E por falar em São Paulo, vou aproveitar a oportunidade e mencionar mais uma iniciativa de lá que estava anotada no meu Evernote há mais de um mês: o BusTV.

Programação multimídia para transporte coletivo (ônibus, aviões, elevadores, ...), salas de espera e outros ambientes de fluxo constante e variado de público é um mercado em crescimento, e não é para menos: permite um foco que muitas vezes não tem similar nos meios tradicionais, as tecnologias de transmissão e exibição estão cada vez mais acessíveis, e o mix entre conteúdo e anúncio pode ter proporções inatingíveis em outras situações.

Claro que também há desafios a vencer, inclusive a questão de comunicar a mensagem até mesmo quando o áudio está desligado, ou o desafio de dirigir-se a públicos com graus de instrução e interesses profundamente variados, o que acaba levando a limitar a profundidade na abordagem e a velocidade do andamento das peças - levando 3 minutos para dizer o que se diria em 50 segundos, para dar tempo de todo mundo ler e compreender a legenda, por exemplo.

A BusTV é uma das empresas atuantes neste mercado, e seus números oficiais mostram o quanto há oportunidades nele: ela produz e veicula material em monitores instalados em pouco mais de 1200 ônibus urbanos em 8 capitais (incluindo SP, Rio, BH, Brasília, Porto Alegre e mais) e atingem a cerca de 750.000 pessoas todos os dias.

Mas o que me chamou a atenção para o trabalho deles é um detalhe que me atrai sobremaneira: um dos temas frequentes da pauta deles é a produtividade pessoal (especialmente na questão da organização doméstica), com vídeos trazendo dicas da Ana Afonso, organizadora profissional - e nossa leitora ;-)

O vídeo acima é um exemplo do que eles veiculam: são 3 minutos com o andamento típico da programação para ônibus urbanos (beeeem devagaaaaar para dar tempo de a legenda ser captada e digerida), tratando de 2 ferramentas de organização doméstica que já mencionamos muitas vezes por aqui: as listas de tarefas e as listas de compras.

Parabéns à BusTV pela escolha do tema, e parabéns especialmente à Ana Afonso que, assim como o Christian Barbosa no Fantástico, encontrou uma forma de levar a ideia de produtividade pessoal falando o idioma do grande público, sem manter o tema restrito a quem frequenta as livrarias, sites e publicações especializadas!

A empregabilidade é uma das áreas de conhecimento a que um bom número de artigos aqui do Efetividade já deu atenção, especialmente devido ao meu desgosto pessoal com a cultura do atravessador: sites, portais e agências que ficam como intermediários entre quem dispõe de vaga e quem procura vaga, muitas vezes prometendo a ambos os lados mais do que podem cumprir, e faturando alguns trocados de cada integrante da massa que procura seus serviços mesmo sem garantia de que aquilo que ele procura lhe será oferecido.

Planejo revisitar o tema em breve, voltando às maneiras como o interessado pode se ajudar sem recorrer a estes despachantes da expectativa de emprego - e você pode encontrar alguns exemplos do que já foi dito por aqui a respeito ali na barra lateral, no quadro "Empregabilidade já".

Mas nem todos os portais e agências são armadilhas, claro. No momento, a oportunidade que se apresentou a mim é divulgar (gratuitamente, claro) um portal neste gênero disponibilizado pelo governo de SP, trazido à minha atenção pela Secretaria do Emprego do Estado de SP.

Aprecio participar da divulgação de serviços de utilidade pública, portanto segue a descrição enviada ao Efetividade:

O Emprega São Paulo é um intermediário totalmente GRATUITO entre cidadãos residentes no Estado de São Paulo que buscam oportunidade de trabalho e empregadores que ofertam vagas de trabalho. Hoje estamos com mais de 1.100 vagas para nível superior - maiores ofertas são para gerente de logística, analista de cobranças e graduados em comunicação social; e mais de 35 mil vagas para diversos níveis de escolaridades. Os interessados só precisam se cadastrar no site, preencher o currículo e o nosso sistema alerta quais são as vagas que se encaixam melhor no perfil do candidato. Acesse http://www.emprego.sp.gov.br/ e cadastre-se!

Um mercado de trabalho como o de SP pode ser complicado de desbravar, e contar com ajuda de um portal público pode ser ao mesmo tempo uma ferramenta para quem está procurando (ou oferecendo) emprego, como ainda (ao menos no terreno das expectativas...) uma razão para que os portais caça-níqueis precisem oferecer algo mais para conseguir se manter. Parabéns ao governo de SP pela iniciativa, tomara que tenha muito sucesso!

E se o seu estado ou prefeitura oferecer um serviço similar (incluindo cadastro de vagas e de interessados!), não deixe de divulgar nos comentários!

As razões para deixarmos as tarefas para depois são muitas, e profundamente variadas.

Este hábito, que corresponde à definição de procrastinação, costuma conduzir a outro padrão indesejável: a síndrome do estudante, ou o hábito de só começar a fazer as coisas no limite do seu prazo - introduzindo uma série de riscos e custos adicionais por não haver mais tempo para um estudo adicional, para um plano B ou para lidar com um obstáculo que, se tivesse surgido no início do prazo, seria trivial.

Métodos baseados em ferramentas de controle objetivo das pendências e prazos, como os do GTD, podem fazer muito no combate a estes efeitos tão danosos à produtividade, mas eles encontram rapidamente o seu limite de atuação quando a causa não está relacionada diretamente à organização pessoal, mas sim à motivação ou a um paradigma menos compatível com a eficiência.

Vencendo com as Leis de Newton

Provavelmente você já estudou as Leis de Newton em alguma cadeira de Física no ensino médio ou secundário. Elas foram definidas em 1687 e se referem ao movimento de objetos físicos.

Isaac Newton não buscava ser um precursor das escolas de produtividade pessoal do século XXI, mas a sua primeira Lei traz em si a chave para sair dos atoleiros da produtividade pessoal causados pelas circunstâncias acima. Em resumo, a Primeira Lei de Newton, que você deve ter conhecido como Lei da Inércia, diz:

• Um objeto que esteja em repouso permanecerá em repouso a não ser que uma força aja sobre ele;
• um objeto que esteja em movimento não mudará a sua velocidade a não ser que uma força aja sobre ele.

Parece bem simples, mas na aula seguinte o professor já daria um jeito de complicar trazendo referências a atritos, acelerações gravitacionais, somas vetorias, tangentes de ângulos e muito mais, lembra? </flashback>

Mas tomadas fora de seu contexto, e aplicadas à situação de quem não dá início a resolver sua lista de pendências porque está esperando condições ideais de produtividade, de motivação, ou mesmo de qualidade, a Lei da Inércia pode ser uma inspiração forte, se você aprender a identificar esta situação.

Portanto, quando você se perceber "encalhado" por causa de uma pendência, lembre-se de Newton e escolha logo alguma outra tarefa (mesmo que seja menos relevante ou prioritária, ou que nem possa completá-la agora) para dar início, usando esta decisão consciente de produzir como a força necessária para para se colocar em movimento - e sabendo que, uma vez em movimento, a tendência é continuar assim, podendo até mesmo usar este impulso para fazer algo em prol das condições ideais que você estava aguardando.

Caso contrário, ocorre o primeiro caso da Lei: enquanto você não estiver fazendo nada, as condições aguardadas de produtividade, de motivação ou de qualidade podem não ocorrer, e aí você tenderá a permanecer inerte - mas o mundo ao seu redor não para, e o Δt do seu prazo permanece avançando sem cessar ;-)

O sucesso (em termos de número de visualizações) que o artigo de segunda-feira sobre como enriquecer apresentações e relatórios fez me leva a aproveitar o interesse de vocês evoltar ao tema, mas aproximando-se dele por outro lado: não o da execução, mas o do planejamento.

Quando você vai apresentar algo a uma plateia (seja uma sala de aula, um grupo de clientes, colegas de equipe, outras equipes da mesma empresa, etc.), uma realidade prática é que as pessoas não vão até lá para ver você, nem para apreciar o material que você trouxe: elas estão lá para ver o que você tem para ela.

Todo aluno de universidade já deve ter tido a experiência de um professor que não se dá ao trabalho de adaptar suas aulas ao público: os mesmos slides, apostilas, exemplos e exercícios sobre estoques que ele preparou para apresentar em uma cadeira de logística na 8a. fase de um curso de Engenharia de Produção em 2003 acabam sendo apresentados para uma turma de 4a. fase de Administração na cadeira de contabilidade de custos em 2009, e ele acha que a mensagem será passada igualmente para ambos.

Adaptando a mensagem ao público

Mas este professor folclórico geralmente está enganado: a mensagem não será igualmente aproveitada, a não ser que seja por ter havido um nivelamento por baixo, deixando de lado os interesses específicos que cada um dos 2 públicos aproveitariam mais.

No livro Slide:ology, publicado pela O'Reilly (e, no Brasil, pela Uiverso dos Livros), a autora destaca a importância de estudar previamente as características da plateia, para adaptar a ela não apenas a mensagem e o evento, mas também o material e a apresentação em si.

Para ela, o mais importante é conseguir transmitir para aquele público específico a sua posição, e influenciar o que ele fará após sair da sala de reuniões - ou seja, fazê-lo agir.

Para isso, ela propõe um conjunto de 7 perguntas que você mesmo deve responder previamente para definir o seu próprio curso de ação, permitindo satisfazer e superar as expectativas do público sobre a apresentação e transformá-lo em um grupo de agentes da sua causa.

As 7 perguntas para conhecer previamente a sua plateia

Para mim, as perguntas cruciais são as de 3 a 6 - se você conseguir acertar em cheio a resposta de pelo menos 2 delas, e ajustar sua apresentação de acordo (evitando os 7 pecados capitais do PowerPoint), a chance de atingir o seu público se multiplica!

1 - Como ela é? Não apenas no sentido demográfico (faixa etária, gênero, formação, ...) e psicológico, mas até no nível pessoal. Monte um cenário dos interesses, hábitos e preferências do seu público, e use esta informação para definir seus exemplos, seus adjetivos, sua linguagem, etc.
 

2 - Por que ela está aqui? Ela vai vê-lo tentando conseguir o que? Estão ali porque querem, ou é uma participação compulsória? Eles querem algo que você possa oferecer, ou estão ali para satisfazer algum outro interesse (por exemplo, um certificado de participação em evento)?
 

3 - O que lhes tira o sono? Qual o grande problema que aflige coletivamente a essa plateia? Mesmo que a sua apresentação não seja especificamente sobre ele, colocá-la no mesmo contexto vai garantir mais identificação e atenção.
 

4 - Como você pode resolver o problema dela? É bom que você possa resolver algum problema desta plateia, afinal de contas. E a forma como pretende fazê-lo deve ser exposta.
 

5 - O que você quer que ela faça? Quando você apresentar seu agradecimento final, cada pessoa da plateia vai perguntar "e daí?", ou "e agora?". Tenha certeza de que a resposta para esta pergunta está claramente apresentada na sua mensagem e será lembrada neste momento.
 

6 - Como ela deve resistir? É provável que a sua apresentação esteja propondo alguma novidade que implique em mudança. E boa parte das pessoas resistirão a mudanças - mesmo quando elas forem claramente positivas. Identifique de que maneiras esta plateia especificamente irá resistir.
 

7 - Como você pode melhor atingi-la? Cada grupo tem suas peculiaridades, e cabe a você pensar em como adequar o momento da transmissão da informação: a organização da sala, o material de apoio distribuído (antes ou depois? depende), as formas de contato adicionais, etc. - adapte-se ao público.

De posse das 7 respostas - que podem ser obtidas por levantamento de dados ou por estimativa, se o público for bem conhecido - adapte-se e tenha a certeza de que as chances de influenciar estarão a seu favor!

Tabelas com dados numéricos são quase lugar-comum em relatórios e apresentações, seja no meio corporativo, seja na escola e faculdade.

O conteúdo que elas apresentam frequentemente é o próprio núcleo do que vai ser apresentado. Por exemplo:

• as vendas do ano, por filial, trimestre a trimestre
• a evolução da participação no mercado, mês a mês
• o resultado dos testes realizados com cada uma das amostras no laboratório
• a expectativa de retorno de cada uma das alternativas de investimento
• etc., etc., etc.

Mas mesmo quando esta presença é mesmo inescapável, muitas vezes basta um pequeno cuidado na organização visual da tabela para garantir que a tabela incluída no seu relatório ou apresentação seja um elemento efetivo para comunicar a sua mensagem, e não seja vista simplesmente como um amontoado de números que está ali para ilustrar a explicação associada e satisfazer algum requisito formal.

Hoje veremos algumas dicas para aproveitar as ferramentas de formatação de dados amplamente disponíveis no século XXI, para não correr o risco de que seus relatórios tragam tabelas que pareçam uma herança de 4 décadas atrás ;-)

Todos os exemplos a seguir são baseados nos números da edição de 1/7/2011 da pesquisa NetMarketShare sobre a participação dos navegadores web no mercado mundial, e usam um estilo padrão do PowerPoint, embora se apliquem igualmente a tabelas produzidas em qualquer aplicativo.

Fazer o básico demora só 1 minuto a mais

A imagem abaixo mostra o tratamento lamentável dado a tabelas numéricas em muitas apresentações e relatórios:

Uma tabela assim "acontece" quando o autor do relatório ou apresentação se restringe a copiar e colar no editor de texto ou no programa de apresentação a planilha que ele usou ao longo de seus estudos.

Veja os pecados capitais cometidos:

1. O título não dá nenhuma pista do que a tabela significa
2. As letras estão ilegíveis (porque estão no mesmo tamanho de fonte em que estavam na planilha)
3. Os textos estão "sambando" no espaço enorme das células da planilha

Frequentemente os autores param por aí mesmo, mas bastaria um ajuste rápido para garantir um mínimo de entendimento e legibilidade bem superior:

Note que bastou inserir um título descritivo do conteúdo, deslocando para o rodapé a necessária referência da origem dos dados), e um ajuste simples do tamanho das fontes, para a tabela passar a ter um sentido em si mesma, e um grau de legibilidade bastante superior à original.

As árvores e a floresta

Na tabela acima, apesar do ganho de legibilidade já alcançado, o autor permanece apresentando um conjunto de 50 números, e se o leitor quiser tirar uma conclusão sem recorrer a material adicional, terá que providenciar a sua própria análise, que pode ou não conduzir à conclusão que o autor gostaria de destacar.

Mas a necessidade de apresentar a floresta não impede que a árvore que interessa seja destacada!

Vamos imaginar que aquela tabela está presente porque o autor deseja apontar que no início do ano o Firefox passou a estar abaixo da faixa dos 22% pela primeira vez em vários anos. Que tal usar um título mais objetivo e aproveitar alguns recursos gráficos para apontar este momento específico?

Note a diferença: a coluna do Firefox e a linha do mês em que ocorreu o fato estão em destaque, bem como o cruzamento delas. Apesar de os 50 números permanecerem na tabela, é provável que o leitor olhe diretamente para este que interessa, e depois procure, no título, o que ele significa.

Além disso, aproveitei para corrigir mais um problema do layout: o alinhamento à esquerda é ótimo para a planilha, mas a centralização horizontal funciona melhor nesta tabela.

Só que a coluna vermelha ficou feia, né? Vamos dar um jeito:

A versão acima usa um recurso gráfico adicional para indicar a tendência de queda contínua. Neste caso, a força do símbolo (uma seta para baixo que vai ficando cada vez mais vermelha) pode ser suficiente para garantir a comunicação mesmo considerando que o sentido vertical nesta tabela indica o tempo, e não a grandeza sendo observada.

Além disso, a versão acima ainda corrige mais um detalhe do layout original: agora o alinhamento vertical dos textos nas células também está centralizado. Agora compare com a tabela inicial e veja quanto estes detalhes fazem diferença!

Destacando as exceções

Se o objetivo do autor fosse destacar que só o Chrome e o Safari cresceram em absolutamente todos os meses mencionados, um dos recursos à sua disposição seria destacar os meses em que os demais navegadores tiveram queda:

Aí está: o título e as cores vermelhas dos destaques devem ser suficientes para passar o recado. Mas aqui há algo mais que pode ser acrescido: um dado derivado, na forma de um total de cada coluna, que ajuda a indicar onde há crescimento geral (ainda que possa ser descontínuo) e onde há retração:

A linha a mais com o saldo acumulado cobra um preço: a indicação da origem dos dados ficou apertada - talvez seja o caso de rever a altura das demais linhas para que tudo caiba mais harmoniosamente.

Passe a tabela no liquidificador e construa um gráfico

Os 50 números da tabela original já se tornaram bem mais palatáveis com a formatação indicando quais deles devem ser olhados primeiro. Mas para tornar a digestão deles ainda mais fácil, a criação de um gráfico simples pode ser uma solução melhor, seja em substituição ou em complemento à tabela.

Para analisar a evolução de uma série de dados, os gráficos de barras são uma opção comum, e mesmo leitores sem maiores conhecimentos em estatística conseguem compreendê-los com facilidade.

Continuando no exemplo do interesse em destacar que Safari e Chrome tiveram crescimento contínuo, eis um gráfico ilustrativo:

Às vezes exibir a série não basta - mas não é difícil apontar algum momento interessante no gráfico também:

Às vezes, entretanto, o que queremos é indicar a participação de cada um dos componentes que forma um conjunto. Se quiséssemos ilustrar a participação dos navegadores no mercado mundial, uma solução comum seria um simples gráfico de setores - a popular pizza:

É óbvio, eu sei, mas não poderia deixar de mencionar.

Outros recursos gráficos

Especificamente nestes nossos exemplos, a presença das duas formas acima (o gráfico de colunas indicando a série e a pizza indicando a distribuição atual) simultaneamente no relatório ou apresentação poderia servir bem para ilustrar uma conclusão adicional interessante: que os 2 navegadores com maior participação são os que estão em retração, e que os que estão em rápida ascenção ainda não estão muito perto deles.

Apresentar isto numericamente (de forma direta ou com gráficos estatísticos) é mais rico, mas às vezes tudo o que você precisa é comunicar a conclusão. Neste caso, outro tipo de recurso gráfico está à sua disposição: o diagrama, de forma estruturada ou não. Eis um exemplo que serviria como o slide de abertura de uma apresentação sobre os dados que vimos:

Com um pouco de criatividade, pode-se usar tamanhos, posições, alinhamentoes, proximidades, cores e símbolos para comunicar mais claramente uma mensagem. Por exemplo, para demonstrar que os 2 navegadores baseados no engine WebKit, se somados, já ultrapassaram os 20%, poderíamos fazer:

Como você faria para indicar que esta soma dos 2 navegadores baseados no WebKit pesquisados está prestes a empatar com o total do Firefox?

 
Agora é com você

Os exemplos acima não tentam ensinar você como se constrói as tabelas e gráficos mencionados, porque os comandos variam de acordo com a ferramenta escolhida.

A intenção é demonstrar que basta um pouco de atenção a detalhes simples para gerar comunicação muito mais efetiva. Lembre-se disso quando for produzir seu próximo relatório ou apresentação!

Na primeira parte deste artigo vimos que a busca pela produtividade pessoal muitas vezes esbarra em questões de motivação porque os resultados demoram a aparecer.

Para motivar a continuidade da busca por este objetivo, existe a proposta do Dia de Alto Desempenho, que se concentra em fundamentos das técnicas de produtividade pessoal para demonstrar na prática parte dos resultados que podem ser alcançados, e assim motivar a continuidade da busca pela adoção de uma técnica completa.

Hoje veremos o complemento das 15 dicas, e uma sugestão para como planejar os seus próximos Dias de Alto Desempenho!
 

O que fazer no seu Dia de Alto Desempenho - parte 2

Aceite que há diferença entre perfeccionismo e foco na qualidade. Qualidade é adequação ao uso, conforme avaliada pelo cliente. Dependendo do contexto, também é minimizar os defeitos durante a produção, ou maximizar a adesão aos padrões e procedimentos que definem como deve ser a produção. Escolha o conceito que se adequa ao seu contexto, defina parâmetros adequados, e concentre-se neles, e não em uma obstinação compulsiva por parâmetros que ninguém definiu objetivamente.

 
Por falar em qualidade... Considerando o conceito voltado à redução dos defeitos, no seu dia de alto desempenho você deve levar em conta o velho adágio: tudo que vale a pena ser feito, vale a pena ser bem feito. Como hoje você só está cuidando das tarefas que valem mais a pena, é um dia especial para fazer todas as tarefas de maneira definitiva, sem deixar pendências nem situações que façam o problema voltar a você depois. Mais do que isso: é o dia de fazer as coisas com atenção especial, acertando da primeira vez, zerando o retrabalho e o desperdício de tempo, esforço e recursos.
 

Produza mais fazendo menos coisas. A busca por um dia de alto desempenho muitas vezes é a expressão da angústia causada por uma lista de pendências que se tornou longa demais. Não tente resolver tudo de uma vez: aplique um bom critério de seleção e vá resolvendo um item de cada vez, sem esgotar os seus recursos físicos e mentais - pisar demais no acelerador no começo pode levar a faltar gasolina para a reta final.

 
Aproveite o tempo do transporte. Se você precisa se deslocar para o trabalho, o tempo de deslocamento pode ser potencializado, especialmente nos seus dias de alto desemepenho. Se você for como passageiro, que tal aproveitar para rever a agenda, priorizar tarefas, ou mesmo adiantar a análise de alguma delas, ou algum telefonema? Se você for o motorista, uma alternativa interessante pode ser ouvir um audiolivro ou um podcast sobre um tema que contribua para o seu rendimento.

 
Preste atenção e faça perguntas. Se, durante o seu dia de alto desempenho, você tiver que conversar com alguém para saber requisitos para algum projeto, ou para orientar alguma decisão sua, concentre-se no que ele está dizendo, e não na sua anotação, ou no que tiver que perguntar depois. Forme o quadro geral na sua cabeça e se, ao final da conversa alguma peça estiver faltando, pergunte imediatamente e economize todo o exercício de alguns dias depois ter de localizar esta mesma pessoa em um momento em que ela possa lhe responder, refazer toda a contextualização e só então perguntar.
 

Aproveite os atrasos obrigatórios. Salas de espera, filas, gravações telefônicas de espera que dizem durante 15 minutos o quanto a sua ligação é importante, etc. - são circunstâncias quase inevitáveis, mas não precisam ser tempo perdido. Se alguma destas situações ocorrer durante o seu dia de alto desempenho, aproveite para colocar em dia alguma tarefa que não exija toda a sua concentração: remover mails indesejados da caixa de entrada, priorizar as próximas tarefas da sua lista de pendências, ler a conclusão de um relatório, etc. - quem sabe você não leva este hábito também para os dias comuns?

 
Agrupe tarefas pensando no tempo de adaptação. Na indústria, um dos obstáculos comuns à produtividade é o tempo de parada para ajuste das máquinas, quando se passa da produção de uma peça para outra. No seu dia-a-dia o mesmo efeito também ocorre, mesmo que o ajuste em questão seja apenas mental. Portanto, se você puder agrupar as tarefas que usam as mesmas ferramentas, ou os mesmos procedimentos, é provável que haja ganho considerável pela redução do número de mudanças de contextos.
 

Diga mais NÃO. Seja positivo, aprenda a dizer não. Dizer “sim” quando deveria dizer “não” pode sobrecarregar você, lotar sua lista de pendências com itens que não deveriam estar lá e, o que é pior, reduz sua eficiência para fazer o que você deveria (e desejaria) estar fazendo – podendo até mesmo levá-lo a ter dificuldade de dizer “sim” a um pedido importante posterior, devido à sobrecarga existente.

Planeje o próximo

Depois que as atividades alocadas para o seu dia de alto desempenho estiverem concluídas, tire um tempinho para fazer 2 coisas a mais:

• escolher uma habilidade que você vai cultivar nos próximos dias (por exemplo: ouvir melhor as pessoas evitando distrações durante as reuniões; ou aprender a digitar melhor sem olhar para o teclado), e
• planejar o que mudar na sua rotina ou no seu ambiente para ter um rendimento melhor no seu próximo dia de alto desempenho.

Conforme os seus dias de alto desempenho forem se repetindo, a rotina e o ambiente também ficarão melhores para os dias comuns, e a sua atenção a estes quesitos acabarão transformando alguns deles em hábitos ;-)