Muitas fotos bonitas de um tema incomum. E algumas delas podem dar boas idéias!

O sempre excelente site 43Folders publicou um artigo com uma dica simples mas prática: não comece seu dia de trabalho checando o e-mail.

Checar o e-mail é muito importante para saber eventuais novas prioridades e mudanças nos diversos contextos em que você atua, mas ao mesmo tempo é um risco de se envolver com novas questões que surgirem, sem dar atenção para as prioridades já existentes.

Eu começo o dia de trabalho verificando a agenda de hoje e de amanhã, o status da lista de pendências deixada no dia anterior e os workflows dos quais faço parte. Em seguida começo a esvaziar a caixa de entrada de e-mails.

E você?

Atualização: Logo depois de publicar este texto, encontrei este outro artigo sobre o mesmo assunto, mas com algumas recomendações adicionais, como escolher no começo do dia quais serão suas tarefas mais importantes, e planejar a estratégia de encerramento do dia.

As apresentações de slides (principalmente as feitas em PowerPoint, OO Impress e outros programas especializados) são um dos males do mundo moderno, no que diz respeito à comunicação ou ao ensino – dificilmente conseguimos escapar delas, e é mais freqüente elas se transformarem em obstáculo à aprendizagem e compreensão do que atuarem como o apoio que o apresentador pretendia.

Há muitas razões para isso, mas algumas das mais comuns estão ligadas à perda do foco de quem as prepara: ao invés de construir as transparências como um complemento à sua comunicação verbal com a platéia, acaba procurando transformá-las em uma boa apostila com conteúdo que possa ser consultado posteriormente, em forma impressa, pela audiência, ou ainda em um bom apoio à sua própria capacidade de memorizar tudo o que terá que dizer.

São razões nobres, sem dúvida – mas nem sempre são compatíveis com uma boa apresentação. Se você quer criar um excelente material audiovisual, preparar uma boa apostila com resumo para a consulta posterior e um índice adequado para não esquecer nenhum ponto durante a apresentação, fará muito melhor se criar 3 documentos, e não tentar condensá-los em um só. A platéia, acordada e atenta, agradece!

nunca mais passe por isso!

Existem muitos textos na web propondo formas de criar apresentações efetivas, e o que eu vou escrever a seguir é um apanhado geral de vários deles, referenciados ao final. Nada disso é científico: são opiniões e propostas. Sinta-se à vontade para adaptá-las ou complementá-las. E, se possível, compartilhe as suas dicas também, ajudando a livrar o mundo da maldição das apresentações insuportáveis!

A regra dos 10/20/30: esta regra foi proposta inicialmente pelo investidor Guy Kawazaki, e é uma jóia em sua simplicidade. Segundo ele, nenhuma apresentação efetiva deve ter mais de 10 slides, durar mais de 20 minutos ou ter alguma fonte de tamanho menor que 30. Se você não tiver tempo de ler nenhuma das outras dicas, procure seguir esta regra, e já estará com meio caminho andado.

Outras dicas:

• Os slides não são a apresentação. Nunca esqueça que a atenção deve estar em você, e não nos slides. Você não deseja competir com eles pela atenção do seu público.
• Siga uma seqüência lógica. Se possível, comece rabiscando num papel quais os pontos que você precisa abordar.
• Seja legível. Se você vai escrever algo no slide, todo mundo precisa conseguir ler. Mas escreva o mínimo possível. Use fontes sem serifa (Arial, Verdana, Helvetica...) nos títulos, e serifadas (Garamond, Goudy, Palatino...) no conteúdo.
• Slide não é relatório. Se você precisar comunicar um longo conteúdo textual, imprima-o e entregue à platéia – se possível, antes do início da apresentação. Nos slides, sempre que possível, substitua as palavras por um gráfico ou imagem, para complementar o que você vai dizer.
• Menos é mais, especialmente quando estamos tratando de efeitos visuais e sonoros. Faça todos os itens do slide aparecerem ao mesmo tempo – ninguém na platéia espera ser surpreendido 90 vezes durante a sua apresentação.
• Distribua um folheto – antes! - a não ser que sua intenção seja fazer surpresas, distribuir um folheto com todos os slides ANTES da apresentação ajudará a manter as pessoas prestando atenção em você, e não no slide. Se você tem dúvidas se o público prestará atenção na apresentação se já tiver imagens de todos os slides em mãos antes da apresentação, há algo errado com a apresentação, ou com o público.
• Conheça as estatísticas – estudos recentes mostraram que apresentações de slides apenas com títulos, gráficos e imagens levam a uma retenção de conteúdo 28% maior que a dos slides tradicionais com listas de itens, e uma capacidade 78% maior de aplicar a informação recebida.

Estas são as dicas que eu achei que valia a pena reunir. Se você tiver outras, compartilhe nos comentários. As platéias de todo o mundo agradecem!

Veja também o artigo anterior do efetividade.net com 10 dicas sobre como NÃO fazer uma excelente apresentação.

Referências:
- Working Smart: Five Rules for Better PowerPoint Presentations
- Signum sine tinnitu--by Guy Kawasaki: The 10/20/30 Rule of PowerPoint
- Business of marketing and branding: Taking the sleeping pill out of powerpoint presentations
- "Use Powerpoint to enhance your presentation, not cripple it" from The Intuitive Life Business Blog
- Beyond bullets

Eu recebo muito e-mail, cerca de 400 a 600 mensagens por dia. Naturalmente não preciso ler todas elas, principalmente devido aos filtros automatizados que já descrevi em um artigo anterior explicando como organizar sua caixa de e-mail com efetividade. Mas as que sobram na caixa de entrada são suficientes para me manter ocupado, e acabei desenvolvendo um conjunto de técnicas para mantê-las em dia tanto quanto possível.

Como no artigo anterior, muito da minha técnica é derivada do método GTD, definido por David Allen. Mas não sou ortodoxo quanto a isso - pelo contrário, algumas das minhas ações básicas seriam consideradas heresias pelo autor. Após ler minhas dicas, não deixe de compartilhar também as suas - nos comentários deste artigo!

Mas a base é similar, e segue alguns princípios comuns:

• As mensagens devem ser processadas em seqüência, iniciando pela mais antiga
• Mensagens processadas devem ser adequadamente marcadas ou removidas da caixa de entrada, para não atraírem sua atenção indevidamente.
• Cada mensagem deve gerar uma decisão de forma conclusiva já na primeira análise, sem repescagem da caixa de entrada
• As decisões básicas a tomar são poucas:
  1. Executar imediatamente o que a mensagem requer (se puder ser feito em menos de 2 minutos)
  2. Delegar imediatamente para outra pessoa, com comentários, arquivando em uma pasta específica (@AGUARDANDO) para posteriormente lembrar de acompanhar se houve resposta
  3. Postergar a execução ou delegação para um momento em breve, arquivando em uma pasta de itens pendentes (@PENDENTES) ou registrando na agenda pessoal
  4. Postergar a execução ou delegação para um momento não definido, arquivando em uma pasta de itens para o futuro (@FUTURO) ou registrando na agenda pessoal
  5. Arquivar para referência, sem executar nenhuma ação adicional
  6. Descartar a mensagem

Razões e procedimentos

As razões são simples. Se você pretende esvaziar sua caixa de entrada, deverá processar todas as mensagens que estão nela, e isto raramente é compatível com qualquer critério de escolha de ordem de mensagens. Comece pela primeira e siga até o final, abrindo apenas uma de cada vez e sem deixar de tomar sua decisão imediata sobre cada uma delas.

A decisão também é simples: resolver imediatamente, delegar a alguém imediatamente (gravando cópia em uma pasta, para posteriormente verificar se houve resposta), gravar em uma pasta para resolver em breve, gravar em uma pasta para resolver sem prazo, arquivar definitivamente para referência ou jogar no lixo.

Resolva imediatamente o que puder fazer em menos de 2 minutos - fazer uma consulta, preparar uma resposta de agradecimento, fornecer um dado que foi solicitado. Se for delegar, também faça na hora, acrescentando seus comentários - se necessário, peça que o destinatário agende para falar sobre o assunto na sua próxima reunião com ele - mas não deixe de guardar uma cópia do seu envio em uma pasta específica, para permitir o acompanhamento - e revise esta pasta diariamente.

Postergar também é uma decisão válida, e se você estiver mesmo lendo todas as mensagens na ordem em que aparecem, é seu interesse postergar imediatamente tudo o que não puder resolver em menos de 2 minutos. Tenha duas pastas diferentes para os itens postergados: uma para o que pretende resolver em breve, e outra para os itens sem prazo, ou com prazos longos. Revise a primeira pasta diariamente, e a segunda semanalmente.

Se a mensagem não contiver nada que exija uma atitude sua, você tem duas opções: descarte-a ou arquive-a para referência, em uma estrutura de pastas organizadas conforme a sua conveniência, preferencialmente planejada tendo em mente a facilidade de pesquisa e recuperação das informações que você armazenar.

Simplificando e expandindo

Este modelo pode ser simplificado ou expandido de acordo com suas necessidades e conveniências. A principal vantagem é que ele de fato leva a uma caixa de entrada vazia, e a saber onde está a lista de itens que você precisa resolver mais tarde, bem como a lista do que você delegou a outros e vai precisar acompanhar.

Delegar imediatamente tem uma vantagem extra, mesmo se o ato da delegação precisar ser complementado por uma reunião posterior: quando os destinatários vierem consultá-lo sobre o assunto, eles já estarão informados sobre os assuntos que constituem a pauta da reunião, e poderão inclusive já chegar com propostas e soluções encaminhadas a partir do conteúdo da mensagem original e de seu encaminhamento.

A principal desvantagem é que é difícil seguir à risca o método de ler as mensagens na seqüência, quando há a tentação constante de ir diretamente a algumas mensagens específicas. Se você não resistir, lembre-se de não deixar acumular na caixa de entrada as mensagens menos importantes - se deixá-las para depois, certifique-se de não deixá-las para amanhã.

O Ednei Pacheco inaugurou as contribuições de textos dos leitores do Efetividade.net, trazendo um material muito interessante sobre a escolha dos componentes do seu kit básico de ferramentas para manutenção de computadores. Acho que a situação atual da informática doméstica praticamente exige de todos nós a existência de um kit destes (mesmo que ele se resuma a uma chave philips e uma aspirina...), e sempre tenho interesse em saber itens interessantes dos kits alheios.

Escrevi sobre o assunto no final do ano passado, e convidei os leitores do BR-Linux para compartilharem a lista dos itens menos comuns que constam nos seus kits. O meu kit pessoal de ferramentas fica em uma pequena caixa plástica hermeticamente fechada (estilo tupperware) e além dos alicates, chaves e pinças básicas, tem um espelho de dentista e uma mini-lanterna com cabo telescópico. Nos comentários do link acima tem os detalhes dos kits de diversos leitores.

No escritório eu não tenho um kit completo, mas me viro com um alicate universal, uma boa chave philips, e uma Geek Tool como a da foto acima.

Veja abaixo os detalhes sobre a montagem do kit do Ednei, e compartilhe as suas dicas nos comentários!

O que me traz aqui é um assunto interessante, o qual gostaria de compartilhar algumas observações e experiências pessoais, e que com certeza estará dentro do escopo que se propõe o Efetividade.net. O assunto é: "Sobre recursos miniaturizados"

Se você observar com mais atenção e os seus próprios posts, verá que a muitas das soluções que foram apresentadas em cada tema têm uma particularidade interessante: a miniaturização e simplificação de recursos (e conseqüentemente baixo custo) para aumentar portabilidade, e assim obter boa performance e produtividade. "Lanterninha", "suportezinho", "bloquinho de notas", "capinhas", "etiquetinhas"...

Recentemente adquiri uma pequena (pra não dizer minúscula) bolsa de lona para portar recursos para a realização de montagem e manutenção de micros. Nela, carrego ferramentas simples, como chave de fenda, chave phillips, pinças, adaptadores, parafusos, espaçadores, pasta térmica, CD-Rs (mini e standard), pendrive, mouse (mini), leitor de flash memory, limpadores (LCD), espanadores, etc. Sei que faltarão alguns itens que só os descobrirei conforme a necessidade, e que até mesmo não caibam mais na bolsa! Mas o maior barato da montagem deste kit está justamente no estudo da otimização de seus componentes para que o tornasse mais portável possível (todos couberam facilmente na bolsa), sem perder eficiência, conforto e praticidade. Cheguei a
comprar um mini-teclado para situações emergenciais, mas o coloquei dentro da bolsa ainda vazia, o que não foi possível fazer com ela cheia. Tirando teclado (que foi vendido), não gastei mais que R$ 300,00 na montagem deste kit:

• R$ 29,00 - bolsa,
• R$ 27,00 - mini-mouse USB,
• R$ 89,00 - leitor de cartões flash (já tinha),
• R$ 60,00 - diversos adaptadores (serial, PS/2, USB, etc),
• R$ 20,00 - chaves de fenda, phillip e pinça,
• R$ 10,00 - parafusos e espaçadores,
• R$ 10,00 - CD-Rs e CD-RW.
• R$ 15,00 - Limpador de LCD,
• R$ 10,00 - Espanador,
• R$ 5,00 - Pasta térmica.
• Total: R$ 275,00

  Apesar de utilizá-lo pouco em virtude do pouco tempo disponível (trabalho e estudo), este kit se tornou uma mão na roda na realização de atendimentos básicos para a montagem e manutenção de micro!

  O que aprendi é bem simples: Não basta ter à disponibidade determinados recursos; hoje não só temos que selecioná-los adequadamente, como também dimensioná-los de acordo com nossas necessidades. E um recurso bem dimensionado, é um recurso pequeno e básico, mas funcional, otimimizado e eficiente. Eis aqui as leis da simplicidade e do menor esforço.

  Encerro por aqui porque acredito que já tenha entendido a mensagem. E aproveitando esta ocasião, deixo este contato para que lhe sirva de base para possa elaborar de mais um excelente POST no Efetividade.net. Eis minha contribuição. &;-D

  Att., Ednei Pacheco,
  http://www.linuxhome.eti.br/

No meu dia-a-dia profissional é muito mais freqüente me encontrar com o bloco de anotações do que com o Palm na mão. Cada uma das duas ferramentas tem a sua funcionalidade própria, vantagens e pontos fracos - e eu uso as duas em paralelo, aproveitando o potencial de cada uma.

Mas um detalhe que eu acabei percebendo é que os stylus (a "canetinha") que acompanham os Palms não são a melhor solução para a atividade que desempenham. Seu formato não é ideal para a escrita com conforto, o peso não guarda relação com o peso que nos acostumamos a encontrar em canetas desde a nossa alfabetização, e ainda por cima trata-se de uma ferramenta que não aproveita todo o seu potencial.

Mas é fácil encontrar em boas papelarias (e mesmo em sites como o Submarino e o Mercado Livre) várias alternativas que combinam a ponteira do stylus a uma boa esferográfica, lapiseira e até mesmo apontador laser, em alguns casos. Eu já vi várias, e testei algumas. Veja abaixo algumas das minhas conclusões, e compartilhe suas próprias dicas nos comentários!

O meu modelo preferido é a Zoot Mini Palm, da foto acima. De um lado ela é um stylus, e do outro é uma esferográfica azul retrátil. Ela tem um clip para prender no bolso, e tem o diâmetro usual de canetas, mas apenas 11cm de comprimento, cabendo em muitos estojos de palm, e também se adaptando muito bem ao bolso interno do meu paletó, do lado do bloco de anotações ou do próprio Palm, dependendo do dia ;-) E além de ser a melhor entre as alternativas que testei, ela não é cara e nem difícil de encontrar, sendo inclusive um bom presente pra amigos tecnológicos. A tinta é sempre azul, mas há 3 opções de cores pro corpo da caneta: azul, preta e prata.

Menção honrosa vai para o modelo acima da linha Faber Castell Trio, que tem caneta esferográfica, lapiseira, borracha e ponteira stylus. O tamanho é o de uma lapiseira comum, o peso também. É um pouco mais cara do que deveria ser, na minha opinião, e não tem a vantagem de caber nos estojos de palm. Serve super bem para ter na mesa ou em uma pasta maior, mas isso não combina muito com a mobilidade do Palm. Ainda assim, escreve bem e é de boa qualidade.

Os outros modelos não são tão legais. Tanto a Cross quanto a própria Palm fazem alguns stylus em tamanho normal (que encaixam em modelos específicos de Palm, portanto) que também são esferográficas - mas justamente por serem do mesmo tamanho, perdem a vantagem da caligrafia confortável. E não é difícil encontrar no Mercado Livre algumas canetas com stylus e que também são apontadores laser. Eu tenho duas, e são bons apontadores laser - mas por terem 4 pilhas de relógio em seu interior, acabam sendo pesadas e desequilibradas pra escrever, tanto em papel quanto no Palm.

Se você conhece outras alternativas, não deixe de compartilhar conosco nos comentários!