Volta às aulas é tempo daquela sensação mista, de expectativas positivas somadas a novas obrigações, horários e avaliações.

Mas ir bem nas aulas pode ser mais fácil. Olhe ao seu redor na sala de aula e você verá vários colegas que têm bom desempenho e visivelmente se esforçam menos que você - e nem estou falando dos CDFs e daquelas raras pessoas que têm tempo e disposição para se dedicar integralmente aos estudos, mas sim de quem descobriu os truques para estudar melhor com menos esforço.

Volta às aulas

Claro que o conjunto de truques é diferente para cada pessoa, de acordo com a disponibilidade, os objetivos, as condições ambientais, etc. Mas você também pode estudar com mais efetividade, e pode começar escolhendo quais das dicas abaixo podem ser aplicadas à sua vida escolar.

O Efetividade.net, como faz todos os anos, revisita as dicas para ajudar você a se dar bem nas aulas e nas provas. Veja abaixo a lista, e participe comentando ou oferecendo suas próprias dicas na área de comentários!

Aproveite

Por mais que tudo pareça difícil enquanto você está cursando, a tendência é que mais tarde você vá encarar regularmente desafios bem mais complexos do que o professor que não vai com a sua cara e o exame que tem regras com as quais você definitivamente não concorda.

Saber diferenciar o que justifica esquentar a cabeça e o que você pode deixar passar é um desafio em qualquer etapa da vida, mas ter em mente os seus objetivos pode ajudar a direcionar.

Para focalizar melhor seus esforços pode valer a pena procurar conscientizar-se de que tirar nota máxima em tudo não é garantia de futuro para boa parte das carreiras, e que talvez valha a pena encontrar um ponto de equilíbrio entre a busca das notas altas e o aproveitamento das oportunidades de coletar conhecimentos, experiências e contatos que terão valor real na vida posterior mas não contam pontos para o semestre.
 

Não confunda o seu material com o seu aprendizado

Aprender é algo que acontece dentro da sua cabeça, e não nas folhas do caderno. Um caderno que serve como ferramenta de aprendizado vale mais que um caderno com páginas bonitas. Rabisque, rasure, faça setas cruzando a página, ou o que for necessário para entender e registrar os conceitos.

Não adianta ter 20 canetas diferentes e o caderno mais completo da turma, se você não entender o que está escrito, ou se apenas copiar algo que não compreendeu e que na hora de voltar a estudar não lhe dirá nada.

E nunca esqueça: o importante não é a beleza da letra, nem quantas páginas você escreve, mas sim o quanto estas anotações conseguirão ajudá-lo na hora de rever ou estudar o conteúdo. Dizer muito em poucas palavras e conseguir entender um assunto a partir de uma anotação anterior são habilidades valiosas para toda a vida.
 

Quem anota direito na hora pode estudar bem menos depois

Experimente tomar notas à mão: escrita não é sinônimo de edição de texto, e não necessariamente as outras alternativas (confiar na apostila, gravar a voz do professor, pegar emprestado o caderno do colega, digitar em sala de aula, etc.) farão você ganhar tempo, no saldo geral - isto porque a escrita manual amplia a memorização imediata e definitiva e o entendimento, reduzindo portanto a necessidade de voltar a estudar o mesmo assunto depois.

Minha sugestão é ter sempre um bloco ou caderno para anotações livres (veja também: "Gerenciamento de anotações e referências: as ferramentas preferidas dos leitores"), acostume-se a anotar nele os conceitos interessantes (e não apenas "copiar tudo que o professor escrever no quadro"), e coloque data, título e matéria no topo de cada página. Não arranque páginas deste caderno, pois a associatividade da sequência em que as informações são anotadas também é uma ferramenta poderosa na hora de lembrar do conteúdo, mesmo inconscientemente.

Aproveite a associatividade enquanto anota, procure sempre encontrar padrões e pontos em comum entre os tópicos do seu estudo, e associe-os mentalmente a imagens claras e vívidas. Se você fizer estes relacionamentos durante a aula, fica mais fácil relembrar cada um dos tópicos, pois você pode seguir – mesmo inconscientemente – a cadeia de ligações, como ensinam nos cursos de memorização. É assim que às vezes lembramos da resposta de uma questão da prova no momento em que lemos outra pergunta, por exemplo.

Uma página de anotações pelo método Cornell

Dica extra I: o método Cornell de anotações adapta-se a qualquer caderno, e facilita a consulta posterior.

Dica extra II: Passe a limpo suas anotações! Aproveitar alguns minutos do seu tempo de estudo para escrever no mesmo dia, ou no dia seguinte, pela segunda vez (agora pode ser à mão, no computador ou onde você preferir), os mesmos conceitos anotados durante a aula, organizando-os, analisando e já sintetizando. É rápido, favorece a memorização e o entendimento, e pode reduzir ainda mais a necessidade de horas adicionais de estudo na véspera da prova.
 

"Quem sabe, faz - quem não sabe, ensina"

Faça como os profissionais: ensine para aprender. Após ter estudado, encontre algum colega que entenda menos do que você sobre o assunto da prova, e procure explicar a ele alguns dos conceitos básicos.

Organizar mentalmente o assunto, verbalizá-lo, vocalizá-lo e ouvir o feedback do colega são atividades que ajudam a solidificar os fundamentos do seu próprio conhecimento, a correlacioná-los, e até a identificar os pontos que você precisa revisar. E ainda por cima pode ajudar o colega.

Se a falta de um colega interessado tornar impossível fazer o serviço completo, há alternativas, como blogar expondo o tema, criar sua própria apostila a respeito, ou até tentar o desafio de fazer caber em 1/4 de página o resumo completo do assunto.

Você deve ter notado que a dica acima é praticamente a receita de como fazer a cola perfeita para as suas provas, mas o próprio ato de sintetizar, estruturar e expor (ainda que seja só para o papel) o conteúdo que você precisa entender fará com que o uso de uma cola se torne desnecessário.
 

Encontre o ambiente certo para estudar

Dentro das suas possibilidades, encontre um lugar com temperatura e iluminação adequadas, sem ruídos externos, sem tentações que o distraiam ou afastem do estudo, com os recursos necessários, e com espaço suficiente para espalhar seu material.

Procure estudar sempre no mesmo local - o cérebro é uma máquina associativa, e se ele associar o ambiente aos atos de estudar, de produzir e de reter informações, você só tem a ganhar.

Dê uma olhada nos nossos artigos sobre home offices para garimpar algumas dicas que se adequem às possibilidades de melhoria do seu ambiente de estudos!

Dica extra: Experimente ouvir música! Os padrões musicais ajudam a cancelar o efeito dos ruídos externos, e para algumas pessoas podem ajudar na memorização - ao associar os conceitos com a música que estava tocando na hora, o cérebro pode recuperar a informação a partir deste mesmo estímulo. Para mim sempre funcionou bem: "ah, isso aqui eu vi quando estava tocando aquela do Led Zeppelin..."

Se isso funcionar para você, saiba que não existe um estilo musical "certo": uns preferem Bach, outros preferem Chico Buarque. Para mim funciona muito bem: estudei para muitas provas da graduação ouvindo Nirvana ou com o rádio sintonizado em alguma emissora especializada em "música de sala de espera", e conseguia "puxar" conceitos na hora da prova ao tentar lembrar das músicas que tocaram enquanto eu estudava.
 

Gerencie seu tempo

O fundamental é ter e manter uma agenda. Não importa a tecnologia: pode ser um simples caderno ou bloco, uma agenda de papel, um smartphone, a lista de compromissos do seu celular, um site (como a agenda do Google), ou o que quer que funcione para você (dica: "Gerenciamento de tarefas e pendências: as ferramentas preferidas dos leitores do Efetividade").

O importante é que você não esqueça dos prazos de seus compromissos escolares importantes. Se a sua opção de agenda tiver como avisá-lo ativamente sobre os compromissos, tanto melhor - diminui a chance de esquecer de preparar um trabalho ou estudar para algum exame.

Uma forma de aumentar o tempo disponível é acostumar-se a acordar cedo mesmo quando você não é obrigado. Assim você ganha mais tempo para realizar seus compromissos escolares, e para aproveitar depois de completá-los!

Dica extra: sempre esteja presente à primeira aula de cada uma das matérias em que você se matriculou. Nela o professor geralmente apresenta o programa da disciplina, as principais datas, o método de exposição e de cobrança, etc. - costuma ser a única oportunidade de poder entender o que está por vir, e de tomar boas anotações que permitirão se planejar nos meses seguintes.

Muitas vezes na minha experiência de anotar o que o professor diz na primeira aula eu descobri, na hora de estudar para uma prova ou fazer um trabalho, que as minhas anotações iniciais da matéria permitiam saber o que seria mais cobrado e merecia ser melhor estudado ou enfatizado. Fora a vantagem de não ser pego de surpresa por um trabalho final de disciplina sobre um assunto para o qual você teria oportunidade de se preparar mas não fez porque preferiu ficar na cantina e levar uma falta...
 

Faça o que tem que ser feito

Não deixe para quando for tarde demais: a urgência de amanhã corresponde a algo que você não fez hoje quando precisava.

Quantos trabalhos não foram entregues porque foram deixados para a última noite do prazo e a impressora estava sem tinta depois do fechamewnto da última loja de suprimentos! Cada aluno pensa que é só com ele, e fica indignado ao ver que o professor pouco se comove com as circunstâncias, mas o fato é que a síndrome do estudante (nome técnico do comportamento de deixar as obrigações para a última hora) é fácil de ser percebida.

Se você adiar uma tarefa, estudo ou visita à sala do professor, vai ter de fazer do mesmo jeito e com mais pressa num momento menos conveniente e com menos alternativas, ou não vai conseguir completar o curso com o sucesso que poderia ter.

Saiba sempre quais são suas obrigações, e planeje seu cumprimento para poder fazer tudo com menos esforço. Deixar para a última hora torna o trabalho mais difícil e arriscado. "Just do it", "Keep walking" e outros slogans de produtos famosos são bons resumos para o que você precisa fazer se quiser alcançar os melhores resultados.

Mas não force: estudar apenas na véspera, ou passar a noite estudando, são maneiras ineficientes de tentar reter a informação. Você pode ir melhor na prova, estudando menos horas, se fizer força para entender os conceitos durante as aulas, e procurar memorizá-los logo após aprender, e não apenas na véspera dos prazos-limite.
 

Sem exageros

Não exagere no número de horas de estudo: o que vale não é o esforço, e sim o resultado em termos de aprendizado e avanço. Não deixe o exagero e o stress atrapalharem, nem se sinta pressionado a estudar muito: você precisa é estudar bem.

Deixar o stress ou o cansaço suspenderem um plano de estudos previamente traçado, ou acabarem com a sua capacidade de reter conhecimento, pode ter consequências sérias.

Vale muito mais a pena criar um plano de estudos conservador, adequado a você e ao seu objetivo, e eventualmente ajustá-lo conforme a situação for progredindo.

E nunca esqueça da necessidade de lazer e descompressão. Dedicar-se aos estudos sempre pode exigir abrir mão de algumas coisas, mas se você ficar todo o tempo debruçado sobre os cadernos não vai se manter motivado por muito tempo.

Programe pausas e saiba quando realizar um intervalo emergencial não-programado para evitar a sobrecarga. Na pausa, abra o MSN, cozinhe, passeie, ande de bicicleta, acesse a web, visite algum amigo, e tire os estudos da cabeça. Em compensação, evite manter atividades paralelas que prejudiquem a concentração durante o estudo: em especial, evite estudar com o Facebook, o Twitter e o MSN como companheiros, por melhor que seja a desculpa racional que você encontrar - distrações e interrupções fora do seu controle atrapalham. Estude melhor, e você terá mais tempo livre depois.
 

Foco no objetivo

As pessoas estudam por uma razão: pensando no mercado de trabalho, na sua carreira, em conseguir ser aprovado em um teste importante, conseguir uma vaga na universidade desejada, etc.

Para manter-se motivado, portanto, lembre-se sempre da razão pela qual você está estudando.

Se você não está ali por opção, não encontrará motivação para ir bem. É provável que o ambiente escolar não esteja sempre a seu favor. Mesmo assim, mantenha em mente os motivos pelos quais você está estudando, e avance na direção dos seus objetivos.

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Que tal gerenciar todas as suas tarefas e pendências a partir de um único arquivo em formato TXT que resida no Dropbox, em um formato simples que pode ser editado em todos os computadores que você usa, mas suficientemente estruturado para poder ser lido e processado por um aplicativo de apoio com versões para iPhone e iPad, Android e para o seu computador?

Admito que o uso de arquivos TXT não é uma opção com grande apelo junto a usuários finais, mas usuários com aptidão tecnológica (programadores, DBAs, administradores de sistemas e similares) frequentemente recorrem a este expediente devido a algumas vantagens inerentes.

E as vantagens são variadas: pesquisável, portável, leve, fácil de ler e de manipular. Duas delas me atraem de forma mais destacada: arquivos TXT têm a vantagem da compatibilidade simultânea com múltiplas plataformas e de não ficarem obsoletos devido à evolução dos aplicativos.

Quem já encontrou um arquivo de dados feito há poucos anos e não conseguiu acessá-lo porque a versão do software que o criou não está mais disponível conhece bem este drama da obsolescência.

Por outro lado, pequenas diferenças entre as plataformas podem dificultar a compatibilidade até mesmo dos arquivos TXT, embora os editores de texto mais robustos reconheçam e tratem indistintamente os arquivos gerados com as convenções de codificação e de terminação de linha adotadas pelo Unix, Windows e Mac.

O uso de um bom editor de texto é recomendado, portanto, mas o todo.txt conta com aplicativos (no Terminal do OS X e do Linux – ou do Windows com o Cygwin –, no Android e no iPhone) que permitem usá-lo de forma plena sem chegar a precisar editar o arquivo em si.

Todo.txt, nascido no Terminal e criado nas linhas de comando

O gerenciador de tarefas todo.txt surgiu em 2006 como um script Bash (para Linux, Mac e outros sistemas compatíveis) que tinha a proposta de ser capaz de gerenciar tarefas e pendências armazenando-as em um arquivo TXT unificado e que também pudesse ser lido e editado pelo usuário, se desejasse, em seu editor favorito.

Por gerenciar as tarefas e pendências, entenda-se realizar uma série de operações que nem sempre estão disponíveis em meros mantenedores de listas, incluindo:

• acrescentar uma nova tarefa, descrevendo-a livremente
• priorizar as tarefas em níveis
• definir e aplicar contextos
• categorizar em projetos
• fazer consultas estruturadas sobre pendências em prioridades, contextos e projetos

Além dos já mencionados dados sobre descrição, projetos, contextos e prioridades, o sistema considera ainda detalhes como o status de cada tarefa (pendente ou não), data da criação, data do completamento. O usuário ainda pode adotar convenções de uso que permitem registrar (e pesquisar) prazos de completamento e flags de estados adicionais, como "delegação" ou "aguardando".

O todo.txt tem pedigree: foi criado por Gina Trapani, fundadora do site Lifehacker, referência internacional em produtividade pessoal. Mas além da notoriedade da autora, sua simplicidade, desempenho e capacidade fizeram com que logo surgisse uma comunidade de interessados em agregar funções ao sistema (que é em código aberto).

Todo.txt no Android

Uma versão Touch do Todo.txt, que sincroniza os dados com o seu computador via Dropbox, está disponível para o Android (e também na Amazon AppStore).

Não me parece que uma interface touch como a de um smartphone atual seja o modo ideal de fazer a entrada de dados completa de qualquer sistema de tarefas e pendências quando há a alternativa de fazê-la em um computador com teclado completo, mas fazer a entrada abreviada conforme as informações vão surgindo é interessante, e depois você pode complementar e editar ao chegar na sua base e ter acesso ao computador - e é neste ponto que a sincronização automática via Dropbox se torna atrativa.

Complementarmente, o smartphone é uma ferramenta ideal para os demais usos da lista de tarefas no momento da execução: filtrando e priorizando as pendências de acordo com o seu contexto do momento (no trabalho, em casa, em viagem, etc.) ou com o projeto que estiver em execução, ele permite localizar a próxima ação rapidamente, com filtros e ordenações facilmente configuráveis.

Todo.txt no iPhone e iPad

A adição mais recente à família Todo.txt é o app para iPhone e iPad.

A sincronização automática via Dropbox continua a ser o ponto forte, pois permite acessar os dados nos dispositivos móveis quando você estiver em deslocamento, e mesmo assim contar com o conforto de um teclado tradicional para manipular os detalhes das suas tarefas quando você estiver próximo ao computador.

A interface está longe dos padrões de beleza plástica típicos da plataforma, mas os recursos essenciais estão todos presentes: sincronizar, consultar, adicionar, priorizar, editar, etc.

Indo além

O site oficial do Todo.txt tem todas as informações sobre as versões oficiais dos aplicativos, as versões adicionais desenvolvidas pela comunidade, as opções permitidas no formato do arquivo e muito mais.

Para quem tem o interesse em usar a versão pela linha de comando, recomendo dar uma boa olhada no documento de dicas e truques, que apresenta detalhes adicionais como facilitar o acesso remoto, permitir a colorização das tarefas por prioridades, o completamento automático de nomes de projetos e contextos e mais, usando os recursos do Bash e de outras ferramentas já presentes no seu sistema.

Pessoalmente adoto o Wunderlist, do qual sou usuário satisfeito no que diz respeito a tarefas e pendências. Mas as vantagens do formato TXT têm apelo forte o suficiente para me fazer considerar uma possível migração no futuro, e vou ficar de olho na evolução da versão do Todo.txt para iOS.

pelo autor convidado Luciano Larossa, do site Escola Freelancer

Recentemente passei a trabalhar apenas em casa, nos meus sites e blogs. Uma situação que há muito tempo procurava, até para fugir um pouco à rotina e poder gerir o meu tempo de um modo mais eficaz. Por mais que queiramos manter a nossa produtividade num escritório, acabamos sempre por ser interrompidos por outras pessoas quando trabalhamos em grupo. É um telefonema que chega ou um cliente que precisamos ouvir, tornando o objetivo de ficar completamente focados numa tarefa, algo difícil de realizar.

Mas produzir em casa não tem apenas benefícios e tenho lidado com alguns problemas neste meu dia-a-dia de blogueiro a tempo inteiro. Apesar de considerar mais simples a conclusão das tarefas ou mesmo o cumprimento do que tenho planejado para o longo do dia, existem alguns fatores que ainda fogem do meu controle. Por pouco tempo, mas acredito que para quem começar este estilo de vida como eu, terá sempre que se confrontar com estes problemas.

A principal é mesmo a parte da manhã. Isto porque o fato de não termos efetivamente horário para começar a trabalhar, acaba por nos deixar um pouco mais expostos a podermos ficar mais uns minutos na cama ou demorar um pouco mais no café da manhã. Para quem sente estas dificuldades, hoje vou-lhes deixar alguns conselhos do que tenho feito para ter uma manhã mais produtiva.

Definir o horário de acordar

Acho este ponto crucial. Nos primeiros tempos tentei acordar sem despertador. Uma tarefa sem êxito, visto que o meu corpo nem sempre se mostrou disposto a despertar à mesma hora, acabando por condicionar o resto do meu dia. E não adiante ter aquele pensamento de compensar o tempo perdido pela manhã com mais trabalho pela noite dentro. Simplesmente não resulta.

Por isso, defini um horário pela manhã para acordar e, de um modo bastante disciplinado, levanto-me religiosamente à hora que tocar o meu despertador.

Adotar uma rotina

Outra das táticas que comecei a utilizar foi ter uma rotina pela manhã. Ou seja, todas as vezes que me levanto a minha prioridade é fazer a minha corrida matinal. É um modo de despertar o meu corpo para o dia de trabalho e ficar mais ativo. Depois de um bom banho, parto para o café da manhã, começando apenas depois a escrever para os meus sites.

Manter uma lista de tarefas

Trabalhar em casa como freelancer acaba por ser algo confuso quando não sabemos efetivamente por onde começar. Vou responder aos emails ou verificar as visitas no dia anterior? A melhor forma que encontrei foi fazer uma pequena lista, de modo a priorizar aquilo que era mais importante e começar por esses pontos durante a manhã. Conforme vou terminando as tarefas, risco-as do meu Moleskine. Também é uma boa opção registarmos ideias de negócio que venham surgindo.

Definir o local de trabalho

Escrever os meus textos na sala foi algo que não resultou comigo. Isto porque me sentia tentado a ligar a televisão ou abrir a geladeira cada vez que uma tarefa me parecia mais complexa, acabando por adiar constantemente esses trabalhos. Por isso, reservei um dos quartos e fiz um pequeno escritório. Neste local, sei que apenas entro para trabalhar, deixando a sala para descansar.

Fomente a concentração nas primeiras horas

Quando comecei a trabalhar em casa, verifiquei que as outras pessoas têm dificuldade em ver isso como um trabalho normal, pensando que estamos disponíveis a qualquer hora para ir beber um café ou almoçar num restaurante. Para evitar isso, defini que o meu celular e o Facebook estão desligados durante a parte da manhã, não permitindo desconcentrações e para que fique focado neste período essencial, que são as primeiras horas do dia, aumentando consideravelmente a produtividade.

Use a noite para impulsionar o início do dia

Para começarmos um dia da melhor forma, é essencial que a noite anterior termine da melhor maneira. Para isso, também defini uma hora para me deitar, de modo a que consiga dormir oito a nove horas, pois o tempo de duração do meu sono acaba tendo grande influência na minha produtividade. Músicas para relaxar e desligar o celular durante a noite podem ajudar muito neste caso.

Sei que definir todos estes pontos pode parecer que não tenho controle sobre o que devo ou não devo fazer. Mas para quem começa trabalhando em casa, sabe que é muito fácil ceder à tentação de ir bater um papo com os amigos ou ficar um pouco mais na frente da televisão. E esses momentos não devem fazer parte do seu dia-a-dia. Ou pelo menos de um modo tão rotineiro como acontece com alguns aspirantes a trabalhadores na internet a tempo inteiro.

Ter os seus princípios e definir uma rotina é essencial, principalmente para quem quer viver a longo prazo através de um computador e de uma ligação à internet.

Eu não compartilho do sonho do "escritório sem papel", assim, em termos absolutos. Mas um "escritório com bem menos papel" é uma meta que há muito tempo eu buscava definir, e pretendo avançar nela ainda mais em 2012, com novas ações que começaram a ser tomadas no último trimestre de 2011.

São passos simples que você também pode adotar, dos quais já estou colhendo resultado, e que ocorrem completamente sem prejuízo da continuidade do meu bloquinho de anotações, de algumas revistas que prefiro ler em edição impressa e dos registros originais necessários à minha segurança jurídica e fiscal.

Antes de começar a detalhá-los, uma observação: ao embarcar em um projeto de mudança desse tipo, é bom ter clareza sobre a finalidade (ecologia? organização? preservar espaço? etc.) para aí tomar os passos adequados. Por exemplo, se a finalidade for ecológica, não basta reciclar os papeis que chegam: o ideal é garantir que eles não cheguem mais, preservando assim também os recursos naturais necessários à sua produção e logística.

Minha intenção

Para mim o aspecto ecológico entra na jogada colateralmente: não gosto de desperdício, e muito do que recebo em papel só pode ser classificado assim, pois nem mesmo chego a ler, embora muitas vezes arquive. Também há conteúdos que recebo em papel e que preferiria ler (ou arquivar) no computador, sem que a existência de um original impresso me ajude em nada.

Mas a minha principal motivação para reduzir a chegada e armazenamento de papel diz respeito à organização. Graças a um arquivo bem estruturado no meu home office, não tenho maior dificuldade em encontrar os documentos que guardo, quando preciso deles.

Só que no meu caso é muito espaço e esforço para pouquíssimo uso prático, e em quase todos os casos práticos, uma cópia digital do documento (bem mais fácil de armazenar e de pesquisar) me bastaria, quando preciso dela.

Escritório sem papel: como fazer

A primeira etapa é o diagnóstico: uma análise de quais os papeis que você recebe e poderia deixar de receber, ou (mais frequentemente) que poderia receber em outros formatos, bem como dos papeis que hoje ocupam o seu espaço e poderiam ser descartados.

A partir da análise você pode traçar o plano de ação em 3 grandes vertentes, sempre atingindo apenas os papeis desnecessários ou substituíveis:

1. Descarte: como dar sumiço nos papeis que já estão armazenados
2. Bloqueio: como reduzir a chegada de novos papeis
3. Fluxo: como lidar com os papeis que continuarem a chegar, e com os seus substitutos digitais

Eu optei por colocar o plano em prática aos poucos (ao longo de 4 meses), porque várias das etapas necessárias são trabalhosas e chatas, prejudicando a motivação se eu tentasse fazer tudo de uma vez. Está dando certo para mim, mas recomendo que você encontre seu próprio ritmo.

E o resultado é o esperado: o escritório não ficou (nem ficará) sem papel, mas já ganhou bastante espaço que antes era ocupado por papeis, já tem novas rotinas de armazenamento e recuperação de documentos, e já recebe bem menos papeis mensalmente.

Parte 1: Descarte

Quando comecei o projeto, em outubro, meu escritório era quase um templo em honra ao papel. Das 10 prateleiras de suas estantes, 8 serviam apenas para suportar papéis, na forma de livros, revistas, documentos, comprovantes, etc.

Durante boa parte do primeiro mês do projeto, me dediquei a reduzir esta presença. Os passos principais foram:

1. Identificar livros que eu não precisava mais manter: gosto muito de ler e de ter estantes com livros à mão, mas tenho (e uso) cópias digitais de boa parte dos livros técnicos que eu mais consulto, e outra parte do meu acervo técnico era consultada tão raramente que não justificava sua permanência, considerando que eu tinha a alternativa de disponibilizá-los para a biblioteca de alguma escola técnica, multiplicando a sua utilidade.

   Assim, montei um rápido processo seletivo para escolher uma escola interessada nos meus livros, e a selecionada veio buscar várias caixas cheias de papel impresso com informações que serão muito mais úteis aos seus alunos do que eram para mim. Doei várias obras literárias para a biblioteca do meu bairro também, e pude reorganizar as estantes, liberando 4 prateleiras para outras finalidades.

2. Podar meu arquivo de revistas: Sou um leitor voraz de revistas, mas não tenho o hábito de manter coleções completas de nenhuma delas, embora arquive organizadamente as minhas revistas que tenham algum conteúdo que possa servir de referência futura.

   

   Os anos se passaram e essas revistas foram se acumulando. A foto acima mostra (na prateleira superior) os meus revisteiros em 2009, e em outubro do ano passado eles já estavam na metade da prateleira abaixo também. Mas a realidade prática é que o interesse de referência de boa parte das revistas (especialmente as de tecnologia) se esgota após algum tempo, e assim uma boa revisão, realizada em algumas horas de trabalho (permitindo tempo para folhear com calma quando havia dúvida) produziu uma grande redução: hoje as revistas ocupam só metade da prateleira superior, alguns exemplares com interesse histórico foram doados para uma biblioteca, e muitos outros para uma escola infantil, onde devem estar sendo criteriosamente recortados ツ

3. Racionalizar arquivos de documentos: Eu já estava bem encaminhado neste quesito, mas consegui liberar algum espaço revendo a aplicação das minhas práticas, que resumo a seguir.

   O tempo de guarda de documentos é assunto sério e que não detalharei, mas vale destacar que boa parte dos registros podem ser descartados com segurança 1 ano após o término de sua utilidade prática, mas de modo geral só se descarta os papéis com interesse fiscal (leia-se taxas e impostos) no sexto ano, pode ser do seu interesse guardar perpetuamente (ou ao menos por 20 anos) o que for de interesse trabalhista ou previdenciário, e alguns documentos (como os referentes a contratos em vigor, os acadêmicos, os de registro civil, os históricos, etc.) simplesmente não devem sair da sua guarda.

   

   As normas atuais sobre boa parte das contas que recebemos exigem que quem cobra entregue anualmente um comprovante de quitação sobre o ano anterior, que permite descartar os comprovantes que substitui. Quanto ao restante dos papeis comprovando pagamento de transações comerciais, como tenho espaço para arquivo morto na garagem, separo os de cada ano em uma pasta ou caixa como a da foto acimae adoto a regra de tratar todos como se fossem de interesse fiscal, me permitindo assim o descarte da caixa inteira no sexto ano. Meus documentos sobre contratos e outros direitos e compromissos são mantidos em um arquivo de pastas suspensas enquanto estão ativos, e vão para uma caixa específica de arquivo morto na garagem (que não tenho planos de descartar) quando expiram.

   E os documentos de registro civil, acadêmicos, previdenciários, trabalhistas etc. ficam em pastas próprias, dentro de uma caixa específica, sempre à mão no escritório, e não serão descartados.

Parte 2: Bloqueio

O descarte de papel anteriormente presente no meu home office já deu um grande alento, mas se providências adicionais não forem tomadas, o papel continuará chegando no mesmo ritmo que antes, e logo voltará ao mesmo nível.

No meu caso, a chegada de papeis foi bloqueada (onde aplicável) com a substituição por meios digitais. Veja como eu fiz:

• Para os livros: alguns continuam sendo lidos em papel, e provavelmente continuarão por um bom tempo. Mas no meu caso, estes são a rara exceção: eu sou um dos clientes que ajudaram a Amazon a passar a vender mais ebooks do que livros em papel desde o ano passado, e não sinto falta: pelo contrário, tenho achado mais prático ler livros na tela do que folheá-los, e isso vale para obras de ficção e não-ficção, incluindo livros técnicos. Ou seja: meu acervo de livros continua a crescer, mas ocupa espaço digital, e não prateleiras - e zero papel. E as exceções, quando há, são bem-vindas também.
   

  

• Para as revistas: No caso delas, o uso de mais técnicas de diagramação, a presença mais constante de ilustrações e até mesmo o formato físico me fazem preferir as edições tradicionais em papel.

  Mesmo assim estou substituindo-as aos poucos, conforme as assinaturas em papel expiram, sempre que há a possibilidade de assinar suas edições digitais pelo Zinio. Também haverá exceções, e serão bem-vindas.

• Para os boletos e comprovantes: de todas as operações aqui descritas, esta foi a mais chata de todas: para cada boleto recebido regularmente, descobrir como fazer para colocá-los em débito automático e recebimento do comprovante em formato digital. Deu trabalho, exigiu várias ligações, criação de logins com procedimentos complicados em sites, uma visita a uma agência para assinar uma autorização, mas deu certo para a maioria das contas que eu recebia em papel mensalmente: telefone fixo, celular, plano de interurbanos, internet, TV a cabo, plano de saúde e mais.

  Agora eles são arquivados em uma pasta no computador, com nomes de arquivos fazendo referência clara ao seu conteúdo e data, e complementados pela rotina mensal de acessar o extrato dos pagamentos automáticos realizados pelo banco, conferi-lo e armazenar uma cópia na mesma pasta.

No caso dos papeis indesejados que chegam pelo correio e que eu não posso solicitar eficazmente que parem de me enviar (catálogos, publicidade, campanhas etc. que não me interessam), o uso de um triturador doméstico é ao mesmo tempo prático, ecológico (porque tende a evitar a maior parte da mistura do papel reciclável com outros materiais) e faz muito bem à motivação do descarte imediato, sem risco do arquivamento inútil "para ver melhor depois".

Parte 3: Fluxo

Alguns papeis continuam a chegar, e os que foram substituídos por recepção digital também precisam ser processados.

No caso dos boletos e comprovantes que agora chegam via Internet, já relatei acima o procedimento que adotei. Para os colegas deles que continuam chegando em papel, resolvi eu mesmo me encarregar da digitalização com o scanner da minha multifuncional (usando um software que digitaliza, faz o OCR e salva na pasta certa, com um nome padronizado, ao toque de poucos botões), e aí armazenar o original diretamente na pasta de arquivo morto onde ele ficará nos próximos 5 anos, sem maiores classificações.

Mas estes documentos são realmente poucos, e acredito que a tendência é que diminuam a curto prazo, conforme os fusos horários de seus expedidores forem chegando ao século XXI.

Quanto às revistas e livros em papel, quase nada mudou. As alterações são a quantidade em que chegam, que se reduziu bastante, e o procedimento de arquivamento das revistas que opto por guardar: agora se a razão de eu querer guardar a revista for apenas um pequeno artigo, eu o digitalizo, guardo a referência, e dôo ou reciclo o exemplar junto com os demais.

Quanto aos demais documentos de guarda permanente ou de longo prazo, nada mudou para mim ainda, e não tenho pressa, mas tenho expectativa de que algum futuro scanner que eu venha a adquirir vá tornar cômoda o suficiente a operação de criar uma cópia digital de todos eles também (sem descarte do original, claro).

Complementando com as precauções

Você guarda os documentos e papeis porque tem a expectativa de precisar deles, ou porque há uma obrigação concreta de fazê-lo.

A substituição do papel por meios digitais não reduz essas necessidades, portanto exige precauções comparáveis às que seriam tomadas com o original em papel, tanto no manuseio quanto no armazenamento.

No meu caso, isso se traduz em uma cópia local, uma cópia on-line para acesso remoto seguro, mais o backup regular (em um disco externo) e backup criptografado on-line. Adote o procedimento que for adequado ao valor que você dá aos registros, mas de modo geral mantê-los apenas como o exemplar único no disco em uso no computador não é algo que eu classificaria como segurança suficiente.

Além disso, precauções como verificar se os documentos recebidos on-line estão legíveis e corretos, se os pagamentos foram realizados e há registro suficiente disso, se os documentos escaneados por você estão completos e com o nome certo, entre outros, são básicos e não podem ser deixados de lado.

Para completar, não recomendo embarcar nesta alternativa tão radicalmente a ponto de começar imediatamente a descartar originais em papel assim que os digitaliza. O original pode ter valor, e mantê-lo (em uma caixa ou outro recurso de arquivamento simples e que exija menos esforço e espaço que as tradicionais pastas suspensas) até ter certeza da plena validade jurídica das cópias digitais produzidas por você provavelmente vale a pena.

No planejamento pessoal, a estratégia, os objetivos e os processos são tão importantes como sempre, mas como quem planeja, executa e avalia é uma mesma pessoa, a objetividade na hora de definir as ações e as metas acaba sendo especialmente crucial, fazendo a diferença entre a execução e o "semana que vem eu vejo".

Como estamos no início do ano, muitos leitores estarão fazendo seus planejamentos para 2012, e - como sempre - a parte fácil é definir os objetivos gerais. Na hora de passar para o específico da execução, quando a intenção precisa virar esforço, o bicho pega.

Que tal tornar seu planejamento mais realizável? Pensar nas ações práticas (ou pelo menos nas primeiras delas) de cada objetivo, e em como avaliar na prática o seu grau de sucesso em cada um deles, pode ajudar bastante.

Para isso, veremos a seguir os atributos que você deve procurar nas ações e metas que inclui nos seus planejamentos pessoais

Ações

Quando definimos um plano pessoal, frequentemente caímos na armadilha de manter um grau de abstração muito elevado, anotando na lista de pendências só um resultado desejado, e não as atividades do mundo real necessárias para que cheguemos a eles.

Um exemplo prático: eu passei meses de 2011 com a seguinte pendência anotada no meu Wunderlist: "Cancelar recebimento de contas pelo correio e passar a receber pela Internet".

Parece uma ação? Não é, é um objetivo, ou no mínimo o resultado de uma série de ações encadeadas. E da forma como estava descrito, ele passou meses sem ser tocado, porque era amplo e complexo demais para ser colocado na agenda de qualquer dia.

Numa revisão semanal no início de dezembro, resolvi rever as ações pendentes há mais tempo, e ela estava lá, desafiadora. Foi só então que me ocorreu que eu havia cometido o clássico erro da abstração demasiada na hora de definir a ação.

A solução foi imediata e simples: identificar e registrar as ações encadeadas necessárias, que ficaram mais ou menos assim:

1. Reunir o exemplar mais recente de cada uma das contas que eu recebo pelo correio
2. Seguir as instruções para solicitar o recebimento on-line de cada uma delas, quando houver
3. Anotar a lista dos contatos das que não tiverem instruções
4. Entrar em contato com cada um deles e solicitar

Assim, após meses de inação, nos 2 ou 3 dias seguintes eu concluí os passos 1 a 3, e já em janeiro não vou receber em papel algumas das contas. A lista produzida no passo 3 está anotada no Dropbox e no meu celular, e já fiz algumas ligações do passo 4. Em breve a tarefa estará concluída (ao menos para as contas em que este serviço estiver disponível).

O exemplo clássico da importância de pensar em ações concretas, e não só em resultados, é dado por David Allen no seu livro Getting Things Done (GTD): a pessoa anota na lista de pendências que precisa fazer uma reunião com determinados fornecedores e parceiros, e ela acaba nunca ocorrendo, porque o que ela anotou é um resultado, e não a próxima ação que precisa de fato realizar.

A solução, naturalmente, é pensar sempre na próxima ação prática, e nas que a sucederão: definir pauta e objetivos, identificar locais, datas e horários disponíveis, agendar cada um dos que deverão estar presentes, etc.

O conceito de próxima ação é central ao GTD e a outros métodos de produtividade pessoal, e Allen o define assim: "a próxima atividade física e visível que seria necessária para fazer a situação caminhar rumo à sua conclusão".

Portanto, ao planejar seus objetivos pessoais, não deixe de ao menos elencar junto a eles as primeiras ações necessárias - e assim você escapará de objetivos abstratos demais, complexos demais, incompatíveis entre si, além de perceber melhor eventuais relações de dependência ou causa-efeito entre eles.

Metas

Os indicadores e suas metas permitem verificar o seu desempenho ao longo da execução de um plano, e ter um critério objetivo para verificar se cada um dos objetivos foi atingido.

Em um planejamento pessoal, o seu "eu planejador presente" frequentemente entrará em conflito com o seu "eu executor futuro", que infelizmente também é o seu "eu avaliador futuro", e às vezes aceita ser seduzido por subterfúgios que flexibilizam artificialmente o cumprimento da meta, e assim permite que a meta de "entrar em forma" seja cumprida pela compra de uma cinta modeladora, e a de "aprender inglês" seja encerrada ao comprar um aplicativo tradutor para o celular.

No papel de "eu planejador", contorne a tendência acomodadora do seu "eu futuro" definindo metas claras e objetivas, buscando atender aos seguintes critérios:

Definição completa: A meta deve estar registrada de forma a dizer não só qual o resultado a alcançar, mas também como e onde medir, quem vai medir e quando.

Vale o que está escrito: As definições das metas devem estar registradas por escrito de forma simples, e conjunto delas deve estar reunido, visível e compreensível por todos os envolvidos - quem vai executar, quem vai ser beneficiado ou afetado, quem vai avaliar - mas no caso dos planos pessoais, é possível que todas as listas se resumam a uma pessoa apenas: você.
 

Régua e compasso: A meta precisa ser mensurável de forma prática e objetiva, de tal forma que qualquer pessoa que faça a medição chega ao mesmo resultado, e à mesma conclusão sobre a meta ter ou não sido atingida. "Entrar em forma" não é uma boa meta, mas "perder 6 kg até junho" pode ser.

De olho no que interessa: Quando se trata de estratégia, geralmente a ênfase é em medir o resultado oferecido a quem se beneficia das atividades, e não o esforço dos envolvidos. Mas no caso dos planejamentos pessoais, em que planejador, executor e beneficiado frequentemente são a mesma pessoa, lembre-se de medir o seu envolvimento prático. Em outras palavras, medir só quantos quilos você perdeu não basta: pode ser importante para a sua motivação medir o percentual de refeições semanais em que você respeitou plenamente a dieta, ou o número de horas de exercício, por exemplo.

Com noção: Uma boa meta precisa ser plausível, ou seja, seu atingimento precisa ser visto como possível, dentro dos cenários de futuro mais realistas ou esperados. Definir metas inatingíveis ou que dependam de circunstâncias improváveis e fora do controle dos envolvidos não motiva, e reduz o impacto positivo das demais metas.

Com emoção: Não basta a meta ser plausível: ela precisa ser desafiadora, deixando claro que os resultados superiores desejados exigem fazer mais do que o trivial, com superação do que hoje já se pratica.

Executar e acompanhar

Planejar não basta: é necessário transformar em realidade. Eu tenho adotado com sucesso um método simples de produtividade pessoal chamado ZTD, cuja ênfase é na execução.

Nos 3 posts a seguir, apresento o essencial sobre o método e a forma como o pratico, que você pode investigar como forma de suporte ao seu próprio planejamento pessoal em 2012:

• ZTD: um jeito Zen (e minimalista) de buscar a produtividade pessoal
• Na prática: como eu uso o ZTD e o Wunderlist para ter mais produtividade pessoal
• ZTD minimalista: mais efetividade com revisões semanais

Feliz ano novo! Espero que em 2011 você tenha alcançado suas metas, e que para 2012 já tenha bons planos em andamento (se não tiver, na primeira semana do ano falaremos um pouco sobre como definir ações e metas).

Não sou grande fã do conceito de "resoluções de ano novo", porque geralmente as vejo serem tratadas só no campo dos desejos e intenções, e não no dos planos e realizações.

Pior ainda: elas adiam (para depois da virada, para depois das férias, para depois do carnaval, etc.) o que você diz que quer fazer, e ainda servem como desculpa para excessos de final de ano, afinal você "já resolveu" que no ano que vem isso vai mudar.

Para completar, a maioria delas é definida só como resultado, sem a ação associada: temos o "vou emagrecer 6kg" mas não o "vou fazer exercícios 4x por semana e vou comer menos na janta", encontramos o "vou aprender um novo idioma" mas não o "vou estudar 3x por semana e já me matriculei no curso".

Mesmo assim, se você é fã das resoluções de ano novo como fator motivador mesmo sabendo que todos os seus hábitos, seus conhecimentos e suas obrigações continuarão valendo assim que estourar o último dos foguetes na madrugada de primeiro de janeiro, que tal tentar fazer diferente em 2012?

Resoluções que resolvem

Não é necessário ser nenhum gênio do gerenciamento de projetos para aumentar as chances de a sua resolução de ano novo dar certo.

O essencial é dar um passo além, saindo do terreno das intenções e entrando no dos planos.

Eis aqui algumas sugestões de como fazer:

1. Selecione menos objetivos: não é razoável imaginar que você conseguirá mudar vários pontos da sua vida de uma vez só, em um único ano. E a própria quantidade de desejos que muitas pessoas colocam na sua lista de expectativas para "o ano que vem" ajudam a dar uma desculpa para descumprir. Escolha bem, escolha poucos, e leve a sério - se possível, como já vimos nas matérias sobre o ZTD, defina um único objetivo de mudança de vida para o ano!
    

2. Junto com o seu objetivo defina uma meta: os objetivos de ano novo já compartilham entre si uma característica de meta: têm prazo definido por natureza: serão executados "no ano que vem". Então aproveite e defina o seu único objetivo já na forma de uma meta desafiadora, alcançável e mensurável. Alguns exemplos (que deixam de mencionar o horizonte temporal por razão óbvia): praticar esportes 3x por semana durante, estudar 6h por semana, economizar 8% do salário todos os meses para comprar um carro, ou o que quer que seja. Mas defina com clareza!
    

3. Crie o plano de ação associado: meta e plano de ação nascem juntos, e neste caso simplificado o plano pode tomar a forma de uma lista simples de atividades que conduzirão ao objetivo desejado: se a meta é perder 6kg e não recuperá-los, as ações podem incluir itens como parar de tomar refrigerante em casa, tomar café da manhã reforçado e jantar menos, caminhar 60min 4 vezes por semana, parar de fazer "refeições" em lanchonetes, etc.
    

4. Não tenha medo de ser gradual: mudanças radicais também podem ser atingidas em passos pequenos. Se puder, defina seu plano de ação pensando grande, mas começando pequeno - nenhum sedentário começa a correr fazendo 12km por dia. Associe metas trimestrais escalonadas, ou já preveja a periodicidade em que irá revê-las.
    

5. Acompanhe a execução de olho no calendário: você pode definir em qual mês irá realizar determinadas atividades do seu plano. Por exemplo: se o objetivo é aprender inglês básico para poder viajar no final do ano que vem, e se março chegar e você ainda não tiver se matriculado em um curso, já vai dar para saber que a coisa não está indo bem. Se a intenção é perder peso, você pode quantificar metas (realistas!) para cada mês. Mas não quantifique apenas o efeito (a perda de peso), e sim os processos (número de horas de caminhada semanais, redução de refrigerantes, etc.)
    

6. Comece já: Após definir seu plano, registre-o detalhadamente (será um contrato de você consigo mesmo!) e comece imediatamente a segui-lo. Esperar o fim das férias ou o carnaval, dando a si mesmo algumas semanas para agir ao contrário do que você planeja para o futuro, é simplesmente uma forma de se enganar.
    

7. Siga o plano: Projetos pessoais e definidos informalmente não têm grandes chances de sucesso se você não se esforçar para seguir o que planejou, ou para alcançar as metas que definiu. Cabe só a você!
    

   Na primeira semana do ano falaremos um pouco mais sobre como definir bons planos de ação e as metas associadas.

   E, independentemente de como você trata seus objetivos de vida, desejo que tenha um feliz e efetivo 2012!