Reuniões são inevitáveis, seja no ambiente corporativo, acadêmico ou mesmo no doméstico. O grupo de estudos precisa definir como realizará o projeto de pesquisas, o departamento de pesquisa vai definir como aplicar seu orçamento para os próximos 6 meses, e o condomínio quer saber se é mais prioritário impermeabilizar o teto das garagens ou instalar câmeras nos acessos do prédio. Qual a solução tradicional? Reunir os interessados, ouvir a todos e tomar decisões sobre o que fazer.

Mas uma reunião mal planejada ou conduzida perde muito de sua eficácia. Os passos para garantir uma reunião que produz resultados são simples e óbvios, mas muitas vezes acabam ficando de lado. Veja abaixo as dicas do efetividade.net para realizar boas reuniões, e tente colocá-las em prática - ou influenciar outras pessoas para que o façam. Os demais participantes agradecem!

E se você tem dicas adicionais, compartilhe-as conosco nos comentários!

• Tenha um tema bem definido. Registre-o, juntamente com os tópicos, em uma pauta - mesmo que simples e resumida. Divulgue-a com antecedência aos que deverão estar presentes e aos demais interessados.
• Marque com antecedência. Ao divulgar, informe todos os participantes sobre o tema e pauta da reunião, e sobre quem mais estará presente, para que possam chegar preparados com dados e idéias. A antecedência necessária depende do tema e contexto: às vezes, 30 minutos de antecedência podem ser suficientes, e em outras vezes 48h pode ser pouco. Mas reuniões marcadas com 5 minutos de antecedência não produzirão decisões tão eficientes quanto as marcadas com tempo suficiente para os participantes reunirem e atualizarem informações.
• Defina horário e duração. E não exceda a duração definida, a não ser que seja de comum acordo.
• Lide com participantes temporários. Se você tem uma pauta bem definida, pode dispensar os participantes que foram chamados apenas para um ponto específico dela, assim que este ponto for tratado. Deixe isto claro desde o princípio.
• Não chame "todo mundo". Pessoas que você gostaria que participassem da reunião apenas para que estejam informados, ou para o caso de terem alguma opinião, em geral podem fazê-lo apropriadamente a partir da leitura da pauta e da ata. Uma reunião só com as pessoas envolvidas diretamente tem mais chances de ser produtiva - mas envolva não apenas os tomadores de decisão: chame também as pessoas que são capazes de resolver os problemas.

Veja abaixo mais dicas, e um guia sobre como escrever boas pautas, atas e minutas de reunião.

• Defina um secretário. Um dos participantes da reunião deve ficar encarregado de acompanhar os pontos da pauta, para certificar-se de que serão todos discutidos, tomar notas sobre as decisões relacionadas e gerar uma ata sumarizando-as - imediatamente após a reunião. Antes de encerrar a reunião, o secretário deve ter 5 minutos para ler suas anotações sobre as decisões tomadas, para certificar-se de que estão todos de acordo. O ideal é haver um mecanismo definido sobre a forma de divulgar esta ata: todos precisam assinar, ou apenas a autoridade responsável pela reunião? É um documento público ou não? Quanto mais firme for esta política, mais automática será a difusão das informações da reunião. Como um bônus adicional, o secretário pode ficar encarregado de fazer a pauta avançar ao perceber que está sendo dedicado muito tempo a algum problema secundário.
• Tenha uma política clara quanto a atender telefonemas durante a reunião. Nem sempre é possível evitar todas as chamadas, mas procure definir uma etiqueta própria, em que as chamadas atendidas sejam sempre abreviadas. Não deixe o celular levar vantagem: privilegie as pessoas que abriram mão de suas demais atividades para estar fisicamente reunidas com você.
• "Pule" as discussões operacionais. Assim que for decidido "o que" fazer, a tendência é que as pessoas ou áreas diretamente envolvidas queiram discutir imediatamente "como" fazer - mas isto tende a não afetar imediatamente a todos os presentes. Faça com que marquem imediatamente uma reunião entre eles diretamente, e prossiga com sua pauta original.
• Não permita que o debate seja monopolizado ou polarizado. Garanta o livre fluxo de manifestações e opiniões: se necessário, interfira para garantir voz e vez a todos.
• Gere decisões efetivas. A reunião não deve definir apenas "o que" fazer, mas também qual o próximo passo, e quem entre os presentes será o responsável por ele.
• Permita a discussão de itens que não estavam na pauta original. Mas apenas no final da reunião, após encerrar todos os temas originalmente agendados.

A pauta não precisa ser um documento formal, mas para ser útil deve conter no mínimo os seguintes itens:

• Tema da reunião
• Motivo da sua realização
• Data, horário, duração prevista e local
• Quem a conduzirá (se for o caso) e quem estará presente
• tópicos agendados

Da mesma forma, uma boa ata ou minuta simplificada deve registrar de forma clara e direta as decisões da reunião. Ela deve incluir:

• Tema da reunião
• Motivo da sua realização
• Data, horário, duração e local em que se realizou
• Quem a conduziu (se for o caso) e quem esteve presente
• Tópicos discutidos e decisões tomadas
• Para cada decisão registrada, idealmente deve constar qual será a próxima ação e quem entre os presentes é o responsável

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Delegar tarefas é importante, mas uma das primeiras coisas que se aprende a este respeito é que ao delegar você nunca transfere a responsabilidade pelo resultado - apenas compartilha. Assim, ao delegar algo que estava na sua agenda, é importante continuar acompanhando e certificar-se de que esteja sendo feito.

O método descrito abaixo pode ser facilmente adaptado para quem controla suas tarefas usando fichas em um "tickler file" como o da foto acima (proposto pela metodologia GTD, de David Allen), e dá mais trabalho para quem usa uma agenda tradicional em papel. Mas vou descrevê-lo da forma como uso, no software Agendus (no Palm). Dica: Se você usa a agenda do próprio Palm, pode usar os mesmos passos que eu descrevo abaixo, apenas adaptando-os.

Ao final do processo, você pode passar a ter uma agenda organizada como a acima, com cores diferentes para as suas próprias pendências e aquelas que você delegou.

Um trecho do texto "Delegar: será tão fácil?, de Maria Christina de Andrade Vieira, sintetiza o desafio do ato de delegar:

O que agrava, porém, a comunicação é a pressuposição de que a tarefa ou atividade vai ser feita do modo que se pretende e o susto acontece depois, quando nada foi feito, ou feito de modo completamente diferente ou ainda insuficiente.

O ato de delegar não é fácil porque muitas pessoas entendem que é mais ágil fazer do que explicar ou ensinar. Claro, muitas lideranças esquecem que liderar implica em educar. Formar equipes pressupõe paciência em educar, direcionar, impulsionar, motivar e colher resultados − juntos! As falhas e fracassos são do chefe, os louros e os sucessos são do grupo. Se paga tributos por liderar. “Faz parte!” diz-se agora.

O ato de delegar traz implícita a tarefa de acompanhar e controlar. Sem elas, nada funciona. Mandar fazer é o primeiro passo. Ver se está feito e como foram feitas as etapas que complementam o processo de delegação é a segunda.

O procedimento que adoto e proponho é bastante simples, e você pode colocar em prática ainda hoje. Na próxima vez que delegar uma tarefa agendada, ao invés de marcá-la como completa, faça o seguinte:

1. Edite-a (ou pegue sua ficha individual).
2. Acrescente a ela um memo informando a data em que você delegou, a pessoa responsável e outros detalhes importantes.
   

3. Mude a data dela para refletir o próximo dia em que você precisa verificá-la.
4. Mude sua categoria para "Aguardando" (crie esta categoria, se ainda não existir)
   

5. Mude sua prioridade para "5", para que ela apareça no final da lista de atividades na nova data

Eu configurei o Agendus para exibir as tarefas da categoria "Aguardando" em uma cor diferenciada, o que ajuda a manter o controle. E a cada data em que verifico o andamento de uma tarefa delegada, anoto no memo dela o andamento e outros detalhes interessantes.

E assim os projetos vão sendo gerenciados e acompanhados com o mínimo de overhead, sem perda de visão do todo ;-)

Nos últimos anos, a Palm tem marcado mais pontos com os telefones inteligentes da linha Treo do que com sua linha de handhelds. Agora acaba de trazer para o Brasil o Palm TX, em mais uma tentativa de se acertar com os consumidores mais exigentes. Aparentemente, leva chance de conseguir.

O handheld é um clone, à primeira vista bem melhorado, do problemático LifeDrive, até recentemente o modelo mais avançado da empresa na linha de handhelds. Com HD de 4 GB, o LifeDrive é um aparelho pesado e lento para os padrões dos palmtops, e impôs a parte de seus usuários uma rotina de hotsyncs muito complicada por uma instabilidade recorrente.

Sem HD, mas com um slot para cartão SD, o Palm TX é bem mais leve (tem 70 gramas a menos que os 200 do LifeDrive). Também é muito mais rápido, apesar de ter um processador mais lento (312 MHz contra 416). Até agora, não virou alvo da onda de críticas que marcou o LifeDrive desde seu surgimento.

Sem os defeitos óbvios do LifeDrive, o Palm TX tem suas principais vantagens: uma belíssima tela de 320 por 480, brilhante e com ótima definição, que funciona tanto na vertical quanto na horizontal, conexões Wi-Fi e Bluetooth, aplicativos de escritório de primeiríssima linha, como o Documents To Go, capacidade para rodar vídeo e música e facilidade máxima para lidar com fotos.

Em relação ao LifeDrive, mais um ganho: usar redes sem fio ficou bem mais tranqüilo – incomparavelmente mais tranqüilo do que no LifeDrive sem o upgrade 2.0, até agora só disponível para quem usa o Palm OS em inglês, mas não em português. Para arrematar, o Palm TX é mais barato – tem preço recomendado de 1299 reais, contra os 1799 do LifeDrive.

É muito cedo, no entanto, para saber se a Palm realmente está apresentando um produto completamente redondo. Como acontece com muita coisa em tecnologia, só o uso diário permite ver se o que se vê em testes rápidos se confirma depois com um longo uso contínuo.

(a notícia é de Sandra Carvalho, da Info Online).

Leia também: Palm: Testando o teclado universal sem fio da PalmOne

Muitas fotos bonitas de um tema incomum. E algumas delas podem dar boas idéias!

O sempre excelente site 43Folders publicou um artigo com uma dica simples mas prática: não comece seu dia de trabalho checando o e-mail.

Checar o e-mail é muito importante para saber eventuais novas prioridades e mudanças nos diversos contextos em que você atua, mas ao mesmo tempo é um risco de se envolver com novas questões que surgirem, sem dar atenção para as prioridades já existentes.

Eu começo o dia de trabalho verificando a agenda de hoje e de amanhã, o status da lista de pendências deixada no dia anterior e os workflows dos quais faço parte. Em seguida começo a esvaziar a caixa de entrada de e-mails.

E você?

Atualização: Logo depois de publicar este texto, encontrei este outro artigo sobre o mesmo assunto, mas com algumas recomendações adicionais, como escolher no começo do dia quais serão suas tarefas mais importantes, e planejar a estratégia de encerramento do dia.

As apresentações de slides (principalmente as feitas em PowerPoint, OO Impress e outros programas especializados) são um dos males do mundo moderno, no que diz respeito à comunicação ou ao ensino – dificilmente conseguimos escapar delas, e é mais freqüente elas se transformarem em obstáculo à aprendizagem e compreensão do que atuarem como o apoio que o apresentador pretendia.

Há muitas razões para isso, mas algumas das mais comuns estão ligadas à perda do foco de quem as prepara: ao invés de construir as transparências como um complemento à sua comunicação verbal com a platéia, acaba procurando transformá-las em uma boa apostila com conteúdo que possa ser consultado posteriormente, em forma impressa, pela audiência, ou ainda em um bom apoio à sua própria capacidade de memorizar tudo o que terá que dizer.

São razões nobres, sem dúvida – mas nem sempre são compatíveis com uma boa apresentação. Se você quer criar um excelente material audiovisual, preparar uma boa apostila com resumo para a consulta posterior e um índice adequado para não esquecer nenhum ponto durante a apresentação, fará muito melhor se criar 3 documentos, e não tentar condensá-los em um só. A platéia, acordada e atenta, agradece!

nunca mais passe por isso!

Existem muitos textos na web propondo formas de criar apresentações efetivas, e o que eu vou escrever a seguir é um apanhado geral de vários deles, referenciados ao final. Nada disso é científico: são opiniões e propostas. Sinta-se à vontade para adaptá-las ou complementá-las. E, se possível, compartilhe as suas dicas também, ajudando a livrar o mundo da maldição das apresentações insuportáveis!

A regra dos 10/20/30: esta regra foi proposta inicialmente pelo investidor Guy Kawazaki, e é uma jóia em sua simplicidade. Segundo ele, nenhuma apresentação efetiva deve ter mais de 10 slides, durar mais de 20 minutos ou ter alguma fonte de tamanho menor que 30. Se você não tiver tempo de ler nenhuma das outras dicas, procure seguir esta regra, e já estará com meio caminho andado.

Outras dicas:

• Os slides não são a apresentação. Nunca esqueça que a atenção deve estar em você, e não nos slides. Você não deseja competir com eles pela atenção do seu público.
• Siga uma seqüência lógica. Se possível, comece rabiscando num papel quais os pontos que você precisa abordar.
• Seja legível. Se você vai escrever algo no slide, todo mundo precisa conseguir ler. Mas escreva o mínimo possível. Use fontes sem serifa (Arial, Verdana, Helvetica...) nos títulos, e serifadas (Garamond, Goudy, Palatino...) no conteúdo.
• Slide não é relatório. Se você precisar comunicar um longo conteúdo textual, imprima-o e entregue à platéia – se possível, antes do início da apresentação. Nos slides, sempre que possível, substitua as palavras por um gráfico ou imagem, para complementar o que você vai dizer.
• Menos é mais, especialmente quando estamos tratando de efeitos visuais e sonoros. Faça todos os itens do slide aparecerem ao mesmo tempo – ninguém na platéia espera ser surpreendido 90 vezes durante a sua apresentação.
• Distribua um folheto – antes! - a não ser que sua intenção seja fazer surpresas, distribuir um folheto com todos os slides ANTES da apresentação ajudará a manter as pessoas prestando atenção em você, e não no slide. Se você tem dúvidas se o público prestará atenção na apresentação se já tiver imagens de todos os slides em mãos antes da apresentação, há algo errado com a apresentação, ou com o público.
• Conheça as estatísticas – estudos recentes mostraram que apresentações de slides apenas com títulos, gráficos e imagens levam a uma retenção de conteúdo 28% maior que a dos slides tradicionais com listas de itens, e uma capacidade 78% maior de aplicar a informação recebida.

Estas são as dicas que eu achei que valia a pena reunir. Se você tiver outras, compartilhe nos comentários. As platéias de todo o mundo agradecem!

Veja também o artigo anterior do efetividade.net com 10 dicas sobre como NÃO fazer uma excelente apresentação.

Referências:
- Working Smart: Five Rules for Better PowerPoint Presentations
- Signum sine tinnitu--by Guy Kawasaki: The 10/20/30 Rule of PowerPoint
- Business of marketing and branding: Taking the sleeping pill out of powerpoint presentations
- "Use Powerpoint to enhance your presentation, not cripple it" from The Intuitive Life Business Blog
- Beyond bullets