

Ser inteligente não basta: veja como transmitir a impressão de inteligência e confiança ao fazer apresentações ou falar em reuniões.

Profissionais especializados em ensinar as pessoas a usar com efetividade a sua capacidade de comunicar não são novidade. No Brasil temos um exemplo bastante conhecido para quem é "do ramo": Glorinha Beuttenmüller, a fonoaudióloga que praticamente moldou o padrão de expressão do telejornalismo brasileiro.

E eventualmente estes profissionais compartilham seus segredos com o público em geral. É o caso de Patricia Fripp, uma profissional (certificada) dos discursos, que compartilhou em um breve artigo uma seqüência de dicas para quem quer moldar sua forma de expressão para ajudar a passar uma impressão a seu público ou interlocutores.

Lembre-se de que passar a impressão certa não basta: para ser efetiva, a impressão transmitida precisa corresponder à realidade. Mas todos nós já vimos apresentadores e palestrantes que dominam seu assunto mas não conseguem transmitir uma boa imagem sobre si próprios, o que acaba impedindo que eles comuniquem adequadamente a sua mensagem.

Para evitar passar por esta mesma situação, veja algumas das dicas do artigo:

• Para soar inteligente: diminua um pouco o ritmo da sua fala, para permitir-se selecionar as melhores opções de vocabulário ao mesmo tempo em que passa a imagem de reflexão.
• Para demonstrar polidez: nunca responda perguntas com apenas "sim" ou "não". Forme frases completas: "Sim, eu o conheci em uma visita anterior", "Não, os dinossauros não coexistiram com o homo sapiens".
• Para soar mais articulado: faça um esforço para pronunciar todos os fonemas de cada palavra, com atençao especial ao final de todas elas.

Veja as dicas completas e links para vários outros artigos sobre o tema em Plan B: Sound intelligent, powerful, polished, articulate, and confident.

O artigo do Lifehacker sobre este mesmo tema acrescenta uma série de sugestões dos leitores, incluindo:

• Evitar usar mal palavras como "coisa" e "tipo..."
• Falar "hum", "éééé...", "bem" ou "né?" onde deveria haver apenas pausas
• Evite gírias e palavras "da moda"
• Entenda as demandas de sua audiência, e satisfaça-as.
• Domine o assunto sobre o qual irá falar (é óbvio, mas quanta gente desobedece essa?)

As duas últimas provavelmente são as mais importantes de todas. Sozinhos, nenhuma técnica ou modelo são capazes de garantir um bom discurso, apresentação ou participação em reunião, mas todo mundo pode aperfeiçoar seus métodos, e aprender com as experiências dos profissionais do ramo.

Qual a sua dica? Compartilhe nos comentários.

Leia também:

• Aprenda a não depender das suas apresentações em Powerpoint na hora de expor suas idéias
• Criando apresentações efetivas – e mantendo a platéia acordada
• 10 dicas: Como NÃO fazer uma excelente apresentação

Pode ser uma gripe mais forte, uma indisposição no aparelho digestivo e seus arredores, uma conjuntivite ou outra doença cuja gravidade às vezes é um pouco mais difícil de estimar ou verificar. O que você faz? E a sua empresa?

O Revolução Etc. publicou hoje um comentário e uma breve tradução da política do Google sobre funcionários doentes. E ela é ao mesmo tempo bastante liberal e fundamentada em princípios da produtividade: é melhor que o funcionário fique em casa e se recupere mais rápido, voltando com 100% de sua produtividade, do que forçá-lo a ficar no ambiente de trabalho sem ser produtivo, eventualmente contaminando outros colegas com seus vírus ou mesmo com seu abatimento. Claro que isso só pode dar certo onde as demais políticas da empresa (seleção, avaliação, entre outras) não permitam desequilíbrios e abusos desta liberalidade.

Isso me leva à pergunta que faço a cada um de vocês: você tenta não faltar ao trabalho mesmo quando está com febre, dor de garganta, labirintite e conjuntivite ao mesmo tempo? E sua empresa (ou seu chefe) espera de você este tipo de comportamento, ou estimula a consulta a um profissional e a recuperação?

Leia também: Conselho Google: Está doente? Vá pra casa…

Otimização do uso do Gmail é o tema de muitos artigos, mas poucos deles são escritos com tanta autoridade quanto este de Matt Cutts, que trabalha no próprio Google, na área de qualidade.

E ele não vai muito longe, limitando-se a compartilhar 3 dicas simples que ele usa, e descrevendo-as em detalhes. São elas:

1. Tirar automaticamente (via filtros) da caixa de entrada as mensagens de listas de discussão, eventualmente identificando-as com marcadores (labels).
   
2. Instalar no Firefox a extensão Greasemonkey e o script Persistent Search, e usá-lo bem.

3. Criar um marcador que identifique o e-mail externo - por exemplo, se você trabalha em exemplo.com, a regra de filtro para associar a este marcador seria "from: -exemplo.com". Você passa a poder fazer (e a salvar, se tiver seguido a dica 2) mais facilmente pesquisas que procurem por um determinado assunto ou palavra mas se restrinjam às mensagens de sua própria equipe, ou às mensagens externas.

Veja o artigo completo do Matt Cutts em Three solid Gmail productivity tips

Leia também outros artigos anteriores do Efetividade.net:

- Esvaziando a sua caixa de entrada de e-mails
- Organizando sua caixa de e-mail com efetividade

Uma das vantagens que um autor de blog sobre assuntos nos quais tem interesse pessoal leva é o fator "brinquedo novo", ou seja, ter freqüentes oportunidades de ter em mãos produtos e serviços legais para analisar.

E este é o caso da nova série que inicia hoje: análises de 4 multi-ferramentas, aquele tipo de produto que inclui os clássicos canivetes suiços e muitas outras soluções que em geral cabem no seu bolso ou mochila e resolvem grande quantidade de situações.

Já tive a oportunidade de escrever sobre este tipo de ferramenta antes aqui no Efetividade.net, em matérias como:

• Swisscard Lite: do tamanho de um cartão de crédito, e com 13 funções
• Canivete Victorinox Escort - lâmina, chave e caneta em apenas 6cm

e isso me deu a oportunidade de procurar distribuidores nacionais e internacionais das ferramentas e conhecer melhor suas ofertas. Assim, as matérias desta série são todas baseadas em experiência própria com os produtos mencionados. Nem todos eles podem ser comprados com facilidade no Brasil, mas já vi todos os itens mencionados à venda em boas lojas de presentes e em sites que lidam com mercadorias importadas.

Swisstech Utili-key

O primeiro artigo da série sobre multitools é sobre a que mais se diferencia de todas as suas congêneres: a Utili-key, da Swisstech. Longe de adotar os tradicionais formatos de canivete, cartão, chaveiro ou alicate, a Utili-key adota o formato típico de uma chave de carro (com 7cm de comprimento total), toda em metal e fácil de prender em qualquer chaveiro, quando fechada, sem chamar a menor atenção.

Ao abrir a Utili-key, entretanto, ela se desprende do chaveiro e passa a oferecer uma série de funções úteis, incluindo:

• lâmina lisa e lâmina serrilhada
• chave philips pequena (#1)
• 2 chaves de fenda - uma pequena (#1), e a outra micro, para óculos
• abridor de garrafa

Durante minha semana de experiência com a Utili-key no meu chaveiro, tive oportunidade de usar todas as suas funções, exceto a chave de fenda para óculos. Por exemplo, ter um abridor de garrafa no chaveiro foi muito útil em um churrasco quando a tampa de uma garrafa long neck se recusou a sair girando.

O momento em que a ferramenta foi mais útil foi em uma situação inusitada: em uma volta de bicicleta pela Lagoa da Conceição, quando tentaram roubar o velocímetro da minha bike enquanto eu parei para comprar uma garrafa de água mineral. Acabaram não levando nada, mas estavam tentando tirar tudo: o sensor, o magneto que fica na roda, e o próprio velocímetro com seu suporte. Ao fugir, deixaram seu serviço inacabado: braçadeiras soltas, parafusos semi-desatarrachados, etc. Como eu estava com a ferramenta, pude simplesmente atarrachar os parafusos, cortar fora as braçadeiras que estavam encostando nos raios da roda, e continuar o passeio normalmente, com o velocimetro funcionando. Depois foi só colocar braçadeiras novas em casa e pronto.

Utili-key no chaveiro da bicicleta

As lâminas são super afiadas, e foram úteis também para abrir várias encomendas e envelopes. Como a Utili-key abre em 2 posições (90 e 180 graus), dá de escolher a melhor para cada tarefa e situação. E como ela se prende com naturalidade ao chaveiro, você tem a segurança de que ela sempre estará à mão.

A Utili-key pesa 14g e pode ser comprada por US$ 10 a US$ 15, aproximadamente. Se você conhece algum revendedor brasileiro regular, está convidado a mencioná-lo nos comentários.

Para saber mais

Visite o site do fabricante

Quer concorrer a um Moleskine? Já tem 6 aqui esperando por você. Ou que tal um canivete suiço da Victorinox? Ou um exemplar do livro das dicas do Lifehacker? E estes são apenas os primeiros prêmios que começaram a chegar por aqui!

Em abril o Efetividade.net vai lançar uma promoção especial para estimular a divulgação das dicas pessoais de efetividade de cada blogueiro e mantenedor de site no Brasil. A idéia é que cada um deles participe em seu próprio site (mas daremos um jeito de acomodar quem não tem site próprio, claro), no período da promoção e de acordo com as regras que serão divulgadas futuramente.

Provavelmente as participações serão divididas em 3 grandes grupos:

1. lifehacks: dicas de produtividade pessoal para ganhar efetividade nas tarefas do dia-a-dia: manter a agenda em dia, facilitar o transporte das compras do supermercado, organizar melhor o escritório doméstico, usar melhor as ferramentas da vida moderna, organizar os arquivos e a papelada, etc.
2. uso do computador: lifehacks que incluam recursos informatizados. Como os brindes estão sendo pagos com a receita do BR-Linux, o uso de software livre certamente merecerá pontos extras ;-)
3. blogging: dicas que aumentem a eficiência ou a efetividade das atividades de quem mantém um blog ou site, monetizado ou não.

E é provável também que cada artigo participante da promoção precise atingir alguns requisitos, como por exemplo ter entre 2500 e 6000 toques (estes números não são definitivos), ser inédito e adotar uma licença que permita livre reprodução.

O que me impede de começar a promoção hoje mesmo é que a maioria dos brindes que eu pretendo oferecer é relativamente difícil de encontrar a um preço justo, então o melhor é ir sem pressa e comprar bem.

Eis os brindes que já chegaram ou estão confirmados para chegar nos próximos dias:

• 6 cadernetas Moleskine modelo cahier pocket ruled.
• 2 canivetes suiços Victorinox com lanterna led e com caneta
• 2 exemplares do livro "Lifehacker: 88 Tech Tricks to Turbocharge Your Day", em inglês, de Gina Trapani

Nenhum dos itens eletrônicos chegou ainda, mas eu prometo manter vocês informados assim que cada um deles for sendo confirmado. Tem uns bem interessantes.

Se alguém tiver alguma sugestão sobre a condução da promoção, ela será bem-vinda nos comentários. E já vá pensando no tema de seu artigo para abril!