Mesmo quem gosta de ir às compras tende a não apreciar as filas, a competição pelos produtos que sobraram (e pelas vagas de estacionamento e mesas de praças de alimentação), e o acotovelamento geral que são característicos desta época do ano.

O Natal é um bom momento para reflexão, para buscar o convívio familiar, e para pensar naqueles aspectos da vida que não podem ser comprados no shopping center nem no comércio eletrônico. Mas ele também marca a maior temporada anual do consumo, e pouca gente escapa - ou mesmo deseja escapar - de dar presentes de Natal, e por isso acaba valendo a pena encontrar maneiras de fazê-lo com efetividade - ou ao menos com um pouco mais de eficiência.

O importante é o sentimento e o significado, claro - e mesmo no caso dos presentes materiais, uma alternativa importante e sempre válida é oferecer presentes que não são comprados, como sua própria arte ou artesanato, entre outros.

Além disso, e cada vez mais, as famílias vêm organizando esquemas alternativos, no estilo amigo secreto, para reduzir o custo e a complexidade dos presentes familiares.

Mas nosso foco hoje é outro: assim como fizemos nos 2 anos recentes, vamos aplicar um pouco de logística para lidar com a perspectiva de ter mesmo que ir ao comércio e comprar as famosas "lembrancinhas" para os familiares, colegas, funcionários e outras categorias de presenteados.
 

Como fazer tudo errado

Para começar, vamos ver o que evitar.

E é simples: se você quiser gastar mais do que precisa e terminar insatisfeito com o que comprou, simplesmente siga esta checklist de 6 erros:

1. vá diretamente ao shopping ou a uma rua de comércio (levando duas crianças junto, de preferência),
2. sem definir quanto pode gastar,
3. nem pensar anteriormente em quais as pessoas que deseja presentear,
4. e muito menos o que deseja comprar para cada uma delas.
5. Passeie a esmo olhando as lojas até encontrar presentes que lembrem as pessoas que você gostaria de presentear,
6. e vá comprando até se sentir satisfeito ou o crédito acabar.

O que está errado com a situação acima? Tudo! Você vai gastar mais do que pode, não vai comprar o melhor presente para cada pessoa, não vai distribuir equilibradamente os recursos disponíveis, e fatalmente vai esquecer de alguém.

Mas agora que já vimos como errar, vamos ver como acertar!
 

Como organizar melhor as compras de Natal

Logística muitas vezes é definida como a arte e técnica de garantir que o produto ou recurso certo esteja no lugar certo, na hora certa, a um preço razoável. E as compras de Natal podem se beneficiar muito dela, garantindo que as pessoas certas recebam o melhor presente ao seu alcance, sem atrasos e com o mínimo de esforço.

Tratar o Natal como se fosse uma operação logística e contábil NÃO é efetivo, mas é menos pior do que tratá-lo puramente como uma data comercial descontrolada.

Portanto, se você tem o hábito de dar presentes, mas quer ter mais tempo e paz de espírito para comemorar a data da forma como ela realmente merece ser tratada, veja uma forma de fazer, passo por passo:

1. Defina o orçamento
   Saiba quanto você pretende gastar, e até que ponto pode flexibilizar este valor. Use as dicas do nosso artigo de ontem sobre fluxo de caixa para o final de ano para que os valores sejam realistas!
    

   Liste as pessoas que você deseja presentear

   Do começo ao fim, pense nas pessoas que você gostaria de presentear no Natal. Se tiver dificuldade para identificá-las, procure a partir desta lista de papéis: família, companheiros de trabalho, amigos, clientes, parceiros, pessoas que o tenham presenteado recentemente e que você gostaria de retribuir, pessoas que prestem serviço regularmente a você, e sem deixar de lado aquelas pessoas para as quais um presente seu possa fazer grande diferença ou ser o único presente que receberão.
    

   Liste as pessoas que você se sente obrigado a presentear :-(

   Dar presentes por obrigação não é a atitude ideal. Mas se você se sente obrigado, liste estas pessoas também.
    

   

   Una as duas listas, em ordem de prioridade

   Lembre-se de que estamos falando de logística, e não do aspecto emocional. Coloque no topo da lista consolidada as pessoas para as quais a busca do presente adequado é mais premente, e vá descendo, até chegar naquelas para as quais você pode presentear com atraso.
    

   Agrupe parte dos integrantes da lista

   Dependendo de como for a sua lista, existe a possibilidade de agrupar seus integrantes, definindo padrões de presentes: pessoas que vão ganhar cestas de Natal, pessoas que vão ganhar um DVD musical, um livro, ou mesmo um cartão (com uma mensagem original, pessoal, e escrita por você mesmo, à mão!)
    

   Estime o custo dos presentes "padronizados"

   Estime tudo, e some os valores ao final. Considere juntar-se a outras pessoas para dividir alguns destes presentes. E não entenda mal a expressão "presentes padronizados". Neste contexto, ela quer dizer apenas que, sob o ponto de vista logístico, os presentes terão características em comum. Por exemplo: os sobrinhos receberão brinquedos educativos, e os colegas do Departamento de Contabilidade receberão DVDs de shows. Isso não quer dizer que você comprará o mesmo DVD para todos eles, mas sim que bastará ir em uma única loja, apenas uma vez, e comprar os presentes de todos eles - escolhendo o DVD adequado a cada colega.
    

   

   Distribua o saldo entre os presenteados restantes

   As pessoas mais especiais em sua vida provavelmente não poderão ser incluídas em nenhuma categoria padronizada. Ao subtrair do orçamento disponível o total dos presentes padronizados, você saberá quanto pode gastar nos presentes delas, e distribuir este valor entre elas. Talvez conclua que precisa reestimar ou redistribuir alguns saldos - se for o caso, repita os passos acima até acertar.
    

   Defina (em casa) o presente ideal para cada pessoa

   Não deixe para quando já estiver num shopping ou acessando uma loja on-line, sendo bombardeado por sugestões que não consideram o seu interesse nem o do presenteado, e sim o do lojista. Sente-se confortavelmente em casa, pense e anote. A namorada gosta de ganhar biquinis, o irmão queria um tênis e o pai é apreciador de vinhos? Defina o que gostaria de presentear a cada um deles, se possível com uma alternativa extra para cada um, e anote tudo, juntamente com o valor que definiu para cada pessoa.
    

   Crie o roteiro e agenda de compras

   Quando chegar neste ponto você já sabe o que pretende presentear a cada um. Crie um roteiro e defina os dias em que pretende visitar cada loja, procurando maximizar o número de presentes que poderá adquirir a cada deslocamento, ao mesmo tempo em que deixa tempo suficiente para escolher a variedade ideal. Considere também as rotas e estacionamentos, bem como os horários. As lojas estarão mais apinhadas conforme dezembro avança, portanto antecipe (ainda dá tempo em novembro!) ou prepare-se. Mesmo assim, não deixe de comparar preços e condições para fazer a melhor escolha.
    

   

   Cuidado com as armadilhas

   Os lojistas SABEM o quanto é chata a peregrinação de loja em loja para encontrar o preço certo do presente ideal, e oferecem grande variedade de tentações para levá-lo a comprar algo mais por impulso, ou para comprar ali mesmo o que está sendo oferecido - que não necessariamente é o que você queria. Não seja inflexível, mas não aceite ser manipulado facilmente.
    

   Considere comprar on-line: especialmente no caso de lojas de boa reputação, e só quando tiver razoável folga entre o prazo de entrega prometido e a data em que o presente precisa estar de fato nas suas mãos. Navegue pelas suas lojas de comércio eletrônico preferidas, mas lembre que quanto mais perto do Natal, maior o risco de problema na entrega, ou de atraso completamente fora do seu controle.

E não esqueça: o espírito natalino não se encerra nos presentes. Comprando com mais eficiência e aplicando um pouco de logística, talvez você tenha mais tempo (e alguma sobra de recursos) para refletir sobre o que a data realmente significa, e para praticar um pouco desta idéia que perdura há tantos séculos.

Como comprar tudo que se planejou para o Natal e final de ano, sem ficar devendo? A resposta é simples, embora a receita nem sempre satisfaça os desejos dos envolvidos - basta:

1. planejar para gastar apenas aquilo que estiver disponível, e
2. seguir o planejado - tanto no lado das disponibilidades como no dos gastos.

Nem sempre é fácil, certo?

Antes de prosseguir com esta visão quase contábil, vale lembrar que os significados do Natal e do final de ano são muito mais profundos do que a idéia de grande festa do consumo que a publicidade nos oferece. Mas diversas questões culturais fazem boa parte das famílias se verem compelidas a gastar bastante neste período, com presentes de Natal, festividades, férias, passagens, aluguel de casa na praia... Despesas intermináveis!

Sem esquecer, naturalmente, das despesas típicas de janeiro: matrículas, impostos sobre imóveis, sobre veículos e tantas outras.
 

Comemorar a vida não precisa custar nada, mas geralmente custa

Você celebra o Natal, Hanukkah ou Festivus? Se sim ou se não, o final do ano acaba sempre tendo muitas ocasiões para celebrar a vida, a família e a expectativa de um futuro melhor.

E o melhor de tudo é que não custa absolutamente nada comemorar o que de bom a vida nos traz.

Estamos na metade de novembro, falta um mês para o ápice deste consumo. Você já está se preparando? Ou vai colocar tudo no cartão de crédito com os olhos fechados e se preocupar com isso só em janeiro?

Em anos anteriores publiquei, com sucesso, artigos com dicas sobre como evitar as conseqüências do consumo desenfreado ou sem planejamento nessa ápoca. Como a situação é cíclica, vamos revisitar o tema, trazendo novamente à pauta algo que pode ajudar você a repensar a forma como vai realizar suas despesas extras do período.

E renovo o convite: se vamos consumir, façamos um esforço consciente para gastar nosso dinheiro de forma inteligente. E, se possível, para ter de onde tirar este dinheiro sem se endividar de forma impensada, como veremos a seguir.
 

Planejando o fluxo de caixa do final do ano

Fluxo de caixa é o registro (ou a projeção) dos valores de caixa recebidos e gastos durante um período de tempo definido. É um dos instrumentos de controle mais efetivos sobre a gestão do dia-a-dia dos recursos financeiros.

E planejar seu fluxo de caixa para situações de curta duração, como as despesas de dezembro e janeiro, é bem simples.

Veja como fazer, passo por passo:

1. Calcular o saldo inicial
   O primeiro passo é o mais importante: descubra quanto dinheiro você pode gastar, e comece a contabilizar este saldo. Considere o valor que tem disponível hoje para este tipo de despesa, o décimo-terceiro, o eventual adiantamento de férias que vai receber em janeiro, etc. Você provavelmente vai perceber que tem menos dinheiro disponível do que gostaria - mas é melhor perceber isso bem cedo, porque aí você pode se dedicar melhor ao passo seguinte, que é...
    

   Identificar e priorizar os gastos

   Quanto antes você fizer isso, melhor. Encontre tudo que você vai precisar fazer com este seu "Fundo Especial de Final de Ano". As festas de fim de ano, os presentes, as viagens, a matrícula na escola para o ano que vem, aquela reforma que estava sendo adiada...

   Coloque tudo em ordem de prioridade, e faça um exercício de reflexão: mais vale investir em uma árvore de Natal externa decorada para impressionar os vizinhos, ou dar presentes caros para os filhos do cunhado para impressionar a sogra? Se você refletir racionalmente, decorará o interior da sua casa e dará presentes legais a quem você realmente gosta.

   Mas sob o ponto de vista do seu fluxo de caixa, o essencial é saber quanto vai precisar gastar, e sincronizar estes gastos com as entradas no caixa - deixe para comprar as passagens ou os presentes de Natal mais caros só depois de receber o 13o., por exemplo. E reserve dinheiro para aquilo que não é opcional, como as matrículas do colégio ou o conserto na vedação da janela do carro que você adiou desde o carnaval passado!
    

   

   Ajustar os gastos previstos ao orçamento disponível

   Essa é meio óbvia, mas quanta gente deixa de fazer? É possível que você descubra que com o dinheiro disponível, não vai dar para comprar o Playstation 3, o notebook e ainda viajar para 30 dias na praia, a não ser que você deixe de matricular as crianças na escola, ou se endivide profundamente com o cartão de crédito e mais o cheque especial. Não faça isso! Troque o Playstation 3 e o notebook por um upgrade do PC da casa, e viaje por apenas 10 dias, sem se sujeitar a pagar os juros abusivos do seu cheque especial. Quanto aos presentes, saiba definir qual fatia do orçamento será dedicada a eles. (teremos outro artigo só sobre isso ainda nesta semana!)
    

   Procurar liberar mais orçamento

   Quem sabe se você deixar de realizar alguns outros gastos eletivos programados para novembro, dezembro e janeiro, sobrará mais dinheiro para passar uma semana extra na praia? Uma ceia mais econômica (mas não menos saboroso), a troca do plano de TV a cabo por um mais básico, deixar de comprar um vestido, parar de almoçar no shopping e comprar revistas que não são bem aproveitadas, ou reduzir os telefonemas para celular, sozinhos, podem não fazer efeito suficiente. Mas se a família inteira fizer, motivada pela possibilidade de um final de ano mais caprichado, pode ajudar.

   Claro que reduzir as despesas não é a única forma de aumentar seu orçamento: se você tiver como alcançar alguma renda extra neste período (e oportunidades de trabalho temporário no comércio e no setor de serviços não faltam), pode valer a pena.
    

   Pesquisar preços

   Na hora de executar as despesas planejadas, não se afobe. Pesquise, compare, encontre a melhor opção. Especialmente quando se trata dos presentes de Natal, quando você sempre tem a opção de deixar de comprar, e simplesmente substituir por outro produto.

Lembre-se de quem tem menos do que você

Esta é uma época de solidariedade e união. As circunstâncias acabam colocando no seu caminho muitas oportunidades para ajudar pessoas que têm muito menos do que você. Sejam quais forem as suas crenças, saiba aproveitar estas oportunidades.

Não vou fazer campanha por aqui - não é difícil encontrar este tipo de iniciativa, se você quiser procurar. Mas achei importante incluir esta lembrança no texto, para lembrar que a essência dessa época não pode ser o consumo.

Lave, enxágüe e repita

Muda a motivação, mas não mudam os processos. Se você conseguir colocar em prática as dicas acima - que não têm nada do outro mundo, é apenas bom senso - que tal transformá-las em hábito?

Sobrar mais dinheiro ao fim de cada mês para aplicar no que realmente é importante também é um instrumento para mais Efetividade na sua vida ;-)

Leia também:: Economia doméstica: Está sobrando mês no fim do salário?

Daqui a 2 semanas já será dezembro, e teremos que encarar a realidade de que o ano estará acabando. A TV fará mil retrospectivas, seu chefe fará (ainda que só mentalmente) a avaliação de desempenho do departamento e da equipe, milhões de indicadores anuais serão fechados, e até o Papai Noel fará um balanço da conduta de cada um de nós, segundo dizem.

Na prática é um mês quase como os outros, mas nossa cultura coloca nele toda uma carga de encerramento de um ciclo e antecipação do início de outro, de festejos e solenidades para muitos, de introspecção e alguma depressão para alguns, de correria para tantos, e de pausa e calma para poucos privilegiados.

Um momento delicado do ciclo

Mesmo quando queremos e nos esforçamos, poucos de nós são tão organizados e eficazes quanto desejaríamos. As pendências se acumulam, e mesmo quem consegue fechar suas listas de atividades semanalmente muitas vezes sabe, no íntimo, que tem algumas pendências que não chegaram a ser registradas na listinha - nem mesmo na lista do "Algum dia/Talvez" que os adeptos do GTD (um bom método de organização e produtividade pessoal) se acostumam a manter.

Alguns destes projetos deixam de ser listados por serem triviais demais (como fazer uma boa faxina nos contatos do Facebook e Twitter), chatos demais, ou mesmo grandes e custosos demais. E como o próprio GTD nos ensina bem, o fato de eles existirem e não estarem registrados não é positivo: o melhor é registrar e começar a tentar lidar com eles de alguma maneira, nem que seja analisando e concluindo definitivamente pela sua inviabilidade - e aí riscando-o de vez da lista e da mente.

O "Algum dia/Talvez" nunca chega - arregace as mangas!

Ter uma lista de pendências separada para os projetos guardados para "algum dia" é uma boa idéia para que eles deixem de ficar soltos na cabeça, mas o fato é que esta é uma data que nunca chega - de vez em quando você precisa arregaçar as mangas e de fato começar a colocar em prática algum deles, mesmo sabendo que eles estão em uma lista separada justamente porque não é conveniente tratar de todos eles agora.

Mas o final do ano, com toda sua correria, é um bom momento para começar a colocar em prática as tarefas que ficaram para trás, e alguma destas que você não quis se comprometer a fazer desde já.

Como eu já havia escrito em 2006, estamos em um bom momento para começar a fazer alguma coisa para conseguir virar o ano com a lista de pendências zerada. Mas se contentar só com isso é apenas eficácia - é o "não fez mais que a obrigação" que já ouvimos tantas vezes na vida.

O passo a mais, que se encaixa bem melhor no conceito de Efetividade, porque transforma de maneira positiva o nosso ambiente, é aproveitar para fazer também algo que esteja ao nosso alcance para fazer um mundo melhor (ou uma família melhor, uma equipe melhor, um bairro melhor, etc.). Além de bater todas as suas metas, cumprir todas as resoluções de ano novo em vigor e zerar todas as suas caixas de entrada, que tal aproveitar para:

• Tomar a iniciativa de ligar para aquele amigo ou familiar com quem perdemos contato por alguma discordância da qual nem lembramos mais?
• Organizar um mutirão para alguma limpeza, organização ou melhoria na casa da família, na empresa, ou na associação do bairro?
• Selecionar livros que não mais serão lidos, e doá-los a alguma escola ou abrigo?
• Dar o primeiro passo em algum projeto pessoal adormecido?
• Atualizar o seu currículo, vencendo o medo de que isso vá expor a você uma situação desagradável de atualização profissional ou de diferenciais?
• Encontrar um curso de formação ou especialização que vá abrir no início do ano que vem, e dar um jeito de ter tempo e condições para frequentá-lo?
• Organizar uma campanha interna para dar cestas de Natal melhores para algumas das pessoas que você quase não percebe ao seu redor durante o ano todo?
• Identificar o que teria estado ao seu alcance, ao longo do ano, para ter mais qualidade de vida, e planejar para que no próximo ano as mesmas oportunidades não sejam perdidas?

Minha proposta de plano de ação

Note que agora não estou falando de "resoluções de ano novo" - a idéia é encontrar algo para começar a ser feito agora mesmo - e se possível completar antes do ano acabar.

Eu já identifiquei meus 2 projetos extras, e ambos repetem algo que já fiz algumas vezes no passado. Um deles é doar alguns livros técnicos atualizados (mas usados) à biblioteca da escola técnica em que fiz o ensino médio, algo que faço com muito prazer. Naturalmente, isso é em complemento aos demais itens que já estavam na minha lista de pendências.

Para encontrar os seus projetos paralelos, proponho a Metodologia Campos de Priorização de Projetos Esquecidos, na sua modalidade mais simples (só tarefas curtas), para iniciantes:

Que tal parar neste momento o que você ia começar a fazer, pegar uma folha em branco, reservar 25 minutos, e anotar todas as pendências de baixa prioridade que você vem deixando para depois ao longo do ano todo? Pode ser “de cabeça”, ou consultando a sua agenda ou caixa de entrada. Após anotar todas, faça uma marcação ao lado de cada uma em que houver possibilidade de realização em menos de 2h contínuas. Após identificar as que podem ser feitas em 2h, indique em que dia das próximas 2 semanas você pretende realizá-las.

Como tópico adicional, recomendo começar pelas tarefas mais difíceis da lista. Conforme você for avançando no método, poderá fazer novas rodadas (quem sabe trimestralmente?) aumentando o grau de complexidade das tarefas: selecionando as que podem ser resolvidas em até 2 sessões de 2h cada, as que podem ser resolvidas sem apoio externo, as que podem ser cumpridas em menos de uma semana, e por aí vai.

Não morda mais do que você consegue mastigar

Como em quase tudo na vida, o ideal é saber pensar grande mas começar pequeno. Não selecione mais projetos do que você conseguirá lidar - eu selecionei 2, mas ambos são de baixa complexidade. Na prática, são atividades que eu poderia fazer em qualquer mês do ano, mas a chegada de dezembro é o gatilho que faz surgir a iniciativa.

Alguns projetos extras podem ficar bem no seu currículo

Se for o caso, mate mais coelhos com uma cajadada só: o seu projeto extra pode servir para ajudar a segurar seu emprego, ou mesmo para enriquecer seu currículo ou preparar um retorno ao mercado de trabalho. Nada disso é fácil, mas algumas pessoas conseguem - e as que não chegam a tentar raramente estão entre elas.

Só não recomendo começar especificamente nesta época projetos que envolvam dietas ou frequência a cursos: o período não é propício, seja pelo calendário apertado de eventos e feriados, seja pelo cardápio típico destes eventos - se você não fez ao longo do ano, tentar de novo agora pode ser desmotivante. Mas, até mesmo nestes casos, a sua coragem e capacidade de realização são o limite.

Faça um dezembro melhor! Quem sabe, como bônus, você não acabará ganhando mais pontos na avaliação que Papai Noel fará de você?

Dando continuidade à nossa série de artigos sobre as ferramentas de produtividade pessoal preferidas dos leitores do Efetividade.net, na rodada passada perguntei quais as ferramentas que vocês usam para gerenciar seus backups pessoais.

Cópias de segurança são precauções essenciais, e o grau de variação nas respostas mostrou o quanto as preferências pessoais podem variar na hora de escolher como colocá-las em prática.

Ao contrário do que aconteceu nas rodadas anteriores, entretanto, dessa vez tive que fazer uma ressalva quanto à mais popular entre as ferramentas apontadas na consulta aos leitores. Mas considero que isso enriquece o resultado, e cada leitor é livre para aceitar ou não a ressalva que fiz.

Sem mais delongas, portanto, vamos à lista!
 

A ferramenta preferida: Dropbox

O fato de a ferramenta mais mencionada pelos leitores ser o Dropbox mostra uma mudança de cultura: há poucos anos era comum afirmar que "usuário final não faz backup", mas a existência de serviços fáceis de usar que levam cópias de arquivos para a Internet e oferecem num mesmo pacote não apenas uma versão reduzida de ferramenta de backup, mas também o compartilhamento e a sincronização, parece estar mudando essa cultura, e agora os usuários finais antenados ao menos copiam manualmente seus arquivos para a Internet ;-)

Do meu ponto de vista de profissional que já atendeu a muitos usuários que haviam perdido seus arquivos pessoais pelas mais variadas falhas, o (excelente) Dropbox sozinho não pode ser considerado uma solução completa de backup, porque sua eficácia ainda depende de você lembrar de copiar seus arquivos para ele regularmente. Se usado em conjunto com uma ferramenta que automatize a cópia e garanta a confiabilidade que a disciplina humana raramente alcança (ao menos na operação de computadores), o cenário começa a melhorar.

De qualquer forma, o Roger resume a capacidade da ferramenta:"O Dropbox é um verdadeiro HD virtual multiplataforma (Windows, Mac, Linux). Gratuito – 2GB de espaço free –, pode ser acessado via site, ou ao instalar um pequeno programa, que cria uma pasta, possibilitando colocar seus arquivos dentro dela, para automaticamente replicá-los em sua conta online. O programa avisa e mantém um histórico quando é alterado, deletado, ou incluso algum arquivo, online ou na pasta instalada em algum computador."

Mas o backup oferecido pelo Dropbox não é dos mais completos, e está longe de ser automatizado. Mateus explica: "Quanto aos recursos são básicos mas suficientes para manter arquivos importantes sempre à mão, além de ter controle de versões de arquivos."

Mesmo assim, pode ser suficiente para necessidades mais comuns, como explica o Juliano Biscaia: "Os 2Gb free tem suprido minha necessidade de backup de arquivos realmente importantes, como docs da faculdade, contratos e coisas deste gênero, em geral arquivos em .odt (.doc), .ods (.xls) e alguns PDFs."

Ver detalhes sobre Dropbox no BaixaTudo

Copiar manualmente os arquivos importantes para a Internet tem o ponto positivo da conveniência, mas tem também vários pontos negativos e insuficiências, razão pela qual convido os usuários que preferem o Dropbox para backups a dar uma olhada nas demais ferramentas mencionadas por seus colegas - algumas podem até mesmo ser usadas em complemento a ele ;-)
 

Cobian Backup

Criação do cubano/sueco Luis Cobian, o Cobian Backup funciona apenas em Windows, e era um programa em código aberto até sua versão 8. A atual versão 10 é gratuita e proprietária. Trata-se de um agendador de cópias de segurança, que podem ser realizadas em outro disco do mesmo computador, ou mesmo via rede.

O João Luís recomenda o Cobian a seus clientes, e explica a razão: "Até hoje é o mais simples e estável que conheço para Windows, além de ser freeware. O programa possui uma interface simples, amigável e em português, fácil para usuários de qualquer nível de conhecimento."

Ver detalhes sobre Cobian Backup no BaixaTudo

Antonio Moraes acrescenta: "Com ele posso definir as pastas que quero fazer o backup e onde o mesmo vai ser salvo (que pode ser em próprio disco, HD externo ou rede). Além disso o programa permite que se configure a periodicidade dos backups e varias parâmetros como compactação, tipo de backup (completo, diferencial, incremental), entre outros."

E a Maggie complementa: "É possível programar várias tarefas de backups. Possui backup completo e incremental, utilizando lógica de atributos, incluindo ou não subdiretórios etc. Também pode ser configurada criptografia. Por fim, pode ser programado para backups manuais, uma única vez ou intervalos de tempo determinados."
 

Rsync

Criado em 1996, o rsync é uma ferramenta que tem grande apelo entre usuários de Linux e sistemas Unix, incluindo o Mac OS X (no qual vem instalado por default). Seu uso não é especialmente amigável, mas na documentação e na web há grande variedade de exemplos de uso facilmente replicáveis, além de uma série de interfaces gráficas para facilitar seu uso em Linux, Mac e Windows.

Pode ser usado para backup em um disco local, mas sua estrela brilha mais forte nos backups via Internet, graças a um engenhoso mecanismo que verifica se um arquivo mudou (e portanto precisa ser transferido novamente para o computador remoto) de forma especialmente eficiente.

A terminologia nas descrições enviadas pelos leitores é suficiente para deixar claro que esta é uma opção típica de um público um pouco mais geek ;-)

O Roger Lovato derrama elogios em um idioma à parte, que nós fãs de Linux compartilhamos: "Sinceramente o melhor backup pessoal que eu fiz até agora foi com um HD externo, crontab e um script com o rsync fazendo hard link para as versões anteriores. Dessa forma, eu tenho backup incrementais funcionando como se fosse uma espécie de time machine. Funciona muito bem."

O nfermat complementa: "Uso rsync para fazer meus backups tanto em HDs externos quanto em servidores SSH da universidade. Com o rsync consigo manter meu backup atualizado sem ter que copiar tudo sempre, além de deixar um script para fazer a copia automaticamente nos horários determinados."

E o Rodrigo Otávio Moraes usa uma das interfaces do rsync para Windows: "
Utilizo o DeltaCopy, na verdade se trata de um cliente rsync para Windows. O manual dele é fácil de ser seguido, mas exige que tenha acesso a uma máquina para ser o servidor. Configurei a solução para armazenar as cópias no meu provedor de hospedagem (Dreamhost) diretamente no RSync (via SSH) [veja um artigo do Efetividade sobre como fazer isso]. Outro detalhe importante é a possibilidade de fazer agendamento do backup, baseado em perfis."
 

Time Machine

O Time Machine é o jeito Apple de fazer backups: uma solução fácil, completa mas com poucas opções de configuração, e dispondo de complementos caros se o freguês estiver disposto a pagar ;-)

Após ser ativado, ele passa a ser o "dono" de um HD externo, volume de rede ou outra mídia de gravação, na qual prepara inicialmente um backup completo do seu computador e depois, a cada hora, executa nos bastidores uma cópia dos arquivos que tiverem sido alterados desde a cópia completa inicial. O Time Machine guarda backups horários das últimas 24h, diários dos últimos 30 dias, e semanais para o que ultrapassar 30 dias.

O Claudio Acemel resume: "Sou usuário Apple e utilizo o Time Machine, que já vem no próprio Mac OS X, para realizar o backup do meu Mac em um HD externo. É muito fácil configurá-lo e recuperar os dados, já que é bem integrado com o sistema operacional."

O Victor Fontes Costa usa o Time Machine como redundância dos seus backups realizados na Internet: "Prefiro o backup na nuvem, e para cada tipo de dados utilizo um serviço. Além disso o Time Machine adiciona um backup local redundante + a possibilidade de restaurar meu SO rapidamente caso algo algo aconteça com o MacBook."
 

Synctoy

O Thiago apresenta: "Eu uso o SyncToy da Microsoft para agendar diversas tarefas de sincronismo de pastas com meu HD externo e, também para manter cópias atuais de arquivos importantes no Dropbox. O SyncToy é gratuito e possui versões para Windows XP, Vista e 7, 32 e 64 bits (rodo no Win7 32)."

O Paulo Fontana também dá seu testemunho: "Meus documentos, fotos e músicas são backupeados em 3 HDs externos (Samsung S2, Iomega eGo e Hitachi) com o auxílio do SyncToy da Microsoft (um aplicativo sincronizador gratuito)."

Ver detalhes sobre SyncToy no BaixaTudo

Outras alternativas

As respostas dos leitores sobre ferramentas de backup foram extremamente variadas, e há pelo menos 20 opções que foram mencionadas por apenas 1 ou 2 leitores, ficando assim de fora dos nossos destaques.

Mas algumas delas atraíram minha atenção, e recomendo a leitura via links diretos:

• iDrive, por Carlos
• BackInTime (para Linux), por Renato S. Yamane
• Jungledisk (armazena na Amazon ou Rackspace), por coredump e por Tetsuo.
• script BAT, por Elton
• Crashplan, por Leonardo Guimarães Diniz
• Genie Timeline, por Antônio Pessoa
• Backuppc, por Douglas Gazineu
• Carbon Copy Cloner, por Andre
• Deja-Dup, por Pedro

E veja também os outros posts da série sobre ferramentas de produtividade pessoal!

Quando se fala em organização pessoal, as normas canônicas (estabelecidas em métodos como o popular GTD, de David Allen) definem alguns dogmas básicos, incluindo um que já mencionamos muitas vezes por aqui: a separação entre listas de tarefas (que são pendências sem data e horário) e agendas de compromissos (que têm hora certa e duração).

Mas novas ondas, associadas às chamadas "metodologias ágeis", questionam essa separação, e até mesmo critérios como a previsão antecipada de uma duração para os compromissos.

Estou sempre disposto a acompanhar a direção em que correm os estudos aplicáveis à produtividade pessoal, e foi assim que acabei tropeçando em um interessante aplicativo on-line.

Entra em cena o Coolendar

O Coolendar é um aplicativo on-line que expressa essa nova tendência: tarefas e compromissos são uma coisa só, as durações foram abolidas (e assim cada evento dura quanto tempo precisar durar, mas você será avisado se tiver outro evento comprometendo essa duração indefinida), tudo é social e compartilhável, usa tags, e tem foco na facilidade de uso.

Ferramentas complicadas são rapidamente descartadas ou passam a ser ignoradas - ninguém controla detalhadamente suas tarefas e compromissos por muito tempo se para cada registro for necessário preencher um longo formulário, e cada consulta envolver uma tediosa burocracia.

E o Coolendar parece brilhar nesse aspecto: as consultas são fáceis, as notificações são diretas, e a entrada de dados é em linguagem natural, embora em inglês: nada de navegar no calendário até achar a semana certa, depois o dia e a quadrícula de horário: você digita em linguagem natural, em um simples campo de texto, a frase (em inglês) descrevendo a data, horário e natureza do evento, tipo "tomorrow 10PM Avaí X Figueirense" - e (assim como outras boas ferramentas do ramo) o Coolendar entenderá e agendará.

A partir do agendamento, eu serei lembrado de assistir o jogo - via e-mail, desktop, twitter, messenger. O Coolendar é um comunicador bastante versátil.

Para completar, não é necessário criar mais uma conta de usuário para usá-lo ou testá-lo: o login usa sua conta do Google (GMail e similares), via Google App Engine, portanto sem que o aplicativo chegue a conhecer a sua senha ou ter acesso a qualquer aspecto dos seus dados no Google.

Não sei se estou pronto para pular para uma realidade em que as fronteiras entre agendamentos e pendências deixem de existir, mas o Coolendar me impressionou positivamente o bastante para compartilhar a ideia com vocês.

As coincidências da vida

Fiquei sabendo da existência do Coolendar por meio de um artigo no Lifehacker, mas já nos primeiros momentos de pesquisa sobre ele acabei percebendo que seu criador é um brasileiro: Fabiano Franz.

Nesta entrevista ele conta um pouco sobre o projeto e sobre aspectos técnicos do Google App Engine que podem interessar a outros desenvolvedores considerando usar essa plataforma.

Mas o que mais me impressionou foi um aspecto geográfico bem específico: o Fabiano mora a 1km da minha casa. Florianópolis - mais especificamente a praia de Jurerê - não é exatamente um ninho de profissionais dedicados a criar algo em prol da produtividade pessoal, mas em poucas quadras de praia já somos 2. Será que há mais? Talvez algum estatístico possa calcular as probabilidades envolvidas ;-)

Quando eu encontrar o Fabiano nas ruas de Jurerê, vou perguntar se ele tem planos de produzir uma versão em português do Coolendar e aí conto pra vocês!

Saber com precisão quais seus compromissos agendados, e marcá-los sempre para horários em que será possível cumpri-los pontualmente, é um traço comum às pessoas produtivas e organizadas, e é também objeto de muitos métodos, técnicas e ferramentas.

Trata-se do outro lado da moeda em relação ao gerenciamento de tarefas pendentes, que já tratamos nesta série. A diferença principal é que estas últimas não necessariamente são marcadas para uma data e hora específicas, ao contrário dos agendamentos e compromissos, que sempre tem data, horário e duração, e usualmente têm também ao menos um interlocutor.

Já tratei do assunto diversas vezes aqui no Efetividade.net, mas hoje é a vez de perguntar a vocês, conforme estamos fazendo há 2 meses: queremos saber quais as ferramentas de produtividade (no caso da semana corrente, especificamente as de agendamentos e compromissos) que os leitores do Efetividade preferem.

O brinde da rodada anterior

Na rodada anterior, sobre ferramentas de backup (cujo resultado, na forma de um artigo sobre as ferramentas mais legais, sai nos próximos dias), tivemos mais de 50 respostas, e isso me deixou muito satisfeito, a ponto de escolher um brinde bem caprichado para sortear entre os participantes. Claro que a mesma ideia também vale para esta nova rodada que inicia hoje, conforme detalhes mais abaixo.

Mas antes vamos anunciar o ganhador da rodada anterior, que foi:

Osvaldo Junior: Ganhou um alicate multifuncional da Famastil Taurus, em aço inox, similar aos que vários leitores disseram que levam consigo na nossa série de artigos sobre mochilas, e idêntico ao que eu tenho na escrivaninha e uso quase diariamente.

Ele tem até sexta-feira (12 de novembro) para entrar em contato informando o endereço postal completo no Brasil para onde devo enviar o brinde!

Como melhor responder sobre suas ferramentas favoritas

Estamos tentando identificar as ferramentas preferidas de vocês para vários aspectos da produtividade pessoal (no caso dessa semana, especificamente o backup), e a ideia é ser inclusivo.

E ser inclusivo, neste contexto, significa que vale aplicativos para Linux, Mac, Windows, web, MSX, CP-500, smartphones diversos, truques mentais, ferramentas on-line, automáticas, manuais, etc.

A participação de vocês deve ocorrer ao longo dos próximos dias (até 20 de novembro), nos comentários desta notícia, e não há formato definido, mas eu gostaria que, para que a participação fique mais completa, vocês fossem específicos sobre alguns aspectos essenciais, tais como:

• o nome da ferramenta,
• onde pode ser obtida,
• a facilidade de ativação e uso,
• as vantagens percebidas
• se tem custos específicos,
• os requisitos para seu uso (por exemplo, se é para Mac, ou para celulares Blackberry, ou exclusivo para quem é cliente de determinado provedor).

Dica de formatação: em uma rodada passada o leitor Roger comentou que estava difícil encontrar as informações na lista de comentários, porque eram muitos. Portanto, sugiro que vocês coloquem títulos em seus comentários, na primeira linha deles, e entre asteriscos - por exemplo: *Eu uso disquetes um Almanaque Fontoura*, ou *Sou feliz com meu calendário de parede*.

E não precisam exagerar na padronização: usem as informações que melhor se aplicarem. Mesmo se alguém já tiver mencionado a sua ferramenta preferida, você pode acrescentar algo de válido falando sobre o seu caso de uso específico.

Peço, entretanto, que não tornem amplas demais as suas respostas. Se a sua solução é complexa, tente manter o foco na ferramenta central dela, caso contrário fica difícil a posterior compilação das soluções preferidas!

Na semana posterior (ou seja, de 27 de outubro em diante) eu publicarei um artigo sintetizando as opções trazidas por vocês, acrescentando meus comentários e falando também sobre as ferramentas que eu uso, e também farei a chamada para as respostas sobre uma nova categoria de ferramentas de produtividade pessoal.

E para estimular a participação... brindes!

Imagino que vocês vão ter interesse em participar espontaneamente, mas para estimular ainda mais, vou colocar dois brindes condicionais:

• O primeiro brinde vai ser sorteado na data da publicação do resultado, entre os participantes completos, mas apenas se o número de participações completas for igual ou superior a 50.
• O segundo vai ser sorteado na data da publicação do resultado, entre os participantes completos, mas (para ter desafio) apenas se o número de participações completas for igual ou superior a 80.

Portanto, não esqueça de avisar aos amigos para que eles também participem, e assim aumente a chance de chegar a haver os sorteios (já que os brindes aqui do Efetividade costumam ser bem interessantes!)

Entenda-se por "participação completa" aquelas em que o autor do comentário tratar especificamente sobre as ferramentas que adota para esta atividade, e der detalhamento suficiente sobre as ferramentas que usa (veja acima uma lista das principais características que você não deveria deixar de abordar, quando aplicáveis). Vou ser flexível na hora de avaliar, mas não a ponto de ser leniente com cópias ou participações apressadas demais ;-)

Os brindes serão definidos ao longo do prazo (conforme os requisitos forem sendo alcançados, se forem!) mas pretendo manter a linha adotada nas promoções recentes: gadgets para uso em produtividade pessoal, cadernos e blocos caprichados, e similares.

Importante: comentários participando do diálogo, complementando as particiações dos demais, fazendo perguntas, etc. são muito bem-vindos também, mas não participam do sorteio e nem da contagem. Cada pessoa só participará uma vez do sorteio, mesmo que mencione múltiplas ferramentas. Casos omissos serão decididos soberanamente pela administração do site. Os Termos de Uso do site serão aplicados normalmente aos comentários da promoção.

Agora é com vocês

Estou bem curioso para saber quais as ferramentas mais populares em PCs, na web e nos principais smartphones, e imagino que surgirão algumas bem criativas e inesperadas.

Comentem, detalhem, referenciem, pois agora o conteúdo virá de vocês! E lembrem-se: a pergunta é sobre as ferramentas que vocês realmente usam, e não as que vocês ouviram falar, ok?