Faz vários anos que aderi à presença de 2 monitores no desktop como forma de ganhar produtividade - em um deles, maximizado, fica o documento em que estou escrevendo, enquanto no outro fica algum arquivo de referência ou similar.

Minha mesa de trabalho em setembro de 2010

Nos momentos de uso do computador por lazer, a ideia também tem utilidade: em um monitor fica o jogo, filme ou site em tela cheia, e no outro sobra espaço para e-mail, Twitter, mensagens instantâneas, tocador de música, etc.

Mas as minhas atividades de trabalhador conectado, ao longo dos últimos anos, evoluíram e acabaram tornando necessário manter atenção especial aos mensageiros instantâneos e ao e-mail - exceto quando preciso da produtividade extra que só alcanço quando removo as suas interrupções, claro.

Por um bom tempo fui dando jeitos de manter os mensageiros e notificadores sempre visíveis no segundo monitor, ao custo de não mais poder maximizados os documentos de referência e outros materiais de apoio ao meu trabalho.

Para mim, um terceiro monitor sempre teria sido uma alternativa interessante, pois o ganho de produtividade acabaria compensando, e o conforto extra seria um argumento melhor ainda. Mas não cabia direito na mesa, e colocar uma terceira saída de vídeo no computador seria pouco prático.

Entra em cena o monitor USB

Foi nessa situação que acabei tropeçando, enquanto buscava por ideias de presentes no ThinkGeek, nos monitores Lilliput.

Não demorei mais do que 45 minutos de pesquisa para concluir que era a solução que eu estava procurando há um bom tempo e, no mesmo dia, providenciei a compra via eBay.

O modelo que adquiri e está em uso (você pode encontrá-lo no centro da foto da minha escrivaninha, na introdução deste post) é o UM-70, mostrado na foto acima. Seus únicos conectores também aparecem nela: o diminuto monitor é alimentado de energia e recebe a imagem do seu computador exclusivamente pelas portas USB - nada de cabo VGA, placa de vídeo adicional ou tomadas.

Suas 7 polegadas (800x480 pixels) são suficientes para exibir e-mails, notificadores diversos, controles do media player ou uma janela de terminal, por exemplo, mas são desconfortáveis para fazer mais do que isso: o meu está em uso há algumas semanas e eu gosto muito, mas nem penso em usá-lo para navegar, redigir ou usar algo que exija atenção constante - seu papel é o de monitor auxiliar.

Segundo a bem-produzida embalagem, o contraste é de 250:1 e a razão de aspecto é 16:9. Como ele é alimentado via USB, é necessário contar com 2 portas USB 2.0 disponíveis e alimentadas - hubs USB comuns não servem, a não ser que eles sejam ligados à tomada.

O custo por pixel é bem alto se comparado ao de um monitor maior: paguei US$ 99, mais US$ 38 de frete. Possivelmente teria pago um valor adicional equivalente à soma destes 2, se a Receita Federal optasse por tributar o produto na entrada do país.

Os controles são espartanos: localizados à esquerda da tela encontramos um botão para ligar e desligar o aparelho, e outro que permite aumentar e diminuir o brilho da tela.

Como o monitor é leve e fácil de carregar, vale mencionar que ele tem na sua parte traseira, além da entrada USB e do pé que o mantém em posição nos modos retrato e paisagem, um slot para trava Kensington, que permite prendê-lo à mesa usando uma trava comum para notebooks.

O uso como segundo monitor

Para mim parece claro que não seria nada prático usar um monitor de 7 polegadas para o papel que usualmente reservo ao meu segundo monitor: exibir documentos e materiais de referência.

Mas já vivi e acompanhei casos de demanda por um segundo monitor que seriam perfeitamente atendidos por uma tela diminuta, vários dos quais mencionei acima:

• terminal de acompanhamento de logs,
• terminal para shell do sistema,
• terminal de monitoramento do sistema,
• controle multimídia,
• mensagens instantâneas enquanto um jogo ou filme estão em tela cheia,
• paletas de ferramentas de seus aplicativos,
• mapas de seus jogos,
• instrumentos dos seu simuladores (ver foto acima),
• etc.

Se eles valem o custo deste aparelhinho é algo que cada usuário deve avaliar. Para mim valeu, mas meu caso de uso não é típico.

A vantagem de não precisar de uma segunda placa de vídeo, ou de uma placa com duas saídas, é algo a considerar, mas não faça isso isoladamente: compare com a relação custo/benefício de comprar uma segunda placa de vídeo econômica e um monitor de tamanho usual, por exemplo.

Mais detalhes

O site do fabricante tem mais detalhes sobre o produto, bem como outros similares, com ou sem touchscreen (o meu é sem) e com ou sem 3D.

A página do produto no ThinkGeek informa que a caixa só traz drivers para WIndows XP e Vista, mas oferece links para download de drivers, em variados estágios de maturidade, para Mac OS X, Windows 7 e Windows 2000.

Eu só testei no Mac (com este driver beta) e em modo paisagem, e estou feliz com a estabilidade e com a qualidade da imagem exibida (brilho, contraste, tempo de resposta), mas vale mencionar que o sistema não desliga o monitor USB quando coloca para dormir os outros monitores - a imagem nele congela, e volta a ser atualizada apenas quando os outros monitores "acordam".

O procedimento disponível para Linux é um pouco complicado no momento, mas anotei na minha lista de pendências para testá-lo em algum dia de chuva com bastante tempo livre, e aí passar a poder usá-lo também no netbook.

Minha compra no eBay foi com o vendedor carmate1, que ainda tem outras peças à venda enquanto escrevo este post - mas naturalmente não posso oferecer garantia de que a sua transação com ele será tão bem-sucedida quanto a minha foi.

Como em todas as compras do exterior, sugiro que você considere que o custo irá dobrar ao passar pela alfândega brasileira, para evitar errar nas avaliações e comparações de custos!

Dando continuidade à nossa série de artigos sobre as ferramentas de produtividade pessoal preferidas dos leitores do Efetividade.net, na semana passada perguntei quais as ferramentas que vocês usam para gerenciar suas anotações e referências.

Referências e anotações são fundamentais em qualquer método de produtividade pessoal, e precisam de ferramentas de coleta, organização e consulta que sejam adequadas às rotinas de cada um.

Como vimos no post que lançou o questionamento sobre estas ferramentas, o método GTD dedica bastante atenção ao gerenciamento dos materiais de referência.

Mas soluções alternativas não faltam, e vocês apresentaram muitas delas, cujos destaques analisaremos detalhadamente a seguir.

Destaque: Papel e caneta

Cadernos, fichas e folhas de papel em formatos diversos foram os mais citados, com destaque para os blocos Moleskine e seus variados (e ótimos) substitutos brasileiros. O Nicolas Varzacacou resumiu: "Em algumas atividades específicas a tecnologia fica de lado, e ainda utilizo uma molesquine, papel, caneta, borracha. Quando quero rabiscar um projeto novo, fazer um brainstorm, nada substituiu essa interação para mim."

O Luiz Alcides complementou com terminologia técnica: "Cadernos são fundamentais para anotações no “gemba” (termo japonês para “onde as coisas acontecem”), seja no chão-de-fábrica, reuniões, etc. Sempre acompanhado da velha e guerreira lapiseira Pentel P205."

O Rodrigo usa técnicas avançadas: "Anoto referências, bibliografias, idéias, registros de reuniões e afins, tudo em fichas pautadas 4×6. Geralmente elas ficam guardadas em uma caixinha de papelão dentro da gaveta, com divisórias por tema ou tipo de anotação. Se preciso de algumas anotações para uma reunião ou algo assim, elas cabem perfeitamente naquele “bolsinho” do moleskine, que é minha agenda de compromissos e ações e está sempre comigo. E viva o papel e caneta!"

Às vezes o bloco é complemento ou backup, como explicou a Raquel: "Tenho também um Moleskine, mas uso ele mais para carregar referências para serem consultadas em trânsito. Por exemplo, quando viajo levo comigo os lugares para visitar, restaurantes que gostaria de ir, etc."

Ou, como contou a Lilian Hatori Colella, "Para prevenir momentos em que o 3g não funciona, o wi-fi não está disponível ou o celular sem bateria, tenho como uma reserva um moleskine que serve para anotações de pequenas idéias ( que muitas vezes posteriormente são passadas para o google), frases ou coisas mais curtas e que não tenham grande importância ou urgência."

Destaque: Evernote

Quase tão mencionado como as alternativas em papel, o Evernote brilhou nos relatos de diversos leitores do Efetividade, assim como aconteceu na pesquisa sobre ferramentas de controle de pendências - o que até é natural, pois a consolidação de ferramentas é desejável, quando elas se adequam bem a múltiplas tarefas.

A garota sem fio Bia Kunze advoga o uso do Evernote como ferramenta unificada, em um relato interessante:

Evernote é o caminho, a verdade e a vida… E só Evernote. Assino a conta Premium, e olhem, vale cada “penny”.

Não adianta ter vários lugares diferentes para tomar notas e manter material de referência. Tomar notas é importante, mas mais importante ainda é achá-la depois. Quando quero localizar algo, não admito levar mais que 5 segundos. Senão, é sinal que não está devidamente organizado.

Mesmo quando preciso tomar uma nota rápida com papel e caneta, já em seguida fotografo a anotação e jogo no Evernote. Também uso um app chamado JotNot, no iPhone, que é um perfeito scanner de mão — e se integra ao Evernote, lógico.

No escritório tenho um multifucional Lexmark que funciona na nuvem e se integra com Evernote. Meu inbox fica ali junto. Escaneio tudo direto pro Evernote, sem precisar do computador. Hoje, estou bem próxima do zero papel. E as pastas suspensas, bem levinhas e fininhas…

Meu celular, meu multifuncional e minha conta do Evernote são meus melhores companheiros de trabalho.

Ver detalhes sobre o Evernote no BaixaTudo

Já a Raquel usa a versão gratuita, e aponta uma dificuldade comum que antecede a seleção de uma ferramenta digital: "O Evernote todo mundo já conhece… Eu uso a versão free e nele guardo tudo o que é referência digital: artigos, página web, etc. Tenho um plano de guardar tudo, tudo. Mas antes preciso criar um esquema para digitalizar o que tenho em papel. Como não sou nada organizada, preciso que tudo seja muito simples e fácil porque se eu precisar fazer alguma ação antes de armazenar a chance de as coisas ficarem jogadas pela casa é grande."

O Eric Hayashi descreveu a solução híbrida que funciona para ele: "Ultimamente tenho utilizado o Evernote para gerenciar os meus milhões de papéis e anotações que faço durante o dia.
Uso papel e caneta para anotar informações do dia, depois passo tudo para o Evernote e vou trabalhando com ele."

Dhian Picinin deu mais detalhes sobre o tipo de referência que guarda no Evernote, e o diferencial da ferramenta: "A grande vantagem do Evernote é ser multiplataforma. Uso ele no Windows e Android e tudo fica sincronizado. Tenho o programa instalado no trabalho em casa e no notebook. Organiza informações gerais pessoais e do trabalho, assim como escaneio contas pagas, cartões de visita. Isso porque a ferramenta de busca do Evernote é excelente."

Caso especial: Pastas (suspensas, sanfonadas, etc.)

Embora sejam um caso especial do uso de papéis para gerenciar anotações e referências, as pastas merecem a distinção de uma menção em separado, pois representam uma forma completamente diferente de estruturar e acessar as informações. Em uma descrição bem simples o Luiz Alcides apresenta a ferramenta: "Para armazenar documentos, contratos, exames médicos, notas fiscais, etc, uso um sistema simples de pastas suspensas numa caixa plástica. Muito fácil de achar."

Alessandro Ramos: "Utilizo um sistema de pastas coloridas com identificação, aplicada com papel contact, isto tudo para organizar os materiais da faculdade e projetos que faço para a mesma. Para documentos pessoais e médicos,utilizo 3 pastas arquivo, com várias divisórias que facilitam muito na hora de procurar algum documento."

E a Clotilde Tavares foi muito além do cumprimento do dever na hora de descrever a sua solução baseada em pastas, e escreveu um post detalhado em seu próprio blog apresentando como faz. Ela também resumiu aqui no Efetividade: "Uso um sistema de pastas suspensas e pastas no computador, coisa simples, mas que dá conta da enorme quantidade de material que tenho. São grupos de pastas naquelas maletinhas que cabem dez, espalhadas pelo apartamento. No post tem as fotos."

A Raquel descreve o uso de pastas sanfonadas e um modelo de transações acumuladas para lidar com o arquivamento permanente: "Em casa, mandei instalar uma prateleira perto do teto, no escritório. Lá guardo pastas sanfonadas com coisas que não precisam de acesso constante, tipo contas pagas, exames médicos, manual de carro, moto, eletrônicos, NF de produtos e serviços, enfim, toda a papelada que fazem parte do nosso dia-a-dia. Tudo que chega vai para uma caixa que fica bem a mão. Uma vez por mês (ou quando a caixa fica cheia) eu separo e coloco nas pastas sanfonadas."

E o Frederico Alves explica as razões de sua opção pelo arquivo mágico OZ: "Em casa e para documentos em papel, utilizo como arquivo o sistema da OZ chamado Arquivo Mágico. Na verdade, trata-se de um kit feito para facilitar a tarefa de arquivamento. O sistema básico consiste em índices, etiquetas e divisores pré-impressos com diversas categorias e orientações a respeito do que deve ser colocado em cada categoria. É possível também comprar pastas no próprio site. A grande vantagem é que depois de retirar da embalagem, o sistema já pode ser imediatamente utilizado. Não há necessidade de perder tempo decidindo onde cada coisa vai ficar. As categorias pré-impressas abrangem praticamente todas as nossas necessidades, e com as orientações incluídas fica fácil saber onde colocar cada documento, facilitando igualmente a recuperação da informação. Antes, quando tinha um documento para arquivar, como uma conta, acabava deixando solto pois não havia lugar certo para colocar. Agora não. Chegou um documento do condomínio? tem uma pasta. E os documentos referentes ao plano de saúde? também tem."
 

Menções honrosas

Google Apps

O J. F. Mitre sintetiza o que vários outros leitores também afirmaram: "Google Docs, Google Tasks, Gmail. Além da perfeita integração com a Agenda, permite múltiplos níveis de anotações. Gmail, anotações rápidas em e-mails recebidos. Lembretes para que eu não esqueça de fazer algo, etc. O Google Docs é para anotações permanentes. Aquelas dicas que necessitam de edição, complementação, aquele texto engraçado, etc e tal. Detalhe que somente justifica fazer isso se não acreditar que a página vai estar no ar daqui a alguns anos ou se tiver um comentário. Do contrário, bastaria guardar o link no lugar certo com um ligeiro comentário, seja no firefox ou no delicious ou em qualquer outro gerenciador de bookmarks eficiente. Se o Gmail é a caixa de entrada, o Google Tasks é que organiza isso em ação. Serve para o “ToDo” depois da anotação e serve para integrar perfeitamente com o Calendar."
 

Dropbox

Embora a finalidade da ferramenta seja a sincronização de arquivos entre computadores, me surpreendi com o número de leitores que mencionou o Dropbox como ferramenta de gerenciamento de anotações e referências.

Ver detalhes sobre o Dropbox no BaixaTudo

O MuriloVBonfim explica como: "Depois que começou essa série de artigos aqui no Efetividade, comecei a centralizar mais minhas referências em papel, scanneando e salvando no notebook. Algumas dessas pastas sincronizo com o DropBox para ficar disponível em qualquer lugar do universo." E o Idney complementa: "Mantenho alguns arquivos de texto que vou adicionando / retirando informações das quais preciso, mantendo 03 máquinas sincronizadas."
 

Awesome Note

É uma interessante ferramenta para o IPhone que combina o gerenciamento de anotações com o de tarefas e pendências, e ainda sincroniza com o Google Docs e o Evernote.

O Alberto J. Azevedo descreve: "para anotações e referências uso o Awesome Note sincronizando com Evernote no Iphone, para lembretes, lista de compras, e até senhas as vezes pois ele tem um recurso de proteção de pastas de notas."
 

Live Notes

Esta ferramenta para o iPad parece próxima dos sonhos de quem faz anotações sobre aulas ou apresentações.

Descreve o Nicolas Varzacacou: "Ainda não consegui testar 100% as possibilidades desse software, mas estou encantado com as possibilidades de uso do mesmo. é possível anotar uma aula/reunião no iPad usando o teclado, desenhando com os dedos, colocando símbolos que você escolhe a cor, dando highlight com um marca texto. Além de fazer tudo isso gravando o som original, você pode escutar tudo depois vendo suas anotaçoes aparecerem na tela. Encantador."
 

Mendeley

Quem descreve é o Gil Kruppa: "Como eu trabalho com uma imensa quantidade de artigos científicos (tenho mais de 7000), não poderia deixar de mencionar uma das melhores ferramentas: o Mendeley Desktop. É um programa free, que existe tanto para Windows como para Mac. Com ele, você pode organizar os artigos científicos em PDF por coleções que podem ficar disponíveis “na nuvem” quando você está sem seu computador.
 

OneNote

O Fernando Garrido descreveu detalhadamente o seu uso dessa ferramenta do MS Office, e separo um trecho: "pelo fato de pertencer ao pacote Office (na versão mais completa) sua integração com os demais aplicativos é perfeita; possui seções diferenciadas para atividades pessoais e atividades profissionais fácil e rapidamente acessíveis e alternáveis na mesma tela; possui o recurso de proteção de seções e/ou subseções por senhas, podendo assim ser utilizado para anotações que envolvam informações sigilosas."
 

Notational Velocity

O Armando Neto descreve telegraficamente: "open source, disponível só pra Mac. Pode ser sincronizado com dropbox ou via Simplenote. Vantagens: é orientada para o uso do teclado, guarda tudo em TXT (podendo criptografar)"

Ver detalhes sobre Notational Velocity no BaixaTudo

 

Wikis pessoais

O TiddlyWiki foi indicado pelo Michel Ribeiro, e o Wiki on a Stick pelo apimente.br. Ambos parecem ser alternativas interessantes para quem está acostumado a usar arquivos TXT estruturados ou organizados, como o Rafael.
 

Painéis e murais

Para anotações transitórias (lembretes, recados, ...) pode ser uma solução interessante, especialmente se estiver posicionado estrategicamente. O Alessandro descreve: "Eu utilizo um quadro branco de 2m x 1m,ao lado da minha cama,ele foi dividido em 3 partes com fita isolante preta, 2 partes grandes para escrever alguma tese ou teoria que tenho que lembrar para as aulas,e a terceira parte é pequena,para anotação de recados."
 

Outras ferramentas

As respostas dos leitores ao meu questionamento sobre quais as suas ferramentas preferidas para gerenciar anotações e referências incluem menções a uma série de outras ferramentas interessantes.

Visite a lista de respostas para encontrar menções e comentários a: BasKet, EfficientDiary, HitList, Notes (Android), Notecase, Neotriad, Notemania, OpenOffice, Post its, Simplenote e Tomboy, entre outros!

Continue participando

Conto com os seus comentários sobre esta síntese para que eu possa melhor produzir as próximas da série!

Claro que não deu (nem faria sentido) para mencionar todas as ferramentas que vocês citaram. Um conjunto de casos em que lamento não dispor de melhores recursos para sintetizar as descrições é o das soluções híbridas: em alguns casos os leitores fizeram descrições primorosas de como combinam uma série de ferramentas para extrair o melhor de cada uma delas.

Mas os comentários do post em que fiz a consulta aos leitores continuam disponíveis como referência adicional, e vocês podem encontrá-las lá.

Já está no ar a consulta sobre a próxima ferramenta de nossa série - responda lá: “Com que ferramentas você gerencia suas leituras pendentes?”)

Continue participando, porque o resultado está superando completamente as minhas expectativas iniciais, mas agora espero que continue assim ;-)

E veja também ">os outros posts da série sobre ferramentas de produtividade pessoal!

Dando continuidade à nossa série de artigos sobre as ferramentas de produtividade pessoal preferidas dos leitores do Efetividade.net, inicia hoje nossa nova consulta, e a pergunta é simples:

Com que ferramentas você gerencia suas leituras pendentes?

Quem gosta de ler, ou tem uma rotina em que há espaço para a leitura (seja numa tela ou em papel) por interesse técnico, profissional, acadêmico ou de lazer, pode facilmente chegar à situação em que o mundo oferece bem mais opções de leitura do que se pode processar em um curto espaço de tempo, levando ao acúmulo e à necessidade de priorização e identificação do que falta ler, bem como as necessidades correlatas de registrar (e anotar, referenciando!) o que já foi lido.

Para mim isso existe como um problema bom: gosto muito de ler, e a existência de uma grande pilha de livros, periódicos e textos on-line aguardando a minha leitura é algo que me deixa feliz - mas já passei várias vezes pela situação de perder o controle das leituras pendentes on-line, e aí deixar de ler vários conteúdos que "deixei pra depois" mas me interessariam.

Hoje aprendi a me virar com as leituras on-line (deixo as pendências organizadas para leitura offline em um tablet, e aí aproveito os momentos sem conexão nem agendamentos para colocá-las em dia), e felizmente não preciso indexar leituras de periódicos e livros - mas há quem precise!

As soluções para isso podem ser ferramentas dedicadas, métodos pessoais, técnicas híbridas, ou mesmo disciplinas específicas tomadas da biblioteconomia, arquivologia e produtividade pessoal - e temos interesse em saber como cada um de vocês resolve esse problema!

Como melhor responder sobre suas ferramentas favoritas

Estamos tentando identificar as ferramentas preferidas de vocês para vários aspectos da produtividade pessoal (no caso dessa semana, especificamente o gerenciamento de leituras pendentes), e a ideia é ser inclusivo.

E ser inclusivo, neste contexto, significa que vale aplicativos para Linux, Mac, Windows, web, MSX, CP-500, smartphones diversos, truques mentais, ferramentas em papel, ferramentas de mesa, de parede, etc.

A participação de vocês deve ocorrer ao longo da próxima semana (até quarta-feira, 13 de outubro), nos comentários desta notícia, e não há formato definido, mas eu gostaria que, para que a participação fique mais completa, vocês fossem específicos sobre alguns aspectos essenciais, tais como:

• o nome da ferramenta,
• onde pode ser obtida,
• a facilidade de ativação e uso,
• as vantagens percebidas
• se tem custos específicos,
• os requisitos para seu uso (por exemplo, se é para Mac, ou para celulares Blackberry, ou exclusivo para quem tem agendas Filofax).

Dica de formatação: em uma rodada passada o leitor Roger comentou que estava difícil encontrar as informações na lista de comentários, porque eram muitos. Portanto, sugiro que vocês coloquem títulos em seus comentários, na primeira linha deles, e entre asteriscos - por exemplo: *Eu uso pastas plásticas*, ou *Sou feliz com o Organizer Plus*.

E não precisam exagerar na padronização: usem as informações que melhor se aplicarem. Mesmo se alguém já tiver mencionado a sua ferramenta preferida, você pode acrescentar algo de válido falando sobre o seu caso de uso específico.

Peço, entretanto, que não tornem amplas demais as suas respostas. Se a sua solução é complexa, tente manter o foco na ferramenta central dela, caso contrário fica difícil a posterior compilação das soluções preferidas!

Na semana posterior (ou seja, de 14 de outubro em diante) eu publicarei um artigo sintetizando as opções trazidas por vocês, acrescentando meus comentários e falando também sobre as ferramentas que eu uso, e também farei a chamada para as respostas sobre uma nova categoria de ferramentas de produtividade pessoal.

E para estimular a participação... brindes!

Imagino que vocês vão ter interesse em participar espontaneamente, mas para estimular ainda mais, vou colocar dois brindes condicionais:

• O primeiro brinde vai ser sorteado na data da publicação do resultado, entre os participantes completos, mas apenas se o número de participações completas for igual ou superior a 40.
• O segundo vai ser sorteado na data da publicação do resultado, entre os participantes completos, mas (para ter desafio) apenas se o número de participações completas for igual ou superior a 70.

Portanto, não esqueça de avisar aos amigos para que eles também participem, e assim aumente a chance de chegar a haver os sorteios (já que os brindes aqui do Efetividade costumam ser bem interessantes!)

Entenda-se por "participação completa" aquelas em que o autor do comentário tratar especificamente sobre as ferramentas que adota para gerenciamento de leituras pendentes, e der detalhamento suficiente sobre as ferramentas que usa (veja acima uma lista das principais características que você não deveria deixar de abordar, quando aplicáveis). Vou ser flexível na hora de avaliar, mas não a ponto de ser leniente com cópias ou participações apressadas demais ;-)

Os brindes serão definidos ao longo do prazo (conforme os requisitos forem sendo alcançados, se forem!) mas pretendo manter a linha adotada nas promoções recentes: gadgets para uso em produtividade pessoal, cadernos e blocos caprichados, e similares.

Importante: comentários participando do diálogo, complementando as particiações dos demais, fazendo perguntas, etc. são muito bem-vindos também, mas não participam do sorteio e nem da contagem. Cada pessoa só participará uma vez do sorteio, mesmo que mencione múltiplas ferramentas. Casos omissos serão decididos soberanamente pela administração do site. Os Termos de Uso do site serão aplicados normalmente aos comentários da promoção.

Agora é com vocês

Estou bem curioso para saber quais as ferramentas mais populares em papel, em PCs, na web e nos principais smartphones, e imagino que surgirão algumas bem criativas e inesperadas.

Comentem, detalhem, referenciem, pois agora o conteúdo virá de vocês! E lembrem-se: a pergunta é sobre as ferramentas que vocês realmente usam, e não as que vocês ouviram falar, ok?

Nossa série sobre as ferramentas de produtividade preferidas dos leitores está indo bem: as listas de ferramentas de gerenciamento de pendências e to-do e de gerenciamento de finanças pessoais, compiladas a partir das sugestões de vocês ficou bem completa, e a coleta de indicações de ferramentas de gerenciamento de anotações e referências também já trouxe várias sugestões interessantes (que irão gerar um post sobre isso ao longo da próxima semana).

Assim, como nas etapas passadas, a partir de segunda-feira eu vou me dedicar a:

• tabular as respostas que já chegaram sobre a etapa corrente
• compor e publicar um artigo falando das mais mencionadas ou mais interessantes
• se possível, mandar algumas sugestões de aplicativos pro pessoal do Baixatudo, que está patrocinando aquele quadro de Downloads Efetivos ali na barra lateral, e vai gostar de saber das escolhas de um público tão seleto ;-)

O prazo que eu tenho pra isso tudo vai até quarta-feira, mas na terça já quero abrir nova questão para vocês irem respondendo enquanto eu processo a atual, por isso hoje pergunto (e conto com a resposta de vocês nos comentários) qual setor da produtividade pessoal eu devo abordar na consulta que começará na semana que vem.

Três temas já foram: gerenciamento de referências (em andamento), de finanças pessoais, e de pendências/tarefas. Várias outras etapas ainda virão, mas para esta próxima etapa ofereço 3 opções de temas:

1. Backups
2. Gerenciamento de agendamentos e compromissos
3. Gerenciamento de leituras pendentes (ferramentas on-line ou não que facilitem organizar e ler convenientemente livros, textos e as páginas web que vamos encontrando pelo caminho...)

As outras categorias sobre as quais já consultei vocês também serão tratadas a seu tempo, mas agora estou apenas ajustando a escolha de qual será a imediatamente próxima, ok?

Estou satisfeitíssimo com as respostas até agora

As duas primeiras etapas tiveram mais de 80 respostas cada, e na terceira, com uma aplicação menos comum, quase chegamos às 50. Obrigado pela recepção calorosa, e continuem assim!

Eu optei, de propósito, por deixar as respostas em um formato livre, que dificulta bastante a tabulação automatizada e me dá bem mais trabalho para processar, compilar, ordenar e entender. Mas assim eu recebo bem mais detalhes, então o esforço acaba valendo a pena.

Portanto, vamos à questão de hoje: quero saber de vocês qual dos 3 temas enumerados acima vocês preferem que seja o próximo a ser tratado. Respondam nos comentários, e não se acanhem se quiserem fazer algum comentário adicional!

"Justificar o voto" é a expressão popular que designa o ato que oficialmente se chama justificativa eleitoral, e que na prática é a forma como os eleitores impossibilitados de votar por estarem ausentes da sua cidade comprovam a razão de sua ausência às urnas.

Embora chamado popularmente de "justificar o voto", o ato da justificativa eleitoral na realidade justifica sua ausência. Mas a expressão errônea é tão popular (e usada até mesmo em sites da Justiça Eleitoral) que acabou preservada no título deste post, na intenção de permitir que ele ajude até mesmo a quem estiver procurando da forma incorreta.

Justificativa eleitoral

O eleitor que estiver ausente da cidade em que vota ou impossibilitado de votar deve justificar, e a maneira mais simples de apresentar a justificativa para as Eleições 2010 (1o. e 2o. turnos) é a que ocorre nas mesmas datas e horários em que ocorre a eleição em si, separadamente para cada um dos turnos (ou para apenas um deles, se no outro você não se ausentar).

Este tipo de justificativa, nas Eleições 2010, pode ser feita em qualquer local de votação no Brasil (as urnas das embaixadas no exterior não as recebem) que não seja no município onde você fez sua inscrição eleitoral.

Em algumas cidades (usualmente as turísticas ou de maior porte) existem também postos especiais, chamados de mesas receptoras de justificativas, que funcionam exclusivamente para isso, durante todo o horário da eleição.

De modo geral, o site do TRE do estado em que você estiver deve ter a lista de todos os locais de votação, bem como de todas as mesas receptoras de justificativas, para que você possa escolher a mais conveniente.

Basta apresentar-se no local escolhido, no horário da votação, levando preenchido o formulário de Requerimento de Justificativa Eleitoral, juntamente com o seu título eleitoral (ou documento de identidade oficial com foto).

Não há limite legal para o número de vezes consecutivas em que se pode apresentar a justificativa, mas é necessário lembrar que cada turno corresponde a uma eleição, e ambos exigem justificativa em caso de ausência.

As definições gerais sobre a justificativa eleitoral constam no Art. 76 da Resolução TSE n. 23.218/2010.

Como justificar depois da eleição?

Se você não votar e não justificar no dia da eleição, poderá fazê-lo até 60 dias depois da data da eleição (cada turno é uma eleição), dirigindo-se ao cartório eleitoral mais próximo e apresentando um requerimento ao Juiz da Zona Eleitoral em que você estiver inscrito.

Este tipo de justificativa pode ocorrer mesmo que você não estivesse ausente do seu domicílio eleitoral na data da eleição.

Ao se dirigir ao cartório, leve consigo um documento de identidade com foto e a documentação que comprove a razão de sua ausência no dia da eleição: passagem, declaração de plantão de serviço, atestado médico, etc.

Caso você não possa se deslocar até um cartório eleitoral, a justificativa pode ser apresentada por qualquer pessoa que possua os documentos que comprovem a impossibilidade do comparecimento do eleitor.

Justificativa de eleitor no exterior

Se você for eleitor no Brasil e estiver viajando no exterior na data da eleição, também deverá justificar no cartório eleitoral, mas o prazo é diferente: 30 dias após seu retorno ao país.

Leve consigo um documento de identidade com foto e, se tiver, a documentação que comprove a viagem durante a eleição, bem como a data de retorno.

Se você estiver registrado para votar no exterior, ou mesmo se desejar regularizar sua situação antes de voltar para o Brasil, pode usar alternativamente o procedimento via Correio para eleitores que se encontram no exterior.

O que acontece se eu não justificar?

Comprovação de regularidade eleitoral é exigida para usufruir de uma série de serviços públicos, tais como:

• tirar passaporte ou carteira de identidade
• inscrever-se em concurso público ou tomar posse
• renovar matrícula em universidade pública
• receber vencimentos ou salário de emprego público
• participar de concorrência pública
• e vários outros

Se você não votar (em qualquer um dos turnos) ou não justificar, não poderá comprovar sua regularidade eleitoral, e ficará impossibilitado de realizar qualquer um dos atos acima, entre outros.

Além disso, se você não votar em três eleições consecutivas (repetindo: cada turno é uma eleição separada) e não justificar sua ausência, terá sua inscrição cancelada e, após seis anos, excluída do cadastro de eleitores.

Mas a regra não se aplica aos eleitores cujo voto seja facultativo (analfabetos, maiores de dezesseis e menores de dezoito anos, e maiores de setenta anos).

Informações sobre justificativa eleitoral

O TRE de cada estado pode ter instruções adicionais e até mesmo facilidades extras para os eleitores interessados nestes serviços. Para mais detalhes, além da própria Resolução TSE n. 23.218/2010, recomendo a página sobre Justificativa Eleitoral no site da Justiça Eleitoral, e uma consulta ao site do TRE do seu estado.

O que é home office?

Home office é um conceito de atividade profissional desempenhada fora do ambiente tradicional de uma empresa. É bem mais do que o espaço destinado a um escritório em casa: na minha própria experiência pessoal, home office é desenvolver uma atividade profissional no escritório que preparei em minha própria casa, autonomamente.

Um exemplo de home office

Mas este modelo que adoto desde 2005 não é o único. Existem vários outros modelos de atividade em home office, inclusive o de teletrabalho (em que o profissional trabalha em seu próprio escritório, mas preserva o vínculo profissional com uma empresa), e até o de coworking, em que várias pessoas compartilham os mesmos recursos e ambiente de trabalho (que não necessariamente é a casa de uma delas), embora cada uma delas esteja desenvolvendo suas próprias atividades independentes.

Existem até mesmo os home offices montados para tarefas que escapam às definições usuais de atividade profissional, como estudar para concursos públicos ou desempenhar as demandas de um curso de doutorado.

Quais os custos iniciais para montar um home office?

Como em qualquer atividade profissional, é essencial saber dosar os investimentos, para garantir que a iniciativa seja sustentável. O desembolso total varia bastante, mas o que precisa ser feito é um bom orçamento inicial e um plano de evolução, com a cautela de pensar grande mas saber começar pequeno.

Alcançar um nível mínimo de conforto precisa ser uma meta, e por isso é importante reservar parte dos rendimentos da sua atividade para reinvestir no escritório doméstico.

No meu caso, eu iniciei com o mínimo: um cantinho da sala de casa, mesa, cadeira, um arquivo, computador e conectividade. Com o passar dos meses e anos fui adquirindo - com parte do retorno gerado pela atividade do home office - o que mais eu precisava para ser produtivo e trabalhar com conforto: melhor iluminação, mobília ergonômica, armário e estante, secretária eletrônica, multifuncional, um cômodo exclusivo, etc.

Todo mundo pode trabalhar em home office?

Não, e é importante fazer uma boa análise situacional e de perfil antes de pensar em montar um. Nem toda atividade profissional pode ser desempenhada longe da equipe ou das instalações da empresa, e nem toda cultura organizacional está pronta para soltar as amarras da gestão presencial de seus profissionais.

Um espaço de coworking - compartilhando o ambiente para atividade individual

Mesmo nos casos em que a empresa (quando é o caso) e a atividade são compatíveis com o trabalho realizado em um home office, resta a questão do perfil - cada pessoa precisa avaliar se ela conseguirá se manter disciplinada e motivada trabalhando sem equipe, sem um chefe presente para direcionar, precisando se expor diretamente aos riscos da atividade e sem toda a estrutura de apoio da empresa - do cafezinho ao controle financeiro.

Para mim e para tantos outros profissionais funciona muito bem, mas pode não ser o seu caso, e só você poderá avaliar.

Os horários são mais flexíveis? Quem trabalha em casa corre o risco de ficar mais preso ao trabalho por poder responder a qualquer hora do dia?

Os horários são tão flexíveis quanto o profissional desejar ou puder sustentar, e há risco nas duas extremidades: trabalhar pouco ou trabalhar demais.

Eu prefiro ter um horário definido sem rigor, mas não tenho dificuldade em me manter motivado, e às vezes acabo extrapolando e fazendo "hora extra" - quando percebo, interrompo e deixo o restante para o dia seguinte.

O isolamento pode ser um obstáculo maior

Outras pessoas encontram o problema oposto, pois a ausência de controle externo acaba levando à procrastinação, tudo fica para a última hora, prazos são perdidos e a qualidade cai.

Se a atividade envolve o contato freqüente com clientes ou parceiros, acredito que o ideal é definir um horário de atendimento, e uma forma de contato diferenciada - como um telefone que possa ser colocado na secretária eletrônica quando "acaba o expediente" - caso contrário o risco de ser considerado (ou se considerar) como estando 24h à disposição é grande.

Quais os aspectos positivos de trabalhar em casa?

Para mim, as maiores vantagens são ter mais controle sobre o fluxo e as fontes de interrupções no trabalho, e a possibilidade de dispor o espaço de trabalho da forma como melhor se adaptar à minha produtividade pessoal, sem as restrições que ocorrem no ambiente corporativo.

Também incluo na lista a independência de horários, a economia de tempo e custo de transporte, a redução do investimento necessário na montagem do seu ambiente de trabalho, e todas as vantagens relacionadas à qualidade de vida.

E os negativos?

Quando se trata de teletrabalho - ou seja, um funcionário cujo local de trabalho não é o escritório da empresa - um estudo recente publicado pela Network World mostra que hoje pode haver impacto no avanço da carreira, pois as melhores vagas tendem a ser dadas às pessoas que atuam presencialmente.

No caso dos profissionais liberais, independentes ou autônomos, isto pode não ser um problema, mas mesmo eles precisam lidar com as situações práticas, de separar o que é ambiente (e horário) de trabalho e o que é de convívio familiar, manter-se motivado para trabalhar mesmo sem o acompanhamento próximo de um chefe e colegas, e também o outro lado da moeda, que é saber a hora de parar e "encerrar o expediente".

Para completar, há o desafio de ser percebido como um profissional produtivo, sem o preconceito que pode ser despertado por uma pessoa que, essencialmente, fica o dia inteiro em casa.

O número de pessoas com quem se convive deve influir. Quantas pessoas moram com você? É possível um home office com mulher, filhos, gatos, etc? Como administrar?

Sim, claro que é possível - é até bem comum!

Acompanho vários casos de profissionais que trabalham na mesma casa em que convivem com suas famílias, sem maiores problemas. O desafio é saber separar os ambientes e os horários, e o ideal é ter isso bem definido, de forma a facilitar a percepção dos limites. Sou casado, e felizmente no meu caso a compreensão é grande, e as atividades do home office ocorrem em harmonia com a rotina da casa.

Mas há um detalhe importante: se várias pessoas convivem na casa o dia inteiro e os ambientes se misturam, o impacto sobre a produtividade é inevitável. Mesmo quando eu morava sozinho, eu já mantinha um espaço dedicado e separado para o escritório doméstico, o que ajuda até mesmo a separar a atitude mental de estar ou não em atividade - quando estou no escritório, estou trabalhando.

Há preconceito por trabalhar em casa, quando é necessário fazer uma reunião, por exemplo?

Sem dúvida! Trabalho em casa é visto como improviso ou ausência de profissionalismo, e o efeito piora quando o profissional atua como pessoa física, e não jurídica - até mesmo a situação formal, jurídica e fiscal pode ser afetada.

E a visão distorcida não vem apenas dos parceiros de negócios, mas também das pessoas com quem se convive. É um problema comum, para o qual há várias soluções, especialmente depois que o profissional já tem um histórico ou um portfólio de casos de sucesso que ajudem a convencer novos clientes, e até mesmo novos fornecedores.

Um home office com espaço para reuniões

Mas, pessoalmente, eu não marcaria uma reunião de negócios em casa, mesmo que tivesse a estrutura - há muitos locais em que se pode tratar com clientes e parceiros sem ter de passar por esta mistura de dois mundos que na cabeça de todos são tão distintos: a casa e o escritório.

A realidade de cada lugar é diferente, mas em cidades médias e grandes é fácil (e relativamente barato) reservar um espaço para reuniões em um hotel. Quando o custo não se justificar, aí a alternativa mais simples de todas (e que geralmente é vista como cortesia) é se oferecer para realizar a reunião no ambiente do cliente ou parceiro. Se for menos formal, aí tem toda uma gama de alternativas, como aproveitar para fazer um almoço de negócios. Mas se a necessidade de receber clientes for constante, aí não dá de escapar: será necessário contar com o espaço para recepção e reuniões permanentemente à disposição, e os 2 mundos - pessoal e profissional - irão fatalmente colidir.

O blog Efetividade e o site BR-Linux são as suas principais fontes de renda?

Eu tenho um emprego da forma tradicional, na área de Planejamento Estratégico, e é esta a minha principal atividade, desempenhada no horário de expediente usual.

Minha mesa de trabalho em setembro de 2010

Mas os 2 blogs e outras atividades de criação de conteúdo textual, desempenhadas no meu home office em outros horários, geram rendimento considerável e crescente, e em meses recentes vêm superando o contracheque do emprego tradicional.

Eu gosto muito da atividade que desempenho como Administrador, então não penso em largar o emprego tradicional e ficar apenas com o escritório doméstico: eles se complementam muito bem, e a flexibilidade da atividade on-line me permite manter a qualidade de vida.

O home office será a saída em locais como São Paulo? Ou o brasileiro ainda vai demorar a adotar o trabalho em casa?

O teletrabalho, mais do que o home office em si, é uma das saídas que a Nova Economia encontra para os problemas das metrópoles.

Mas ele não se aplica a todos os casos, e nem funciona bem em todas as situações. Ele é uma saída eficiente e flexível, ao alcance de profissionais com espírito empreendedor. Mas não acredito que vá alcançar uma grande fatia dos profissionais tão cedo, e é bom que seja assim: o modo de trabalho presencial é necessário para muitas atividades, e nem sempre pode ser simplesmente substituído.

Só que nos casos em que o escritório doméstico funciona, ele funciona muito bem.