Na primeira parte deste artigo, vimos que quem mantém em funcionamento a produtividade pessoal pelo GTD é o Processamento, responsável por analisar cada item da sua Caixa de Entrada (real ou metafórica) e decidir o que, afinal, precisa ser feito em seguida com ele.

Já vimos que, segundo David Allen no livro A Arte de Fazer Acontecer (“Getting Things Done”, origem do acrônimo GTD), o processamento é realizado continuamente, buscando manter vazia a Caixa de Entrada e sempre atualizadas a sua agenda e sua lista de tarefas.

Vimos também que, embora nem todo item da sua caixa de entrada exija algum registro, os que exigem precisam ser classificados de acordo com a natureza da próxima ação que será desempenhada a respeito deles.

Dando continuidade, hoje iniciaremos vendo mais detalhes sobre o conceito de Próxima Ação, cuja importância é crucial para o GTD e para muitos outros sistemas de produtividade pessoal.

O que interessa é a próxima ação

Embora eu tenha me referido ao processamento como uma triagem, ele é um pouco mais do que isso – além de decidir onde colocar (física ou metaforicamente) cada e-mail, cada papel da sua mesa, etc., você também precisa identificar qual a próxima ação associada a ele (no caso dos que precisam de uma próxima ação, claro – os da lixeira e os do arquivo dispensam isso).

A próxima ação precisa ser bastante concreta, pois é ela que determina o resultado do processamento: a opção por tratar na hora (delegando ou resolvendo algo que irá tomar menos de 2 minutos), por registrar um compromisso na agenda, uma pendência na lista de tarefas, arquivar uma referência ou jogar no lixo, por exemplo.

Durante o processamento, portanto, concentre-se em decidir com clareza a próxima ação de cada item na sua caixa de entrada.

Por exemplo, “Trocar de carro” não é uma boa descrição, pois sabemos que esta ação tem alto nível de abstração ou é na verdade um objetivo que demanda várias ações encadeadas.  O próximo passo, na verdade, será “Escolher o modelo do próximo carro”, “Pesquisar preços e condições nas concessionárias” ou outra ação mais imediata e palpável – e nada impede que você também já registre as demais que a seguirão (quem sabe elas não ganham uma lista à parte, na forma de um projeto pessoal?), desde que fique bem claro qual é a próxima.

Vale mencionar, como o método GTD destaca, que frequentemente é só na hora de identificar qual ação será requerida que você perceberá que ela deve ser delegada a alguém. Note que delegar não é livrar-se de uma pendência: você continua responsável pelo resultado, embora não caiba a você o próximo passo da execução. Delegue com responsabilidade, descreva claramente o que cabe a quem receber a delegação, e lembre-se de verificar o andamento, caso o retorno não ocorra!

As 3 regras de um processamento bem feito

Agora que você já entendeu que “Processar”, no GTD, está mais para “classificar” do que para “resolver tudo definitivamente” (embora dê soluções definitivas para boa parte do que chega à sua caixa de entrada), já está preparado para entender que lidar com o que chega ao seu conhecimento exige algum desapego, e a disposição para combater uma grande inimiga da eficiência: a tentação de “deixar pra olhar isso melhor depois”.

Vamos, portanto, às 3 leis universais do processamento da caixa de entrada:

1. Comece sempre pelo item inicial
2. Processe um item de cada vez, pela ordem
3. Nunca devolva nada para a caixa de entrada

Caixas de entrada bem administradas não se acumulam por muito tempo e sempre são processadas na íntegra, então não há vantagem (exceto a motivacional, possivelmente) em parar para pensar e escolher por onde começar: comece pelo item inicial da lista, pelo topo da pilha, ou pelo que estiver mais visível. Se for possível escolher o ponto de início, geralmente é vantajoso iniciar pelos itens mais recentes.

Depois de terminar de processar cada item, siga para o próximo em uma mesma sequência, sem ter 2 itens da caixa de entrada em análise ao mesmo tempo e sem apego a itens favoritos ou mais agradáveis – a hora do apego é depois do processamento, e você terá mais tempo livre para isso se terminar rapidamente de esvaziar sua caixa de entrada. Na hora de processar, dê sempre toda a sua atenção ao item que estiver analisando no momento.

E devolver algo para a caixa de entrada, depois de ter analisado, é um erro duplo: conduz ao acúmulo (e retrabalho consequente), além de deixar de reconhecer que a razão que levou você a querer deixar para analisar depois é também uma pendência que precisa ser processada – ou “incubada”, na descrição de David Allen. Registre a ação associada a esta pendência no local apropriado, para lidar com ela como se fosse qualquer outra pendência, e prossiga no processamento!

David Allen menciona uma exceção para as regras acima: questões de personalidade que exijam a atenção a múltiplos temas ao mesmo tempo – ele chama isso de “a exceção multitarefa”, e propõe 2 limites: não passar de 3 itens por vez, nem de uma média de 2 minutos por item para a análise. Talvez seja o caso do público que trata TDAH e outras situações similares, e que tem estado ativo nos comentários ultimamente - gostaria de saber a opinião deles!

Lave, enxague, repita

Em linhas gerais, este é o funcionamento da fase de processamento, que tem que ser executada em um longo esforço logo após a coleta inicial que você faz ao iniciar sua adoção do GTD, e depois vira uma rotina diária simples.

E é mesmo uma rotina simples: em momentos predefinidos do seu dia, ou quando necessário, você interrompe as demais tarefas e esvazia o que tiver chegado na caixa de entrada, dedicando 2 minutos ou menos a cada item, separando:

• os que exigem ação sua (que vão para a agenda ou a lista de tarefas, por exemplo)
• e os que não exigem (que podem ir para um arquivo de referências ou para o lixo, por exemplo).

Mantendo sua caixa de entrada sempre vazia, e sabendo que seus itens foram adequadamente processados, você tem a segurança de que sua lista de tarefas e a sua agenda de compromissos incluem tudo que você precisa fazer, que tudo o que chega a você mas não exige ação não irá mais atrapalhar, e assim pode se dedicar com mais clareza, objetividade e certeza ao que interessa: cumprir os compromissos e resolver as pendências.

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Este artigo de Augusto Campos é integrante da série do Efetividade.net sobre o método GTD de produtividade pessoal, baseado no livro A Arte de Fazer Acontecer, de David Allen. Adotado como referência em produtividade pessoal, o GTD prevê uma série de requisitos e procedimentos para aumentar a capacidade de produção pessoal sem ampliar o stress, baseado em uma premissa simples:  criar uma base de organização mental e do ambiente para poder deixar o trabalho fluir sem necessidade de intervenção consciente no gerenciamento da seqüência de tarefas.

No artigo anterior em nossa nova série sobre o método GTD de produtividade pessoal tratamos da fase da Coleta, que dá início à implantação do hábito. Relembrando: ao final da coleta inicial, recolhemos todo o conteúdo das pilhas de papel, das gavetas, e-mails pendentes, rabiscos na capa da agenda e outros documentos, materiais e símbolos que representam itens pendentes de algum processamento por você – ou por alguém que precisa ser acionado por você.

A coleta inicial é importantíssima, mas quem mantém em funcionamento a produtividade pessoal pelo GTD é o Processamento, responsável por analisar cada item da sua Caixa de Entrada (real ou metafórica) e decidir o que, afinal, precisa ser feito em seguida com ele.

Ao final de cada ciclo de processamento, a sua Caixa de Entrada estará vazia, e os itens dispersos que constavam nela terão sido acolhidos na sua organização pessoal, na forma de ações (agendamentos ou tarefas pendentes, por exemplo) ou referências arquivadas – ou terão sido descartados, afinal uma parte importante do processamento é reconhecer aquilo que foi recebido mas não precisa ser guardado.

David Allen, no livro A Arte de Fazer Acontecer (“Getting Things Done”, origem do acrônimo GTD), define este processamento ao redor de 3 alternativas básicas: Fazer, Delegar e Adiar.

Pessoalmente, defino o mesmo processo ao redor de outra de suas seleções essenciais: separar os itens que exigem alguma ação e os que não exigem.

E as duas visões sobre o mesmo processo estarão presentes neste artigo que, devido à sua extensão, será publicado em duas partes: esta de hoje e a que sairá na próxima quinta-feira.

Conto com a sua participação nos comentários e convido a, se gostar, ajudar a espalhar a mensagem da produtividade pessoal compartilhando com seus amigos a URL (http://efetivida.de/!4066) deste post ;-)

O processamento não pode parar

Como não temos controle sobre a chegada de novos itens à nossa Caixa de Entrada, a fase do GTD que precisa se repetir todos os dias (várias vezes por dia, geralmente) é o Processamento.

O primeiro processamento é especialmente longo e trabalhoso porque, como você já notou, a Coleta inicial termina por formar uma Caixa de Entrada gigantesca e lotada.

Mas depois que o processamento dessa primeira Caixa de Entrada termina, os próximos serão mais simples, porque a ideia do GTD é justamente manter a Caixa de Entrada vazia, ou seja, Processar os itens rapidamente assim que chegam.

Você já ouviu dizer que várias espécies de tubarão nunca podem parar de nadar, senão se asfixiam, porque é o movimento de nadar que faz circular a água que os oxigena? A importância do Processamento no GTD é similar: você precisa realizá-lo todos os dias, com a frequência adequada ao volume que chega em sua caixa de entrada, senão acaba sufocado pelo excesso de pendências não processadas que não deixa espaço para tratar do que realmente lhe interessar.

Vitórias imediatas: itens que não geram pendência

Para evitar um equívoco, esclareço: processar rapidamente, e manter a caixa de entrada vazia, não significa resolver todos os problemas completamente assim que eles chegam, mas simplesmente a garantia de uma identificação ou triagem para permitir o tratamento adequado ao que realmente interessa.

Mesmo assim, atenção especial deve ser dada aos itens recebidos que não devem gerar pendência com você – ou seja, tratar rapidamente os itens que você:

• Pode descartar imediatamente porque são inservíveis permanentemente (vale até definir uma política default: a conservadora, segura e trabalhosa “na dúvida, guarde”, ou a libertadora e mais arriscada “na dúvida, jogue fora”)
• Pode resolver imediatamente ou em intervalo de tempo negligível (a definição usual é 2 minutos)
• Pode classificar como referência e simplesmente arquivar, porque o item tem utilidade mas não exige ação nenhuma.

Classificando conforme a próxima ação

Itens que não geram pendência são processados com alegria, claro. Mas o que sobrar, naturalmente, serão os itens que exigem ação da sua parte e não podem ser resolvidos de imediato.

Os itens que geram pendência sairão da caixa de entrada mesmo assim, geralmente indo para 3 destinos diferentes, dependendo da próxima ação exigida por eles:

• Uma agenda, no caso das ações que têm data e hora para acontecer, que chamaremos de compromissos.
• Uma lista de próximas ações, que chamaremos de tarefas, que não têm data e hora marcada e podem ser realizadas no momento em que você tiver condições ou que as circunstâncias apropriadas (estar no local certo, ter as ferramentas à mão, etc.) estejam disponíveis.
• Uma delegação: Quando a próxima ação associada a este item cabe a mais alguém, encaminhe mas registre a pendência ou agendamento correspondente à necessidade de esperar o retorno, para ter certeza de que a pessoa recebeu e entendeu a delegação, e para verificar caso não haja o retorno.

Há também 2 casos específicos em que a ação é colocada em listas à parte:

• A lista de ações de algum projeto pessoal seu em andamento, que seja complexo a ponto de merecer um processamento à parte.
• A lista de ações “algum dia/talvez” – ações que você gostaria de manter registradas, mas não são propriamente pendências, porque você ainda não decidiu realizá-las.

A definição de categorias acima permite começar a tratar seus itens, mas a ideia é apenas que você entenda quais são as classificações existentes.

Os detalhes sobre elas (bem como sobre as ações associadas a elas) são apresentados com bastante atenção no livro de David Allen, e voltaremos a eles em artigos futuros.

No próximo capítulo

A segunda parte deste artigo já está no ar, com mais detalhes sobre o conceito de Próxima Ação e apresentará as 3 Leis Universais que garantem o sucesso do processamento! Acessar a segunda parte.

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Este artigo de Augusto Campos é integrante da série do Efetividade.net sobre o método GTD de produtividade pessoal, baseado no livro A Arte de Fazer Acontecer, de David Allen. Adotado como referência em produtividade pessoal, o GTD prevê uma série de requisitos e procedimentos para aumentar a capacidade de produção pessoal sem ampliar o stress, baseado em uma premissa simples:  criar uma base de organização mental e do ambiente para poder deixar o trabalho fluir sem necessidade de intervenção consciente no gerenciamento da seqüência de tarefas.

Sendo autor de um blog sobre Macs e iPads (o BR-Mac, não deixe de visitar!), pode ter certeza de que não vejo poucos exemplos de críticos repetindo a afirmação de que o sucesso dos produtos da Apple não se deve à qualidade técnica deles, mas sim ao fato de a Apple ser uma boa vendedora.

E, embora esteja bem satisfeito com a qualidade dos produtos da empresa, aceito o ponto de vista exposto e assim não tiro a razão de quem afirma algo assim, pois é muito claro para mim que a empresa é mesmo boa de mercado – afinal, quando alguém nega que a qualidade dos produtos dela corresponde ao preço de venda, o que mais explicaria uma lucratividade tão grande a ponto de a empresa do iPhone ter dinheiro em caixa suficiente para comprar a HTC, a Nokia, a RIM, a Motorola Mobility e a Sony Ericsson juntas, se quisesse? Hipnose? Loterias? Não, a danada realmente é boa de balcão e convence o público a comprar - o fato de eles continuarem comprando deve indicar que de alguma forma estão satisfeitos, entretanto.

Claro que haver clientes satisfeitos não significa que você em particular deveria gostar do produtos da Apple, ou comprá-los – pelo contrário, para quem prefere outras marcas, o mercado está cheio de concorrentes com vários pontos fortes. Para ver uma alternativa que também foge do lugar-comum, sugiro testar um notebook com a última versão do Ubuntu, por exemplo!

Benchmarking: aprendendo com o sucesso alheio

Mas assim como os concorrentes da empresa estudam suas técnicas de vendas, eu também acredito que todo profissional pode ter algo a ganhar observando como bons vendedores atuam, pois vender nossas ideias, ainda que metaforicamente, e gerar satisfação em quem as recebeu é um desafio que temos que encarar em cada reunião, em cada proposta, em cada telefonema.

É por isso que os relatos sobre os documentos que vazaram recentemente a respeito do treinamento dos vendedores das Apple Stores me interessaram, e podem interessar até a quem detesta iPads e MacBooks: uma rede de lojas que fatura anualmente mais de US$ 44.000 por metro quadrado de suas instalações deve estar fazendo algo de muito certo na preparação dos seus vendedores.

Vale lembrar, antes de prosseguir, que não temos este tipo de Apple Store no Brasil. Aqui tem várias Apple Premium Resellers (licenciadas), tem a Apple Store on-line, mas não tem as lojas de varejo tradicional pertencentes à própria Apple, como há em vários outros países. Este artigo se refere a estas últimas e, francamente, muitos vendedores das lojas “Premium” brasileiras teriam muito a aprender com os manuais de atendimento da Apple ;-) Felizmente há exceções, claro!

Claro que os fatores ambientais também ajudam: características visuais bem definidas, espaços amplos, bem iluminados, liberdade para mexer nos equipamentos sem um vendedor com cara de desconfiado querendo “orientar” o tempo todo, Wi-Fi aberto para os clientes e outros confortos fazem com que essas lojas acabem virando ponto de encontro e entrem na lista de “locais a visitar” de muitos turistas.

Essa preferência (exagerada, talvez) é perceptível até mesmo em estatísticas – a ponto de haver um levantamento sobre pontos mais fotografados de Nova York demonstrando que há mais fotos da Apple Store da 5^a Avenida do que da Times Square e do Rockefeller Center armazenadas pelos usuários do Flickr.

O que esses vendedores estão tentando fazer?

Mas o ambiente não é tudo, e é na questão das instruções do atendimento (que servem para vendedores e para técnicos) que eu me fixei, em especial quanto a 3 pontos que eu gostaria de observar sempre que estiver vendendo algo, e queria encontrar com mais frequência quando sou o cliente. A simpaticíssima trindade pode ser definida assim:

1. Nada de boatos nem chutes: ou o vendedor sabe a resposta, ou tenta localizá-la, ou não vai afirmar nada – no máximo vai combinar de pesquisar e responder depois. “Achismo” por parte de vendedores é sempre chato, e fica mais grave quando tratamos de itens tecnológicos (onde as respostas sobre especificações e capacidades podem ser bastante precisas) ou de valor elevado (quando confiar no palpite do vendedor pode levar a erros caros cuja conta ele não ajudará a pagar).

2. Sem confrontos: se o cliente entra na loja querendo “puxar briga”, o negócio é procurar atendê-lo, mas não se sentir obrigado a convencê-lo de que o iPhone pode ter vantagens em relação ao aparelho da Nokia que ele prefere, ou de que o Air não é a mesma coisa que um Eee PC de 7 polegadas.

3. Soluções, e não produtos: o objetivo da empresa é ter clientes satisfeitos que retornarão mais vezes para fazer compras e que valorizem a marca da companhia. Se isso significar passar meia hora explicando alguma coisa mesmo sabendo que hoje o cliente não vai comprar nada, não há problema – a “estratégia de empurrar produtos” vende bem hoje, mas não atrai consumidores fieis.

Pequenos detalhes fazem grande diferença

Além disso, uma sequência de passos e objetivos mencionados nos documentos vazados mostram uma visão centrada na satisfação do cliente. Alguns aspectos que quero destacar:

• Sem interrogatórios: gentileza na hora de tentar entender a necessidade do cliente
• A meta é oferecer uma solução para o cliente levar para casa hoje mesmo
• Saber ouvir e resolver pendências ou preocupações

A Apple sempre acerta nisso? Não, e não apenas por culpa dos vendedores, como você pode perguntar a qualquer pessoa que tentou comprar um iPad 2 nas semanas após o lançamento e, mesmo com fila, não recebeu “uma solução para o cliente levar para casa hoje mesmo”.

Mas ela tenta, frequentemente acerta, e potencialmente há algo aí para aprendermos na hora em que quisermos nos diferenciar pelo atendimento – ou, ainda que com uma certa dose exagerada de otimismo, para recalibramos nossas expectativas de atendimento quando somos clientes de outras lojas (na padaria, na papelaria, etc.) aqui no Brasil mesmo ;-)

Por Luciano Larossa, autor convidado.

Trabalhar como freelancer não é fácil. Muitas pessoas optam por este modo de vida com o objetivo de não terem um horário fixo, de poderem viajar o tempo todo ou poderem acordar a qualquer hora do dia. Tenho uma má noticia: a vida de freelancer não é só benefícios.

É preciso muito trabalho para se tornar um freelancer de sucesso. Diria que é necessário até trabalhar mais do que quando se tem um chefe dando ordens o tempo todo. Um freelancer necessita de ser bastante proativo, rigoroso nas suas contas diárias e procurar sempre mais e melhor para o seu trabalho. É um trabalho que envolve muita luta diária.

Um dos grandes problemas de quem inicia a sua carreira de freelancer é o fato de não saber quais são os primeiros passos que deve dar para conseguir afirmar-se neste mundo. Mas para isso preparei este artigo. Neste post vou lhe dar os 10 passos iniciar que deve dar para se tornar freelancer.

Contudo, alerto-lhe para uma coisa: saber o que fazer não é sinónimo de sucesso. Este guia com certeza irá ajudá-lo muito, mas tudo irá depende da sua capacidade de sacrifício, disciplina pessoal e paciência que tiver com o seu projeto.

1. DEFINA A DIVISÃO DO SEU TEMPO

Quem começa a carreira de freelancer tem duas hipóteses: trabalha a part-time ou a full-time. Esta opção vai condicionar o seu trabalho daqui para a frente, tendo que lidar de maneira diferente com cada uma das opções. Vamos analisá-las:

• Part-time: Se tomou esta opção, significa que prefere não largar o seu emprego. Na minha opinião, é mesmo a opção mais segura. Isto porque continua com rendimentos fixos todos os meses e não sentirá tanta pressão em conseguir os primeiros resultados com o seu projeto. Contudo, necessita de ter consciência que os progressos serão mais demorados.
• Full-time: Você pode tomar esta opção por escolha pessoal ou porque está desempregado. Este é a forma como o seu negócio irá crescer mais depressa. Tem mais tempo para se dedicar e o seu trabalho de freelancer irá sentir isso. Os clientes aumentam mais rapidamente e tem mais tempo para trabalhar a qualidade dos seus produtos/serviços. Apesar de todos estes benefícios, esta opção cria a necessidade de retorno imediato, principalmente na parte financeira.

Qualquer que seja a opção, terá que ter consciência da escolha que tomou e adaptar o seu trabalho a isso. Não adianta querer que o negócio cresca rapidamente quando trabalha neles apenas a part-time, por exemplo. Defina uma estratégia e siga em frente.

2. ESCOLHA O SEU PROJETO DE FORMA CORRETA

Uma pergunta que deve fazer a si antes de começar a trabalhar como freelancer é a seguinte: eu gosto mesmo daquilo que vou fazer? Digo isto porque muitas pessoas optam por iniciar a sua carreira nesta área apenas porque está na moda ou está a dar muito dinheiro. O importante, quando escolher o que vai fazer do seu futuro, é saber se está a fazê-lo por gosto. Só assim conseguirá aguentar a pressão e a dedicação que este trabalho exige. Se os seus motivos forem superficiais, em poucos estará a desistir do seu trabalho. Agarre-se a um projeto que lhe dê gosto e não se preocupe muito com a parte financeira. Quem é bom no que faz mais tarde ou mais cedo vê os resultados.

3. CRIE ALGO DIFERENTE

Principalmente na internet, vê-se blogueiros a criarem autênticas cópias de outros blogs apenas porque eles fizeram sucesso. "Se eles têm este modelo de negócio e dá certo, eu também posso ter". Esqueça isso. Nunca ninguém teve sucesso apenas a copiar outros. Quando decidir iniciar a sua carreira de freelancer, opte por acrescentar algum valor ao mercado. Crie algo inovador. Alguém acredita que o Facebook ou o Twitter poderiam dar certo? Só os seus criadores no primeiro dia acreditaram nisso. Mas não se basearam em ninguém. Viram que existia uma necessidade na sociedade e tentaram colmatá-la. Veja o que as pessoas querem e crie algo para eles. Ninguém quer mais do mesmo.

4. PREPARE-SE FINANCEIRAMENTE

Como disse anteriormente, trabalhar como freelancer exige muita disciplina financeira. Você precisa saber gerir bem o dinheiro que entra e sai, mas principalmente não confundir os rendimentos do seu trabalho com o dinheiro pessoal. Aconselho que defina um salário mensal e o resto das contas guarde-as para o seu negócio. Saber quanto vai receber por mês, dá-lhe uma base importante e faz com que o valor que ganha todos os meses não ande sempre a oscilar. Além disso, tenha cuidado para ter sempre uma poupança, para que possa se precaver em períodos que tenha menos clientes.

5. DEFINA UM HORÁRIO DE TRABALHO

Sem chefe, é muito fácil você perder a noção do seu horário de trabalho e facilmente começar a trabalhar apenas de madrugada, a não ter horário para refeições ou a deixar de parte a sua vida social. Para que isso não aconteça, defina um horário de trabalho. Funcione exatamente como se fizesse parte de uma empresa. A única vantagem é que se quiser começar a produzir às onze da manhã em fez de ser logo às nove, poderá fazê-lo. É também importante não se esquecer que os seus cliente têm um horário "normal" e que não estarão a qualquer hora do dia disponíveis para si.

6. ESCOLHA O AMBIENTE DE TRABALHO IDEAL

Trabalhar em casa ou num café? Num escritório ou num co-work? Quando iniciar o seu negócio, é determinante que escolha onde vai produzir. Não existe um local ideal para isso. Tudo depende das suas características pessoais. É claro que locais com muito barulho e confusão são de evitar. Quando escolher, também é necessário analisar quais serão os custos financeiros disso mesmo. Talvez um escritório na fase inicial não seja a escolha ideal, visto que poupar deve ser a palavra de ordem nos primeiros meses. Em grande parte dos casos, a própria casa acaba por ser o local escolhido. Mas cuidado com este local. Distrações como a família ou a televisão podem atrapalhar a sua produtividade de freelancer.

7. DEFINA UM ESTRATÉGIA DE DIVULGAÇÃO

A principal dificuldade do seu trabalho de freelancer ao início será tornar-se conhecido. Para que isso aconteça, necessita de uma divulgação bem planeada. Como ao início o dinheiro não é muito, opte por dar a conhecer o seu trabalho através das redes sociais ou escrevendo em blogs. O importante é não se esconder atrás de um computador e esperar que os clientes apareçam. Vá atrás deles e dê-se a conhecer.

8. PREPARE-SE PARA APRENDER SEMPRE

O trabalho de freelancer exige uma renovação de conhecimentos constante. Esqueça o que aprendeu na faculdade, issonão seria suficiente e já está desatualizado. Leia muitos livros e consulte vários sites. Caso não faça isso, ficará um passo atrás da concorrência e rapidamente perderá clientes. O ideal é definir um determinado período do dia (pelo menos uma hora) para aprender sempre um pouco mais sobre a sua área. Os grandes empresários aproveitam o tempo livre que têm para lerem jornais ou livros. Eles sabem que cada minuto bem aproveitado pode fazer a diferença ao fim de alguns anos.

9. TENHA PACIÊNCIA

Ainda há bem pouco tempo falei com um amigo meu que iniciou um blog. Ele está a escrever nele há dois dois meses e já estava a pensar em desistir. Dizia que ainda não tinha visitas nem rendimentos. A pergunta que eu lhe fiz foi: "Em quanto tempo esperavas que o teu negócio se tornasse rentável?". Ele disse-me que não sabia. De seguida, questionei-o quanto tinha investido no projeto até agora. A resposta dele foi zero. Ora, este é um dos grandes problemas dos freelancer: a falta de paciência.

Pensam que o dinheiro e o sucesso têm que começar a aparecer em poucos meses. A verdade é que atingir o sucesso, em qualquer área que seja, demora sempre muito mas muito tempo. Ninguém ficou rico ou conseguiu sucesso profissional de um dia para o outro. Portanto, o conselho que lhe dou é que defina que o seu negócio deve começar a tornar-se rentável pelo menos ao fim de um ano. Antes disso não vale a pena.

10. TRACE UM RUMO

Outro dos problemas que os freelancers enfrentam é o fato de não definirem um rumo para o seu negócio. Dizem que querem crescer, mas não sabem nem como nem que passos necessitam de dar para isso. É importante que defina um rumo para o seu negócio, que saiba para onde está a ir. Quantos clientes quer ter dentro de um ano? Qual será o seu volume de negócios ao fim de um ano? O que vai fazer para alcançar esses objetivos? Questões como estas devem ter resposta na sua cabeça.

O Adriano Caetano, uma das poucas pessoas que já tinham presença na web brasileira tratando sobre Linux antes de eu criar o BR-Linux em 1996 e continuam na atividade (hoje ele mantém a LinuxMall), me mandou um aviso de lançamento de um novo projeto que pode interessar a vocês.

Hoje ele atua profissionalmente também na área de apoio ao comércio eletrônico e percebeu o número de pessoas que, por não conhecer ou não se satisfazer com as alternativas de automação existentes, vêm organizando sorteios de brindes via Twitter e precisam repetir procedimentos manuais para operacionalizá-los.

Não é o meu caso: quando faço alguma promoção via Twitter, tenho o maior prazer em reviver meus dias de programador e desenvolver scripts para obter da API do Twitter e verificar os participantes inscritos, sorteando-os depois.

Mas nem todo mundo é ex-programador nostálgico, e muitos acabam recorrendo mesmo a procedimentos manuais chatíssimos, piorados ainda mais pelas constantes falhas do Twitter.

Assim, ele criou seu próprio site de automação de sorteios via Twitter, o Twitquero, que se encarrega de verificar a adesão de seguidores ao procedimento do sorteio, e de sorteá-los na data certa, via random.org - que gera números aleatórios baseados na entropia dos ruídos atmosféricos, garantindo um sorteio mais isento de preferências.

Pedi ao Adriano que descrevesse o sistema para vocês, e ele não se fez de rogado:

O sistema é simples e útil para empresas que desejam promover seus
produtos ou aumentar sua visibilidade nas redes sociais.

Vantagens:

- Aumente a quantidade de seguidores do seu Twitter;
- Dê grande visibilidade para produtos e/ou serviços;
- Promova o sorteio com imagem e link para o site;
- Gerencie todos os seus sorteios de forma simples;
- Serviço gratuito.

Funcionamento:

- Os visitantes participam do sorteio (e automaticamente passam a
seguir o Twitter da empresa, e é feito um "post" do sorteio no twitter
dos participantes, multiplicando a visibilidade)

- Dessa maneira, a empresa aumenta significativamente sua quantidade
de seguidores, e passa a anunciar tão apenas para os participantes,
mas para os amigos dos participantes.

- É definido uma data e a quantidade de ganhadores. O sistema gera um
número aleatório baseado no random.org e define o(s) vencedor(es).

Desejo sucesso ao Twitquero e espero que seja útil para vários de vocês no futuro!

O e-mail é uma tecnologia datada do início da década de 1960, cheio de limitações, de concorrentes, de problemas e de insuficiências. Mesmo assim ele permanece sendo uma ferramenta essencial de comunicação da nossa geração - podendo ser um pilar da eficiência ou um grande dreno de tempo, dependendo de como lidamos com ela.

A maioria dos artigos explicando técnicas para lidar melhor com os e-mails tratam de uma questão que é essencialmente de eficiência: sobre o ponto de vista de quem recebe as mensagens e precisa esvaziar a caixa de entrada.

Mas existe outra situação, que é essencialmente de eficácia, que não pode ficar esquecida: o ponto de vista de quem envia o e-mail e deve se esforçar para garantir que uma resposta chegue a tempo, trazendo a informação desejada.

7 dicas para receber mais respostas aos seus e-mails

É difícil garantir que todos os e-mails que você manda serão respondidos, que as respostas chegarão a tempo ou dirão aquilo que você espera.

Mas se você agir como se a outra pessoa fosse simultaneamente esquecida, distraída e respondesse aos e-mails dela usando um teclado de celular, em breves intervalos entre um compromisso e outro, há como aumentar a chance de a sua resposta esperada chegar a tempo - até porque a situação descrita é a realidade de muita gente.

As dicas de hoje explicam como fazer!

Use bem o campo "Assunto". Ele precisa ser um resumo do seu... assunto. Não mais que 8 palavras! Inclua o verbo! "Reagendar reunião sobre o próximo curso de estatística" é melhor do que "Curso de estatística" ou do que "Nossa reunião".

Uma mensagem, um tema. Escreva seu e-mail e-mail sobre um único assunto. Se precisar de resposta sobre vários temas diferentes, mande vários e-mails ao longo do tempo (e não todos juntos).
Seja breve. Não prejudique o seu conteúdo, mas se a mensagem puder ser lida sem rolar a tela, já está muito bom. Se não tiver mais que 10 linhas, melhor ainda.

Seja objetivo. Vá direto ao ponto, e deixe muito claro qual a ação que você espera do seu destinatário. E-mail não é dissertação, e na maior parte dos casos você deve ir direto à conclusão. Portanto, se você quer resposta, faça logo a sua pergunta, e a construa de tal forma que a resposta também possa ser objetiva: "Sim", "Na manhã de terça", ou "Prefiro na churrascaria", por exemplo.

Adiante a sua parte da questão. Se a pessoa para quem você está escrevendo precisará de uma informação sua para poder lhe responder, já a adiante. Não escreva "Precisamos nos reunir, quando é bom pra você?", porque a resposta tende a ser "Sobre o que? Quanto tempo? Quando você pode?". Escreva direto: "Precisamos nos reunir por meia hora para fechar o contrato com o provedor, tenho disponibilidade todas as tardes dessa semana, menos quarta-feira, quando é melhor pra você?"

Identifique-se. A não ser que você tenha certeza de que o seu destinatário sabe as respostas, diga quem você é, onde o conheceu, ou qualquer referência necessária para que ele saiba a quem está respondendo.

Releia antes de enviar. A responsabilidade pela qualidade da sua mensagem é sua. Atenção para ambigüidades, para subjetividades, insuficiências e excessos. Remova-os sem piedade.

Pessoalmente falando, já faz tempo que eu recebo mais e-mail do que consigo processar, e deixo muitos sem resposta, embora me esforce para verificar o máximo possível. Obviamente, o meu primeiro critério para responder das mensagens que recebo é o interesse do assunto que ela trata - o meu próprio ou se consigo perceber o do interlocutor.

Mas tenho certeza de que perco muitas mensagens que me interessariam, porque os seus autores não conseguem deixar claro qual é o ponto de interesse para mim, ou porque eu termino de ler a mensagem sem entender o que seu autor deseja que eu faça. E neste caso, frequentemente os dois lados saem perdendo.

Que dicas você acrescentaria à lista das técnicas que ajudam a garantir mais respostas a e-mails?