Trabalhar em mais do que um computador é a tendência, portanto deve ser comum para muitos de vocês: o desktop de casa, o laboratório da universidade, o micro do trabalho, notebooks, netbooks - cada pessoa tem seu cenário, mas indubitavelmente a complexidade tecnológica deles todos vem aumentando de forma vertiginosa.

Cadê a versão final daquele artigo?

Comigo também é assim, e o profissional de administração de sistemas que continua existindo no meu subconsciente (mesmo eu tendo parado há anos de exercer a profissão) quase diariamente me adverte dos desafios extras que esta complexidade gera para manter o sincronismo, o backup e a disponibilidade destes arquivos.

Trocando em miúdos: é comum estar no micro da universidade e descobrir que a versão corrente do relatório em que iríamos trabalhar está no PC de casa. Ou "matar" um dia inteiro de atualizações de um arquivo, copiando sem querer a versão que estava no notebook. Ou tantos outros desastres similares, que a esta altura já podem ter vitimado alguém próximo a você várias vezes.

Mil alternativas

Assim como existem infinitos cenários, também há infinitas soluções, cada uma com suas vantagens e pontos fracos. Há, por exemplo, quem se proponha a levar um disco rígido externo a todo lugar - o que é uma idéia razoável, se descontarmos a fragilidade inerente deste meio de armazenamento. E azares acontecem: uma amiga minha fez isso com sucesso por muito tempo, e um dia um assaltante levou embora todos os arquivos dela.

Pen drive retrátil, ideal para chaveiros e crachás

Há soluções mais prosaicas, como o meu hábito de andar com um pen drive retrátil preso ao crachá funcional, garantia de que sempre terei CONDIÇÕES de copiar para ele arquivos que produzir quando estiver em atividade profissional - se eu vou lembrar disso, é outra história (confesso - nem sempre acontece, e às vezes saio em desabalada carreira quando percebo, antes que alguém apague o arquivo que esqueci em algum computador).

Talvez bem mais comum seja o hábito (sadio, embora com preocupações quanto à disponibilidade a longo prazo e a privacidade) de enviar para uma conta de webmail uma cópia dos arquivos gerados, fazendo com que eles sempre estejam disponíveis, bastando um download.

Para os blogueiros e outros indivíduos bem supridos de serviços on-line, aproveitar a conta do provedor de hospedagem do site para servir como backup e compartilhamento de dados também pode ser uma opção interessante, embora requeira um pouco mais de disciplina e configuração. Eu faço isso no Dreamhost, que além do espaço para hospedagem oferece 50GB adicionais exclusivamente para backup em rede a partir do plano básico de ~US$ 8 mensais, mas hoje só recomendo para quem tenha familiaridade com as tecnologias envolvidas.

A minha alternativa favorita: Dropbox

Eu vinha me virando bem com minhas cópias de arquivos em e-mail, pen drive e rsync para o servidor de hospedagem, até que há alguns meses um profissional com muitos anos de experiência a mais, e que trabalha na mesma empresa que eu, surgiu lá e pediu que todos os membros de sua equipe para que criassem contas no Dropbox, para lidar com o compartilhamento na própria equipe, o backup e a questão do trabalho em múltiplos computadores, que vinha os atrapalhando bastante.

Ele recebeu esta dica dos gestores de rede da sua empresa, que também o alertaram para não confiar integralmente neste serviço (um backup adicional inteiramente sob seu controle é recomendado), e para não colocar em serviços on-line nenhum arquivo cujo conteúdo seja secreto, apesar de confiarem na criptografia empregada no tráfego e armazenamento dos arquivos do DropBox.

Fazia meses que eu ouvia falar do Dropbox, mas creditava isso a marketing bem feito e um pouco de hype. Mas uma semana depois, quando vi a revolução que o sistema havia causado naquele grupo de trabalho, percebi que ali havia algo a ser experimentado, e também aderi. Desde então venho usando, feliz da vida, e meu grupo de trabalho também aderiu, com sucesso, em Windows, Linux e Mac OS X.

Para mim, a razão de funcionar bem é similar aos fundamentos do sistema de coleta típico do GTD: colocar os arquivos nas pastas do DropBox é cômodo e natural - e quando ele está instalado, daria mais trabalho recorrer às alternativas, como inserir um pen drive ou mandar um e-mail com o arquivo anexado.

Como funciona

Após inscrever-se no site e instalar o sistema do DropBox (em Windows, Linux, Mac ou IPhone), é criada automaticamente uma pasta "DropBox" em seu disco.

Minha pasta do Dropbox no Mac
 

Você pode lidar com os arquivos dela como se fosse qualquer outra pasta do seu computador, mas há um bônus: o que você grava ou altera nela se reflete automaticamente no sistema on-line, e estará disponível na SUA pasta DropBox em todos os outros computadores em que você instalar o sistema.
 

Acesso também via web
 

Mas não é só isso: os arquivos estarão disponíveis também via download (com seu login e senha, claro) no site do DropBox, mesmo que você esteja em um computador em que não quer, ou não pode, instalar o sistema. O mesmo recurso pode ser usado para enviar arquivos ao DropBox.
 

Minha pasta do Dropbox no Ubuntu
 

E a razão principal para adotar o DropBox em um grupo de trabalho unido via Internet: é possível criar, dentro do seu DropBox, pastas compartilhadas, cujo conteúdo pode ser acessado ou modificado por outros usuários do DropBox à sua escolha.

 
A máquina do tempo - de volta para o futuro
 

Ao contrário do que ocorre em sistemas de armazenamento compartilhado "comuns", o DropBox gerencia versões de documentos, permitindo assim que as alterações que você faz (ou que outros usuários fazem em suas pastas compartilhadas) sejam revertidas ou gerenciadas da forma desejada sem você precisar ficar renomeando - dá inclusive para reverter exclusões de arquivos. O histórico é mantido por 30 dias na versão gratuita.
 

Minha pasta do Dropbox no terminal, para quem gosta
 

Além disso, usuários tecnologicamente inclinados provavelmente gostarão de saber que o DropBox usa os serviços de computação em nuvem da Amazon para armazenar todos estes dados, que ficam lá usando criptografia AES, são transmitidos usando SSL, e a transmissão é no estilo delta: só as alterações são transmitidas, e não o arquivo inteiro.

Planos grátis e planos pagos

O DropBox hoje oferece 2GB de armazenamento gratuitamente a quem desejar (e com os termos de serviço e política de privacidade divulgados por ele).

Não é pouco para um serviço de armazenamento e compartilhamento de arquivos - daria de armazenar uns 400 volumosos arquivos MP3 da minha coleção, por exemplo, e bem mais arquivos de texto comuns que costumo manipular.

Mas para quem precisa de mais espaço, é possível fazer o upgrade da conta, passando ao plano de 50GB (por cerca de US$ 10 mensais) ou ao de 100GB (por cerca de US$ 20 mensais) - e aí de fato usar o DropBox para backup de arquivos em geral, e não apenas daqueles usados correntemente para trabalho.

Mas há um detalhe interessante: o DropBox oferece diversas maneiras de ampliar o seu espaço de armazenamento. O mais simples dele é completar o "desafio" oferecido a todo novo usuário cadastrado, assistindo ao tour de apresentação do sistema, instalando o DropBox em um segundo computador, colocando alguns arquivos na conta pela primeira vez, etc. - ao completar 5 passos, você ganha 250MB adicionais.

A outra maneira é convencendo outros usuários a se cadastrar no sistema - para cada novo usuário que você traz ao sistema, você ganha 250MB extras (até um limite de 8GB adicionados).

E o melhor: os usuários que chegam ao DropBox trazidos pot outro usuário também ganham 250MB adicionais aos seus 2GB iniciais. A esta altura você já adivinhou que quem se cadastrar no sistema usando os links deste artigo estarão me dando estes 250MB adicionais (e eu os agradeço desde já por isso), mas isso também significa que eles (e você, espero) estarão recebendo estes 250MB extras para sua conta!

Portanto, eis aí um motivo adicional para se cadastrar e testar o DropBox desde já. Só não esqueça do que eu mencionei acima: toda alternativa tem vantagens e pontos fracos, e o DropBox pouco adiantará no dia em que você não tiver uma conexão à Internet disponível. Backups adicionais vão bem, e felizmente a ausência de conectividade é cada vez mais rara em muitos cenários.

Eu estou gostando, e espero que você também tenha uma ótima experiência!

por Patricia Wolff, autora convidada para a série "Competências"

Antes de seguirmos em frente com mais conteúdo gostaria de fazer uma reflexão sobre as três primeiras competências que já discutimos aqui no Efetividade: Assertividade, Networking e Gestão do Tempo.

Você já pensou nas inter-relações que existem entre estas três competências?

1. É possível desenvolvermos todo e qualquer comportamento desde que tenhamos o desejo de desenvolvê-lo e a dedicação: treinar, treinar e treinar.
2. Antes de desenvolver cada uma das competências eu preciso ter, cada vez mais claro, o que é verdadeiramente importante para mim, quais são os meus objetivos, quais são meus valores, qual o legado que quero deixar, pois é isso que irá me ajudar tomar decisões, como por exemplo da minha gestão do tempo, sobre a abrangência do meu networking, etc.
3. Tanto para a assertividade como para o networking eu preciso, antes de mais nada, prestar muita atenção no outro e estabelecer uma comunicação de mão dupla. Para isso preciso treinar os meus ouvidos para escutar ativamente, isto é, sob o referencial do outro e não do meu. É desta forma que consigo maiores chances de atingir um resultado que satisfaça ambas as partes.
4. Para que eu realize o networking com eficácia eu preciso ser assertivo quando conversar com alguém (ser capaz de expressar minhas necessidades, opiniões, sentimentos, sem ignorar e respeitando o outro).
5. Da mesma forma que o que diferencia um remédio de um veneno é a dose, o uso de qualquer uma dessas competências em excesso é prejudicial, principalmente do Networking.
6. Quanto mais assertivo eu for em meus relacionamentos (dizer a coisa certa, na hora certa, para a pessoa certa no lugar certo), mas tempo eu ganho para me dedicar a tudo aquilo que considero importante para mim.

Nenhum dos três comportamentos são naturais pois o ser humano tem uma necessidade natural de ser apreciado e com isso tende a não ser Assertivo com o outro pelo receio de magoá-lo, o que não é uma verdade. Para fazer a minha gestão do tempo tenho que ser capaz de romper com meus impulsos primitivos que busca economia de energia (ficar parado) e AGIR! Para fazer Networking preciso sair do piloto automático (rotina) e focar naquilo que realmente importa para mim.

Estágios em busca da excelência

Vale ressaltar que para chegarmos no nível de excelência de alguma coisa, ou seja, de fazermos bem feito e com qualidade, a nossa mente passa por quatro processos de aprendizagem distintos, que são:

1. Incompetência inconsciente: quando desconhecemos algo, portanto não desejamos e nem sabemos como fazer pois nem sabemos que existe (a pessoa não sabe que não sabe).
2. Incompetência consciente: quando sabemos que existe algo, desejamos possuir ou ter aquela determinada competência mas não sabemos o que fazer (a pessoa sabe que não sabe).
3. Competência consciente: quando começamos a treinar a nova competência, mas agimos de forma lenta, robotizada pois estamos pensando para fazer – consciente (a pessoa sabe que sabe).
4. Competência inconsciente: é quando aprendemos a fazer de forma natural, sem pensar em como fazer, de forma automática. O diferencial deste estágio é que fazemos acontecer sem esforço. (a pessoa sabe fazer e faz muito bem sem pensar).

Como funciona na prática?

Vamos pegar uma competência, por exemplo, assertividade:

1. Incompetência inconsciente: desconheço que existe uma forma assertiva de me comportar
2. Incompetência consciente: vejo uma pessoa sendo efetiva (modelo de referência) em uma reunião e descubro que ela obteve este resultado pois possui uma grande habilidade, Assertividade ! Eu chego a conclusão que eu ainda não me comporto assim mas esse é o meu objetivo agora.
3. Competência consciente: começo a treinar o comportamento assertivo, em alguns momento sou mais direta, julgo muito menos e não generalizo e começo a ser mais clara em instruções e pedidos que faço para as outras pessoa. Ajo desta forma pensando em cada comportamento meu.
4. Competência inconsciente: é quando eu já não preciso pensar em que devo ou não fazer e o resultado do meu comportamento já é Assertivo naturalmente (o sucesso vem do natural).

Para finalizar gostaria de lembrar que recaída no comportamento anterior faz parte do processo de aprendizagem, principalmente quando sobem os níveis de estresse ou surge uma crise inesperada.

Para garantir regularidade, os astronautas utilizam uma lista de verificação onde estão anotando todos os procedimentos, com vistas a garantir os melhores resultados. E você, como pretende fazer?

Compartilhe suas idéias e contribuía com o desenvolvimento de muitas outras pessoas.

Um abraço e até o próximo artigo.

O G1 informa sobre este "colete geek" à venda nos EUA, que parece uma péssima idéia (bem mais para nerd do que para geek, inclusive) quando se considera que algumas pessoas o usarão em ambientes urbanos e casuais, tentando aproveitar cada um dos compartimentos e deixando-os todos estufados e com conteúdo visível, até que o primeiro trombadão apareça.

Mas levar IPad, 3 câmeras e 5 celulares consigo no metrô não é o único caso de uso possível. Quem já viu um fotógrafo profissional trabalhando em externas, ou um profissional de conectividade atuando em campo já pode ter visto a quantidade de gadgets, acessórios e outros badulaques que muitos deles precisam levar consigo, e muitas vezes transportam em desconfortáveis maletas ou mesmo em práticos (mas menos discretos e seguros) coletes e cintas que deixam os aparelhos visíveis.

Se você é um deles, creio que gostará de analisar a possibilidade de obter (ou mandar fazer) um colete deste tipo, em que os gadgets mais valiosos ficam para o lado de dentro. Ainda mais se for numa cor discreta, como a da moça na foto acima, e não nas mais berrantes.

Dica extra: para ter a mesma funcionalidade (levar consigo aparelhos sem deixá-los TÃO visíveis), veja também a cartucheira para gadgets, da Thinkgeek, para usar por dentro do casaco, presa aos ombros e suspensa na lateral do corpo. Mas tenha cuidado: é muito fácil usar mal estes acessórios, e os casos de uso em que você NÃO atrairá atenção indesejada podem ser limitados.

O sofá-mochila e a tomada temporizada

Já que falamos em Gadgets, o leitor Júlio Bastos (juliobastosjbΘgmail·com) indicou um post do abduzeedo.com com uma série de acessórios criativos para escritórios.

O sofá-mochila acima consta lá, e me parece uma boa idéia (precisando de aprimoramentos) para quem tem espaço limitado em casa mas quer garantir espaço para guardar os itens do seu home-office. Talvez não funcione tão bem para quem tem gatos...

As tomadas acima também estão lá, e são interessantes porque aproveitam a idéia dos timers de cozinha (como a nossa velha conhecida galinha temporal), podendo ser girados para garantir um desligamento temporizado dos equipamentos.

Como diz o Júlio, que indicou a notícia, "sinto falta de dispositivos no mercado que aliam timer e energia. E isso é muto importante para evitar gasto de energia com leds e estabilizadores de voltagem".

Embora eu não veja muita oportunidade para usar isso no escritório, devo registrar. Mas para desligar carregadores, televisores e outros aparelhos que às vezes ficam ligados a noite inteira apenas porque queremos o conforto de ativá-los pouco antes de adormecer, pode ser uma boa - mas consulte antes um técnico habilitado para saber dos efeitos que o corte súbito da corrente por este dispositivo pode causar nos seus aparelhos.

A série sobre competências

A Patrícia Wolff continua enviando regularmente (a cada 2 semanas) posts para a série sobre Competências, e pelas estatísticas de acesso sei que vocês estão gostando.

Para comemorar, ela propôs um artigo extra, conectando entre si as 3 competências mais votadas por vocês (Assertividade, Networking, Gerenciamento de tempo), em um artigo que as coloque em um contexto único. Este artigo deve sair na semana que vem, e vale lembrar que os artigos individuais sobre cada uma dessas 3 já estão publicados, e os das outras 7 continuarão sendo publicados normalmente.

Em paralelo à série, convidei duas empresas que atuam no ramo do mercado de trabalho para enviar artigos complementando o acervo que o Efetividade já tem no tema Emprego e Empregabilidade. O primeiro já está comigo e deve sair nos próximos dias, tratando das relações entre personalidade e a escolha de uma carreira. Eu gostei do resultado, e acho que vocês vão gostar.

O segundo ainda está em discussão, mas se sair, será uma resposta (de um portal de empregos recém-chegado ao Brasil) ao meu artigo que oferece alternativas para a busca de emprego sem recorrer a agências e portais que atuam comercialmente no ramo.

Naturalmente ambos ocorrem unicamente na forma de convite e cortesia, sem pagamento ou outro tipo de compensação. Claro que os autores têm interesse na menção (ainda bem - e certamente a receberão), mas nada que se aproxime do modelo patrocinado de posts, publieditoriais ou similares.

Expressas

• A Adriana Bueno avisa sobre seu site Eu tô sem tempo, oferecendo "facilitar a vida das pessoas para aqueles detalhes importantes, mas que demandam um tempo que não temos atualmente. Tarefas simples como fazer feira, comprar presentes, montar um vaso de plantas ou um roteiro de viagem torna-se um peso de ansiedade quando não há tempo disponível." O atendimento é nacional, exceto para compras de produtos perecíveis, claro. Achei a idéia ótima, espero que prospere!
   

• O blog Pequenos Sonhos avisou sobre uma dica simples, que eu sigo mas creio nunca ter publicado: a técnica para guardar sacolas plásticas de supermercado de forma organizada e sem excessos. Claro que há outras, como os populares "puxa-sacos" de pano ou PVC. Mas essa dobradura simples facilita a organização de quem guarda na gaveta. E o ideal, você sabe, é preferir ao máximo o uso de sacolas reaproveitáveis no supermercado.
   

• A demissão do executivo da Locaweb por péssimo uso do Twitter, mencionando a empresa nas mensagens de mau gosto, deve servir de lembrete para muita gente que mistura o profissional e o pessoal na sua vida digital.
   

• O controle remoto com abridor de garrafas é um exagero.

Ah, vale um aviso antecipado: estou selecionando os brindes para uma promoção nova em breve. Já tenho cadernos estilosos, uma ferramenta recentemente mencionada por aqui, planos para hospedagem de sites e mais algumas idéias que divulgarei em breve.

Existem muitas maneiras de economizar com impressão: imprimir menos, reaproveitar (conscientemente) papel, negociar bons contratos de outsourcing de impressão, aproveitar bem as configurações da impressora, etc. Existem também os métodos melhor aplicáveis a rascunhos, como imprimir mais de uma página por folha, reduzir o tamanho da fonte, e similares.

Um dos líquidos mais caros (por ml) à venda no mundo

Há quem tente também os cartuchos remanufaturados, alternativos ou recarregados, mas minhas experiências com este tipo de solução não foram boas, nem econômicas - muitos cartuchos simplesmente não funcionaram, me deixando na mão quando precisei deles, e alguns fizeram as impressoras precisarem de manutenção, zerando qualquer economia que tivessem gerado, portanto não me vejo em posição de recomendar este tipo de alternativa.

Mas há alternativas de menor impacto e fácil ativação

Até pouco tempo, jamais havia me ocorrido que a mera mudança de fontes nos documentos, mantendo os mesmos tamanhos, poderia levar a economias significativas de tinta.

Claro que isso não faz diferença aqui em casa, com uma impressão de menos de 40 folhas por mês - mas pense em quem emite contas, imprime boletins, comprovantes, formulários e realiza outras operações impressas aos milhares por mês?

Exemplos de Ecofont não me convenceram

Mas aí isso mudou - primeiro veio a Ecofont, que me faz pensar na palavra gambiarra, embora eu reconheça mérito na idéia: ela tem furinhos, pouco perceptíveis nos caracteres em tamanho comum de corpo de texto, que - afirma-se - podem reduzir em até 25% o consumo de tinta ou toner. A idéia é boa, e enquanto a versão gratuita circulava em formato TrueType e baseada na fonte Vera Sans, agora leio no site oficial que agora ele substitui várias fontes conhecidas: Arial, Verdana, Calibri, etc. O mecanismo de funcionamento não me agrada, mas deixo a dica.

Exagero?

Só que as pesquisas avançam, e agora fiquei sabendo, via Gizmodo, que existe uma forma mais ao meu agrado: segundo estudos do tipógrafo e criador de fontes Mark Simonson, na Universidade de Wisconsin, substituir a quase onipresente Arial pela também razoavelmente popular fonte Century Gothic, no mesmo tamanho, pode reduzir o consumo de tinta em até 30%.

Amostra da Century Gothic

Eu já simpatizava com esta fonte, criada em 1991 pela Monotype como uma alternativa às belas fontes Futura, e a economia de tinta pode ser uma versão a mais para empregá-la em material criado para impressão, e colocá-la como default nos seus modelos de documento básicos.

Mas atenção para 2 aspectos extras que podem fazer diferença:

1) a Century Gothic é um pouco mais larga que a Arial, então mudar para ela poderá causar repaginação em um documento existente, e até mesmo o aumento do número de páginas (o que também tem algum impacto no custo, naturalmente)

2) Até mesmo a Times New Roman e a Calibri gastam menos tinta que a esbanjadora e ubíqua Arial. Já a Trebuchet e a Franklin Gothic gastam bem mais do que ela.

E antes de sair trocando fontes, releia o primeiro parágrafo - é possível que algumas das técnicas mencionadas nele possam gerar economias bem maiores ;-)

Adaptador para as tomadas no padrão novo é o produto mais pedido nos balcões das lojas de material elétrico voltadas ao público em geral nos últimos meses, e nem sempre se encontra, como narrei no artigo contando como acabei fazendo meu próprio adaptador.

Adaptador para tomadas antigas SMS - conecta a elas os novos plugs

Algumas lojas até espalham a (falsa) lenda de que o novo padrão proíbe a existência de adaptadores que facilitem a vida de quem tem tomada antiga e comprou aparelhos com plug novo. Mas não é mesmo verdade e, para encurtar a história, comprei, testei e aprovei os Adaptadores SMS para tomadas antigas, como os da foto acima.

Tomada aterrada comum (antiga)

Comprei on-line, na Fastshop, e recebi em 2 dias úteis. Eles são tripolares (com 2 pinos chatos e 1 redondo, feitos para encaixar em tomadas como a do modelo acima), permitindo usar o aterramento e encaixando sem nenhuma dificuldade nas tomadas de 3 pinos antigas e comuns a todos os estabilizadores, filtros de linha e no-breaks comuns que encontro no meu dia-a-dia. O único problema é que ele é meio volumoso, mas a largura maior é consequência do padrão, que exige uma moldura isolante abraçando o corpo do plug.

Encaixaria neste filtro de linha sem problemas

Ao contrário de outros modelos que já vi, estes não custam EXAGERADAMENTE caro (cheguei a ver por R$ 18...), e a qualidade da SMS no que diz respeito a produtos elétricos é bem conhecida. Talvez já conste no estoque da sua loja de utilidades preferida (perguntei na minha e eles ainda nunca nem ouviram falar...), mas se não tiver, pesquise!

Este é o plug que o adaptador encaixa

Eu já aproveitei e comprei 3: 2 para plugar permanentemente nas tomadas dos 2 aparelhos tripolares do novo modelo que eu já possuo, e mais 1 para ter de reserva, porque cedo ou tarde vai aparecer um aparelho destes em algum horário inconveniente. Recomendo!

por Patricia Wolff, autora convidada para a série "Competências"

"Qualquer coisa que seja esforço perdido representa tempo perdido. O melhor gerenciamento do nosso tempo portanto se torna ligado inseparavelmente com a melhor utilização dos nossos esforços." (Ted W. Engstrom)

Os babuínos que vivem na Africa, dividem seu tempo da seguinte forma: passam cerca de um terço do seu tempo dormindo, e quando acordam dividem o seu tempo entre encontrar alimento e comê-lo, viajar e momentos de lazer, que basicamente consiste na interação ou em catar pulgas nos pelos uns dos outros.

E você, o que fez hoje de decisivo? Em que aspecto se aproximou mais de seus objetivos? Quais as suas escolhas? Quais são as suas renúncias?

Todo mundo tem mais a fazer do que consegue. Quanto mais você sobe na organização mais você tem a fazer em menos tempo. Ninguém consegue fazer tudo. Você tem que fazer escolhas, definir prioridades e gerenciar seu tempo bem para sobreviver e prosperar.

Hoje uma grande tendência, e também um grande desafio, é usarmos nosso Tempo, o mais escasso e limitado recurso que possuímos, como instrumento para melhoria da nossa qualidade de vida.

Mas as frases mais comuns que ouvirmos em nosso dia a dia são:

- “Gostaria de que meu dia tivesse mais do que 24h!”
- “Não tenho tempo para minha família! Praticar uma atividade física, nem pensar!”
- “Estou atrasado para uma reunião muito importante!”
- “Não tenho tempo sequer para anotar tudo que eu preciso fazer?”
- “Não vejo a hora de tirar férias, quero muito descansar, dormir, dormir e dormir!”

Quando valorizarmos muito uma determinada área da nossa vida, matematicamente, restringimos tempo em outras áreas, e a cada vez que isso acontece, menos energia, concentração e disposição você terá para atender a novas demandas.

Além disso, precisamos ficar muito atentos pois se não sairmos do piloto automático, se não assumirmos a direção da nossa vida, certamente ela será feita por alguém, para servir a propósitos alheios ao nosso.

Alguns motivos que geram ineficiência na gestão do tempo:

• Desorganização
• Falta de foco
• Falta de planejamento
• Dificuldade em dizer não
• Não seguir um plano ou método para gerenciar seu tempo
• Procrastinar
• Não saber delegar

A gestão do tempo e da vida tem como objetivo de não só criar tempo para todas as áreas de sua vida, profissional, familiar, saúde, etc, mas também mantê-las em equilibrio.

De acordo com o modelo de Seiwert/Peseschkian, podemos dividir o equilibrio da nossa vida em quatro grandes áreas:

a. Corpo: saúde, nutrição, descanso, descontração, condicionamento físico.
b. Desempenho, trabalho: carreira, dinheiro, bem estar, sucesso.
c. Contato: amigos, família, reconhecimento.
d. Sentido: satisfação, filosofia, amor, religião, questionamentos sobre o futuro.

Pausa para reflexão

Agora reflita sobre as 4 grandes áreas acima. Suponha que a soma das quatro áreas da vida corresponda a 100%. Em pensamento e rapidamente (quanto mais tempo você pensar e calcular mais irreal será o resultado) procure alocar o quanto de tempo você investe HOJE em cada uma das quatro áreas acima.

Como foi? Você está satisfeito com a situação atual?

Duas variáveis importantes que temos que considerar são:

1. Estamos em uma sociedade que valoriza mais o ter do que o ser, menos o sentido e mais o desempenho.
2. Pelo momento profissional que vivemos hoje (idade), estamos numa fase de atividade profissional intensa.

Qual a alternativa então?

Temos que ter muito claro quais são os nossos maiores objetivos, quais são os nossos valores (aquilo que é importante para mim e me leva a agir), caso contrário a curto prazo a motivação e o desempenho vão se reduzir.

Como coloco em prática?

Considero que o modelo com os sete passos do Heidelberg (Seiwert-Institute) consolida bem as idéias apresentadas até agora.

• Valores: identificar quais são os valores mais importantes para você, aquilo que você não abre mão. Ex: integridade, respeito, liberdade. Qual o seu objetivo de vida ?;
• Papéis: definir os papéis que eu desempenho e/ou desejo desempenhar pois isso preenche meu tempo com vida e conteúdo. Ex: mãe/pai, líder, parceiro, profissional, esportista, filho, etc;
• Objetivos: lembrando-se das quatro grandes áreas (corpo, desempenho/trabalho, contato e sentido), definir objetivos concretos para curto, médio e longo prazo;
• Estratégias: definir tarefas estratégicas que vão me levar mais rápido ao atingimento do meu objetivo, bem como prazos para realização de cada uma.
• Prioridades: planejar suas prioridades semanais pois desta forma você foca no importante (resultado), ao passo que quando você foca apenas na sua lista de tarefas diárias seu foco é no urgente (tarefas). Lembre-se que para coisas urgentes você reage enquanto para coisas importantes você age.
• Planejamento, ação e controle: focar em concretizar as tarefas de acordo com seu planejamento, delegando, dizendo não e realizando reuniões produtivas
• Automotivação: desenvolver energia, força e auto-disciplina. Lembre-se constantemente da contribuição de cada tarefa para seus objetivos.

Dicas extras:

• Acesse seus e-mails em horários fixos em no máximo 2 vezes por dia (salvo se você souber que está esperando algo importante). Checar a caixa de entrada a todo instante não te ajuda a se aproximar das suas metas nem de viver os seus valores.

• Revise os últimos três meses de seu calendário e identifique seus três maiores desperdícios de tempo, reduza-os em pelo menos 50%.
• Antes de fazer uma ligação, faça uma lista dos pontos a serem tratados;
• Crie deadlines para você mesmo; use as horas em que você é mais produtivo para as tarefas mais pesadas - se você é produtivo durante as manhãs, não desperdice com prioridades secundárias.
• O bom é inimigo do ótimo. Você até pode fazer mais do que o combinado, desde que não prejudique o todo.

Em resumo

Preparado para exercitar esta competência? Então vamos lá:

1. Concientize-se dos seus mais relevantes objetivos e papéis na vida;
2. Escolha um papel para ser desenvolvido que possa trazer mais qualidade de vida para você.
3. Planeje as tarefas (passo a passo) do que você precisa fazer para desenvolver plenamente este papel. Pense também nos obstáculos que poderão surgir em sua jornada e caso eles apareçam que ação você realizará imediatamente.
4. Realize as tarefas que você se propôs de forma disciplinada e consistente.
5. Analise, de preferência semanalmente, seus progressos e se necessário inclua ações complementares.

A partir do momento que você tiver mais foco naquilo que você realmente quer e estiver com a vida mais equilibrada você se sentirá com mais energia, mais concentração e disposição! A partir deste momento sua percepção será de que você tem mais tempo e está mais motivado para fazer aquilo que de fato é importante para você.

Que tal experimentar? Perder tempo você não irá mas corre o grande risco de ganhar!

Participe, compartilhe suas experiências e dê sugestões!

Bom trabalho e até o próximo post que será sobre Criatividade!

Para saber mais

A tríade do tempo. Christian Barbosa, editora Campus.