Por Luciano Larossa, autor convidado.

Quem abandona uma atividade em que há chefia e hierarquia e passa a uma rotina de freelancer naturalmente deixa de se preocupar apenas com o seu produto, tendo que gerir um número variado de funções administrativas, que acabam por retirar parte do foco do que era principal: produzir.

Para que os efeitos negativos disso não lhe sobrecarreguem, vou registrar aqui algumas dicas vindas de minha própria experiência na Escola Freelancer que podem ser úteis para manter a produtividade trabalhando neste estilo, afinal existem princípios de produtividade que são básicos e que devem devem ser seguidos especialmente por quem atua em carreira solo.

ORGANIZO SEMPRE O MEU DIA NA NOITE ANTERIOR
Dá trabalho e demora a criar esta rotina, mas com o passar do tempo os resultados são extraordinários. Organizar o dia na noite anterior é determinante. Uma pequena agenda, uma conta no Evernote ou um Moleskine são mais do que suficientes para conseguir realizar esta tarefa. Faça uma pequena lista das tarefas e do tempo que as mesmas vão demorar. No dia seguinte, vá riscando as tarefas realizadas conforme vão sendo feitas. Além de não se esquecer de anda, a sensação de "alívio" enquanto risca é motivadora e leva a que fique mais motivado para os passos seguintes. Mas tenha cuidado com uma coisa: não faça listas longas demais, caso contrário não irá conseguir realizar todas as tarefas e a desmotivação será uma contante.

PREFIRO FAZER O QUE MENOS ME AGRADA PRIMEIRO
Tal como o Augusto referiu no seu artigo sobre começar pela tarefa mais difícil ou pela mais rápida, é importante que você defina o que deve fazer para começar um dia mais produtivo. Eu recomendo que comece pelas tarefas que menos lhe agradam no início. Isto acontece porque logo pela manhã estamos mais dispostos a fazer aquilo que menos nos agrada, visto que estamos com as nossas energias em alta e estamos dispostas a fazer de tudo para o nosso dia se desenvolva na perfeição. Depois, poderá partir para as tarefas que se mais motivado a realizar.

DIVIDO O MEU DIA EM PERÍODOS
Responder a emails, falar com clientes ou construir páginas de sites são tarefas distintas, que exigem concentrações e aptidões diferentes. Se quiser manter a sua produtividade, aconselho que divida momentos do seu dia para cada uma destas tarefas, minimizando produções e perda de produtividade a cada troca de tarefa. Fale com os clientes a meio da tarde, veja o email ao final do dia ou organize o seu ambiente de trabalho logo pela manhã. As hipóteses são muitas, o importante é que divida em blocos de tempos estas suas tarefas.

ESTABELEÇO INTERVALOS
Sei que parece não ser muito lógico falar em descanso quando o tema é produtividade para freelancers, mas a verdade é que algumas pausas podem fazer milagres no seu dia. Existem muitas técnicas como a de Pomodoro que aconselham que deve realizar pausas constantes enquanto trabalha. Não vou lhe dizer aqui ao fim de quanto tempo deve descansar, visto que a capacidade de aguentar um determinado período de tempo a trabalhar depende de pessoa para pessoa. Mas a verdade é que não deve exagerar no número de horas seguidas a produzir, visto que a sua capacidade de concentração diminui à medida que o tempo passa, acabando por chegar a um limite que começa a não compensar manter-se à frente do computador. Quando se sentir a atingir o limite, o melhor é parar e respirar durante dez minutos. Vai ver que quando regressar ao trabalho a sua vontade será outra.

FAÇO UMA ANÁLISE DO MEU DIA

Quando terminar a sua jornada, faça uma análise completa de como tudo foi feito e em que pontos deve melhorar. Bastam cinco minutos a pensar em tudo o que fez. Passou mais tempo que devia ao celular? Não conseguiu evitar aqueles minutos no Facebook? Todos nós erramos no nosso dia-a-dia, o importante é conseguir evoluir de um dia para o outro e esta pequena reflexão é determinante para conseguir avançar. Caso contrário, estará a ler imensos livros sobre produtividade e no final não estará a retirar partido disso mesmo, visto que está apenas na teoria e não está a passá-la para a sua análise pessoal. Mais importante do que ler coisas escritas por outros, é importante que saiba conseguir aplicá-la na sua personalidade.

A produtividade é um tema que gera sempre muita polémica, visto que conseguir realizar um maior número de tarefas em menos tempo e com uma qualidade igual ou melhor, é algo que todos desejamos mas que dificilmente conseguimos implementar. No entanto, com estas oito dicas terá maior facilidade em saber qual o seu caminho e o que deve fazer para o seu dia de amanhã seja melhor.

Agora peço a sua opinião. O que costuma fazer para melhorar a produtividade? Utiliza algumas destas técnicas?

E por falar em São Paulo, vou aproveitar a oportunidade e mencionar mais uma iniciativa de lá que estava anotada no meu Evernote há mais de um mês: o BusTV.

Programação multimídia para transporte coletivo (ônibus, aviões, elevadores, ...), salas de espera e outros ambientes de fluxo constante e variado de público é um mercado em crescimento, e não é para menos: permite um foco que muitas vezes não tem similar nos meios tradicionais, as tecnologias de transmissão e exibição estão cada vez mais acessíveis, e o mix entre conteúdo e anúncio pode ter proporções inatingíveis em outras situações.

Claro que também há desafios a vencer, inclusive a questão de comunicar a mensagem até mesmo quando o áudio está desligado, ou o desafio de dirigir-se a públicos com graus de instrução e interesses profundamente variados, o que acaba levando a limitar a profundidade na abordagem e a velocidade do andamento das peças - levando 3 minutos para dizer o que se diria em 50 segundos, para dar tempo de todo mundo ler e compreender a legenda, por exemplo.

A BusTV é uma das empresas atuantes neste mercado, e seus números oficiais mostram o quanto há oportunidades nele: ela produz e veicula material em monitores instalados em pouco mais de 1200 ônibus urbanos em 8 capitais (incluindo SP, Rio, BH, Brasília, Porto Alegre e mais) e atingem a cerca de 750.000 pessoas todos os dias.

Mas o que me chamou a atenção para o trabalho deles é um detalhe que me atrai sobremaneira: um dos temas frequentes da pauta deles é a produtividade pessoal (especialmente na questão da organização doméstica), com vídeos trazendo dicas da Ana Afonso, organizadora profissional - e nossa leitora ;-)

O vídeo acima é um exemplo do que eles veiculam: são 3 minutos com o andamento típico da programação para ônibus urbanos (beeeem devagaaaaar para dar tempo de a legenda ser captada e digerida), tratando de 2 ferramentas de organização doméstica que já mencionamos muitas vezes por aqui: as listas de tarefas e as listas de compras.

Parabéns à BusTV pela escolha do tema, e parabéns especialmente à Ana Afonso que, assim como o Christian Barbosa no Fantástico, encontrou uma forma de levar a ideia de produtividade pessoal falando o idioma do grande público, sem manter o tema restrito a quem frequenta as livrarias, sites e publicações especializadas!

A empregabilidade é uma das áreas de conhecimento a que um bom número de artigos aqui do Efetividade já deu atenção, especialmente devido ao meu desgosto pessoal com a cultura do atravessador: sites, portais e agências que ficam como intermediários entre quem dispõe de vaga e quem procura vaga, muitas vezes prometendo a ambos os lados mais do que podem cumprir, e faturando alguns trocados de cada integrante da massa que procura seus serviços mesmo sem garantia de que aquilo que ele procura lhe será oferecido.

Planejo revisitar o tema em breve, voltando às maneiras como o interessado pode se ajudar sem recorrer a estes despachantes da expectativa de emprego - e você pode encontrar alguns exemplos do que já foi dito por aqui a respeito ali na barra lateral, no quadro "Empregabilidade já".

Mas nem todos os portais e agências são armadilhas, claro. No momento, a oportunidade que se apresentou a mim é divulgar (gratuitamente, claro) um portal neste gênero disponibilizado pelo governo de SP, trazido à minha atenção pela Secretaria do Emprego do Estado de SP.

Aprecio participar da divulgação de serviços de utilidade pública, portanto segue a descrição enviada ao Efetividade:

O Emprega São Paulo é um intermediário totalmente GRATUITO entre cidadãos residentes no Estado de São Paulo que buscam oportunidade de trabalho e empregadores que ofertam vagas de trabalho. Hoje estamos com mais de 1.100 vagas para nível superior - maiores ofertas são para gerente de logística, analista de cobranças e graduados em comunicação social; e mais de 35 mil vagas para diversos níveis de escolaridades. Os interessados só precisam se cadastrar no site, preencher o currículo e o nosso sistema alerta quais são as vagas que se encaixam melhor no perfil do candidato. Acesse http://www.emprego.sp.gov.br/ e cadastre-se!

Um mercado de trabalho como o de SP pode ser complicado de desbravar, e contar com ajuda de um portal público pode ser ao mesmo tempo uma ferramenta para quem está procurando (ou oferecendo) emprego, como ainda (ao menos no terreno das expectativas...) uma razão para que os portais caça-níqueis precisem oferecer algo mais para conseguir se manter. Parabéns ao governo de SP pela iniciativa, tomara que tenha muito sucesso!

E se o seu estado ou prefeitura oferecer um serviço similar (incluindo cadastro de vagas e de interessados!), não deixe de divulgar nos comentários!

As razões para deixarmos as tarefas para depois são muitas, e profundamente variadas.

Este hábito, que corresponde à definição de procrastinação, costuma conduzir a outro padrão indesejável: a síndrome do estudante, ou o hábito de só começar a fazer as coisas no limite do seu prazo - introduzindo uma série de riscos e custos adicionais por não haver mais tempo para um estudo adicional, para um plano B ou para lidar com um obstáculo que, se tivesse surgido no início do prazo, seria trivial.

Métodos baseados em ferramentas de controle objetivo das pendências e prazos, como os do GTD, podem fazer muito no combate a estes efeitos tão danosos à produtividade, mas eles encontram rapidamente o seu limite de atuação quando a causa não está relacionada diretamente à organização pessoal, mas sim à motivação ou a um paradigma menos compatível com a eficiência.

Vencendo com as Leis de Newton

Provavelmente você já estudou as Leis de Newton em alguma cadeira de Física no ensino médio ou secundário. Elas foram definidas em 1687 e se referem ao movimento de objetos físicos.

Isaac Newton não buscava ser um precursor das escolas de produtividade pessoal do século XXI, mas a sua primeira Lei traz em si a chave para sair dos atoleiros da produtividade pessoal causados pelas circunstâncias acima. Em resumo, a Primeira Lei de Newton, que você deve ter conhecido como Lei da Inércia, diz:

• Um objeto que esteja em repouso permanecerá em repouso a não ser que uma força aja sobre ele;
• um objeto que esteja em movimento não mudará a sua velocidade a não ser que uma força aja sobre ele.

Parece bem simples, mas na aula seguinte o professor já daria um jeito de complicar trazendo referências a atritos, acelerações gravitacionais, somas vetorias, tangentes de ângulos e muito mais, lembra? </flashback>

Mas tomadas fora de seu contexto, e aplicadas à situação de quem não dá início a resolver sua lista de pendências porque está esperando condições ideais de produtividade, de motivação, ou mesmo de qualidade, a Lei da Inércia pode ser uma inspiração forte, se você aprender a identificar esta situação.

Portanto, quando você se perceber "encalhado" por causa de uma pendência, lembre-se de Newton e escolha logo alguma outra tarefa (mesmo que seja menos relevante ou prioritária, ou que nem possa completá-la agora) para dar início, usando esta decisão consciente de produzir como a força necessária para para se colocar em movimento - e sabendo que, uma vez em movimento, a tendência é continuar assim, podendo até mesmo usar este impulso para fazer algo em prol das condições ideais que você estava aguardando.

Caso contrário, ocorre o primeiro caso da Lei: enquanto você não estiver fazendo nada, as condições aguardadas de produtividade, de motivação ou de qualidade podem não ocorrer, e aí você tenderá a permanecer inerte - mas o mundo ao seu redor não para, e o Δt do seu prazo permanece avançando sem cessar ;-)

O sucesso (em termos de número de visualizações) que o artigo de segunda-feira sobre como enriquecer apresentações e relatórios fez me leva a aproveitar o interesse de vocês evoltar ao tema, mas aproximando-se dele por outro lado: não o da execução, mas o do planejamento.

Quando você vai apresentar algo a uma plateia (seja uma sala de aula, um grupo de clientes, colegas de equipe, outras equipes da mesma empresa, etc.), uma realidade prática é que as pessoas não vão até lá para ver você, nem para apreciar o material que você trouxe: elas estão lá para ver o que você tem para ela.

Todo aluno de universidade já deve ter tido a experiência de um professor que não se dá ao trabalho de adaptar suas aulas ao público: os mesmos slides, apostilas, exemplos e exercícios sobre estoques que ele preparou para apresentar em uma cadeira de logística na 8a. fase de um curso de Engenharia de Produção em 2003 acabam sendo apresentados para uma turma de 4a. fase de Administração na cadeira de contabilidade de custos em 2009, e ele acha que a mensagem será passada igualmente para ambos.

Adaptando a mensagem ao público

Mas este professor folclórico geralmente está enganado: a mensagem não será igualmente aproveitada, a não ser que seja por ter havido um nivelamento por baixo, deixando de lado os interesses específicos que cada um dos 2 públicos aproveitariam mais.

No livro Slide:ology, publicado pela O'Reilly (e, no Brasil, pela Uiverso dos Livros), a autora destaca a importância de estudar previamente as características da plateia, para adaptar a ela não apenas a mensagem e o evento, mas também o material e a apresentação em si.

Para ela, o mais importante é conseguir transmitir para aquele público específico a sua posição, e influenciar o que ele fará após sair da sala de reuniões - ou seja, fazê-lo agir.

Para isso, ela propõe um conjunto de 7 perguntas que você mesmo deve responder previamente para definir o seu próprio curso de ação, permitindo satisfazer e superar as expectativas do público sobre a apresentação e transformá-lo em um grupo de agentes da sua causa.

As 7 perguntas para conhecer previamente a sua plateia

Para mim, as perguntas cruciais são as de 3 a 6 - se você conseguir acertar em cheio a resposta de pelo menos 2 delas, e ajustar sua apresentação de acordo (evitando os 7 pecados capitais do PowerPoint), a chance de atingir o seu público se multiplica!

1 - Como ela é? Não apenas no sentido demográfico (faixa etária, gênero, formação, ...) e psicológico, mas até no nível pessoal. Monte um cenário dos interesses, hábitos e preferências do seu público, e use esta informação para definir seus exemplos, seus adjetivos, sua linguagem, etc.
 

2 - Por que ela está aqui? Ela vai vê-lo tentando conseguir o que? Estão ali porque querem, ou é uma participação compulsória? Eles querem algo que você possa oferecer, ou estão ali para satisfazer algum outro interesse (por exemplo, um certificado de participação em evento)?
 

3 - O que lhes tira o sono? Qual o grande problema que aflige coletivamente a essa plateia? Mesmo que a sua apresentação não seja especificamente sobre ele, colocá-la no mesmo contexto vai garantir mais identificação e atenção.
 

4 - Como você pode resolver o problema dela? É bom que você possa resolver algum problema desta plateia, afinal de contas. E a forma como pretende fazê-lo deve ser exposta.
 

5 - O que você quer que ela faça? Quando você apresentar seu agradecimento final, cada pessoa da plateia vai perguntar "e daí?", ou "e agora?". Tenha certeza de que a resposta para esta pergunta está claramente apresentada na sua mensagem e será lembrada neste momento.
 

6 - Como ela deve resistir? É provável que a sua apresentação esteja propondo alguma novidade que implique em mudança. E boa parte das pessoas resistirão a mudanças - mesmo quando elas forem claramente positivas. Identifique de que maneiras esta plateia especificamente irá resistir.
 

7 - Como você pode melhor atingi-la? Cada grupo tem suas peculiaridades, e cabe a você pensar em como adequar o momento da transmissão da informação: a organização da sala, o material de apoio distribuído (antes ou depois? depende), as formas de contato adicionais, etc. - adapte-se ao público.

De posse das 7 respostas - que podem ser obtidas por levantamento de dados ou por estimativa, se o público for bem conhecido - adapte-se e tenha a certeza de que as chances de influenciar estarão a seu favor!

Tabelas com dados numéricos são quase lugar-comum em relatórios e apresentações, seja no meio corporativo, seja na escola e faculdade.

O conteúdo que elas apresentam frequentemente é o próprio núcleo do que vai ser apresentado. Por exemplo:

• as vendas do ano, por filial, trimestre a trimestre
• a evolução da participação no mercado, mês a mês
• o resultado dos testes realizados com cada uma das amostras no laboratório
• a expectativa de retorno de cada uma das alternativas de investimento
• etc., etc., etc.

Mas mesmo quando esta presença é mesmo inescapável, muitas vezes basta um pequeno cuidado na organização visual da tabela para garantir que a tabela incluída no seu relatório ou apresentação seja um elemento efetivo para comunicar a sua mensagem, e não seja vista simplesmente como um amontoado de números que está ali para ilustrar a explicação associada e satisfazer algum requisito formal.

Hoje veremos algumas dicas para aproveitar as ferramentas de formatação de dados amplamente disponíveis no século XXI, para não correr o risco de que seus relatórios tragam tabelas que pareçam uma herança de 4 décadas atrás ;-)

Todos os exemplos a seguir são baseados nos números da edição de 1/7/2011 da pesquisa NetMarketShare sobre a participação dos navegadores web no mercado mundial, e usam um estilo padrão do PowerPoint, embora se apliquem igualmente a tabelas produzidas em qualquer aplicativo.

Fazer o básico demora só 1 minuto a mais

A imagem abaixo mostra o tratamento lamentável dado a tabelas numéricas em muitas apresentações e relatórios:

Uma tabela assim "acontece" quando o autor do relatório ou apresentação se restringe a copiar e colar no editor de texto ou no programa de apresentação a planilha que ele usou ao longo de seus estudos.

Veja os pecados capitais cometidos:

1. O título não dá nenhuma pista do que a tabela significa
2. As letras estão ilegíveis (porque estão no mesmo tamanho de fonte em que estavam na planilha)
3. Os textos estão "sambando" no espaço enorme das células da planilha

Frequentemente os autores param por aí mesmo, mas bastaria um ajuste rápido para garantir um mínimo de entendimento e legibilidade bem superior:

Note que bastou inserir um título descritivo do conteúdo, deslocando para o rodapé a necessária referência da origem dos dados), e um ajuste simples do tamanho das fontes, para a tabela passar a ter um sentido em si mesma, e um grau de legibilidade bastante superior à original.

As árvores e a floresta

Na tabela acima, apesar do ganho de legibilidade já alcançado, o autor permanece apresentando um conjunto de 50 números, e se o leitor quiser tirar uma conclusão sem recorrer a material adicional, terá que providenciar a sua própria análise, que pode ou não conduzir à conclusão que o autor gostaria de destacar.

Mas a necessidade de apresentar a floresta não impede que a árvore que interessa seja destacada!

Vamos imaginar que aquela tabela está presente porque o autor deseja apontar que no início do ano o Firefox passou a estar abaixo da faixa dos 22% pela primeira vez em vários anos. Que tal usar um título mais objetivo e aproveitar alguns recursos gráficos para apontar este momento específico?

Note a diferença: a coluna do Firefox e a linha do mês em que ocorreu o fato estão em destaque, bem como o cruzamento delas. Apesar de os 50 números permanecerem na tabela, é provável que o leitor olhe diretamente para este que interessa, e depois procure, no título, o que ele significa.

Além disso, aproveitei para corrigir mais um problema do layout: o alinhamento à esquerda é ótimo para a planilha, mas a centralização horizontal funciona melhor nesta tabela.

Só que a coluna vermelha ficou feia, né? Vamos dar um jeito:

A versão acima usa um recurso gráfico adicional para indicar a tendência de queda contínua. Neste caso, a força do símbolo (uma seta para baixo que vai ficando cada vez mais vermelha) pode ser suficiente para garantir a comunicação mesmo considerando que o sentido vertical nesta tabela indica o tempo, e não a grandeza sendo observada.

Além disso, a versão acima ainda corrige mais um detalhe do layout original: agora o alinhamento vertical dos textos nas células também está centralizado. Agora compare com a tabela inicial e veja quanto estes detalhes fazem diferença!

Destacando as exceções

Se o objetivo do autor fosse destacar que só o Chrome e o Safari cresceram em absolutamente todos os meses mencionados, um dos recursos à sua disposição seria destacar os meses em que os demais navegadores tiveram queda:

Aí está: o título e as cores vermelhas dos destaques devem ser suficientes para passar o recado. Mas aqui há algo mais que pode ser acrescido: um dado derivado, na forma de um total de cada coluna, que ajuda a indicar onde há crescimento geral (ainda que possa ser descontínuo) e onde há retração:

A linha a mais com o saldo acumulado cobra um preço: a indicação da origem dos dados ficou apertada - talvez seja o caso de rever a altura das demais linhas para que tudo caiba mais harmoniosamente.

Passe a tabela no liquidificador e construa um gráfico

Os 50 números da tabela original já se tornaram bem mais palatáveis com a formatação indicando quais deles devem ser olhados primeiro. Mas para tornar a digestão deles ainda mais fácil, a criação de um gráfico simples pode ser uma solução melhor, seja em substituição ou em complemento à tabela.

Para analisar a evolução de uma série de dados, os gráficos de barras são uma opção comum, e mesmo leitores sem maiores conhecimentos em estatística conseguem compreendê-los com facilidade.

Continuando no exemplo do interesse em destacar que Safari e Chrome tiveram crescimento contínuo, eis um gráfico ilustrativo:

Às vezes exibir a série não basta - mas não é difícil apontar algum momento interessante no gráfico também:

Às vezes, entretanto, o que queremos é indicar a participação de cada um dos componentes que forma um conjunto. Se quiséssemos ilustrar a participação dos navegadores no mercado mundial, uma solução comum seria um simples gráfico de setores - a popular pizza:

É óbvio, eu sei, mas não poderia deixar de mencionar.

Outros recursos gráficos

Especificamente nestes nossos exemplos, a presença das duas formas acima (o gráfico de colunas indicando a série e a pizza indicando a distribuição atual) simultaneamente no relatório ou apresentação poderia servir bem para ilustrar uma conclusão adicional interessante: que os 2 navegadores com maior participação são os que estão em retração, e que os que estão em rápida ascenção ainda não estão muito perto deles.

Apresentar isto numericamente (de forma direta ou com gráficos estatísticos) é mais rico, mas às vezes tudo o que você precisa é comunicar a conclusão. Neste caso, outro tipo de recurso gráfico está à sua disposição: o diagrama, de forma estruturada ou não. Eis um exemplo que serviria como o slide de abertura de uma apresentação sobre os dados que vimos:

Com um pouco de criatividade, pode-se usar tamanhos, posições, alinhamentoes, proximidades, cores e símbolos para comunicar mais claramente uma mensagem. Por exemplo, para demonstrar que os 2 navegadores baseados no engine WebKit, se somados, já ultrapassaram os 20%, poderíamos fazer:

Como você faria para indicar que esta soma dos 2 navegadores baseados no WebKit pesquisados está prestes a empatar com o total do Firefox?

 
Agora é com você

Os exemplos acima não tentam ensinar você como se constrói as tabelas e gráficos mencionados, porque os comandos variam de acordo com a ferramenta escolhida.

A intenção é demonstrar que basta um pouco de atenção a detalhes simples para gerar comunicação muito mais efetiva. Lembre-se disso quando for produzir seu próximo relatório ou apresentação!