Tabelas com dados numéricos são quase lugar-comum em relatórios e apresentações, seja no meio corporativo, seja na escola e faculdade.

O conteúdo que elas apresentam frequentemente é o próprio núcleo do que vai ser apresentado. Por exemplo:

• as vendas do ano, por filial, trimestre a trimestre
• a evolução da participação no mercado, mês a mês
• o resultado dos testes realizados com cada uma das amostras no laboratório
• a expectativa de retorno de cada uma das alternativas de investimento
• etc., etc., etc.

Mas mesmo quando esta presença é mesmo inescapável, muitas vezes basta um pequeno cuidado na organização visual da tabela para garantir que a tabela incluída no seu relatório ou apresentação seja um elemento efetivo para comunicar a sua mensagem, e não seja vista simplesmente como um amontoado de números que está ali para ilustrar a explicação associada e satisfazer algum requisito formal.

Hoje veremos algumas dicas para aproveitar as ferramentas de formatação de dados amplamente disponíveis no século XXI, para não correr o risco de que seus relatórios tragam tabelas que pareçam uma herança de 4 décadas atrás ;-)

Todos os exemplos a seguir são baseados nos números da edição de 1/7/2011 da pesquisa NetMarketShare sobre a participação dos navegadores web no mercado mundial, e usam um estilo padrão do PowerPoint, embora se apliquem igualmente a tabelas produzidas em qualquer aplicativo.

Fazer o básico demora só 1 minuto a mais

A imagem abaixo mostra o tratamento lamentável dado a tabelas numéricas em muitas apresentações e relatórios:

Uma tabela assim "acontece" quando o autor do relatório ou apresentação se restringe a copiar e colar no editor de texto ou no programa de apresentação a planilha que ele usou ao longo de seus estudos.

Veja os pecados capitais cometidos:

1. O título não dá nenhuma pista do que a tabela significa
2. As letras estão ilegíveis (porque estão no mesmo tamanho de fonte em que estavam na planilha)
3. Os textos estão "sambando" no espaço enorme das células da planilha

Frequentemente os autores param por aí mesmo, mas bastaria um ajuste rápido para garantir um mínimo de entendimento e legibilidade bem superior:

Note que bastou inserir um título descritivo do conteúdo, deslocando para o rodapé a necessária referência da origem dos dados), e um ajuste simples do tamanho das fontes, para a tabela passar a ter um sentido em si mesma, e um grau de legibilidade bastante superior à original.

As árvores e a floresta

Na tabela acima, apesar do ganho de legibilidade já alcançado, o autor permanece apresentando um conjunto de 50 números, e se o leitor quiser tirar uma conclusão sem recorrer a material adicional, terá que providenciar a sua própria análise, que pode ou não conduzir à conclusão que o autor gostaria de destacar.

Mas a necessidade de apresentar a floresta não impede que a árvore que interessa seja destacada!

Vamos imaginar que aquela tabela está presente porque o autor deseja apontar que no início do ano o Firefox passou a estar abaixo da faixa dos 22% pela primeira vez em vários anos. Que tal usar um título mais objetivo e aproveitar alguns recursos gráficos para apontar este momento específico?

Note a diferença: a coluna do Firefox e a linha do mês em que ocorreu o fato estão em destaque, bem como o cruzamento delas. Apesar de os 50 números permanecerem na tabela, é provável que o leitor olhe diretamente para este que interessa, e depois procure, no título, o que ele significa.

Além disso, aproveitei para corrigir mais um problema do layout: o alinhamento à esquerda é ótimo para a planilha, mas a centralização horizontal funciona melhor nesta tabela.

Só que a coluna vermelha ficou feia, né? Vamos dar um jeito:

A versão acima usa um recurso gráfico adicional para indicar a tendência de queda contínua. Neste caso, a força do símbolo (uma seta para baixo que vai ficando cada vez mais vermelha) pode ser suficiente para garantir a comunicação mesmo considerando que o sentido vertical nesta tabela indica o tempo, e não a grandeza sendo observada.

Além disso, a versão acima ainda corrige mais um detalhe do layout original: agora o alinhamento vertical dos textos nas células também está centralizado. Agora compare com a tabela inicial e veja quanto estes detalhes fazem diferença!

Destacando as exceções

Se o objetivo do autor fosse destacar que só o Chrome e o Safari cresceram em absolutamente todos os meses mencionados, um dos recursos à sua disposição seria destacar os meses em que os demais navegadores tiveram queda:

Aí está: o título e as cores vermelhas dos destaques devem ser suficientes para passar o recado. Mas aqui há algo mais que pode ser acrescido: um dado derivado, na forma de um total de cada coluna, que ajuda a indicar onde há crescimento geral (ainda que possa ser descontínuo) e onde há retração:

A linha a mais com o saldo acumulado cobra um preço: a indicação da origem dos dados ficou apertada - talvez seja o caso de rever a altura das demais linhas para que tudo caiba mais harmoniosamente.

Passe a tabela no liquidificador e construa um gráfico

Os 50 números da tabela original já se tornaram bem mais palatáveis com a formatação indicando quais deles devem ser olhados primeiro. Mas para tornar a digestão deles ainda mais fácil, a criação de um gráfico simples pode ser uma solução melhor, seja em substituição ou em complemento à tabela.

Para analisar a evolução de uma série de dados, os gráficos de barras são uma opção comum, e mesmo leitores sem maiores conhecimentos em estatística conseguem compreendê-los com facilidade.

Continuando no exemplo do interesse em destacar que Safari e Chrome tiveram crescimento contínuo, eis um gráfico ilustrativo:

Às vezes exibir a série não basta - mas não é difícil apontar algum momento interessante no gráfico também:

Às vezes, entretanto, o que queremos é indicar a participação de cada um dos componentes que forma um conjunto. Se quiséssemos ilustrar a participação dos navegadores no mercado mundial, uma solução comum seria um simples gráfico de setores - a popular pizza:

É óbvio, eu sei, mas não poderia deixar de mencionar.

Outros recursos gráficos

Especificamente nestes nossos exemplos, a presença das duas formas acima (o gráfico de colunas indicando a série e a pizza indicando a distribuição atual) simultaneamente no relatório ou apresentação poderia servir bem para ilustrar uma conclusão adicional interessante: que os 2 navegadores com maior participação são os que estão em retração, e que os que estão em rápida ascenção ainda não estão muito perto deles.

Apresentar isto numericamente (de forma direta ou com gráficos estatísticos) é mais rico, mas às vezes tudo o que você precisa é comunicar a conclusão. Neste caso, outro tipo de recurso gráfico está à sua disposição: o diagrama, de forma estruturada ou não. Eis um exemplo que serviria como o slide de abertura de uma apresentação sobre os dados que vimos:

Com um pouco de criatividade, pode-se usar tamanhos, posições, alinhamentoes, proximidades, cores e símbolos para comunicar mais claramente uma mensagem. Por exemplo, para demonstrar que os 2 navegadores baseados no engine WebKit, se somados, já ultrapassaram os 20%, poderíamos fazer:

Como você faria para indicar que esta soma dos 2 navegadores baseados no WebKit pesquisados está prestes a empatar com o total do Firefox?

 
Agora é com você

Os exemplos acima não tentam ensinar você como se constrói as tabelas e gráficos mencionados, porque os comandos variam de acordo com a ferramenta escolhida.

A intenção é demonstrar que basta um pouco de atenção a detalhes simples para gerar comunicação muito mais efetiva. Lembre-se disso quando for produzir seu próximo relatório ou apresentação!

Na primeira parte deste artigo vimos que a busca pela produtividade pessoal muitas vezes esbarra em questões de motivação porque os resultados demoram a aparecer.

Para motivar a continuidade da busca por este objetivo, existe a proposta do Dia de Alto Desempenho, que se concentra em fundamentos das técnicas de produtividade pessoal para demonstrar na prática parte dos resultados que podem ser alcançados, e assim motivar a continuidade da busca pela adoção de uma técnica completa.

Hoje veremos o complemento das 15 dicas, e uma sugestão para como planejar os seus próximos Dias de Alto Desempenho!
 

O que fazer no seu Dia de Alto Desempenho - parte 2

Aceite que há diferença entre perfeccionismo e foco na qualidade. Qualidade é adequação ao uso, conforme avaliada pelo cliente. Dependendo do contexto, também é minimizar os defeitos durante a produção, ou maximizar a adesão aos padrões e procedimentos que definem como deve ser a produção. Escolha o conceito que se adequa ao seu contexto, defina parâmetros adequados, e concentre-se neles, e não em uma obstinação compulsiva por parâmetros que ninguém definiu objetivamente.

 
Por falar em qualidade... Considerando o conceito voltado à redução dos defeitos, no seu dia de alto desempenho você deve levar em conta o velho adágio: tudo que vale a pena ser feito, vale a pena ser bem feito. Como hoje você só está cuidando das tarefas que valem mais a pena, é um dia especial para fazer todas as tarefas de maneira definitiva, sem deixar pendências nem situações que façam o problema voltar a você depois. Mais do que isso: é o dia de fazer as coisas com atenção especial, acertando da primeira vez, zerando o retrabalho e o desperdício de tempo, esforço e recursos.
 

Produza mais fazendo menos coisas. A busca por um dia de alto desempenho muitas vezes é a expressão da angústia causada por uma lista de pendências que se tornou longa demais. Não tente resolver tudo de uma vez: aplique um bom critério de seleção e vá resolvendo um item de cada vez, sem esgotar os seus recursos físicos e mentais - pisar demais no acelerador no começo pode levar a faltar gasolina para a reta final.

 
Aproveite o tempo do transporte. Se você precisa se deslocar para o trabalho, o tempo de deslocamento pode ser potencializado, especialmente nos seus dias de alto desemepenho. Se você for como passageiro, que tal aproveitar para rever a agenda, priorizar tarefas, ou mesmo adiantar a análise de alguma delas, ou algum telefonema? Se você for o motorista, uma alternativa interessante pode ser ouvir um audiolivro ou um podcast sobre um tema que contribua para o seu rendimento.

 
Preste atenção e faça perguntas. Se, durante o seu dia de alto desempenho, você tiver que conversar com alguém para saber requisitos para algum projeto, ou para orientar alguma decisão sua, concentre-se no que ele está dizendo, e não na sua anotação, ou no que tiver que perguntar depois. Forme o quadro geral na sua cabeça e se, ao final da conversa alguma peça estiver faltando, pergunte imediatamente e economize todo o exercício de alguns dias depois ter de localizar esta mesma pessoa em um momento em que ela possa lhe responder, refazer toda a contextualização e só então perguntar.
 

Aproveite os atrasos obrigatórios. Salas de espera, filas, gravações telefônicas de espera que dizem durante 15 minutos o quanto a sua ligação é importante, etc. - são circunstâncias quase inevitáveis, mas não precisam ser tempo perdido. Se alguma destas situações ocorrer durante o seu dia de alto desempenho, aproveite para colocar em dia alguma tarefa que não exija toda a sua concentração: remover mails indesejados da caixa de entrada, priorizar as próximas tarefas da sua lista de pendências, ler a conclusão de um relatório, etc. - quem sabe você não leva este hábito também para os dias comuns?

 
Agrupe tarefas pensando no tempo de adaptação. Na indústria, um dos obstáculos comuns à produtividade é o tempo de parada para ajuste das máquinas, quando se passa da produção de uma peça para outra. No seu dia-a-dia o mesmo efeito também ocorre, mesmo que o ajuste em questão seja apenas mental. Portanto, se você puder agrupar as tarefas que usam as mesmas ferramentas, ou os mesmos procedimentos, é provável que haja ganho considerável pela redução do número de mudanças de contextos.
 

Diga mais NÃO. Seja positivo, aprenda a dizer não. Dizer “sim” quando deveria dizer “não” pode sobrecarregar você, lotar sua lista de pendências com itens que não deveriam estar lá e, o que é pior, reduz sua eficiência para fazer o que você deveria (e desejaria) estar fazendo – podendo até mesmo levá-lo a ter dificuldade de dizer “sim” a um pedido importante posterior, devido à sobrecarga existente.

Planeje o próximo

Depois que as atividades alocadas para o seu dia de alto desempenho estiverem concluídas, tire um tempinho para fazer 2 coisas a mais:

• escolher uma habilidade que você vai cultivar nos próximos dias (por exemplo: ouvir melhor as pessoas evitando distrações durante as reuniões; ou aprender a digitar melhor sem olhar para o teclado), e
• planejar o que mudar na sua rotina ou no seu ambiente para ter um rendimento melhor no seu próximo dia de alto desempenho.

Conforme os seus dias de alto desempenho forem se repetindo, a rotina e o ambiente também ficarão melhores para os dias comuns, e a sua atenção a estes quesitos acabarão transformando alguns deles em hábitos ;-)

Desenvolver a produtividade pessoal, no sentido que adotamos aqui no Efetividade.net, é uma questão de adotar boas práticas e transformá-las em hábitos, gerando mais resultado a partir do seu esforço e conduzindo-o na busca pelos seus objetivos.

Mas fazer uma prática se transformar em hábito é algo muito mais simples de descrever do que de realizar.

Se você já tentou aumentar a sua produtividade pessoal mas empacou assim que o fascínio pelas novas ferramentas acabou, saiba que não está sozinho: assim como em muitas outras mudanças de hábitos (dieta, sedentarismo, tempo para a família, etc.) a lista de pessoas que desistem antes de ver surgir o resultado prático que poderia motivá-las é enorme.

Invertendo a abordagem: 1 Dia de Alto Desempenho

Proponho, portanto,como alternativa para quem até hoje ainda não conseguiu firmar o hábito da elevação da produtividade pessoal, uma experiência diferente: realizar um Dia de Alto Desempenho.

A ideia é simples: não tentar aplicar imediatamente algum dos métodos consagrados, com seus passos preparatórios e necessidade de absorção de ferramentas. Haverá tempo para isso depois, e a idéia do Dia de Alto Desempenho é apenas permitir que você colha alguns frutos baseados nos fundamentos destas técnicas, para que depois (após realizar alguns Dias) surja a necessária motivação para escolher uma técnica completa e adequada.

Marque o seu Dia de Alto Desempenho na sua própria agenda, silenciosamente, e ajuste a sua rotina ao longo daquele dia de acordo com as dicas a seguir, ou do subconjunto delas que melhor se adequar às suas necessidades.
 

O que fazer no seu Dia de Alto Desempenho

Não confunda produção com eficácia. Não são sinônimos. Pelo contrário: aceitar se ocupar com as tarefas erradas pode ser o equivalente a aceitar tomar o proverbial ônibus grátis na direção errada. Pare para pensar se as tarefas com as quais você se ocupa contribuem para o valor que você precisa gerar, ou se produzem algo que não interessa ao que você precisaria fazer - se parte da sua rotina for mera ocupação, sem contribuir para os seus resultados, reformule-a, começando por este seu dia de alto desempenho.

 
Mantenha o foco nas tarefas de mais impacto. Existem tarefas mais visíveis, mais agradáveis, mais urgentes, e tantas outras - mas você geralmente tem como olhar na sua lista de pendências e identificar as que vão gerar maior valor para a sua vida, ou para a satisfação do seu cliente. Quando você quiser ter um dia de alto desempenho, preste atenção especialmente nessas (se os requisitos para completá-las já estiverem satisfeitos, claro), e deixe as de apoio e as complementares para amanhã.
 

Crie uma lista de "desafazares". Listar os afazeres do dia é uma técnica corriqueira mas, se você quer ter um dia de alto desempenho, pode fazer o inverso: listar tudo o que NÃO vai fazer hoje. Não vai dar uma olhadinha no Twitter fora dos intervalos, não vai deixar acumular pendências novas, não vai deixar a TV ligada, não vai arquivar documentos por preguiça de verificar se podem ser jogados fora, etc. - essa lista de desafazeres dos dias de alto desempenho deve ser guardada com atenção, porque serve como indicativo de hábitos que você deveria combater nos demais dias também!

 
Comece mais cedo OU termine mais tarde. Se você trabalha em um ambiente com mais pessoas, e houver flexibilidade de horário, procure garantir pelo menos 45 minutos de silêncio ou de redução de interrupções no seu dia de alto desempenho, jogando o horário de início ou do final das suas atividades para fora da faixa praticada pelos demais colegas.

 
Pare para melhorar uma tarefa repetitiva que você poderia fazer mais rapidamente hoje e sempre. Sabe aquele conflito emocional entre satisfação e revolta quando você descobre que existia uma maneira mais fácil de realizar algo que você é obrigado a fazer todos os dias? Provavelmente existem várias destas situações ao seu redor esperando pela sua descoberta - um atalho novo no aplicativo, um formulário que deixou de ser obrigatório, um recurso novo na papelaria... Perca 20 minutos pesquisando hoje, e aumente seu desempenho permanentemente!
 

Se a tarefa parece infindável, defina uma fatia de tempo para ela. Aquela tarefa que você nunca começa porque não consegue dividi-la em partes menores e parece que nunca vai dar para terminá-la inteira no tempo disponível precisa ser feita mesmo assim - ou então deve ser removida da sua lista de pendências. Não importa que não vai dar para terminar hoje: aloque 30 minutos (e não muito mais do que isso) para realizar uma fatia dela hoje mesmo, e vá fazendo isso mais vezes ao longo dos próximos dias, até ela ser reduzida a um tamanho que possa ser completado de uma vez só!

 
Cuidado com a ferramentite. Quando se fala em produtividade pessoal, o que vem à cabeça de muitos leitores é a escolha de alguma nova ferramenta para experimentar. Na prática, as ferramentas necessárias para a produtividade são bem simples: um bloco, uma agenda diária e um arquivo de pastas suspensas (ou os equivalentes digitais mais simples possíveis deles) geralmente são mais do que suficientes, e a diferença entre o sucesso e o fracasso na busca da produtividade acaba vindo da persistência, da motivação e do comprometimento - e não do mais novo recurso do Evernote... Ferramentas são importantes, mas não devem ser a preocupação central.

Que tal hoje?

O ideal é definir um dia inteiro para ser de alto desempenho, e neste sentido a sugestão é que no final das suas atividades de hoje você procure reunir as condições para amanhã bater todos os recordes na busca pelos seus objetivos.

Mas isso não quer dizer que você não pode colocar em prática alguma das ideias acima desde já, para ir aquecendo os motores. Que tal começar pelo item que mais lhe chamou a atenção na lista acima, e procurar segui-lo até o final do dia, para ver como os resultados o afetarão?

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Na segunda parte deste artigo, já publicada, você encontra as dicas restantes para você criar a programação do seu primeiro Dia de Alto Desempenho e pensar nos próximos!

Sou entusiasta das bicicletas no cenário urbano. A cada notícia que informa que as cidades (não todas, infelizmente) estão providenciando mais ciclovias, que as empresas mais antenadas começama  oferecer condições dignas para quem gostaria de pedalar para o trabalho, e que os ciclistas estão se organizando para fazer valer seu direito de coexistir no trânsito, reconheço passos na direção certa.

Durante 2 anos eu tive condições de ir de bicicleta para o trabalho e para a graduação diariamente, e foi uma experiência muito bem aproveitada, produzindo mais motivação, mais saúde e até levando à prática de outros esportes.

Hoje ir trabalhar de bicicleta é uma impossibilidade prática para mim, mas aproveito oportunidades para circular no meu bairro – às vezes para ir à padaria ou ao açougue, comprar o jornal no domingo ou mesmo apenas para uma voltinha em busca de outros ares.

Há alguns meses escrevi (no BR-Mac) sobre como uso o smartphone para apoiar as pedaladas, e hoje ao ler uma revista especializada (“Ride to Work”, cheia de dicas sobre práticas, equipamentos e técnicas) encontrei uma matéria que considerei interessante compartilhar com vocês: uma lista de motivos para começar a pedalar.

Graças a um artigo anterior que escrevi por aqui sobre como ler no computador revistas importadas variadas,  tenho facilidade em conseguir com o Zinio (distribuidor internacional de versões digitais destas revistas) permissão para trazer a vocês este tipo de conteúdo (pois eles têm interesse em vê-lo divulgado, naturalmente), portanto o que segue é um extrato do artigo da “Ride to Work” acrescido dos meus comentários ;-)

 

10 razões para começar a pedalar mais

É conveniente: um estudo inglês mostra que por lá 23% dos deslocamentos de carro são de 3km ou menos – uma distância facilmente percorrida em 15 minutos de pedaladas tranquilas. Por aqui o número não deve ser o mesmo, mas deixar de ir de carro até a padaria da outra rua que vende produtos mais saudáveis, ou  a banca de jornais no domingo, podem ser um bom começo para uma rotina mais saudável!

 

Reduz emissões: o CO₂ emitido por  veículos automotores rivaliza com o das chaminés das indústrias em volume de emissões. Pedalar (ou caminhar, se for o caso) contribui para reduzir drasticamente as emissões geradas pelos seus deslocamentos, além de evitar o consumo de combustíveis fósseis.

 

Ajuda a controlar o peso: o exercício regular pode ser positivo para eliminar os quilos a mais que uma vida sedentária, ajudada pelos deslocamentos motorizados, permitiram acumular. Consulte um profissional habilitado para saber mais!

 

Reduz custos: ter uma bicicleta em condições de uso pode exigir algum investimento e esforço, mas – a não ser que a sua bike exija manutenção constante – é provável que os custos ao longo do tempo sejam bem menores que os equivalentes gerados por um carro (estacionamento, IPVA, combustível, depreciação, manutenção, pneus, etc.), e podem até ganhar dos custos de transporte coletivo.

 

Pode ser uma porta de entrada para a corrida: correr é o exercício desejado por muitas pessoas que estão acima do peso ou pretendem melhorar seu preparo físico, mas em muitos casos o excesso de peso faz com que a corrida não seja o exercício ideal para começar. Pedalar é mais suave com o seu esqueleto e musculatura, e pode reduzir o seu peso e aumentar o preparo o suficiente para permitir uma transição para a corrida. Mas consulte um profissional habilitado antes de tomar qualquer decisão a respeito!

 

Faz bem à saúde: exercícios regulares praticados com moderação costumam fazer muito bem à saúde, e pedalar (sem exageros climáticos, nem de esforço ou segurança) cabe muito bem nesta descrição. Consulte um profissional habilitado para saber mais!

 

Pode melhorar o desempenho no trabalho: um estudo inglês observou que pessoas que praticam um exercício antes do trabalho melhoram seu gerenciamento de tempo e de carga de trabalho, ficam mais motivadas, conseguem lidar melhor com o stress, e acham mais fácil concluir suas tarefas no prazo.

 

É um caminho para a inspiração: fazer exercício aeróbico, ver paisagens diferentes e estar em contato com a natureza (ou com a pulsação das ruas) podem ser mecanismos interessantes para higiene mental e para deixar o seu subconsciente trabalhar solto e ter o surto de criatividade que não ocorreria na frente do computador.

 

Pode ser uma ótima atividade familiar: andar com segurança em parques e ciclovias é um ótimo programa familiar que pode unir todas as gerações, do avô à netinha. Em especial, andar de bicicleta dá um exemplo de comportamento saudável para as crianças, e pode ser também um exemplo de atenção às normas de segurança.

 

Conduz a novas amizades: iniciar uma nova atividade, mesmo uma que se pratica sozinho, conduz a ampliar os seus círculos de relacionamento (e não apenas no Google Plus!). Quem começa a pedalar, a correr ou a praticar outros exercícios tende a ter contato com mais pessoas que passam pelos mesmos locais, que compram o mesmo tipo de suprimentos ou que acessam os mesmos sites de dicas esportivas, o que pode conduzir a uma renovação bem-vinda nas amizades.

Não invejo quem tem uma rotina de produção baseada em um processo mecânico, objetivamente definido, em que as entradas chegam, são modificadas de uma forma fixa e geram uma saída uniforme, que é entregue ao cliente e avaliada apenas quanto à conformidade em relação a algum padrão.

Prefiro a rotina de processos definidos mais subjetivamente, com mais espaço para a criatividade, para a aplicação diferenciada do conhecimento e que conduzem, naturalmente, a produtos que são avaliados de forma bem mais subjetiva.

Mas os integrantes do primeiro grupo contam com uma condição que muitas vezes me parece desejável: depender muito menos da inspiração, este ente difícil de definir e impossível de controlar que, quando resolve não chegar na hora em que precisamos, prejudica profundamente os resultados – e o momento no qual precisamos dela, quando nosso trabalho envolve criatividade, é sempre.

A própria definição de inspiração no dicionário demonstra claramente o seu caráter etéreo. Define o Houaiss:

espécie de alento, sopro criador que, emanado de um ser sobrenatural, levaria aos homens conselhos, sugestões; iluminação, revelação. Derivação por extensão de sentido: ação que se exerce sobre as disposições psíquicas, sobre a vontade de determinada pessoa; conselho, sugestão, influência. Derivação - sentido figurado: entusiasmo criador que anima e aumenta a criatividade de escritores, artistas, pesquisadores etc.

Como se percebe, este sopro criador que conduz a ideias e soluções inovadoras, é definido - desde a antiguidade e até hoje – como algo originado externamente. Objetivamente falando, não me faz grande diferença saber se a inspiração é mesmo um sopro externo ou é um mecanismo objetivo inconsciente, como definem psicanalistas e até mesmo algumas teorias político-econômicas – o que me importa mesmo é que preciso dela, e já vivi tempo suficiente para saber que não consigo controlá-la.

Mas eu dependo dela mesmo assim, e também já vivi tempo suficiente para saber que ela pode ser cultivada, ainda que a colheita na hora esperada permaneça sendo algo que não é garantido.

 

Não deixe a produtividade sufocar a sua inspiração

Se você quer sufocar a criatividade de alguém, imponha a ele um processo burocrático de registro das suas ideias, e a necessidade de registrar quantitativamente a sua produção, com uma carga diária que consuma as suas energias na execução, e não na criação.

Felizmente a inspiração até pode ocorrer numa situação como a acima (especialmente nos momentos de urgência e de crise), mas quando a atenção precisa estar constantemente fixada na execução, ela frequentemente não encontrará espaço para soprar.

Portanto, se você pretende produzir de forma inspirada, cuidado para não deixar sua rotina sobrecarregá-lo com a produção. Produtividade e eficiência são sempre importantes, mas no caso do trabalho criativo, às vezes faz sentido escolher conscientemente um número menor de compromissos e entregas, de modo a deixar espaço disponível para escrever.

Vivo isso diariamente: hoje eu escrevo para uma quantidade razoável de veículos, incluindo meus 3 blogs  (o Efetividade que você está lendo, o BR-Linux.org e o BR-Mac.org) e colunas regulares para o TechTudo, o IBM developerWorks, o iMasters e a revista LinuxMagazine, fora participações ocasionais em outros projetos e... sem contar o meu emprego “tradicional” como Administrador.

Não acho essa carga excessiva, mas já faz pelo menos 5 anos que decidi ser positivo aprendendo a dizer não e assim recusar uma série de outras atividades que poderiam ser interessantes mas não contribuem para o que eu quero fazer.

Assim me sobram o tempo e a energia necessários para criar, e especialmente a consciência de que é normal passar mais tempo pensando no tema do que de fato escrevendo um artigo para algum periódico – afinal, a inspiração digita bem mais devagar do que eu.

 

Não bloqueie a chegada de sua matéria-prima

Dias produtivos para mim tipicamente são aqueles em que eu posso simplemente sentar em frente ao teclado e produzir o texto que preciso entregar, sem me preocupar em garimpar ideias ou temas – já chego com o texto pronto, por assim dizer, e é só uma questão de registrá-lo.

Felizmente isto acontece bastante,  e não é por acaso: eu aprendi a cultivar e estimular o surgimento das ideias que me servem de matéria-prima para que elas ocorram de forma um pouco mais contínua, evitando assim aquele momento do "bloqueio da página vazia" no dia em que esgota o prazo para alguma coluna.

Claro que a minha receita não necessariamente se aplica a você, mas ela passa por 4 ingredientes principais:

1. Abertura. Para você pode ser se permitir ir tomar café na esquina, e não na térmica do escritório, para poder falar com pessoas diferentes. No meu caso é meramente reconhecer como “tempo produtivo”, e não como “mera vadiagem”, o período que passo observando e interagindo on-line com outras pessoas que têm interesse nos mesmos temas que eu cubro. O que elas estão falando ou perguntando em seus blogs, no Twitter, no MSN, etc. é um material riquíssimo para identificar pautas de interesse, e muitas vezes é a síntese do interesse real do público naquele momento.

 

2. Revistas. Assinar, comprar, folhear na banca. Não só as que são de óbvio interesse para meu tema: vocês não têm ideia de quantas vezes uma revista sobre carros ou uma matéria do futebol geraram a ideia para um post sobre produtividade ou comunicação por aqui... Quando falta ideia para um texto sobre Mac, muitas vezes acabo indo folhear alguma revista sobre camping ou sobre marcenaria (graças ao Zinio, minha fonte de revistas sobre quase qualquer tema), porque já me acostumei ao fato de que o subconsciente não precisa de informações relevantes, ele precisa é de espaço para a inspiração chegar.

 

3. Amplitude. Entender que o tema do BR-Mac, por exemplo, não precisa ser só o que acontece nas telas dos Macs e iPads, mas inclui também tudo o mais que interessa coletivamente à maioria dos usuários de Macs e iPads – pode até ser uma dica de importar acessórios, ou sobre uma nova revista que trata do assunto. Restringir temas restringe também as ideias.

 

4. Anotar. Quem poupa tem, e quem anota lembra. A ideia que você teve enquanto molhava as plantas e que poderia salvar a justificativa daquele projeto que será apresentado na semana que vem pode não sobreviver se você não anotá-la desde hoje, com todos os detalhes.

 

Além disso tudo, tem as características ambientais: o silêncio ou a música certa, a companhia ou a solitude, o conforto ou o necessário grau de desconforto que muitas vezes leva à criação artística, e tantos outros fatores que variam de pessoa para pessoa - e que você deveria tentar identificar como funcionam para você.

Como diz a música dos Titãs, as ideias estão no chão, você tropeça e acha a solução. Mas isso só acontece se você tiver tempo de caminhar, e condições de reconhecer e recolher uma boa ideia na hora em que tropeça nela!

Todos os dias temos uma série de pendências a resolver, e geralmente a eficiência sai ganhando quando conseguimos ir tratando uma por uma, sem tentar fazer tudo ao mesmo tempo.

Já vimos, em um artigo recente sobre o processamento das atividades à luz do GTD, que de modo geral, quando temos uma lista de tarefas na qual sabemos que tudo o que consta nela precisa mesmo ser feito – a não ser que haja questões de prioridade exigindo uma determinada ordem – é perfeitamente possível tratar as pendências na ordem em que elas se encontram, poupando assim uma tarefa adicional de analisar a lista para poder fazer cada nova escolha: basta pegar o que está no topo da pilha, ou mais à mão, completar, e pegar o próximo item na mesma ordem.

Mas existem exceções, e uma delas é causada por um fator em especial: o nosso apego ou rejeição a cada uma das tarefas pendentes.

 

Por onde começar?

Às vezes, mesmo quando trabalho sozinho e sem interrupções, o meu dia vai ficando cada vez mais estressante, e eu não percebo a razão imediatamente.

Mas no momento em que a ficha cai, tudo fica claro: a causa é uma pendência importante e complicada que eu estou deixando para o fim da fila sem perceber – e, conforme o tempo passa, ela vai ficando mais iminente e ameaçadora.

Pode ser aquele telefonema que eu preferiria não fazer, um relatório que preciso escrever com dados que não serão fáceis de obter, uma burocracia necessária mas claramente inútil, ou alguma tarefa doméstica chata, como limpar a geladeira.

Num caso como este, a pendência já foi identificada antes, talvez até anotada, não poderá ser deixada para amanhã, mas mesmo assim eu percebo que estou adiando.

No momento em que percebo isso, a solução para salvar o resto do dia é simples: mover esta tarefa para o início da fila.

Depois que eu faço isso, e resolvo a pendência, o sapo terá sido engolido, estarei livre, e a partir daí é como se o resto da agenda ficasse mais leve: simples e acessível.

 

A decisão consciente no início do dia

No começo do dia é mais fácil fazer isto, porque em geral é o principal momento em que você faz uma escolha consciente sobre qual a ordem que irá dar às suas atividades.

Se engolir o sapo vai ser inevitável, o melhor é livrar-se desta tarefa logo de uma vez, talvez até mesmo adotando - quando possível - a técnica Marta Suplicy durante ela.

Mas vale lembrar que esta não é a única alternativa: se o seu dia costuma demorar até engrenar, você pode tentar mudar isso colocando tarefas agradáveis ou rápidas no começo da fila, adequando assim a produção ao seu momento, e usando a sensação positiva causada pelo completamento delas para gerar impulso.

Não existe uma resposta certa única: a literatura sobre produtividade pessoal tem conselhos conflitantes. Alguns autores recomendam iniciar pela tarefa com resultado mais importante, outros sugerem começar pela tarefa inadiável mais indesejada ou difícil, e outros ainda sugerem começar por tarefas fáceis e rápidas, para "ganhar impulso" e se motivar.

Você precisa escolher a que mais se adapta ao seu estilo, ou simplesmente conhecer os critérios acima para escolher o que fazer a cada caso – que provavelmente é a alternativa com mais Efetividade ;-)

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Este artigo de Augusto Campos é integrante da série do Efetividade.net sobre o método GTD de produtividade pessoal, baseado no livro A Arte de Fazer Acontecer, de David Allen. Adotado como referência em produtividade pessoal, o GTD prevê uma série de requisitos e procedimentos para aumentar a capacidade de produção pessoal sem ampliar o stress, baseado em uma premissa simples:  criar uma base de organização mental e do ambiente para poder deixar o trabalho fluir sem necessidade de intervenção consciente no gerenciamento da seqüência de tarefas.