A multiplicação das chaves é um efeito típico da vida moderna, mas com as dicas a seguir você poderá carregar menos peso no chaveiro e encontrar a chave certa até no escuro, antes mesmo de tirar a mão do bolso.

O excesso de chaves é um dos preços da maturidade para muitas pessoas: para acesso à residência, ao escritório, à bicicleta, ao carro, à casa de praia, etc. elas geralmente se tornam um elemento de porte obrigatório.

Piorando a situação, muitas vezes não basta uma chave: chegar ao apartamento ou escritório, por exemplo, pode exigir abrir 2 ou 3 portas, sem falar na caixa de correio, no armário da garagem e outros acessos complementares.

Na semana passada falamos sobre reduzir o volume da carteira, e hoje será a vez do emagrecimento do chaveiro nosso de cada dia.

Por que deixamos o chaveiro crescer tanto?

Com isso, se deixado sem gestão específica, o chaveiro vai crescendo, e acabamos transportando para todo lado 400g de metal cheio de pontas que incomoda no bolso, faz barulho na bolsa e vira uma preocupação constante.

Uma das razões típicas que leva ao crescimento do chaveiro é bastante racional: a ideia da consolidação, que nos conduz a agrupar em um mesmo lote os itens similares, é empregada com sucesso na organização da maior parte dos elementos do nosso dia-a-dia.

A outra explicação comum para o transporte diário de um chaveiro volumoso é a prevenção a uma falha típica: "se eu deixar os outros itens presos na chave de casa, não vou perdê-los". Mas o fato é que se você não tomar cuidado, perde até mesmo a chave da casa – o cuidado com as outras chaves pode existir mesmo que elas não estejam todas desnecessariamente presas entre si.

E assim as chaves da casa de praia e da bicicleta que só é usada no final de semana acabam sendo levadas pra cima e pra baixo, juntamente com um mini-alicate e mais as chaves que você de fato precisa usar todos os dias.

Reduzir para controlar

A ideia da consolidação é poderosa e deve ser aproveitada até mesmo no contexto das chaves, mas o truque é estabelecer um limite para ela, e saber flexibilizá-lo até o ponto em que haja uma pequena redundância.

Explico: não há nada de errado (se as precauções adequadas de segurança forem tomadas) em ter um "chaveirão" contendo todas as chaves da sua vida. Pode até ser uma boa ideia, especialmente se ele for guardado no mesmo lugar seguro em que ficam os documentos essenciais, o kit-emergência da família e outros itens importantes – assim, quando você precisar de uma chave, qualquer chave, terá certeza de onde encontrar.

Mas a palavra-chave (sem trocadilho ツ) é "guardado": este não é o chaveiro que deve estar no seu bolso ou bolsa, não apenas pelo conforto e praticidade, mas especialmente pelo aspecto da segurança – o conjunto completo das chaves que dão acesso a tudo que você tem não deve ser exposto regularmente a condições fora do seu controle.

A redundância entra neste cenário quando consideramos o aspecto prático: além do chaveirão que fica guardado, você precisa ter duplicatas das mesmas chaves para levar consigo todos os dias, e é nelas que acaba havendo espaço para procurar minimizar o peso, volume e incômodo sem prejudicar a funcionalidade.

Identificando os contextos

O conceito-chave ツ da organização é identificar os contextos em que você usa cada conjunto de chaves, e separá-las em chaveiros de acordo com eles.

Por exemplo: exceto por razões de segurança incomuns, as chaves de itens internos da casa ou do escritório (gavetas, armários, etc.) não precisam estar todas no seu chaveiro de uso diário: basta ter a chave do local em que elas ficam guardadas, e nele elas podem ficar em um chaveiro próprio.

Da mesma forma, a não ser que você visite uma casa de praia com frequência e sem um mínimo de planejamento prévio, a chave dela (e do portão dela, etc.) não precisa estar sempre com você: pode ficar em um chaveiro à parte, de preferência que tenha um mecanismo que permita prendê-lo ao chaveiro de uso diário (como o da foto acima) quando você estiver se deslocando entre os contextos.

O mesmo vale para a chave da bicicleta, que pode até merecer um chaveiro à parte com cópia da chave do portão e um prendedor que facilite levá-la em segurança ao pedalar.

E assim por diante: para cada contexto, um chaveiro, mesmo que haja chaves repetidas entre eles – porque raramente os contextos da nossa vida são estanques entre si, e assim eles acabam tendo alguns lugares em comum. E cada um dos chaveiros deve ter seu lugar certo, e nele ser guardado em segurança até ser necessário.

Um detalhe: você deve identificar claramente quais os contextos de cada chaveiro, mas cuidado para não registrar isso com muita clareza no próprio chaveiro. Tudo bem escrever "Praia" em uma etiqueta, mas anotar o endereço completo é dar muita chance para o azar em caso de roubo ou extravio do chaveiro em si.

Colocando as chaves em ordem

As chaves do contexto mais comum no dia-a-dia são as que você vai acabar levando consigo mais frequentemente, e é a essas que você deve dedicar atenção especial, tanto para evitar excesso de volume e peso (que podem inclusive riscar paineis de portas e prejudicar a ignição do carro) quanto para ter mais facilidade de encontrar a chave certa.

O que parece trivial quando analisado à distância frequentemente fica mais complicado na prática, e é o caso das chaves: quando consideramos ter de encontrar a chave certa no escuro, ou com pressa para aproveitar o elevador que já está parado no andar (ou quando tem um telefone tocando no outro lado da porta...), é que fica evidente por que vale a pena pensar no jeito certo de organizá-las no chaveiro.

Uma solução simples e que facilita até mesmo para achar a chave certa no escuro é colocar as chaves na ordem do seu uso comum, contando a partir do chaveiro. Quando você segura o molho de chaves pelo chaveiro, a chave que fica mais aparente (na foto acima poderia ser a amarela) deve ser a que abre a primeira porta no seu caminho para entrar em casa, e as demais ficam na ordem das portas correspondentes – assim, basta ir rotacionando conforme você avança. E se perder a conta, basta reiniciar a contagem a partir do chaveiro.

Se o mesmo chaveiro tiver as chaves de mais de uma casa, ou de casa e do escritório, agrupe-as desta forma, mas cada um dos caminhos (o de casa e o do escritório, por exemplo) deve começar pelas duas extremidades do molho de chaves. Chaves que não sejam das portas do seu caminho (da bicicleta, da caixa do correio, da gaveta…) devem ficar no centro ou, idealmente, colocadas ao lado de uma chave maior que sirva como referência para localizá-las mesmo sem vê-las.

Destacando as chaves especiais

A classificação em ordem de uso funciona bem quando seguimos uma sequência básica de uso das chaves: por exemplo, quando seguimos a rotina de abrir primeiro o portão externo, depois a portaria do prédio, a caixa do correio e finalmente a porta de casa.

Mas há chaves que não abrimos em nenhuma ordem particular. Por exemplo, no meu escritório eu tenho 3 chaves visualmente parecidas que servem para abrir 2 gaveteiros e um armário de documentos. O ideal seria pedir a um chaveiro que fizesse uma cópia delas em metal colorido ou com a cabeça diferenciada, mas neste caso não era possível.

Passei algumas semanas me confundindo com elas, até que arranjei um pouco de tinta para modelismo (verde, vermelha e azul) e pintei as cabeças das 3 chaves com uma grossa camada, cada uma na sua cor – já que não havia no comércio local a opção de fazê-las já coloridas previamente.

Para evitar de vez a confusão, complementei a pintura das chaves com um discreto pontinho da mesma cor num canto do pé dos móveis respectivos – e a partir daí acabou a dúvida. Como essas chaves não andam no bolso (são do chaveiro do escritório), provavelmente a tinta vai durar bastante nelas – e se ela se desgastar, eu volto a pintar, ou de repente já terei encontrado outra forma de diferenciá-las.

Uma alternativa que eu também uso (e herdei do meu avô) resiste muito melhor aos maus-tratos dos bolsos e chacoalhadas a que os chaveiros estão sujeitos. E é bem simples: quando uma chave for usada com frequência mas tiver que ficar no meio do molho (pelos critérios apresentados acima), pode-se pegar uma lima, ou uma serrinha para metais, prender a chave firmemente em uma morsa (ou grampo, ou torno, ou o que você usar para dar firmeza e segurança à operação) e fazer um pequeno “dente” de 1x1mm na lateral da cabeça da chave (não esqueça de lixar depois, para não se cortar nem furar os bolsos).

Com isso, dá para achar a chave facilmente mesmo no escuro. A maioria das chaves tem a cabeça arredondada, e se só uma delas tiver um dente (ou uma textura aplicada com uma lixa), você logo vai estar encontrando a chave certa antes mesmo de tirar o chaveiro do bolso, como é o ideal.

Complementos opcionais

O tamanho certo do chaveiro de uso diário depende da realidade de cada um: ele pode ser de apenas uma casa, ou de uma casa e um escritório, ou ainda de uma casa, escritório e carro, e assim por diante.

Se o tamanho permitir e você tiver a inclinação de agregar funcionalidades, pode considerar algumas das que eu mesmo uso quando o chaveiro permite, e que mencionarei a seguir.

A primeira delas é a lanterna com led que faz para mim o papel de chaveiro, igual ao da imagem acima. Eu o uso há anos sem precisar trocar a pilha, e as eventuais chuvas ainda não conseguiram tirá-lo de combate. Ele já iluminou muitos corredores e escadarias quando faltou luz, o interior da caixa postal pra evitar ter de abri-la para ver se algo chegou, o interior do porta-malas quando cai algo pequeno dentro dele, e assim por diante. É baratinho (de vez em quando compro um lote com 5 por menos de US$ 5 no DealExtreme para presentear os amigos), fácil de encontrar e ajuda nas mais variadas circunstâncias.

A outra é a Utili-key (3 vivas para a Utili-key!), da foto acima. Em resumo, ela se encaixa no chaveiro, têm o tamanho aproximado de uma chave de fusca, e oferece lâmina (protegida enquanto presa ao chaveiro), chave philips e de fenda, e abridor de garrafa. Já me tirou de muitas enrascadas, além de servir regularmente para apertar parafusos de óculos e abrir embalagens de plástico rígido feitas para tirar a gente do sério.

A primeira menção honrosa vai para os pen drives em forma de chave, que eu deixei de usar (não levo mais pen drives comigo no dia-a-dia) mas já usei bastante.

A segunda vai para os cabos carregadores e sincronizadores de celular que têm o formato de chave ou de chaveiro, cuja utilidade também é evidente. Eu não levo no meu chaveiro do dia-a-dia, mas tenho um permanentemente preso à mochila em que levo bagagem de mão quando viajo, já foi útil inúmeras vezes, e não apenas para mim.

Para completar, meu chaveiro da bicicleta é um receptáculo que contém cópia reduzida dos meus contatos de emergência e esconde alguns trocados para comprar uma água mineral no meio do passeio.

Mas não deixe as utilidades adicionais subirem à cabeça: escolha no máximo uma ou duas. É provável que você não precise levar todos estes itens ao mesmo tempo para todo lugar em que vai e, ainda que precise, provavelmente há uma maneira mais prática do que levá-los presos às chaves.

Outras dicas que você use para tornar o chaveiro mais útil sem aumentar desproporcionalmente seu volume serão bem-vindas nos comentários!

Mas não a joguei fora ou algo assim: troquei a danada por uma capa de celular que também faz papel de carteira diet...

Em artigos anteriores sobre como organizar sua carteira, sempre mencionei que o grande truque que evita ter uma carteira cheia demais é optar por uma carteira pequena, onde o excesso nem mesmo caiba, evitando assim os efeitos perversos similares aos da Lei de Parkinson.

Mas definir excesso é complicado. Quem se sente obrigado a andar com documento do carro, carteira de motorista, folhas de cheque, mais de um cartão de crédito ou banco, cartão de convênios e dinheiro trocado pode rir do excesso de zelo de quem anda também com documento do CPF e certificado de reservista, mas por sua vez está sujeito a ser alvo das risadas de quem anda só com um cartão e um documento de identidade.

E a questão real pode ser mais ampla: não é só a carteira, e sim o conjunto dos itens que você tende a levar consigo, incluindo – além da carteira – as chaves, relógio, celular, e um etc. bem grande (crachá, pen drive, guarda-chuva, lenço, óculos escuros, ferramentas, ...).

Na minha opinião, quanto menos nos sentimos obrigados a transportar conosco para nos sentirmos "operacionais", melhor. Um molho de chaves pesado, uma carteira abarrotada, uma bolsa ou mochila pesadas, etc. têm sua utilidade e podem ser até inevitáveis, mas não são o cenário desejado para o dia-a-dia.

A consolidação é a resposta, e é o caminho que procuro seguir: há anos parei de usar relógio, por exemplo, ao perceber que o celular já o substituía para todos os propósitos práticos.

E agora está chegando a vez da carteira...

Como eu abandonei minha carteira

Não foi uma decisão fácil, confesso.

E, no meu caso específico, ela só se tornou possível porque recentemente consegui me libertar da necessidade diária de andar de carro, e assim a desnecessidade de postar carteira de motorista e documento do carro me deram o impulso necessário para me livrar de vários outros itens.

Mas o que acabou me dando o empurrãozinho definitivo foi uma possibilidade de consolidação, como a que me permitiu abandonar o relógio de pulso: uma capa para celular que também oferece os recursos básicos de uma carteira, e assim transforma, na prática, o celular e (bem poucos) itens que iriam na carteira em um volume único.

No meu caso, a BookBook, da Twelve South, foi a escolhida para ser esta carteira magra que também leva o celular. Trata-se de uma capa para celular (iPhone 4 ou 4S) que, quando fechada, parece um livro bem surrado (lembra uma edição de bolso do Novo Testamento, que já vi muita gente levando no carro ou em viagens).

Mas do lado de dentro, quando aberta, ela revela seus segredos: 3 compartimentos para cartões (ou documentos no mesmo formato de cartão de crédito, que atendem a uma norma internacional ISO) sendo um deles transparente, mais um bolso para cédulas ou documentos maiores (até o tamanho do celular), e mais o estojo para o celular em si, deixando acessíveis na lateral o conector de expansão, as caixinhas de som, os botões de mudo e volume, o conector de fone de ouvido, a câmera frontal, o botão frontal e o superior.

Eu comecei a testar querendo não gostar: achei que o uso do telefone deixaria os cartões expostos, que a ausência de um "buraco" na capa do livro atrapalharia para tirar fotos com o iPhone, que ia ser difícil me adaptar a ter tão poucos documentos, e mais.

Mas a prática me desmentiu em todos os pontos: no uso normal do celular (para usar a tela ou para telefonar), o "verso" dele onde estão os cartões é facilmente oculto pela mão, ou está apoiado na mesa; para quem tira muitas fotos a capa deve atrapalhar mesmo, mas no meu caso é só empurrar o aparelho um pouco para fora na rara ocasião; e andar com poucos documentos não foi tão difícil assim.

Para resumir, já estou entrando na terceira semana da experiência, e até agora sucesso total, embora haja algo que me atrapalhe na prática: as novas notas de real são grandes demais e "sobram" pra fora do compartimento interno. Nada que impeça o uso (elas não ficam visíveis ou algo assim - elas sobram em direção à dobra ou lombada interna do estojo), mas é indesejado.

A BookBook não é das mais baratas, e é possível que o seu celular nem seja igual ao meu. Mas a sugestão fica registrada, e ainda com uma vantagem extra: a presença do celular junto à carteira desestimula o perigoso hábito masculino de guardá-la no bolso de trás!

Sugestões de outras carteiras "diet", com ou sem espaço para celular, serão muito bem-vindas nos comentários ツ E se o que você procura são dicas para organizar uma carteira tradicional, leia: Organize sua carteira hoje mesmo: 7 dicas.

— Tom Peters, embora frequentemente (e falsamente) atribuído a Leonardo da Vinci.

Quem já teve problemas porque a bateria do smartphone acabou em um momento crucial levante o mouse!

Recebi hoje pela mala direta de uma papelaria um anúncio que me interessou bastante: uma promoção deste carregador portátil Duracell, solução bem prática para levar na bolsa ou mochila e não ficar mais sem bateria do celular ou outro aparelho que possa ser carregado em uma porta USB comum.

É um carregador bem simples de usar, porque além de oferecer energia pela sua porta USB de saída, ele mesmo também é carregado por meio de conexão a uma porta USB: a do seu computador, ou a de algum carregador de parede que você já tenha, por exemplo.

Não ganho nada para divulgá-lo, e nem a Duracell nem a papelaria em questão sabem que estou escrevendo a respeito, mas trata-se de uma categoria de solução que eu uso, e recomendo. Afinal, ficar sem bateria do smartphone ou de outro dispositivo móvel pode gerar prejuízos bem reais, e prevenir levando um carregador para emergências (e o cabo USB correspondente aos seus aparelhos) não custa nem pesa muito.

Para uma solução ainda mais versátil (mas que não está à venda no Brasil, até onde eu sei), dê uma olhada no TuneJuice, que também oferece energia em uma porta USB mas que não precisa ser carregado previamente: basta colocar nele 3 pilhas AA, que você pode manter recarregadas ou comprar em qualquer loja de conveniência, mesmo nos horários mais insólitos, se estiver em área urbana.

E a solução que eu uso é um pouco mais pesada e exigente (pois precisa ser previamente recarregada em uma tomada): uma bateria externa HyperMac, que pesa 360g e é capaz de manter o iPhone carregado por 1 semana, além de permitir alimentar também um MacBook ou o iPad (pois, diferentemente da solução da Duracell e da maioria dos carregadores para iPhone, alimenta a porta USB com 2 amperes).

Se você estiver interessado, dê uma olhada na promoção do carregador Duracell na Kalunga, onde sou cliente regular: está com quase 15% de desconto, saindo por R$ 59,90.

Uma australiana de 17 anos descobriu da pior maneira que não é uma boa ideia postar no Facebook uma foto da pilha de dinheiro que a sua avó guarda em casa, porque atrai assaltantes.

A jovem estava ajudando a arrumar a casa e, ao encontrar a pilha de cédulas guardadas em casa pela avó "para emergências", não resistiu a tirar uma foto no estilo gangsta, segurando o dinheiro como se fosse um leque.

O que em si já não era uma ideia tão boa ficou pior quando a jovem resolveu publicar esta foto no Facebook, onde passou a ser visível não apenas pelos seus amigos, mas também pelos amigos de todo mundo que curtiu ou compartilhou a foto, entre outros – ou seja, bastante gente que ela não conhece mas que consegue obter informações pessoais sobre ela pelo próprio serviço on-line viu que ela estava com uma pilha de dinheiro nas mãos.

E a consequência quase inevitável veio rápido: a foto foi postada no meio da tarde, e na mesma noite dois assaltantes apareceram na casa da mãe da jovem em questão, usando luvas e máscaras, armados com uma faca e um bastão, dizendo estar em busca da pilha de dinheiro tão imprudentemente anunciada.

Só que a jovem em questão não morava mais lá. A sua mãe, que estava em casa no momento do assalto, prontamente esclareceu o fato aos meliantes (sem, espero, dar a eles o endereço da avó, a 120km), que mesmo assim fizeram uma busca por valores na casa e saíram com uma pequena soma em dinheiro e alguns objetos pessoais.

Embora não tenha sido esclarecido como os assaltantes tiveram acesso ao endereço da família da jovem, é fácil imaginar que o número de pessoas que a conheciam em sua cidade natal, têm acesso ao seu perfil on-line e não sabiam que ela havia se mudado é considerável.

Neste caso ninguém se machucou, mas a polícia australiana divulgou uma nota sobre o incidente, que conclui com o lembrete do óbvio: ao usar redes sociais, é importante ter cautela ao divulgar fotografias, informações de localização ou outras informações pessoais, especialmente se envolverem valores!

Muitas pessoas recebem mais e-mails do que conseguem responder com eficiência. Ao se comunicar com elas, conseguir fazer com que a sua mensagem seja uma das que chegam a ser lida, e não das que ficam "para depois", passa a ser um desafio constante.

Eu passo por isso com frequência, nas duas pontas do processo: envio mensagens para pessoas que são mais ocupadas do que eu e assim tenho que me esforçar para valorizar o tempo delas, e ao mesmo tempo recebo muitas mensagens que deixam de ser respondidas porque o autor simplesmente não conseguiu me comunicar o que deseja de mim e qual a importância.

Quando uma mensagem deixa de ser lida na íntegra ou respondida porque o autor não foi claro ou objetivo o suficiente, muitas vezes ambos os lados saem perdendo.

Mas quando o interesse é do autor, a situação pode justificar algum esforço adicional, e as 7 dicas a seguir explicam como enviar e-mail para receber resposta.

Como mandar e-mail e ser respondido, em 7 dicas

Seja curto sem ser grosseiro. Se a sua mensagem puder ser lida sem rolar a tela, já é um bom começo. Se não tiver mais que 10 linhas, melhor. E se raramente passar de 3 frases, temos um campeão.

Permita uma resposta rápida. Um e-mail que pode ser respondido com uma frase curta tem mais chances de não ser deixado para depois. Mas para conseguir isso, você precisa ser objetivo na forma como faz suas perguntas ou proposições.

Escreva sobre um único tema. Colocar em uma única mensagem tudo o que você tem a propor ou perguntar facilita as coisas para você, mas não para quem vai responder. Fale de um tema por mensagem, e considere a resposta que receber na hora que for compor a próxima.

Vá direto ao ponto. E-mail não é dissertação: você pode ir à conclusão sem passar por introdução e desenvolvimento. Colocar a parte mais instigante logo na primeira frase é um truque do jornalismo que você pode usar bem.

Adiante as informações ao seu alcance. Não espere a outra pessoa fazer perguntas que obviamente fará. Sempre que puder, não diga "Precisamos nos reunir, quando é bom pra você?", porque a pessoa vai precisar saber sobre o que é a reunião, quanto tempo vai durar, quem mais estará presente, e quando você pode. Prefira dizer algo assim: "Precisamos nos reunir por meia hora para fechar o contrato com o provedor, tenho disponibilidade todas as tardes dessa semana, menos quarta-feira, quando é melhor pra você?"

Use bem o campo Assunto. Ele serve para dar uma ideia sobre o... assunto. Incluir nele um verbo e um objeto é um bom começo, especialmente se não passar de 6 palavras. "Reagendar reunião sobre o curso de estatística" é melhor que "Curso de estatística" ou "Reunião", mas todos eles são melhores do que o clássico "Olá".

Revise antes de enviar. A responsabilidade pela qualidade da sua mensagem é sua. Atenção para ambigüidades, para subjetividades, insuficiências e excessos.

Em resumo: se você agir como se a outra pessoa fosse simultaneamente esquecida, distraída e respondesse aos e-mails dela usando um teclado de celular, em breves intervalos entre um compromisso e outro, aumenta a chance de ela respondê-lo mesmo se a rotina dela não for assim.