Antes de prosseguir, um alerta: consultar um profissional do design gráfico geralmente é o melhor caminho para aumentar a chance de chegar a um cartaz, cartão, flyer, capa, layout de página, folder e tantos outros produtos gráficos que usamos no dia-a-dia.

Só que a fronteira entre o que é um trabalho de design profissional e a mera aplicação de técnicas de design ao nosso próprio trabalho pode ser tênue e subjetiva. Alguns exemplos de oportunidades de aplicação de elementos do design gráfico que ocorrem no dia-a-dia de quase todos nós são:

• a disposição da capa de um relatório
• a escolha dos tipos ou fontes dos títulos e corpo de texto de um trabalho
• o cartaz no elevador avisando da reunião do condomínio
• a mensagem de aniversário enviada por e-mail

entre tantas outras. Todos nós estamos expostos a decisões de design gráfico todos os dias, e embora sejamos dotados de algum bom senso, estética e ferramentas que até permitem um bom trabalho (na classe amadora, claro!), um pouco de método sempre ajuda.

As opções mais básicas que conduzem ao mínimo necessário em termos de resultado harmonioso e que comunica bem a sua mensagem são simples, fáceis de aprender e de memorizar.

Mesmo assim, todos os dias somos expostos (e às vezes até mesmo cometemos) cartazes e capas integralmente feitos em fonte tamanho 12pt, só maiúsculas, e 100% centralizadas - quando não são alinhadas aleatoriamente, cercadas por uma variedade de molduras e misturando várias fontes parecidas entre si.

Melhorando o mundo pelo design

Ninguém deveria ser obrigado a ver mais capas de relatório feitas em Times New Roman 12pt maiúsculas centralizadas - os últimos 20 anos de popularidade de processadores de texto já nos ofereceram quantidade suficiente disso.

Mas isso só mudará se aprendemos a entender o be-a-bá do design gráfico e empregarmos no que produzimos e expomos ao mundo. Quanto mais gente fizer isso, maior será a chance de os demais perceberem que há outras alternativas à Times além da Comic Sans!

Para mim, essa percepção veio a partir de uma leitura que, desde então, recomendo a todo colega de equipe que precisa produzir algum material gráfico de uso interno: o livro "Design para quem não é designer", que no momento em que escrevo pode ser encontrado por cerca de R$ 50 em livrarias on-line como Saraiva e Fnac.

Li esta obra pela primeira vez na virada do século, e desde então já comprei pelo menos 7 exemplares, sendo 3 para mim mesmo (acabo emprestando, e não voltam, cumprindo assim sua missão!) e os outros para dar de presente. Recentemente comprei também a edição em inglês em formato ebook, e agora ele não some mais ;-)

Design para quem não é designer

A autora, Robin Williams, escreveu várias outras obras voltadas a difundir entre nós, amadores, os conceitos essenciais do design. Na minha opinião, o "Design para quem não é designer" é o essencial entre eles, sendo que os demais são especializações do conceito, tratando mais aprofundadamente sobre tipos, sobre apresentações, sobre web e mais.

No exemplar em português que tenho em mãos, identificado como "2a edição revista e ampliada" (2008), o tema é tratado em 194 páginas. Sei que há edições mais recentes, incluindo uma já transposta para a nova ortografia do nosso idioma, e me parece que a "terceira edição" do Brasil foi construída a partir da segunda edição do original dos EUA (onde já há uma terceira edição), portanto quem lê também em inglês deve pesquisar bem as suas alternativas.

O livro é de leitura facílima, muito bem ilustrado (geralmente com exemplos de aplicação profissional das técnicas do design gráfico), e apresenta basicamente 5 grandes temas, cada um deles explicado quanto ao seu conceito, funcionamento e objetivo de seu uso.

Conhece a definição sherlockiana sobre o conceito de óbvio? Depois de apresentado e explicado, tudo é óbvio. Este é um livro que trata sobre o que é imediatamente óbvio assim que explicado, mas que muitas vezes temos dificuldade de aplicar ao nosso trabalho por não termos jamais parado para identificar este pequeno conjunto de técnicas.

Claro que não posso detalhar os 5 temas por aqui (inclusive porque não sou designer), mas certamente posso listá-los e descrevê-los brevemente, sem o universo de dicas nem a variação de exemplos trazidos pela autora. São eles: proximidade, alinhamento, repetição, contraste e tipologia.

1. Proximidade

Itens relacionados entre si devem estar próximos. Itens ou grupos não relacionados devem estar separados.

Note que no exemplo à esquerda 100% das informações foram colocadas em um único grupo - dá trabalho até para tentar identificar quantos serão os concertos!

2. Alinhamento

Nada deve ser colocado arbitrariamente em uma página. Cada item deve ter uma conexão visual (por linhas precisas, mas geralmente imaginárias) com algum outro elemento da página.

Por que se limitar ao centralizado?

Nos primeiros anos dos processadores de texto, o alinhamento centralizado floresceu inclusive porque as pessoas estavam acostumadas à relativa dificuldade de obter o mesmo efeito com máquinas de escrever, e se maravilhavam com a possibilidade de centralizar com o mero toque de um botão. Mas esse tempo já passou, e há tantas outras formas de alinhar!

Claro que a falta de imaginação não é a única fonte de problemas com alinhamento: a falta de percepção sobre as possibilidades de alinhamento também é um problema comum. Veja os exemplos acima: no segundo, apesar de os elementos terem tamanhos diferentes, todos eles (título, texto e as 3 caixas) estão alinhados uns aos outros, o que muda completamente não só a estética como também a comunicação.

3. Repetição

Algum aspecto do design deve se repetir no material inteiro, e nos conjuntos de materiais associados entre si. O uso de um negrito, um fio (linha) grosso, um elemento de design, em suma algo que dê a ideia de consistência quando o leitor reconhecer visualmente.

Quando se trata de um único documento, isso é evidenciado usando sempre a mesma fornte para os títulos, ou por um rodapé padronizado para as páginas, por exemplo.

Quando se trata de um conjunto de materiais, a presença de um elemento que possa ser reconhecido ao longo de cada uma das peças é que dá essa ideia de consistência e facilita a identificação - compare o cartaz acima com os modelos de papel timbrado de uma mercearia usados anteriormente como exemplo de alinhamento para identificar!

4. Contraste

Se dois itens não forem exatamente análogos, diferencie-os completamente. Itens parecidos (quanto ao tipo, tamanho, peso, posição, etc.) geram conflito. Contraste é quando eles são completamente diferentes.

O contraste pode ser alcançado de várias formas: tamanho das letras, fios grossos e finos, cores quentes e frias, horizontal x vertical e mais.

No exemplo acima, há contraste de fontes, bem como entre o título horizontal longo e as colunas curtas, por exemplo.

5. Tipologia

Ao longo de vários capítulos, esta parte (descrita pela autora como "a segunda metade") do livro apresenta os conceitos básicos sobre o uso consciente das fontes, incluindo as dicas essencias sobre contraste de tipos: tamanho, peso, estrutura, forma, direção e cor.

O que mais?

O capítulo mais interessante do livro está escondido, discretamente, entre o capítulo que trata do contraste e o início dos capítulos sobre tipologia - porque depende do entendimento sobre os princípios básicos, no mínimo para permitir o uso dos termos adequados.

Trata-se de uma lista de dicas e truques específicos para:

• cartões de visita
• papeis de carta, timbrados e envelopes
• folhetos em geral
• boletins e newsletters
• folders
• postais
• anúncios de jornais

Claro que, para boa parte dessas aplicações, consultar um profissional pode ser a melhor solução. Mesmo assim há valor em conhecer o básico a respeito - no mínimo vai melhorar a comunicação entre você e o prestador de serviço.

Além disso, há uma série de exercícios (com respostas ao final do livro), capítulos de revisão e outros recursos para facilitar o aprendizado se você fizer como eu e ler do início ao fim.

Depois de ler, o livro vira um excelente guia de consulta e referência sobre os elementos mais básicos do design gráfico - mas só o empreste se tiver garantias ou se não se importar quando livros emprestados não voltam, porque este é o tipo de livro útil que, quando emprestado, acaba sendo emprestado andiante ou incorporado à biblioteca de referência de quem o recebeu ;-)

O leitor Paulo Moraes escreveu para compartilhar a novidade do lançamento de seu livro "Mente anti-hacker" sobre segurança da informação com foco no usuário final, tema que já foi abordado diversas vezes aqui no Efetividade.net.

Pedi a ele que produzisse uma breve descrição da obra, que agora publico, abaixo. Para estimular o interesse de vocês, vamos sortear um exemplar do livro do Paulo, com uma regra bem simples: basta responder nos comentários deste post qual dos 10 capítulos do livro (mencionados abaixo) é o que trata do tema que você anda precisando dar mais atenção na sua própria segurança digital.

Mas não vale só dizer o número do capítulo e título do capítulo: tem que dizer a razão da escolha, ok? E não esqueça de preencher corretamente o seu e-mail no formulário do comentário, ou eu não terei como identificar você caso você seja o sorteado.

O sorteio ocorrerá na próxima segunda-feira, 16 de maio de 2011 já ocorreu - venceu a Ana Karenina, que receberá por e-mail instruções para informar o endereço postal no Brasil para onde deverá ser enviado seu livro.

Segue a descrição do livro providenciada por seu autor Paulo Moraes:

Mente anti-hacker - proteja-se

A Obra "Mente Anti-hacker - Proteja-se" tem o objetivo de levar o entendimento para qualquer usuários que necessite do mínimo de proteção para evitar infecções, invasões ou se tornar vítima de golpes virtuais, quase sempre resultando em transtornos e prejuízo financeiro.

O livro aborda os principais conceitos e definições das ameaças que cercam os usuários diariamente ao utilizar a Internet, seja para atividades domésticas ou empresariais.

Focado no sistema operacional Microsoft Windows 7, explora os recursos de proteção dessa plataforma e todos os softwares utilizados no livro estão disponíveis para uso gratuito no ambiente doméstico, não sendo necessário nenhum outro investimento após adquirir o livro.

É demonstrado claramente desde a instalação das ferramentas de proteção e dicas comportamentais de segurança que podem ser usadas diariamente, tornando a experiência com o computador mais tranquila.

A parte mais agrádavel durante a criação do livro foi o capítulo 4, abordando o recurso Filtro de Conteúdo, onde pais e usuários podem identificar e restringir o acesso a alguns sites na Internet de acordo com a sua classificação, evitando que sejam visualizados conteúdo impróprio no computador quando os responsáveis estão ausentes do local.

Maiores informações podem ser visualizadas em www.menteantihacker.com.br

Sumário

1. Ameaças Digitais e Métodos de Contaminação
2. Phishing – A Arte de Pescar Vítimas
3. Sistemas de Proteção
4. Controle o Acesso das Crianças
5. Criptografia – Confidencialidade à Prova de Hackers
6. Descobrindo Falhas no Computador
7. Utilizando Redes Sociais com Segurança
8. Backup e Restauração do Sistema
9. Contas de Usuário
10. Proteção de Redes Sem Fio

Características

Ano: 2011
Edição: 1
Lançamento: 15/04/2011
Páginas: 196

Paulo Moraes é um profissional de TI com mais de 10 anos de experiência, com formação em Redes de Computadores e Especialização em Segurança da Informação, possuindo as certificações ISO 27002/ITIL (EXIN) e MCDST/MCSA (Microsoft). Atua no mercado como Consultor de Segurança da Informação.

As caixas organizadoras da Sanremo são velhas conhecidas de quem dá atenção organização doméstica, e ultimamente têm adetido à tendência de oferecer soluções para lares cada vez mais enxutos e carentes de espaço disponível.

A linha Top Stock, em particular, é familiar a quem tem uma casa organizada, pois apresenta modelos em formatos variados mas com 3 características em comum: presilhas que mantém fechada a tampa (ideais para transporte e para casas com crianças pequenas ou animais domésticos), pés largos que apoiam melhor, e material robusto e resistente.

Na minha casa, há caixas Top Stock de tamanhos diversos guardando lâmpadas, ferramentas, inseticidas, pilhas e até mesmo uma caixinha com um kit-apagão: pilhas, lanterna, velas, fósforos, um rádio AM, caneta, palavras cruzadas e lista de telefones úteis.

Rodas!

Mas assim como as demandas da organização doméstica evoluem, avançam também as soluções voltadas a ela, e assim a familiar Top Stock recebeu uma renovação na forma de produtos que trocam uma de suas características essenciais (os pés largos) por um substituto interessantíssimo: rodinhas.

Pedi à Sanremo para avaliar estes produtos (nem tão recentes assim) no contexto da organização doméstica, e fiz alguns testes práticos com 2 deles, que conduziram a resultados positivos e às conclusões que compartilho a seguir.

Organizador baixo com rodas

O organizador baixo com rodas parece feito sob medida para uma tarefa bem específica: aproveitar o espaço embaixo da cama para guardar objetos, mas sem expô-los à poeira e outras condições adversas daquele ambiente.

Com dimensões generosas (84cm x 47xcm e 17cm de altura) e acomodando um volume de pouco mais de 50 litros, este organizador pode lidar muito bem com itens leves (como sapatos, botas, casacões, cobertores e similares), mas eu experimentei carregá-lo com objetos pesados e ele não cedeu – as rodas continuaram girando livremente.

Não posso afirmar que o material não cederia com o tempo, neste situação de uso extrema (enchi de livros!), mas para o uso típico (calçados, roupas de cama, etc) ele demonstrou ser bastante adequado.

Infelizmente a altura de 17cm é excessiva para o uso sob modelos comuns de camas do tipo box (na minha casa não coube), adequando-se melhor a camas com estrutura tradicional.

Organizador “médio” com rodas

Coloquei a palavra médio entre aspas no título porque, embora este seja o nome oficial do produto, eu não o descreveria com outro adjetivo que não fosse “grande”. Com 37cm de altura (e 83 de comprimento por 48 de largura), este modelo conta com mais de 100 litros de espaço interno, e suas rodas o tornam ideal para  armazenar no chão da garagem, em depósitos ou mesmo em uma sacada abrigada.

Ao contrário dos modelos sem rodas da linha Top Stock, que aqui em casa resistem há anos ao teste da chuva (mais uma vez, graças à boa vedação proporcionada pelas presilhas das tampas), o organizador “médio” e o organizador baixo não são feitos para vedar tão completamente: suas tampas são articuladas,  o que permite abrir cada metade delas como se fosse uma tampa de baú – e por consequência fazem com que a água possa passar pelas dobradiças plásticas.

Embora precise ser mantido em local abrigado, entretanto, este “baú com rodas” da Sanremo dá um show quanto à sua aplicabilidade. Entre os testes que realizei com ele estiveram a guarda de material de praia (pé de pato, snorkel, raquetes, sacola térmica e até o guarda-sol couberam com folga), de ferramentas e até mesmo de material de churrasco (espetos, grelhas, chapa, espátula, faca, tábua e ainda sobrou espaço para uma saca de carvão).

Como se trata de um volume muito grande, não considerei prático para armazenar algo que vá ser usado com muita frequência, a não ser que se trate de um ambiente muito espaçoso ou pouco frequentemente utilizado (como um depósito ou uma churrasqueira externa).

Mas nos casos em que ele cabe, o organizador “médio” demonstrou ser prático, e as rodinhas se tornam muito úteis na hora de transportar entre o canto onde ele fica guardado e o local em que seu conteúdo irá ser útil!

Os produtos da Sanremo podem ser encontrados em supermercados, lojas de utilidades e de materiais para organização doméstica.

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O que é Home Office?

Home office é ao mesmo tempo a prática de realizar no ambiente doméstico o expediente típico de escritório, e o ambiente em que este expediente acontece. Embora possa ser aplicado a qualquer escritório doméstico, o termo normalmente é usado apenas quando este escritório é usado para atividades profissionais.

Como calcular os custos para montar um escritório em casa? Qual o tipo de infraestrutura necessário para trabalhar?

A infraestrutura sempre precisa ser planejada de acordo com as demandas da atividade que será desempenhada: por exemplo, os home offices de quem trabalha como autônomo, de quem faz teletrabalho para um empregador, de quem atua via Internet e de quem recebe clientes presencialmente têm requisitos radicalmente diferentes entre si.

Na hora de planejar os custos do home office, é preciso considerar o ambiente em si (espaço e mobiliário), os meios de produção da sua atividade profissional (equipamentos e material de expediente), as comunicações (telefone, Internet, fax, ...), os registros e armazenamentos (arquivos, pastas, armários), e eventuais materiais de apoio, como literatura técnica, por exemplo.

Qualquer profissional pode trabalhar em Home Office?

Não, algumas atividades se prestam a home office melhor do que outras. É mais difícil gerenciar uma equipe que opera presencialmente quando seu gestor atua a partir de um home office, por exemplo. A regra é que a adequação ao formato home office cresce conforme se reduzem a quantidade de interações com outros integrantes de um escritório presencial que são exigidas para o sucesso de uma atividade e a dificuldade de obter a infraestrutura necessária para possibilitar exercer a atividade.

Quais as vantagens e desvantagens de trabalhar em Home Office?

As vantagens incluem:

• redução dos deslocamentos,
• maior controle e flexibilidade sobre horários e interrupções,
• proximidade da família,
• possível redução de despesas,
• mais estrutura do que uma “atividade doméstica” tradicional,
• mais motivação para a produtividade,
• mais potencial de qualidade de vida.

As desvantagens são o outro lado da moeda: o risco de misturar vida (e horários, e comunicações, etc.) pessoal e profissional, de não ser percebido como um profissional sério e produtivo,  de ser deixado para trás em promoções e aumentos (quando o home office é de teletrabalho), etc.

Que hábitos ou atitudes podem colocar a produtividade em risco? Como não permitir que isso aconteça, quando há família, filhos pequenos, empregada, enfim, uma casa movimentada?

O essencial é estabelecer, manter e comunicar claramente que o ambiente do home office é um local de trabalho, e que o horário de expediente nele, por mais flexível que seja, é tão sério quanto o de qualquer outro local de trabalho.

Quando há outras pessoas na casa durante o horário de atividade do home office, é essencial haver separação física dos ambientes. Interrupções e contatos familiares são naturais e até desejáveis, mas precisam ser mantidas sob controle. Uma dica é não manter no ambiente do home office “iscas” que atraiam quem não estiver trabalhando: fazer o home office no mesmo local em que estão a melhor TV da casa, o videogame, ou o único acesso à Internet é uma forma de tornar mais difícil a separação necessária.

Há algum constrangimento por trabalhar em casa, quando é necessário fazer uma reunião, por exemplo?

Certamente pode haver, e muitas vezes com plena razão: sem uma estrutura bem ajustada, ambiente doméstico e vida profissional são difíceis de misturar sem passar uma impressão errada a clientes e parceiros que ainda não formaram uma imagem sobre a seriedade do seu trabalho, e sem causar inconveniente a outros moradores da casa.

Se sua atividade envolver a necessidade de realizar reuniões ou receber algum público, vale a pena investir numa separação ainda maior entre os ambientes, com acesso exclusivo ao ambiente de trabalho, ou mesmo em realizar as reuniões em locais externos.

É possível que o profissional fique deprimido, desmotivado por se afastar dos contatos sociais? Como evitar esse sintoma?

O home office tende a ampliar as oportunidades para contatos sociais e profissionais, por dar maior controle sobre a agenda. Quando ocorre na forma de teletrabalho, é interessante manter um cronograma de encontros presenciais com os demais integrantes da equipe, evitando o afastamento do dia-a-dia da empresa. No caso das atividades autônomas, a demanda por contatos com clientes, parceiros e fornecedores ocorre de forma natural.

De que forma a boa administração do tempo tem papel fundamental no Home Office?

No seu home office, ninguém vai cobrar ou impor os horários em que você precisa estar em atividade, mas os clientes e parceiros continuarão a exigir (talvez até ainda mais!) pontualidade nos seus produtos e entregas. Portanto, embora haja flexibilidade, a produção (e suas horas de trabalho!) precisa acontecer, e é o próprio profissional que precisa gerenciar seu tempo.
Como é esse espírito de "estar longe de onde as coisas acontecem"?

Isso é algo que só acontece no caso de teletrabalho, que não é a única modalidade de home office – e mesmo assim só ocorre se o profissional se permitir o isolamento, deixando de estar presente não só ao ambiente, mas também aos contatos da empresa. Quem trabalha em home office de forma autônoma ou independente não está longe de nada – pelo contrário, está sempre no núcleo de suas atividades.

Por que, como e quando você "virou" Home Office?

Meu caso não é típico: adotei o home office para minhas atividades on-line, em complemento à minha atividade diária como administrador. No início era apenas um hobby, mas ao longo dos já quase 5 anos em que a experiência vem durando, este hobby se desenvolveu e acabou se tornando minha principal fonte de renda, embora eu continue mantendo as atividades em expediente diário que mantinha antes. Ou seja: para mim o home office é uma carreira paralela.

Quais são suas atividades atuais? Come é a sua rotina trabalhando em casa? Como funciona o seu horário? O seu trabalho exige muita interação com pessoas?
Meu trabalho em home office é essencialmente on-line, mantendo alguns sites (incluindo o Efetividade.net, o BR-Mac.org e o BR-Linux.org) e produzindo conteúdo textual para outros clientes, incluindo uma revista impressa, um portal nacional e o site de uma empresa de tecnologia, entre outros. Como é atividade criativa, a rotina varia – às vezes escrever um artigo de 3 páginas demora 2 dias, mas outras vezes pode ser feito em 90 minutos.

O importante é cumprir os prazos de entrega, e não o número de horas que passo dentro do meu escritório. Mas geralmente fico nele cerca de 4 horas por dia, cuidando da produção, do apoio administrativo e das comunicações – usualmente por e-mail ou mensagens instantâneas.
 

Quais as principais dicas que você pode passar como alguém que vivencia uma situação do gênero?

Uma síntese da minha experiência atuando em home office, incluindo como montei o meu próprio escritório, pode ser consultada em http://efetivida.de/!3296

A principal dica é ter sempre presente a separação entre “home” e “office”, evitando assim stress com os familiares e também as possíveis consequências quando você deixa o conforto e a proximidade distrai-lo de seus objetivos profissionais.

Outro aspecto a destacar é que nem sempre é possível começar a operar com um home office tão bem montado e suprido quanto se desejaria. É normal começar só com o indispensável mas, conforme sua atividade profissional for demonstrando sua viabilidade e gerando retorno, é importante investir no próprio escritório uma parte deste retorno, melhorando as condições de trabalho e multiplicando a produtividade!

(colaborou Andressa Giro)

Reuniões, atas e pautas são instrumentos eficazes de comunicação quando bem empregados, mas também podem ser ineficientes ralos de produtividade quando abusadas ou mal executadas.

Que tal um manual de reuniões produtivas com 10 dicas que você pode imprimir e colar no mural, repassar por e-mail para a equipe ou "esquecer" na mesa do seu chefe? É o que procurei providenciar, e fique à vontade para reproduzir no seu grupo, mas não deixe de dizer que veio aqui do Efetividade.net, ok? ;-)

Na prática, sabemos que muitas vezes é possível substituir a reunião por alguma alternativa que reduza os deslocamentos e o tempo de disponibilidade exclusiva dos participantes, mas produza grau de informação e comprometimento similar.  Mas em muitos outros casos a reunião é a melhor alternativa, ou mesmo é obrigatória.

Colocar todos os interessados em um mesmo ambiente, no mesmo horário, e fazer avançar uma agenda em ordem de prioridade, e não em ordem de grau de polêmica de cada tema, são grandes desafios – e percebemos isso sempre que uma reunião mal planejada ou mal coordenada perde muito de sua eficácia potencial.

Vamos portanto às 10 dicas para que as suas próximas reuniões sejam muito mais produtivas!

O Manual da Reunião Efetiva

Agendamento a tempo. Existem as reuniões de emergência, mas também existem as que ocorrem em cima da hora porque algum gestor não se organizou.

A antecedência necessária depende do tema e contexto: às vezes, 30 minutos de antecedência podem ser suficientes, e em outras vezes 48h pode ser pouco. Mas reuniões marcadas com 5 minutos de antecedência não produzirão decisões tão eficientes quanto as marcadas com tempo suficiente para os participantes reunirem e atualizarem informações.

Horário para encerrar. Toda reunião previamente agendada tem horário para iniciar, mas é comum não haver previsão de horário para encerrar.

Algumas reuniões (por exemplo, assembleias realizadas entre pares, como as de condôminos ou trabalhistas) não devem mesmo encerrar sem ser por comum acordo, mas uma reunião de equipe de projeto ou entre membros de uma mesma organização pode e deve ser planejada para caber em um determinado horário, e a existência de uma hora marcada para o seu fim pode ser um instrumento adicional para manter a objetividade nas discussões.
 

Pauta preliminar. Todas as pessoas chamadas a participar devem saber, já no primeiro contato verificando sua disponibilidade para participar da reunião, quais os assuntos que serão tratados, e qual o objetivo de quem está promovendo o encontro (É para comunicar algo? Para decidir algo? Muda o que já se planejou?), para que possam responder e se preparar adequadamente.

Definir uma pauta inicial, ainda que bem simples – pode ser distribuída em um simples e-mail informal – é essencial.
 

Pauta definitiva. Quando a reunião já estiver completamente agendada, é hora de divulgar uma versão mais completa da pauta, incluindo os temas originais e possíveis outros temas adicionais que tenham sido sugeridos por outros participantes, local e horário (de início e fim), e lista de quem estará presente.
 

Elenco de apoio: quanto maior o número de participantes sem interesse direto no assunto que estiver sendo tratado, maior será a complexidade (desnecessária!) da comunicação na reunião. Se você tem uma pauta bem definida, pode dispensar os participantes que foram chamados apenas para um ponto específico dela, assim que este ponto for tratado. Deixe isso claro desde o princípio, para que todos vejam isso como um ponto positivo, e não como uma rejeição!
 

Reunião não é sinônimo de assembleia. Pessoas que você gostaria que participassem da reunião apenas para que estejam informados, ou para o caso de terem alguma opinião, em geral podem fazê-lo apropriadamente a partir da leitura da pauta e da ata.

Uma reunião só com as pessoas envolvidas diretamente tem mais chances de ser produtiva – mas cuidado para não sofrer um “choque de realidade” pós-reunião: chame para o encontro também as pessoas que compreendem os detalhes práticos das situações em análise, e não apenas os tomadores de decisão.
 

Telefonemas e interrupções. É uma constante: quem está em uma reunião geralmente preferiria estar em outro lugar, e tem outras obrigações ocorrendo em paralelo.  A cortesia manda não deixar o celular levar vantagem: quem abriu mão de seus compromissos para estar no mesmo ambiente que você deve ser privilegiado com a sua atenção.

Mas a cortesia não basta: é importante haver uma política clara quanto ao tratamento de ligações, torpedos, etc. É aceitável lidar com eles no próprio ambiente da reunião? É preferível sair da sala? Ou eles devem ser ignorados por toda a duração do encontro? Exceções são inevitáveis, mas a regra para os casos normais, quando definida, é melhor que o improviso e a incerteza.
 

Cuidado com os detalhes de implementação. Quando a reunião ocorre entre pessoas que conhecem operacionalmente (a fundo ou não) o assunto em discussão, é comum que as discussões sobre “como” fazer algo sejam muito mais saborosas do que a mera decisão sobre “o que” fazer, que normalmente é o objeto da reunião.

Assim, quase ninguém resiste a entrar neste debate (“em que linguagem vai ser?”, “com qual ferramenta?”, “qual a potência do motor?”, “no meu tempo isso era feito com arquivos-texto”, etc) logo após a decisão sobre “o que” fazer ter sido tomada. Só que isso tende a fugir da pauta, a não envolver todos os presentes, e até a adiantar perigosamente decisões técnicas que deveriam ser feitas com mais análise.

Se você notar que isso está ocorrendo, proponha uma reunião (não no mesmo dia!) para tratar especificamente do assunto, e prossiga com sua pauta original!
 

Polarização e monólogos. A não ser que alguns participantes tenham sido designados como ouvintes, reuniões devem garantir voz e vez a todos os integrantes, pois as conclusões comprometerão igualmente a todos.

Ao perceber que um debate está se polarizando ou mesmo que algum participante está tentando impedir que outro conclua suas ideias, intervenha! Certifique-se que todos terão oportunidade de se expressar, se possível sem limitar o direito de réplicas.
 

Temas fora da pauta. Se durante a reunião surgirem temas não conexos aos da pauta mas apropriados ao público presente, o secretário deve tomar nota deles, e a reunião prossegue sobre os pontos originais da pauta.

Ao final da reunião, com base nas anotações, os temas extras podem ser colocados em discussão, ou agendados para ocasião futura (e este agendamento também deverá constar na ata ou registro da reunião).
 

Secretaria é essencial

Toda reunião precisa de um secretário ou secretária previamente designado. Pode ser um dos participantes, que recebe esta atribuição adicional, ou uma pessoa que não participa das deliberações da reunião em si (embora esteja presente), mas fica encarregada de secretariá-la.

O papel do secretário é simples, mas exige atenção: ele deve ficar encarregado de acompanhar os pontos da pauta, para certificar-se de que serão todos discutidos, tomar notas sobre as decisões relacionadas e gerar uma ata ou resumo sumarizando-as – logo após a reunião.

Idealmente, antes de encerrar a reunião o secretário deve ser convidado a ler suas anotações sobre as decisões tomadas, para certificar-se de que todos os presentes têm o mesmo entendimento (naturalmente eles terão outra oportunidade para confirmar se concordam também com a ata ou registro, após sua produção).

O ideal é haver um mecanismo previamente definido sobre a forma de divulgar esta ata: todos precisam assinar, ou apenas a autoridade responsável pela reunião? É um documento público ou não? Quanto mais firme for esta política, mais automática será a difusão das informações da reunião. Como um bônus adicional, o secretário pode ficar encarregado de propor fazer a pauta avançar ao perceber que está sendo dedicado muito tempo a algum problema secundário.

Modelo de ata de reunião

O modelo de ata do Efetividade.net está à disposição, mas sabemos que em reuniões de equipe nem sempre é necessário seguir o velho modelo formal de ata: um registro simples (ou o chamado “resumo executivo”), com uma descrição informal em texto livre, é suficiente para preservar a memória da reunião.

Mas, seja qual for o modelo, os itens abaixo não podem faltar na sua ata ou registro de reunião:

• Tema da reunião
• Motivo da sua realização
• Data, horário, duração e local em que se realizou
• Quem a conduziu (se for o caso), quem secretariou e quem esteve presente
• Tópicos discutidos e decisões tomadas
• Para cada decisão registrada, idealmente deve constar qual será a próxima ação e quem entre os presentes é o responsável por ela

Leia também:

• Planejamento e condução: 10 dicas para começar e terminar reuniões na hora marcada
• Sobrevivendo a reuniões: dicas de quem mantém a produtividade mesmo indo a 70 reuniões por semana
• Fim de jogo: efetividade no encerramento de reuniões