por Wagner Mancini*, autor convidado

Como lidar com várias reuniões, centenas de email na caixa de entrada e uma infinidade de informações no dia a dia.

Vivemos um paradoxo no mundo moderno, onde a tecnologia, principal aliada para poder processar informações mais rapidamente, também criou uma cruel realidade, assoberbando os profissionais com toneladas de informações e pendências. Recebemos centenas de emails, participamos de várias reuniões, presenciais e virtuais, conference calls e estamos expostos a uma quantidade enorme de informações que, para a maioria dos profissionais, torna sua vida um caos, em meio a, cada vez mais, pendências e coisas para serem feitas.

A maioria das pessoas nem se dá conta disto, e segue sua vida, invariavelmente dedicando-se cada vez mais horas, na difícil tarefa de dar conta de tudo o que tem pra ser feito, e, muitos se frustram, pois se vêem em meio a problemas “urgentes”, que tem que ser resolvidos aqui e agora, e novas pendências, que hoje estão na categoria de “importantes”, virarão os problemas “urgentes” do amanhã, e assim a roda viva parece não ter fim.

Só há uma solução para isto: mudar nossas atitudes, nos disciplinarmos, aprendermos a dizer “não” e assumir apenas os compromissos que podemos realmente cumprir, e, em paralelo, nos organizarmos, definirmos claramente nossos objetivos pessoais e profissionais e planejarmos nosso dia a dia em função dos mesmos, utilizando a tecnologia a nosso favor, tornando-nos mais produtivos pessoalmente, mais equilibrados e mais felizes.

12 dicas para ser mais produtivo, equilibrado e feliz

1. Tenha em mente que organização é uma habilidade como outra qualquer e pode ser aprendida com um pouco de persistência e disciplina;
2. Registre sempre! Não dependa de sua mente lembrar o que você deve fazer. Use as listas de tarefas do MS Outlook, IBM Lotus Notes ou do Google Tasks, ou as ferramentas de tarefas preferidas dos leitores do Efetividade;
3. Defina claramente seus objetivos pessoais e profissionais e use-os para priorizar o que fazer, bem como para criar e organizar todas as suas informações;
4. Seu dia tem um limite de horas! Organize seu calendário para conter seus compromissos importantes, atrelados a seus objetivos profissionais e pessoais;
5. Evite interrupções e aprenda a dizer “não”, educando as pessoas ao seu redor, para que elas saibam que isto não é uma ofensa pessoal, mas sim uma necessidade para se trabalhar com foco e ser produtivo;
6. Comprometa-se somente com aquilo que puder cumprir;
7. Planeje antecipadamente as atividades de seu dia;
8. Reserve dois ou três curtos períodos durante o dia para ver e responder emails. Evite ficar o tempo todo acompanhando emails, exceto em casos urgentes ou situações onde esta seja a principal função de seu cargo;
9. Tenha seus contatos sempre organizados e atualizados, facilitando o acesso às pessoas e informações e fomentando o networking;
10. Tenha um smartphone, com as informações sincronizadas com seu computador, para poder acessar as informações rapidamente, onde e quando precisar;
11. Revise semanalmente suas pendências e planeje a semana seguinte.
12. Cuida de sua vida pessoal: família, filhos, lazer, saúde, finanças, espiritualidade, vida social. Dedique tempo para aquilo que quer construir em sua vida.

Apesar dos "visionários" que afirmam que o blog morreu (e com isso ganham grande audiência em seus blogs) e da concorrência saudável com mídias mais recentes, acredito que ainda há muito a se escrever no formato blog.

Gosto muito de tropeçar em um novo blog que mereça ser seguido ou guardado nos favoritos, mas isso é cada vez mais raro.

Ao mesmo tempo, todos os dias muitas ideias boas chegam a este formato pelas mãos de autores criativos e preparados mas que infelizmente recebem e seguem conselhos errados, como fixar-se inicialmente em cativar os robôs dos sites de busca (SEO, monetização, etc.), guiar-se pelos números desde o princípio ou imitar o que já está sendo bem feito em outro blog (embora alguma atenção às duas primeiras dicas sejam úteis após um certo momento de maturidade).

Uma visão pessoal

Eu estou nesta estrada desde 1996 (antes mesmo do termo blog se consolidar) com o BR-Linux que, somado ao Efetividade consegue, num bom dia, atrair cerca de 50.000 visitas - e continuo acreditando que o que atrai o leitor é o conteúdo, e não a embalagem ou a tecnologia usada na exibição.

Quando estava criando o Efetividade, há cerca de 5 anos, contei com os conselhos de Merlin Mann, criador do blog 43 Folders (que me inspirou a criar este blog que você está lendo), que um pouco depois publicou uma pequena lista dizendo o que faz um bom blog, na opinião dele - e não era nada sobre SEO ou sobre reproduzir modelos, mas sim sobre servir de canal para a curiosidade do próprio autor e estabelecer uma relação positiva com o leitor.

Na época eu também publiquei uma versão adaptada da lista, mas agora que estou investindo algum esforço em um novo blog - o recém-inaugurado BR-Mac.org, resolvi revisitar a minha própria lista para calibrar minhas próprias ações, e percebi que em linhas gerais continuo achando tudo que já achava naquela época, embora alguns pontos merecessem revisão, e tivesse alguns pontos a acrescentar.

Assim como foi útil para mim, espero que sirva para vocês também - e se alguém for aproveitar os critérios abaixo em algum blog interessante, não deixe de me informar para que eu possa conhecê-lo também!

Note que a lista a seguir não é necessariamente uma pauta que eu siga integralmente - são os atributos que os bons blogs que eu acompanho possuem. Nem todos os bons blogs reunem todos os atributos, e nenhum deles pode possuir todos eles em grau máximo simultaneamente. Mas eles compõem bem o mix de cada um deles, e você também pode fazer o mesmo.

Vamos portanto à nossa lista renovada, e conto com seus comentários!

Os ingredientes de um bom blog

1. Opinião e posicionamento: Você pode concordar - ou discordar! - do que está sendo dito em um blog bem escrito. Mas basta ler o primeiro parágrafo para perceber que aquele texto publicado contém a opinião de quem escreveu, não se limitando a narrar e listar os aspectos objetivos consensuais. A face está exposta e a voz do autor está ali, clara, com todas as suas tonalidades e timbres - não é aquela coisa neutra, sem cor, sem alma e sem graça. Para procurar a tal "neutralidade jornalística", sabemos onde ir (e nem sempre encontraremos), mas não é ali.

   

    

2. Fruto de uma obsessão: Um bom blog passa claramente a imagem de que o seu conteúdo é sobre um assunto (ou conjunto deles) que interessa profundamente aos seus autores. Um tema que eles dominam, ou ao menos acompanham com paixão (ou no mínimo uma insaciável curiosidade), e querem compartilhar com quem desejar ler.
    

3. Blocos ordenados de texto: Os melhores blogs usualmente apresentam basicamente texto, organizado em parágrafos, que lemos de cima para baixo e da esquerda para a direita, pulando as partes que não nos interessam, como faríamos com uma revista preferida. Seus autores podem até não ser grandes prodígios da escrita, mas ao menos se esforçam para redigir com clareza, usando as maiúsculas na hora certa, acentuação, pontuação e alguma atenção à gramática.
    

   

4. Formatos alternativos: Ocasionalmente, um bom blog quebra a regra acima, e é composto primariamente de imagens, ou de slides, ou de listas de itens, ou mesmo de links. Mas, como se percebe nos melhores tumblrs e similares, o conteúdo é tão interessante, o tema é tão original, e o conjunto é tão funcional (ou harmonioso), que ele consegue atrair e manter a atenção mesmo assim. Mas essa regra é tão freqüentemente abusada por autores que têm preguiça de escrever, que acaba sendo um obstáculo até para os talentosos.
    

5. Autenticidade: Além de expressar a sua posição, o bom blog não tenta disfarçá-la. Por exemplo, se ele está fazendo uma propaganda comercial em seu texto (os chamados "publieditoriais", ou "posts pagos"), ele deixa isso claro, e o leitor pode aceitar ou não. Se ele é a favor de um determinado partido, ele não se finge de politicamente neutro. E assim, quando ele emite uma opinião a favor de uma idéia ou produto, você não tem dúvida de que é o que o autor realmente pensa, e não algo que ele foi pago para lhe mentir.
    

6. Paciência: Mesmo que ocorram várias explosões de audiência, as probabilidades indicam que não é na primeira semana que a sua iniciativa pessoal vai conseguir destaques, parcerias, audiências diárias de 5 dígitos, etc. Isso não é razão para desanimar, mas sim para redobrar os esforços de chegar aos públicos interessados, até conseguir um crescimento sustentado que o leve ao nível de audiência que o seu tema merece!

   

7. Seu diferencial: Mesmo quando está cobrindo o buzz ou a grande notícia do dia, o texto dele tem algo que vai além do que os outros blogs do mesmo campo de atuação, e com acesso ao mesmo conjunto de fontes, puderam oferecer. Ou chega mais cedo, ou é mais amplo, ou tem opiniões mais balanceadas, uma expressão mais refinada, ou uma análise mais específica, ou inclui links para mais fontes interessantes, ou a ilustração é fora do comum, ou tantas outras formas de se destacar pela qualidade.
    

8. Você às vezes discorda deles: Isso é uma conseqüência do primeiro item: o bom blog expressa opinião. E por isso às vezes você discorda do que ele diz sobre seu software preferido, sua empresa dos sonhos ou sobre uma ou outra técnica que recomenda. Mesmo assim, você continua a ler, porque até a discordância é interessante, e as fontes dele merecem ser consideradas. E se o blog for bom mesmo, você pode até se motivar a dialogar com o autor, não para algum dos 2 mudar de opinião, mas porque a discussão enriquece a experiência.
    

9. Ele não fica tentando discordar dos outros pra agradar você: Quando o autor nunca se arrisca a dizer nada que ele genuinamente acredite, por medo de desagradar a uma parte da sua audiência, seu produto pasteurizado passa a ser embalado e colocado no freezer, e não consumido em grandes doses. Ter voz e provocar discordância ocasional é bom. Mas o extremo oposto também é chato: passar os dias inventando maneiras de provocar ou ofender determinadas classes do público, porque sabe que isso dá audiência, pode até dar resultado para o autor que está mais atento aos números do que ao conteúdo, mas não faz um bom blog.
    

10. Você quer dar continuidade aos assuntos: Os posts de um blog bem escrito deixam o leitor com vontade de continuar acompanhando, além de espalhar e discutir o assunto, levando-o ao seu próprio blog, ao Twitter, encaminhando para o e-mail dos colegas, ou mesmo colocando o assunto em pauta na mesa do almoço ou do bar. Ou mesmo com aquele velho hábito, hoje em extinção, de comentar no próprio blog em que o texto foi publicado ;-)
     

    

11. Ele erra de vez em quando. E assume. Para fazer o que não foi feito ainda, qualquer empreendimento tem que contar com a disposição de arriscar, e eventualmente errar. Um bom blog de vez em quando lança alguma novidade que não atrai interesse nenhum, cria uma promoção que é um fracasso, tenta fazer algo que acaba não decolando. Mas ele não varre nada disso para baixo do tapete: o assunto é exposto, discutido, e serve para que os envolvidos aprendam e evoluam, e acertem mais na próxima vez.
     

12. Ele dá crédito generosamente: Generosamente no sentido de ir além da mera obrigação. Num bom blog, se uma idéia é inspirada no trabalho alheio, isso é mencionado claramente e com todas as letras. As fontes das novidades são referenciadas e linkadas apropriadamente. A colcha de retalhos é formada com peças cuja origem é conhecida e divulgada.
     

13. Ele tem ritmo: Os leitores sabem o que esperar: um post por semana, 10 posts por dia, posts ilustrados, posts sérios, posts com fina ironia, etc. Um bom blog estabelece seu próprio ritmo, e depois o segue.
     

    

14. Ele sabe quando quebrar as regras: Eventualmente o autor faz um post fora do seu tema central, se engaja em uma campanha alheia, publica um link ou imagem sem contexto, deixa de expressar sua opinião, conta com a capacidade do leitor ler o contexto. Ele sabe quando fazer isso, o faz de forma ética, e sem interromper o fluxo usual.

E você?

Naturalmente, o que está exposto acima é a minha opinião, e a minha voz. Você pode discordar, e está convidado a expor nos comentários a sua própria voz sobre o que faz um bom blog!

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Declarar o IRPF deste ano está sendo um pesadelo para você? Saiba que facilitar o procedimento no ano que vem depende de começar a se preparar, com procedimentos bem simples, desde já!

O Imposto de Renda é uma realidade inescapável para grande parte dos trabalhadores assalariados e demais obrigados a declarar, incluindo a maioria das pessoas com salários brutos superiores a cerca de R$ 1800,00.

Mais precisamente, e de forma específica para o ano corrente: quem teve rendimentos tributáveis superiores a R$ 22.487,25 em 2010 precisa declarar agora em 2010, de 2 de março até às 24h do dia 30 de abril.

Embora para uma parcela considerável deste público a declaração seja bastante simples (preenche dados pessoais, preenche saldo da conta-corrente em 31/12, preenche dados salariais que o empregador informou, opta pelo desconto simplificado, encerra e envia), para muitos outros trata-se de uma ocasião anual memorável pela incomodação e dificuldade em localizar os dados necessários.

Para muitos de nós a tarefa é complexa, mesmo

Por exemplo, quem tem investimentos, bens e direitos a declarar precisa saber neste momento todas as transações que fez com imóveis, veículos e capital no ano anterior, e conhecer seu valor (de acordo com as regras do fisco) em 31/12 do ano passado e do ano retrasado. Isso pode significar ter de encontrar uma infinidade de recibos, comprovantes, contratos, extratos e mais, separar quais valem, e identificar neles os valores certos.

Quem é assalariado recebe da empresa uma declaração de rendimentos e imposto retido na fonte que já traz tudo mastigado: total bruto, valor retido na fonte, rendimentos isentos e não tributáveis, contribuição para a seguridade social e mais - basta guardar e depois transcrever, juntamente com os dados sobre a conta corrente que os bancos também enviam na mesma época.

Já quem tem fontes de rendas adicionais ou autônomas não conta com essa facilidade a seu favor: precisa também registrar e consolidar cada um dos seus demais rendimentos tributáveis, como prestação de serviços, alugueis, câmbio e tantos outros identificados na legislação. O contribuinte também precisa eventualmente identificar uma série de informações sobre os valores que possui no banco, em investimentos diversos, e até mesmo as quantias (em moeda estrangeira ou nacional) que guarda em casa.

E até agora só falamos de bens, direitos e rendimentos (do contribuinte e de seus dependentes). Mas tem também o outro lado desta balança: os descontos, baseados em recibos de uma série de serviços de educação, saúde e contribuições a entidades de utilidade pública ou assistenciais, entre outros. Para quem não opta pelo desconto simplificado, estes recibos podem significar um pagamento bem menor, ou uma restituição bem maior.

Para você, encontrar os valores e comprovantes é a parte mais difícil da declaração?

Ok, para algumas pessoas, o ato de declarar e lidar com o sistema disponibilizado pela Receita Federal em si é um tormento. Mas para boa parte delas, trata-se apenas de uma tarefa de entrada de dados, seleção de algumas opções relativamente inequívocas, transmissão e emissão de recibo - o complicado é saber quais valores preencher...

Mesmo quem opta por recorrer aos préstimos de um contador ou outro profissional que atue na preparação de declarações do imposto de renda pessoa física não escapa desta ginástica: reunir cada recibo, cada comprovante e cada extrato que traga os valores que devem ser preenchidos na declaração.

Mas nada disso é novidade, certo?

Quem já preencheu várias declarações sabe de tudo isso que eu expus acima: dá trabalho, e muitas vezes gasta-se bem mais tempo procurando papéis do que declarando. E a solução é simples: organizar-se.

Então por que continuamos caindo na mesma armadilha, ano após ano?

A resposta é simples, decorrente da natureza imediatista que nos caracteriza como sociedade, e consequência de um calendário inconveniente: Como só sentimos na carne essa complexidade ao declarar o imposto de renda do ano anterior, sempre lá pelo mês de março ou abril, um novo ano fiscal sempre já terá começado (e 2 ou 3 meses já terão se completado), razão pela qual os registros do ano corrente já estarão começando a se dispersar.

Para completar, na época de declarar o imposto relativo ao ano passado, já teremos problemas suficientes para ainda se preocupar com os do ano que vem. E assim, prometemos solenemente a nós mesmos: no ano que vem, a partir de janeiro, tudo vai ser diferente. Só que no ano seguinte a história se repete igualzinha.

A solução é bem simples

Minha proposta de solução

Eu adoto há alguns anos um esquema bem simples para prevenir todos estes problemas. Vou apresentá-lo a você, e aí você se encarrega de adaptá-lo e adequá-lo à sua realidade, ok? E de preferência com a ajuda de um contador ou profissional do Direito Tributário ;-)

O funcionamento se baseia em 3 pastas no meu arquivo de pastas suspensas, e mais uma caixa (estilo "arquivo morto"). São elas:

• Pasta suspensa 1 - bens, direitos e rendimentos: aqui vai o original, ou uma cópia, ou mesmo um bilhete manuscrito contendo data, identificação da natureza e valor, de todos os rendimentos ou movimentações referentes a bens e direitos - compra e venda de carro e imóvel, pagamento recebido por serviço prestado, aluguel, etc. Quando recebo aqueles comunicados do banco ou da empresa contendo saldos e totais ao final de um ano fiscal, é aqui que eles são guardados também.
• Pasta suspensa 2 - comprovante de despesa para desconto: aqui vai também o original, cópia ou anotação referente a todos os pagamentos que podem ser abatidos na declaração. Pagamento de faculdade, consultas médicas, uma série de doações e contribuições, etc. Quando antecipo algum pagamento de imposto (via "Carnê Leão" - obrigatório ao receber remuneração do exterior, por exemplo), guardo aqui os comprovantes, também, pois eles precisarão ser listados na declaração.
• Pasta suspensa 3 - documentos da ou para a Receita Federal: aqui fica o relatório completo da declaração do ano anterior, mais o recibo de entrega, as guias de recolhimento DARF autenticadas comprovando pagamento, CD de backup do programa e dos dados do IRPF, etc. - tudo que for enviado ou recebido da Receita, relacionado ao Imposto de Renda do ano anterior.
• Caixa de arquivo morto: Armazena os documentos das pastas suspensas 1, 2 e 3 relativos a anos anteriores. A Receita Federal recomenda guardar estes registros por pelo menos 5 anos. Após fazer cada declaração, eu guardo toda a papelada em 3 envelopes (um para cada pasta suspensa), identifico bem, e movo para o arquivo morto.

Colocando em prática

Claro que no início de cada ano (de janeiro a março ou abril) haverá alguma duplicação, pois já será necessário ter as pastas suspensas 1 e 2 relativas ao ano corrente, e as do ano anterior ainda não terão sido eliminadas, pois ainda não houve a declaração.

Isso é normal e esperado, mas é preciso resistir à tentação de colocar os papéis de 2 anos em uma mesma pasta - colocá-los é fácil, mas na hora de usar e guardar, complica tudo de novo.

Resista também a mover de forma antecipada para um envelope, pois os prazos legais para envio de documentos fiscais relacionados vão até o final de fevereiro, o que significa que você continuará recebendo mais papéis referentes ao ano que já se encerrou.

Se a minha observação sobre bilhetes manuscritos (nas pastas 1 e 2, como em "o original, ou uma cópia, ou mesmo um bilhete manuscrito contendo data, identificação da natureza e valor (...)") deixou você espantado, esclareço - eu só faço isso quando o comprovante existe, mas o local de armazenamento dela é em outra pasta, como a do veículo ou a de câmbio, por exemplo. Neste caso, na hora de declarar, pode ocorrer um dos 2 casos:

a) minha anotação vai ser suficiente para fazer a declaração, e se algum dia eu precisar apresentar comprovante, eu saberei onde procurar; ou
b) precisarei de dados que não constam na minha anotação, mas saberei onde procurar, e graças à presença da anotação, não corro o risco de esquecer deste registro.

Começando já

Depois que o processo já está em andamento, se torna fácil: são 3 pastas e pronto. Mas começar - e arrumar os papéis referentes aos meses já transcorridos - é algo relativamente trabalhoso. Não deixe para fazer isso junto com a declaração do ano que vem, comece já!

E quando começar, comece bem, e de forma completa - não deixe nada do ano corrente para trás, ou então você não vai confiar nestas pastas quando for fazer a declaração no ano que vem, e terá trabalho em dobro.

Para completar: leia o artigo "Organize seus documentos e papéis em casa - ainda estamos no começo do ano!" para ver minhas dicas de como arquivar documentos em casa!

Quando alguém usa os formulários de contato aqui do Efetividade para contar que conseguiu um emprego (ou mesmo se dar bem com um currículo ou entrevista) graças às dicas de empregabilidade aqui do site, eu ganho doses extras de sensação de dever cumprido que duram vários dias.

Isso acontece quase toda semana, e é uma das razões que me estimulam a prosseguir com o site quando me dá aquela sensação de que já estou quase esgotando seus temas.

De vez em quando alguma empresa percebe esta identidade de assuntos e entra em contato pedindo para divulgar iniciativas de empregabilidade. É nosso caso de hoje, com um webcast promovido por uma universidade carioca e um inovador programa de recrutamento que a Natura está oferecendo para o pessoal buscando um início de carreira promissor.

Começando com o #twitcarreiras, que é hoje:

No #TwitCarreiras a VJ Marimoon comanda uma série de debates online. Em cada programa, um convidado especial será entrevistado ao lado de um professor representante da universidade que promove o evento, enquanto outras personalidades do meio virtual participarão via webcam com suas visões sobre o tema.

O segundo debate ocorre hoje às 20h, com o tema ”Como me apresentar ao mercado de trabalho”. Em pauta questões como profissões do futuro, como fazer um bom currículo, diferenciação profissional, formação e graduação a distância. Para participar, os interessados só precisarão acessar o site Tinychat através de suas contas no Twitter, assistir as diversas webcams participantes, enviar perguntas e dividir a opinião com o público online.

Para a edição do dia 29, a professora Andréa Bittencourt, que leciona assuntos relacionados à gestão em vários cursos EAD (Ensino a Distância), estará na mesa principal ao lado da VJ Marimoon e de Volney Faustini, administrador de empresas e autor de livros sobre telemarketing e inovação empresarial.

Entre as webcams participantes é esperada a presença de autores de blogs sobre carreira, finanças pessoais e empreendedorismo. Na primeira edição, entre os participantes online tivemos Tiago Yonamine (Twitter @Trampos), Bia Granja (site ResultsOn), Marina Santa Helena (do programa Fiz MTV ), Liliane Fonseca (blog Minha Carreira), Ricardo Cabianca e Maestro Billy.

Agora os detalhes do inovador programa de recrutamento de estagiários e trainees da Natura, que ocorre (até o próximo dia 11/4) via redes sociais:

Apresentamos o programa Jovens Talentos Natura, com vagas para trainees e estagiários em vários estados do Brasil e países da América Latina. O prazo de inscrição foi prorrogado até 11 de abril, e para saber mais é só olhar no site JovensTalentosNatura.com.

É um processo de seleção bem inovador, através de redes sociais.

Gostaria de pedir um apoio seu para repassar essa informação através do blog Efetividade. Não queremos vender nada nem divulgar a marca Natura, apenas contar com sua ajuda para repassar a informação que poderá beneficiar e mudar a vida dos visitantes qualificados e diversificados do portal.

Temos certeza de que as pessoas que virem a notícia por lá e conseguirem uma vaga vão lembrar sempre disso. Assim como nós.

Para maior clareza, confirmo que o Efetividade não é associado ou participante de nenhuma das iniciativas acima, e que estas notas informativas foram publicadas sem qualquer pagamento ou outro tipo de retribuição. Espero, entretanto, que sejam úteis para os leitores que estão em busca de seu lugar ao sol profissional!

É possível reduzir a papelada das nossas pilhas, gavetas e arquivos, e passar a uma realidade mais organizada e espaçosa, em que o conteúdo dos papeis passa a residir organizadamente no seu computador ou mesmo na Internet.

Hoje veremos um software que facilita a busca por esta realidade, além de algumas dicas sobre o que fazer com os papeis restantes e a oportunidade de concorrer a um kit organizador para home offices.

Um sonho possível - ajustado

Para mim a ideia de um escritório doméstico sem papel é muito mais uma aspiração ou um uma meta de longo prazo do que uma possibilidade atingível hoje.

A Receita Federal, a necessidade de comprovar pagamentos realizados, e tantas outras demandas exigem de mim um arquivo de pastas suspensas onde caem, assim que são processados (e imediatamente organizados na sua pasta certa), os boletos pagos, os comprovantes fiscais necessários para o ano corrente e seguinte, os comprovantes de garantia dos produtos, e tantos outros documentos que podem vir a ser exigidos na sua forma original.

A quantidade de documentos em papel obrigatoriamente arquivados às vezes decresce: por exemplo, uma lei recente nos dispensou a todos de continuar guardando comprovantes de pagamento de anos anteriores de uma série de serviços (desde que o prestador cumpra sua nova obrigação de enviar - em papel... - um comprovante de quitação anual, que substitui os mensais).

Além disso há uma série de informações que chegam nativamente em papel mas não precisam ser arquivadas na sua forma original ou, mesmo que precisem, podem ser substituídas por uma cópia digital em parte considerável dos seus usos.

Um exemplo claro é o dos termos de licenciamento de softwares proprietários comprados no varejo, para os quais os 2 casos de uso são claros:

• na eventualidade de haver fiscalização sobre o seu cumprimento (motivada, por exemplo, pelas associações "anti-pirataria" que defendem os interesses da indústria), será necessário oferecer as comprovações na sua forma original.
• para todos os demais usos que sejam do interesse do próprio usuário - tais como o acesso aos códigos que habilitam para a instalação do software, ou mesmo a realização de um inventário de licenças - a consulta a uma imagem ou transcrição do documento de licença é suficiente.

Assim, ao tratar da digitalização do acervo de documentos de um home office ou mesmo na organização doméstica, não necessariamente temos como alvo o mítico "escritório sem papel": a ideia prática e alcançável pode simplesmente ser tornar mais conveniente (via facilidades de arquivamento e pesquisa digital) o acesso aos documentos que precisam permanecer arquivados.

Por consequência, livrar-se permanentemente de ter que armazenar fisicamente o restante da papelada, cujo conteúdo é importante mas a forma pode ser dispensada, vem quase como um bônus - é a cereja do sorvete.

Tudo isso, claro, pode ser muito bem complementado por uma estratégia de reduzir a quantidade de papeis que chegam a nós - optando por receber contas via Internet, ou assinando edições eletrônicas de revistas técnicas, por exemplo.

As precauções

Vamos falar a seguir sobre uma ferramenta de software que facilita a conversão dos documentos em papel para os documentos digitalizados, só que antes preciso fazer um alerta que muitas vezes gera grave (e ineficaz) arrependimento tardio quando não é observado.

E é algo muito simples a ponto de poder ser considerado óbvio: ao migrar dos arquivos em papel para os arquivos digitais, você precisa escolher um armazenamento compatível com a importância e valor do conteúdo em questão, e tomar as precauções adequadas.

Ou seja: conteúdo insubstituível e valioso exige muito planejamento e investimento no seu armazenamento, e conteúdo facilmente obtível pode ser armazenado com precauções mínimas.

Afinal, quando está tudo digitalizado, a enchente, a pane elétrica e o ladrão de ocasião têm muito maior condição de causar danos completos e irreparáveis às suas informações armazenadas - tanto no sentido de negar a você permanentemente o acesso a elas, quanto no de fazer com que terceiros tenham acesso indevido a elas.

Scaneando, escaneando e escanerizando

Feito o alerta, surge a dica: após analisar as minhas próprias demandas, optei por armazenar os meus documentos digitalizados em 2 locais diferentes: o Evernote (quando são materiais de referência) e o Dropbox nos demais casos (ambos complementados por estratégias de backup).

Mas mesmo com as comodidades do armazenamento e compartilhamento em serviços como estes, scanear (ou escanear/escanerizar, como o Houaiss preferiu grafar) os documentos com os aplicativos que acompanham os scanners e multifuncionais muitas vezes é uma tarefa ingrata.

Afinal, embora na classe de equipamentos mais comum seja quase impossível impedir que seja enfadonha a tarefa de ficar inserindo e virando as folhas que se quer reproduzir, tudo fica pior quando a infinidade de opções e seleções típicas destes programas ficam no nosso caminho quando o que queremos é apenas produzir e armazenar um documento textual simples.

Dependendo do scanner e do software escolhido, podem surgir complicações adicionais: além de nunca se cansarem de perguntar sobre profundidades de cores, resoluções e outros detalhes, alguns deles não oferecem uma opção fácil de scanear múltiplas páginas em um único documento PDF, outros não facilitam rotacionar, reordenar ou mesmo recortar partes das páginas escaneadas.

Entra em cena o Scandrop

O Scandrop é uma ferramenta bastante simples, mas que realiza bem a sua única tarefa: transformar páginas de papel em documentos PDF armazenados no local de sua preferência.

Disponível para Windows (download grátis) e para Mac (a versão da descrição a seguir foi comprada em oferta na Mac App Store, por US$ 1,99), ele se encarregada da produção dos documentos e os armazena automaticamente em um dos meios a seguir:

• disco local
• Dropbox
• Evernote
• Google Docs
• Officedrop

O aplicativo é esperto o suficiente para oferecer, no momento de scanear, o acesso aos recursos úteis do meio de armazenamento selecionado - por exemplo, se o Evernote estiver selecionado, será possível escolher tags e até preencher uma anotação sobre o conteúdo, que permitirá melhor localizá-lo em buscas posteriores. Já se você estiver armazenando num disco local, ou no Dropbox, só vai poder escolher o nome do arquivo e a pasta de destino, e se dar por satisfeito ;-)

Mas é na hora de realmente digitalizar cada documento que o Scandrop brilha, alcançando uma característica de usabilidade que eu sempre aprecio: ele não fica no caminho.

Após pressionar o botão de scanear no aplicativo, ele exibe uma interface simplificada para esta operação, com poucas opções visíveis e as demais pré-selecionadas em valores default que me atendem plenamente, e aí você só tem que ir colocando as páginas no scanner e pressionando o botão de página adicional, até acabar de digitalizar todas - mesmo que sejam em formatos variados - por exemplo, uma página A4, uma terceira via (amarela) de nota fiscal, um ticket de caixa e um cartão postal podem perfeitamente ser páginas de um mesmo PDF.

Ao terminar de scanear as páginas, é possível que alguma delas esteja "de lado", fora da ordem ou precise ser recortada, e mais uma vez a simplicidade está presente: a sequência scaneada é exibida (com zoom configurável), e você pode selecionar qualquer página para recortar, rotacionar ou mesmo remover. E para mudá-las de ordem, basta arrastá-las para a posição que devem ocupar.

Quando estiver tudo como deve estar, basta apertar o botão de upload (ou "save & finish", se for para o Dropbox ou disco local), e o PDF é gerado e armazenado, encerrando o procedimento e já ficando tudo posicionado para o início de uma nova digitalização, se for o caso.

Eu uso o Scandrop e estou gostando, mas tenho interesse em saber quais as soluções de vocês - fiquem à vontade para compartilhar nos comentários!

Organizando o escritório: Como lidar com os papeis que ainda precisam ser mantidos?

Já tratamos do assunto anteriormente por aqui (e voltaremos a ele de forma detalhada e específica ainda na semana corrente), mas não custa sumarizar: perde-se muito esforço e tempo com papeis armazenados de forma errada, sem controle ou desnecessariamente.

Algumas ferramentas básicas que podem ajudar a manter o controle:

Bandeja de entrada e saída: para o que está chegando e ainda não foi identificado, e para o que está pronto para ser entregue. Veja detalhes em Produtividade servida em uma bandeja.

Escaninhos para procedimentos em andamento: os materiais referentes a cada uma das suas atividades em andamento devem estar na sua mesa (quando em processamento) ou armazenados todos juntos (quando estiverem aguardando a vez de serem processados). Dedique a cada processo ou projeto seu próprio escaninho, prateleira, gaveta ou caixa organizadora.

Arquivo de pastas suspensas: uma pasta por tema ou assunto referente ao seu escritório permitem encontrar rapidamente as contas pagas, o contrato de cada serviço, os alvarás, certificados e tantos outros papéis. Veja detalhes em Escritório doméstico: como arquivar documentos pessoais.

Porta-revistas: além de servir para revistas, armazena de firma organizada também os folhetos, catálogos, materiais de referência encadernados e outros similares típicos de qualquer escritório. Veja detalhes em Pilhas e mais pilhas? Como organizar suas revistas e periódicos de referência.

Lixeira bem posicionada: uma lixeira (ou fragmentadora) fora do alcance permanente das suas mãos aumenta muito a probabilidade de uma folha de papel que poderia ser descartada ir parar numa pilha ou gaveta. Veja detalhes em Home Office: organizando como uma cabine de avião

Arquivo morto: documentos que precisam ser mantidos acessíveis por longo tempo (por exemplo, referentes a exigências legais de comprovação) não precisam ficar permanentemente no seu caminho nas pastas suspensas: Compre na papelaria algumas caixas de arquivo morto (em papelão ou plástico polionda) e mova as pastas inteiras diretamente para eles. Etiquete-os adequadamente e tire-os do caminho, colocando em alguma prateleira alta ou outro espaço menos nobre.

Um kit inicial

Boa parte dos meus materiais de escritório são da marca Dello, que tem uma linha extensa de itens de organização.

Recentemente recebi deles como cortesia um kit que posso recomendar sem medo a quem está começando a colocar ordem no seu escritório: o Kit Office DelloGift.

Em uma caixa surpreendente pequena, o kit traz (desmontados, naturalmente) 4 dos itens básicos mencionados acima:

• Um organizador de pastas suspensas para papéis tamanho A4
• Um porta-revistas
• Uma caixa organizadora para materiais em processamento
• Uma lixeira

Todos estes materiais são produzidos considerando a sustentabilidade de suas matérias-primas, e deixam evidente a robustez que eu já conhecia de outras linhas da Dello: satisfazem ao mesmo tempo a estética e a resistência necessária para tolerar o uso típico de escritório.

Ideal para quem está começando a organizar seu home office ou escritório, este tipo de kit pode depois ser complementado por um suporte para maior quantidade de pastas suspensas e caixas organizadoras adicionais, para manter-se adequado à sua carga de trabalho e quantidade crescente de registros típica de qualquer empreendimento.

Ganhe seu Kit Office DelloGift

A cortesia da Dello em enviar um kit tão prático para nossa avaliação vai acabar revertendo em favor dos leitores do Efetividade: vou sortear um Kit Office DelloGift entre os leitores.

Para concorrer é muito simples: basta ser seguidor do @efetividadeblog no Twitter e twittar a frase e URL a seguir: Já estou concorrendo ao kit #dellogift de organização de home office que o @efetividadeblog vai sortear: http://efetivida.de/!3888

O prazo para participar está encerrado (foi até 4 de abril), e o sorteio (que será feito com número gerado via random.org) ocorrerá no dia 5, com divulgação do resultado via twitter e via atualização deste post. O vencedor terá 2 dias úteis a partir da divulgação do resultado para entrar em contato informando o seu endereço postal no Brasil para o qual deverá ser enviado o brinde.

O sorteio foi realizado em 5 de abril entre todos os participantes que reuniam as condições necessárias, e a vencedora é Debora Jahn Quandt (@deborajahn), que tem até as 23h59 de quinta-feira (7/4/2011) para entrar em contato informando o endereço postal para onde devo enviar o kit!

O Lifehacker é adepto de entregar bem mais do que oferece: em um artigo cujo título oferece os "top 10" truques para trabalhar fora do escritório, eles foram muito além e ofereceram links para dezenas de truques, classificados em 10 grandes categorias.

Mas as categorias são tão interessantes que podem ser entendidas como truques em si mesmas, veja só:

1. Enrolar os cabos de forma prática
2. Manter a mochila organizada
3. Aprender a ser produtivo em cafés e lanchonetes
4. Experimentar a portabilidade adicional de um tablet
5. Usar um pen drive como ferramenta de privacidade
6. Sincronizar os computadores
7. Aproveitar ao máximo as baterias
8. Encontrar armazenamento extra criativamente
9. Nunca ficar sem Internet
10. Evitar ser roubado

Trabalhar "na rua", em cafés e lanchonetes, não é algo que eu faça regularmente. Para vocês é uma realidade comum? Que tal compartilharem suas dicas ou mesmo indicar pontos para uma pauta futura?

Por outro lado, manter-se produtivo em quartos de hotel, saguões de aeroporto e intervalos em centros de convenção é um objetivo com o qual eu frequentemente lido, e sobre isso já compartilhei minhas 5 dicas para manter a produtividade em viagens a trabalho, que - não surpreendentemente - tem vários pontos de contato com esta matéria do Lifehacker.