Agora que já vimos como ter mais produtividade pessoal usando um modelo minimalista baseado em apenas 4 hábitos essenciais, chegou a hora de entender como enriquecer a mistura praticando ativamente um quinto hábito: a revisão semanal.

Nos 2 artigos anteriores eu apresentei a vocês um modelo minimalista de produtividade pessoal baseado no ZTD, e descrevi como eu mesmo coloco esta produtividade em prática com ajuda do Wunderlist (que tem versões para Mac, Windows, Linux, iPad, iPhone, Android e web).

O modelo em si é um subconjunto do método ZTD, mais amplo – e para ficar mais simples, se baseia em apenas 4 dos 10 hábitos que o compõem. São eles:

1. CAPTURA permanente: registrar livremente todas as ideias, pendências, tarefas, compromissos e contatos que surgem.
2. PROCESSAMENTO regular: esvaziar todas as caixas de entrada tomando decisões rapidamente, resolvendo imediatamente o que for rápido, e transformando o restante do conteúdo em itens prontos para serem executados quando chegar a hora – e tirando do caminho o que serve apenas para guardar como referência ou mesmo descartar.
3. PLANEJAMENTO diário e semanal: antes do início de cada período, identificar o conjunto de poucas tarefas mais importantes que precisam ser vencidas nele, e as tarefas adicionais que aproveitarão o tempo, os recursos e a atenção que sobrarem.
4. EXECUÇÃO constante: fazer uma tarefa de cada vez, sem deixar que a gestão tire muito tempo ou atenção da realização.

Estes 4 hábitos são suficientes para boa parte das demandas comuns de organização e produtividade pessoal, e os detalhes sobre eles você encontra no artigo anterior.

Expandindo o modelo

A suficiência dos 4 hábitos acima se baseia em uma presunção (confirmada por mim na prática) de que os outros 6 hábitos do ZTD (como ter um lugar para cada coisa, ou estabelecer rotinas eficientes) acabam sendo realizados, no grau necessário, conforme você aperfeiçoa estes 4 que são básicos.

Mas a minha prática do ZTD mínimo me fez perceber a importância de agregar à receita básica mais um hábito, o 7^o da lista “oficial”: a Revisão.

Ao longo de cada semana, o processo diário de Planejamento (que eu faço em 2 partes: no final de cada expediente, e antes de começar o próximo) é suficiente para manter em andamento o plano semanal registrado na última meia-hora de trabalho da sexta-feira anterior – afinal, tudo está fresco na memória, e ao planejar o dia seguinte as informações do dia que passou são automaticamente consideradas.

Mas quando chega a sexta-feira e é hora de planejar a semana seguinte, as lembranças já não estão mais tão frescas, e o aproveitamento delas pode já não ser tão automático – e é neste ponto que começa a ganhar valor o hábito da Revisão semanal, realizado imediatamente antes ou em conjunto com o Planejamento da semana seguinte.

E não é só pra isso que ele serve: como em todo ciclo que considera o aperfeiçoamento dos processos (genericamente conhecidos como "PDCA", caracterizados pela sequência planejar-executar-revisar-ajustar ou plan-do-check-act), a Revisão no ZTD também tem o papel de avaliar o que foi feito de certo e de errado, de que forma os sucessos da semana contribuíram para seus objetivos pessoais, e assim ajustar as semanas seguintes de acordo com as conclusões, de olho em manter o foco também considerando períodos mais longos.

Revisão semanal: como fazer

Como em tudo o que se refere ao ZTD, a chave do sucesso é encontrar qual o grau de intensidade de revisão semanal que você precisa. Para isso, veremos a seguir os passos gerais a considerar.
 

1. Rever as anotações

O hábito da Coleta conduz a uma série de anotações feitas em um local único, que na hora do Processamento se convertem em entradas na sua lista de tarefas e pendências, na agenda de compromissos, na lista de contatos, ou mesmo em referências.

Essas informações em estado bruto já foram processadas ao longo da semana e não precisam ser reprocessadas, mas na hora do fechamento semanal pode valer a pena percorrê-las rapidamente, pela possibilidade de identificar algo que se perdeu entre o registro inicial e o resultado do processamento, e também para colocar o contexto da semana como um todo na sua mente antes dos passos seguintes.
 

2. Rever a agenda de compromissos

Por mais que confiemos nas ferramentas que armazenam as datas e horários dos compromissos, sempre há possibilidade de algo que tenha passado em branco ou sido insuficientemente resolvido.

Além disso, rever de uma vez só o conjunto dos compromissos da semana pode ajudar a perceber o que funcionou bem e deve ser repetido, o que funcionou mal e precisa ser ajustado na próxima vez (por exemplo: um compromisso que usou bem mais do que o tempo que havia sido destinado a ele),  e até a identificar alguma nova tarefa ou pendência decorrente de como foi o tratamento da agenda.
 

3. Rever as listas de tarefas e pendências

Talvez você trabalhe apenas com uma lista, ou talvez você use o modelo mais amplo típico do GTD (com listas para vários contextos, listas adicionais para projetos, uma lista de “algum dia/talvez” e mais).

Não importa: a revisão semanal é o momento de dar uma olhada em todas, com atenção especial às que tiveram andamento na semana que passou, e em verificar se não há itens precisando de ajustes.
 

4. Avaliar a semana considerando seus objetivos pessoais

O método ZTD completo sugere que você tenha clareza de que em algum momento vai precisar definir objetivamente seus objetivos de vida, e considera que você trabalha sempre sabendo 01 objetivo de longo prazo para o qual todos os seus esforços são orientados.

Assim, quando se trabalha com Revisão, a fase semanal de Planejamento permite definir metas a alcançar na semana seguinte avançando em direção a este objetivo de longo prazo, e a Revisão seguinte irá avaliar quanto elas foram cumpridas, ajustando assim o Planejamento da semana seguinte (que será feito imediatamente após) para ser mais ambicioso ou mais comedido na hora de definir as novas metas.

Uma nota sobre objetivos pessoais

Talvez a estratégia acima, baseada em apenas um objetivo de longo prazo, seja insuficiente para você – e neste caso você deve manter seus múltiplos objetivos existentes, pois podem ser muito mais ricos do que este modelo simplificado do ZTD.

O modelo simplificado, baseado em um único objetivo desafiador e alcançável, tem uma razão de ser: embora definir múltiplos objetivos de longo prazo não seja complexo, transformá-los em ações ao longo do extenso período necessário à sua concretização pode ser, e assim o autor do ZTD sugere cuidar de apenas um.

Mas eu vejo uma razão a mais para esta singularidade: percebo que muitas pessoas embarcam na busca da produtividade pessoal sem definir claramente o seu objetivo com isso, achando que “produzir mais” é o que lhes satisfará - e se desapontam ao perceber que se transformar em um eficientíssimo triturador de tarefas não basta.

Assim, ter 01 objetivo de longo prazo é muito melhor do que não definir claramente nenhum. Quanto antes você identificar para que deseja produzir mais (ou se produzir mais é realmente o que você precisa), migrando da busca da eficiência para a da efetividade, melhor proveito você tirará da experiência.

O que é ZTD mesmo?

ZTD (Zen to Done) é um método de produtividade pessoal proposto em 2007 como alternativa (e derivado) ao popular GTD (Getting Things Done), e se diferencia deste por buscar deslocar o foco completamente ao aqui e agora, à tarefa em execução, e não tão atento ao planejamento ou a ferramentas de gestão.

A “pátria” do ZTD é o blog Zen Habits, cujo autor disponibiliza um e-book descrevendo detalhadamente o método (em inglês), incluindo como implementar os 10 hábitos, como organizá-los em um sistema simples, e como simplificar o que você precisa fazer.

No nosso post que apresenta o ZTD você encontra link para uma versão em português, e em outro post recente você encontra uma maneira simplificada de começar a colocar o ZTD em prática.

Na semana passada vimos um modelo minimalista de produtividade pessoal com o ZTD, que se aproxima do que eu pratico no meu dia-a-dia para as tarefas pessoais.

Hoje chegou a hora de passarmos da teoria à prática, e vou fazer algo que normalmente evito: sair da mera recomendação genérica e mostrar como eu mesmo implemento este modelo usando o software gratuito Wunderlist (mas poderia ser outro com características semelhantes) em uma configuração bem simples, usando apenas 6 pastas ou grupos de tarefas.

O Wunderlist está disponível em quase todas as plataformas populares: tem versão para Mac, Linux, Windows, iPad, iPhone e Android. E tem também uma versão web, acessível pelo navegador. Na rua eu uso no MacBook e no celular, no escritório eu uso no desktop, e quando necessário, acesso via web em computadores emprestados.

E todas elas sincronizam entre si automaticamente e de forma direta, então se você gerencia as suas tarefas no computador do escritório, terá acesso a elas no smartphone - e se uma pendência nova surge enquanto você está na rua, você pode cadastrá-la onde estiver, usando o seu smartphone. O mesmo vale para o notebook, o tablet, ou até mesmo o acesso via web no computador da casa dos seus pais no final de semana prolongado.

O ZTD minimalista que vimos na semana passada se baseia em 4 hábitos, e veremos a seguir como o Wunderlist se encaixa na minha rotina com relação a cada um deles.

Hábito 1. Wunderlist na Captura

Para quem usa smartphone, portanto, o Wunderlist serve muito bem ao hábito da Captura Permanente que vimos no post que ensinou um modelo minimalista de produtividade pessoal com o ZTD, na semana passada.

Recapitulando: a ideia da Captura Permanente é levar sempre consigo uma ferramenta para anotar as tarefas e outras informações que surgem enquanto o seu dia se desenrola, e quando retornar à base (seu escritório, casa, etc.) fazer uma revisão das anotações, como se fosse uma caixa de entrada, transformando-as em entradas apropriadas na sua lista de tarefas, de compromissos, de contatos, de referências ou tomando a ação que for indicada.

E o Wunderlist em um smartphone (ou no aparelho que estiver sempre com você na hora de capturar novas informações) se presta muito bem a isso, porque a entrada de dados nele é muito fácil (não tem campos a preencher, só a descrição e nada mais) a cada nova informação que surge, ao contrário da operação detalhada que é exigida na hora de inserir diretamente um contato ou uma entrada de calendário.

Além disso, de modo geral a sincronização com o Wunderlist do computador em que trabalharei ao retornar à minha base é automática e tranquila, me permitindo fazer rapidamente o necessário Processamento (que é o hábito 2) ao chegar.

Em tempo: um caso especial da Captura, mencionado no livro do ZTD, é o das interrupções. Quando você está concentrado em fazer algo e é interrompido (por um telefonema, um colega que chega, um alerta de algum aplicativo, etc.), simplesmente registre na mesma Caixa de Entrada de sempre qualquer nova pendência que surgir, e siga na tarefa a que estava dedicado originalmente, confiante de que a nova pendência será devidamente tratada na próxima rodada de processamento.

Hábito 2. Wunderlist no Processamento

Processamento, você já sabe, não é sinônimo de execução - é tirar as coisas das caixas de entrada e posicioná-las onde devem estar para cumprir seu papel.

Quando eu estou no "modo Captura", eu insiro todas as entradas em um grupo de tarefas do Wunderlist apropriadamente chamado de "Caixa de Entrada", usando abreviaturas, sem me preocupar muito com a correção ortográfica - o importante é mencionar todos os dados necessários, porque sei que ao chegar na base eu farei o processamento e posso promover as devidas correções e ajustes.

Na hora do Processamento desta caixa de entrada, o que eu faço (além de corrigir erros de digitação e expandir as abreviações) é o que o ZTD minimalista propõe - leio cada um dos itens, na ordem que se encontram, e decido a ação apropriada na lista a seguir:

• fazer imediatamente (se a ação necessária demorar menos de 2 minutos),
• descartar,
• delegar,
• arquivar ou
• inserir na lista de pendências, agenda de compromissos ou de contatos de forma apropriada.

Esse processamento ocorre várias vezes por dia, de modo que o grupo Caixa de Entrada tende a estar vazio e os outros grupos vão enchendo ツ

Além da Caixa de Entrada (Inbox), os outros grupos relevantes para a fase de Processamento são 2:

• Futuro: neste grupo eu acumulo todas as tarefas e pendências que vão chegando e ainda não têm data definida para serem Executadas, mas sem o mesmo grau de tolerância da Caixa de Entrada: aqui só entram as tarefas já processadas, e descritas de maneira completa.
   

  

• Big Rocks: o nome vem do texto do ZTD, que lembra a velha fábula que diz que quem deseja encher uma caixa com pedras e areia deve começar pelas pedras maiores, e aí ir colocando as pedras menores nos espaços que sobrarem, despejando a areia só no final. Ou seja: na pasta Big Rocks armazeno as tarefas mais extensas, mais complicadas, mais urgentes e mais importantes, para que possa sempre dar atenção especial a elas por primeiro na hora do Planejamento, que é o terceiro hábito do ZTD minimalista.

Hábito 3. Wunderlist no Planejamento

O hábito do Planejamento, no ZTD minimalista que estamos adotando como guia, é bem simples: a cada semana e a cada dia definir quais as tarefas que serão executadas no período.

O planejamento de cada semana ocorre movendo para o grupo "Semana" um conjunto de tarefas diretamente a partir dos grupos "Big Rocks" e "Futuro", fazendo a escolha consciente sobre qual parte das pendências será atacada a cada vez.

Já o planejamento diário começa a cada final de dia e é completado na primeira hora do dia seguinte, movendo para o grupo "Pra hoje" um conjunto de tarefas do grupo "Semana", conforme a disponibilidade de tempo e de esforço, os deslocamentos previstos, etc.

Nos 2 casos (semanal e diário) eu começo a escolha pelas tarefas mais extensas, complicadas ou relevantes (ou seja, as que um dia estiveram na pasta "Big Rocks"), e depois complemento com tarefas menores conforme a previsão de sobra de tempo e energia.

O complemento necessário é um grupo chamado "Pra amanhã", que não é objeto de planejamento específico (ou seja: normalmente começa vazio) mas vai sendo preenchido ao longo do dia com tarefas complementares às que estão sendo executadas hoje, ou com os compromissos que vão sendo assumidos e não têm flexibilidade de tempo a ponto de serem incluídos no fluxo normal do Processamento.

A cada fim de dia, uma avaliação das tarefas completadas (o Wunderlist as mostra em destaque logo abaixo das pendências) e um planejamento inicial do dia seguinte são feitos, e no fim do expediente de sexta-feira ocorre a edição especial tratando da semana inteira ツ

Hábito 4. Wunderlist na Execução

A Execução é o hábito mais importante do ZTD e de qualquer método de produtividade pessoal: é aqui que as pendências e tarefas se convertem em ação, são resolvidas e viram um mero registro histórico de seu completamento ツ

E isso se faz consultando a lista "Pra Hoje", escolhendo uma tarefa única, e concentrando-se na execução dela até concluir (ou enquanto for possível). E repetindo o processo várias vezes ao longo do dia, sempre que houver disponibilidade de começar mais uma.

Às vezes (por exemplo, em casos de interrupção, de definição inicial deficiente ou de impasse) uma tarefa "Pra Hoje" procria, ou mesmo se divide em outras menores, que já são incluídas diretamente na mesma lista para execução imediata, ou vão para a Caixa de Entrada aguardando Processamento posterior.

Nos raros casos em que eu termino a lista "Pra Hoje" muito cedo, eu tento adiantar o que já estiver no "Pra amanhã", ou repito a fase de Planejamento.

Como mencionei na abertura, esta é a forma como eu opero, e o Wunderlist é a ferramenta que escolhi. Provavelmente você pode adaptar os mesmos 4 hábitos a outra forma de proceder e a outra ferramenta, ou mesmo acrescentar os graus de complexidade típicos do GTD se a sua rotina exige mais gerenciamento.

E se você o fizer, compartilhe conosco os resultados nos comentários!

ZTD é um método de produtividade pessoal baseado no GTD, mas que oferece uma alternativa de execução mais simples.

Ele dá atenção às mesmas mudanças de hábitos básicas que são essenciais ao sucesso no GTD, mas busca uma forma mais prática de operá-los, com foco na execução, na simplificação, e em minimizar a estrutura necessária.

Em outras palavras, é um enfoque de produtividade que busca um ponto de equilíbrio favorável entre a complexidade do método (e de suas ferramentas) e o objetivo alcançado.

Contrastando com o GTD

O método de produtividade pessoal que eu comento com mais frequência aqui no Efetividade é o GTD (Getting Things Done), porque é o que eu reconheço como resposta ao que o público me questiona: foco na eficiência, em cumprir todas as tarefas que surgem, em processos claramente definidos e estruturados, e com uma série de ferramentas interessantes que ajudam a atrair o interesse e manter a atenção durante as semanas em que a pessoa está incorporando o método à sua vida.

Eu já passei pelo GTD, continuo achando prático e bastante adequado, mas conforme os hábitos da produtividade pessoal vão se arraigando, acredito que o praticante tem oportunidade de escolher um caminho diferente: trocar a eficiência pela efetividade, deixar de lado a ideia de conseguir cumprir todas as tarefas que surgem e passar a pensar mais em prioridades e relevâncias.

Neste sentido, o método ZTD pode ser uma resposta superior. Só que, como tudo que envolve a iluminação do Zen, sua busca envolve trilhar um caminho, e não apenas conhecê-lo. Assim, passar pela prática do GTD para aperfeiçoar suas habilidades de organização pode ser um bom acesso à simplicidade do ZTD, para quando você estiver disposto a abrir mão da estrutura voltada ao planejamento e à manutenção de um sistema e de suas ferramentas, e se considerar pronto a manter a produtividade com o foco na tarefa em execução, no aqui e agora.

4 hábitos para o ZTD minimalista

O ZTD é definido na forma de 10 hábitos, mas seu autor propõe também uma forma minimalista de entendê-lo, baseada em ferramentas simples (um bloco, uma lista de pendências/tarefas, uma agenda de compromissos) e em apenas 4 hábitos, que veremos a seguir.
 

1. Capturar

Tenha sempre consigo uma caderneta (ou a ferramenta de anotações que lhe atender, mas sempre a mesma, e quanto mais simples, melhor) e anote livremente todas as tarefas, ideias, projetos e outras informações que lhe surgirem.

Assim como no GTD, o objetivo é ter um local confiável para consultar e acompanhar, e poder deixar a sua mente focalizada no presente, e não nas pendências.

Não gaste tempo encontrando o local certo para anotar: anote no próximo espaço livre da caderneta. Ao retornar à sua base, trate a caderneta como uma caixa de entrada qualquer: faça uma revisão e transfira as anotações para a sua lista de pendências, agenda de compromissos ou de contatos, conforme o caso.
 

2. Processar

Processar não é sinônimo de executar: é identificar o que precisa ser feito com cada item que chega, esvaziando as caixas de entrada a cada vez.

Tome decisões rapidamente sobre os itens nas suas caixas de entrada, não os deixe para depois. Deixar as coisas se acumularem é procrastinar decisões necessárias.

Processe suas caixas de entrada (e-mail, bandejas de documentos, correio de voz, SMS, bloco de anotações) ao menos uma vez por dia, e mais se necessário.

Ao processar, faça-o na ordem em que os itens estão (de cima para baixo), tomando uma decisão sobre cada item, como no GTD:

• fazer imediatamente (se demorar menos de 2 minutos),
• descartar,
• delegar,
• arquivar ou
• inserir na sua lista de pendências ou agenda de compromissos.

3. Planejar

Defina as tarefas mais importantes para cada semana e dia.

A cada semana, com base em suas anotações, pendências e compromissos anotados, prepare a lista das Tarefas Mais Importantes (MITs - Most Important Tasks) que você deverá vencer, e a cada dia faça uma lista de 1 a 3 delas, e certifique-se de completá-las naquele dia.

Trate das Tarefas Mais Importantes no início do dia para tirá-las do caminho, e assim garanta que outras tarefas menos importantes que surgem não o impeçam de dedicar-se ao que foi escolhido para o dia.

Este será todo o seu planejamento: 3 tarefas mais importantes, e o conhecimento da lista de outras que estão pendentes. Você provavelmente não precisa mais do que isto em seu planejamento pessoal.
 

4. Executar (foco)

Este é um dos hábitos mais importantes, assim como em qualquer sistema de produtividade: é o ponto em que saímos do planejamento e vamos ao "fazejamento" - no caso do ZTD, tratando de uma tarefa de cada vez, e evitando as distrações.

Ao executar, selecione uma das suas pendências escolhidas para o dia (dando preferência às Tarefas Mais Importantes) e concentre-se nela, excluindo todo o restante. Tire da sua atenção o e-mail, comunicador instantâneo, redes sociais, outras coisas que estejam na sua mesa, etc.

Use um temporizador se desejar (usando a Técnica Pomodoro ou a da Galinha Temporal), ou simplesmente se concentre na tarefa por tanto tempo quanto possível.

Não se distraia. Se for interrompido, anote a solicitação ou a nova tarefa na sua caderneta (hábito 1) e prossiga na tarefa original. Não tente ser multitarefa.

O que ficou de fora

Para ser minimalista, esta implementação do ZTD naturalmente deixa de fora alguns hábitos que fazem parte do "ZTD integral". A prática do modelo resumido pode servir bem para conhecer o método, mas é provável que você logo deseje incorporar algum dos que faltaram - ou vários, ou todos ツ

São eles:

• Manter um sistema de listas simples
• Organizar tudo
• Revisões semanais
• Simplificar as tarefas e projetos
• Definir rotinas pessoais
• Encontrar sua paixão

Para saber mais sobre os 4 hábitos mencionados e os 6 que ficaram de fora desta implementação minimalista, nosso post anterior sobre o ZTD tem detalhes e o link para o livro que define o método, bem como para uma tradução para o português que pode ser lida gratuitamente.

Existe também uma versão em audiobook (em inglês) para você se tornar mais produtivo mesmo quando está preso no engarrafamento, fazendo exercício, limpando a casa ou em qualquer outra situação em que possa ouvir o livro ツ

E a sede oficial do ZTD na Internet é o blog Zen Habits, mantido por seu autor, Leo Babauta.

GTD, você sabe, é o método de produtividade pessoal descrito inicialmente no livro “Getting Things Done”, de 2002 – cuja edição mais recente no Brasil saiu com o título de “A Arte de Fazer Acontecer” e é um guia básico para a visão de David Allen sobre como dar mais efetividade e foco à sua rotina.

O GTD, sobre o qual já tratamos muitas vezes aqui no Efetividade.net, é definido na forma de 5 estágios ou fases, incluindo as 3 abaixo, cuja distinção é bem clara e cuja compreensão é essencial para entender a natureza da grande armadilha na implementação do GTD:

Coleta: corresponde a identificar e registrar (em uma lista, em uma caixa de entrada, em um aplicativo, etc.) tudo que exige nossa atenção, que deveria estar em uma situação diferente daquela em que no momento se encontra, e que você sente que cabe a você provocar a mudança.

Processamento: é aquela fase geralmente registrada em fluxogramas do GTD, em que você analisa a informação coletada e verifica se pode ou não gerar ação, se pode ser delegada, se é material de referência, se precisa ser registrada para uma revisão futura, etc.

Execução: é o momento em que as tarefas que em algum momento foram coletadas e processadas são completadas. Você escolhe uma das ações da sua lista (de acordo com seu contexto, com o tempo disponível, etc.) e FAZ - é o ponto culminante do método, portanto.

(os outros 2 estágios são organizar e revisar)

Os mesmos 5 estágios do GTD servem para uma variada gama de atividades, sejam individuais ou em grupo, auxiliados por sistemas informatizados ou mesmo anotados em um bloco que você leva no bolso.

Claro que a complexidade da execução de cada passo (e das ferramentas que exige) varia de acordo com a natureza da situação, mas os mesmos 5 servem para assumir o controle das coisas se você estiver organizando a sua cozinha, tentando colocar em ordem a rotina doméstica ou do escritório, ou planejando um evento, por exemplo.

Mas há uma armadilha prática no caminho de quem quer adotar estes passos em sua vida, e para ilustrá-la, David Allen usa como exemplo a sua forma pessoal de fazer anotações de reuniões: para ele, o importante enquanto se está anotando é registrar tudo o que se percebe, sem decidir naquele momento o que é importante ou não, ou as implicações de cada informação - até porque não se sabe o que vai surgir na mesma reunião minutos depois modificando a importância do que já foi dito antes.

Assim, ainda no exemplo das anotações de reunião, o foco do primeiro momento é garantir a existência de registro de tudo que pode vir a ser importante, para ter material completo e confiável para analisar depois. Em um segundo momento, quando não mais se estiver operando no "modo anotação", é que precisa ocorrer a análise, separando o que é significativo: o que vai exigir alguma ação, o que precisa ser guardado como referência, o que é lixo, etc.

Sumarizando a situação das reuniões, Allen conta que em geral descarta entre 80% e 90% das anotações que faz, mas enquanto está anotando, ainda não sabe quais das anotações serão as 10% que vão sobreviver à análise posterior - e muitas vezes não são aqueles que durante a reunião lhe pareciam os mais importantes.

Este exemplo ilustra o problema e o grande desafio a vencer também na implantação do GTD, quando se começa a praticar as fases de coleta, processamento e execução: as consequências negativas de se permitir sucumbir à tentação permanente para já ir categorizando e priorizando as informações enquanto a coleta está acontecendo.

Segundo Allen, comprimir estas 2 etapas em uma prática só parece dar certo durante algum tempo, parece ser mais eficiente, mas é o que faz as informações de reuniões se perderem, e - por extensão - as implementações de métodos de produtividade implodirem e terminarem em desistência para tanta gente.

Ele destaca: coleta, processamento e execução precisam ser fases nitidamente separadas, embora não haja problema em alternar de uma para outra livremente, conforme o fluxo do dia - desde que você não deixe coisas pendentes sem coletar, que você fatalmente esquecerá mas ficará com aquela sensação chata e improdutiva de que tem alguma coisa que está ficando para trás, mas você não consegue mais definir o que é.

Repetindo para fixar: a grande dica para quem está pensando em adotar o GTD é que a fase da coleta precisa ser mantida distinta do processamento e da execução, assim como capturar informações durante uma reunião é diferente de analisá-las e de colocar em prática as ações identificadas - tentar fazer tudo ao mesmo tempo pode fazer informações importantes se perderem, porque as outras pessoas da reunião não param de expor e ajustar as coisas enquanto você se fixa em já ir colocando em prática algo que ouviu.

Lembre-se, portanto, de sempre começar pela simples captura. Identifique as coisas que dependem de você e que não estão no piloto automático. Anote-as, reúna-as, coloque todas juntas para só depois pensar em importâncias e significados, e ter certeza de que, enquanto está executando, não há um item mais urgente ou mais importante na sua caixa de entrada que você deixou de perceber porque quis queimar etapas achando que estaria ganhando tempo!

A edição deste mês da revista Galileu traz como reportagem de capa uma matéria de 10 páginas sobre a perspectiva monotarefa, em que a pessoa busca parar de tentar fazer várias tarefas de cada vez e assim rende mais e ganha tempo - reduzindo o valor dado nas décadas recentes à atenção parcial contínua (multitarefa) e passando a valorizar mais a concentração e o foco.

Eu colaborei com a pesquisa e, embora tenha sido citado na matéria apenas de forma breve, tenho algo mais a dizer sobre o assunto pois, assim como as filosofias orientais afirmam há milênios, acredito que entre os extremos multitarefa e monotarefa, a sabedoria está no caminho do meio ツ

Entendo a perspectiva monotarefa

Meu entendimento é que a perspectiva monotarefa é uma proposta de eficiência e produtividade: aproveitar melhor o nosso esforço e concentração ao deixar de tentar fazer tudo ao mesmo tempo, assim gerando resultado com qualidade superior (sem deixar de cumprir os prazos), enquanto atende melhor aos objetivos de todos os envolvidos, preservando a qualidade de vida de quem trabalha.

Neste sentido, eu percebo diariamente que a aplicação bem dosada da perspectiva onde ela cabe contribui para que meu nível de esforço diminua, o foco aumente, o produto amplie e melhore, e a motivação seja preservada!

Mas eu cheguei ao modelo monotarefa moderado após muito tempo investindo na perspectiva multitarefa, buscando ferramentas que permitissem acompanhar mais atividades ao mesmo tempo, etc. na ilusão de que isto me permitiria produzir mais em menos tempo.

Minha percepção é que a existência de um tempo e esforço para se adaptar entre os contextos de cada tarefa é uma realidade inescapável, e se a pessoa fica constantemente alternando entre tarefas, este tempo e esforço improdutivos (pois não contribuem diretamente para o resultado) se repetem várias vezes.

Você sabia que o tempo médio para retomar a atenção plena a uma tarefa intelectual após ser interrompido (por exemplo, por um telefonema) é de 15 minutos? Este dado foi levantado por uma pesquisa do cientista Eric Horvitz em 2007 acompanhando trabalhadores especializados em atividades tecnológicas. Reduzir o número de vezes em que ocorre este tipo de alternância é uma chave para aproveitar melhor seu tempo.

Por que tender à monotarefa moderada?

Eu acompanho com atenção a literatura sobre produtividade pessoal, assunto que me interessa desde o tempo de faculdade de Administração. A percepção de que reduzir a tentativa de fazer várias coisas ao mesmo tempo reduziria a improdutividade gerada pelo esforço constante para mudar de foco e de contexto foi crescendo conforme eu observava que mais e mais pesquisadores concluíam nesta direção.

Mas o ponto de transição, para mim, foi conhecer um método estruturado chamado ZTD (Zen to Done) que tem entre seus princípios o do foco nas tarefas mais relevantes, que devem ser desempenhadas uma de cada vez, preferencialmente indo até o final. Nem sempre dá de fazer isso na prática, mas ter como meta me ajuda bastante a priorizar e manter o foco.

A tendência à procrastinação e a dificuldade em manter o foco fazem parte do relato comum de pessoas que explicam porque trocaram a perspectiva multitarefa para a monotarefa, mas não é meu caso. Também não descreveria como uma angústia, o que acontecia comigo era só a questão da insatisfação com a relação entre esforço e resultado.

O mercado está pronto para os monotarefas eficazes?

A perspectiva monotarefa também não é isenta de dificuldade: na prática, muitas vezes me sinto cobrado por não "dar um jeito" e fazer tudo de uma vez.

Procuro compensar o tempo de resposta com a qualidade, entretanto. Você preferiria que eu tivesse respondido a um e-mail seu em 5 minutos, em frases curtas digitadas no celular enquanto estou no trânsito e sem condições de verificar o que escrevo, ou que eu deixe para quando tiver espaço na agenda e responda com a atenção que o tema merece? Geralmente as opções são estas (há uma terceira também, que é a do retrabalho - essencialmente responder 2 vezes, correndo o risco de informar bem errado na primeira vez).

Mesmo que eu tenha vários alvos, sei que o melhor é colocar só uma flecha no arco de cada vez. Assim, prefiro colocar tudo em fila priorizada, mas sei reconhecer também quando chega uma exceção ou urgência que exige parar tudo e ir atender!

Eu observo que o mercado está acostumado a pessoas multitarefa, mas o que ele exige mesmo são pessoas que entreguem o resultado necessário e estejam aptas a flexibilizar suas rotinas de acordo com as demandas de cada projeto ou atividade. Em alguns casos não há espaço para ser multitarefa, ou monotarefa, ou para acompanhar notícias ao longo da execução das atividades, ou para deixar de responder aos e-mails imediatamente, por exemplo.

Afinal, ser permanentemente monotarefa e monoprojeto é algo meio utópico, a ideia de ser monotarefa é saber alternar as tarefas de cada projeto considerando o caminho crítico de cada um deles, para que todos eles avancem de acordo com suas prioridades e as expectativas dos envolvidos: clientes, equipe, parceiros, fornecedores, etc.

Quais as piores distrações?

Para mim, o que mais distrai são interrupções que exigem resposta: MSN, e-mail, SMS, telefonemas e similares.

Posso até manter um feed de notícias visível ao meu lado enquanto trabalho, por exemplo, porque ele não irá requerer interação. Mas se percebo a chegada de algo que exige ação de minha parte, enquanto estou com outra ação em curso, não consigo deixar de passar a pensar em como responder ou reagir a isto.

Assim, viver em meio a fontes de distração não necessariamente compromete o foco, no meu caso. É quase a perspectiva religiosa das tentações, ou a perspectiva bioquímica dos venenos: eles nos atrapalham profundamente ou nos desafiam a desenvolver um antídoto, ou maior resistência, ou maior tolerância, dependendo do caso.

Acredito que o erro maior, neste caso, reside em tentar viver como se a tentação pudesse ser ignorada. A chave é o equilíbrio: estabelecer pausas curtas em horários predeterminados para olhar estes serviços que desejamos, ou defini-los como recompensa pelo completamento das nossas tarefas, ou mesmo separar entre os que distraem de verdade (que para mim são os que demandam resposta) ou os que podem até contribuir para a motivação, etc.

Mas sem exageros! Em uma realidade em que cada vez mais há veículos repercutindo à exaustão os fatos e análises uns dos outros, a necessidade de acompanhar "ao vivo" (e não, por exemplo, em uma olhadinha a cada 2h) as notícias acaba sendo justificada por 2 ilusões: a de que temos o compromisso de "zerar" as notícias, como se fossem uma caixa de entrada, e a de que há vantagem em ser o primeiro a saber. Exceto nos casos raros em que há de fato o compromisso ou a vantagem, é claro.

Renunciar a tudo que tem potencial de interromper equivale a uma privação sensorial seletiva e voluntária. Mas para algumas pessoas, determinadas distrações (como acompanhar um feed de notícias sobre temas de meu interesse profissional em uma lateral da tela, no meu caso) podem ter um efeito positivo sobre a disposição para trabalhar - além do natural efeito positivo de se manter informado e em contato.

Encontrar o ponto de equilíbrio entre as distrações potenciais que contribuem para o bom astral no trabalho e as que afetam a produtividade é uma parte considerável do desafio de "afinar" a sua rotina de produtividade.

Mas vale analisar também pelo lado oposto: o dano à motivação e ao entusiasmo para trabalhar quando estamos sujeitos a uma interrupção obrigatória ("proibição") na possibilidade de manter estas distrações potenciais: empregadores que cortam redes sociais, bloqueiam o Twitter, etc. - o ponto de equilíbrio é uma situação individual que cada um precisa identificar, e o ideal é cortar só o que atrapalha o resultado, evitando assim os abusos sem prejudicar o ânimo!

Assim, a minha estratégia não envolve me isolar da possibilidade de distração - pelo contrário, o e-mail está sempre à mão, e quando não estou em uma tarefa crítica, é até possível que o comunicador instantâneo esteja aberto. Afinal de contas, a questão é não deixar que as distrações interfiram na produtividade, e não simplesmente livrar-se delas.

E vale a pena?

Aumentar o tempo livre não é o meu foco - minha ideia é preservacionista: evitar que as tarefas invadam o tempo livre, no qual eu me dedico ao que me interessa na perspectiva pessoal e familiar.

Afinal, já vem dos anos 60 a observação acadêmica de que as tarefas sempre tendem a se expandir até ocupar todo o seu tempo disponível, né? Neste contexto, manter o foco para preservar meu valioso tempo livre é um grande estímulo a mais.

Mas o maior estímulo é mesmo constatar que, fazendo uma coisa por vez, eu consigo entregar resultados melhores e, geralmente, em prazos menores para a versão final. Mesmo que para isso eu precise exercitar a habilidade de dizer não para as interrupções e solicitações que não agregam valor!

David Allen, você sabe, é o autor do livro "Getting Things Done", de 2002 - cuja edição mais recente no Brasil saiu com o título de "A Arte de Fazer Acontecer" e é um guia básico para o método de produtividade pessoal conhecido pela sigla GTD, sobre o qual já tratamos muitas vezes aqui no Efetividade.

As ideias do GTD são descritas na forma de tópicos simples e fáceis de botar em prática, baseando-se em uma premissa que qualquer um compreende sem esforço: nossa capacidade de produzir é diretamente proporcional à nossa capacidade de deixar o trabalho fluir sem necessidade de intervenção consciente no gerenciamento da seqüência de tarefas.

Embora a implementação do GTD seja em si trabalhosa (a ponto de haver métodos alternativos com enfoques radicalmente diferentes), o método tem dado resultados positivos para muitas pessoas, a ponto de haver um verdadeiro (ainda que metafórico) culto ao método e ao seu criador: grupos organizados que compartilham não apenas o interesse na produtividade pessoal, mas também nos atos de David Allen, como verdadeiros fãs.

Pessoalmente não chego a tanto, embora reconheça no GTD uma excelente porta de entrada para a adoção organizada de um método de produtividade pessoal. Mas não tenho dúvida de que David Allen é um autor talentoso e um grande comunicador, a ponto de valorizar oportunidades de ter contato com apresentações e palestras dele.

Entra em cena o Triangulation

Triangulation é um podcast semanal em que Leo Laporte e Tom Merritt têm um papo inteligente com "as pessoas mais espertas do mundo" (segundo a descrição oficial), sobre algum tópico relacionado à tecnologia.

O episódio da semana passada, por exemplo, foi com Guy Kawasaki, responsável pelo marketing no lançamento original do Macintosh e que muitos de vocês talvez conheçam pela regra dos 10-20-30 para apresentações PowerPoint que mantenham a plateia acordada ツ

Outros entrevistados recentes foram Chris Anderson (autor de "A Cauda Longa"), David Bradley (programador do BIOS do IBM PC original e criador do Ctrl+Alt+Del) e Dan Bricklin (o criador das planilhas eletrônicas).

Para os cultistas de Allen, bem como para todos nós que admiramos o GTD, o episódio 22 do Triangulation é especialmente interessante, pois nele o convidado é David Allen, e ele passa 50 minutos contando não só sobre o método, mas também sobre os bastidores, e a explicação simples sobre a meta: não levar as preocupações de uma reunião para a próxima, não levar as do trabalho para casa, etc.

Eles falam também sobre o livro mais recente de Allen ("Fazendo acontecer", ou "Making it all work"), do qual aliás eu tenho um exemplar aqui para sortear para vocês qualquer dia desses.

Recomendadíssimo! Mas quero antecipar que ainda não ouvi na íntegra, pois estou guardando para o dia na semana que vem em que vou passar 4h em um avião - precisarei acumular material para ouvir nessa jornada ツ

Aliás cabe repetir que considero podcasts e audiolivros como ótimas ferramentas para poder recuperar alguma produtividade quando preso no trânsito, ou mesmo para aproveitar melhor as longas décadas na esteira ou na bicicleta da academia - ou no aeroporto...

Por falar em audiolivros, também não custa lembrar que tanto o livro original do GTD quanto a sua sequência publicada logo depois estão disponíveis no Audible, o serviço de audiobooks da Amazon: Getting Things Done e Ready for Anything. Ambos são narrados pelo próprio Allen, o que aumenta sua capacidade de transmitir a mensagem!

Todas as dicas acima são aproveitáveis apenas por quem compreende o idioma inglês, mas links de podcasts em português sobre o GTD ou mesmo sobre produtividade pessoal serão muito bem-vindos nos comentários!