O turismo de negócios é fundamentalmente dual: as viagens de trabalho são repletas de oportunidades, mas muitas vezes cansativas além do limite.

Algumas medidas de planejamento e organização permitem que você possa se estressar menos com o acúmulo de informações e atividades, não seja pego desprevenido por imprevistos, e torne úteis os intervalos de tempo muitas vezes desperdiçados, para não precisar ficar até tarde no quarto de hotel depois do jantar colocando em dia as surpresas de última hora que sempre aparecem!

Dando continuidade à semana da Efetividade em Viagens, hoje veremos 5 dicas que eu uso em viagens a serviço para reduzir o stress reduzindo e distribuindo melhor os focos de atenção.

1 - Sincronize seus arquivos

Se você pode contar com a expectativa de ter conexão à Internet durante todo o tempo da viagem, uma ferramenta completamente on-line como o Google Docs pode ser uma forma de manter sincronizados os documentos do escritório e os que você leva consigo.

Com uma ajuda do Google Gears, até dá para manter em uso essas ferramentas durante os momentos sem conexão, como durante vôos e outros deslocamentos.

Mas nem sempre aplicativos on-line fazem tudo o que precisamos, e aí a minha sugestão é recorrer a serviços de sincronização automática. Já comentei sobre o Dropbox, que até o momento é a minha alternativa preferida, pois torna a sincronização completamente transparente para o usuário, que apenas tem que lembrar de gravar os arquivos na pasta certa, e saberá que eles serão sincronizados com seus outros computadores assim que houver uma conexão disponível.

Outras alternativas, como levar uma cópia dos arquivos consigo e sobrescrever os originais no retorno da viagem, ou ter todos os arquivos de trabalho apenas no notebook que também é levado nas viagens também podem funcionar, se você nunca errar os procedimentos, e fizer um backup confiável. Mas hoje prefiro a conveniência e a automação do que o controle maior sobre o procedimento, que eu teria se optasse por uma solução manual.

2 - Mantenha as informações sob controle

Para mim, uma viagem a serviço significa uma montanha de dados a ser gerenciada. Passagens, números e horários de vôos, vouchers de hoteis, endereços de destinos, portões de embarque, restaurantes recomendados, horários de reuniões, arquivos de apresentações, inúmeros cartões de visitas recebidos, comprovantes de embarques e despesas, onde está estacionado o carro, etc., etc., etc.

Existem várias estratégias para lidar com isso, mas a minha é a mesma há anos, e vem funcionando bem, baseada em 2 ferramentas básicas:

1. um envelope grande e
2. a câmera do celular.

Alinhado à metodologia GTD, procuro deixar minha atenção e foco disponíveis para as tarefas que tenho à minha frente, e acho que ficar tentando acompanhar e memorizar todas as informações mencionadas acima prejudica esse objetivo.

É aí que entram em cena as 2 ferramentas mencionadas acima: cada novo papel (ou informação exibida em tela de computador) que chega às minhas mãos no aeroporto, hotel, locadora, sala de espera, etc. é fotografado no celular (para que eu possa ter acesso rápido ao seu conteúdo quando quiser) e assim que possível é guardado no envelope, que vai num bolso facilmente acessível na bagagem de mão.

Informações que exijam uma ação adicional são registradas na ferramenta mais apropriada (por exemplo, horários de compromissos vão para a agenda, pendências vão para o To-Do, e a maioria das outras informações de referência podem ir para o Evernote) posteriormente, a partir das fotos, aproveitando as enormes quantidades de tempo dispendidos em salas de embarque e de espera.

Se necessários, os documentos guardados no envelope servem como backup ou complemento durante a viagem. Quando retorno ao escritório, arquivo-os ou encaminho-os para onde for necessário, antes de terminar o processamento da viagem.

3 - Leve um kit de utilidades digitais

Levante o mouse quem nunca presenciou a embaraçosa situação de alguém que chega para fazer uma apresentação e esquece algum componente vital: o arquivo não é compatível com o computador do auditório, o notebook precisa de um adaptador VGA que ficou na outra mochila, algo está na voltagem errada, precisa de acesso à Internet mas o auditório não oferece, etc.

Essas pessoas, de modo geral (há exceções, quando um anfitrião promete disponibilizar algo e não cumpre), planejaram insuficientemente o seu próprio material de trabalho, e às vezes pagam caro por isso. E é fácil evitar ser uma delas: basta montar um kit adequado das utilidades digitais que serão necessárias para realizar suas atividades.

Além dos itens mencionados acima, isso pode envolver os cabos de dados para celulares e câmeras, controle para apresentações, fones de ouvido, mídias para backup, cabo de rede, adaptadores para 2 ou 3 tipos de tomadas, modem 3G, mouse e muito mais, dependendo das suas demandas digitais.

Pare para pensar nos recursos que estão disponíveis no seu local de trabalho e são necessários ou desejáveis para a sua atividade, e imagine quais podem estar ausentes no hotel, aeroporto ou sala de conferências. A Lei de Murphy garante: se eles podem estar ausentes, certamente estarão, e aí você deve levar consigo uma alternativa. Mas cuidado para não levar na bagagem de mão itens que não podem ser transportados a bordo!

4 - Planeje a segurança

Nada que você faça pode tornar desnecessária a atenção à segurança em todos os momentos em que você esteja em trajeto portando bagagens e valores.

Mesmo assim, é possível que você possa ter um pouco mais de paz de espírito para ser produtivo durante a viagem, ou mesmo para descansar um pouco e ser mais produtivo quando chegar ao seu destino, se tomar algumas precauções antes.

Uma dica bem simples é levar na bagagem de mão um chaveiro do tipo mosquetão, como o da foto acima, e usá-lo para prender as correias de todas as malas e sacolas sempre que for dar atenção a outra coisa - como uma parada para o lanche, a leitura de um livro ou o uso do notebook numa sala de embarque, por exemplo. Se puder fixar o conjunto de bagagens a algum objeto fixo, ou mesmo passar uma de suas pernas pela correia de uma mochila, melhor ainda.

A razão é simples: os ladrões que atuam nesses lugares contam com a desatenção de todos, inclusive do proprietário do item que ele planeja roubar. Mas se para levar um componente da sua bagagem ele for precisar soltar uma correia ou fivela, certamente ele preferirá ir adiante até encontrar alguém menos precavido. E caso ele não perceba a sua preparação e mesmo assim tente roubá-lo, você terá uma chance maior de perceber.

Fechar os zípers das mochilas com cadeados funciona com base no mesmo princípio: claro que o ladrão ainda poderá levar a mochila inteira, e nem terá muita dificuldade em arrebentar o cadeadinho, se tiver tempo para tentar. Mas o que ele quer é agir sem ser notado, então se a sua bagagem der um pouco mais de trabalho que a de quem não tomou precauções, as chances já estarão a seu favor, ainda que você não fique protegido contra um ladrão firmemente determinado a escolher você.

Mas cuidado ao usar cadeados em bagagens que serão despachadas - consulte antes o regulamento, pois as inspeções de segurança feitas fora da sua presença podem exigir arrebentá-los. Existem cadeados feitos para permitir a inspeção pelas autoridades norte-americanas, mas desconheço a existência de similares voltados ao Brasil.

Sempre que a ocasião permite, levo comigo uma trava para notebook e bagagem como a Defcon-1, da Targus, mostrada na imagem acima. Além de servir para fixar o notebook à mobília (mais uma vez fazendo com que o ladrão casual potencial vá preferir procurar outra vítima menos precavida), ela tem um sensor de movimento e alarme sonoro, que podem ser ativados até mesmo como segurança auxiliar para a bagagem, quando você a deixa no chão da sala de embarque enquanto joga Bejeweled no celular e espera a conexão atrasada. Se alguém mexer, ela apita. Só não esqueça de destravar antes de levantar...

Outras dicas óbvias que muita gente não segue porque acha que o desastre só acontece com os outros: faça backup antes de todos os dados valiosos do seu notebook, não leve com você o backup (pode se extraviar junto com o notebook...), não deixe evidente que você leva itens valiosos, coloque senhas fortes em tudo (notebook, smartphone, etc.), não use serviços on-line relevantes em redes públicas ou abertas, não largue objetos valiosos (câmeras, jogos eletrônicos, etc.) em lugar nenhum, se possível instale e ative os serviços anti-furto do seu celular e notebook, e tenha anotado em lugar seguro e acessível os números de série, marca e modelo de todos os aparelhos valiosos que levar consigo.

5 - Economize as baterias

Se você for depender de aparelhos eletrônicos, o melhor é sempre escolher aqueles que tenham autonomia suficiente para suportar, com folga, todos os períodos em que você vai estar em deslocamento sem poder recarregá-los.

Mas nem sempre isso é possível, e aí a segunda melhor possibilidade pode ser levar consigo baterias extras ou um carregador portátil com bateria própria como o da foto acima, que possa recarregar os aparelhos que forem ficando pelo caminho, independente de onde você estiver. Eles não são baratos, acrescentam um peso extra e um compromisso adicional (mantê-los carregados), mas podem ser a salvação se você realmente precisa de eletrônicos durante os deslocamentos.

Eu levo comigo um carregador de celular como o da foto acima, que funciona com uma pilha pequena (AA) e vem com conectores para Motorola, Nokia, LG, Sony Ericsson e Samsung, e é impressionante como a energia de uma pilha alcalina pode ser suficiente para resolver uma enrascada, ainda mais quando dependo do smartphone e o dia acaba sendo mais longo e agitado do que o planejado. O meu adaptador foi comprado por R$ 25 numa revistaria de aeroporto no Brasil, e sei que sai por cerca de US$ 6 no exterior.

Mas a minha estratégia básica é diferente: procuro fazer com que as baterias durem mais. São vários os pequenos truques, incluindo:

• Desabilitar todo tipo de conectividade desnecessária no momento: Bluetooth, Wi-Fi, infravermelho, periféricos USB, 3G, GPS, etc.
• Não usar aplicativos de lazer (jogos, música, ...) em aparelhos cujo uso possa ser necessário depois.
• Evitar aquecer desnecessariamente os aparelhos (acelera o consumo de bateria)
• Reduzir o brilho da tela
• Desligar ao invés de deixar em stand-by, quando possível
• Desligar (ou colocar em modo avião) telefones ao passar por áreas sem sinal, pois eles gastam mais bateria tentando encontrar conexões

Sua vez!

Estou sempre interessado em conhecer as técnicas e ferramentas que os leitores usam para manter em alta a produtividade durante suas viagens a serviço. Compartilhe conosco as suas dicas nos comentários!

Arrumar as malas fazendo caber tudo que é necessário, amassando o mínimo possível, pode ser um pesadelo de quem viaja casualmente, mas dá trabalho até para muitos que viajam regularmente. Mas existe solução!

Iniciamos nossa Semana da Efetividade em Viagens com a história de Heather Poole, que é uma comissária de bordo de Los Angeles, e como é comum entre seus colegas de profissão, viaja apenas com uma maletinha de bordo do mesmo tamanho das que eu loto em qualquer viagem de 3 dias.

No caso dela, frequentemente é necessário levar roupas para usar durante 10 dias, mas ela tira de letra, e explica como faz.

A dica saiu no New York Times, mas é fartamente ilustrada (algumas das imagens de lá estão reproduzidas aqui neste post), então o idioma será um obstáculo menor.

Entre as dicas da comissária, destaco algumas:

1. quando possível, enrolar ao invés de dobrar - protege mais contra amassar, e fica menor;
2. sapatos formam a moldura, e as peças mais grossas (jeans, etc.) forram o fundo;
3. as demais peças vão subindo em camadas, até chegar às mais delicadas, que vão por cima;
4. a frasqueira vai por cima de tudo, bem embalada;

Esse negócio de "enrolar as roupas para caber mais e amassar menos" pode assustar, mas pesquisei a respeito e bastante gente recomenda, embora a parte do "amassar menos" dependa de como se faz. Achei um vídeo mostrando detalhadamente como se faz (inclusive com dobras auxiliares, antes do enrolamento, especiais para camisas e calças), e outro vídeo específico para as camisetas, que parece bem interessante.

E a ideia de enrolar as roupas está mesmo bem longe de ser inédita: existe até uma linha de malas dedicada a isso. Mas a Heather usa uma mala comum, e a lista do que ela leva (foto acima) me impressiona: 3 calças sociais, 3 calças casuais, 3 shorts, uma saia, 3 camisolas, 3 roupas de praia, uma canga, 3 casacos, 4 vestidos, 10 blusas casuais, 6 blusas sociais, 2 pares de sapatos e a frasqueira.

Ela fecha a mala sem esforço (e nem precisa sentar em cima!). Mas se ela organizasse os mesmos itens do jeito tradicional (dobrando e empilhando), ficaria como na imagem abaixo:

Do jeito tradicional ficaria assim!

No mesmo artigo, a Heather também ensina como faz quando a bagagem é para menos dias:

Técnica alternativa, para viagens mais curtas

Nesses casos ela usa uma técnica híbrida e mais conhecida: a maioria das peças é dobrada e empilhada tradicionalmente, mas as calças forram o fundo e "abraçam" as demais peças ao final, conforme demonstrado no passo-a-passo ilustrado.

Dá trabalho e precisa de algum planejamento, mas o resultado final, com a mala fechada sem esforço, é bem menos stress!

Além do guia ilustrado da Heather, veja também a matéria em que vários outros tripulantes compartilham suas dicas de arrumação de bagagens - de roupas, eletrônicos e até de comida para consumir a bordo!

Veja mais dicas sobre bagagens:

1. Como arrumar a mala com efetividade
2. Aeroportos lotados: reduzindo o stress das viagens de final de ano
3. Victorinox Stonehenge: uma mochila ampliada para suas viagens curtas

Que tal criar um discreto "segundo andar" transparente da sua escrivaninha, para liberar espaço útil onde você mais precisa?

Quando vejo na web fotos de escrivaninhas minimalistas, de gente que aparentemente consegue trabalhar com uma mesa em que só há um notebook, um post-it e uma canetinha, a minha primeira reação é de descrença, e a segunda é que, mesmo que seja verdade, eu jamais chegarei a isso.

Nunca trabalharei assim!

Preciso de bastante material para trabalhar e, assim como os projetistas de cockpits de avião, disponho os utensílios ao meu redor conforme a importância e frequência de uso - para mim não faz muito sentido deixar longe o HD de backup e o scanner, por exemplo.

Mas isso não quer dizer que espalho as coisas de qualquer jeito, ou que deixo minha mesa de trabalho bagunçada. Longe disso! Minha escrivaninha é auto-organizante e estou sempre procurando formas melhores de ter as ferramentas sempre à mão e mesmo assim sobrar espaço para trabalhar confortavelmente com espaço para documentos e objetos.

Minha escrivaninha com a Board Plus

Um dos aspectos a que dou atenção é evitar que os maiores objetos sobre a mesa (no meu caso, os 2 monitores e a multifuncional) inutilizem o espaço sob eles. O monitor da esquerda, que fica em modo retrato, há anos usa um suporte articulado para monitor que permite que eu o gire e reposicione conforme a demanda do dia.

Entra em cena a Board Plus

E recentemente, graças a uma rápida pesquisa internacional, resolvi com categoria a questão do espaço do monitor da direita, que antes ficava equilibrado sobre uma caixa para estar na altura certa para mim: encontrei uma mesinha com tampo de vidro temperado e pés de ABS da altura certa (10cm), que vai sobre o tampo da minha escrivaninha e permite colocar o monitor no lugar e ainda dá espaço para guardar outras coisas abaixo dela.

No meu caso, abaixo da Board Plus cabem com folga a minha diminuta CPU do home office e os 2 HDs de backup, mas poderia ser um teclado, um notebook, ou o que estiver ocupando espaço aí na sua mesa hoje.

Board Plus - "genérico" da uBoard

Encontrei a BoardPlus após um pouco de trabalho: estava pesquisando, para resolver este mesmo problema, onde comprar uma UBoard, mas estava achando os preços salgados demais, e não preciso das portas USB extras que ela oferece. Aí fui pesquisar no eBay, e não demorei a encontrar um fornecedor do genérico da UBoard: exatamente a BoardPlus (talvez este link não esteja mais disponível quando você clicar), com outro design, sem portas USB e pela metade do preço da UBoard.

Comprar pelo eBay está sujeito a uma série de riscos e pode ser trabalhoso, além de envolver pagamento internacional e uma transação em inglês - avalie cautelosamente antes de prosseguir. Minhas experiências têm sido positivas, e mais uma vez deu certo: após menos de 2 semanas os Correios entregaram na minha casa o produto (este tempo incluiu a liberação pela alfândega brasileira). Meu custo total foi de R$ 87,00 - R$ 55,00 pelo produto, mais R$ 32 pelo envio, diretamente da Coreia do Sul.

A minha BoardPlus tem 10cm de altura, 50cm de largura, e 20cm de profundidade nas laterais (no centro a profundidade do tampo é menor, pois há um pequeno recuo). Ela vem sustentando um monitor de 23 polegadas sem sustos.

Já que estamos no assunto

O mesmo efeito de liberar espaço pode ser alcançado com uma tábua simples (qualquer supermercado vende, já pintadas e cortadas em tamanhos de prateleiras comuns) posicionada com cuidado (já que o monitor é frágil e valioso...) sobre apoios adequados, considerando a melhor altura de monitor adequada aos critérios ergonômicos do seu escritório - se o seu monitor não tiver um manual específico sobre seu posicionamento, não deixe de consultar um profissional habilitado, para evitar tendinites, torcicolos e outros males de uma mesa mal adaptada!

Superados os aspectos ergonômicos, dá para usar bastante a criatividade. Aquele suporte para a impressora com 2 nichos da foto acima, por exemplo, foi comprado em uma loja de materiais de construção, e lá estava à venda como 2 cestos de lixo em bambu - e tinha até um porta-escovas de dente combinando, que virou o charmoso porta-canetas ali ao lado.

Com alguns protetores de borracha adesivos, da 3M, esse apoio não transfere para a mesa as vibrações da impressora, e nem deixa ela escorregar - e os 2 nichos que ele cria permitem guardar bastante coisa ao alcance das mãos!

Otimizar a mesa de trabalho é uma questão de planejar bem a organização, e aplicar a criatividade para conseguir realizar o planejado. Aproveite e repense a sua!

Inaugurando nossa série de artigos sobre as ferramentas de produtividade pessoal preferidas dos leitores do Efetividade.net, na semana passada perguntei a vocês quais as ferramentas que vocês usam para gerenciar listas de pendências.

As respostas superaram minhas expectativas: foram mais de 80, e permitiram ter uma boa visão sobre a variedade de alternativas neste campo: foram serviços on-line, softwares para Mac, Linux e Windows, aplicativos para 3 plataformas móveis, arquivos (de planilhas, de texto...) e até papel e caneta!

A segunda rodada já está no ar (responda lá: "Com que ferramentas você gerencia suas finanças pessoais?" - já temos mais de 50 respostas, de quem participou durante o feriado!), e agora chegou o momento de relatar o resultado da primeira.

Sem mais delongas, portanto, vamos à síntese das respostas dos leitores!

Os mais populares: Papel e Caneta

Minha ferramenta preferida para registrar e controlar listas de pendências (como já escrevi no ano passado) também é a preferida dos leitores do Lifehacker e foi a mais mencionada por vocês.

A Thais sintetiza a razão: "Já usei de tudo um pouco. Hoje, por incrível que pareça, acho melhor usar o papel. está sempre à mão, é mais rápido para atualizar e não depende de energia elétrica nem outro equipamento para isso. Tenho pastas de projetos separados por categorias (casa, família, trabalho, estudos, saúde etc), e dentro delas cada folha corresponde a um projeto. Os lembretes de ações eu coloco em fichas 6×9 e carrego para lá e para cá. (...) Já utilizo assim há anos e foi o que mais funcionou."

E o EZ! complementa: "Tento usar papel e caneta mesmo. Toda semana já tento me programar para a próxima semana. Um papel, uma lista de coisas a fazer e aí vou adaptando no decorrer dos dias."

O caderno especializado da Tilibra

Além de cadernos genéricos e clássicos já mencionados por aqui anteriormente (Moleskines, Molecos, Cíceros, Meninos), o Handrus indicou um específico para listas de atividades e pendências. Ele descreveu: "É o caderno profissional Secretária, da Tilibra. Ele tem um detalhe simples, no ínicio das linhas apresenta um pequeno indicador quadrado para marcar o completamento, perfeito! 100 folhas de to-do! A foto acima mostra duas páginas internas do caderno."

E o pessoal vai bem além: o Luiz Augusto usou nossa dica de personalização de caderno, e o Guilherme usa o Pocketmod pra personalizar.

O Felipe Torres radicalizou, abrindo mão da portabilidade em nome do espaço, e instalou logo um quadro branco (eu tenho 2, mais um quadro magnético!) pra anotar suas pendências. A Denise Sabença foi pro lado contrário em termos de dimensões: ela é uma das que usam Post-Its. E quem sabe não seria interessante combinar post-its e quadro branco? Certamente não seria inédito, mas não sei se algum dos leitores do Efetividade já experimentou!

Destaques mais mencionados

Além da dupla papel & caneta, que foi a grande campeã de popularidade, 4 outras ferramentas foram mencionadas por grande número de leitores e merecem ser tratadas em destaque:

1 - Evernote

Eu tenho e uso o Evernote para anotar diversos recortes, mas não para gerenciar minhas pendências. Mas vários leitores usam pra isso, e até me deu vontade de testar. Quem sabe?

Evernote no iPad, com fontes ampliadas pra facilitar a screenshot

Quem explica é o Lucas S: "Mesmo sendo “apenas” um bloco de notas, a vantagem do Evernote é sua flexibilidade. Como geralmente as tarefas em minhas listas também vêm acompanhadas com algum texto ou imagem descritiva (mindmaps também), ele é um excelente centralizador – e mantém todas as notas na Web, para edição via browser e sincroniza com diversos PCs."

O Hugo Doria complementa: "Apesar dele não ser um software exclusivo para listas de tarefas, é capaz de realizar esse papel muito bem. O mais bacana no Evernote é que ele é capaz de indexar vários tipos de informações. Você pode, por exemplo, tirar uma foto de um texto e o Evernote irá indexa-lo. Daí, você pode pesquisar e até criar uma tarefa com base nisso. Há uma lista de recursos do Evernote em português, para quem quiser saber mais.
 

2 - Tarefas ("Tasks") do GMail

Meu e-mail reside em serviços do Google também, e eu uso o Tarefas (ou Tasks) às vezes, como anotação temporária até que possa transferir para a ferramenta certa. Acho cômodo e acessível.

O Patrick explica: "Eu particularmente me adaptei bem à ferramenta de “Tasks do Gmail”, pois ela fica suspensa sobre qualquer página dentro do Gmail, e como verifico minha caixa de entrada com alta frequência fica facil ver minhas tarefas pendentes. Algumas das vantagens dela são: estar integrada juntamente com o GMail, e contar com todas as outras vantagems do próprio servidor de email da Google; ter acesso online, onde qualquer lugar que estiver conectado tenho acesso, no computador do trabalho, em casa, no netbook. Sua utilização é muito intuitiva, para ativar basta clicar no link do menu esquerdo da página do gmail, logo abaixo de Email e Contatos, a partir disso é só comecar a digitar as tarefas, podendo incrementar com cores e datas."
 

3 - Remember the Milk

Este eu nunca usei, embora ouça falar há bastante tempo, e seja o preferido de vários dos leitores, diretamente na web ou via aplicativos clientes.

Luigi Cericato conta: "Eu utilizo o Remember The Milk. Ele une de uma forma agradavel agenda pessoal com “to do”, sendo essa uma das principais vantagens dele. Seu uso é pelo navegador, gratuito e passa a ser intuitivo assim que se acostumar. Você pode configura-lo para lhe mandar lembretes por SMS. Também é possivel adicionar tarefas por e-mail. É compativel com iOS (iPhone), Android, Blackberry e Windows Mobile, porém para isso é necessario ser usuario Pro que custa U$25,00 por ano."
 

4 - Things

O Things é o único aplicativo para plataformas móveis que ficou entre os mais mencionados pelos leitores, e deve haver alguma razão ;-) As descrições e screenshots me deixaram interessado, e quando fiz o download para providenciar as screenshots, o que mais me chamou a atenção é que ele dá um jeito de mostrar no ícone, na tray do celular, a quantidade de tarefas pendentes do dia. Achei interessante para quem não pode contar com as notificações mais visíveis de pendências que há no Symbian, por exemplo.

Quem explica melhor o apelo do programa é o Eder L. Marques: "Já utilizei várias ferramentas, finalmente optando pelo Things. Ele realmente me permite implementar o GTD, tirando todas as tarefas da cabeça e me permitindo se concentrar no que estou fazendo. O Things atualmente possui apenas versão para Mac OS X, IPhone e iPad, sendo que esta última eu não utilizo. Considero um investimento MUITO bom. A aparência e a simplicidade de uso garantem uma implementação bem rápida da metodologia GTD. Com um investimento de pouco mais de R$80,00 consegui uma suite completa para administrar minha lista de tarefas. Com seu visual agradável e excelente usabilidade, o Things é uma ferramenta que recomendo para o Universo Mac/IPhone."

Outras ferramentas em destaque

Houve ainda uma série de ferramentas que não foram mencionadas por tantas pessoas, mas tiveram alguma característica que me chamou especialmente a atenção. Claro que não dá de incluir todas aqui, mas após algum trabalho de priorização fechei uma lista de 9 nomes:

Toodledo - Descreve o Fabio Ventura: "De uns tempos para cá, tenho adotado algumas soluções baseadas na “nuvem”, com o intuito de garantir sincronia e acesso em qualquer lugar sem depender de meu computador. Especificamente para as listas de tarefas (to do), uso o serviço do site Toodledo (http://www.toodledo.com/). Um diferencial deste serviço em relação aos que vi por aí, é que posso criar tarefas com “sub-tarefas”. Ajuda bastante a controlar o andamento de uma tarefa ou projeto. Tanto o site quanto o programa se adaptam aos métodos GTD."
 

OmniFocus - Alexandre Araujo: "Encontrei o software OmniFocus que funciona no Mac e IPhone, com sincronismo entre eles. Esse software é pago, porém muito eficiente. É fácil de organizar e permite aplicar muitas técnicas de GTD de maneira simples. Ele tem integração com os clientes de e-mal Mail e o Postbox, é possível converter um email em tarefa com poucos cliques."
 

Arquivos TXT - vários leitores usam editores de textos simples, gravando TXTs em seus desktops ou diretórios preferidos. O Renato Martins grava no celular, e descreve: "Uso a metodologia GTD em três arquivos txt (Next actions list.txt, Wait list.txt e Maybe list.txt. Por estar no celular, faz com que eu possa anotar qualquer coisa, a qualquer momento, sem necessidade de conexão a internet (e nem esperar abrir site, fazer login, nem nada). Um celular com teclado QWERTY também agiliza bem a entrada de dados."
 

Getting things Gnome - O Fabio Brito - @psychopenguin informa: "Getting things GNOME, para uso no desktop GNOME (Linux e outros Unix like). Ele inclusive faz o meio de campo entre o RTM e o Evolution." E o Idney complementa: "Tenho utilizado com muita praticidade o GTG: Getting Things Gnome! Que está disponível nos repositórios de quase todas as distribuições linux que contenham o ambiente Gnome. As principais características que me levaram a adotar definitivamente o programa (já rodei muito procurando) foram a simplicidade, a integração com o ambiente de trabalho e a possibilidade de acesso remoto (no caso, dá para sincronizar com o Remember the Milk) e, utilizando disso é possível sincronizar mais de um computador e até mesmo celulares."
 

Todoist - Quem descreve é a Lorrene: "O todoist pode ser acessado de qualquer dispositivo que tenha acesso à Internet, pois é um sistema web para gerenciamento de tarefas. Dessa forma não preciso me preocupar com instalações (acesso direto do site), nem com sistemas operacionais e nem se o fabricante de celular vai deixar meu aparelho com o sistema operacional desatualizado (não podia deixar de citar o #motofail). Há uma versão móvel do site, além do acesso da API caso queria desenvolver uma integração para outros aplicativos (penso em fazer o Getting Things Gnome conversar com ele)." Veja como a Lorrene usa o Todoist.
 

MS Office 2010 (Outlook + OneNote) - Quem descreve é o Alexandre: "Fácil visualização, fácil controle, interligação com outros produtos da mesma familia, fácil sincronização com dispositivos potateis. As vantagens percebidas: Utilizo o Outlook há muitos anos (sincronizava com meu antigo Palm IIIe para vocês terem uma idéia), comecei a interligá-lo com o OneNote a partir da versão 2010. Me ajudou muito no controle de projetos e documentações de diferentes categorias tratadas em paralelo. Quando chega um determinado e-mail, o mesmo ja o classifica no projeto que pertence, me traz uma lista resumida de histórico de contatos, data para conclusão. Uma coisa muito importante para mim é manter o histórico da atividade, o que é possivel pela própria tarefa ou pelo diário." Veja também o modelo de organização do Outlook adotado pelo Diniz Domingues.
 

Astrid (Android) - Um gerenciador de pendências para Android, com entrada de texto simplificada, sincronização opcional com o Remember The Milk, e recursos variados de notificação e alarme para quando chega o prazo-limite de alguma pendência.

Tarefas (Palm) - Mauricio Costanzi descreve: "Eu utilizo Palm há um bom tempo. Hoje uso um Treo 680. Ele tem diversos aplicativos nativos incluindo o “Tarefas”, que vem acompanhado do PalmDesktop, para ser instalado em seu desktop. Me adaptei muito bem a esse aplicativo, pois conta com recursos de alarme, classificação e ainda pode ser exibida no início da sua agenda de compromissos. Eu o uso muito, pois me permite inserir muitas tarefas a ser realizadas no dia, na semana, mês ou ano. Criei grupos para classificá-los, me organizar e trabalhar melhor, como por exemplo, @computador, @deslocamento, etc… (Dica da Bia Kunze)." Veja também a descrição do RJP sobre como ele usa o Palm.
 

To-do (Nokia/Symbian) - Quem descreve é o Vagner: "Já vem instalada nos celulares da Nokia com Symbian 3. Mas para facilitar a utilização, é necessário modificar um pouco a configuração padrão. Eu configurei o celular pra exibir os items de to-do na tela inicial, com isso eles ficam sempre a no máximo 2 toques do direcional. Uma das vantagens é que é possível configurar um alarme, que vai despertar no horario indicado na tarefa. O pré requisito para usar esse sistema é ter um celular Nokia com Symbian." E o Márcio complementa: "Uso a ferramenta para listas de tarefas que vem embutida no calendário do meu Nokia E63. Na verdade, já venho usando essa ferramentinha desde que comprei um E62, bem no início de 2007. Não necessito de muitos recursos e, ao contrário do meu notebook (ou de algum computador com acesso à internet), o telefone *sempre* está comigo. Ultimamente venho sincronizando o calendário (além das notas e contatos) com o OVI.com, que também não é nenhum primor, mas cumpre seu papel."

Continue participando

Conto com os seus comentários sobre esta síntese para que eu possa melhor produzir as próximas da série!

Claro que não deu (nem faria sentido) para mencionar todas as ferramentas que vocês citaram. Um conjunto de casos em que lamento não dispor de melhores recursos para sintetizar as descrições é o das soluções híbridas: em alguns casos os leitores fizeram descrições primorosas de como combinam uma série de ferramentas para extrais o melhor de cada uma delas.

Mas os comentários do post em que fiz a consulta aos leitores continuam disponíveis como referência adicional, e vocês podem encontrá-las lá.

Até preparei alguns links diretos para comentários que fazem referência a ferramentas interessantes que ficaram de fora. São eles: • 42Goals • ClockingIT • EpicWin • iCal • MyTinyTodo • Neotriad • Nozbe • Paperless • Planilha Excel • Pnotes • PocketInformant • Rainlendar • Shuffle (Android) • Springpad • SSI gTasks • Sticky Notes (Nokia) • Tasque (Linux) • ThumbCal (Windows Mobile) • Teambox • Teuxdeux • ToDo for IPhone • ToDoList • uTodo.

Já está no ar a consulta sobre a próxima ferramenta de nossa série (responda lá: "Com que ferramentas você gerencia suas finanças pessoais?" - já temos mais de 50 respostas, de quem participou durante o feriado!) , e no mesmo post publiquei (na segunda-feira) os leitores sorteados com brindes pela sua participação nas respostas dessa primeira etapa. Continue participando, porque o resultado está superando completamente as minhas expectativas, mas agora espero que continue assim ;-)

7 de setembro é a data em que se comemora a Independência do Brasil, no dia em que D. Pedro I desembainhou a espada, às margens do Ipiranga, e disse um sonoro "não" a Portugal.

Os motivos e efeitos disso poderiam ser debatidos, mas o que interessa ao nosso tema de hoje é que estar apto a dizer um sonoro NÃO, quando necessário, permite mudar muita coisa em nossas vidas.

O jornal A Gazeta, de Vitória/ES, publicou hoje - comemorando o dia da Independência - a matéria "7 maneiras de declarar sua independência", e uma delas (na qual contribuí como convidado) é pela questão de ter tempo livre para o que se quer fazer, e não so para o que se é obrigado a fazer.

Respondi que vejo 2 ingredientes para que o ganho de produtividade nas nossas vidas não se traduza apenas em ter mais tempo para cumprir obrigações.

O primeiro deles é ter um objetivo: é preciso saber o que estamos tentando conseguir ao procurar acrescentar eficiência e produtividade às nossas vidas. Afinal, efetividade não é terminar as tarefas mais cedo, e sim fazer as tarefas que conduzem ao resultado desejado, mesmo que este resultado seja ter mais tempo livre para cuidar dos filhos, aprender um instrumento ou andar de bicicleta!

Mas o segundo é o mais importante, embora demande mais estrutura para poder ser praticado: é preciso saber dizer não.

Minha colaboração com a matéria sobre Independência que a Gazeta publicou foi sobre o bom emprego do NÃO, nestes termos:

"Precisamos aprender a deixar de usar a frase "não tenho tempo" como uma má desculpa, e adotá-la como um bom motivo para não fazer aquelas coisas que em nada acrescentam aos nossos objetivos. Assumir que "não tenho tempo" para fazer uma série de coisas me permite manter a agenda com espaço livre para fazer aquelas que acrescentam ao meu desenvolvimento pessoal, empregabilidade e à busca dos meus objetivos!"

Afinal de contas, só acordar cada vez mais cedo, ir dormir cada vez mais tarde e buscar cada gota de eficiência no nosso dia-a-dia de nada adianta, se for para só ficar eternamente correndo atrás da máquina por obrigação.

Declare independência do que você não precisa fazer, e tenha mais tempo para o que lhe acrescenta!

Sugestões de leituras relacionadas:

1. Seja positivo: aprenda a dizer não!
2. Planejamento estratégico: como aplicar à sua vida

Dando continuidade à nossa série de artigos sobre as ferramentas de produtividade pessoal preferidas dos leitores do Efetividade.net, inicia hoje nossa nova consulta, e a pergunta é simples: Com que ferramentas você gerencia suas finanças pessoais?

Gerenciar as finanças pessoais e familiares, não deixando que escapem ao controle, é um traço das pessoas organizadas - e isso é independente da natureza do saldo que elas gerenciam. Claro que há grande variedade de ferramentas: pastas, fichas, softwares, sites, formulários, e combinações de todos eles.

Já tratei do tema várias vezes aqui no Efetividade, incluindo menções frequentes ao controle do fluxo de caixa pessoal, e também especificidades como o planejamento para as despesas de fim de ano, criação de um fundo de reserva pessoal,orçamento doméstico, preparação para a declaração do Imposto de Renda e até uma abordagem rápida sobre como ganhar dinheiro, que naturalmente envolve controlar as finanças pessoais.

Mas hoje é a vez de perguntar a vocês, conforme conversamos ao longo da série. Abaixo tem instruções detalhadas sobre como melhor responder, mas o resumo é o seguinte: queremos saber quais as ferramentas de produtividade (no caso da semana corrente, especificamente as de gerenciamento de finanças pessoais) que os leitores do Efetividade preferem, e para isso nada melhor do que perguntar diretamente a vocês, certo?

Os brindes da rodada anterior

Na rodada anterior, sobre ferramentas de listas de pendências e tarefas (cujo resultado, na forma de um artigo sobre as ferramentas mais legais, sai nessa quarta-feira), tivemos mais de 80 respostas, e isso me deixou muito satisfeito, a ponto de escolher brindes bem caprichados para sortear entre os participantes. A mesma ideia vale para esta nova rodada que inicia hoje, conforme detalhes mais abaixo.

Mas antes vamos anunciar os ganhadores da rodada anterior, que foram:

Utili-key

Diana Arnos (comentário): ganhou uma Utili-key, da Swisstech - Eu levo uma delas no meu chaveiro há anos, e não tenho dúvida de que é uma ótima ferramenta de produtividade.

Eder L. Marques (comentário): ganhou um iLink, cabo compacto para carregar e sincronizar seu IPhone via porta USB.

Ambos têm até sexta-feira (10 de setembro) para entrar em contato informando o endereço postal completo no Brasil para onde devo enviar o brinde!

Como responder sobre suas ferramentas favoritas

Estamos tentando identificar as ferramentas preferidas de vocês para vários aspectos da produtividade pessoal (no caso dessa semana, especificamente o gerenciamento financeiro pessoal), e a ideia é ser inclusivo.

Com gerenciamento financeiro em dia, até declarar o IR fica mais fácil...

E ser inclusivo, neste contexto, significa que vale aplicativos para Linux, Mac, Windows, web, MSX, CP-500, smartphones diversos, truques mentais, ferramentas em papel, ferramentas de mesa, de parede, etc.

A participação de vocês deve ocorrer ao longo da próxima semana (até domingo, 19 de setembro), nos comentários desta notícia, e não há formato definido, mas eu gostaria que, para que a participação fique mais completa, vocês fossem específicos sobre alguns aspectos essenciais, tais como:

• o nome da ferramenta,
• onde pode ser obtida,
• a facilidade de ativação e uso,
• as vantagens percebidas
• se tem custos específicos,
• os requisitos para seu uso (por exemplo, se é para Mac, ou para celulares Blackberry, ou exclusivo para quem tem agendas Filofax).

Dica de formatação: na rodada passada o leitor Roger comentou que estava difícil encontrar as informações na lista de comentários, porque eram muitos. Portanto, sugiro que vocês coloquem títulos em seus comentários, na primeira linha deles, e entre asteriscos - por exemplo: *Eu uso um quadro branco*, ou *Sou feliz com o Finance Plus*.

E não precisam exagerar na padronização: usem as informações que melhor se aplicarem. Mesmo se alguém já tiver mencionado a sua ferramenta preferida, você pode acrescentar algo de válido falando sobre o seu caso de uso específico.

Na semana posterior (ou seja, de 20 a 26 de setembro) eu publicarei um artigo sintetizando as opções trazidas por vocês, acrescentando meus comentários e falando também sobre as ferramentas que eu uso.

E para estimular a participação... brindes!

Imagino que vocês vão ter interesse em participar espontaneamente, mas para estimular ainda mais, vou colocar dois brindes condicionais:

• O primeiro brinde vai ser sorteado na data da publicação do resultado, entre os participantes completos, mas apenas se o número de participações completas for igual ou superior a 30.
• O segundo vai ser sorteado na data da publicação do resultado, entre os participantes completos, mas apenas se o número de participações completas for igual ou superior a 60.

Portanto, não esqueça de avisar aos amigos para que eles também participem, e assim aumente a chance de chegar a haver os sorteios (já que os brindes aqui do Efetividade costumam ser bem interessantes!)

Entenda-se por "participação completa" aquelas em que o autor do comentário tratar especificamente sobre suas ferramentas adotadas para gerenciamento de finanças pessoais, e der detalhamento suficiente sobre as ferramentas que usa (veja acima uma lista das principais características que você não deveria deixar de abordar, quando aplicáveis). Vou ser flexível na hora de avaliar, mas não a ponto de ser leniente com cópias ou participações apressadas demais ;-)

Os brindes serão definidos ao longo da semana (conforme os requisitos forem sendo alcançados, se forem!) mas pretendo manter a linha adotada nas promoções recentes: gadgets para uso em produtividade pessoal, cadernos e blocos caprichados, e similares.

Importante: comentários participando do diálogo, complementando as particiações dos demais, fazendo perguntas, etc. são muito bem-vindos também, mas não participam do sorteio e nem da contagem. Cada pessoa só participará uma vez do sorteio, mesmo que mencione múltiplas ferramentas. Casos omissos serão decididos soberanamente pela administração do site. Os Termos de Uso do site serão aplicados normalmente aos comentários da promoção.

Agora é com vocês

Estou bem curioso para saber quais as ferramentas de gestão financeira pessoal mais populares em papel, em PCs, na web e nos principais smartphones, e imagino que surgirão algumas bem criativas e inesperadas.

Comentem, detalhem, referenciem, pois agora o conteúdo virá de vocês! E lembrem-se: a pergunta é sobre as ferramentas que vocês realmente usam, e não as que vocês ouviram falar, ok?