Os feeds RSS são uma das maravilhas do final dos anos 90. Uma tecnologia que permite centralizar em uma única interface as atualizações de todos os sites que você lê regularmente, e assim nunca mais perder nenhuma das suas novidades.

O que poderia dar errado, não é mesmo?

Bastante coisa, como cada vez mais usuários anteriormente adeptos plenos (uma minoria, mas certamente bem representada entre os leitores do Efetividade) desta tecnologia vêm percebendo recentemente.

Estes usuários desenvolveram o hábito de acompanhar feeds lá por 2001 (quem sabe 2006?) e desde então a popularização da criação de conteúdo nos formatos agregáveis como feeds fez crescer suas coleções de maneira lenta e gradual, a ponto de hoje serem comuns agregadores pessoais (como o seu Google Reader, por exemplo) assinando várias dezenas de feeds.

O simples fato de a informação crítica para a sua atividade profissional estar na mesma ferramenta de notificação que os tumblrs e blogs dos seus amigos, alguns dos quais replicando automaticamente dezenas de twits por dia, já seria um indicativo de que há algo precisando ser otimizado.

Mas a situação fica crítica de verdade quando esta coleção díspar passa a ser tratada como uma caixa de entrada, com contagens parciais e gerais de itens não lidos e a consequente apelo a acompanhar o fluxo durante o dia inteiro, ou a "zerar" no final do período - algo que funcionava bem em 2001 quando o número de feeds que acompanhávamos era bem menor, mas que é percebido como impraticável por um número crescente de usuários.

Definindo o problema

Excesso de informação não priorizada pode ser um problema tão grave quanto a informação insuficiente, e gerar efeitos parecidos: se o esforço para processar toda a massa de itens não lidos for impraticável no prazo necessário, na hora da verdade você estará tão desinformado quanto se não tivesse assinado aqueles feeds - e possivelmente mais cansado e menos concentrado.

E se em um momento-chave o tumblr das fotos engraçadas de felinos tirar a sua atenção do feed de notícias sobre atualizações críticas de segurança do software que sua empresa usa, no final das contas o mau uso da tecnologia acabará tendo sido bem pior do que não tê-la adotado.

No final de semana o site ars technica publicou o artigo "Why keeping up with RSS is poisonous to productivity, sanity" ("Por que manter-se em dia com o RSS é um veneno para a produtividade, sanidade"), e o título já dá uma dica da natureza do problema descrito: não é uma falha do RSS em si, mas sim a nossa tendência a querer acompanhá-lo integralmente, apesar de nem todos os itens que estão lá merecerem o mesmo grau de atenção.

Posso afirmar que cada vez mais vejo meus amigos comentando "queria ir dormir, mas preciso zerar meus feeds", ou "hoje o dia foi tão corrido que nem deu de acompanhar meus feeds". Mesmo que "zerar os feeds" e "acompanhar os feeds", na hora da pressa, signifique simplesmente apertar a opção "Marcar tudo como lido", cada vez mais me parece uma necessidade em grande parte artificial, que oferece pouca informação relevante em troca de esforço constante.

E quando se constata o grau em que boa parte das fontes dos feeds repetem umas às outras (idealmente acrescentando algum valor a cada passo), percebe-se que acompanhar regularmente uma quantidade grande de feeds leva a muita leitura repetida ou filtragem manual.

Minha solução

Existem várias soluções possíveis, desde a radical "vou abandonar este dreno de produtividade que não me acrescenta nada" até as várias modalidades de "vou achar um jeito de aproveitar o lado bom do RSS sem deixar ele ser um sapato de chumbo no meu banho de piscina".

A minha solução é a seguinte: estou aos poucos me livrando do leitor de feeds organizado na forma de uma caixa de entrada (no meu caso, o Google Reader) e migrando para leitores que apresentam estes mesmos feeds na forma de revista ou jornal. No momento estou me fixando no Pulp e no Flipboard, como narrei recentemente, mas existem soluções similares adequadas a cada gosto e plataforma.

Eu uso 2 clientes, no lugar de apenas um, como consequência de escapar da definição de caixa de entrada (que, como sabemos, geralmente deve ser tão unificada quanto possível). Agora os meus feeds de interesse profissional e acadêmico residem no Pulp e os de interesse pessoal (amigos, família, entretenimento, as últimas aplicações do grafeno, comentários sobre os pôneis malditos, etc.) moram no Flipboard.

E a grande mágica da solução está aqui: eu só leio quando tenho tempo disponível e interesse, consciente de que vou sempre receber só as atualizações mais recentes, sem uma marcação indicando quantos itens não lidos eu tenho, ou qualquer indicação que me conduza a querer "zerar" algo. Em menos de 1 minuto consigo olhar todos os feeds que tenho no Pulp e marcar/abrir os 2 ou 3 posts que me interessam de verdade.

Mas esta solução tem 2 complementos: o primeiro é manter a ferramenta original, com suas contagens e notificações, para os feeds que são críticos - aqueles que eu preciso mesmo ler 100% das atualizações, tão rapidamente quanto possível.

A segunda tira proveito do alto grau de repetição entre as fontes de informação da web. O fato de fazer parte do problema não impede que ela seja parte da solução também! No meu caso, eu criei 3 listas no Twitter com os perfis dos sites que acompanho em todos os temas que me interessam para acompanhamento diário, e inseri nos favoritos do navegador links para cada uma das 3.

Aí, quando me dá aquela sensação de que algo muito importante pode estar acontecendo e eu estou perdendo por causa dessa mania de me manter produtivo com menos esforço, eu clico nestes favoritos com a certeza de que, se houver mesmo algo acontecendo, vários sites terão mencionado em seus perfis no Twitter, e aí é só seguir a trilha - mas geralmente nada que justifique uma interrupção no fluxo do meu dia terá acontecido, e eu fecho a aba do navegador em menos de 1 minuto.

Aí está: minha solução permite continuar informado das últimas novidades, acompanhar os sites que eu preciso ler 100% do conteúdo, e ainda oferece uma forma cômoda e com menos pressão de ler o restante do conteúdo disponível via feeds. Que tal?

As soluções do ars technica

A inspiração para o artigo do ars technica mencionado acima ocorreu quando o seu autor percebeu, após ficar sem acesso aos seus feeds RSS por 2 vezes em agosto, ele não ficou menos informado, e ao mesmo tempo teve dias mais eficientes e produtivos.

E ao retornar a ter acesso aos feeds, poucos dias depois, pôde avaliar a quantidade de informação desordenada, despriorizada e repetitiva que estava lá, com contadores pedindo para serem zerados e indicando que ele tinha uma grande pendência.

A partir desta constatação, ele analisa a situação a partir de uma série de números com os quais não tenho certeza que concordo, mas chega a uma conclusão similar a minha: a tecnologia é boa, mas o seu bom uso na forma tradicional tem uma tendência a degringolar e se transformar em mau uso.

Ele também mencionou alguns casos que pesquisou de pessoas que simplesmente abandonaram o hábito de acompanhar feeds, e o que elas fazem para suprir seu interesse por atualizações: acompanhar um número limitado de sites, agregadores sociais, ou soluções similares à minha.

Pessoalmente continuo fã do feed RSS como ferramenta, mas já faz algum tempo que estou me libertando do compromisso gerado por ele. Se você sente que existe este compromisso na sua vida, sugiro avaliá-lo e, se for o caso, reduzi-lo até o grau mínimo possível preservando a funcionalidade que você deseja. Pare de zerar os contadores e tenha tempo para ler mais alguns conteúdos interessantes de verdade ツ

Embora eu não faça publieditoriais por aqui, de vez em quando chega algum release interessante que publico gratuitamente por achar que interessa a vocês.

No caso da nota de hoje, o público interessado é bem restrito (os aptos a ser mestrando ou doutorando em Administração, Direito ou Economia), mas o incentivo oferecido parece interessante. Desejo sucesso aos responsáveis e a quem se candidatar ツ

Segue a íntegra do texto recebido da agência encarregada de divulgar o prêmio:

A ANBIMA (Associação Brasileira das Entidades dos Mercados e de Capitais) em parceria com o IEPE/CdG (Instituto de Estudos de Política Econômica/Casa das Garças) bonificará com R$60.000,00 em prêmio os autores dos melhores projetos de dissertação de mestrado e tese de doutorado com tema relevante para o desenvolvimento do mercado de capitais brasileiro.

Para participar, o candidato deve estar matriculado em uma instituição com programa de mestrado ou doutorado dos cursos de Economia, Administração de Empresas ou Direito, reconhecidos pelo MEC e atender as demais condições previstas no Regulamento do Prêmio.

Uma bolsa no valor de R$ 15.000,00 (quinze mil reais) para os 2 (dois) melhores projetos de dissertação de mestrado e 1 (uma) bolsa no valor de R$ 30.000,00 (trinta mil reais) para o melhor projeto de tese de doutorado.

Além do prêmio em dinheiro, os vencedores receberão um certificado de premiação e poderão ter seus trabalhos publicados pela ANBIMA (Associação Brasileira das Entidades dos Mercados Financeiro e de Capitais) caso sejam indicados pela comissão julgadora.

As inscrições tiveram início em 02/05/11 e se encerram em 30/09/11.

A Associação promove o Prêmio ANBIMA de Mercado de Capitais desde 2005, tendo como objetivo fomentar o debate sobre as diretrizes, desempenho e crescimento do mercado de capitais no Brasil por intermédio de trabalhos inéditos.

 
Por Seiiti Arata

Acompanho o Efetividade.net faz muitos anos e sempre aprendi muita coisa boa com o Augusto. Foi uma grande felicidade termos feito uma entrevista sobre produtividade pessoal alguns meses atrás.

Mas a lição mais valiosa que aprendi no Efetividade foi a meta-informação que o Augusto nos mostra através de ações. É como ele nos ajuda pesquisando assuntos, simplificando idéias complexas e compartilhando com nossa turma de leitores. E nós retribuimos com a audiência e com a vida ao blog. Essa dinâmica é a essência da economia da gratidão - existe inclusive um livro bacana publicado pelo Gary Vaynerchuk chamado The Thank You Economy que ilustra bem esse modelo econômico.

Quando perguntei se o Augusto toparia publicar um artigo patrocinado para divulgar um programa de coaching financeiro, recebi uma resposta que já esperava: ele mantém o compromisso de não fazer publieditoriais. Mas se ofereceu a compartilhar gratuitamente aqui conosco um link que me dá muita satisfação pessoal, que é a opinião dos clientes de coaching que é desenvolvido pela Arata Academy.

Pra quem tem interesse em educação financeira e nos aspectos psicológicos e de marketing que nos dificultam alcançar a independência financeira, preparei um vídeo descontraído no meio da neve aqui, falando da "Matrix da Classe Média", que é uma introdução ao conteúdo que a gente aborda no programa. Espero que gostem!

Eu e as viagens temos uma relação conturbada: sempre fico feliz em saber que tenho a possibilidade de me deslocar até onde precisar ou desejar ir, mas mesmo assim detesto todo o processo de viajar, especialmente se for de avião, com toda a burocracia insana envolvida: check-ins, estacionamentos, bagagens, rotinas e proibições de bordo, engarrafamentos no deslocamento ao aeroporto, horários que mudam, etc., etc.

Mesmo assim a via aérea pode ser a melhor alternativa, ou a única que permitirá cumprir o meu compromisso, e por isso sempre vale a pena para mim rever e expandir procedimentos que permitem reduzir o nível de stress necessário para encarar tudo o que está ao redor dos aviões.

E é o caso deste artigo do Lifehacker dedicado a tornar tão desnecessário quanto possível um dos grandes geradores de stress de viagens: como (quase) garantir que você nunca mais vai ter de despachar bagagem.

Tem uma variedade de dicas interessantes, outras nem tanto, e destaquei as que eu mesmo aplico ou passarei a aplicar:
 

Ter malas apropriadas. É um equilíbrio difícil: uma mala tão pequena que possa ser levada como bagagem de mão, mas grande o suficiente para conseguir levar tudo o que você precisa. O mercado oferece boa variedade, e você até pode escolher se prefere o máximo de espaço interno, mais proteção contra impactos, mais divisões internas organizadoras, etc.
 

Fazer caber. Isso é algo que se consegue basicamente por duas vias: priorizar bem o que levar (uma lista de bagagens permanente pode ajudar a ir aperfeiçoando o seu desapego!), e acondicionar adequadamente o que for mesmo necessário levar (aprenda com a arrumação da mala desta comissária!). Na hora de fazer a lista, não esqueça de considerar o custo/benefício de usar uma lavanderia no destino e carregar menos mudas de roupa - geralmente o custo e a conveniência levam a não escolher esta opção, mas há casos em que ela faz sentido!
 

Carga X Bagagem. Em alguns casos bem específicos (em especial na viagem de volta, e quando não há pressa nenhuma envolvida), despachar seu excesso de bagagem como carga em alguma empresa de transporte de encomendas pode fazer muito sentido financeiro. Há riscos, custos e inconvenientes em qualquer alternativa que você for preferir, mas no caso de itens volumosos, pesados ou cujo transporte como bagagem for vedado, até os serviços de cargas dos nossos combalidos Correios podem ser uma alternativa a considerar.
 

Misturar as bagagens. Em 2 sentidos: o primeiro e muito importante é, quando viajar em família, reservar reciprocamente 20% do espaço de cada mala para levar uma muda de roupa de outra pessoa, mitigando os efeitos imediatos de extravios parciais de bagagem, que parecem cada vez mais comuns. O outro sentido é entre a bolsa e a mala, ou entre a bagagem de mão e a bagagem despachada: levar uma peça de roupa estratégica na pasta (uma blusa adequada a uma conexão em local frio, por exemplo), e em troca colocar na mala itens que não são roupas mas talvez você não use, como os carregadores dos seus eletrônicos sem conectores correspondentes a bordo, por exemplo.
 

Não expor itens valiosos. O roubo de itens valiosos em bagagem despachada é cada vez mais comum, e infelizmente é facilitado por um padrão comum do ato de arrumar as malas: primeiro armazenar toda a roupa, e só depois colocar os outros itens que os ladrões procuram: o tablet, o notebook, a câmera, etc. Nem sempre o ladrão que atua dentro do processo de transporte de cargas tem acesso aos scanners de bagagens - ele abre as malas mais promissoras e "alivia" os itens que encontrar, geralmente com pressa e precisando ser discreto. Portanto, se for levar itens de valor em sua bagagem despachada, o mínimo que você pode fazer é embrulhá-los individualmente em peças de roupa macias e inseri-los no meio da sua mala, e não no topo!
 

Usar o seguro. É possível que o seu cartão de crédito ofereça um seguro da bagagem conveniente e (relativamente) barato, bastando que você compre as passagens pagando por meio dele. Verifique se é o caso e como usar e, caso você seja um viajante frequente e não disponha ainda de um cartão com este recurso, vale a pena incluir este critério na hora de negociar a sua próxima renovação!

Claro que estas não encerram nossas dicas, mas também não quero repetir hoje as que já apareceram por aqui antes. Você as encontra em posts anteriores como estes:

• Viagem ao exterior com segurança e menos stress
• 5 dicas para manter a produtividade em viagens a trabalho
• 5 dicas para evitar o stress das viagens aéreas

A meta de organização em um escritório doméstico muitas vezes acaba sendo definida em termos de quanto se consegue reduzir a quantidade de papel que por ele tramita ou nele é arquivado.

Embora a redução da presença do papel possa mesmo ser um bom indicador do avanço da eficiência dos processos típicos de um escritório, é importante lembrar de não confundir o indicador com o objetivo: a simples remoção de papel pode ser alcançada com a mera automatização (que quando é aplicada a processos originalmente ineficientes pode acabar perpetuando-os em vez de fazê-los evoluir), ou mesmo com a prática altamente indesejável de descartar documentos em papel que idealmente deveriam ser processados e arquivados - ou ainda fazendo como o alegre rapaz da imagem abaixo.

Um meio termo que muitas vezes é aceito como "a solução viável no momento", embora esteja longe de ser a solução que você deveria desejar, é livrar-se do papel colocando um scanner do lado da bandeja de entrada.

Simplesmente digitalizar todos os documentos que precisarão ser processados ou arquivados pode ter um ganho imediato quanto à operacionalização - é mais fácil de encaminhar e o arquivamento ocupa bem menos espaço físico, por exemplo.

Mas é uma solução bem insuficiente, se parar por aí. Para começar, o papel em si continua sendo usado e transportado, o que pode reduzir bastante o ganho ambiental com a atitude. Além disso, pelo menos duas operações a mais (a digitalização em si e o descarte apropriado do papel original) são acrescentadas à sua rotina, e nem sempre há garantia de equivalência (por exemplo, para fins judiciais ou contábeis) entre a sua cópia digitalizada e o papel original.

A dica, portanto, é definir a sua meta em termos de ganho de eficiência. Aquilo que normalmente se expressa em termos de redução de papel geralmente pode ser melhor definido como buscar reduzir os processos que precisam que documentos sejam recebidos, expedidos, encaminhados, circulem internamente ou sejam arquivados.

O desafio pode ser grande nos home offices e também nas grandes corporações. Mas o ponto em que você pode ter mais chance de agir com eficácia máxima é na origem dos documentos, como no exemplo das contas, boletos, notificações e extratos que puderem ser recebidos ou expedidos com segurança por meio eletrônico, ou mesmo integrados a um sistema de pagamento automático (débito em conta, cartões de crédito e similares), desde que você coloque em prática um processo de acompanhamento adequado, para não ser cobrado a mais nem ficar devendo sem saber (e se livrar de executar pessoalmente vários procedimentos intermediários para pagamentos, recebimentos, acompanhamentos parciais e similares)!

Além disso, reservar 2h para escrever (cartas ou e-mails) para os endereços de contato que constam em cada um dos papeis que você recebe regularmente sem solicitar e rotineiramente descarta (boletins de associações, jornais de ofertas, catálogos, etc.) solicitando a remoção do mailing pode ter sucesso em um bom número de casos (para mim funciona em uns 70% das tentativas) e reduzir não apenas o esforço de triagem mas também a sua participação neste desperdício de material e transporte.

Fora isso, trata-se de uma questão de processos internos. Reduzir a sua própria necessidade ou interesse em gerar, receber ou arquivar documentos (em papel ou não) depende de cada caso, mas gera resultados bem melhores quando está claro que o objetivo é a eficiência, e não apenas substituir cada papel por uma cópia digital (ou várias...).

E no caso das tramitações e arquivamentos de papel que sobreviverem ao facão metafórico que deve passar pelos processos, aí sim temos o caso em que o scanner, aliado a um bom processo para identificar, armazenar, proteger e pesquisar os arquivos digitalizados, pode desempenhar bem o seu papel ;-)

Hoje vou compartilhar com vocês uma pequena obsessão, e como - após anos tentando - eu a resolvi de uma forma que me satisfez.

Se você tem uma série de itens que ficam dispostos ao seu alcance enquanto você dorme, é possível que você passe pela mesma dificuldade pela qual eu passo: encontrá-las no meio da noite sem acender nenhuma luz.

Como estes itens se misturam a outros que estão lá por outros motivos, as movimentações na penumbra (especialmente quando você não está TÃO acordado assim), tatear para encontrar o óculos, o antibiótico que terá que ser tomado às 3 da madruga, o controle remoto do condicionador de ar ou qualquer outro item do seu interesse, sem derrubar o abajur nem o copo d'água, às vezes pode ser uma chatice pela qual você passa várias vezes por mês mas no dia seguinte não lembra de tomar uma ação para prevenir a próxima ocorrência.

Existem várias soluções para a situação acima, sendo que a mais simples é totalmente indesejada para mim: tornar o quarto menos escuro. Acender uma luz no meio da noite enquanto estou deitado (mesmo que seja uma discreta luminária de led) ou mantê-la sempre acesa (mesmo que seja o mostrador de um rádio-relógio ou uma fresta desnecessária na cortina) é o oposto do que eu procuro.

A alternativa que eu tentei durante anos, embora leve a uma frustração quase obsessivo-compulsiva quando alguém, ao arrumar o quarto, não a mantém, é estabelecer um canto certo para cada coisa na mesa de cabeceira: um para o óculos, outro para o controle do AC (que recebeu uma fitinha fosforescente pra ajudar), outro para o relógio ou telefone, e o outro, mais distante, para o copo d'água ou o eventual remédio da madrugada. Só que, além da possibilidade de alguém "arrumar"e eu não notar, ocupar primeiro os cantos reduz bastante a utilidade de um tampo tão pequeno quanto o do criado-mudo.

Entra em cena o porta-controles

O embrião da solução já estava aqui em casa há anos, mas na sala: o porta-controle, com 4 compartimentos: dá certinho para designar um para o óculos, outro para o controle do AC (que se sente em casa em um porta-controles), outro para o relógio ou telefone, e ainda sobra um pro eventual antibiótico da madrugada.

É só deixar no canto mais perto da cama, seguir sempre as posições alocadas para cada utensílio noturno, e pronto: fica fácil encontrá-los até com os olhos fechados e funcionando no piloto automático, sem derrubar o abajur nem o copo d'água.

Funcionou durante anos, apesar das ocasionais incursões da faxineira, com a sua típica síndrome da reordenação doméstica. Se você tem a mesma demanda, recomendo! Dá até para prender com um bom adesivo, a algum dos cantos dele, uma lanterninha de led dessas de chaveiro, e dispor de iluminação também sempre ao seu alcance, para quando a necessidade de encontrar alguma coisa for atípica.

Indo além: assaltando a poltrona

Há algumas semanas, após ver a dica em um site sobre apartamentos (infelizmente não guardei o link para referenciar), eu dei um passo além nesta forma de organização: sequestrei um porta-controle de pano, feito para colocar no braço de poltronas e sofás, e o reposicionei na lateral da minha cama, próximo ao criado mudo.

No meu caso a cama é box, e o prendi entre os 2 níveis de colchão. Em uma cama tradicional, ele pode ser preso à estrutura, ou mesmo ficar ancorado entre o colchão e o estrado (mas meça antes, para ver se não vai arrastar no chão).

Como o óculos é delicado, o compartimento escolhido para ele foi o mais próximo da cabeceira e ganhou um reforço de alumínio, para garantir sua sobrevivência no caso de uma canelada acidental. O controle e o relógio são mais resistentes e não precisam deste cuidado extra.

E como o Lifehacker observou no final de semana, estes porta-controles de poltrona geralmente são revisteiros também, e no compartimento das revistas dá para largar, antes de dormir, o seu tablet, notebook ou mesmo a leitura de papel que você estiver lendo na cama, se for seu hábito.

Acabei descobrindo que existem soluções comerciais voltadas exclusivamente ao uso na cabeceira há anos, e algumas me parecem um pouco exageradas - parecem mais uma mochila. Mas o porta-controles/revisteiro que eu já tinha na sala me atendeu bem, e recomendo!

Aí o tampo do criado-mudo fica mais disponível para soluções governadas pela estética, e a faxineira vai até mesmo poder colocar nele uma toalhinha e um enfeite, que eu não vou ver como um risco adicional de derrubar tudo de madrugada ;-)